Procesos relacionados con los flujos de información. Resumen: mejora de los flujos de información empresarial

El centro de recreación "Oasis" se encuentra en la orilla del mar, en el centro de la zona turística, construido en 2001, el territorio de 3 hectáreas, vigilado, el edificio tiene una capacidad de 200 plazas, funciona durante todo el año. Las habitaciones se redecoran anualmente.

La casa de huéspedes tiene un aparcamiento gratuito, teléfonos públicos interurbanos, se proporcionan celdas individuales para almacenar objetos de valor.

A poca distancia a pie, numerosas tiendas del complejo, un cine, atracciones, casinos, discotecas, discotecas y una playa privada equipada.

En el centro de servicio del centro recreativo puede solicitar un traslado, comprar un boleto para una excursión o un concierto, así como obtener toda la información necesaria sobre la ciudad y el resto.

Las actividades principales son:

vacaciones familiares de bienestar;


turismo de negocios;


excursiones de ocio especializadas;


rehabilitación y entrenamiento de atletas de pretemporada;


Hora de salida - 8 en punto de la mañana.


Se pueden proporcionar habitaciones económicas: individuales, dobles, triples, con TV y nevera en cada habitación, habitaciones tipo bloque, ideales para una familia de 4 personas con hijos adultos, también habitaciones de lujo, individuales o Dos habitaciones, con aire acondicionado individual y todas las comodidades posibles: muebles funcionales y cómodos, TV vía satélite, minibar, baño amplio.


Al servicio de los vacacionistas:


complejo de playa equipado: hamacas, vestuarios, aireación, duchas, baño, chiringuito, alquiler de transporte acuático


cancha de tenis artificial


cancha de volleyball;


parque infantil de baloncesto;


biblioteca;


estacionamiento gratis;


sauna;


barbería;


sala de conferencias con 100 asientos;


playa bien cuidada;


organización de transferencia;


excursiones educativas y viajes.


Los objetivos de la Compañía son obtener ganancias y expandir el mercado de bienes de servicios.


La empresa tiene derechos civiles y asume las responsabilidades civiles necesarias para llevar a cabo cualquier actividad no prohibida por la ley aplicable y su Carta.


El órgano supremo de la empresa es la reunión general de miembros de la empresa. La junta general de participantes puede ser ordinaria o extraordinaria.


El cuerpo de control sobre las actividades financieras y económicas de la Compañía es la Comisión de Auditoría.


La gestión de las actividades actuales de la Compañía es llevada a cabo por el único órgano ejecutivo de la compañía. El órgano ejecutivo es el director responsable de sus actividades ante la reunión general de participantes en la empresa. El Órgano Ejecutivo Único, sin poder notarial, actúa en nombre de la Compañía, lo que incluye representar sus intereses, realizar transacciones, aprobar personal, emitir órdenes y dar instrucciones vinculantes para todos los empleados de la Compañía.


El centro de recreación emplea a 41 personas:


director


subdirector de Asuntos Económicos;


contador principal;


gerente de marketing (gerente de venta de boletos);


contador;


secretaria mecanógrafa;


enfermero;


amante hermana;


cultivador;


encargado de tienda;


cuatro administradores;


tres doncellas;


dos limpiadores;


lavandera


cocinero;


dos cocineros


tres camareras


tres cocineros;


tres lavavajillas;


un electricista;


fontanero;


un carpintero;


tres conductores;


jardinero.


La estructura organizativa de la empresa se puede dividir en 4 departamentos:


1)   Departamento financiero;


2)   Departamento de mantenimiento;


3)   cantina;


4)   departamento de servicios públicos para vacacionistas.


Cada uno de los departamentos tiene su propia estructura y realiza ciertas funciones.


A continuación se muestra un diagrama de la organización de gestión de los departamentos de la pensión.





Como puede ver, la estructura organizativa y gerencial de OAZIS Recreation Center LLC se relaciona con la estructura de gestión funcional lineal.


La misión de OASIS Recreation Center LLC es ganar una cierta porción del mercado de servicios recreativos en la costa del Mar Negro del Territorio de Krasnodar.


2. FLUJOS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA


El intercambio de información en la empresa estudiada en su conjunto puede representarse en forma de diagrama (Fig. 2).





La información actúa como la base del proceso de gestión. A través de la información, se realizan etapas que se repiten cíclicamente del proceso de gestión de la recepción, el procesamiento de información sobre el estado de una instalación gestionada y la transferencia de comandos de control a la misma. Por lo tanto, con la ayuda de la información, se realiza la relación entre el sujeto y el objeto, o entre las partes de control y controladas del sistema de control general. Por lo tanto, todos los tipos de información necesarios para la gestión constituyen un sistema de información.


El sistema de información interno de gestión de la empresa es un conjunto de procesos de información para satisfacer las necesidades de la organización de información de diferentes niveles de gestión o centros de decisión.


Las tareas importantes del sistema de información interno de la compañía son:


- determinación de las direcciones principales del sistema para recopilar, procesar y almacenar datos primarios;


- determinación de las principales direcciones de desarrollo de la tecnología de procesamiento de información;


- Coordinación de la recopilación y el procesamiento de datos de informes financieros al más alto nivel de gestión y en los departamentos de producción para mejorar la calidad y la puntualidad de la recepción de información financiera sobre la empresa.


El sistema interno de información de la compañía realiza las siguientes funciones:


- determinación de las necesidades de cada líder específico en la naturaleza y el contenido de la información que necesita;


- determinación de las necesidades de equipo técnico de la empresa en su conjunto y de cada gerente para proporcionar toda la información necesaria;


- determinación del nivel de costos por el uso de medios técnicos en el sistema de información;


- garantizar el nivel adecuado de recopilación, almacenamiento y suministro de información;


- desarrollo de herramientas de software, programas de aplicación.


Al organizar el soporte de información, es de fundamental importancia distribuir la información directamente, es decir, el comando, que emana del sistema de control, y el inverso, que refleja la reacción del objeto gestionado a los cambios en curso y las decisiones de gestión implementadas.


  3. ROTACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA EMPRESA


Un flujo de documentos es una secuencia de etapas en el movimiento de documentos, desde el momento en que se crean o reciben hasta el momento en que se completan, envían al destinatario o se depositan. El jefe de la empresa aprueba las formas de los principales registros y documentos contables utilizados, el sistema de procesamiento de la información y los métodos de gestión de documentos.


El cronograma de flujo de trabajo se compila en forma de diagrama, una lista de trabajos o un diagrama de flujos de información, que refleja el movimiento de documentos dentro de las divisiones estructurales de la empresa, indicando sus ejecutores, la relación y el momento del trabajo. Para cada empresa, se desarrolla un cronograma teniendo en cuenta sus características, lo que contribuye a una distribución racional de las responsabilidades entre los empleados, al fortalecimiento de las funciones de control contable y a la presentación de informes a tiempo. El jefe de contabilidad lleva a cabo el cumplimiento del cronograma de flujo de trabajo.


En la mesa. 1
la lista de documentos "involucrados en la gestión de documentos de una empresa en particular.


En la Fig. 3 muestra un diagrama de los flujos de información de la empresa.


Características de la gestión de documentos en la empresa:


- para realizar un seguimiento de los flujos de documentos, se mantienen registros y tarjetas de registro: un registro de contratos, actos de entrada »aceptación y transferencia de activos fijos y activos intangibles, un registro de poderes emitidos, registro de órdenes de pago y nóminas de crédito y débito, registro de documentos reglamentarios aceptados para su ejecución, otro;


tabla 1


Documentos de la empresa


ID del documento	Título del documento.
	Requisito factura
	Orden de ingreso
	Hoja de ruta para la emisión de materiales a un lado
	Informe de material de almacén
	Nota de entrega
	Hoja de ruta
	Informe de almacén
	Costeo planificado para productos entregados
	Costo
	Lista de equipos operativos
	Remoción de trabajo en progreso
	Factura
	Factura del proveedor
	Orden de pago
	Extracto de cuenta
	Boleta de calificaciones
	Libro de pedidos
	Orden
	Sábanas de hospital
	Rendimiento premium
	Informe de consumo de energía
	Orden de la revista número 6
	Pedido de revista N11
	Informe de pago
	Informe sobre los resultados de las actividades financieras y económicas.




- el movimiento de los flujos documentales se produce principalmente verticalmente: de la cabeza a los artistas y del artista a los líderes; las funciones de los gerentes y ejecutores consisten en el trabajo directo con documentos, y las funciones del personal involucrado en el papeleo en el monitoreo de sus acciones;


- los documentos contables, debido a su especificidad, no están sujetos a un registro centralizado, sino que se transfieren inmediatamente a la contabilidad para su ejecución;


- Los documentos recibidos por el departamento de contabilidad están sujetos a verificación por forma y contenido, están sistematizados por las fechas de las transacciones, ejecutados por órdenes conmemorativas (estados acumulativos), la información contenida en ellos se puede acumular en los registros de contabilidad;


- el software utilizado está diseñado para reducir el volumen del flujo de trabajo en papel y las operaciones de procesamiento de documentos de rutina.


- existe una negativa negativa a utilizar medios de papel.


Como automatización del flujo de trabajo y actividad empresarial, utiliza el programa "1 C Accounting" versión 8.0.


1C: Contabilidad 8.0 almacena información completa sobre contratistas (información de contacto, cuentas bancarias, códigos de registro) y empleados de la organización (datos de pasaporte, códigos individuales, posición, salario).


1C: Contabilidad 8.0 genera automáticamente varias formas de informes contables y fiscales, que se pueden imprimir o guardar en un archivo para transferir al IFTS.


Para el análisis operativo del estado contable en 1C: Contabilidad 8.0, se proporcionan varios informes: balance, ajedrez, análisis de cuenta, tarjeta de cuenta y otros. Cada informe está configurado para recibir solo la información necesaria. Por ejemplo, para ver la llegada de ventiladores de todas las marcas al almacén, en el balance de la cuenta 41.01 "Productos en los almacenes", puede establecer la selección de productos cuyos nombres contengan la palabra "ventilador".


1C: Contabilidad 8.0 simplifica enormemente la preparación de informes contables y fiscales. Por ejemplo, para formar el balance general, es suficiente indicar la organización y el período del informe. ¡El programa completará todos los indicadores en sí! Los informes preparados se guardan en el programa, lo que facilita volver a ellos en períodos posteriores. Los indicadores de informe se pueden ajustar manualmente, el programa recordará todos los cambios que haya realizado.


Formado en 1C: Cuentas 8.0, los documentos de pago se cargan fácilmente a un programa como "Cliente bancario". También es fácil descargar información sobre los pagos entrantes recibidos del banco. Intercambio de datos con 1C: Contabilidad 8.0 es compatible con aproximadamente 700 organizaciones de crédito.


"1C: Contabilidad 8.0" es un programa universal de propósito masivo para automatizar la contabilidad y la contabilidad fiscal, incluida la preparación de informes obligatorios (regulados). Esta es una solución preparada para la contabilidad en organizaciones dedicadas a cualquier tipo de actividad comercial: comercio mayorista y minorista, comercio de comisiones (incluida la subcomisión), prestación de servicios, producción, etc.


La contabilidad y la contabilidad fiscal se implementan de conformidad con la legislación vigente de la Federación de Rusia. La configuración incluye un plan de cuentas ajustado de acuerdo con la Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia "En la aprobación de un plan de cuentas para la contabilidad de las actividades financieras y económicas de las organizaciones e instrucciones para su uso", de fecha 31 de octubre de 2000 No. 94.


La metodología contable garantiza el registro simultáneo de cada registro de una transacción comercial tanto en las cuentas contables como en las secciones necesarias de contabilidad analítica, cuantitativa y contable en moneda extranjera. Los usuarios pueden controlar de forma independiente la metodología contable como parte de la configuración de una política contable, crear nuevas subcuentas y secciones de contabilidad analítica.


