Ленивый написать нам отправить копию. Как отправить по электронной почте одно письмо сразу многим адресатам
найти в том же Интернете (см., например, http://www.si>ber,com/ sib/russify) или на BBS. Тем не менее иногда можно столкнуться с такой ситуацией, когда у человека, всю жизнь пользующегося электронной почтой, нет ни поддержки MIME, ни средств для работы с uuencode. Послать же ему утилиты раскодирования по почте невозможно, так как для этого их самих нужно для начала закодировать. Возникает порочный круг.
Для решения этой проблемы создана версия утилиты uudecode для MS DOS и Windows, которая замечательна тем, что не содержит в себе ни одного непечатаемого символа. Исполняемый файл этой утилиты можно без всякой кодировки вставить в письмо и отправить почтой. Получателю останется только вырезать этот фрагмент письма в отдельный файл с расширением.corn, и он станет обладателем утилиты декодирования, совместимой с uudecode.
Чтобы получить эту замечательную утилиту, пошлите пустое письмо по адресу [email protected], вписав в поле Subject строку «send uudecode.coin» (без кавычек).
Возвраты и подтверждения о доставке
Рано или поздно вам обязательно попадутся устаревшие или неправильные электронные адреса. Если вы отправите письмо по такому адресу, какой либо из промежуточных узлов сети пришлет вам сообщение об ошибке. К сожалению, эти сообщения всегда исходят от компьютера, а не от человека, так что неопыт ного пользователя они часто ставят в тупик. Давайте познакомимся с примерами таких возвратов, чтобы научиться извлекать из них максимум информации.
Начнем с простого. Допустим, ошибка произошла в имени пользователя. Тогда вам, вероятно, придет примерно такое пись мо:
From "UUPC/O Daemon" [email protected]> To: [email protected] Subject: Delivering Еггогз Unknown local user name(a): Your message forwarded to [email protected] su Message header follows
После строки «Message header follows» следует заголовок вашего письма с неправильным адресом. Само же письмо при этом не пропадает, а переправляется администратору (постмастеру) этого компьютера - в нашем примере на узле polylog.spb.su нет пользователя John, поэтому письмо переправлено на адрес post [email protected]. Сообщение об ошибке в данном случае послано автоматически почтовой системой машины polylog.spb.su. Однако далеко н& всегда все заканчивается столь идил: лически. Принять письмо и только потом начать разбираться, кому из пользователей его переправить, - такое поведение характерно в основном для компьютеров, имеющих лишь почтовое подключение к сети (стр. 203). Большинство же узлов сети ведут себя иначе - выяснив прямо в режиме online, что письмо адресовано несуществующему пользователю, они сразу же заворачивают его обратно. В этом случае вы получите полностью свое так никому и не доставленное письмо с такой примерно диагностикой: To: [email protected] MIME Version: 1.0 Content Type: multipart/mixed: boundary="l)AA07768.787B57257/lgu gw,lgu.spb.su" UAA07768.787857257/lgu gw.lgu.spb.su The following addresses had delivery problems [email protected] (unrecoverable error) Transcript of session follows . while talking to north.pole.org.: »^ RCPT To: «< 550 Original message follows
Фрагмент, которому предпослана строка с «While talking to...», представляет собой часть «протокольной записи» сеанса связи двух компьютеров, во время которого выяснилось, что на втором из них (north.pole.org) нет пользователя с данным идентификатором (elvis). Если же ошибка содержится в имени домена, то все еще больше усложняется. Такое письмо может пойти по совершенно непредсказуемому маршруту и вернуться обратно после довольно долгих странствий. Например, отправив письмо из Петербурга по неверному (но петербургскому же) адресу, можно получить возмущенный отклик аж из Киева: To: reltec"dk%[email protected] The following addresses had delivery problems [email protected] (unrecoverable error) Transcript of session follows 501 [email protected]... 550 Host unknown (Name server: host not found) Original message follows
В
такого рода сообщениях об ошибке исходное письмо цитируется полностью (поскольку его так и не удалось никуда пристроить).
