Instalación de Microsoft Office (Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint). Word, Outlook, Internet Explorer

MS Word proporciona una serie de atajos de teclado para que su oficina trabaje más rápido. Si necesita usar mucho MS Word, se recomienda encarecidamente que aprenda algunos atajos de teclado útiles para ayudarlo a hacer las cosas rápidamente. Puede hacer clic Ctrl + B para poner el texto en negrita, Ctrl + U para subrayar el texto. Estos atajos de teclado funcionan en todas las partes de Microsoft Office como MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint, etc.

Sin embargo, de forma predeterminada, MS Word no proporciona atajo para el comando tachado. Aunque el tachado es un comando de uso común, es sorprendente que Microsoft no haya creado teclas de método abreviado para tachado. Pero es bueno que podamos personalizar MS Word para crear un atajo de teclado de este tipo. Hoy te enseñaré cómo configurar una forma rápida de tachar el texto.

¿Qué es Tachado?

A veces, en un documento, no necesita cierto texto, pero no desea eliminarlo. En tales casos, puede tachar el texto. Un fragmento del texto permanecerá en el documento para su uso posterior (e incluso para su posterior inclusión) pero, al mismo tiempo, el tachado mostrará al lector que el texto ya no es relevante. Se parece a esto: tachado

Cómo instalar el acceso directo Strikethrough en MS Word

Deberá realizar el siguiente proceso solo una vez y después de eso, puede tachar el texto presionando la combinación de la tecla seleccionada.

Abra cualquier documento de MS Word. Incluso puede abrir un documento en blanco.

Presione Ctrl + D para abrir el cuadro de diálogo Fuente. Esta ventana muestra las opciones de formato de fuente.

Ahora presione Ctrl + Alt y mientras mantiene presionadas estas dos teclas presione la tecla más en el teclado numérico (teclado numérico).

El cursor cambiará a un montante en forma de uno. Suelte las teclas Ctrl + Alt y haga clic en la opción Tachado en el cuadro de diálogo Fuente (que se muestra en el círculo rojo en la imagen de arriba).

Se abrirá el cuadro de diálogo Personalizar el teclado. Coloque el cursor en el campo Nueva etiqueta de impresión clave y presione la combinación de teclas de método abreviado que le gustaría establecer para la opción de tachado. Me lo puse Ctrl + Mayús + S... también puedes instalarlo así. Coloque el cursor en prensa - nueva tecla de atajo y presione Ctrl + Shift + S.

MS Word arreglará automáticamente las teclas que presione. Puede usar cualquier combinación de Shift, Alt, Ctrl y tecla con carta. Si presiona una combinación de teclas que ya está asignada a algún otro comando, MS Word le mostrará esta información. Es mejor no sobrescribir el acceso directo existente. Ctrl + Shift + es una buena combinación.

Haga clic en el botón Asignar para establecer el acceso directo tachado.

Ahora, para comprobar si funciona o no, imprima algo en su documento de MS Word. Seleccione el texto y presione Ctrl + Shift + S (o cualquier combinación que haya elegido). El texto seleccionado se tachará inmediatamente.

Espero que hayas encontrado este pequeño consejo de personalización. etiqueta tachada en MS Word útil. Si tiene alguna pregunta sobre este tema, no dude en preguntarme a través de la sección de comentarios de esta página. Haré todo lo posible para servirle. ¡Gracias por usar TechWelkin!

La interacción entre Outlook y Word es quizás el ejemplo más típico de colaboración. Ya he mencionado anteriormente que el usuario puede especificar Microsoft Word como editor de mensajes.

Ejemplo 18.1. Word como editor de mensajes

(En la aplicación de Outlook)

> Herramientas> Mensaje de Opciones

Utilice Microsoft Word como editor de mensajes

Use Microsoft Word para leer mensajes RTF

Como ejemplo de uso de Word, considere la posibilidad de crear un mensaje que contenga texto rizado y un diagrama que muestre la estructura de este libro.

Crea un mensaje usando Word

Hay dos formas de crear un mensaje con Word:

• Inicie Word, cree un documento y elija> Archivo> Enviar> Mensaje.
• Directamente en la aplicación de Outlook seleccionando el comando > Acciones> Nuevo mensaje con> Microsoft Word (Fig. 18.1).

Como puede ver en la figura, la esencia del mensaje no ha cambiado, hay campos para ingresar destinatarios y se ha agregado automáticamente el asunto del mensaje, una firma y un panel. Cuadro(Dibujo), sin embargo, la barra de herramientas se ha enriquecido significativamente Formateo(Formateo).

Arroz. 18.1. Mensaje de Outlook (Editor de Microsoft Word)

Insertar texto rizado

Entonces, primero creemos un buen título para nuestro mensaje usando un objeto de WordArt.

Ejemplo 18.2. Insertar WordArt

> Insertar> Imagen> WordArt

Seleccione el estilo de letras deseado OK

Texto: = Estructura del libro Negrita OK

(Panel de formato) Centro

Como resultado de nuestras acciones, aparecerá un texto bellamente diseñado con un relleno degradado amarillo en el centro (Fig. 18.2).

Para cambiar las propiedades de este objeto, puede utilizar los botones de la barra de herramientas del mismo nombre. En nuestro caso, cambiemos el color de relleno de amarillo a azul.

Arroz. 18.2. Texto de WordArt en el mensaje

Arroz. 18.3. Ventana de diálogo Métodos de relleno

Ejemplo 18.3. Cambiar las propiedades de WordArt

(En la barra de herramientas de WordArt)

Color y líneas del formato WordArt

Métodos de relleno de color ...

Degradado

Un color Color1 Azul

Centro de tipo de trampilla

Variantes (figura 18.3)

Insertar un gráfico

El siguiente paso que estamos considerando es insertar un diagrama, por cierto, que es una de las innovaciones en Word.

Ejemplo 18.4. Insertar un gráfico

> Insertar> Organigrama ...