"1C: Contabilidad 8.0" proporciona una solución a todos los problemas que enfrenta el departamento de contabilidad de una empresa si el departamento de contabilidad es totalmente responsable de la contabilidad en la empresa, incluyendo, por ejemplo, la emisión de documentos primarios, contabilidad de ventas, etc. Además, los empleados de servicios relacionados de la empresa que no son contadores pueden ingresar información sobre ciertos tipos de actividades, operaciones comerciales y de producción. En este último caso, el servicio de contabilidad se deja con orientación metodológica y control sobre la configuración de la base de información, lo que garantiza la reflexión automática de los documentos en la contabilidad y la contabilidad fiscal.


Esta solución de aplicación también se puede usar solo para contabilidad y contabilidad fiscal, y las tareas de automatización de otros servicios, por ejemplo, el departamento de ventas, se pueden resolver mediante configuraciones especializadas u otros sistemas.


El área temática, automatizada por "1C: Contabilidad 8.0", se ilustra en el siguiente diagrama.





Higo. 4. Esquema de aplicación del programa 1C Contabilidad


"1C: Contabilidad 8.0" es una combinación de la plataforma "1C: Enterprise 8.0" y la configuración "Contabilidad de una empresa". "1C: Contabilidad 8.0" ofrece la posibilidad de compartirlo con las soluciones aplicadas "Gestión comercial" y "Gestión de sueldos y personal", también creado en la plataforma "1C: Enterprise 8.0".


4. APOYO ORGANIZACIONAL Y TÉCNICO DE LA ACTIVIDAD


El equipo de oficina es una parte integral del equipo técnico de cualquier oficina. El uso débil de equipos de oficina conduce a una disminución de la productividad laboral y la eficiencia del personal administrativo y técnico.


En sentido amplio, cualquier medio técnico que facilite el trabajo en la oficina puede atribuirse a equipos de oficina, desde lápices y bolígrafos hasta computadoras y sus redes. En sentido estricto, el equipo de oficina incluye solo los medios técnicos utilizados en el papeleo y las comunicaciones administrativas y gerenciales.


Equipo de organización de oficina (equipo de oficina): medios técnicos utilizados para la mecanización y automatización del trabajo de gestión e ingeniería.


El equipo de oficina para la oficina de la empresa en estudio incluye tales dispositivos y equipos: dos computadoras personales, teléfonos y radioteléfonos, PBX, un interruptor del director, una máquina de fax, una copiadora, un equipo de proyección, un laminador, una máquina para destruir documentos, una grapadora de documentos , equipos de archivo, bastidores y armarios para almacenar documentos, dos cajas fuertes, un carrito, etc.


Laminador: máquinas para proteger documentos contra la humedad, el polvo, el aceite y el almacenamiento descuidado mediante la aplicación de un recubrimiento protector sobre la superficie del documento. El documento se inserta en la máquina, donde se somete a un tratamiento térmico, como resultado de lo cual se aplica una película protectora al documento desde dos lados, o una película transparente adhesiva simplemente se pega a la superficie del documento. Es aconsejable laminar valores, anuncios, portadas de libros e informes, menús y muchos otros documentos. La compañía usa laminador   Fujipla LPD 2315oficina, 230 mm. (A4), Japón


Como máquina de coser para doblar y coser folletos automáticos con clips metálicos, la máquina de coser DC Mini HF sujeta bloques de formato AEA4 dos veces en una manta, folletos de hasta 100 páginas A4A5. la productividad de hasta 1500 folletos por hora tiene una interfaz con una recogida; La máquina DC Mini SR mantiene los bloques coincidentes juntos en la parte superior izquierda y puede perforar las aberturas laterales de la carpeta del piso.


La máquina para la destrucción de documentos secretos y confidenciales mediante su corte y micronización más pequeños está equipada con una unidad automática y contenedores para documentos destruidos y desechos en forma de polvo de papel. Schroeder se utiliza en la empresa en estudio   HSM 100-5.8carga personal 225 mm, secreto 2, partícula 3.9 / 5.8 mm.


La copia y la duplicación de documentos (artículos, anuncios, folletos, etc.) son muy comunes en los negocios y otras áreas de actividades laborales y sociales. Para copiar y reproducir documentos, se utilizan medios técnicos especiales. La compañía utiliza la copiadora SHARP AP 5316 del formato A3 / A4, una impresora multifunción digital, 16 cop / min, como copiadora.


Las computadoras se instalan en el departamento de contabilidad y en la oficina del director P4-631-3000 / 512DDR / 82.3 Gb / 3.5 ″ / Como P5V800-MX / 350W / 52x,que están conectados a la misma red. Los módems están instalados en las computadoras Módem ACORP 56.0K [correo electrónico protegido] (fax, voz, V92).


Una computadora con un módem de fax es mucho más confiable y más estable que una máquina de fax, brinda muchos servicios adicionales: una automatización significativamente más conveniente y eficiente de la preparación de textos de fax usando todo el arsenal de herramientas informáticas, integración con correo electrónico, télex y una base de datos informática, la disponibilidad de una ayuda electrónica más grande libros que contienen una amplia variedad de información útil, diferenciación de derechos de acceso para empleados y suscriptores externos a fax, monitoreo del paso de correspondencia, estadísticas detalladas sobre fax, etc.


Además, las impresoras láser se instalan en el departamento de contabilidad y en la oficina del director. HP Laser Jet 1018   600x1200 ppp, 12 ppm, 2Mb, carga 3000 ppm, bandeja de 150 L, que le permite imprimir varios documentos.


La empresa utiliza máquinas de fax. Panasonic KX-FP 218(A4, blanco, en papel normal, copiadora escáner, contestador automático, sin recepción de papel).


Como se usan los teléfonos Teléfono Panasonic 2350   Flash, rellamada.


5. INSTRUCCIONES BÁSICAS DE MEJORA DEL DOCUMENTO DE FACTURACIÓN EN LA EMPRESA


La automatización de la oficina implica la automatización de la preparación de documentos empresariales, el registro y la contabilidad de los documentos recibidos por la organización, el paso de documentos internos y el control sobre su implementación.


Una buena organización del flujo de trabajo ayuda al paso oportuno de documentos a través de unidades organizativas y a la carga uniforme de unidades y funcionarios, y contribuye a la gestión eficiente de la empresa. La automatización de los servicios de oficina proporciona un aumento en el volumen de trabajo realizado y una disminución en el tiempo dedicado a esto.


El flujo de documentos de la organización está representado por flujos de documentos de varias categorías, cuyo esquema de movimiento es desarrollado por el jefe del servicio de administración de la oficina.


Las tecnologías automatizadas de procesamiento de documentos deben cumplir con los requisitos de la instrucción administrativa de una institución.


Los sistemas modernos de automatización del trabajo de oficina y el soporte de documentación para la gestión de empresas respaldan el ciclo de vida completo del documento.


Primero se debe registrar un documento entrante. Después de eso, el documento comienza a moverse por la organización. Llega a los funcionarios que deciden quién, qué y a qué hora debe hacer en este documento.


Las resoluciones se acumulan y detallan hasta que el documento llega a los artistas intérpretes o ejecutantes. Después de completar el trabajo en el documento, se cancela en el caso. Además, el documento se transfiere al almacenamiento de archivos o se destruye de acuerdo con las reglas de almacenamiento de archivos adoptadas por la organización.


Para acelerar la preparación de los tipos de documentos que se repiten con frecuencia, utilice un banco de espacios en blanco textuales. Contiene formularios estandarizados (formularios) y textos de documentos de acuerdo con el sistema estatal de soporte de documentación. También pueden incluir textos repetidos de documentos, partes permanentes en el texto, títulos de trabajo, apellidos y direcciones de autores y corresponsales permanentes, fórmulas de texto legal que otorgan fuerza y \u200b\u200bcarácter legal a los documentos, etc. Un documento preparado sobre la base de tales espacios en blanco, con los detalles necesarios, se envía a la dirección.


Entrar en la organización, así como documentos salientes
  sujeto a registro obligatorio (excepto copias de documentos recibidos para información y publicidad y avisos de felicitación). Todos los documentos de la organización se registran centralmente. La excepción son las organizaciones que tienen unidades estructurales geográficamente separadas o un flujo de trabajo anual muy grande. Para automatizar el registro, se crea una base de datos y un sistema de recuperación de información, que le permite rastrear todos los documentos de la institución y su ubicación en un momento dado, el estado de ejecución y el control del momento de la ejecución de los documentos.


Se realiza una búsqueda de información en la base de datos de documentos de la organización utilizando los detalles incluidos en la tarjeta de registro correspondiente del atributo. La tarjeta de registro es un análogo electrónico de una tarjeta de registro y control tradicional. Las tarjetas de registro, organizadas de acuerdo con las reglas del flujo de trabajo, constituyen un análogo electrónico del archivador.


La tarjeta de registro es la unidad de almacenamiento principal en la base de datos del sistema y se inicia en el momento del registro del documento. El establecimiento de una tarjeta de registro se reduce a completar sus datos.


Dichos detalles incluyen:


número de registro entrante y fecha del documento (fecha por
pasos del documento de registro). Este número y fecha deben indicarse en el sello de registro del documento;


El número y la fecha del documento que llega al registro;


nombre del tipo de documento;


dirección del destinatario o remitente (organización, persona oficial o privada);


cantidad de hojas y copias; fecha límite para la ejecución del documento;


cifrado de artistas intérpretes o ejecutantes (unidades asignadas a


ejecución de documentos);


contenido del documento.


Los detalles "código de los artistas intérpretes o ejecutantes" y "contenido del documento" se fijan según los clasificadores relevantes.


Al registrarse, los documentos se dividen en varios grupos, cada uno de los cuales se registra por separado, es decir Tiene reglas diferentes a las de otros grupos para la formación de un número de registro y, como regla, un conjunto diferente de detalles. Por lo general, los sistemas de automatización de oficina admiten tres grupos básicos: - entrantes;


saliente (e interno);


• cartas y llamamientos de ciudadanos.
  

  Algunos sistemas permiten la división de cada uno de los grupos de documentos en subgrupos arbitrarios que combinan documentos de acuerdo con una característica temática común, una característica de unidades o una característica de correspondencia. Cada uno de los subgrupos, a su vez, se puede dividir en subgrupos más pequeños y así sucesivamente. La división en subgrupos está determinada por las reglas de circulación de documentos en la organización, y su composición y reglas para la formación de números de registro se almacenan en el directorio del sistema de grupos de documentos.
  

  El registro y la contabilidad de los documentos internos están determinados por las Instrucciones para el trabajo administrativo de la organización.
  

  A medida que se ejecutan, los documentos relevantes pueden eliminarse de la base de información operativa y almacenarse en un banco de documentos archivado. Solo quedan actos de carácter reglamentario.
  

  En general, los sistemas modernos de automatización de oficinas en un grado u otro proporcionan:
  

  Registro de toda la correspondencia entrante (incluyendo
  

  cartas y llamamientos de ciudadanos); V registro de toda la correspondencia saliente e interna
  

  documentos de organización;
  

  ingreso de resoluciones, informes de desempeño, coordinación (avistamiento) de documentos;
  

  cancelación de documentos en el caso de acuerdo con la nomenclatura de asuntos adoptada por la organización;
  

  supervisar la ejecución oportuna de órdenes, llamamientos de ciudadanos, organizaciones, así como resoluciones e instrucciones de los líderes; verificación de la corrección y puntualidad de la ejecución de documentos;
  

  buscar documentos y obtener informes estadísticos sobre el flujo de trabajo de la organización.
  

