Схемы оптимизации работы склада. Оптимизация работы склада Полное наименование на русском языке

Склад для многих предпринимателей и бухгалтеров - головная боль. Постоянные пересортицы, недостачи, воровство, порча материальных ценностей - далеко не полный список проблем, с которыми сталкивается почти каждый склад. Как все эти проблемы свести к минимуму и заставить склад работать как часы?

Персонал

Итак, попробуем разобраться с основными складскими проблемами. Самая большая проблема складов - это, конечно, кадры. Большинство фирм испытывают острую нехватку персонала, а среди кладовщиков, операторов и грузчиков наблюдается большая текучка - редко люди, особенно молодые, задерживаются на такой работе больше одного - двух лет. С более старшим поколением, например, с пенсионерами работать тяжело в том плане, что им сложно постичь работу компьютерных программ по учету ТМЦ и упаковочного оборудования. Как быть? В первую очередь, надо отдавать себе отчет, что склад это одна из самых значимых частей бизнеса и люди там должны работать образованные. На должность заведующего складом или заместителя лучше всего набирать людей с высшим образованием по специальности "Логистика" и "Бухгалтерский учет" и опытом работы в данной области.

Для того, чтобы не было текучки кадров, надо платить людям достойные деньги. Сравните расходы по недостачам и порче материальных ценностей в разные периоды работы склада - когда число опытных рабочих превалирует над вновь поступившими и наоборот. Иногда потери от ошибок необученных или неопытных сотрудников, составляют больше, чем прибавка к зарплате старослужащему.

Один из других сложных моментов - мотивация складских работников. Набор функций работника склада ограничен определенным рамками, инициатива там чаще всего не требуется. Как заставить кладовщика или грузчика работать лучше? Прежде всего, необходимо ввести систему штрафов за опоздания, нарушения дисциплины, задержки при отгрузке и т. д. Соответственно, если сотрудник не допускает нарушений, его желательно поощрить премией, выбрать в конце месяца лучшего сотрудника, объявить благодарность и т. д., тут подходят даже самые простые "советские" методы. Кроме того, система премиальных должна быть основана на увеличении товарооборота, скажем, в периоды интенсивной торговли, когда нагрузка на людей увеличивается, следует увеличивать и премию, рассчитав необходимые коэффициенты, скажем, от числа отгрузок, поступлений товара и внеплановых инвентаризаций.

Логистика склада

Неэффективность склада обусловлена плохой организацией его работы. Крупногабаритные и тяжелые товаро-материальные ценности должны размещаться на нижних полках, не затруднять при этом проход и быть легкодоступными к транспортировке. Самые "ходовые" материалы надо ставить на уровне глаз, в наиболее доступных местах. Самые легкие и малоликвидные занимают место на верхних полках и в дальних углах склада.

Как правило, большую часть "пустого" времени кладовщик тратит на поиск нужного товара или материала. Для увеличения эффективности следует обсудить с людьми места наиболее оптимального расположения товара, взвесить все требования и доводы, а затем составить план размещения ТМЦ и следить, чтобы люди не нарушали установленный порядок при пополнении товаро-материальных запасов. Стеллажи должны быть подписаны, таблички повесить - минутное дело, а поиск они облегчают многократно.

Места под проходы и проезд техники должны быть минимальны, но обеспечивать нормальную, быструю и безопасную работу.

Дальше - больше. Следует продумать процесс погрузки-разгрузки. Иногда такие мелочи, как стретч-пленка, маркировка отгружаемого товара, лишний список для кладовщика способны повысить эффективность работы в разы. Отдельная тема - где печатаются накладные, на складе или в офисе, поступают ли они на склад электронным способом или клиент сам несет бумаги к складу. На больших складах это актуально, даром потраченные секунды складываются в минуты, а минуты - в часы.

Отдельное слово о подготовке. Работа склада должна примерно планироваться, то есть если есть большое число отгрузок на завтра, необходимо заранее подготовить к этому товар. К поступлению товара - подготовить свободное место.

Если склад торговый и используется резервация товара, для этих целей товар удобно переносить на специальные стеллажи для резерва. Либо маркировать коробки.

Борьба с пересортицей и недостачами

Пересортицы и недостачи - едва ли не самые больные проблемы каждого склада. Пересортицы чаще происходят как по невнимательности, так и от неправильной организации складской логистики. Во-первых, необходимо отказаться от использования наименования в виде кода, многие склады, особенно технического назначения используют только кодировку, что сильно затрудняет поиск и отбор нужного объекта. Отбор должен производиться по следующей схеме: "Наименование" - "Модель" - "Код" - "Цвет", далее для уточнения используется краткое описание, группа, страна-производитель и т. п. Когда же используется только код или только наименование, люди начинают ошибаться и трудно их в этом винить. Во-вторых, необходимо продумать сбор и приемку товара, назначать ответственных и проверяющих, не отправлять на работы большое количество человек, которые будут отвлекать друг друга и так далее.

Несколько слов о недостачах. Конечно, самая больная проблема - это воровство. Для борьбы с воровством спасет видеонаблюдение, частые инвентаризации и материальная ответственность. Кстати, материальная ответственность должна быть и в случае порчи и пересортицы, иначе людей внимательности не научишь. Для этого лучше всего заключить отдельный договор о материальной ответственности работника. Более того, все операции по складу - будь то прием товара, отгрузка, внутреннее перемещение должны производиться под личную подпись исполнителя - тогда найти виновника той или иной ошибки гораздо легче.