Seleccione el tipo de gráfico (fig. 18.4)

Arroz. 18.4. Ventana de diálogo Biblioteca de gráficos

Aparece un marcador de posición en el cuerpo del mensaje para mostrar el gráfico seleccionado. Pero consta de una "raíz" y sólo tres "ramas", mientras que este libro tiene cuatro partes. Agreguemos una rama más y cambiemos el estilo del gráfico.

Ejemplo 18.5. Agregar una rama a un diagrama

(Resalte la raíz del diagrama)

(En el panel Organigrama) Agregar forma

Auto formato

Seleccione el estilo de gráfico de degradado de relieve

Ahora queda ingresar el texto del diagrama. Para hacer esto, haga clic una vez con el botón izquierdo del mouse en uno de los enchufes del diagrama e ingrese el texto apropiado. La versión final del mensaje, editada y formateada con Word, se muestra en la Fig. 18,5.

Arroz. 18,5. La versión final del mensaje.

Una vez creado el mensaje, queda completar los campos. A quien(Eso) y Tema(Asunto), luego presione el botón enviar(Enviar).

Comentario

Dado que nuestro mensaje se guarda y envía en formato HTML, es posible que algunos elementos de formato se pierdan o se alteren. ¡Tenga esto en cuenta al crear sus mensajes en Word! A veces es mejor simplemente adjuntar los mensajes creados como un archivo adjunto.

Como recordatorio, esta es solo una idea general de cómo Outlook y otras aplicaciones de Office funcionan juntas. Además de insertar objetos (hay muchos más de dos), también hay formularios, marcos, estilos, tablas, campos ... La lista sigue y sigue. El mundo de las aplicaciones de Microsoft Office es amplio y verdaderamente multifuncional. Explórelo en paralelo con Outlook y otras aplicaciones existentes. Al final, el camino lo dominará el caminar ...

Envío de un documento a lo largo de la ruta

Al enviar un documento a lo largo de la ruta(Enrutamiento) se refiere al envío de un documento por correo electrónico a colegas en una secuencia específica. La secuencia de envío se llama la ruta del documento.

Una vez recibido el documento, el destinatario puede realizar sus cambios y comentarios y enviar el documento a lo largo de la ruta. Al final de la ruta, después de que el documento haya sido visto por todos los destinatarios especificados en la lista de enrutamiento, puede solicitar la devolución del documento o indicar el usuario a quien está destinado, por ejemplo, el gerente del proyecto.

Ejemplo 18.6. Enviar un documento a lo largo de una ruta

> Archivo> Abrir ... (abre el documento requerido)

> Archivo> Enviar> A lo largo de la ruta. ... ...

Nashatyrev Anton Komu

Mokhovikov Oleg Para

Texto del mensaje: = ¡Estimados colegas! Lea el documento adjunto y dé su opinión y comentarios sobre lo que se escribió. Gracias de antemano, Yegor Usarov.

Sucesivamente

Regreso al final

Estado de seguimiento

enviar

Comentario

Mientras se ejecuta este programa, los cuadros de diálogo de seguridad de Outlook pueden aparecer advirtiendo sobre la manipulación y el acceso de terceros a los datos de Outlook. En este caso, siempre acepte permitir el acceso (después de todo, esta solicitud proviene de sus acciones y lo espera).

La ruta asignada se puede adjuntar al documento para enviarlo no de inmediato, sino para hacerlo más tarde. Para hacer esto, en el último paso del programa, debe presionar el botón Agregar(Agregar resbalón).

> Archivo> Enviar> Siguiente destino ...

Enviar documento Anton Nashatyrev

Para negarse a enviar el documento a lo largo de la ruta y desconectar la ruta por completo, debe presionar el botón Claro(Claro).

Volvamos al ejemplo. Después de presionar el botón enviar(Ruta), se generará automáticamente un mensaje con el texto especificado en el campo Mensaje de texto(Texto del mensaje), y con un documento adjunto para enviar (Fig. 18.6). Supongamos que el primer destinatario (en nuestro ejemplo, este es Anton Nashatyrev) está configurado de manera responsable, es decir, y el documento adjunto en sí, y no solo lo lee, sino que también ingresa sus deseos y comentarios en él, y luego lo envía al siguiente corresponsal. . Intentemos seguir cómo sucede esto.

Para abrir el documento reenviado, el destinatario solo necesita hacer doble clic en el icono del documento adjunto en el mensaje. Luego, de la forma habitual, el destinatario realiza sus cambios en el documento. Al final del trabajo, debe enviar el documento más adelante en la ruta.

> Archivo> Enviar> Siguiente destino ...

Enviar documento "Oleg Mokhovikov"

Arroz. 18.6. Mensaje de envío de documentos

¿Qué pasa después de eso? Primero, el mensaje se enviará al próximo destinatario de la lista de correo: Oleg Mokhovikov. Podrá leer el documento con los cambios ya realizados y realizar los suyos propios. En segundo lugar, se notificará al remitente original del movimiento del documento a través de la lista de correo, porque el cuadro de diálogo Ruta Se marcó la casilla de verificación (Hoja de ruta) Estado de seguimiento(Estado de seguimiento).

Si todo va bien, el documento se moverá hacia arriba en la lista de correo hasta que se haya agotado toda la lista de correo para ese documento. Se le pedirá al último destinatario de la ruta que devuelva el documento modificado al iniciador de la distribución, y así se cerrará el círculo.

Para acelerar el proceso, puede enviar el documento no uno por uno, sino todos a la vez. En este caso, la fusión de los cambios recae sobre los hombros del remitente.

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Además de Outlook, la suite de Microsoft Office incluye aplicaciones comunes como el editor de texto de Word, el editor de hojas de cálculo de Excel, la aplicación de presentación electrónica de PowerPoint y la aplicación de base de datos de Access.