  Proponemos que la empresa utilice el programa Effect Office para organizar el trabajo con documentos. Según los especialistas de Garant-International que han desarrollado este sistema, la introducción de un único estándar corporativo para trabajar con documentos logrará varios objetivos:
  

  Para aumentar la eficiencia de la oficina, una organización unificada de gestión de documentos internos reducirá el tiempo para completar las tareas;
  

  Para fortalecer el nivel de control sobre el trabajo del personal: el jefe será informado de cómo y qué tareas son resueltas por sus empleados, cuáles son los plazos para completar la decisión y el formulario para presentar los resultados de la decisión; o reducir el costo de mantenimiento del parque de computadoras y minimizar el costo de mantenimiento del archivo. Al presentar el sistema, primero se construye un modelo de la estructura empresarial, que incluye a todos los empleados involucrados en el flujo de trabajo, se compila e ingresa una lista de todos los tipos posibles de documentos, sus parámetros y estados. A continuación, se presentan los propios documentos y se indican todas sus posibles conexiones con empleados específicos de la empresa, a través de los cuales los documentos pueden cambiar los estados y los términos. Como resultado, todos los empleados trabajan en un único espacio de información. El sistema le permite trabajar con una amplia gama de aplicaciones. El servidor integrado "Effect Mail" simplifica el proceso de envío / recepción de correo electrónico tanto como sea posible.
    Actividad innovadora en el sistema de gestión empresarial Análisis del sistema de gestión empresarial Sistema de gestión empresarial

  2014-02-06

Los flujos de información son un conjunto de mensajes que reflejan objetivamente el desarrollo de procesos comerciales que se transmiten a través de canales de comunicación para la gestión. Las transmisiones pueden ser directo   (del subsistema de gestión al subsistema gestionado) y contrarrestar   (del subsistema de control al subsistema de control).

El valor de la información está determinado por el indicador probabilístico complejo en el tiempo P (t) en función de las probabilidades de recepción oportuna de información P s, su integridad R p y confiabilidad P:

Por lo tanto, es necesario lograr la recepción oportuna de información útil en cantidades suficientes. Esto asegurará una toma de decisiones rápida y efectiva.

El dilema de la toma de decisiones se asocia tradicionalmente con dos limitaciones.

Por un lado, la información recopilada de manera insuficientemente rápida lleva a la adopción de una decisión que está lejos de ser racional, hasta ser errónea.

Por otro lado, la recopilación de información demasiado larga puede conducir a una disminución en la relevancia del hecho de la toma de decisiones (hasta una pérdida completa de relevancia).

La importancia clave es la utilidad (relevancia) de los flujos de información compartidos por las características clave presentadas en la Fig. 22.1

Higo. 22.1 Clasificación de los flujos de información.

Los volúmenes crecientes de flujos de información juegan un papel controvertido. Por un lado, cuanto mayor es el volumen de información, mayor es la posibilidad de encontrar su parte útil para tomar una decisión. Por otro lado, según estudios estadísticos, un aumento doble en el volumen de información (es decir, un aumento del 100%) se acompaña de un aumento en su parte útil de no más del 20%. Esto significa que el 80% de la información adicional no es útil. En estas condiciones, la búsqueda de algoritmos efectivos para extraer la parte útil del flujo general de información para tomar decisiones de gestión racional es de gran importancia.

Una empresa manufacturera si la consideramos desde un punto de vista gerencial desde dos subsistemas, uno gerencial y uno administrado o un sujeto y un objeto de control, canales de transferencia de información interconectados. El objeto de control puede considerarse condicionalmente como un sistema que transforma los recursos, a la entrada de los cuales se reciben materias primas, materiales, mano de obra, etc., y la salida son productos de producción. Las conexiones de información del sistema de producción con el entorno externo se pueden representar mediante dos canales de entrada y uno de salida.

Uno de los canales de información de entrada recibe información de estructuras externas que determinan las condiciones de la empresa, teniendo en cuenta los planes de producción y actividades económicas, así como los estándares para el uso de los recursos. La totalidad de esta información determina las condiciones y afecta la tecnología para lograr los objetivos de la organización.

La segunda entrada de información representa influencias perturbadoras provenientes del entorno externo. Un ejemplo de factores perturbadores es una violación de los términos de suministro de materias primas y materiales, una disminución en su calidad, cambios en los términos de venta de productos, violación de obligaciones contractuales, por parte de empresas relacionadas con, etc. Además de estos factores de perturbación provenientes del entorno externo a la empresa, pueden ocurrir influencias perturbadoras similares en el interior. sistemas de producción. Por ejemplo, averías de equipos, violaciones accidentales de regímenes tecnológicos, enfermedades de empleados de empresas, etc.

La salida de información del sistema de producción es un canal para transmitir información a organizaciones externas, por ejemplo, una asociación o ministerio, que incluye una determinada empresa o autoridades fiscales, etc. En cualquier sistema de gestión, el sujeto y el objeto de la gestión están conectados por canales de información a través de los cuales se controlan las acciones y la información sobre estado del objeto de control.

El organismo de gestión empresarial en la versión clásica de tres niveles consta de tres capas. Dentro y fuera de estas capas, circulan flujos de información. De arriba a abajo - acciones de control, de abajo a arriba - información de retroalimentación, horizontalmente - el intercambio de información entre objetos internos del mismo nivel, así como entre objetos internos y externos.

El mecanismo de gestión en sí incluye personal de gestión, redes informáticas, financieras, de información y otros recursos. La tarea de gestión de la producción se reduce a la gestión racional de los flujos de recursos (materiales, energéticos, financieros, de información, etc.).

Capítulo 2. Gestión de los flujos de información de las empresas industriales basadas en la optimización del flujo de trabajo.

2.1. Flujos de información de la empresa: estructura y características de construcción.

En general, el campo de información de la empresa se puede dividir en propio y externo. Propio   El campo de información combina información originada dentro de la empresa. Dicha información debe incluir 1:

Datos contables y otros informes legales para los períodos actuales y pasados;

Documentos primarios de contabilidad, contabilidad comercial y operativa;

Órdenes e instrucciones del jefe y gerentes de todos los enlaces (escritos y orales);

Datos de circulación interna de documentos (en papel y electrónicos);

Los resultados de nuestro propio análisis de actividades financieras y económicas;

Otros datos (por ejemplo, resultados de encuestas de empleados de la empresa).

Es importante tener en cuenta que la calidad del propio campo de información de la empresa depende principalmente de la posición de la propia empresa (principalmente de la administración). Una estructura organizativa clara de gestión, una distribución racional de las responsabilidades funcionales entre el personal, una contabilidad confiable y conveniente sobre la base de sistemas automatizados modernos, un esquema de flujo de trabajo bien pensado contribuye a la mejora y el desarrollo del campo de la información, lo que, a su vez, conduce a un aumento en la calidad de las decisiones gerenciales. Por el contrario, el descuido de los problemas de recopilación, procesamiento y análisis de información interna está plagado de serios problemas en la gestión de los procesos comerciales en la empresa. Sin embargo, la optimización del campo de información interna de la empresa, la tarea es bastante simple en relación con el campo externo.

El hecho es que su propio campo está formado por fuentes internas de información que pueden verificarse fácilmente para verificar su integridad y precisión. En el caso de un campo externo, esto de ninguna manera está garantizado. La cantidad de variedades de información externa y sus fuentes es muy significativa, por lo tanto, nos limitamos a enumerar las principales:

Leyes, decretos, órdenes y otros documentos reglamentarios del nivel federal;

Actos reglamentarios de la rama, nivel regional y local (a menudo contradictorios);

Comentarios sobre los actos reglamentarios anteriores (prensa, otros medios, bases de datos, Internet);

Datos sobre el estado de la industria (medios de comunicación, Internet, resultados de investigaciones personalizadas);

Datos sobre el estado de la economía global (medios, bases de datos, Internet);

Información de los clientes (comentarios);

Conclusiones de consultores y expertos, los resultados de investigaciones de mercado externas (personalizadas) y auditorías.

Enumeramos brevemente los principales problemas que surgen al crear un campo de información externo.

Parcialidad de la información.   En algunos casos, la fuente no proporciona toda la información, sino parte de ella. Sin embargo, no está claro dónde y cómo encontrar la información que falta.

Información inexacta   Parte de la información (especialmente en algunos medios e Internet) parece dudosa y, en algunos casos, falsa. Sin embargo, puede que no haya otras fuentes, y luego debe tener en cuenta dicha información o rechazarla.

Inconsistencia de información.   Algunas fuentes contradicen a otras, y es imposible determinar inequívocamente una fuente confiable.

Redundancia de información.   La información es demasiado detallada y se necesitan esfuerzos significativos para extraer de ella la parte necesaria para el negocio.

Heterogeneidad de la información.   La información de varias fuentes viene en varias formas (en papel, oralmente, por correo electrónico, en forma de gráficos y tablas, en forma de archivos de Internet de diferentes codificaciones, etc.). Es bastante difícil organizar la unificación de dicha información para su posterior almacenamiento y procesamiento utilizando una sola tecnología.

Como se puede ver incluso en esta breve lista de problemas, la formación y el mantenimiento en buenas condiciones del campo de información de la empresa es una tarea muy difícil. Sin embargo, es necesario resolverlo, ya que el precio de un grave error de gestión es inmensamente más alto.

Hacer frente al flujo de información externo e interno para que el gerente pueda tomar decisiones efectivas y llevar a cabo con éxito los negocios de la empresa: este es el objetivo del sistema de gestión de la información (IMS).

En la mayoría de los casos, los sistemas de información y gestión de las empresas a menudo se usaban con éxito solo como un medio para automatizar ciertos procesos, para recopilar y procesar información diversa y resolver otros problemas locales que se cruzan débilmente con la línea general de desarrollo de la empresa.

Un concepto integral fundamentalmente nuevo para crear un sistema de información corporativo (CIS), a diferencia de la mayoría de los IMS existentes, debe centrarse en resolver las tareas estratégicas de la empresa, incluida la reducción del costo del presupuesto y los costos de producción, aumentar la eficiencia de la gestión y garantizar su atractivo de inversión , el fortalecimiento de los mercados existentes y el desarrollo de nuevas actividades. Por lo tanto, se puede decir que este sistema corporativo es la plataforma sobre la cual se construye un modelo nuevo y mejorado de hacer negocios: un negocio rentable y altamente rentable que proporciona a la empresa acceso a un nuevo nivel de competitividad.

Se propone considerar las características distintivas de IMS y CIS (Figura 2.1.).

Por lo tanto, los sistemas de gestión de la información a menudo se usan con éxito solo como un medio para automatizar ciertos procesos, para recopilar y procesar una variedad de información y resolver otros problemas locales que se cruzan débilmente con la línea general de desarrollo de la empresa.

A diferencia de ICS, los componentes de CIS que aseguran la operación efectiva de la compañía en su conjunto incluyen un sistema unificado de administración de la compañía, sistemas automatizados de control de procesos, redes y sistemas de telecomunicaciones para la transmisión de información de telemetría, sistemas de soporte vital e Internet. e intranet soluciones.

El sistema de información corporativa se está construyendo como un complejo único de software, soluciones técnicas y organizativas, que cubre todos los procesos de producción, tecnológicos, financieros y comerciales y combina todas las divisiones de la empresa en un solo espacio de información.

La gama de tareas específicas resueltas como resultado de la creación de un sistema de información moderno incluye:

Combinando en un solo espacio de información una gran cantidad de objetos geográficamente distantes y divisiones de la compañía;

Transmisión de alta velocidad a través de canales de comunicación de cualquier tipo de flujo de información;

Apoyar las actividades de todos los departamentos e instalaciones de la empresa;

Automatización de todos los procesos tecnológicos y comerciales de la empresa, control operativo y gestión de los procesos de producción, transporte y ventas, liquidación con consumidores y proveedores, gestión de personal, etc.

Potentes herramientas para procesar y analizar la información recibida, calcular el costo de producción planificado y real;

Garantizar el nivel necesario de seguridad y protección de los recursos de información empresarial.

Figura 2.1. - El proceso de transformación del sistema de gestión de información empresarial en un sistema de información corporativo.

El principal resultado de la introducción de un sistema de información corporativo debe ser la creación de un mecanismo de gestión eficaz y eficiente en la empresa, que cubra los procesos comerciales: producción financiera, tecnología, marketing, ventas, etc. Como resultado de esto, la corporación alcanza un nivel cualitativamente nuevo de gestión y planificación de sus actividades.

