Приказ на внедрение программы. Как учесть компьютерные программы, антивирусы и справочные системы Приказ о лицензионном программном обеспечении

Администрация Санкт-Петербурга
ПРИМОРСКИЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РАЙОН
ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

О внедрении систем электронного документооборота
и делопроизводства

1. Возложить ответственность за подготовку компьютерных средств подразделений делопроизводства и локальной вычислительной сети (ЛВС) к внедрению систем электронного документооборота и делопроизводства (далее — СЭД) в соответствии с требованиями частного технического задания (приложение N 1 к договору N 1008/25-2000 от 23 августа 2000 года) и выполнение мероприятий, обеспечивающих техническую работоспособность систем электронного делопроизводства, на начальника отдела информационных систем и баз данных управления экономики и городского заказа Мирошник М.И.

2. Возложить ответственность за проведение опытной эксплуатации систем, обучение работников подразделений делопроизводства, внедрение СЭД в подразделениях территориального управления на начальника управления делами Гуляева К.В.

3. Начальнику отдела информационных систем и баз данных управления экономики и городского заказа Мирошник М.И. и начальнику управления делами Гуляеву К.В. совместно с генеральным исполнителем проекта ЕСЭД — ГП «Центр компьютерных разработок» обеспечить проведение опытной эксплуатации систем электронного делопроизводства, подготовку технических средств и проведение приемо-сдаточных работ по внедрению систем в промышленную эксплуатацию.

4. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.

Глава территориального управления
Ю.Л.Осипов

Текст документа сверен по:
официальная рассылка

Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ
о внедрении системы электронного документооборота

[ число, месяц, год ]

В целях [ вписать нужное ] приказываю:

1. С [ число, месяц, год ] внедрить систему электронного документооборота [ наименование ] в [ наименование юридического лица ].

2. [ Должность, Ф. И. О. ] в срок до [ число, месяц, год ] разработать и утвердить порядок электронного документооборота.

3. Ответственным за ведение электронного документооборота назначить [ должность, Ф. И. О. ].

4. [ Должность, Ф. И. О. ] организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов.

5. [ Должность, Ф. И. О. ] внести в учетную политику [ наименование юридического лица ] правила создания, получения и хранения электронных документов.

6. Ответственными за формирование и подписание электронных документов назначить [ должность, Ф. И. О. ].

7. Приказ довести до всех структурных подразделений организации.

8. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].

С приказом ознакомлены:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота

Разработана: Компания «Гарант», июнь 2016 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Нормативное обеспечение процесса внедрения СЭД

Итак, вы всерьёз задумались о вопросе внедрения СЭД. Вы на пороге долгого пути, состоящего из многих этапов: предпроектное обследование, выбор программного продукта, предварительная его настройка, обучение пользователей, опытная эксплуатация, введение в промышленную эксплуатацию. Однако, для того, чтобы система электронного документооборота заработала «официально», нужен соответствующий бумажный документ. Сегодня мы с вами разберем все этапы внедрения системы и рассмотрим нормативные документы, которые должны их регламентировать.

Деятельность по внедрению СЭД на предприятии требуется подкрепить распорядительными документами. И чем четче в приказах/распоряжениях будет закреплен перечень необходимых мероприятий, порядок их осуществления и ответственность должностных лиц, участвующих во внедрении, тем быстрее и эффективнее будет осуществляться работа по внедрению СЭД.

1. Предпроектное обследование, выбор программного продукта.

В распорядительном документе (как правило, это приказ), издаваемом руководством на первом этапе внедрения, содержится обоснование необходимости внедрения СЭД, а в тексте указывается ответственное лицо, либо несколько лиц, которые должны:

Определить какими силами будет внедряться система (собственными либо с привлечением подрядчика работ);

Определить генерального подрядчика работ;

Определить примерный масштаб внедрения и планируемый бюджет.

Результатом работы по вышеуказанному приказу чаще всего выступает проработанное с обеих сторон коммерческое предложение.

