El esquema de datos en ms permite el acceso. Creación de esquemas de datos

Hay enlaces entre las tablas de la base de datos para evitar redundancias en el diseño. Es decir, no agregue los mismos valores a varios objetos, sino cree solo uno y úselo en otros, agregando un enlace al principal en ellos. En este caso, es necesario cumplir con el requisito de integridad de la base de datos.

Vínculos de bases de datos

Como ejemplo, considere los enlaces en la base de datos de la agencia de viajes. Incluye una tabla de hoteles en Tailandia, el país al que la agencia de viajes envía a los huéspedes. Los hoteles están ubicados en diferentes regiones del Reino.

Si una empresa trabaja con hoteles en solo unas pocas regiones, y hay decenas o cientos de hoteles en cada una de las regiones, completar el campo de región para cada hotel cada vez es un trabajo vacío. Por lo tanto, se crea una tabla separada en la base de datos que contiene solo una lista de regiones, y al ingresar a un hotel, el usuario simplemente selecciona la deseada de la lista desplegable.

Por analogía, se agregó una lista de países para una empresa que trabaja con varios estados. Luego, se agrega otro campo a la lista de regiones: "País", y se agrega un directorio de países a la base, cuyos nombres se seleccionan de la lista.

Las tablas están relacionadas de uno a varios. Esto significa que un registro de la tabla "Regiones" aparece muchas veces en la tabla "Hoteles". Además, hay vistas de varios a varios y de uno a uno. Pero este último rara vez se usa en la práctica. A continuación, veremos cómo se indican estos tipos en los esquemas de datos en Access.

Esquema de datos de base de datos

En el ejemplo anterior, los "Hoteles" están asociados con las "Regiones" y, a su vez, con los "Países". Esta información, escrita en texto, no muestra con mucha claridad las conexiones entre los objetos. Y en nuestra base de datos solo hay tres tablas, y puede haber cientos de ellas. Es difícil para un desarrollador tener en cuenta todas las conexiones.

Como ayuda, se crean esquemas de datos en las bases de datos, que muestran visualmente todos los objetos y las relaciones entre ellos. En Access, los esquemas de datos se crean utilizando una herramienta especial. Para nuestra base de datos, se ve así:

Los rectángulos denotan tablas con una lista de campos, las líneas entre ellos son enlaces. En la línea de comunicación en los puntos de colindancia de los rectángulos de las tablas, se hacen las designaciones: "1" y "∞". Muestran qué tipo de comunicación se aplica al respecto. El icono "1" en la tabla de origen con el icono "∞" en el fregadero indica una vista de uno a varios. Ambos enlaces de nuestra base de datos son de este tipo.

En consecuencia, dos unos en los dos extremos de la línea indican una forma de uno a uno y dos signos de infinito: muchos a muchos.

Creación de esquemas de datos

Para crear un esquema de datos en Access, se ha agregado una herramienta al panel "Trabajar con bases de datos". El DBMS crea automáticamente un esquema para aquellas tablas y relaciones que existen en la base de datos. El diagrama anterior fue creado por el propio sistema. El usuario puede realizar cambios en el diseño. Algunos de ellos no afectarán la estructura de la base de datos, solo la visualización de información. Y algunos conducirán a cambios estructurales.

En el modo "Diseño", la operación "Diseño claro" está disponible. Borra la pantalla de esquema de datos en Access y oculta tablas y relaciones. Esto no significa que desaparezcan de la base de datos, simplemente no se reflejan en el diseño del circuito.

La operación "Ocultar tabla" realizará la misma acción en el objeto seleccionado. Simplemente desaparecerá de la pantalla junto con sus líneas de relación. La operación "Mostrar tabla" le ayudará a recuperar tablas ocultas. Selecciona los objetos que se agregarán al diseño. En este caso, los enlaces con él se muestran automáticamente.

Creando relaciones entre tablas

En nuestro ejemplo, las relaciones entre las tablas ya se han definido en el momento de la creación. Detengámonos en cómo hacer esto con más detalle. Como ya sabemos, "Hoteles" contiene el campo "Región", cuyos datos se toman de la tabla del mismo nombre. Cuando agrega una columna Región, especifica el tipo de campo de búsqueda y relación.