Aumenta la rentabilidad debido a:

Establecimiento de disciplina de pago y control claro sobre liquidaciones, cuentas por cobrar y por pagar y pagos sobre ellos;

Gestión eficaz de todo tipo de recursos y creación de un sistema flexible de planificación estratégica y operativa.

La reducción de costos se debe a:

Optimización de las políticas contables y fiscales, la introducción de un mecanismo claro para calcular y pagar impuestos;

Posibilidades de redistribución operativa de flujos de materiales.

Al mismo tiempo, el atractivo de la inversión se ve reforzado mediante el uso de normas contables internacionales generalmente aceptadas y una "transparencia" completa de los flujos financieros y económicos para los inversores y prestamistas, así como la calidad y eficiencia del trabajo de cada unidad empresarial. Esto último ocurre debido a:

Creación de un espacio de información único para sistemas tecnológicos y empresariales, creación de una base de conocimiento empresarial única;

Implementación de estándares corporativos y el uso de una tecnología de procesamiento de información unificada en todos los niveles de gestión;

Implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos, que permite organizar racionalmente los flujos de información internos y externos;

Organización de un control personal claro sobre la ejecución de órdenes e instrucciones.

La formación de un único campo de información de las actividades de la empresa se basa en la obtención de información de varias fuentes. Por lo tanto, para garantizar su uso efectivo, se deben tener en cuenta una serie de principios que garantizan la eficacia del soporte de la información. Al organizar el soporte de información, es necesario proceder de una serie de disposiciones básicas (principios).

El principio de interacción.   Se refiere a las pautas principales que median el propósito, el contenido y las formas de cooperación empresarial en la empresa.

El principio de legalidad.   Se entiende como la implementación universal, incondicional y precisa por parte de todos los funcionarios y unidades de la legislación vigente.

El principio de paridad (igualdad) de las partes y la división de sus competencias.

El principio de confidencialidad.   El valor y la confidencialidad de la mayor parte de la información utilizada en la interacción de la información implica la necesidad de no revelar los secretos estatales, oficiales y comerciales, otra información protegida por ley, asegurando la integridad y confiabilidad de los datos.

El principio de compensación.   La cuestión de la compensación se estipula en acuerdos separados o en actos reglamentarios pertinentes.

El principio de compatibilidad de la información.   Sin la introducción de la tecnología de la información, es imposible interactuar efectivamente entre los departamentos. Cuando se procesan grandes conjuntos de información diversa, los medios técnicos que realizan esta tarea deben "entenderse", lo que se logra debido a los principios generales de compatibilidad de la información. Este principio debe establecerse en los cimientos para el desarrollo de todos los sistemas de información complejos relacionados con la necesidad de su interacción.

Las siguientes características deben ser inherentes a un sistema de información corporativo para administrar una empresa mediana o grande:

Alta funcionalidad;

Arquitectura modular;

Alto rendimiento;

Alta flexibilidad de acuerdo a los requerimientos del cliente;

Configuración flexible del lugar de trabajo;

Delineación centralizada de privilegios de usuario;

Cumplimiento total de los actos reglamentarios y legislativos;

Orientación a hardware y software asequible.

La estructura funcional del sistema de información de la compañía se muestra en la Figura 2.2.

Figura 2.2. - La estructura interna del sistema de información de una empresa industrial.

Las siguientes funciones se implementan dentro del subsistema "contabilidad operativa":

a) ventas: mantenimiento de contratos para el suministro de productos; formación de pedidos para envío de productos; transferencia de datos a la ronda de contabilidad financiera; establecer comunicación con declaraciones de aduana (GTD); impresión de pedidos y recibos de seguros; informar sobre el envío de productos; mantener una "línea de crédito" del cliente;

b) existencias de materias primas: procesamiento de documentos entrantes y salientes; ejecución de facturas por desplazamiento interno; registro de notas de envío; contabilización de artículos de bajo valor y de uso; generación de datos para sectores de liquidación con proveedores y contratistas, informes sobre el movimiento de bienes y materiales;

c) el sistema de contabilidad para el movimiento del transporte ferroviario: contabilidad de cuentas personales; contabilidad de gastos por servicios ferroviarios; control de compensaciones esperadas y efectivo en el camino; formación de documentación de informes, etc.

En el subsistema "gestión financiera" se implementan los siguientes tipos de trabajo:

a) deudores / acreedores: acuerdos con deudores por productos enviados; operaciones de compensación; realización de transacciones de facturas; contabilidad de contratos de exportación; análisis de cuentas por cobrar y por pagar;

b) operaciones bancarias: ejecución de documentos bancarios; saldos de cuentas en cuentas; operaciones de venta / compra de divisas;

c) planificación y análisis financiero: preparación del presupuesto consolidado de la empresa y control sobre su implementación; análisis detallado de la condición financiera de la empresa; control de la contabilidad de caja en los ingresos de la compañía;

d) contabilidad: generación automática de transacciones en el libro mayor basado en documentos primarios, ajuste flexible del plan contable, la formación de todas las entradas contables en el sistema, la formación del balance general.

En el subsistema "producción" se implementan las siguientes funciones:

a) el cálculo del costo de producción planificado, el ajuste flexible del programa de producción, el cálculo de la necesidad de productos semiacabados, la formación de un cálculo consolidado y expandido, el cálculo de costos comerciales, análisis de costo-efectividad, análisis comparativo de costos,

b) cálculo y análisis de costos de producción, formación y análisis de costos de producción de productos por ítems de costos, análisis de costos para 1 rublo de productos básicos, un análisis comparativo de autovaloración planificada y real;

c) almacén de productos terminados, contabilizando la recepción de productos en el almacén, contabilizando el consumo de productos terminados, la formación de informes sobre el movimiento de productos terminados.

En el subsistema se implementan funciones de "activos fijos":

a) contabilidad de activos fijos, preparación de documentación sobre el recibo, disposición y movimiento de activos fijos, cálculo de deducciones de depreciación; contabilizar el movimiento de activos fijos, la formación de la estructura de edad de los equipos, etc.

b) venta y otra disposición de activos fijos, preparación de facturas, contabilización de los ingresos de la venta de activos fijos, informes.

En el subsistema se implementa el "administrador del sistema":

a) control de acceso, configuración flexible de privilegios de usuario en el subsistema, organización de grupos de usuarios, restricción de acceso a datos de departamentos individuales;

b) integridad de los datos; un sistema de herramientas de software especializadas destinadas a mantener la integridad lógica y física de los datos del sistema; monitoreo operativo de las acciones del usuario; control estático de la actividad del usuario;

c) monitoreo de errores; registro de errores del sistema; control de ocurrencia, análisis de la causa; mantenimiento del contexto de errores del desarrollador;

d) gestión de informes impresos;

e) configuración de los parámetros del sistema: configuración de "propietario del sistema"; ajuste a los detalles de contabilidad y organización de la actividad económica, ajuste de los parámetros del sistema del sistema; configuración de ubicación de datos.

La gestión interna de los flujos de información empresarial se basa en el concepto de flujo de trabajo.

El éxito de las actividades de gestión depende en gran medida de la rapidez y la eficiencia del procesamiento de toda la documentación necesaria, cuyo movimiento se lleva a cabo a lo largo de ciertas rutas desde el lugar de elaboración o ingreso a la organización antes de enviarla a las organizaciones interesadas o depositarla en archivo. Este movimiento de documentos se llama flujo de documentos 1. Debe organizarse de tal manera que no haya demoras ni acumulaciones de documentos en los lugares de trabajo. Para este fin, las organizaciones necesitan desarrollar rutas para pasar documentos y establecer fechas específicas para su estadía con cada contratista, para monitorear su paso por todos los lugares de trabajo. El orden de movimiento de los documentos se puede representar de la siguiente manera (figura 2.3).

Figura 2.3. - Esquema del movimiento de documentos en la empresa.

La organización correcta del trabajo con documentos depende de cuán claramente divididas las funciones y responsabilidades entre los empleados de la empresa. El conocimiento preciso de sus funciones aumenta la responsabilidad de cada empleado y elimina la duplicación de operaciones cuando se trabaja con documentos.

De acuerdo con el propósito de la creación de los documentos se dividen en:

Eliminación (orden, instrucción);

Organizacional (puesto, estatuto, instrucción, protocolo);

Información y referencia (referencia, memorando o nota explicativa, acta, carta oficial, telegrama, mensaje telefónico, mensaje de fax, certificación de viaje);

Personal (autobiografía, declaración, poder notarial).

En el software de gestión de documentos, hay tres grupos de documentos:

Interno (creado en la organización y no más allá de sus fronteras): documentación administrativa, de referencia e información;

Bandeja de entrada (entrante a la organización). Esto incluye documentos de los órganos superiores de gobierno (decisiones, decisiones, órdenes, instrucciones, cartas de instrucción), documentos de otras organizaciones (cartas, decisiones, actos), apelaciones de ciudadanos, etc.

Saliente (enviado a otras organizaciones): cartas, planificación y documentación de informes.

Los documentos se distribuyen en la organización de acuerdo con las funciones de los departamentos y contratistas. Estas funciones están consagradas en los reglamentos sobre divisiones estructurales y en las instrucciones oficiales de los artistas intérpretes o ejecutantes.

Procesamiento de documentos entrantes.

Los documentos entrantes (es decir, toda la correspondencia que llega a la organización por correo, telégrafo, fax o cualquier otro medio) deben someterse a un procesamiento expedicionario. El oficial de expedición, en primer lugar, verifica la exactitud de la entrega de correspondencia, su seguridad (ausencia de daños en el embalaje, la integridad de los materiales enviados, etc.). Todos los sobres están abiertos, excepto la correspondencia personal. Los sobres se destruyen, a menos que el sobre esté marcado "confidencialmente" o "con urgencia", así como si la dirección del remitente, las fechas de envío y recepción están estampadas solo en el sobre. El procesamiento expedicionario de los documentos debe realizarse el día en que los recibe la organización.

Luego, los documentos entrantes se clasifican en registrados y no registrados. No todos los documentos entrantes están sujetos a registro. La organización misma determina la lista de documentos no registrados. Por lo general, los documentos que no son de registro incluyen cartas de felicitación, catálogos, medios impresos (folletos, revistas), mensajes de reuniones, etc.

Los documentos de registro se colocan con un sello de registro que contiene el nombre de la organización, la fecha de recepción del documento y su número.

Los documentos entrantes se procesan previamente en la oficina, donde se distribuyen en flujos:

A los jefes de la organización: para revisión obligatoria;

Subdivisiones - para ejecución. Los documentos ejecutados por varios departamentos se reproducen y transmiten simultáneamente a todos los artistas intérpretes o ejecutantes.

El jefe de la organización, después de examinar el documento, determina al ejecutor, le da instrucciones claras y concretas y establece los plazos reales. Estas instrucciones están redactadas como una resolución en el documento mismo. El secretario-referente ingresa la información sobre el contratista y el período de tiempo para la ejecución del documento en el diario de registro y sirve como base para tomar el documento bajo control.

Un documento con la resolución de la cabeza se transmite al contratista y está en su trabajo hasta que el problema finalmente se resuelva. Una vez que se ha completado el trabajo en el documento, se hace una marca en el documento sobre su ejecución y dirección a los negocios. Después de esto, el documento, junto con una copia de la respuesta, se transmite a la secretaria de rentas para su presentación en el caso.

Procesamiento de salida.

Salientes son documentos enviados desde la organización. Su procesamiento incluye los siguientes pasos:

Redacción de un documento por el contratista;

Coordinación del proyecto de documento;

Verificar la exactitud del diseño del borrador del documento;

La firma del documento por parte del titular;

Registro de documentos;

Enviar un documento al destinatario;

Presentación de la segunda copia (copia) del documento en el caso.

El borrador del documento es preparado por el contratista y acordado con los funcionarios interesados \u200b\u200bo subdivisiones estructurales. Antes de la transferencia del documento preparado para su firma, el contratista debe verificar el contenido del documento y sus anexos, la exactitud del papeleo, la presencia de los detalles necesarios. Los documentos salientes se ejecutan en dos copias, con la excepción de faxes y mensajes telefónicos, que se compilan en una copia.