Наконец, иногда даже письмо с правильным адресом не удается доставить по назначению из:за технических неполадок в сети. В этом случае спустя некоторое время вы получите приблизительно такую диагностику: From: Mail Delivery Subsystem To: cfl.lgu. spb.su"dk<»cfl. lgu.spb.su MIME Version: 1.0 Content Type: multipart/mixed:boundary="VAA07914.785098490lgu gw.lgu.spb.su" This is a MIME encapsulated message
VAA07914.785098490/lgu gw.lgu.spb.su THIS IS A WARNING MESSAGE ONLY YOU DO NOT NEED TO RESEND YOUR MESSAGE The following addresses had delivery problems
mailserveriaph.Irkutsk.su (transient failure) Transcript of session follows
[email protected]... Deferred: Name server: riaph.Irkutsk.su: host name lookup failure Warning: message still undelivered after 2 days Will keep trying until message is 5 days old Original message follows
Как видите, крупно и в рамке вас просят не посылать письмо еще раз (пока), так как система еще не отчаялась доставить:таки его по назначению. Если в ближайшие три дня ей этого сделать все же не удастся, попытки будут прекращены и вам об этом со: \ общат дополнительно. Конкретные сроки могут быть другими; так, некоторые узлы начинают бить тревогу, даже если письмо не удается доставить в течение 4 часов, а всего терпения у них хва тает на 3 дня (а не на 5,
как в приведенном примере). Разумеется, эти ограничения действительны только для «на стоящих» узлов сети, которые обязаны находиться на связи круг лосуточно. Достигнув узла провайдера, с которого пользователь забирает почту только во время сеансов связи (будь то через почтовое или же прямое подключение), письмо будет дожидаться адресата сколь угодно долго. Главное, что требуется в таких случаях от пользователя, - уметь понять, на какое из его писем пришел возврат. Еще лучше, если вы сможете сообразить, в какой части адреса - до символа «@» или после - содержится ошибка. Если неверно лишь имя пользователя, то стоит написать администратору узла назначения и спросить, есть ли у него такой пользователь и как до него достучаться. Другой вид автоматической почты, но посылаемый уже по за казу отправителя, - извещение о доставке. Если в заголовке ва шего письма есть поле «Return Receipt To:» (стр. 229), то почтовая система получателя, записав письмо его в почтовый ящик, автоматически генерирует и отсылает по адресу, указанному в этом поле, .уведомление о доставке, которое выглядит так: Subject: Return Receipt Your inessage sucessfully delivered to: dmitry Message header follows
Уведомление также содержит полный заголовок доставленного письма со всеми «почтовыми штемпелями» (полями «Received:»). Первое и, казалось бы, очевидное правило - не посылайте писем кому попало. Рассылка списком, вообще говоря, оправдана только в том случае, когда каждый из адресатов предварительно сам выразил интерес в том, что вы собираетесь ему прислать. Следующие выражения чаще всего используются для написания официальных электронных писем: Please
find
attached
– Просим принять во вложении Please
find
attached
my
resume
. – Прошу принять во вложении
мое резюме.
Please
find
attached
photos
from
the
conference
. – Прошу принять во вложении
фотографии с конференции.
I`ve forwarded
________ to you. – Я перенаправил ________ Вам. I`m forwarding
________ to you. – Пересылаю Вам _______ . I`ve forwarded
Bill`s resume to you
. –
Я
перенаправил
Вам
резюме
Билла
.
I`m forwarding
John`s email to you
. –
Пересылаю
Вам
электронное письмо Джона.
(name) on this email – Я отметил (имя) в копии этого электронного письма.
I
`
ve
cc
`
d
Umar
on
this
email
. – Я отметил
Умара в копии этого электронного письма
.