Todas estas aplicaciones son independientes y autónomas, pero su uso conjunto abre posibilidades verdaderamente ilimitadas en la organización del trabajo de oficina. El uso de Outlook junto con otras aplicaciones incluidas con Microsoft Office le permite:

• cree mensajes utilizando todo el poder del editor de texto de Word. En comparación con las capacidades relativamente pobres (aunque suficientes) proporcionadas por la barra de formato de Outlook, Word es capaz de crear documentos enriquecidos con una variedad de estilos y plantillas, que contienen objetos incrustados, etc. La interacción entre Outlook y Word se discutirá en la primera. sección de este capítulo. ... Además, esta sección cubrirá una herramienta común a todas las aplicaciones de Office: envío por correo a lo largo de la ruta;
• cree mensajes utilizando todo el poder del editor de hojas de cálculo de Excel. La tabla creada se puede enviar fácilmente no solo como un archivo adjunto, sino también guardarse como un mensaje. Esta característica se discutirá en la segunda sección de este capítulo. Además, en esta sección, hablaremos de una herramienta común a todas las aplicaciones de Microsoft: colocar documentos en una carpeta compartida;
• Cree reuniones para participar en una conferencia electrónica de PowerPoint. La creación de una conferencia electrónica está directamente relacionada con el uso de la aplicación Microsoft NetMeeting anterior. (consulte la sección 11.5 "Reunión de red"). Cómo funciona PowerPoint con Outlook se tratará en la tercera sección;
• crear mensajes utilizando Microsoft Access capaz de conectarse a una base de datos remota para mostrar información. El uso conjunto de Outlook y Access le permite exportar e importar rápidamente datos de las carpetas de Outlook a las tablas de Access. Esta posibilidad se discutirá en la cuarta y última sección de este capítulo.

Outlook y Word

La interacción entre Outlook y Word es quizás el ejemplo más típico de colaboración. Ya he mencionado anteriormente que el usuario puede especificar Microsoft Word como editor de mensajes.

Ejemplo 18.1. Word como editor de mensajes

(En la aplicación de Outlook)

> Herramientas> Mensaje de Opciones

Utilice Microsoft Word como editor de mensajes

Use Microsoft Word para leer mensajes RTF

Como ejemplo de uso de Word, considere la posibilidad de crear un mensaje que contenga texto rizado y un diagrama que muestre la estructura de este libro.

Crea un mensaje usando Word

Hay dos formas de crear un mensaje con Word:

• Inicie Word, cree un documento y elija> Archivo> Enviar> Mensaje.
• Directamente en la aplicación de Outlook seleccionando el comando > Acciones> Nuevo mensaje con> Microsoft Word (Fig. 18.1).

Como puede ver en la figura, la esencia del mensaje no ha cambiado, hay campos para ingresar destinatarios y se ha agregado automáticamente el asunto del mensaje, una firma y un panel. Cuadro(Dibujo), sin embargo, la barra de herramientas se ha enriquecido significativamente Formateo(Formateo).

Arroz. 18.1. Mensaje de Outlook (Editor de Microsoft Word)

Insertar texto rizado

Entonces, primero creemos un buen título para nuestro mensaje usando un objeto de WordArt.

Ejemplo 18.2. Insertar WordArt

> Insertar> Imagen> WordArt

Seleccione el estilo de letras deseado OK

Texto: = Estructura del libro Negrita OK

(Panel de formato) Centro

Como resultado de nuestras acciones, aparecerá un texto bellamente diseñado con un relleno degradado amarillo en el centro (Fig. 18.2).

Para cambiar las propiedades de este objeto, puede utilizar los botones de la barra de herramientas del mismo nombre. En nuestro caso, cambiemos el color de relleno de amarillo a azul.

Arroz. 18.2. Texto de WordArt en el mensaje

Arroz. 18.3. Ventana de diálogo Métodos de relleno

Ejemplo 18.3. Cambiar las propiedades de WordArt

(En la barra de herramientas de WordArt)

Color y líneas del formato WordArt

Métodos de relleno de color ...

Degradado

Un color Color1 Azul

Centro de tipo de trampilla

Variantes (figura 18.3)

Insertar un gráfico

El siguiente paso que estamos considerando es insertar un diagrama, por cierto, que es una de las innovaciones en Word.

Ejemplo 18.4. Insertar un gráfico

> Insertar> Organigrama ...

Seleccione el tipo de gráfico (fig. 18.4)

Arroz. 18.4. Ventana de diálogo Biblioteca de gráficos

Aparece un marcador de posición en el cuerpo del mensaje para mostrar el gráfico seleccionado. Pero consta de una "raíz" y sólo tres "ramas", mientras que este libro tiene cuatro partes. Agreguemos una rama más y cambiemos el estilo del gráfico.

Ejemplo 18.5. Agregar una rama a un diagrama

(Resalte la raíz del diagrama)

(En el panel Organigrama) Agregar forma

Auto formato

Seleccione el estilo de gráfico de degradado de relieve

Ahora queda ingresar el texto del diagrama. Para hacer esto, haga clic una vez con el botón izquierdo del mouse en uno de los enchufes del diagrama e ingrese el texto apropiado. La versión final del mensaje, editada y formateada con Word, se muestra en la Fig. 18,5.

Arroz. 18,5. La versión final del mensaje.

Una vez creado el mensaje, queda completar los campos. A quien(Eso) y Tema(Asunto), luego presione el botón enviar(Enviar).

Comentario

Dado que nuestro mensaje se guarda y envía en formato HTML, es posible que algunos elementos de formato se pierdan o se alteren. ¡Tenga esto en cuenta al crear sus mensajes en Word! A veces es mejor simplemente adjuntar los mensajes creados como un archivo adjunto.

Como recordatorio, esta es solo una idea general de cómo Outlook y otras aplicaciones de Office funcionan juntas. Además de insertar objetos (que son mucho más de dos), también hay formularios, marcos, estilos, tablas, campos ... La lista sigue y sigue. El mundo de las aplicaciones de Microsoft Office es amplio y verdaderamente multifuncional. Explórelo en paralelo con Outlook y otras aplicaciones existentes. Al final, el camino lo dominará el caminar ...