El borrador del documento preparado se presenta para su firma al jefe de la organización. Después de que el gerente firma dos copias, el documento se registra en el diario de registro de los documentos salientes.

El procesamiento de reenvío de documentos salientes incluye clasificación, empaque, procesamiento de correo y entrega a la oficina de correos.

Documentos internos - estos son documentos que se preparan, ejecutan y ejecutan dentro de la propia institución. Su preparación y ejecución se llevan a cabo de acuerdo con las reglas generales para el procesamiento de documentos salientes e incluyen los siguientes pasos.

MEJORA DE LOS FLUJOS DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN

1.2. Proceso de comunicación ................................................ .......................

1.3. Gestión del soporte de información y su composición. La información fluye ................................................ .................................................. .............. 14

2. ASPECTOS METODICOS DE LA INVESTIGACION DE FLUJOS DE INFORMACION ........................................... .................................................. ............... Dieciocho

2.1. Métodos de investigación de apoyo a la información ....................... 18

2.2. Métodos gráficos y matriciales de búsqueda de información ............... 21

2.3. Aplicación de las tecnologías CASE para diseñar un sistema de información .......................................... .................................................. ............................... 29

3. MEJORA DE LOS FLUJOS DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA UNIDAD ELÉCTRICA OJSC ...................................... .............. 37

3.1. Análisis de diagnóstico de enlaces de información entre las unidades funcionales de la empresa .......................................... ..............................

3.2. Construyendo un modelo gráfico y matricial de flujo de trabajo ........

3.3. Justificación para mejorar los flujos de información 43

CONCLUSIÓN ................................................. .................................................. 44

LISTA DE LITERATURA USADA ............................................... 45

APÉNDICES ................................................. .................................................. 46

INTRODUCCIÓN

1 GESTIÓN EMPRESARIAL: REPRESENTACIÓN DEL SISTEMA

1.1 la composición del subsistema de gestión

El análisis de la organización de la gestión es un proceso complejo e interconectado de estudio de la estructura y el contenido del ciclo de gestión, la organización del trabajo de gestión, la información, el soporte técnico y matemático, la composición de los organismos y los costes de gestión. El análisis es la primera etapa y el punto de partida para el desarrollo de cualquier evento en el campo de la mejora de la gestión. Le permite dar una descripción completa de los elementos, unidades estructurales y niveles del sistema de gestión, evaluar su estado y justificar la dirección de un mayor desarrollo. Dependiendo de las metas y objetivos, el análisis puede cubrir diferentes partes del sistema de control, tener un grado diferente de detalle y terminar con la preparación de varios materiales, pero la base metodológica y las posiciones iniciales del análisis siguen siendo las mismas.

El análisis consta de tres etapas de trabajo interrelacionadas:

Recopilar información sobre el estado de la organización de la gestión, sus elementos individuales, procesos y objetos en las industrias estudiadas y similares;

Descripciones del proceso u objeto analizado utilizando un sistema de indicadores y estableciendo una relación entre ellos;

Procesar el sistema formado de indicadores por diversos métodos y técnicas para resolver las tareas.

La primera etapa del análisis es un trabajo de formación de información. La segunda etapa está asociada con la selección de un sistema de indicadores que caracterizan la parte estudiada de la organización de gestión; desarrollo de métodos para su medición y una descripción de sus relaciones. La tercera etapa del trabajo se lleva a cabo de diferentes maneras dependiendo de las características del objeto analizado y la tarea planteada antes del análisis con diversos grados de aplicación de métodos cualitativos y cuantitativos.

El proceso de control puede considerarse en estática, es decir, como congelado en un momento particular en el tiempo, y en dinámica (teniendo en cuenta el movimiento y el desarrollo).

Un análisis de la organización de la gestión puede ser de naturaleza completa (integral) o para estudiar alguna parte del sistema (análisis temático); tal vez global   que afecta a todos los niveles principales y enlaces de gestión, o local   tocando uno de cierto nivel o enlace.

En su totalidad, la secuencia del proceso de análisis del sistema incluye 9 etapas:

I. La redacción del problema.

II Estructuración del estudio (construcción de un árbol de metas "típico").

III. Elaboración de un modelo del objeto de control.

IV. Predicción del estado futuro del objeto de control; Evaluación de riesgos"

V. Diagnóstico del sistema y la formación de alternativas para el desarrollo de un sistema gestionado.

VI. Selección de alternativas.

VII. Implementación del programa de eventos.

Viii Desarrollo de un esquema lógico-informativo de un sistema de control.

IX. Diseño e implementación de un sistema automatizado de información de procedimientos en el sistema de control.

La implementación de las primeras siete etapas del proceso le permite tomar decisiones al más alto nivel de gestión, independientemente de si la empresa tiene un sistema de gestión empresarial automatizado (AMS). La implementación de las dos últimas etapas le permite automatizar la recopilación y el procesamiento de información para las decisiones estándar de los gerentes de nivel medio.

I. La redacción del problema. Antes del estudio, se formula el objetivo. Si los gerentes no tienen experiencia en resolver un problema o no pueden resolverse mediante métodos tradicionales, la tarea se transfiere al rango de un problema (problema).

II Estructuración del estudio (construcción de un árbol de metas "típico"). Para resolver el problema formulado que enfrenta el sistema, es necesario un estudio exhaustivo de muchos temas relacionados con el problema. Pero cada pregunta, a su vez, está relacionada con uno u otro elemento del sistema. Por lo tanto, en esta etapa, en la forma más general, se identifica una totalidad de factores que presumiblemente pueden afectar el problema problemático en estudio. Además, un grupo de factores estará relacionado con el entorno externo, el otro con la competencia de los gerentes de la empresa en estudio. Como resultado, es necesario definir claramente el rango de temas que deben incluirse en el estudio.

III. Elaboración de un modelo del objeto de control. El modelo predictivo puede considerarse como una derivada del método utilizado en el pronóstico. Para predecir el estado de los objetos económicos a nivel empresarial, los modelos creados con métodos estadísticos matemáticos son bastante confiables: tendencias, relaciones lineales por partes, diferencias finitas, funciones de producción (incluidas las regresiones), así como estimaciones de expertos. Al compilarlos, se utilizan informes y datos estadísticos sobre el funcionamiento de la empresa, los resultados de los cuestionarios y los indicadores de rendimiento de las empresas relacionadas.

IV. Predicción del estado futuro del objeto de control; Evaluación de riesgos". Los modelos desarrollados en la tercera etapa se utilizan para pronosticar los indicadores económicos más importantes de la empresa. En la mayoría de los casos, a nivel empresarial, las estimaciones previstas se obtienen utilizando tendencias, regresiones y funciones de producción de la ley de poder. Es deseable que el intervalo de pronóstico no exceda un tercio del intervalo proporcionado por los datos de informes. En el pronóstico, también se pueden esperar cambios cualitativos en los factores incluidos en el modelo. Una parte importante de los cálculos de pronóstico es la determinación de la probabilidad de su ejecución (o "riesgo de error").

V. Diagnóstico del sistema y formación de alternativas para el desarrollo de un sistema administrado (identificación de áreas para mejorar las actividades de producción y formas de implementarlas). Diagnosticar el estado de un sistema administrado es una etapa crucial en el análisis del sistema de un problema. El diagnóstico le permite identificar la naturaleza de las dependencias entre los parámetros del sistema y aclarar los factores para lograr los objetivos, para evaluar el valor total de las reservas en diferentes áreas de la empresa. Durante el diagnóstico, se revelan los cuellos de botella en el sistema de control y producción, y se caracteriza el "nivel organizativo y técnico". Para el diagnóstico, además de los informes y los datos estadísticos, se utilizan los resultados de entrevistas directas con gerentes de diferentes niveles y funcionarios y trabajadores ordinarios, así como los resultados de una encuesta. En algunos casos, es aconsejable utilizar datos estadísticos sobre empresas relacionadas. Para aclarar los factores de lograr objetivos y evaluar el nivel organizativo y técnico, se utilizan métodos formalizados (estadísticos) y métodos de evaluación de expertos. Existen enfoques bien conocidos en los que los factores se refinan al destacar "áreas de resultados clave" en las áreas de actividad gerencial.

En el caso de que un sistema de control automatizado ya esté operando en la empresa y se esté trabajando en su desarrollo posterior (véanse las etapas VIII y IX del análisis del sistema), los métodos de toma de decisiones por parte de los gerentes también se estudian en la etapa de diagnóstico.

VI. Selección de alternativas. Del conjunto de medidas formadas en el proceso de diagnóstico, se seleccionan métodos matemáticos o gráficos que satisfacen las limitaciones de recursos externos e internos y los criterios de selección para la alternativa óptima.

VII. Implementación del programa de eventos. Para la organización racional del trabajo en la etapa de implementación, es necesario:

Emitir una orden de la gerencia de la empresa para elaborar un programa de desarrollo;

Formación de equipos integrados para la implementación de secciones del programa;

Elaboración de un cronograma de red para la implementación del programa;

Organización de un grupo de coordinación;

Atraer para resolver los problemas más complejos de los empleados de las organizaciones de investigación (consultoría);

La inclusión en el grupo de coordinación de uno de los especialistas de la empresa,

Dotado de una gran responsabilidad (esta persona realizará las funciones de "organizador" y "analista" y garantizará la representatividad de las recomendaciones formuladas por los equipos).

Si aún no se ha implementado un sistema automatizado de control de procesos en la empresa, el trabajo de diseño para automatizar las tareas de administración se incluye en el programa. En los casos en que el sistema de control automatizado ya esté operativo, el programa de desarrollo puede contener medidas para modernizar el sistema de información automatizado, lo que aumentará la calidad y la cantidad de información sobre los objetos administrados.

Viii Desarrollo de un esquema lógico-informativo de un sistema de control. En esta etapa, se determinan los procedimientos de información mediante los cuales se calculan los valores de los indicadores que caracterizan el estado de los factores. En primer lugar, el sistema de control automatizado incluye todas las tareas en las que se calculan los valores de los indicadores que caracterizan los factores del nivel inferior del árbol de objetivos. Todas las tareas (cálculos de procedimiento) están vinculadas (si es posible) al gráfico; así, este último se convierte en la base informativa multinivel del árbol de objetivos.

IX. Diseño e implementación de un sistema automatizado en un sistema de control. La secuencia de diseño de los procedimientos ACS debe ser tal que los procedimientos ubicados en los niveles superiores del esquema de lógica de la información se introduzcan más rápidamente, ya que con su ayuda se generará la información utilizada por los procedimientos en los niveles inferiores. En este caso, es necesario tener en cuenta la interconexión informativa de las tareas prioritarias seleccionadas con otras; La aparición de este factor se debe al hecho de que al diseñar un sistema de información automatizado o mejorarlo, no solo se tienen en cuenta la complejidad y el tiempo del trabajo computacional, sino también la necesidad de integrar matrices condicionalmente constantes. El hecho es que algunos problemas simples (y tal vez incluso económicamente desventajosos) aún deben resolverse en una computadora, ya que sus resultados son necesarios para otros cálculos.

La gran mayoría de la información para el diseño de procedimientos ACS se forma en las etapas V y VIII del análisis del sistema.

Por lo tanto, la calidad y la velocidad del diseño de nuevos sistemas de control automatizado dependerán de la calidad del diagnóstico, acelerando así el proceso de adaptación del sistema de gestión a las condiciones cambiantes de la empresa.

1.2 Proceso de comunicación

A menudo sucede que el mensaje transmitido es mal entendido y, por lo tanto, el intercambio de información es ineficaz. John Miner, un destacado investigador de gestión, señala que, por regla general, solo el 50% de los intentos de intercambiar información conduce a un acuerdo mutuo entre los comunicantes. Muy a menudo, la razón de tan baja eficiencia es el olvido del hecho de que la comunicación es esto es un intercambio.