Se abre el asistente para crear un campo, en el que seleccionamos la opción para obtener el valor de las celdas de otro objeto. En el segundo paso del asistente, seleccione el objeto del que se sustituirán los valores. En nuestro caso, esta es la tabla "Regiones". De la lista de campos disponibles para mostrar, necesitamos "Nombre"; los nombres de las regiones se mostrarán en la tabla del hotel. Si es necesario, establezca el orden de clasificación de los nombres y el ancho de la columna.

Sobre último paso dé un nombre al nuevo campo y especifique el parámetro de integridad. Nos detendremos en ello con más detalle a continuación. Después de hacer clic en el botón "Finalizar", la columna "Región" se ha agregado a la tabla de hoteles, los valores para ella se toman del objeto especificado.

La relación entre las tablas de hotel y región ahora se muestra en el diagrama.

Relaciones cambiantes

Si no se agrega una relación cuando agrega una columna a un objeto, esto se hace directamente en el diseño del esquema de datos en Access. Un ejemplo le mostrará cómo crear un nuevo enlace. Haga clic en el botón Cambiar enlaces. Al editar relaciones para crear Nueva conexión haga clic en "Nuevo". En el formulario "Crear", seleccione las tablas para la relación y los campos que se corresponderán entre sí.

Para una relación ya creada, es posible cambiar los parámetros de combinación de registros en consultas. Para hacer esto, abra el cuadro de diálogo del esquema de datos de MS Access "Cambiar enlaces" y haga clic en el botón "Unión". En el formulario de edición de parámetros, se ofrecen opciones para unirse:

• En el primer caso, los resultados de la consulta muestran solo aquellas filas en las que los campos de las tablas "Hoteles" y "Regiones" son los mismos.
• En el segundo caso, se combinan todas las filas de "Regiones" y solo los "Hoteles" coincidentes.
• En el tercero, la situación es opuesta a la del segundo: todas las filas de "Hoteles" se combinan con las "Regiones" correspondientes.

Dejamos la selección del sistema automático como primera opción.

Integridad de los datos de la base de datos

Las relaciones entre los objetos de la base de datos en un esquema de datos en Access nos lleva al concepto de integridad de los datos. Como se muestra arriba, al crear vínculos entre campos de objetos de base de datos, se especifica el parámetro de integridad. Si está habilitado, las conexiones entre objetos son mantenidas y protegidas por el sistema.

Demostremos esto claramente usando el ejemplo de la base de una empresa de viajes. En los "Hoteles", el hotel con el nombre Anantara Lawana Koh Samui Resort pertenece a la región de Koh Samui. Digamos que eliminamos esta área de Regions. El campo ahora se refiere a un registro que no existe. Esta es una violación de la integridad.

Asimismo, si se establece el requisito de integridad, no podremos seleccionar la región de Chiang Mai en este campo, porque no existe en la tabla de regiones.

Si es necesario, los esquemas de la base de datos de Access se cargan en un informe y se envían a un dispositivo de impresión, se convierten en un archivo o se envían por correo electrónico.

Después de crear las estructuras de las tablas de la base de datos, debe crear un esquema de datos. Todas las tablas de la base de datos deben cerrarse de antemano. No puede crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas.

La creación del esquema de datos comienza en una ventana Base de datos con selección de equipo Esquema de datos de servicio... Después de ejecutar el comando especificado, se abren dos ventanas: Esquema de datos y Añadiendo una mesa, en este caso, la ventana activa es Agregar una tabla(Fig. 12), en la que se pueden seleccionar las tablas incluidas en el esquema de datos.

Arroz. 12. Dos ventanas: Esquema de datos y Agregar tabla.

Después de seleccionar las tablas deseadas en la ventana Esquema de datos Se presentarán las tablas correspondientes con una lista de sus campos. Si es necesario, el tamaño de las ventanas de la tabla se puede cambiar para que la lista de campos sea completamente visible. Entonces puede comenzar a definir relaciones entre tablas.

Al definir enlaces en un esquema de datos, es conveniente utilizar un modelo lógico de información, mediante el cual es fácil determinar la tabla principal y subordinada de cada relación de un solo valor, ya que en dicho modelo los objetos principales siempre se colocan arriba los subordinados. Las relaciones de uno a muchos valores son fundamentales en las bases de datos relacionales.