Envío de un documento a lo largo de la ruta

Al enviar un documento a lo largo de la ruta(Enrutamiento) se refiere al envío de un documento por correo electrónico a colegas en una secuencia específica. La secuencia de envío se llama la ruta del documento.

Una vez recibido el documento, el destinatario puede realizar sus cambios y comentarios y enviar el documento a lo largo de la ruta. Al final de la ruta, después de que el documento haya sido visto por todos los destinatarios especificados en la lista de enrutamiento, puede solicitar la devolución del documento o indicar el usuario a quien está destinado, por ejemplo, el gerente del proyecto.

Ejemplo 18.6. Enviar un documento a lo largo de una ruta

> Archivo> Abrir ... (abre el documento requerido)

> Archivo> Enviar> A lo largo de la ruta. ... ...

Nashatyrev Anton Komu

Mokhovikov Oleg Para

Texto del mensaje: = ¡Estimados colegas! Lea el documento adjunto y dé su opinión y comentarios sobre lo que se escribió. Gracias de antemano, Yegor Usarov.

Sucesivamente

Regreso al final

Estado de seguimiento

enviar

Comentario

Mientras se ejecuta este programa, los cuadros de diálogo de seguridad de Outlook pueden aparecer advirtiendo sobre la manipulación y el acceso de terceros a los datos de Outlook. En este caso, siempre acepte permitir el acceso (después de todo, esta solicitud proviene de sus acciones y lo espera).

La ruta asignada se puede adjuntar al documento para enviarlo no de inmediato, sino para hacerlo más tarde. Para hacer esto, en el último paso del programa, debe presionar el botón Agregar(Agregar resbalón).

> Archivo> Enviar> Siguiente destino ...

Enviar documento Anton Nashatyrev

Para negarse a enviar el documento a lo largo de la ruta y desconectar la ruta por completo, debe presionar el botón Claro(Claro).

Volvamos al ejemplo. Después de presionar el botón enviar(Ruta), se generará automáticamente un mensaje con el texto especificado en el campo Mensaje de texto(Texto del mensaje), y con un documento adjunto para enviar (Fig. 18.6). Supongamos que el primer destinatario (en nuestro ejemplo, este es Anton Nashatyrev) está configurado de manera responsable, es decir, y el documento adjunto en sí, y no solo lo lee, sino que también ingresa sus deseos y comentarios en él, y luego lo envía al siguiente corresponsal. . Intentemos seguir cómo sucede esto.

Para abrir el documento reenviado, el destinatario solo necesita hacer doble clic en el icono del documento adjunto en el mensaje. Luego, de la forma habitual, el destinatario realiza sus cambios en el documento. Al final del trabajo, debe enviar el documento más adelante en la ruta.

> Archivo> Enviar> Siguiente destino ...

Envíe el documento "Oleg Mokhovikov"

Arroz. 18.6. Mensaje de envío de documentos

¿Qué pasa después de eso? Primero, el mensaje se enviará al próximo destinatario de la lista de correo: Oleg Mokhovikov. Podrá leer el documento con los cambios ya realizados y realizar los suyos propios. En segundo lugar, se notificará al remitente original del movimiento del documento a través de la lista de correo, porque el cuadro de diálogo Ruta Se marcó la casilla de verificación (Hoja de ruta) Estado de seguimiento(Estado de seguimiento).

Si todo va bien, el documento se moverá hacia arriba en la lista de correo hasta que se haya agotado toda la lista de correo para ese documento. Se le pedirá al último destinatario de la ruta que devuelva el documento modificado al iniciador de la distribución, y así se cerrará el círculo.

Para acelerar el proceso, puede enviar el documento no uno por uno, sino todos a la vez. En este caso, la fusión de los cambios recae sobre los hombros del remitente.

Outlook y Excel

Desde el principio del libro, al crear un mensaje, nos propusimos el objetivo de transferir no solo texto, sino una tabla como cuerpo del mensaje. El uso de herramientas de Excel le permite resolver fácilmente no solo el problema de insertar tablas, sino también los componentes relacionados (por ejemplo, gráficos de Excel).

Como ejemplo de cómo Outlook y Excel pueden trabajar juntos, considere enviar un mensaje que contenga una tabla que muestre el número de páginas para cada parte de un libro y un gráfico de Excel que muestre gráficamente el porcentaje de cada parte en el libro.

Crea un mensaje usando Excel

Al igual que con Word, hay dos formas de crear un mensaje. Pero si en Word elegimos la segunda opción (redactar un mensaje desde Outlook), ahora veamos cómo enviar la hoja de cálculo directamente desde Excel.

Arroz. 18,7. Mensaje de Outlook (Editor de Microsoft Excel)

Ejemplo 18.9. Crea un mensaje usando Excel

> Archivo> Enviar> Mensaje

Incluir la hoja actual en el cuerpo del mensaje

Asunto: = Estadísticas

Introducción: = Este mensaje contiene ...

Comentario

En el campo Introducción, el usuario puede ingresar un mensaje de texto (comentario) antes de la tabla.

Como se mencionó anteriormente, consideraremos enviar la tabla que se muestra en la Fig. 18.10. En esta etapa, la tabla solo contiene texto y no tiene formato adicional.

Trabajando con una mesa

Antes de enviar un mensaje que contenga una tabla, es recomendable formatearla: resaltar el encabezado, subrayar los bordes, etc. Pero las capacidades de Outlook le permiten no solo formatear la tabla, sino también trabajar en su lógica. En el Ejemplo 18-10, agregamos otra fila, "Total", que contiene la suma de todas las páginas del libro, y luego aplicamos el estilo de la tabla en consecuencia.

Si el texto del mensaje no cabe en la celda, puede expandir sus bordes. Para hacer esto, mueva el puntero del mouse al cruce con el nombre o la numeración de la celda (el puntero tomará la forma de una flecha de dos puntas) y, mientras mantiene presionado el botón izquierdo del mouse, mueva los límites de la columna o fila al lugar requerido. distancia.