2. Создание рабочей группы и утверждение плана-графика работ.

После того, как программный продукт и подрядчик работ выбран, необходимо создать распорядительный документ, в котором будет определены:

Руководитель группы по внедрению со стороны заказчика;

Состав рабочей группы;

Задачи по подготовке плана-графика работ, привлечение к работе других специалистов, задействованных во внедрении СЭД (подготовка технического оснащения, информационного и программного обеспечения и т.д.).

В дальнейшем необходимо будет издать приказ об утверждении плана-графика работ по внедрению СЭД. С учетом этого плана проходят все последующие этапы внедрения.

3. Утверждение списка пользователей, и определение администратора системы.

В распорядительных документах обязательно должен быть закреплен список пользователей СЭД, а так же график их обучения. График обучения может быть закреплен самостоятельным приказом/распоряжением. Данный приказ поможет регламентировать процесс проведения обучения пользователей на предприятии.

В следующем приказе будет содержаться информация о назначении администратора системы — это особый пользователь, который обеспечивает и контролирует работу остальных пользователей системы; он должен выполнять работу по выявлению исправлению ошибок пользователей, дополнению и изменению НСИ (нормативно-справочной информации).

4. Запуск системы в опытную и промышленную эксплуатацию.

Обычно после, либо в процессе обучения пользователей происходит запуск системы в опытную эксплуатацию. В специальном приказе о вводе системы в опытную эксплуатацию должно быть указано:

Сроки проведения опытной эксплуатации;

Перечень подразделений (рабочих мест);

Сроки их оснащения программными и аппаратными средствами;

Ответственных за проведение опытной эксплуатации в подразделениях.

В этом же приказе может содержаться указание об утверждении временного регламента (правил, порядка) работы с СЭД.

После проведения опытной эксплуатации необходимо подготовить перечень предложений или рекомендаций по переходу на СЭД, которые, как правило, в случае, если предложения подготовили сотрудники организации заказчика оформляются в виде внутреннего служебного документа. В данном документе указывается информация о проблемах, возникших в процессе опытной эксплуатации, а так же предложения по донастройке системы.

После исполнения всех разногласий и донастроек, система электронного документооборота принимается в промышленную эксплуатацию, что фиксируется отдельным приказом, в котором должно быть указано:

состав функций СЭД или ее частей, технических и программных средств, принимаемых в промышленную эксплуатацию;

список должностных лиц и перечень подразделений организации-заказчика, ответственных за работу СЭД;

порядок и сроки введения новых форм документов (при необходимости);

порядок и сроки перевода персонала на работу в условиях функционирования СЭД.

После окончания работ по вводу в промышленную эксплуатацию необходимо внести изменения в локальные нормативные акты (должностные инструкции, положения, регулирующие работу с документами и т.д.). В инструкции должны быть учтены нововведения, связанные с использованием СЭД на предприятии. Правильное оформление таких изменений в документах мы с вами разберем в следующих статьях.

Приказ на внедрение сэд

Внедрение любой системы электронного документооборота имеет свою специфику. Она заключается в трудоемких подготовительных работах, направленных на создание оптимальных условий для применения средств автоматизации. Освоить новую профессиональную сферу специалистам по внедрению систем документооборота помогут методические материалы. Речь идёт о документационном обеспечении управления.

Подготовка к автоматизации документооборота часто выливается в самостоятельный консалтинговый проект, в ходе которого ведется постановка документооборота в компании и подготовка процессов к включению в новую информационную систему.

На подготовительном этапе следует:

• провести аудит процессов работы с документами и оценить текущую ситуацию;
• выявить потребности руководства и проблемы, которые возникают у сотрудников в процессах работы с документами;
• в зависимости от потребностей руководства и выявленных проблем внести изменения в действующую систему или предложить принципиально новую систему организации документооборота;
• регламентировать работу с документами: подготовить пакет нормативных документов, который закрепит правила работы с документами, установит правовое поле для работы в системе электронного документооборота.

Консалтинговый проект подготовки к автоматизации документооборота имеет ряд особенностей.