Para crear un vínculo de tipo 1: M entre un par de tablas, seleccione el campo clave en la tabla principal (el nombre de este campo en el esquema de datos se muestra en negrita), mediante el cual se establece el vínculo y, mientras mantiene presionado el botón del mouse, mueva el puntero del mouse al campo correspondiente de la tabla subordinada.

Después de completar las acciones especificadas, se abrirá una ventana. Cambio de enlaces(figura 13). Además, en el campo Tipo de relación se establece automáticamente en uno a varios.

Arroz. 13. Vínculos de cambio de ventana

Al crear un vínculo mediante una clave compuesta, debe seleccionar todos los campos incluidos en la clave de la tabla principal y arrastrarlos a uno de los campos de vínculo en la tabla subordinada. Al mismo tiempo, en la ventana Cambio de enlaces necesario para cada campo de clave compuesta en la tabla maestra - Tabla / Consulta seleccione el campo correspondiente de la tabla subordinada nombrada en esta ventana - Tabla / consulta vinculada.

Entonces puedes marcar la casilla. Después de marcar esta casilla, puede marcar las casillas actualización en cascada de campos relacionados y eliminación en cascada de registros relacionados. Si la casilla de verificación Garantizar la integridad de los datos no está configurado, entonces al agregar o eliminar registros y cambiar los valores de los campos clave, el usuario mismo debe monitorear la consistencia de los datos y la integridad de los enlaces, lo cual es extremadamente difícil de realizar con grandes cantidades de datos.

Mantener la integridad coherente de los datos significa que cuando ajusta su base de datos, Access aplica las siguientes condiciones para las tablas relacionadas:

q Una entrada con un valor de clave de enlace que no existe en la tabla principal no se puede agregar a la tabla subordinada;

q En la tabla maestra, no puede eliminar un registro a menos que se hayan eliminado los registros asociados en la tabla subordinada;

q No puede cambiar el valor de una clave de vínculo en un registro de la tabla maestra si hay registros asociados con ella en la tabla subordinada.

Si hay un vínculo entre tablas en el esquema de datos con configuración de integridad, Access monitorea automáticamente la integridad de ese vínculo cuando agrega y elimina registros y cambia los valores de los campos clave. Si un usuario intenta violar estas condiciones, Access muestra un mensaje correspondiente y no permite que se realice la operación. Entonces, por ejemplo, si solo está marcada la casilla de verificación Garantizar la integridad de los datos, entonces no puede eliminar datos del campo clave de la tabla principal.

El establecimiento de una relación de tipo 1: M o 1: 1 entre dos tablas y el establecimiento de parámetros de integridad de datos para esta relación solo es posible bajo las siguientes condiciones:

q Los campos delimitados son del mismo tipo de datos;

q Ambas tablas se almacenan en una base de datos;

q La tabla maestra está vinculada a la tabla subordinada mediante la clave primaria simple o compuesta de la tabla maestra.

El acceso no le permite seleccionar la casilla de verificación Integridad de datos para vincular tablas si los datos que no cumplen con los requisitos de integridad se ingresaron previamente en las tablas.

Si se mantiene la integridad del enlace seleccionado, puede configurar el modo actualización en cascada de campos relacionados y el régimen eliminación en cascada de registros relacionados.

En el modo en cascada de actualización de campos vinculados, cuando cambia el valor de datos en el campo de vínculo de la tabla maestra, Access cambia automáticamente los valores de datos en el campo correspondiente en las subtablas.

En el modo de eliminación en cascada de registros relacionados, la eliminación de un registro de la tabla maestra eliminará automáticamente todos los registros relacionados en las tablas subordinadas. Al eliminar registros directamente en la tabla o mediante un formulario, se muestra una advertencia sobre la posibilidad de eliminar registros relacionados.

El enlace entre tablas resultante se muestra en la ventana Esquema de datos como una línea que conecta dos campos de tablas diferentes. En este caso, el símbolo se muestra en la línea de comunicación cerca de la mesa principal - 1 , la tabla subordinada tiene un símbolo de infinito ( ¥ ) (figura 14) .

Arroz. 14. Esquema de datos. Relación de dos tablas por el campo clave Código de proveedor.