Ejemplo 18.10. Trabajar con una hoja de cálculo de Excel

(Edición)

A6: = Total

Wb Autosum (Formateo)

A1: Wb (seleccione mientras mantiene presionado el botón izquierdo del mouse)

> Formatear > Auto formato ...

Arroz. 18,8. Mensaje formateado con hoja de cálculo de Excel

Comentario

Además de usar el estilo automático, puede aplicar formato adicional usando los botones de la barra de herramientas del mismo nombre.

Insertar un gráfico de Excel

El siguiente paso, demostrar las capacidades de Excel y usarlo con Outlook, es crear un gráfico que represente gráficamente los datos en la hoja de trabajo.

Ejemplo 18.11. Insertar un gráfico de Excel

> Insertar> Gráfico ... Estándar

Tipo Circular

Título del gráfico: = Outlook en original

Acciones de firma de datos

Arroz. 18,9. El diagrama trazado

Comentario

Si no hubiéramos seleccionado el rango A2: B6 antes de comenzar a dibujar el gráfico, podríamos haberlo establecido más tarde, en el segundo paso del Asistente de gráficos. No es necesario ingresar manualmente una fórmula compleja en el campo Rango de datos. Basta con seleccionar el rango deseado en la hoja de trabajo con el mouse, y el cuadro de diálogo del asistente se colapsará para no interferir con la selección, y la fórmula aparecerá automáticamente.

Después de insertar un gráfico, puede superponerse a la tabla en uso. Para mover el diagrama basta con seleccionarlo y, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, arrastrarlo al lugar deseado.

Pasemos ahora directamente al diagrama en sí. Todos los elementos se muestran de forma clara y hermosa, con la excepción del círculo de datos en sí, que resultó ser muy pequeño. Para ampliar el área de trazado del diagrama, debe hacer clic en el cuadrado invisible, en el que se inscriben un círculo y explicaciones de texto (Fig. 18.9). Aparece un cuadro cuadrado con tiradores de selección en las esquinas. Enganche estos controladores y arrastre, estirando el cuadro de selección hasta que el círculo tenga el tamaño que desee.

Entonces, el mensaje está completamente listo para enviar, queda ingresar la dirección del destinatario del mensaje y presionar el botón Enviar hoja(Envíe esta hoja).

De particular interés es cómo se mostrará nuestro mensaje al usuario, porque, en primer lugar, se convierte a formato HTML y, en segundo lugar, no todos los destinatarios pueden tener instalado Excel. Después de enviar y recibir mensajes, vaya a v carpeta Bandeja de entrada(Bandeja de entrada) y abra el mensaje creado (Fig. 18.10).

Arroz. 18.10. Mensaje recibido con tabla y gráfico.

Primero, como puede ver, el texto ingresado en el campo Introducción(Introducción) precede a la tabla y está separada de ella por una barra. En segundo lugar, se conserva el formato de la tabla. Y finalmente, nuestro orgullo es que el diagrama es exactamente el mismo que el creado (formato, datos, etc.). Lo único que falta es que no hay firma ya que creamos nuestro mensaje desde Excel y no desde Outlook. Esta falla podría corregirse ejecutando el comando> Insertar> Firma> Saludos antes de enviar.

Ejemplo 18.12. Insertar firma

> Insertar> Firma> Saludos

Comentario

En términos generales, a veces es necesario editar y formatear los mensajes, si no es necesario. Después de crear una tabla (usando Excel), el usuario siempre puede abrir el mensaje y editar: insertar una firma o una cantidad de notas adicionales, así como agregar un fondo, agregar una imagen, etc.

Carpeta de intercambio

Trabajar con carpetas de Exchange es tan común para todas las aplicaciones de Office como el envío de correos electrónicos. La esencia de esta función es la ubicación del documento activo en las carpetas públicas del servidor Microsoft Exchange. Así, el usuario, por así decirlo, abre el acceso a este documento a todos los miembros del grupo de trabajo.

Ejemplo 18.13. Enviar a la carpeta de Exchange

> Archivo> Enviar> Carpeta de intercambio ...

Seleccionar una carpeta < Общая папка>

Una vez que el documento se coloca en la carpeta compartida, cada uno de los usuarios puede abrirlo haciendo clic en el enlace correspondiente en la ventana de visualización de información (Fig. 18.11).

Outlook y PowerPoint

Microsoft PowerPoint es una herramienta de preparación de presentaciones versátil. Después de crear una presentación, el usuario puede demostrarla tanto en una computadora local como hacer una presentación en la red para todo el grupo de trabajo. La presentación de PowerPoint está en formato HTML, por lo que los participantes solo necesitan Internet Explorer 4.0 para verla. De esta forma, la presentación se puede realizar tanto en toda la empresa como entre miembros de un pequeño grupo ubicado en diferentes ubicaciones. El número de participantes no está limitado, pero si a la presentación asisten más de 16 oyentes, debe utilizar una aplicación de servidor especial Microsoft NetShow Server para realizarla.

El problema con cualquier reunión es la planificación. Por supuesto, para la conferencia, además del deseo del ponente, también se requiere el consentimiento de los participantes. En el caso de una conferencia regular, la participación de todos los actores se confirma por el hecho de que todos se reúnen y aproximadamente a la misma hora en la sala designada para la conferencia. El presentador puede programar una reunión electrónica de PowerPoint como cualquier otra reunión con Outlook.

Arroz. 18.12. Presentación y cuadro de diálogo Programación de una presentación de transmisión

Ejemplo 18.14. Programación de una presentación de PowerPoint de difusión

> Presentación de diapositivas> Transmisión en vivo> Configurar y programar ...

Descripción: = "Microsoft Outlook 2002 en el original"(figura 18.12)

Parámetros ... Configuración de transmisión (Fig. 18.13)

Modo de visualización de tamaño variable

Asignar ...