Во-первых, доля консалтинга в проектах внедрения систем электронного документооборота довольно высокая, и сам подготовительный этап имеет существенное влияние на эффективность внедрения.

Во-вторых, консалтинговый проект находится на стыке двух предметных областей - документационного обеспечения управления и информационных технологий (ИТ). Поэтому для успешного прохождения такого проекта требуются специальные знания, которыми специалисты по внедрению часто не владеют.

В-третьих, российское делопроизводство имеет сильные традиции и глубокие корни, что также оказывает влияние на автоматизацию процессов работы с документами.

Исходя из особенностей консалтингового проекта, можно составить портрет квалифицированного консультанта. Такой специалист владеет предметной сферой документационного обеспечения управления и умеет говорить со специалистами в области делопроизводства на одном профессиональном языке. При этом он знает функциональные возможности внедряемой системы электронного документооборота и хорошо владеет методиками обследования и описания бизнес-процессов.

Из профессионального портрета консультанта вытекает закономерный вопрос, где такого консультанта найти?

Помощь разработчика

Фирма «1С» - разработчик системы «1С:Документооборот» подошла к решению этой проблемы системно и основательно. Было открыто новое направление деятельности - методическое сопровождение проектов внедрения программ электронного документооборота. На сегодня наметилось два направления методической работы:

1. Разработка готовых методик постановки документооборота и обследования предприятия.
2. Обучение работе по готовым методикам.

В рамках разработки готовых методик постановки документооборота и обследования предприятия создан методический продукт «Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства и документооборота». Продукт выпускается в двух версиях, ориентированных на разные сегменты бизнеса. Каждый комплект документов привязан к возможностям определенной версии программы «1С:Документооборот» .

В поддержку методического продукта запущен двухдневный учебный курс «Подготовка к автоматизации документооборота». Учебный курс содержит основы делопроизводства и разъяснения к тому, как работать с комплектами нормативных документов. В ходе обучения слушатели работают с примерами документов, учатся оценивать действующие локальные нормативные акты, которые регулируют работу с документами, формулировать замечания к ним и составлять новые документы разных видов.

Методический продукт «Комплект нормативных документов», по своей сути, представляет собой готовую технологию, а не учебник по делопроизводству. Это сборник локальных нормативных актов по организации делопроизводства, в которых все процессы привязаны к программе «1С:Документооборот». Комплект помогает в сжатые сроки подготовиться к внедрению: организовать делопроизводство в компании. И, что немаловажно, комплект документов потребует лишь незначительной доработки на внедрении с учетом отраслевой специфики компании. По оценке экспертов, объем такой доработки не превышает 30%.

Нормативные документы

Состав комплекта документов:

• Приказ «О запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота».
• Приказ «О работе в системе электронного документооборота.
• Положение о делопроизводстве и документообороте.
• Положение о службе документационного обеспечения управления.
• Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (или должностная инструкция секретаря-делопроизводителя для небольших компаний).
• Положение о работе с распорядительными, договорными и регламентными документами
• Положение о работе с организационно-распорядительными документами.
• Положение о работе с договорными документами.
• Положение о работе с регламентными документами.
• Альбом унифицированных форм документов, который включает 26 шаблонов и 8 бланков документов.

Остановимся подробнее на каждом из нормативных документов.

Приказ «О запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота» содержит поручения:

• принять в эксплуатацию систему электронного документооборота;
• обеспечить предоставление доступа к системе электронного документооборота;
• провести обучение сотрудников работе в системе электронного документооборота.

Приказ разграничивает зоны ответственности между службой документационного обеспечения управления и ИТ в части эксплуатации системы электронного документооборота. Приказ распространяется на всех сотрудников организации и обязывает их работать в новой информационной системе.