Вход на склад должен быть доступен только узкому кругу лиц. За нахождение посторонних следует ввести штрафные санкции. Хорошо оправдывают себя системы управления контролем доступа (СКУД) в виде турникетов, железных дверей с электронным управлением, где без специального ключа просто не зайдешь.

Автоматизация работы склада

Использование компьютерных программ, сканеров и принтеров штрих-кодов, электронных весов, интегрированных счетчиков решает огромное число проблем, экономит время и сводит ошибки человеческого фактора к минимуму. Какое программное обеспечение для склада выбрать решать Вам, но программы для склада должны быть простыми в освоении, удобными в работе и иметь ограничения, как в плане интерфейса, так и по правам доступа. Каждый работник должен иметь свой минимум функций, заведующий складом - доступ к отчетам по материальным остаткам и ведомостям по перемещениям. Каждая операция должна печататься и закрепляться подписью работника - в конце дня все бумаги помещаются на хранение и в случае необходимости извлекаются.

Использовать для склада отдельную программу с импортом-экспортом файлов или интегрировать складское ПО в общую единую систему зависит опять же от количества операций в день и скорости работы программы. Иногда, когда программа единая, то есть помимо складского учета на ней завязан еще и бухгалтерский учет, не спасает даже перевод программы из файловой системы в SQL: задержки при проведении документов могут быть огромными. Все это стоит продумать при выборе программы.

Еще один момент - стоит продумать технические аспекты оснащения склада и связь их с ПО. При использовании удаленного доступа и терминалов следует учитывать, что принтеры этикеток иногда сложно бывает связать по сети, а сканеры и вовсе невозможно. Для этих целей лучше использовать локальную сеть.

Так же стоит обратить внимание на ускорение и оптимизацию работы самой программы: все действия должны управляться с клавиатуры, должен быть предусмотрен ввод на основании других документов и т. п. В поле ввода-вывода должно вводиться как наименование, так и код, а также осуществляться поиск по первым символам.

Ревизия склада

Частая складская ревизия, включающая инвентаризацию и выявление ошибок в ведении документооборота - залог хорошей работы склада. Внутренние инвентаризации необходимо делать как можно чаще - во-первых, персонал лучше потом помнит где что лежит, во-вторых, выявляются многие ошибки, которые можно успеть исправить до инвентаризации генеральной. Вся проблема в том, что персонал часто ошибается при подсчете, поэтому инвентаризацию лучше проводить в два-три этапа, посылая разных людей на одни и те же участки и выбирая наиболее спорные моменты. Кроме того, при внутренних инвентаризациях часто нет возможности заморозить работу склада, поэтому их лучше всего делать по частям и группам ТМЦ, делая поправки на поступившую и выбывшую номенклатуру.

При внутренней инвентаризации руководителей распечатывается список товара без указания количества реального остатка. Количество ставится вручную при подсчетах работниками.

Особое внимание следует выделять ведению документации. Ведомости, отчеты, акты приема-передачи, внутренние перемещения должны быть сложены по датам и исключать исправления и ошибки в заполнении.

Как часто делать ревизию? Чем чаще, тем лучше. Важно только не перегружать сотрудников и не мешать работе склада.

Журнал «Директор информационной службы», №1, 2008 г.
// Январь, 2008

В определенный момент времени любое предприятие, эксплуатирующее складские площади, сталкивается с необходимостью изменений в технологиях складирования и грузопереработки. Грамотный подход к проектированию и внедрению изменений позволит повысить качество работы склада при поддержании приемлемого уровня затрат на его оснащение и содержание.

Анализ деятельности ряда дистрибьюторских компаний показывает, что существует зависимость между основными экономическими показателями работы компании-дистрибьютора и подходами к управлению запасами и складами. В условиях роста оборота компании-дистрибьютора ошибки управления складскими процессами негативно сказываются на уровне удовлетворения спроса и влекут непропорциональный рост потребностей в складских площадях.

Своевременное инвестирование в реализацию проектов, направленных на повышение эффективности операционной деятельности, существенно дешевле «латания дыр» и исправления последствий серьезных ошибок. Именно поэтому важно предупреждать проблемы, развивая собственный персонал и используя лучшую практику других компаний.

Симптомами ошибок управления складскими процессами являются: дефицит площадей, неэффективное использование оборудования и технических ресурсов, высокие затраты на хранение и обработку грузов, низкое качество обслуживания клиентов.

Задача повышения эффективности работы склада, если он уже построен и работает, выполнима и без существенных инвестиций в оборудование и перестройку складского комплекса.

Грамотный подход к описанию процессов и понимание значимости проблем управления складскими комплексами в значительной степени определяют эффект от последующей модернизации технологии работы склада.

Препятствия на пути повышения эффективности складских комплексов можно разделить на четыре группы: организационные (функции, полномочия, зоны ответственности), технологические (последовательность выполнения операций, методы и алгоритмы), информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации) и технические (наличие техники и оборудования, степень изношенности ресурсов, соответствие требованиям).

Выбирая направление оптимизации склада , в первую очередь стоит обратить внимание на совершенствование организации процессов и технологии выполнения работ - именно здесь возможно относительно быстрое получение результата при использовании имеющегося оборудования.