Ingrese o seleccione un nombre:< participantes en la presentación

Obligatorio

enviar

(Aparecerá un cuadro de diálogo notificando que la transmisión está programada)

Arroz. 18.13. Ventana de diálogo Parámetros de transmisión

Comentario

Interruptores Solo sonido(Solo audio) y Video y sonido Tiene sentido instalar (Video y Audio) si la computadora del presentador está equipada con un micrófono y una cámara de video, y las computadoras de los participantes están equipadas con equipos de reproducción de audio y video. En nuestro ejemplo, no asumimos esto, por lo que la casilla de verificación está marcada No(Ninguno).

El formulario de reunión que se completa automáticamente (Fig. 18.14) es idéntico a los discutidos anteriormente, Para obtener más información, consulte el Capítulo 2, Calendario y el Capítulo 10, Trabajo en equipo en Outlook.

Comentario

El único requisito previo para la transmisión directa de la presentación a una amplia audiencia es la presencia de una conexión de computadora a la red (global o local). Es posible que no se utilicen funciones adicionales si las condiciones técnicas no lo permiten.

Después de acordar el tiempo y la composición de los participantes, puede pasar directamente a la demostración en sí.

Arroz. 18.14. Forma de montaje

Ejemplo 18.15. Transmisión en vivo de la presentación

> Presentación de diapositivas> Transmisión en vivo> Iniciar transmisión ...

Al realizar una conferencia programada, el presentador planea transmitirla utilizando la interfaz de programación de reuniones en Outlook 2002. A la hora especificada, aparecerá una ventana de recordatorio de reunión en las computadoras de los participantes, en la que el participante verá un botón, después de hacer clic en que se cargará la página de introducción de la presentación (Fig. 18.15). El presentador controla el cambio de diapositivas. Las pantallas de las computadoras de los participantes muestran las diapositivas de la misma manera que en una presentación de diapositivas normal.

Arroz. 18.15. La página principal de la transmisión en vivo de la presentación.

Durante la presentación, los asistentes pueden tener discusiones privadas, plantear preguntas al presentador y recibir respuestas por correo electrónico a través de Outlook.

Outlook y Access

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos universal y Outlook es un sistema de administración de información universal. Con base en estas definiciones, es natural suponer que estas aplicaciones tienen ciertos medios para intercambiar información entre sí. Pero además del intercambio de información, Outlook, como Word o Excel, es capaz de crear mensajes utilizando herramientas de Microsoft Access. Solo que en este caso, estas herramientas no se encuentran en el campo de formatear o editar, sino en el campo de proporcionar datos para enviarlos y publicarlos.

En esta sección, lo guiaremos a través de un ejemplo de cómo importar información desde una libreta de direcciones de Outlook a una base de datos de Access y crear un mensaje que contenga la información que acaba de importar.

Intercambio de información

En primer lugar, abra Access y cree una base de datos. Después de eso, nuestro objetivo será crear una tabla que contenga datos de la libreta de direcciones de Outlook.

Ejemplo 18.16. Importar datos de Outlook a Access

> Archivo> Datos externos> Importar ...

Tipo de archivo de Outlook (el Asistente para importar desde Exchange / Outlook se iniciará automáticamente)

> Libretas de direcciones> Libreta de direcciones de contactos de Outlook

En la nueva mesa

(En este paso, se propone determinar los parámetros de los datos importados y averiguar si es necesario importarlos)

Él importa

Importar a la mesa: = Contactos

Arroz. 18.16. Tabla de Microsoft Access con datos importados

Después de la importación, como se esperaba, aparecerá una nueva tabla en Access Contactos que contiene información de la libreta de direcciones de Outlook. El resultado de la importación se muestra en la Fig. 18.16.

Trabajar con la página de datos de acceso

Considere el siguiente ejemplo. Digamos que uno de los participantes del proyecto ha creado una base de datos, cuya información es interesante y tal vez la necesiten otros miembros del equipo. Existen varias soluciones para este problema, pero nos centraremos en la opción de enviar un mensaje que contenga una página de datos de acceso. De hecho, el mensaje contiene solo una página HTML con un objeto ActiveX que se conecta a la base de datos y muestra los datos.

Ejemplo 18.17. Crear mensaje con la página de datos de acceso

> Acciones> Nuevo mensaje usando…> Microsoft Office> Página de datos de Microsoft Access

(El acceso se abre con el asistente de Nueva página de acceso a datos)

Constructor

Selección de fuente de datos: =< Base de datos>

Después de los procedimientos realizados, se abrirá una página con una cuadrícula de datos. Entonces, en primer lugar, debe colocar los campos de información que estarán en la página. Para hacer esto, arrastre los campos obligatorios a la cuadrícula de la tabla y reemplace su nombre, por ejemplo, Contactos. Luego ingrese el nombre de los destinatarios del mensaje y haga clic en el botón Envíe una copia.

Antes de enviar un mensaje, el usuario puede ver cómo se mostrará al destinatario. Para hacer esto, seleccione el comando> Archivo> Vista previa de la página web. Se abre un navegador web con una página cargada, que se mostrará de la misma manera al destinatario del mensaje.

Arroz. 18.23. Página web con datos de Access

Usando los botones Atrás y Siguiente, puede navegar a través de los datos de la tabla Contactos. Además, si especifica los parámetros de acceso adecuados, puede editar la tabla (agregar o eliminar registros), organizar el filtrado de datos, etc. Pero esto está más allá del alcance de este libro.

Resumen

Entonces, en este capítulo, analizamos cómo Office y Outlook pueden trabajar juntos. Verdaderamente, cuando Outlook trabaja con las herramientas proporcionadas por Word, Excel, PowerPoint y Access, puede crear mensajes enriquecidos y organizar más cómodamente el intercambio y el acceso a la información.

• Palabra. Dar formato al mensaje. Usando Word como su editor predeterminado. Envío de un documento a lo largo de la ruta.
• Sobresalir. Crea un mensaje con tabla y gráfico. Colocar documentos en carpetas públicas en el servidor de Exchange.
• PowerPoint. Organice una reunión en línea para mostrar su presentación.
• Acceso. Importe datos de Outlook a Access. Cree un mensaje que contenga una página de datos de acceso.