Приказ «О работе в системе электронного документооборота» устанавливает правовое поле для работы с электронными документами: приравнивает действия сотрудников в системе электронного документооборота к действиям, совершаемым в рамках бумажного документооборота. К таким действиям относятся:

• поручения, выдаваемые в рамках системы электронного документооборота;
• визирование документов;
• комментарии, суждения, заключения, размещаемые в информационной системе к проектам документов;
• ознакомления работников, проведенные средствами электронного документооборота;
• делегирование полномочий по исполнению документов и рассмотрению проектов документов.

Положение о делопроизводстве и документообороте , включенное в состав комплекта документов, составлено в строгом соответствии Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

• пошаговое описание всех этапов подготовки и прохождения документов;
• рекомендованный состав документов организации;
• правила текущего и архивного хранения;
• действия конкретных исполнителей в системе электронного документооборота.

Положение направлено на обеспечение юридической силы тех документов, которые будут создаваться в рамках информационной системы, а также на автоматизацию процессов документооборота.

Одним из критериев юридической силы является оформление документа в установленном порядке. Поэтому положения документа направлены на создание условий сотрудникам организации для возможности правильного выбора вида документа для конкретной деловой ситуации, и правильного его оформления, а именно:

• приведение документов к единообразию (создание шаблонов документов на основе унифицированных текстов);
• сокращение количества видов используемых документов (унификация видов документов).

В Положении отмечены все операции, выполнение которых необходимо проводить в программе электронного документооборота (рис. 1). Это значительно упростит адаптацию сотрудников к новой информационной системе.

Рис. 1. Пример операции, которую необходимо проводить в программе электронного документооборота

Комплект документов содержит готовые нормативные акты, регламентирующие деятельность службы документационного обеспечения управления:

• Положение о службе документационного обеспечения управления;
• Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления.

Положение о службе документационного обеспечения управления закрепляет организационную структуру, определяет зону ответственности службы и содержит подробный перечень задач и функций, выполняемых ее сотрудниками.

Предложенный перечень задач и функций является наиболее полным и имеет оптимальное разделение зон ответственности между подразделениями службы документационного обеспечения управления. При необходимости задачи и функции могут быть дополнены недостающими или из перечня могут быть удалены лишние.

В описании функций есть указания на выполнение процедур в программе электронного документооборота (рис.2):

Рис. 2. Указания на выполнение процедур в программе электронного документооборота

Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления разработаны в соответствии с предложенной организационной структурой подразделения и закрепляют распределение задач и функций между сотрудниками. Кроме того, должностные инструкции:

• конкретизируют должностные обязанности сотрудников службы: содержат детальное описание выполняемых операций;
• устанавливают квалификационные требования к должностям;
• являются основой описания вакансий для службы подбора персонала;
• позволяют новым сотрудникам быстро освоить должностные обязанности.

Должностные инструкции также содержат указания на выполнение операций в программе электронного документооборота (рис. 3):

Рис. 3. Указания на выполнение операций в программе электронного документооборота

При подготовке к автоматизации документооборота нужно обратить внимание на такие важные направления работы, как распорядительная, договорная и внутренняя нормотворческая деятельность.

Управленческая деятельность реализуется путем принятия управленческого решения. В каждой организации принимается множество управленческих решений руководителями разного уровня. Все эти решения должны обладать такими характеристиками, которые обеспечивают его рациональность, осуществимость, обоснованность, своевременность, экономическую эффективность.

Несмотря на видимое множество принимаемых управленческих решений, управленческая деятельность все же характеризуется повторяемостью управленческих функций. Поэтому необходимо выделить однотипные управленческие функции и выработать для них единые правила.

Хорошо работающая система принятия управленческих решений является критерием эффективности управленческой деятельности в целом.
Для организации единой системы принятия управленческих решений необходимо:

1. Сформировать правила принятия управленческих решений руководителей разного уровня или различных органов управления.
2. Автоматизировать процедуру принятия управленческого решения и контроль его исполнения.

Положение о работе с организационно-распорядительной документацией регламентирует процесс принятия управленческого решения, как единоличного, так и коллегиального.