К решению технических и информационных задач, которые могут быть осуществлены в короткие сроки с относительно низкими вложениями средств, можно отнести, например, закупку раций на складе для быстрого вызова необходимого сотрудника, установку принтера для распечатки заданий в непосредственной близости к зоне приемки или отбора и т.п. Однако все эти нововведения должны быть подчинены общей логике работы склада и планирующихся изменений. Очевидно, что если на складе планируется переход на безбумажную технологию с использованием терминалов сбора данных, то закупка принтеров и раций нецелесообразна.

Последовательность действий

Процесс оптимизации складских технологий состоит из нескольких последовательных этапов: исследование технологических процессов (логистическая экспертиза), разработка объемно-планировочных решений и проектирование технологии работы склада, подготовка склада к внедрению изменений и собственно внедрение.

Логистическая экспертиза

Цель первого этапа - обнаружить ключевые проблемы, решение которых даст наиболее ощутимый результат при минимальных затратах ресурсов и времени.

Для достижения цели следует определить перечень бизнес-процессов, исследовать их, провести оценку и ранжирование выявленных проблем. Как правило, можно выделить складские бизнес-процессы (приемка товаров, размещение, комплектация и отгрузка заказов, инвентаризация и т.п.) и смежные процессы, которые реализуют взаимодействие склада и смежных с ним подразделений (управление запасами, закупки товаров, организация поставок товаров на склад и доставка заказов клиентов).

Существует множество методик описания процессов. Один из наиболее простых и доступных - схема информационных потоков, в ходе построения которой происходит выявление проблем коммуникации и управления, дублирующих или ненужных операций.

На рисунке 1 представлена упрощенная схема информационных потоков в процессе приемки товаров на склад одной из компаний до проведения оптимизации.

Рисунок. 1. Документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)

В ходе интервью с ключевыми работниками при составлении схемы процесса было выявлено несколько проблемных зон. Приведем только один пример. Водитель-экспедитор предоставлял товаросопроводительную документацию менеджеру отдела закупок для проверки соответствия заявке, а затем передавал документы с разрешением отдела закупок оператору склада. В информационную систему склада не поступала информация об ожидаемой поставке, поэтому оператор склада вынужден был готовить документ для приемки в тот момент, когда автомобиль уже готов к разгрузке. Для того чтобы ускорить процедуру разгрузки и приемки, руководству склада было разрешено осуществлять приемку по копии товаротранспортной накладной, а после отъезда транспортного средства со склада заполнять подготовленный оператором бланк, внося дополнительную информацию о сроках годности и весогабаритных характеристиках принятых товаров.

Одновременно с приемкой и оприходованием товаров в информационной системе склада менеджер по закупкам производил оприходование товаров в корпоративной информационной системе. Интеграция в режиме реального времени этих двух систем отсутствовала. Синхронизация происходила раз в сутки и использовалась только для сверки данных об остатках.

Рассмотрим часто встречающиеся проблемы складских процессов, препятствующие эффективной организации складирования, обработки грузов, выполнения заказов клиентов.

В процессе приемки товаров на склад могут возникнуть такие организационные и технологические проблемы как неравномерная нагрузка на склад, большие трудозатраты на разгрузку при приемке не паллетизированного груза, приемка по копиям товаросопроводительных документов, не приспособленным для фиксирования дополнительной информации. Для того же этапа характерны информационные и технические проблемы, например, трудности при идентификации поступающих товаров, дефицит подъемно-транспортной техники, отсутствие пандуса, дефицит вместимости зоны для приемки и размещения поступающего товара, двойной ввод информации о приходе в КИС и в АСУ склада.

При размещении товаров зачастую неэффективно используется вместимость склада, отсутствуют регламентированные методы принятия решения о расстановке товаров; товар может беспорядочно складироваться в зоне напольного хранения, оптимизация размещения товаров на складе (уплотнение, консолидация) также не проводится. Все перечисленные проблемы относятся к разряду организационных. Основными информационными проблемами размещения называют отсутствие учета в информационной системе передвижений товара по складу, фиксирования сроков годности, партий, серий и других характеристик, влияющих на последовательность отбора, а значит и на размещение товаров на складе.

Комплектация и отгрузка часто сопровождаются множеством технологических проблем, среди которых совместное хранение различных товаров (или идентичных товаров с разными сроками годности), влекущее ошибки при подборе; отбор штуками и коробами из любой паллеты в зоне резервного хранения (много «вскрытых» паллет); несвоевременное пополнение товаром зоны отбора; авральные работы при комплектации срочных заказов или дополнительных заказов клиентов, поступивших непосредственно перед отгрузкой; не разработанные маршруты кладовщиков и отсутствие части номенклатуры в местах хранения, доступных для отбора коробами и штуками без использования технических средств. Значительные затраты времени на поиск необходимого товара вследствие неактуальной информации в базе данных склада и несоответствие типоразмеров ячеек весогабаритным характеристикам товаров, нормативу запаса и показателю оборачиваемости - главные информационно- технические проблемы процесса комплектации и отгрузки.

Смежные по отношению к складу процессы, к которым эксперты относят закупки, управление запасами, продажи, доставку товаров клиентам, также должны быть тщательно проанализированы.

Так, например, в процессе закупок и управлении запасами экспертное, интуитивное определение ассортимента и объема поставок часто приводит к накоплению излишних или неликвидных запасов. А отсутствие информации о неудовлетворенном спросе - к дефициту товаров на складе. Еще одна организационная проблема процесса закупок и управления запасами - использование ошибочного алгоритма принятия решений об объеме закупок, что приводит к накоплению излишних запасов. К числу основных информационных проблем можно также отнести отсутствие работы по анализу качества работы поставщиков (нет статистики недовозов, возвратов, недовложений).