Así, el significado de crear enlaces relacionales entre tablas es, por un lado, en la protección de datos, y por otro lado, en automatizar los cambios en varias tablas a la vez cuando cambia en una tabla.

Tema 2.3. Software de presentación y conceptos básicos de programación de oficina

Tema 2.4. Sistemas de gestión de bases de datos y sistemas expertos

2.4.11. Base de datos de formación con el formulario de botón principal "Training_students" - Descargar

DBMS y sistemas expertos

2.4. Sistemas de gestión de bases de datos y sistemas expertos

2.4.3. Creación de base de datos (estableciendo vínculos entre tablas y llenando tablas)

2.4.3.2. Establecer relaciones entre tablas en Access DBMS

Luego de crear la estructura de las tablas (Estudiantes, Grupos de estudiantes, Disciplinas, Progreso) para las entidades de la base de datos de la "Oficina del Decano", es necesario establecer relaciones entre las tablas. Las relaciones entre las tablas de la base de datos se utilizan al generar consultas, desarrollar formularios y crear informes.

Para crear enlaces, debe cerrar todas las tablas y seleccionar el comando "Esquema de datos" del menú Herramientas. El cuadro de diálogo activo "Agregar tabla" aparecerá en el fondo de la ventana Esquema de datos inactivo.

Arroz. 1.

En el cuadro de diálogo Agregar tablas que aparece, seleccione los nombres de las tablas y haga clic en el botón Agregar, mientras que las tablas se agregan en la ventana "Esquema de datos". Después de que todas las tablas aparezcan en la ventana Esquema de datos, debe cerrar la ventana Agregar tabla haciendo clic con el botón izquierdo del mouse en el botón Cerrar.

Arroz. 2.

El siguiente paso es establecer relaciones entre tablas en la ventana Esquema de datos. Para ello, en la ventana Esquema de datos, arrastre (mueva) el campo GroupCode de la tabla Grupos al campo correspondiente de la tabla Estudiantes, como resultado de esta operación, aparecerá la ventana "Cambiar enlaces".

En el cuadro de diálogo "Editar relaciones" que aparece, active las casillas de verificación: "Garantizar la integridad de los datos", "Actualización en cascada de campos relacionados" y "Eliminación en cascada de registros relacionados", asegúrese de que el tipo de relación sea uno a uno. muchos y haga clic en Crear.

Arroz. 3.

En la ventana Esquema de datos aparece una relación de uno a varios entre los grupos de estudiantes y las tablas de estudiantes. De la misma manera, debe vincular los campos de ID de estudiante en las tablas de Estudiantes y Calificaciones, y luego los campos de Código de disciplina en las tablas de Calificaciones y Disciplinas. Como resultado, obtenemos el esquema de datos que se muestra en la figura.

Arroz. 4.

Después de establecer vínculos entre tablas, se debe cerrar la ventana Esquema de datos.

A continuación, debe completar todas las tablas. Es recomendable comenzar a completar las tablas desde la tabla Grupos de estudiantes, ya que el campo Código de grupo de la tabla Estudiantes se utiliza como columna de búsqueda para completar el campo correspondiente en la tabla Estudiantes.

2.4.3.3. Poblando mesas

Puede comenzar a completar las tablas completando la tabla de Estudiantes. En la ventana Bases de datos, seleccione la tabla requerida, luego haga clic en el botón Abrir.

La estructura de la tabla de la base de datos en el modo tabla aparecerá en la pantalla. La nueva tabla consta de una línea en blanco.

Arroz. 5.

El llenado se realiza de acuerdo con los registros, es decir La información se ingresa para toda la línea como un todo. El campo del contador se rellena automáticamente. Después de ingresar el primer registro, el registro vacío se desplaza al final de la tabla. La transición al siguiente campo se realiza presionando la tecla Tab. Arroz. nueve.

Access utiliza una variedad de métodos para navegar por una tabla. Puede pasar de un registro a otro utilizando: teclas de cursor; botones del área de Registro ubicado en la parte inferior de la tabla en el modo de tabla; comandos Editar - Ir .. Para moverse de un campo a otro (de izquierda a derecha), use las teclas Tab y Enter, y en la dirección opuesta Shift + Tab.