Durante el intercambio, ambas partes juegan un papel activo. El intercambio de información ocurre solo cuando un lado "ofrece" información y el otro la percibe. Para que este sea el caso, se debe prestar mucha atención al proceso de comunicación.

Proceso de comunicación    - Este es el intercambio de información entre dos o más personas.

El objetivo principal del proceso de comunicación es proporcionar una comprensión de la información que se intercambia, es decir, mensajes Sin embargo, el hecho del intercambio de información no garantiza la efectividad de la comunicación de las personas que participan en el intercambio. Para comprender mejor el proceso de intercambio de información y las condiciones para su efectividad, se deben distinguir las siguientes etapas del proceso, en las que participan dos o más personas.

En el proceso de intercambio de información, se pueden distinguir cuatro elementos básicos.

1. Remitente,    una persona que genera ideas o recopila información y la transfiere.

2. Mensaje,    La información real codificada con caracteres.

3. Canal,    medios de transmisión de información.

4. Recipiente,    la persona a quien se destina la información y quien la interpreta.

Al intercambiar información, el remitente y el destinatario pasan por varios pasos interconectados. Su tarea es componer un mensaje y usar el canal para transmitirlo de tal manera que ambas partes entiendan y compartan la idea original. Esto es difícil, ya que cada etapa es al mismo tiempo un punto en el que el significado puede distorsionarse o perderse por completo. Los pasos interconectados indicados son los siguientes:

1. El origen de la idea.

2. Codificación y selección de canales.

3. Transmisión.

Estos pasos se ilustran en anexo 2    en forma de un modelo simple del proceso de comunicación.

Aunque todo el proceso de comunicación a menudo termina en unos pocos segundos, lo que dificulta distinguir sus etapas, es necesario analizar estas etapas para mostrar qué problemas pueden surgir en diferentes puntos.

El origen de la idea. El intercambio de información comienza con la formulación de una idea o la selección de información. El remitente decide qué idea o mensaje significativo debe estar sujeto a intercambio. Desafortunadamente, muchos intentos de intercambiar información se rompen en esta primera etapa, ya que el remitente no pasa suficiente tiempo pensando en la idea.

Es importante recordar que la idea aún no se ha transformado en palabras o no ha adquirido otra forma en la que sirva como intercambio de información. El remitente solo decidió qué concepto quiere que sea objeto de intercambio de información. Para realizar un intercambio de manera eficiente, debe tener en cuenta muchos factores.

Codificación y selección de canales. Antes de transmitir una idea, el remitente debe codificarla usando símbolos usando palabras, entonaciones y gestos (lenguaje corporal) para esto. Tal codificación convierte una idea en un mensaje.

El remitente también debe seleccionar un canal compatible con el tipo de caracteres utilizados para la codificación. Algunos canales conocidos incluyen la transmisión de discursos y materiales escritos, así como comunicaciones electrónicas, incluidas redes informáticas, correo electrónico, cintas de video y videoconferencias. Si el canal no es adecuado para la realización física de los caracteres, la transmisión no es posible. Una imagen a veces vale más que mil palabras, pero no cuando se transmite un mensaje por teléfono. Del mismo modo, la conversación concurrente con todos los empleados a la vez puede no ser factible. Se pueden enviar notas de notas antes de las reuniones de grupos pequeños para comprender el mensaje y familiarizarse con el problema.

Si el canal no es demasiado consistente con la idea que surgió en la primera etapa, el intercambio de información será menos efectivo. Por ejemplo, un gerente quiere advertir a un subordinado sobre la inadmisibilidad de infracciones graves de seguridad cometidas por este último, y lo hace durante una conversación fácil con una taza de café o enviándole una nota en la ocasión. Sin embargo, a través de estos canales, es probable que la idea de la gravedad de las violaciones no pueda transmitirse tan efectivamente como a través de una carta oficial o en una reunión. Del mismo modo, enviar una nota subordinada sobre la exclusividad de su logro no transmitirá la idea de cuán importante es su contribución al trabajo, y no será tan eficaz como una conversación directa seguida de una carta oficial de agradecimiento y un bono.

La elección de los medios de comunicación no debe limitarse a un solo canal. A menudo es deseable utilizar dos o más comunicaciones en combinación. El proceso es complicado, porque el remitente tiene que establecer la secuencia de uso de estas herramientas y determinar los intervalos de tiempo en la secuencia de transferencia de información. Sin embargo, los estudios muestran que el uso simultáneo de medios para intercambiar información oral y escrita suele ser más efectivo que, por ejemplo, simplemente intercambiar información escrita.

Transmitir. En el tercer paso, el remitente utiliza el canal para entregar el mensaje (idea codificada o conjunto de ideas) al destinatario. Estamos hablando de la transmisión física de un mensaje, que muchas personas toman erróneamente para el proceso de comunicación en sí. Al mismo tiempo, como vimos, la transferencia es solo una de las etapas más importantes que debe atravesar para transmitir la idea a otra persona.

Descodificación. Después de que el remitente envía el mensaje, el receptor lo decodifica. Decodificación    Es una traducción de los símbolos del remitente en los pensamientos del destinatario. Si los caracteres elegidos por el remitente tienen exactamente el mismo significado para el destinatario, este sabrá exactamente qué tenía en mente el remitente cuando se formuló su idea. Si no se requiere una reacción a la idea, el proceso de intercambio de información debería terminar allí.

Sin embargo, por varias razones, el destinatario puede enviar un mensaje que es ligeramente diferente al del remitente. Desde el punto de vista del líder, el intercambio de información debe considerarse efectivo si el receptor ha demostrado una comprensión de la idea al realizar las acciones que el remitente esperaba de él.

Antes de hablar sobre los diversos obstáculos al intercambio de información, es necesario revelar dos conceptos importantes: retroalimentación e interferencia.

Retroalimentación. Si hay comentarios, el remitente y el destinatario cambian sus roles de comunicación. El destinatario original se convierte en el remitente y pasa por todas las etapas del proceso de intercambio de información para transmitir su respuesta al remitente original, que ahora desempeña el papel del destinatario.

La retroalimentación puede aumentar significativamente la efectividad del intercambio de información de gestión. Según una serie de estudios, el intercambio de información bidireccional (si existe la posibilidad de retroalimentación) en comparación con el unidireccional (no hay retroalimentación), aunque avanza más lentamente, sin embargo, alivia el estrés de manera más efectiva, es más preciso y aumenta la confianza en la interpretación de los mensajes.

Ruido. La retroalimentación aumenta notablemente las posibilidades de un intercambio efectivo de información, permitiendo a ambas partes suprimir el ruido. En el lenguaje de la teoría de la transferencia de información, el ruido se llama aquello que distorsiona el significado. Las fuentes de ruido que pueden crear obstáculos para el intercambio de información varían desde el lenguaje (en diseño verbal o no verbal) hasta las diferencias en la percepción, debido a que el significado en los procesos de codificación y decodificación puede cambiar, y las diferencias en el estado organizacional entre el gerente y el subordinado. lo que puede impedir la transmisión precisa de información.

Ciertos ruidos siempre están presentes, por lo tanto, en cada etapa del proceso de intercambio de información, se produce una cierta distorsión del significado. Por lo general, tratamos de superar el ruido y transmitir nuestro mensaje. Sin embargo, un alto nivel de ruido definitivamente conducirá a una pérdida notable de significado y puede bloquear completamente el intento de establecer un intercambio de información. Desde la posición de la cabeza, esto debería conducir a una disminución en el grado de logro de los objetivos de acuerdo con la información transmitida. A anexo 1    El proceso de intercambio de información se presenta como un sistema con retroalimentación y ruido.

1.3 Gestión del soporte de información y su composición. Flujos de información.

La característica más importante del proceso de gestión es su naturaleza informativa. La organización de la implementación de las decisiones tomadas se lleva a cabo a través de un sistema de métodos para influir en los trabajadores utilizando información sobre la implementación de las decisiones tomadas (retroalimentación). Cuanto más precisa y objetiva es la información a disposición del sistema de control, más refleja plenamente el estado real y las relaciones en el objeto de control, más justificadas son las metas y las medidas reales destinadas a alcanzarlas.

Dado que el líder en su trabajo se basa en información sobre el estado del objeto y crea como resultado de su actividad nueva información de comando para transferir el objeto administrado del estado real al deseado, entonces la información se considera convencionalmente el tema y el producto del trabajo gerencial.

La información como elemento de control y sujeto del trabajo de gestión debe proporcionar una idea de alta calidad de las tareas y el estado de los sistemas gestionados y de gestión y garantizar el desarrollo de modelos ideales de su estado deseado.

De este modo, soporte de información - esto forma parte del sistema de gestión, que es una recopilación de datos sobre el estado actual y posible de los elementos de producción y las condiciones externas para el funcionamiento del proceso de producción y sobre la lógica de cambio y transformación de los elementos de producción.

Hay dos niveles de características de soporte de información:

- elemental   , es decir, la totalidad de los datos, características, signos;

- sistémico   , es decir, reproducir las relaciones y dependencias entre los grupos de clasificación de información, implementados en forma de modelos de información.

Con las características elementales de la información, la composición de la información, la forma y los tipos de portadores, se estudia su nomenclatura.

Requisitos básicos para la calidad de la información:

Oportunidad;

Fiabilidad (con cierta probabilidad);

Adecuación;

Fiabilidad (con cierto grado de riesgo);

La integridad del sistema de información (sobre la calidad y la intensidad de los recursos de los bienes, las condiciones en las etapas del ciclo de vida de los bienes de la empresa y los competidores, etc.);

Orientación

Corrección legal de la información;

Uso repetido;

Recolección, procesamiento y transmisión de alta velocidad;

Posibilidad de codificación;

La relevancia de la información.

Al caracterizar un sistema de información, se investiga el movimiento de los flujos de información, su intensidad y estabilidad, los algoritmos de conversión de información y el esquema de flujo de trabajo correspondiente a estas condiciones objetivas.

Las soluciones son una descripción ideal del estado deseado del objeto y los métodos para lograr este estado. Son un producto de uso limitado, ya que están dirigidos a un objeto específico en condiciones claramente descritas. La calidad de la solución como producto terminado se manifiesta indirectamente en la actividad del objeto al que se dirige la solución.

Al crear soporte de información, se guían por la necesidad promedio y alineada de información de gerentes y especialistas [ver pr 7]. La información sobre la gestión ocupa un lugar especial aquí, que refleja técnicas y métodos progresivos de organización de la gestión.

En el proceso de organizar la información de fundamental importancia es su división en condicionalmente constante   actuando como referencia, y variable   . Basado en el análisis de las relaciones de clasificación, ambos tipos de información se organizan en bloques interconectados (modelos) que pueden describir, es decir, caracterizar el proceso en estática o dinámica, componentes que reflejan una determinada situación típica.

El proceso de formación de soporte de información incluye varias etapas:

Descripción del estado del objeto, es decir, fotografía física. Esto implica un conjunto de indicadores y parámetros técnicos y económicos que caracterizan los sistemas de control y gestión, con una clasificación adecuada de estos indicadores;

Modelado de relaciones de clasificación en matrices de información con la identificación de relaciones causa-efecto, es decir, la formación de modelos estáticos privados;

Reflexión en modelos de información de la dinámica de elementos y procesos individuales, es decir, la justificación de tendencias en cambios cuantitativos y cualitativos en la producción. Además, un cambio cuantitativo implica el ajuste de la información, y un cambio cualitativo implica su reestructuración parcial o completa;

Un modelo de información integrado del proceso de producción, que refleja la relación y la dinámica de los procesos locales y toda la producción.

El orden de formación determina el enfoque para el análisis de la composición de la información. La organización de la información determina en gran medida el procedimiento para su almacenamiento, registro, actualización, transmisión y uso. Una organización clara de los bancos de datos nos permite justificar más completamente la dirección del movimiento, la intensidad de los flujos, las leyes de su transformación, la metodología de las solicitudes y la recepción.