В процессе продаж и доставки могут возникать организационные проблемы, к которым относятся авралы при обработке заказов для филиалов и оптовиков (заказы срочные и большие) и регистрация нескольких заказов для одного клиента (на один адрес доставки, на одну дату отгрузки) без объединения перед поступлением на склад. Наконец, перечислим основные информационные проблемы процесса продаж и доставки: в информационной системе не отражается готовность заказа для отгрузки, не ведется статистика по недовозам и проблемам возникшим при доставке, не ведется учет возвратов и их причин, данные по остаткам могут не соответствовать реальной ситуации на складе, менеджеры по продажам видят в информационной системе остаток товара, а не доступное для продажи количество.

Выявленные на этапе анализа проблемы ранжируются с учетом степени их влияния на производительность, затраты, качество обслуживания клиентов, и определяется наиболее выгодная последовательность их решения. Это обеспечит получение максимального эффекта от проводимых изменений.

Разработка объемно-планировочных решений

Как правило, среди часто встречающихся проблем наиболее критическими являются неэффективное использование пространства склада или отдельных его зон, несоответствие параметров складских помещений интенсивности товаропотока.

Процесс разработки планировки склада начинается с определения количества и конструкции мест хранения с учетом весогабаритных характеристик хранимых грузов и параметров товародвижения. Следующий этап - зонирование склада и разработка модели потоков товаров по зонам склада. На заключительном этапе разрабатываются алгоритмы эффективного размещения товаров по местам хранения, маршруты комплектации, передвижения.

Определение количества и конструкции мест хранения

Для расчета оптимальной конструкции и необходимого количества мест хранения на складе используются значения нормативов запасов, весовые и габаритные характеристики упаковок товаров и требуемые условия хранения.

Для всех типоразмеров мест хранения, используемых на складе или планируемых к использованию, рассчитывается коэффициент заполнения товаром по весу и по объему. При этом анализ проводится по каждому товару. Оптимальными считаются места хранения с наибольшими коэффициентами заполнения.

На основании информации о нормативах запасов определяется, сколько мест хранения потребуется для каждого товара в зоне хранения и в зоне комплектации. Затем места хранения, рассчитанные для товаров, группируются по условиям хранения для получения итоговых значений параметров зон склада.

Такой подход к проектированию мест хранения позволяет максимально эффективно использовать пространство склада, соблюсти баланс между стоимостью складского оборудования и удовлетворением всех требований обработки и хранения товаров, стандартизировать места хранения на складе.

Параметры других технологических зон (погрузочно-разгрузочных работ, приемки, комплектации, отгрузки) определяются на основании данных о среднесуточных поставках и отгрузках, объеме и типоразмерах поступающих и отгружаемых товаров.

Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров

Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров по местам хранения, передвижения товаров внутри склада, маршрутов комплектации также производится на данном этапе и направлена на повышение эффективности использования складского пространства, сокращение времени комплектации заказов, простоев техники, очередей.

Принципы размещения товаров на складе зависят от способа комплектации заказов. Для сокращения времени комплектации товары в зоне хранения могут быть сгруппированы, например, по габаритам упаковки товара или по скорости продаж товаров и оборачиваемости. Каждой зоне на складе могут быть присущи характерные правила размещения и комплектации. Их реализация осуществляется с помощью механизма назначения рейтинга ячейкам в системе автоматизации склада , а также с помощью системы нумерации зон, областей и ячеек.

Проектирование технологии работы склада

Цель этого этапа оптимизации складских технологий - наилучшее распределение функций, полномочий и зон ответственности персонала склада на основе процессного подхода, что позволит обеспечить прозрачность складских процессов и повысить их управляемость, обеспечить необходимый уровень качества выполнения заказов клиентов

Все планируемые операции на складе подлежат тщательной проработке и описанию в виде рабочих инструкций с учетом того, что все операции с товаром на складе должны быть отражены в документах и информационной системе. Желательно использование стандартных (для компании) форм внутренних документов, дублирующие операции должны быть исключены; необходимо назначить сотрудника, ответственного за процесс/операцию. Следует проводить регистрацию и накопление информации, необходимой для принятия управленческих решений, мониторинга работы склада - функционал системы автоматизации склада должен быть использован максимально.

Первоначально определяется укрупненный перечень всех процессов на складе, среди которых можно выделить регулярные операции, выполняемые ежедневно, и периодические операции. К регулярным операциями относятся планирование работы смены, разгрузка и приемка товара, маркировка товара, его размещение и внутренние перемещения, отбор заказов и сборка комплектов, повторный пересчет отобранных заказов, их упаковка и размещение в зоне комплектации с консолидацией по маршрутам отправки, отгрузка товара, регулярная полная инвентаризация и т.п.

Периодические операции, выполняющиеся в случае появления нестандартных ситуаций, также подлежат формализации. Периодическими являются такие операции как обработка некондиционного товара, организация возврата поставщику, выявление и работа с браком, обнаруженным в процессе хранения, выборочная инвентаризация по артикулам или местам хранения, организация дополнительного отбора товара при обнаружении возможных ошибок, приемка возврата от клиента и т.п.