La búsqueda de datos en una tabla grande, que se realiza con los botones de navegación, puede llevar mucho tiempo, por lo tanto, para buscar y reemplazar datos en los campos, debe usar el comando Editar - Buscar. Se abrirá un cuadro de diálogo. En el campo Muestra del cuadro de diálogo de búsqueda, se especifica el objeto que está buscando y se realiza la búsqueda. Para reemplazar los datos en los campos, vaya a la pestaña Reemplazo.

Después de crear la estructura de las tablas, completarlas y establecer relaciones entre las tablas, puede comenzar a generar consultas.

Esquema de datos

Al crear una base de datos relacional en el DBMS de Access, un esquema de datos, que permite mostrar visualmente la estructura lógica de la base de datos: muestra las tablas y las relaciones entre ellas, y también asegura el uso de las relaciones establecidas en la base de datos al procesar los datos.

En el esquema de datos de una base de datos normalizada, que se basa en relaciones uno a uno y uno a muchos entre tablas, los parámetros de aprovisionamiento se pueden establecer para los enlaces de estas tablas mediante un índice único de la tabla principal o clave primaria. integridad coherente.

En el proceso de mantener la integridad de los datos relacionados, no se permite la presencia de un registro en la tabla subordinada si no hay ningún registro asociado con la tabla principal. En consecuencia, en el caso de la carga inicial de la base de datos, al eliminar, agregar y actualizar registros por parte del sistema, se permite realizar una operación solo si no viola la integridad.

Las relaciones que se definen en el esquema de datos se utilizan automáticamente para unir tablas en el proceso de desarrollo de informes, consultas, formularios multi-tabulares, lo que simplifica enormemente el proceso de su diseño.

Se pueden establecer vínculos de esquema de datos para cualquier par de tablas con el mismo campo que permite unir los datos de la tabla.

Los esquemas de datos aparecen en el panel de navegación de la ventana Base de datos solo en proyectos de Access que funcionan con bases de datos de servidor. Para mostrar el esquema de datos en la base de datos de Access, use el comando Esquema de datos colocado en el grupo Relación en la pestaña Trabajando con bases de datos.

Ejemplo 1

Considere el modelo de datos del área temática "Oferta de bienes" (Figura 1). El esquema de datos de Access creado para este modelo de datos se muestra en la Figura 2.

En este diagrama, las tablas de la base de datos con una lista de sus campos se muestran en forma de rectángulos y los enlaces representan los campos por los cuales las tablas están interconectadas. Los nombres de los campos clave están resaltados para mayor claridad y aparecen en la parte superior de la lista completa de campos en cada tabla.

Características del esquema de datos

La base de datos relacional, que fue creada de acuerdo con el proyecto del modelo de datos canónicos del área temática considerada, incluye solo tablas normalizadas conectadas por relaciones de uno a muchos. En dicha base de datos, no hay datos descriptivos, que están duplicados, se proporciona su entrada única y se mantiene la integridad de los datos utilizando las herramientas del sistema.

Con la ayuda de las relaciones entre tablas, se combinan datos de diferentes tablas, lo cual es necesario para resolver muchos problemas de ingreso, corrección y visualización de datos, obtención de información sobre consultas y visualización de informes. Las relaciones entre tablas se establecen según el proyecto de la estructura lógica de la base de datos en cuestión (Figura 2) y se muestran en el esquema de datos de Access.

El esquema de datos, además de desempeñar el papel de un medio de visualización gráfica de la estructura lógica de la base de datos, se utiliza activamente en el proceso de procesamiento de datos. Con la ayuda de los enlaces que se establecen en el esquema de datos, el desarrollador se libera de la necesidad de informar al sistema sobre la presencia de algún enlace en todo momento. Una vez que haya especificado los enlaces en el esquema de datos, el sistema los utilizará automáticamente. La creación de un esquema de datos brinda la oportunidad de simplificar el diseño de informes, consultas y formularios de varias tablas, y también garantiza el mantenimiento de la integridad de los datos interrelacionados al ajustar e ingresar datos en tablas.

MS Access DBMS le permite crear un esquema de base de datos y admite automáticamente claves primarias y externas.

Esquema de base de datos(o simplemente esquema de datos) es un gráficamente DB. Define y recuerda las relaciones entre tablas. Esto permite que Access utilice relaciones automáticamente al diseñar formularios, consultas e informes. El esquema de datos se muestra en una ventana de esquema de datos especial, donde se presentan tablas listas de campo y conexiones - líneas entre campos en tablas vinculadas (Figura 3).