• сделать правильный выбор вида распорядительного документа;
• создавать распорядительные документы по готовым шаблонам;
• перенести процессы прохождения распорядительных документов из типового положения в программу «1С:Документооборот 8»;
• организовать своевременный и непрерывный контроль исполнения принятых решений;
• организовать хранение как электронных версий, так и оригиналов распорядительных документов на бумажном носителе;
• обеспечить своевременную актуализацию распорядительных документов;
• построить работу коллегиальных органов организации.

Договорная работа является приоритетной для большинства компаний. Качество организации договорной работы определяет ее эффективность. Положение о работе с договорной документацией направлено на построение системы управления договорной работой и содержит правила ведения договорной работы, а также методику ее автоматизации.

Соблюдение требований документа позволит:

• готовить договорные документы по унифицированным формам в соответствии с принятыми стандартами;
• сократить время на согласование договоров за счет использования типовых форм с заранее согласованными условиями и возможными отступлениями от этих условий;
• минимизировать правовые и коммерческие риски, связанные с неисполнением договорных обязательств или утерей документов

Одно из центральных мест в обеспечении эффективности управления занимают вопросы разработки, внедрения, использования и сопровождения регламентных документов. Требования к регламентации служебной деятельности устанавливаются стандартом ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности».

Положение о работе с регламентной документацией поддерживает требования стандарта и содержит правила создания регламентных документов, стандарты формирования единой регламентной базы организации.

Положение устанавливает централизованный контроль подготовки регламентных документов и размещения их в единой регламентной базе, что делает нормотворческую работу более прозрачной и системной.

Соблюдение требований документа позволит:

• сократить трудозатраты на разработку новых регламентных документов;
• гарантировать соответствие вновь создаваемых регламентных документов регулирующей среде;
• минимизировать риски, связанные с отсутствием регламентирующей документации либо с их неактуальностью, недоступностью или сложностью изложения;
• создать платформу для внутреннего обучения сотрудников их функциональным обязанностям;
• сократить время поиска нормативных документов.

Таким образом, использование готовых комплектов нормативных документов сокращает время на подготовку к автоматизации документооборота, позволяет построить делопроизводство организации в соответствии с действующими нормативно-методическими требованиями, а также задаёт единый корпоративный стандарт работы с документами в организации. Привязка всех нормативных документов комплекта к программе электронного документооборота делает менее болезненной адаптацию сотрудников к работе в новой программе, а сами действия в системе - более эффективными.

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам 1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

● совершенствование организационной структуры предприятия;

● выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;

● обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;

● утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение 2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения.

1.На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2.Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

● по основной деятельности;

● по личному составу;

● по административно-хозяйственным вопросам.

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов 3:

1. Инициирование издания приказа или распоряжения.

2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.

3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.

6. Подписание приказа или распоряжения.

7. Регистрация приказа или распоряжения.

8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

● на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);

● по поручению руководства предприятия;

● по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления.

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы.

Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору, в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию, в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета.

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

● законодательные акты и нормативная документация;

● текущая документация организации;

● документы, поступающие из других организаций;

● публикации в периодической печати;

● научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку.

Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15.

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений 4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов» 5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

● Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

● наименование вида документа;

● место составления или издания документа;

● а также ограничительные отметки для реквизитов:

— регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Таблица 1. Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

наименование вида документа

оформлять не надо, присутствует на бланке

место составления или издания документа

оформлять не надо, присутствует на бланке

регистрационный номер документа

оформляется после подписания в момент регистрации документа

заголовок к тексту

оформляется при подготовке проекта документа

визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф­ ­согласования документа)

полностью оформляются во время согласования проекта документа

оформляется во время ­подписания документа

в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст­венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак) 6

оформлять не надо, присутствует на бланке

Постановка на контроль и исполнение

отметка о контроле

оформляется при постановке документа на контроль

Снятие с контроля и направление документа в дело

отметка об исполнении документа и направлении его в дело

оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

● констатирующей (или преамбулы) и

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании 7 .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по. ».