Для каждой из перечисленных операций составляется рабочая инструкция, которая включает в себя подробное описание состава работ по каждой операции, исполнителей, необходимую информацию для выполнения операции и исходящие документы, используемые технические средства.

Например, процесс приемки товаров на склад, представленный на рисунке 2, был трансформирован следующим образом (см. рисунок 2). Обмен данными между КИС и АСУ склада и предоставление информации об ожидаемых поставках отделом закупок позволило существенно уменьшить бумажный документооборот, а также сократило время на подготовку склада к приемке товаров и учету данных в информационной системе.

Рисунок. 2. Документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)

Формирование организационно-управленческой структуры склада производится с учетом разработанных технологических процессов.

Проведенные изменения способствуют централизации, улучшению взаимодействия между сотрудниками, росту ответственности в области операционного управления, равномерному распределению нагрузки на персонал склада.

Зная перечень операций и объем работ на каждой из них, используя нормативы выполнения работ, можно вычислить необходимое количество персонала в каждой смене, а также точное количество погрузчиков, штабелеров, гидравлических тележек, лифтов, стремянок, ворот, сканеров штрихкода, рабочих мест оператора и т.д.

Внедрение изменений

Проект оптимизации технологии работы склада можно считать удачным только после внедрения всех изменений. Оптимизация склада неизменно влечет за собой необходимость доработки информационной системы. Поэтому первым шагом при внедрении новой технологии будет постановка задачи для совершенствования ИТ поддержки системы управления. Параллельно с ее доработкой можно провести необходимые изменения топологии склада, а также обучение персонала.

Контроль внедрения изменений, своевременная корректировка решений, тестирование внедряемых элементов информационной системы, разработка функциональных инструкций, обучение персонала - во всех перечисленных задачах обязательно должны участвовать специалисты, авторы решений и мероприятий. Важно также отметить роль экспертов-логистов как в решении специальных логистических задач, так и в разработке технического задания для модернизации (или разработки) складской информационной системы. Использование усилий экспертов-логистов на этапе внедрения изменений технологического процесса на складе позволит существенно снизить риски переходного этапа, подготовить персонал и получить максимальный эффект от изменений складских технологий за сравнительно короткий срок.

Ольга Каверина, AXELOT

Каждое предприятие, которое эксплуатирует складские помещения и площади, хотя бы раз сталкивалось с проблемой технологии складирования, грузопереработки, с недостачей и порчей материалов. Перечень возможных неприятностей огромен и зависит от разных обстоятельств.
Возникает вопрос: как правильно оптимизировать все складские работы, свести потери к минимуму и добиться того, чтобы огромный организм под названием «склад» начал функционировать безотказно - как часовой механизм?

Поэтапная оптимизация

Оптимизация работы склада представляет собой долгий путь и упорный труд квалифицированных сотрудников. Этот процесс состоит из нескольких этапов, результатом которых станет четкий рабочий алгоритм. Действия должны быть последовательными и продуманными.

Прежде всего, необходимо тщательно «обработать» и «запрограммировать» кадры.

Персонал – это основа, на которой держится вся деятельность склада. Грузчики, операторы, кладовщики – все они должны быть людьми должного образования, ответственными и опытными. От этого напрямую зависит уровень материальных потерь, связанных с порчей товара или с воровством. Дабы избежать нежелательной текучки, необходимо серьезно отнестись к выплатам зарплаты. Когда на кону будут стоять достойные деньги, вряд ли кто-то откажется от возможности заработать.

После работы с персоналом приходит время для следующих действий:

• выбор месторасположения под складской комплекс;
• приобретение надежного и современного оборудования;
• разработка системы учета товаров и материалов;
• правильная организация рабочего времени.

Основные пункты процедуры оптимизации:

1. Логистическая экспертиза - это решение проблем хранения, складирования, рационального использования рабочей площади, взаимодействия со смежными отделами, обеспечение своевременной работы информационного центра и т.д.;
2. Разработка новых и индивидуальных методов работы – возможность снизить потенциальные издержки и потери, увеличить эффективность предприятия;
3. Усовершенствование процессов управления и организации – выработка дисциплины и мотивации для всего персонала;
4. Внедрение результатов – реализация запланированного.

Основные параметры эффективности работы склада

Можно выделить несколько показателей и критериев, которые помогут определить и оценить эффективность работы:

• конструктивные особенности склада (площадь, состояние пола, стен и т.д.);
• удобство транспортного сообщения;
• наличие вентиляции, пожаробезопасности, сигнализации, освещения, охраны, энергоснабжения и т. п.;
• наличие отдельного офисного, хозяйственного и бытового помещения;
• маркетинговая оценка, которая удовлетворит спрос на услуги;
• оценка уровня предлагаемого сервиса;
• финансовые результаты, где доходы должны превышать расходы;
• грузооборот, размер тарифов, время, за которое исполняется заказ.

Советы по улучшению работы склада, для повышения его эффективности

Актуальный и действенный способ по улучшению работы, результатом которого станет продуктивность и эффективность – напрямую зависит от общего настроения работников. Стимуляция, мотивация, комфортный режим работы и отдых – это то немногое, что гарантированно в перспективе принесет вам прибыль.

Не жалейте на инвестиции в современное оборудование, которое однозначно увеличит отдачу от склада. Старайтесь объединять однотипные операции и заказы, чтобы работа шла быстрее. И самое главное – не останавливайтесь на достигнутом и постоянно совершенствуйтесь.