Word, Outlook e Internet Explorer son probablemente los programas más utilizados en una computadora personal. Casi todos los propietarios de PC pueden trabajar con estas aplicaciones, pero la mayoría de ellos están familiarizados con solo una pequeña fracción de sus capacidades. En consecuencia, las pérdidas derivadas del uso ineficaz de estos programas son muy elevadas. Con suerte, los siguientes consejos te ayudarán a ponerte en marcha más rápido y te ahorrarán un tiempo valioso.

Palabra

Comparación de documentos lado a lado

Probablemente se haya encontrado con el problema de lo difícil que es comparar dos versiones del mismo documento. En Word 2003, ha aparecido la capacidad de comparar documentos en modo lado a lado, lo que le permite llamar dos documentos a la vez y desplazarlos simultáneamente y por separado, comparando ciertas secciones de dos documentos.

Abra dos documentos y elija el comando Ventana => Comparar lado a lado con ..... Si solo tiene dos documentos abiertos, se compararán; de lo contrario, el programa le pedirá que especifique qué documentos deben compararse.

Aparece un panel flotante para administrar documentos (Fig. 1). Al presionar el botón izquierdo se cambia el modo de desplazamiento (activa / desactiva el modo de desplazamiento simultáneo), y el botón derecho le permite regresar la posición de la ventana a la posición desde la que comenzó a comparar documentos.

Páginas web con un mínimo de etiquetas redundantes

Cuando guarda páginas web o envía correos electrónicos en formato HTML con Microsoft Word, se agregan etiquetas adicionales al documento, lo que le permite utilizar toda la funcionalidad de Word para seguir trabajando en el documento.

Para reducir el tamaño de la página web y los mensajes de correo electrónico en formato HTML, puede guardar los datos en un formato filtrado especial (HTML filtrado); en este caso, se eliminarán las etiquetas innecesarias.

Si abre una página web guardada en modo HTML filtrado en Word, es posible que se pierda parte de la funcionalidad para editar más este documento. Por ejemplo, aparecerán listas con viñetas y listas numeradas, pero ya no podrá modificarlas con Word.

Por lo tanto, debe usar el modo HTML filtrado solo en la etapa final, antes de la traducción directa a HTML.

Todos los elementos de un sitio web en un archivo

Word 2003 presenta la capacidad de guardar todos los elementos de un sitio web, incluidos el texto y los gráficos, en un solo archivo. Para utilizar esta función, basta con ejecutar el comando Guardar como y seleccione el artículo Página web de un solo archivo... En este modo, se realiza la encapsulación, lo que permite, por ejemplo, enviar un sitio web completo como un mensaje de correo electrónico o un archivo adjunto a un correo electrónico. Este formato es compatible con Internet Explorer 4.0 y versiones posteriores.

Cómo agregar un título a una página web

El título aparece en la barra de título en la parte superior de la ventana, así como, por ejemplo, en el historial de navegación de un navegador web. Si alguien guarda un enlace a su página web, el título del título aparece en la lista de favoritos de la persona. Para establecer el título, debe emitir el comando Archivo => Guardar como página web, haga clic en la etiqueta Cambiar título(fig. 2) y escriba el nombre deseado.

Cómo optimizar páginas web para un navegador específico

Al guardar un documento de Word como una página web, puede optimizarlo para un navegador específico.

Ejecuta el comando Herramientas => Opciones y en el panel del mismo nombre, seleccione la pestaña General, y en él - el panel Opción web s. En la pestaña Navegadores en el campo Las personas que vean esta página web utilizarán seleccione la versión del navegador deseada (fig. 3). En la lista Opciones permitir (o denegar) las características enumeradas.

Reutilización de la función Copiar formato

Cuando haces clic en el icono Pintor de formato(formato de copia), se copia el formato del texto del área donde se encuentra el cursor. Ahora, si selecciona cualquier área de texto, Format Painter le aplica el formato mencionado anteriormente.

Muchos usuarios están familiarizados con esta función, pero la mayoría no sabe que si hace doble clic en el icono Copiar formato, puede volver a aplicar el formato copiado tantas veces como sea necesario y esta función permanecerá activa hasta que se presione la tecla Esc.

Guardar todo / Cerrar todo

Si sostienes Tecla Shift al seleccionar un artículo Menú Archivo en el programa Word, cambia la composición del menú. En lugar de Cerrar aparece la función Cierra todo y en lugar de Ahorrar — Salvar a todos(figura 4).

Línea sin viñeta

Al crear una lista con viñetas en Word, a menudo surge una situación en la que necesita dejar el siguiente elemento sin viñetas. Para hacer esto, presione la combinación de teclas Mayús + Entrar... En la siguiente línea cuando presiona Ingresar, la nueva línea volverá a estar con una viñeta.

Por ejemplo:

Cómo utilizar el formato que desea al pegar

En el caso de copiar texto de cualquier documento a Word, este último transfiere automáticamente el texto con el formato que tuvo lugar en el documento del que se realiza la copia. Para que el texto pegado tenga el mismo formato que el documento de Word, use el comando Editar => Pegado especial => Texto sin formato(figura 5).

Formatear con una etiqueta inteligente

Después de pegar texto en cualquier aplicación de Office, al hacer clic en una etiqueta inteligente se abre un menú con una opción del tipo de formato, incluidas las siguientes opciones:

• Mantener el formato de origen: esto conservará el formato que tenía el texto del documento original;
• Coincidir con el formato de destino: el formateo de los datos insertados se llevará a cabo de acuerdo con el principio del formato del documento en el que se realiza la inserción (Fig. 6).

Cómo agregar una descripción a su documento de Word

Las propiedades del documento son información que Microsoft Word le permite agregar a cada documento. Pocas personas usan esta útil función, pero mientras tanto, con su ayuda, puede agregar una serie de descripciones e instrucciones, que serán especialmente valiosas si trabaja en equipo. Para agregar una descripción de un documento de Word, debe llamar al panel Propiedades del documento con el comando Archivo => Propiedades(figura 7).