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

3. Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу. ».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения 8: положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)». При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)». А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8’ и № 9’ 2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

● внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;

● внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье 9 .

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем 10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов 11 ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов 12 .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих. Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму.

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

● последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;

● параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;

● параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

● 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;

● 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;

● 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;

● 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также ­руководитель юридической службы;

● 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.

2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.

3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.

4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной ­системе оповещения.

5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.

6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.

7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

● записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);

● записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке ­(карточная форма регистрации);

● внесением информации о документе в систему автоматизации дело­производства и электронного документооборота ­(автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

● быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;

● автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

● автоматический контроль за исполнением поручений (документов);

● возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Exсel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера 13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007.

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году 14 , 15 .

Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

1 Распорядительные документы – документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности учреждения (приказ, распоряжение и т.д.). – Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: ВНИИДАД. – 1974.

2 В настоящее время распоряжением также является правовой акт, издаваемый единолично: – главой государства – Президентом Российской Федерации; – руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации; – главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации – губернаторами, мэрами и др.

3 См. оперограмму жизненного цикла приказа по основной деятельности в статье Ю.В.Химич на стр. 32 журнала № 2’ 2007.

4 Некоторые приказы и распоряжения по личному составу должны оформляться на основании статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

5 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

6 Если у коммерческой организации нет эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется.

7 Пример приказа без констатирующей части см. в статье Т.А.Кузнецовой на стр. 45 журнала № 2’ 2007.

8 См. статью Каменевой Е.М. «Некоторые тонкости оформления приложений», опубликованную в № 11’ 2006 г. на стр. 26 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

9 По процедуре внешнего согласования см. ответ на вопрос на стр. 37 журнала № 6’ 2006.

10 Под исполнителем понимается специалист, который занимается разработкой проекта документа.

11 Вид документа – это принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (например, приказ, распоряжение, акт и т.д.). Под подвидом в данном случае понимается группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (например, приказы о проведении обучения, приказы о проведении аттестации, приказы о создании экспертной комиссии и т.д.).

12 Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1’ 2006.

15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9’ 2006 и на стр. 76 журнала № 10’ 2006.

Г. N ММВ-7-6/440@

О ВВОДЕ В ПРОМЫШЛЕННУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ

ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ, РЕАЛИЗУЮЩЕГО ПОСТАНОВКУ НА УЧЕТ

ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА В НАЛОГОВОМ ОРГАНЕ НА ОСНОВАНИИ ЗАЯВЛЕНИЯ,

ПОДАННОГО ЧЕРЕЗ ИНТЕРНЕТ, С УВЕДОМЛЕНИЕМ ЗАЯВИТЕЛЯ ЧЕРЕЗ

ИНТЕРНЕТ О РЕЗУЛЬТАТАХ РАССМОТРЕНИЯ ПОДАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

В целях реализации возможности постановки на учет физического лица в налоговом органе на основании заявления, поданного через Интернет, приказываю:

1. Внедрить в промышленную эксплуатацию программное обеспечение , реализующее постановку на учет физического лица в налоговом органе на основании заявления, поданного через Интернет, с уведомлением заявителя через Интернет о результатах рассмотрения поданных документов (далее - ПО "Постановка на учет через Интернет").

2. Утвердить Порядок работы по процедуре постановки на учет физического лица в налоговом органе по месту жительства (пребывания) на основании заявления, поданного через Интернет, с уведомлением заявителя через Интернет о результатах рассмотрения поданного им заявления согласно приложению к настоящему Приказу.

3.1. Разместить в Фонде алгоритмов и программ ФНС России ПО "Постановка на учет через Интернет", доработанное в период опытной эксплуатации, и соответствующую техническую документацию к нему, включая инструкции по инсталляции и эксплуатации программного обеспечения, в недельный срок с даты издания Приказа.

3.2. Обеспечить сопровождение ПО "Постановка на учет через Интернет" в процессе промышленной эксплуатации.

4. Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных () обеспечить установку программного обеспечения АИС "ФЦОД", реализующего ПО "Постановка на учет через Интернет", в недельный срок с даты издания Приказа.

5. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации:

5.1. Довести настоящий Приказ до подведомственных налоговых органов в двухдневный срок с даты издания Приказа.

5.2. Обеспечить в десятидневный срок с даты издания Приказа установку и настройку ПО "Постановка на учет через Интернет" в соответствии с инструкциями по инсталляции, программных комплексов ПК "Система ЭОД" версии 2.4.680.10 и выше.

5.3. Обеспечить использование возможностей ПО "Постановка на учет через Интернет" в практической работе .

6. Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных (), управлениям ФНС России по субъектам Российской Федерации в недельный срок с даты исполнения, соответственно, пунктов 4 и 5.2 настоящего Приказа представить в Управление информатизации информацию о вводе ПО "Постановка на учет через Интернет" в промышленную эксплуатацию.

7. Управлению информатизации () обеспечить методологическое сопровождение задачи в промышленной эксплуатации и контроль за использованием возможностей ПО "Постановка на учет через Интернет" в текущей работе налоговых органов.

8. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы.

Руководитель

Федеральной налоговой службы

М. В.МИШУСТИН

Утвержден

Приказом ФНС России

от " " __________ 2010 г. N

ПОРЯДОК

РАБОТЫ ПО ПРОЦЕДУРЕ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ ФИЗИЧЕСКОГО

ЛИЦА В НАЛОГОВОМ ОРГАНЕ ПО МЕСТУ ЖИТЕЛЬСТВА (ПРЕБЫВАНИЯ)

НА ОСНОВАНИИ ЗАЯВЛЕНИЯ, ПОДАННОГО ЧЕРЕЗ ИНТЕРНЕТ,

С УВЕДОМЛЕНИЕМ ЗАЯВИТЕЛЯ ЧЕРЕЗ ИНТЕРНЕТ О РЕЗУЛЬТАТАХ

РАССМОТРЕНИЯ ПОДАННОГО ИМ ЗАЯВЛЕНИЯ

Разработанное программное обеспечение предназначено для расширения функциональных возможностей МПИК "ЕГРН" при реализации положений Плана перехода федеральных органов исполнительной власти на оказание гражданам и организациям государственных услуг с использованием инфраструктуры общероссийского информационного центра в рамках ФЦП "Электронная Россия".

Программное обеспечение разработано в целях осуществления процедуры постановки на учет физического лица (далее - ФЛ) в налоговом органе по месту жительства (пребывания - при отсутствии места жительства) (далее - НО) на основании заявления, поданного через Интернет, с уведомлением заявителя через Интернет о результатах рассмотрения поданного им заявления.

Подача заявления ФЛ и получение информации о результатах рассмотрения поданного им заявления осуществляется с помощью online-сервиса "Подача заявления физического лица о постановке на учет", ссылка на который размещена на сайте ФНС России.

В качестве технологии, принятой для реализации обмена сведениями в рамках данной задачи, используются web-сервисы.

I. В целях решения указанной выше задачи в программном обеспечении (далее - ПО) реализовано:

На федеральном уровне, по обслуживанию пользователей (ФЛ) в сети Интернет:

проверка корректности заполнения заявления;

сообщение пользователю регистрационного номера, присвоенного принятому заявлению;

предоставление пользователю информации о текущем состоянии работы с заявлением (статусе заявления).

На федеральном уровне, в МИ ФНС России по ЦОД:

определение территориального НО, в который должны быть направлены сведения из заявления о постановке на учет, поданного ФЛ через Интернет, в целях учета ФЛ;

централизованное хранение в базе данных федерального уровня (ФБД) заявления и информации о ходе работы с заявлением;

передача в территориальный НО сведений из заявления о постановке на учет, поданного ФЛ через Интернет, сведений об учете ФЛ в налоговом органе по месту жительства, содержащихся в ФБД ЕГРН (при их наличии), и прием от НО сведений о приеме, обработке и исполнении соответствующих действий по заявлению.