Вам нужно повысить производительность склада, но вы не можете себе позволить затратить на это большие средства? Постоянно увеличивающиеся расходы на транспорт и топливо составляют все большую часть бюджета операций логистики, и вы, руководитель компании, специализирующейся на услугах логистики, ищете способы исправить положение? Есть много путей решения этой проблемы. Опрос ведущих зарубежных специалистов позволил сформулировать 21 практический совет, как это сделать. Они пригодны для складов любого размера и уровня сложности. Все рекомендации разделены на четыре группы: общие вопросы организации работы на складе; перемещение грузов и складирование; отбор товаров и подбор заказов; приемка, упаковка и отгрузка.

Общие вопросы организации работы склада

1. Думайте стратегически. Применяйте прогнозирование. Заблаговременно ищите решения вместо того, чтобы реагировать на уже возникшие проблемы, которые чаще всего являются следствием плохого планирования. Меньше полагайтесь на покупку нового оборудования и больше – на улучшение организации работы на складе.

2. Помните, всегда можно что-то улучшить. Собирайте отзывы сотрудников и их мнения о том, каким образом можно улучшить работу склада. Введите в практику регулярные собрания ведущих сотрудников, на которых должны обсуждаться проблемы повышения производительности.

3. Заботьтесь о том, чтобы работники были здоровы и удовлетворены работой. Здоровый и довольный своей работой персонал трудится с наибольшей отдачей. Проявляйте заботу о моральном состоянии людей, будьте в курсе их личных обстоятельств и установите систему оплаты, поощряющую повышение производительности. Чтобы сделать их работу менее утомительной, следует разделить склад на эргономичные технологические участки, прежде всего для подборки заказов и упаковки. Доставьте товары, расход которых высок, на участки, откуда их удобней брать. Упаковочные материалы должны быть всегда под рукой, а упаковочные столы – быть удобными для работы и иметь нужную высоту.

4. Уделяйте особое внимание ежедневно выполняющимся работам. Походите по складу и присмотритесь, какие операции выполняются наиболее часто, проанализируйте, рационально ли они организованы. Возможно, вы обнаружите что-то, что мешает работе. А спланированные формализованные проверки позволят выявить все факторы, снижающие производительность.

5. Кросс-докинг. Применение кросс-докинга – эффективнейший путь повысить производительность склада. При такой технологии товары поступают на склад и практически без размещения и хранения в нем непосредственно в доке сортируются, перегружаются на другие транспортные средства и отправляются по местам назначения. Для организации кросс-докинга необходимо определить расход товаров, колебания спроса на которые известны, и составить прогноз на перспективу. Подумайте, может быть товары, пользующиеся невысоким спросом, удобней разместить на более отдаленных участках склада, где они не станут мешать в работе и откуда их можно будет отгружать только тогда, когда потребуется.

6. «Избавляйтесь от лишнего и непригодного для работы имущества» – советуют специалисты по организации работы складов. Распродавайте устаревшее оборудование и продукты по сниженным ценам, уступайте их фирмам, продающим уцененные товары, реализуйте через интернет-аукционы. Избавившись от лишнего имущества, вы сможете сконцентрировать все человеческие и материальные ресурсы на работах, приносящих наибольшую прибыль.

7. Организуйте работу с поставщиками таким образом, чтобы они помогали вам. Если позволяют ваши отношения с поставщиками, постарайтесь, чтобы они, например, упаковывали доставляемые на ваш склад товары в количествах, которые необходимы для каждого предприятия или магазина, куда их будут отгружать. Каждая такая упаковка должна снабжаться ярлыком, на котором указано место назначения товара, т. е. адрес, по которому его должны затем доставить. Вам не надо будет распаковывать и заново упаковывать груз, останется только рассортировать готовые упаковки по местам назначения и погрузить на транспорт. Обязательно убедитесь, что штрих-коды и радиокоды нанесены правильно и точно указывают продукт и место его назначения.

8. Максимально используйте все существующие информационные технологии. Системы управления складом (WMS), радиотехнологии (RF) и штриховое кодирование занимают основное место в организации работы многих складов. Однако еще не все руководители умеют воспользоваться всеми преимуществами этих технологий. Вот что часто ускользает от внимания владельцев складов: система WMS и технология RF должны служить для рационализации работ на складе. Например, сначала водитель вилочного погрузчика должен получить команду вывезти груженый поддон, а затем подвезти ближайший свободный поддон на участок погрузки для укладки товара. Если команды будут поступать в правильной последовательности, погрузчик никогда не будет совершать поездок без груза. Кроме того, систему WMS и технологию RF следует использовать для того, чтобы на участках, примыкающих к транспортным проходам склада, всегда находились товары, которые вывозят в данное время.

Перемещение грузов и складирование

9. Возить максимальное число поддонов. Следует ускорять процесс вывоза товаров, использовать тележки и штабелеры, которые способны перевозить одновременно два и более поддонов с товарами одного вида. Перед тем как ввести такую технологию, следует просчитать, хватит ли мощности подъемно-транспортного оборудования и площадей склада при таком увеличении грузооборота.

10. В конце узких складских проходов создавайте участки, на которых можно оставить и взять груз. Менее быстрые штабелеры с трехсторонней обработкой груза следует использовать главным образом для вывоза и доставки грузов по узким проходам склада. Более дешевые и универсальные, снабженные противовесами и высокой мачтой вилочные погрузчики можно использовать для транспортировки паллетизированных грузов на участках с большой свободной площадью, расположенных в концах узких межстеллажных проездов.