* We`ve copied Umar to
keep
him
in
the
loop
. – Мы отметили Умара в копии письма для того, чтобы держать его в курсе. Please keep me in the loop. –
Пожалуйста
,
держи
меня
в
курсе
.
If you have any questions, please don`t hesitate to contact me. –
При возникновении вопросов, обращайтесь ко мне. If you have any questions, please don`t hesitate to contact me.
Sincerely
,
John
–
При возникновении вопросов, обращайтесь ко мне.
С уважением,
Джон
I look forward to
hear
ing
from
you
– Жду от Вас ответа. meet
ing
you
– Жду встречи с Вами. your
reply
– Жду Ваш ответ. Look forward to
+ verb
+ ing
– ждать (с нетерпением) Для завершения электронного письма используем следующие выражения: Kind
Regards
(Regards
)
– С наилучшими пожеланиями, с уважением Warm
Wishes
—
С наилучшими пожеланиями Yours
Truly
– Искренне Ваш, с уважением. English Joke
The breakfaster in the cheap restaurant tried to make conversation with the man beside him at the counter. «Awful rainy spell-like the flood.» «The flood?» The tone was polite, but inquiring. «The flood-Noah, the Ark, Mount Ararat.» The other bit off half a slice of bread, shook his head, and mumbled thickly: «Hain’t read to-day’s paper yit.» Каждый день мы отправляем десятки электронных писем. Иногда это очень короткие сообщения, например, такие: «Пойдем на обед?». Иногда - , с помощью которых вы презентуете свой бизнес или сайт. Когда писем становится много, а времени - мало, мы начинаем торопиться и совершать ошибки. Обычно пустяковые, вроде опечатки, но порой случаются и такие, которые могут здорово навредить вашей репутации и подпортить отношения с клиентом или сотрудником. Этого можно избежать, просто нужно быть собранным и знать про кое-какие подводные камни. Вот самые распространенные ошибки, совершаемые во время отправки электронных писем. Внимательно прочитайте и запомните, что сперва нужно сделать небольшую паузу, проверить, все ли в порядке, а уже потом нажимать на кнопку «Отправить». Самая частая и самая неприятная ошибка. Представьте, вы хотите отправить довольно личные фотографии другу или подружке, но машинально набираете адрес своего начальника или заказчика. И только после того, как письмо ушло, с ужасом понимаете, что сейчас произошло. Если вас это утешит, то в такую ситуацию каждый из нас попадал хотя бы раз в жизни: юристы отправляли конфиденциальные документы противоположной стороне, дизайнеры - макеты сайтов не тому клиенту и т.д. Но когда это происходит с нами - кажется, земля уходит из под ног. К счастью, во многих почтовых сервисах, например, в том же Gmail, есть функция . Включите ее и укажите большой временной интервал - так, знаете ли, спокойнее. Вы написали, что к письму прилагается некий файл, но забыли его прикрепить. Еще одна распространенная ошибка, которая часто приводит к недопониманию и извинениям. С одной стороны, ничего страшного, никто не идеален, но лучше сначала все проверить, а уже потом отправлять письмо. А чтобы избежать вопросов со стороны получателя, рекомендуем перечислить все прикрепленные файлы прямо в теле письма. Например, так: Привет, Максим! Отправляю тебе несколько файлов, они во вложении: Договор об оказании услуг Гифку с котиком Встречают, как вы помните, по одежке. Если хотите, чтобы ваше письмо не вызвало желания немедленно удалить его, поработайте над его формой. Говорят, ей нужно уделять столько же времени, сколько содержанию. К счастью, сегодня это просто. Для мы рекомендуем воспользоваться приложением Wix ShoutOut, выбрать подходящий шаблон и добавить в него свой текст. Никаких специальных знаний не требуется, просто следите, чтобы все смотрелось аккуратно и красиво. Кстати, у хорошей рассылки есть свои секреты и правила, поэтому советуем прочитать нашего директора по email-маркетингу. Не благодарите. Тема письма выполняет примерно ту же роль, что заголовок текста. Она появляется рядом с вашем именем, получатель видит ее и понимает, что вы ему прислали: счет-фактуру, итоги встречи, предложение о работе, макет сайта и т.