Por lo tanto, el sistema de soporte de información es una recopilación de datos sobre los objetivos, condiciones y direcciones de desarrollo de un objeto y su entorno, organizados en flujos de información interconectados. Este sistema incluye métodos para obtener, almacenar, buscar, procesar datos y emitirlos al usuario.

2 ASPECTOS METODICOS DE LA INVESTIGACION DE FLUJOS DE INFORMACION

2.1 métodos de investigación de soporte de información

La implementación de los requisitos para el análisis de la organización de gestión depende en gran medida de la calidad y la cantidad de información sobre el estado del objeto analizado. La información debe ser necesaria y suficiente, caracterizar objetivamente la organización de la gestión, utilizando características cuantitativamente definidas.

Las principales fuentes de información sobre la organización de gestión actual y sus tendencias de desarrollo son actualmente las siguientes.

La primera fuente es informes de datos y año actual.   Esta fuente permite identificar el número y la composición de los trabajadores empleados en el aparato de gestión, la magnitud de los costos de gestión, el costo de la tecnología organizacional y la informática.

Segundo origen - estudio de documentación de políticas   (órdenes, instrucciones, actas de reuniones, materiales sobre verificación de ejecución, informes de unidades individuales, etc.) .

La tercera fuente es exámenes especiales    Esta fuente es actualmente la principal.

Los datos están ganando importancia actualmente. la carga de trabajo de los elementos materiales del sistema de control.   En este caso, el objeto de observación es un objeto separado: una computadora, un multiplicador, un documento.

Una fuente importante de datos sobre la organización de la gestión es realización de encuestas especiales   empleados del aparato de gestión o personal de la unidad correspondiente de la instalación gestionada.

Las fuentes de información nombradas no se excluyen entre sí. Deben combinarse, complementando y enriqueciendo el material obtenido por diferentes métodos.

Actualmente, se han utilizado con éxito varias técnicas para analizar el soporte de información. Se diferencian en las características aceptadas de la cantidad de información (símbolos, registros, líneas gráficas, documentos, etc.), métodos y herramientas de análisis. Los siguientes métodos pueden considerarse los más desarrollados.

1) El método de modelado matricial de procesos de desarrollo de datos, probado en empresas de ingeniería.

2) Método de análisis gráfico para estudiar los flujos de información, probado en plantas metalúrgicas.

3) Descripción de los flujos de información en forma de gráfico, como un árbol.

4) El método de esquemas de comunicación de información de cálculos planificados.

5) El método de análisis de investigación de problemas de gestión, desarrollado sobre la identificación de flujos "cortos".

Estos métodos provienen principalmente de las características cuantitativas generales de la información.

Cada uno de estos métodos tiene su propio campo de aplicación: algunos son convenientes para describir las conexiones de información entre departamentos, otros son entre grupos de tareas, tareas individuales y grupos de procedimientos elementales.

La reflexión y el análisis más completos y detallados de los flujos de información se pueden obtener utilizando modelos de información que se desarrollan como modelos matriciales   . En este caso, se utilizan varias matrices: procesos de materiales y gestión de documentos, gestión de documentos y la composición de soluciones y tareas en un nivel de gestión específico, para grupos de tareas específicos, para diferentes niveles de gestión, etc.

Con mayor frecuencia que otros, se utilizan modelos en forma de matrices y gráficos. Ambos métodos de modelado implican aislamiento en el sistema de información en forma de componentes independientes de los datos fuente, intermedio y final. Esto le permite estudiarlos de forma aislada, lo cual es de fundamental importancia para el estudio de la necesidad de información de producción externa e interna.

Los modelos matriciales de los flujos de información circulante se pueden construir en varias versiones, pero las matrices de la dimensión "documento a documento", "indicador a indicador" actúan como las bases. En este caso, los documentos pueden considerarse como bloques individuales.

En la forma clásica, los modelos matriciales están destinados al análisis de las relaciones de clasificación. Pero también son aceptables para estudiar las características principales del soporte de información del personal directivo, porque le permiten mostrar diferentes grupos de tipos y fuentes de información y contribuyen a una identificación más completa de la seguridad real y la posibilidad de mejorar tareas de diversos tipos.

Método de análisis gráfico   El estudio de los flujos de información se basa en la presentación de su gráfico de información y el análisis de su matriz de adyacencia. Los gráficos se pueden construir a nivel de documento, a nivel de componente (fuente, datos intermedios y externos) y a nivel sintético (fuente e información intermedia, resultados externos y funcionales).

Basado en modelos analíticos de gráficos, se puede identificar el número de variedades de información inicial, intermedia y efectiva utilizada y obtenida en el proceso de resolución del problema, la frecuencia de uso de diversos datos de información, el uso real de cada indicador en el trabajo.

Con gráficos de las principales tareas y procedimientos que se resuelven en el proceso de gestión, puede obtener una matriz de adyacencia de gráficos que muestra la relación de las tareas y los documentos utilizados en la gestión. El gráfico de cada tarea y un nivel de control específico le permiten establecer una continuidad informativa racional, la capacidad de utilizar los resultados intermedios y finales de esta tarea para otros.

Gráfica estructural    se puede usar para calcular la cantidad de información.

Estos métodos de análisis del soporte de información en conjunto nos permiten considerar todos los aspectos del aspecto semántico del análisis.

2.2 Métodos de investigación de información gráfica y matricial

El análisis más completo del soporte de información puede llevarse a cabo al construir y analizar un diagrama de bloques de portadores de información en forma de un gráfico de información.

Al justificar los flujos de información, es necesario tener en cuenta:

El movimiento de información dentro del marco del soporte de información (de bloque a bloque);

Interconexión y continuidad de información en procedimientos tecnológicos de un subsistema funcional y entre unidades funcionales independientes;

La orientación jerárquica del movimiento de información;

Orientación y tipos de diseño de información de salida.

Para este propósito, los modelos de información de objetos y procesos que ocurren en ellos se utilizan con éxito. El sistema de control automatizado crea la oportunidad de pasar de crear modelos de información para funciones y controles individuales a crear un modelo de gestión de información en su conjunto y para la empresa.

El procedimiento para prepararse para resolver un grupo de tareas o una tarea individual implica una determinación preliminar de la composición, secuencia y relación de los componentes estructurales de los flujos de información que proporcionan el proceso de solución. Los componentes estructurales del flujo incluyen documentos de entrada y salida (nivel funcional de análisis), matrices de información fuente, intermedia y de salida (nivel elemental de análisis), considerando los niveles seleccionados de forma independiente o integrándolos en un solo esquema.

Para los flujos de información que se fijan en composición y contenido en el objeto de automatización, la composición constante y la interacción de elementos ACS y algoritmos de tareas, la estructura de los flujos de información en el sistema generalmente no cambiará. Las secuencias y relaciones de los componentes estructurales determinados de los flujos son constantes y se pueden encontrar una vez. Para automatizar el proceso de análisis de flujos de información, es necesario crear un modelo de información apropiado. Para este propósito, es conveniente usar el aparato de la teoría de grafos.

Imagine los componentes estructurales de los flujos de información en forma de vértices del gráfico dirigido G \u003d (M, V), cuyos arcos reflejan sus relaciones entre sí. Cada par de vértices Mi y Mj está conectado por un arco dirigido de Mi a Mj solo si hay una transición de información de Mi a Mj.

Usando las propiedades de los gráficos, se pueden obtener una serie de características importantes de los flujos de información estudiados en el sistema.

Formamos matrices de adyacencia de potencia R, R 2, ..., R N y la matriz total. El análisis matricial le permite establecer las siguientes propiedades de flujo. El orden del componente Mj está determinado por la longitud de camino más larga que conecta Mi con Mj. Es igual al grado n de la matriz de adyacencia R n en la cual. El valor máximo del orden del componente Mj está determinado por la ruta más grande de Mi a Mj para todo el gráfico de información. Los datos de origen se extraen cuando la suma de los elementos j de la columna de matriz de adyacencia es igual a cero. Si la suma de los elementos de la línea i es igual a cero, la salida se resalta. Los valores de y son iguales al número de componentes, respectivamente, incluidos en Mj, y el número de resultados, que incluye Mi. Un elemento r ij de una matriz de adyacencia de grado n es igual al número de caminos de longitud n que conectan Mi y Mj. Los elementos r ij de la suma de la matriz R dan el número total de todas las rutas desde Mi a Mj sin especificar la longitud de la ruta.

Los elementos de columna j de una matriz R suma no cero, no cero, le permiten identificar todos los componentes que forman Mj en todas las rutas de datos. Los elementos distintos de cero de la línea i indican resultados en la formación de los cuales se utiliza el elemento Mi.

Usando la matriz de adyacencia R y el valor de orden, se puede determinar la duración del almacenamiento de componentes que son intermedios con respecto a la salida.

El algoritmo para analizar los flujos de información se presenta en forma general en el Apéndice 9. Al modificar el algoritmo, puede obtener casi todas las características de la interacción de elementos en el modelo ACS. En el Apéndice 10 se proporciona un fragmento de un modelo real que ilustra el volumen y la complejidad de las interconexiones de los elementos del sistema. Para mayor claridad, incluye solo matrices individuales de información y tareas funcionales. Por esta razón, el fragmento resalta algunas de las relaciones más significativas entre los elementos en términos de información de entrada y salida.

Los gráficos de información y las matrices de adyacencia correspondientes a ellos se pueden usar para determinar los volúmenes de información sobre tareas, grupos de tareas, subsistemas, el sistema en su conjunto y cualquier otro componente estructural del gráfico.

Como se muestra arriba, la cantidad de datos ingresados \u200b\u200ben el sistema es bastante grande, por lo tanto, su organización efectiva a nivel de máquina es relevante. Es conveniente llevar a cabo el análisis de la información para obtener datos iniciales con el fin de construir o reconstruir el fondo de información creado en el modelo de gráfico considerado dentro del marco de un algoritmo de análisis único. Se recomienda analizar las siguientes relaciones:

Identifique el número de tareas en las que se usa este indicador. En base a esta información, el coeficiente de duplicación de datos se calcula en el caso de la organización de matrices separadas con los datos de origen para cada tarea;

Para calcular la matriz de ocurrencia conjunta de pares de indicadores en tareas, cuyos elementos muestran el número de tareas en las que los indicadores correspondientes se usan juntos. Dichos indicadores se pueden combinar y utilizar en una matriz de información común de un único fondo de información;

Determine el número y la lista de tareas en las que se produce este indicador junto con otros indicadores, así como el número y la lista de indicadores. Esto nos permitirá identificar grupos de indicadores que se usan solo juntos y no se usan por separado en ninguna tarea.

El proceso de agrupar indicadores por tareas puede formalizarse introduciendo en cuenta el coeficiente de acoplamiento entre grupos. El coeficiente de acoplamiento se calcula mediante la siguiente fórmula:

El departamento financiero - incluye - 35 formularios, salida - 34 formularios de documentos, que es 13% a la entrada y 12.7% a la salida;

Departamento de planificación y economía - incluye 32 formularios, salida - 32 formularios, que es 12% a la entrada y 12% a la salida;

Departamento de marketing - incluye - 44 formularios, salida - 41 formularios, que es 16% a la entrada y 15% a la salida;

Departamento de producción y despacho - incluye - 31 formularios, hojas - 22, que es - 12% a la entrada y 8% a la salida.

Los patrones de flujo de documentos en estas unidades se presentan en solicitud.

Por lo tanto, se puede ver que en la entrada a los departamentos, los flujos de información están más cargados que en la salida. Esto indica que las unidades funcionales procesan la información entrante, posiblemente simplificándola. Para rastrear cómo las unidades procesan y usan la información recibida por ellas con más detalle, estudiamos los flujos de información en el departamento de planificación y economía.

3.2 la construcción de un modelo gráfico y matricial de flujo de trabajo

El sistema de gestión de documentos en la empresa es un reflejo de su producción y actividades comerciales. A medida que la producción mejora, el flujo de trabajo cambia. Este cambio se expresa en la aparición de nuevas formas (o eliminación de formas existentes) de documentos y un cambio en las rutas de su movimiento.