Отбор товаров и подбор заказов

11. Используйте проходные или набивные стеллажи для грузов в ящиках, коробках и на паллетах: такая технология поможет ускорить отбор и пополнение товарных запасов. Вместо штабелирования ящиков и паллет применяйте проходные стеллажи. Проходные стеллажи – это наклонные полки, на которых вплотную устанавливают паллеты или ящики. Грузы устанавливают на более высокий край стеллажа. Погрузчики или штабелеры не нужны, чтобы перемещать грузы: под действием собственного веса коробки и ящики перемещаются по роликам стеллажа, их автоматически помечают ярлыками, которые наклеиваются на лицевую сторону каждой упаковки для ускорения подбора. Подобным же образом на гравитационных проходных стеллажах паллеты помечаются ярлычками с лицевой стороны. Гравитационные паллетные стеллажи состоят из нескольких вертикальных рам с укрепленными на них наклонными роликовыми конвейерами разной ширины, по которым под действием собственного веса перемещаются в сторону разгрузки паллеты, по мере расхода грузов на более высокий край стеллажа загружают новые паллеты.

12. Создайте на складе динамический канал отбора грузов. Используйте гравитационные набивные стеллажи для резервного накопления грузов над проходными стеллажами. На набивных стеллажах паллеты располагаются на тележках с роликами. Очередная паллета вставляется в направляющие и подталкивает предыдущую паллету. Когда паллету снимают со стеллажа, следующая за ней паллета автоматически маркируется с лицевой стороны. Таким образом грузы обрабатываются быстрее, чем при любых других системах стеллажного глубинного складирования, поскольку погрузчики забирают их, находясь у конца стеллажа в складском проходе.

13. Составьте правильную схему расположения товаров на складе. Наиболее востребованные товары следует складировать на самых удобных для погрузки местах. В то же время следите, чтобы мало расходуемые товары не находились на пути следования погрузчиков и штабелеров и не удлиняли маршрут перемещения товаров. Правильно выбирайте размер подборочной тележки для каждого продукта. Вам приходится пополнять проходной стеллаж с ящиками по пять раз в день? Если это так, может быть, целесообразней применять паллетные проходные стеллажи?

14. Проанализируйте структуру подбираемых заказов. Какова доля заказов с небольшим числом наименований? Какую часть из этих однородных заказов составляют заказы на один и тот же продукт? Чтобы работник, подбирающий заказы, не ходил за одним и тем же продуктом двадцать раз, следует подобрать документы на них таким образом, чтобы заказы на один и тот же товар обрабатывались одновременно и работник забирал бы одноименные товары для комплектации всех заказов сразу.

15. Организуйте подбор заказов партиями. Используйте недорогое бюджетное оборудование. Если вы храните медленно расходуемые товары на мезонине (стеллаже-накопителе), находящемся в дальнем углу склада, старайтесь подбирать товары партиями, транспортируя в штабелируемых упаковках на тележках. Кладите упаковки на паллету, которую можно опустить на пол погрузчиком. А самый недорогой и экономичный способ подбора заказов из изделий малого размера – это снабдить рабочих-подборщиков фартуками с множеством карманов, в которые они будут складывать каждый заказ отдельно.

16. Отбирайте заказы на товары, пользующиеся малым спросом, непосредственно с места хранения (со складских полок). Это более рационально, чем перевозить их сначала на площадки для комплектования заказов, так как в этом случае путь перемещения товаров удлиняется.

Приемка, упаковка и отгрузка

17. Используйте немеханизированные конвейеры для разгрузки транспорта. Когда прибывает грузовик, в котором от пола до крыши вперемешку сложены картонные ящики, нарушается ритмичность и снижается производительность участка разгрузки. Например, на одном крупном складе одежды грузовую фуру разгружали три человека в течение четырех часов. Они отбирали упаковки с одинаковым товаром по всему кузову, сортировали их, пересчитывали и складывали на паллеты. Когда установили недорогой, не имеющий электропривода конвейер длиной от пола участка разгрузки до кузова грузовика, один человек в кузове стал быстро перегружать ящики на пол склада, где уже остальные рабочие сортировали коробки и укладывали их на паллеты. Вся разгрузка стала занимать гораздо меньше времени.

18. Шире используйте штриховое кодирование. Обязуйте поставщиков помечать штрих-кодами упаковки. Если поставщику сложно самому обеспечить кодирование, можно снабжать его уже отпечатанными наклейками со штрих-кодами на каждую упаковку, предоставив подробные инструкции, как их наклеивать. Снабдите табличками для штрих-кодов паллеты и выделите для каждого груза специальное место на площадке. Рабочие при помощи радиосканера будут считывать коды и расставлять паллеты быстро и правильно.

19. Составьте четкий график поступления и выдачи грузов с дока-приемника. Отсутствие порядка серьезно затрудняет и замедляет работу. Расписание приема и отгрузки товаров с участка должно быть согласовано с остальными работами на складе. Во многих компаниях, где нет отдельных специализированных доков отгрузки и приемки, для этих операций выделяют разные смены.