д. Помните, что тема должна быть четко сформулированной, чтобы при необходимости человек быстро отыскал ваше письмо, и убедительной, чтобы он заинтересовался, если речь идет, допустим, о рассылке. Не так давно мы писали о том, если вы подзабыли - стоит перечитать. Если вам нравится писать письма в текстовых редакторах, то сохраняйтесь почаще, а не то получится, что вы весь день просидели над письмом, а тут внезапно компьютер завис, и все пропало. Или пишите сразу в почтовом сервисе - тогда все ваши наброски автоматически сохранятся в папке «Черновики». Вежливость в переписке важна ничуть не меньше, чем в жизни. Вот основные правила, которые нужно соблюдать всем и каждому: Всегда благодарите отправителя за письмо, особенно если вы видите, что он хорошо поработал. Помните, в детстве нас всех учили «волшебным» словам? Давайте не будем их забывать, несмотря на то, что мы уже взрослые. Сохраняйте спокойствие, даже если дело крайне срочное и важное. Нервозность и упреки точно не приведут ни к чему хорошему. Начинайте и заканчивайте письмо общепринятыми фразами. Степень формальности будет зависеть от того, с кем вы переписываетесь. Если это ваш начальник или просто официальное лицо, не используйте «Привет», «Пока» или «Целую». И наоборот, если пишете коллеге или приятелю - можно обойтись без традиционного «С уважением». Опечатки могут испортить все впечатление, поэтому внимательно перечитайте написанное письмо, лучше несколько раз. Сомневаетесь насчет орфографии или синтаксиса - зайдите на Грамоту.ру
. Лучше семь раз отмерить, то есть проверить, чем потом извиняться за опечатки и доказывать, что вы на самом деле грамотный. И кстати: если вы боитесь случайно отправить недописанное письмо, сперва напишите весь текст полностью, а только потом набирайте адрес получателя. Давайте разберемся, кто вообще может получить ваше письмо. Поле «Кому» - это основной получатель. Поле «Сс» - человек, который получит копию. Он не относится к обсуждаемому вопросу напрямую, но хочет или должен быть в курсе. Поле «Bcc» - это скрытые получатели. Вы добавляете их, но основной получатель их не видит. И здесь нужно быть осторожным: можно перепутать Cс и Bcc, и тогда получатель подумает, что за ним шпионят. Имейте в виду, что некоторым людям важно быть в курсе происходящего. Вы же не хотите слушать упреки на тему «Как ты мог не добавить меня в копию?! Я же работал над этим проектом два месяца!» Если сомневаетесь - добавляйте всех, кто имеет какое-либо отношение к вопросу. Может, не все будут довольны, что их отвлекают, зато к вам не будет никаких претензий. Вы написали «С уважением, Маша» и думаете, что все в порядке, а получатель письма сидит и ломает голову, что это за Маша. Из типографии? А может, иллюстратор? Чтобы не заставлять его теряться в догадках - настройте подпись, и она будет автоматически добавляться в конец каждого вашего сообщения. Обязательно укажите имя, фамилию, название компании, должность и контактную информацию, например, скайп или номер телефона. Можете добавить адрес - это хоть и реклама, но ненавязчивая. Писать письма по ночам - не самая лучшая идея. Причина первая: вы наверняка ужасно устали за день, не очень хорошо соображаете и рискуете совершить все указанные ошибки. Причина вторая: лавина утренней почты похоронит под собой ваше полуночное письмо, и в ближайшее время адресат его точно не увидит. И третья: судя по всему, вам больше нечего делать, раз вы пишете деловые письма в три часа ночи. Наш совет: если не случилось ничего Важного и Срочного, отправляйте сообщения с понедельника по пятницу и в рабочее время, как все нормальные люди. Нужно
для вашего бизнеса? Создайте его сами на Wix - это просто и бесплатно!