Acceso rápido a documentos seleccionados

¿Quiere tener acceso rápido a una variedad de documentos de Word? ¡No podría ser más fácil! Ejecuta el comando Ver => Barras de herramientas => Personalizar, seleccione la pestaña Comandos, capítulo Menús incorporados y arrastra el icono Trabaja en el panel como se muestra en la fig. ocho.

Ahora, para agregar el documento actual al menú Trabajo, simplemente ábralo y haga clic en el elemento Agregar al menú de trabajo(fig. 9): el documento actual se agregará al menú. Puedes eliminarlo usando el atajo de teclado Ctrl + Alt + Menos.

Insertar línea en el documento

¿Quieres separar un párrafo con una línea? Presione la tecla de guión tres veces y Ingresar y obtendrás una línea delgada. Presione la tecla de subrayado tres veces y Ingresar- obtenga una línea en negrita. Y cuando presiona la tecla de signo igual y la tecla tres veces Ingresar obtienes una línea doble.

Calculadora en Word

¿Sabía que puede agregar una calculadora al panel de Word?

Ejecuta el comando Ver => Barras de herramientas => Personalizar => Pestaña de comandos y coloque el icono Herramientas Calcular en la barra de herramientas (Figura 10). Ahora, escribiendo alguna expresión, resaltándola y haciendo clic en el botón Herramientas Calcular, puede obtener el resultado (Fig. 11).

Para reemplazar la expresión con el resultado del recuento, presione el atajo de teclado Ctrl + V.

Zoom continuo

Presione la tecla para ampliar el documento. control y use la rueda del mouse para acercar a la resolución deseada. Esto es mucho más conveniente que acceder al menú.

panorama

Controlar el filtro de correo no deseado en Outlook 2003

El cliente de correo Microsoft Outlook 2003 tiene un filtro de spam integrado, que está diseñado para filtrar los mensajes no deseados y colocarlos en una carpeta separada.

Sin embargo, esta carpeta debe ser revisada y monitoreada de vez en cuando para que un correo electrónico útil no sea reconocido como spam.

El filtro de Microsoft Outlook 2003 analiza los atributos formales de un mensaje y su cuerpo. El filtro utiliza listas blancas y negras para analizar los atributos formales de un mensaje.

Si recibió un mensaje de correo electrónico no deseado, haga clic derecho sobre él y en el menú desplegable (Fig.12) ejecute el comando Correo electrónico no deseado => Agregar remitente a la lista de remitentes bloqueados... Mensajes de correo electrónico de suscriptores que se colocan en Lista de remitentes bloqueados, será bloqueado y enviado a la carpeta Carpeta de correo electrónico no deseado.

Si, por el contrario, el programa coloca por error la letra que necesita en la carpeta Carpeta de correo electrónico no deseado, agregue este usuario a la lista blanca por comando Agregar remitente a la lista de remitentes seguros- de ahora en adelante no se bloqueará.

Hilo de mensajes en Outlook 2003

Capacidad de Outlook 2003 para ordenar el correo por discusión ( Ver => Organizar por => Conversación) le permite ver mensajes rápidamente y eliminar rápidamente el correo no deseado. Organice la exploración de su correo de la manera anterior (Figura 13) y verá que muchos temas tienen un hilo de correos electrónicos anteriores. Este método de mostrar correspondencia facilita la búsqueda y eliminación de mensajes obsoletos.

Guarde los documentos donde más le convenga

Cuando recibe un mensaje con un archivo adjunto y desea guardarlo en el disco, Outlook le pedirá que guarde el archivo adjunto en una carpeta de forma predeterminada. Mis documentos... Si guarda los archivos adjuntos en una ubicación diferente, deberá cambiar el destino cada vez. Agregar un acceso directo a una carpeta ayudará a acelerar el procedimiento. Mis documentos enviando a la carpeta deseada.

explorador de Internet

Cómo restringir el acceso de los niños a recursos de Internet no deseados

Si se enfrenta a la tarea de restringir el acceso de los niños a recursos web no deseados, con Internet Explorer 6 puede establecer una contraseña de acceso a dichos recursos, así como escribir una lista de sitios permitidos y prohibidos. Para prohibir el acceso incontrolado a los recursos de Internet en

Internet Explorer, ejecute el comando Herramientas => Opciones de Internet y seleccione la pestaña Contenido(figura 14).

Activar el botón Encender y en el panel que aparece, selecciona la pestaña General... En esta pestaña, use la función Crea una contraseña... A partir de ahora, se requerirá una contraseña para acceder a los recursos prohibidos.

Cambiar el tamaño de fuente en IE

Consejos sencillos pero útiles. No todas las páginas web ofrecen tamaños de fuente óptimos y puede resultar tedioso revisar la configuración de fuentes en todo momento. Presione la tecla control y, al mover la rueda del mouse, puede aumentar o disminuir el tamaño de fuente del texto mostrado.

Abrir enlace en una nueva ventana

¿Qué sucede si no desea salir de la página actual, pero al mismo tiempo desea ver el enlace en ella? Cuando haces clic en URL mantén la llave Cambio- en este caso, la página se abrirá en una nueva ventana.

Cómo cambiar la página de inicio

Algunos programas establecen su página como su página de inicio. Para cambiar la página desde la que comenzar a navegar, debe ejecutar el comando Servicio => Opciones de Internet y en la sección Página de inicio (Fig.15) especificar la dirección deseada o seleccionar el elemento Con vacio.

URL de marcación rápida

Si la URL que necesita ingresar en la barra de direcciones se parece a www.nombre.com, entonces solo necesita escribir este nombre y presionar la combinación de teclas Ctrl + Entrar.

Moverse rápidamente entre páginas web

Es conveniente moverse rápidamente entre varias páginas web manteniendo presionada la tecla Cambio y una rueda de ratón.