20. Используйте самые производительные системы индексации грузов. Например, с грузов, помеченных радиокодами, рабочие считывают сканерами и сортируют грузы быстро и точно. Можно использовать дополнительно устройства проверки веса, некоторые из таких устройств стоят недорого – менее 20 тыс. USD. Такая система сравнивает результат взвешивания с весом, указанным в документах, и если обнаруживает разницу – сигнализирует об этом. Точная, своевременная информация о грузе очень помогает в работе.

21. Следует отбирать товар прямо в транспортировочную тару. Если заказы необходимо тщательно осматривать и перепроверять при подборе, имеет смысл отбирать их прямо в транспортировочные ящики. Упаковщикам останется лишь переложить товары упаковочным материалом, заклеить ящики и прикрепить этикетки. Следите, чтобы ящики нужного размера всегда были в наличии. Ничто так не задерживает работу, как внезапная остановка для поиска ящиков большего размера и перегрузка в них части товаров.

Новое – хорошо забытое старое

Современное, дорогое оборудование и технологии, несомненно, могут значительно повысить производительность склада. В крупном складском хозяйстве удается сэкономить много рабочего времени, если автоматизировать этап окончательной упаковки, упомянутый в пункте 21, чтобы окупить затраты на упаковку, заклеивание и наклеивание этикеток. Если ваша компания не готова к такому капиталовложению, можно использовать недорогую технологию – идентификационные ярлыки.

Эти советы позволяют увеличить производительность любого склада, а не только предприятия со скудным бюджетом. Некоторые из описанных в статье идей известны и применяются уже давно, однако они эффективны до сих пор. Если вы примените их творчески и руководствуясь здравым смыслом, эти известные и простые приемы обязательно помогут сделать ваш бизнес еще более успешным.

По материалам зарубежной печати подготовил С. Протасов

Складские помещения нынче в цене, поэтому многие собственники торгующих организаций либо снимают в аренду, либо приобретают в собственность склады. О том, что выгоднее – снять в аренду или построить собственный склад, мы не будет говорить. Остановимся на вопросе, касающемся организации склада. Как сделать склад, который бы позволил эффективно отгружать товары, а также пополнять складские запасы быстро и с минимальными затратами человеческого ресурса?

Организация товарного склада

Склад – это помещение больших или средних размеров, в котором хранится продукция компании или предприятия, товарные запасы магазина или торгующей организации и пр. Склад можно организовать и в маленьком помещении, если на нем не предусмотрено хранение огромных объемов товарных запасов, например, небольшой склад продуктовых запасов имеется в каждом частном доме. Правильная организация складского помещения начинается с правильного выбора места, где будет расположен склад. Оно должно быть максимально удобным для подъезда большегрузных транспортных средств, которые будут одни товары увозить, а иные доставлять на склад. Очень важно, чтобы для отгрузки и доставки товаров были предусмотрены отдельные входы/выходы со склада. Естественно, некоторые склады настолько малы, что в них невозможно организовать такое пополнение и отгрузку складских запасов.

Перед тем, как организовать склад, необходимо позаботиться о приобретении специального оборудования – оно закупается, в соответствии со спецификой работы склада, а также с учетом размеров склада. Если помещение большое и высокое, то целесообразно закупать стеллажи, которые можно собрать и разобрать при необходимости. Многоуровневые стеллажи являются оптимальным вариантом для хранения продукции практически всех торговых групп. Помимо приобретения оборудования необходимо задуматься и о покупке спецтехники – это погрузчики и пр.

Складской учет

На складе необходимо организовать учет – это, пожалуй, одна из самых важных составляющих, поскольку отчетность по складским запасам имеет непосредственное отношение к балансу предприятия или организации. Основными документами, подтверждающими приход и расход на складе, являются товарные накладные соответствующего образца, согласно которым и составляется складская отчетность. Все остатки по складу должны четко совпадать с остатками по бухгалтерскому учету. Складской учет ведет заведующий складом, который ежемесячно, в соответствии со своими должностными инструкциями, утвержденными руководителем предприятия, сдает остатки по складу в бухгалтерию предприятия.

Заведующий складом – это материально-ответственное лицо, поэтому, он решает все вопросы, связанные с тем, как организовать работу склада, лично следит за отгрузкой и загрузкой складских ценностей. На складе, помимо заведующего, может работать еще несколько кладовщиков, которые подчиняются заведующему и неукоснительно выполняют все его указания, если, конечно же, они направлены на правильную работу склада. Все товары со склада должны выдаваться только при наличии накладных, в которых указывается наименование организации или лица, получающего товар, его количество, а также стоимость. Обязательно наличие на накладных подписей. Если на складе обнаруживается дефектный товар, он подлежит списанию, то есть заведующий склада составляет акт на списание.

Инвентаризация на складе

Успешная организация и функционирование склада невозможно без проведения ежегодной инвентаризации. В принципе, если склад небольшой, то инвентаризация не вызовет никаких проблем, но на больших складах, организация инвентаризации является трудоемким, но крайне важным и необходимым мероприятием. Организовывать инвентаризацию необходимо для того, чтобы выявить излишки или недостачу товарных ценностей. Если заведующий складом знал, как правильно организовать склад, то у него не будет проблем, с отгрузкой товаров, поскольку все они будут разделены в помещении по наименованиям и группам. Но при неправильной организации склада, чаще всего выявляются недостачи, пересортировки товаров, которые связаны с отгрузкой товаров по цене, отличающейся от той, которая действует на конкретное наименование товара. Конечно же, возникают убытки, которые должен возмещать заведующий складом.