Деловое общение – это свой мир со своими законами. От того как мы соблюдаем эти законы зависит многое: впечатление, которое мы производим на коллег и партнеров, продуктивность работы и даже продвижение по карьерной лестнице. Особое место в деловом общении занимает деловая переписка, которая является повседневной обязанностью большинства офисных работников и не только. Умение правильно вести деловую переписку может стать хорошим подспорьем для заключения выгодных сделок и формирования вашего делового имиджа. Давайте рассмотрим некоторые особенности делового письма. Итак, деловая переписка - это: Деловая переписка на английском языке – это тот же набор правил и клише, некоторые из которых мы рекомендуем использовать всем, кто работает с иностранными партнерами или в международных компаниях. Мы предлагаем вашему вниманию несколько полезных фраз, которые украсят вашу деловую переписку. Эти фразы подчеркнут ваш профессионализм и помогут сформировать имидж делового человека. Начн?м! 1.Please find attached
Начнем с классики. Часто приходится прикреплять к письму различные документы или иные файлы. Для того чтобы уведомить получателя о наличии вложения отлично подойдет данная фраза. Ведь слово «Attachment» в переводе означает «вложение». Фразу следует использовать в конце письма. Приведем пару примеров использования: 2.I have forwarded
Эту фразу можно использовать, если вам необходимо переслать письмо другим получателям. Чтобы уведомить об этом адресата, отлично подойдет фраза «I have forwarded». Например: 3.I’ve cc’ed
Человек, непосвященный во все тайны особенностей деловой переписки, может и не понять, что значит это странное сокращение. Но мы-то профессионалы. «I’ve cc’ed» – сокращение, которое расшифровывается, как I have carbon copied. Фраза означает «поставить кого-то в копию для получения писем». Так что если вам нужно кого-то поставить в известность о том, что вы поставили в копию других получателей – смело используйте эту фразу. К примеру: Что касается сокращений, которые нельзя использовать в деловой переписке – для этого случая обычно делают исключение. 4.For further details
Данная фраза – проверенный способ вежливо завершить ваше письмо на английском. «For further details», означает «для более подробной информации», «более подробно». Примеры использования: Еще одна фраза, которая поможет вам вежливо закончить – «If you have any questions, please do not hesitate to contact me». В переводе это означает «Если у Вас возникли вопросы, смело пишите мне». 5.I look forward to
Фраза «look forward», означает «ждать с нетерпением». Так что если вы с нетерпением ожидаете ответа или какого-то другого действия от адресата, то будет вполне уместно употребить эту фразу. К примеру: Фразу лучше использовать в конце письма. При написании письма необходимо быть вежливыми даже когда вам не очень этого хочется. Умение составлять грамотные письма в любой ситуации отражает ваш профессионализм, воспитанность и знание деловой этики. В заключение напомним, что в деловой переписке вы должны показать точность формулировок и безупречную грамотность. Также недопустимо использование сокращений (за редким исключением).
Пишите электронные письма на английском правильно, дорогие друзья! Успехов!
Рассылка по списку
1.
Если мы хотим прикрепить файл, то указываем:
2.
Если мы хотим переслать (перенаправить) письмо, используем выражение:
3.
Если хотим отметить кого-либо в копии письма, то используем выражение:
4.
Следующее выражение поможет подвести письмо к завершению:
5.
Для того чтобы закончить письмо, используем следующие выражения:
Вы набираете не тот адрес
Вы забыли про вложение
Вы не думаете об оформлении
Вы не указываете тему письма
Вы не сохраняете черновики
Вы ведете себя невежливо
Вы не вычитываете текст
Вы не ставите нужных людей в копию письма
Вы не подписываетесь
Вы выбираете неподходящее время