Arroz. 3. Estudiante de esquema de base de datos

Hay dos formas de crear un esquema de datos.

La primera forma presupone tablas normalizadas, que están vinculados en la ventana Esquema de datos. La creación de un esquema de datos comienza colocando en la ventana todas las tablas que deben incluirse en el esquema. Luego, puede comenzar a definir relaciones por pares entre ellos.

Al establecer enlaces entre un par de tablas, es necesario seleccionar un campo de clave único en la tabla principal (la PC en cada tabla se muestra en negrita), mediante el cual se establece el enlace. Además, con el botón izquierdo del mouse presionado, este campo se arrastra al campo correspondiente de la tabla subordinada. Si un vínculo se establece mediante una clave compuesta, entonces es necesario seleccionar todos los campos incluidos en la clave compuesta de la tabla principal y arrastrarlos a uno de los campos de vínculo en la tabla subordinada.

Después de establecer un vínculo, se abre el cuadro de diálogo Cambiar vínculo, en el que se define el campo de vínculo de la tabla subordinada para el campo clave de la tabla principal. Para cada campo de la clave compuesta de la tabla principal, se debe establecer un vínculo con el campo de la tabla subordinada en una línea separada... Además, en la ventana Editar vínculo, para cada vínculo, puede configurar la opción Garantizar la integridad de los datos y luego configurar las opciones Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. . Al mismo tiempo, Access establecerá automáticamente el tipo de enlace. 1 M(en el diagrama se denota como 1:∞). Si las tablas contienen datos que no cumplen con los requisitos de integridad, el enlace 1 M no se instalará y Access muestra el mensaje correspondiente en este caso.

Segunda forma- obteniendo el esquema de datos de una tabla no normalizada utilizando el Asistente de análisis de tablas.

Las tablas no normalizadas contienen campos con valores duplicados. Para tales tablas, se consume memoria adicional, no se puede proporcionar una entrada única y corrección de datos en campos con valores repetidos, y existe una alta probabilidad de errores.

Con el Asistente de análisis de tablas, Access le permite analizar una tabla de forma automática o manual y dividirla en varias tablas interconectadas sin duplicar datos. Para las tablas obtenidas, el Asistente de análisis de tablas crea un esquema de datos en el que se establecen vínculos 1 M y se determinan los parámetros para asegurar la integridad. Después del procedimiento de análisis, se obtendrán tablas interrelacionadas normalizadas para la tabla original.

Sin embargo, el Asistente para análisis de tablas no siempre puede separar correctamente los datos duplicados en una tabla separada. Cuando se trabaja con el asistente, se proporciona la participación interactiva del usuario en la corrección de propuestas para dividir la tabla.

3. TRABAJAR CON DATOS EN TABLAS ÚNICAS. DISEÑAR PREGUNTAS SIMPLES

MODOS DE FUNCIONAMIENTO CON MESAS INDIVIDUALES

Hay cuatro modos para trabajar con tablas en Access: modo de tablas, modo de diseño, modo de tabla dinámica y modo de gráfico dinámico.

En el modo Tablas se trabaja con datos ubicados en una única tabla de base de datos: visualización, edición, adición, ordenación, etc.

En modo Diseño se crea o modifica la estructura de la tabla, es decir, se establecen los nombres de los campos, sus tipos, descripciones, propiedades y demás parámetros.

En los modos de tabla dinámica y gráfico dinámico, es conveniente realizar análisis de datos cambiando dinámicamente la forma en que se presentan.

También hay modo adicional- Vista previa, que le permite ver la ubicación de los datos en la hoja antes de imprimir la tabla.

3.2 CONCEPTO DE CONSULTA EN UN DBMS.
BASE PARA EL DESARROLLO DE LA CONSULTA

Una de las principales herramientas para el procesamiento de datos en un DBMS es consultas... Las consultas le permiten seleccionar los datos requeridos de una o más tablas relacionadas, realizar cálculos y obtener los resultados en forma de tabla. A través de una consulta, puede actualizar datos en tablas, agregar y eliminar registros. La ejecución secuencial de una serie de consultas permite resolver problemas bastante complejos sin recurrir a la programación.