Para analizar el sistema de procesamiento de datos, parece apropiado dividir todos los documentos que circulan en la empresa en tres grupos principales: planificados, reales (informes) y normativos.

Modelo matricial (ver archivo adjunto) El movimiento de información en el departamento de planificación y economía de JSC Elektroagregat de acuerdo con las formas de los documentos muestra que la actividad principal de la unidad en este proceso de negocios relacionado con la planificación está dirigida al desarrollo de los documentos principales que se transfieren al departamento financiero y de contabilidad, el departamento de relaciones externas, OOTiZ y OIHIO

Por ejemplo, el departamento financiero recibe - 4 formas de documentos de planificación, el departamento de contabilidad - 3, el departamento de relaciones externas - 3, el departamento de salud y seguridad pública - 3 y los formularios de documentos OIHiO - 3.

Para realizar un análisis más detallado del flujo de documentos para PEO, es necesario sobre la base de la Matriz de movimiento de documentos en el proceso comercial desde la celebración del contrato hasta la venta de productos. ver archivo adjunto    crear tabla de flujo de información ver archivo adjunto .

Aunque existen interconexiones cercanas entre los departamentos que complican (confunden) el proceso de movimiento de la documentación para resolver problemas, el flujo principal de datos aún proviene del OPE al departamento de finanzas. Es importante tener en cuenta que es necesario tener no solo relaciones entre unidades funcionales, sino también las llamadas retroalimentaciones. Esto se debe a los siguientes factores:

Separación de divisiones en la resolución de problemas económicos planificados;

Uso descentralizado de estándares para resolver problemas de varios niveles de planificación.

Esto lleva al hecho de que en el proceso de funcionamiento, cada unidad tiene que resolver las tareas planificadas. Sin embargo, las tareas principales de la empresa están determinadas por el plan de producción para el año y el plan de producción para el mes.

Para el desarrollo y aprobación del plan de producción en el PEO proporcione información:

Departamento de Marketing y Ventas (UMiS) - borrador del plan de producción de la nomenclatura,

Departamento Técnico (TU) - proyectos de planes para la reconstrucción y reequipamiento técnico, preparación de la producción y desarrollo de tipos de productos nuevos y modernizados; reequipamiento técnico y adquisición de equipos; protección del medio ambiente; presupuesto para consumo de energía, eliminación de agua, servicios de comunicación y reparación de equipos,

Gestión de calidad (Reino Unido): estimaciones de costes para la concesión de licencias y la certificación de productos y compañías de seguros,

Administración de personal y régimen (UKiR): estimaciones de gastos de capacitación técnica y gastos de mantenimiento de VOHR,

Departamento de construcción de capital (ACS) - proyecto de construcción de capital y plan de reparación.

Se proporciona el plan de producción anual y mensual:

Dirección Ejecutiva (ID),

Gestión técnica (TU),

Gestión de Producción (PU),

Administración de Marketing y Ventas (UMiS),

Gestión Financiera y Económica (PMT).

El diagrama de flujo de trabajo para el desarrollo y aprobación del plan de producción se presenta en anexo .

En el proceso de desarrollo y aprobación del plan de producción, se utilizan 13 formas de documentos, que son suministrados por las unidades funcionales y los servicios mencionados anteriormente.

Documentos utilizados en el desarrollo del plan de producción:

Proyecto de plan de producción,

El plan para el desarrollo de productos nuevos y modernizados,

Plan de reconstrucción, reequipamiento técnico y adquisición de equipos,

Certificado de planificación de costos de protección ambiental para el departamento de protección ambiental,

Costo estimado de energía, aguas residuales, servicios de comunicación, reparación de equipos por contratistas,

Plan de costos estimados para la certificación de trabajo,

Costo estimado de la formación profesional del personal de la planta principal de OJSC Elektroagregat,

Costo estimado de mantener VOHR,

Proyecto de plan para la construcción y reparación de edificios y estructuras,

El plan para los principales indicadores técnicos y económicos,

Proyecto de plan (mensual),

El precio del producto de las fábricas competidoras.

3.3 la justificación para mejorar los flujos de información

Para un análisis más detallado de los flujos de información en el departamento de PEO, calculamos el coeficiente de continuidad de los flujos de información para elaborar un plan de producción mensual.

El coeficiente de continuidad de los flujos de información (1), donde t u.fa, t u.fact es la duración del ciclo de gestión, calculado por el término del documento, es normativo y real.

El plan de producción mensual debe elaborarse antes del día 25 del mes anterior al mes planificado. Sin embargo, en la práctica, surgen ciertas dificultades al desarrollar el próximo plan de producción. Por ejemplo, decisiones de organizaciones superiores.

Para nur en enero \u003d 30 días / 34 días \u003d 0.89,

Para nur en febrero \u003d 31 días / 35 días \u003d 0.89,

Para nur en marzo \u003d 31 días / 35 días \u003d 0.89,

Nur para abril \u003d 31 días / 32 días \u003d 0.97.

A Nur para I trimestre \u003d (0.89 * 3 + 0.97) /4\u003d0.91.

Basado en un cierto coeficiente de continuidad de los flujos de información para cada mes, está claro que es más o menos estable durante los primeros tres meses, aunque es cercano a 1, pero no igual. Esta es generalmente una tendencia favorable, ya que el flujo de información es continuo, aunque el PEO, como puede ver, se atrasa con la adopción del plan de producción para el próximo mes (). Sin embargo, ya en el mes de abril, el plan se adoptó solo 1 día después de lo previsto. Esto sugiere que, tal vez, desde el comienzo del año, se hicieron algunos cambios en la metodología para preparar el plan, lo que causó dificultades durante 3 meses. Pero estos problemas se han resuelto con éxito. En general, para el trimestre, el coeficiente de continuidad de los flujos de información es bastante aceptable.

Eficiencia de gestión

  (2) donde -

D 1, D 2, D 3: la fecha límite establecida para los documentos pertinentes;

K 1, K 2, K 3: retraso con respecto al plazo aceptado para la ejecución de documentos en días;

d 1, d 2, d 3: la proporción de documentos de un tipo particular.

Para el año para la preparación del plan anual, se desarrollan 13 formas de documentos por año. Frecuencia de llenado de documentos   (3), donde D es el número de documentos desarrollados para elaborar un plan de producción anual por año; d ij es el número del documento i-ésimo de la periodicidad j-ésima desarrollado para el período; n j es el número de períodos en un año. Por lo tanto, el número de documentos desarrollados para elaborar un plan de producción es 13.

Flujos de información: esta es la suma de los flujos de información, que permite a la empresa realizar actividades financieras y económicas.

Para funcionar normalmente, una empresa debe recibir información completa y de alta calidad antes y después de que su gerencia tome decisiones.

La buena información permite a la empresa:

• - recibir ventajas competitivas;
• - reducir el riesgo financiero;
• - determinar la actitud de los clientes;
• - fundamentar decisiones intuitivas;
• - aumentar la efectividad de las actividades;
• - supervisar el entorno externo;
• - coordinar la estrategia;
• - Aumentar la confianza en los acuerdos alcanzados y los compromisos adquiridos.

Una de las condiciones más importantes para el funcionamiento exitoso de la producción en su conjunto es la disponibilidad de dicho sistema de información que permitiría vincular todas las actividades y gestionarlas en función de los principios de un todo único.

La información se recopila y analiza mediante cuatro sistemas auxiliares, que en conjunto constituyen: informes internos, investigación de mercado, análisis de información y la recopilación de información externa actual.

Al determinar los parámetros de la empresa, los informes financieros y contables desempeñan un papel especial. Este sistema de informes internos muestra indicadores de ventas actuales, cantidad de gastos, inventario, flujo de caja, información sobre cuentas por cobrar y por pagar.

De gran importancia para la información es la continuidad de su colección. Esto garantiza una claridad total en los asuntos de su propia empresa, así como la capacidad y la voluntad de proporcionar al mercado el producto adecuado en los volúmenes requeridos.

En logística, los tipos de flujos de información se distinguen de acuerdo con:

• - sobre el tipo de sistemas acoplados al flujo: horizontal y vertical;
• - desde el lugar de paso - externo e interno;
• - desde la dirección con respecto al sistema logístico - entrada y salida (Fig. 1).

Higo.

Flujos de información horizontal   Con mayor frecuencia tienen un carácter informal, son los más efectivos, desde un punto de vista comunicativo. Almacenan alrededor del 90% de la información. Es decir, la pérdida de información durante la transmisión de esta manera es mínima. Esto se explica por el hecho de que es psicológicamente más fácil para las personas en el mismo nivel de la jerarquía de servicios entenderse, porque resuelven los mismos problemas y enfrentan problemas similares (Fig. 2).

Higo.

Flujos de información vertical   ocurren entre empleados o grupos de empleados ubicados en diferentes niveles de la jerarquía, por ejemplo, entre el jefe y el subordinado.

A su vez, los flujos de información vertical se dividen en descendentes (de la gerencia a los empleados ordinarios en la jerarquía) y ascendentes (de los empleados más bajos a los más altos) (Fig. 3).

Higo.

Flujos de información externa.   reflejar la relación entre la empresa y las entidades económicas y políticas que operan fuera de ella. Determinan la interacción entre la empresa, sus clientes reales y potenciales, así como los competidores. La compañía debe monitorear constantemente los principales componentes del entorno externo, que incluyen factores económicos, tecnológicos, políticos y legales, socioculturales y físico-ambientales.

Flujos de información interna - Este es el flujo de información entre los diferentes servicios y niveles de la empresa, por ejemplo, un documento sobre la liberación de materiales del almacén de la fábrica a la tienda de la empresa, un documento sobre la liberación de recursos materiales de una tienda a otra, un documento sobre la aceptación de productos terminados, productos y piezas en el almacén. Los flujos de información interna caracterizan claramente las etapas del proceso: suministro, intraproducción, ventas.

Las principales características de los flujos de información interna son: la ejecución simplificada, certificada por las firmas de los funcionarios, dentro de las unidades de producción individuales (talleres y secciones) a menudo consisten en mensajes orales.

Flujos de información de entrada   - una secuencia de documentos y datos recibidos para su entrada en el sistema de información,

información necesaria para resolver el problema y ubicada en varios medios: documentos primarios, medios de máquina, en la memoria de una computadora personal. Para este propósito, se compila una lista de información de entrada y la composición de los detalles de cada tipo de información de entrada, la ubicación de los detalles de la información de entrada, una descripción de los detalles (campos) de los documentos de entrada.

Flujos de información de salida   - Estos son mensajes que van más allá de los límites de un sistema logístico o uno de sus subsistemas.

El flujo de información se caracteriza por los siguientes indicadores:

• - fuente de ocurrencia;
• - dirección del flujo;
• - velocidad de transmisión y recepción;
• - caudal, etc.

El flujo de información se mide por la cantidad de información procesada o transmitida por unidad de tiempo.

Los métodos para medir la cantidad de información contenida en un mensaje se estudian en la sección de cibernética, que se denomina teoría de la información. Según esta teoría, la llamada unidad binaria, bit, se toma como la unidad de cantidad de información. Cuando se utiliza la tecnología informática electrónica, la información se mide en bytes. Un byte es una parte de una palabra de máquina, que generalmente consta de 8 bits, y se usa como un todo cuando se procesa información en una computadora.

También se utilizan unidades derivadas de la cantidad de información: kilobytes y megabytes.

En las prácticas comerciales, la información también se puede medir:

• - el número de documentos procesados \u200b\u200bo transmitidos;
• - el número total de líneas de documentos en documentos procesados \u200b\u200bo transmitidos.

También es necesario determinar los lugares de recolección, entrada y salida de información, la forma de su presentación y documentación. Para construir tales sistemas, las herramientas informáticas modernas deben utilizarse en la mayor medida posible, su inclusión en redes de área local y el acceso a redes internacionales, como Internet.