На местном уровне:

прием на местном уровне в территориальном НО сведений из заявления о постановке на учет, поданного ФЛ через Интернет, и сведений об учете ФЛ в налоговом органе по месту жительства, содержащихся в ФБД ЕГРН (при их наличии);

формирование в НО результатов приема сведений из заявления о постановке на учет, поданных ФЛ через Интернет, для передачи на федеральный уровень;

ведение Журнала входящих документов, Журнала учета заявок и Журнала приема/передачи;

выполнение учетных действий и (или) выдача Свидетельства о постановке на учет (в соответствии с установленным порядком), при условии личного обращения заявителя в НО в указанный в Журнале учета заявок срок (в графике выполнения заявки);

передача на федеральный уровень результатов обработки сведений из заявления о постановке на учет, поданного ФЛ через Интернет, а также результатов исполнения соответствующих действий по заявлению.

1. При поступлении в НО с федерального уровня сведений заявления о постановке на учет, поданного ФЛ через Интернет, а также сведений об учете ФЛ в налоговом органе по месту жительства, содержащихся в ФБД ЕГРН (при их наличии), идентификация ФЛ в НО с принятыми с федерального уровня сведениями о нем осуществляется автоматически при приеме указанных сведений в НО.

Если в сведениях ФБД ЕГРН о ФЛ, принятых в НО, содержится информация о наличии у ФЛ более одного ИНН, налоговый инспектор до обращения ФЛ в НО проводит в установленном порядке действия по признанию только одного из ИНН действительным, а остальных - недействительными.

2. Налоговый инспектор при обращении заявителя в НО и сообщении регистрационного номера, присвоенного принятой заявке, проверяет:

а) правильность заполнения заявления о постановке на учет, поданного через Интернет, согласно предъявленным документам:

документу, удостоверяющему личность (для ребенка до 14 лет - свидетельству о рождении), и документу, подтверждающему регистрацию по месту жительства (пребывания) (если представленный документ, удостоверяющий личность, не содержит сведений о регистрации);

б) наличие документа, подтверждающего оплату, при обращении заявителя за повторной выдачей Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе в случае его утраты.

О необходимости предоставления указанных документов заявителю сообщается при подаче заявления через Интернет.

В случае их отсутствия у заявителя он не обслуживается в рамках данной услуги.

3. В случае отсутствия расхождений между сведениями, указанными в Заявлении о постановке на учет, и сведениями, содержащимися в представленных документах, налоговый инспектор распечатывает заявление и передает заявителю для подписи.

При наличии указанных расхождений заявитель не обслуживается в рамках данной услуги.

4. На основании сведений, содержащихся в заявлениях, поданных через Интернет, осуществляются в установленном порядке следующие процедуры:

процедура постановки на учет ФЛ с выдачей Свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации по форме N 2-1-Учет (код по СДУФЛ "2153");

формирование Свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации в случае, если ФЛ ранее было поставлено на учет в НО, в который поступило заявление, поданное через Интернет, и указанные документы не выдавались или были утрачены.

5. Выполнение учетных действий и (или) выдача Свидетельства о постановке на учет (включая подготовку документов для формирования учетного дела) не может превышать 30 минут. С этой целью в НО должны быть приняты организационные меры, в том числе направленные на обеспечение своевременного проставления подписи соответствующего должностного лица и печати на Свидетельстве.

6. Заявитель, обратившийся в НО для постановки на учет после окончания периода, сообщенного ему при подаче заявления через Интернет, не обслуживается в рамках данной услуги.

В этом случае налоговый инспектор может предложить заявителю заполнить и передать ему новое заявление о постановке на учет, на основании которого будет проведена процедура постановки на учет в установленном порядке (включая осуществление проверки по ФБД ЕГРН о наличии у ФЛ ранее присвоенного ИНН) в сроки согласно Налоговому кодексу Российской Федерации. При наличии возможности постановка на учет заявителя и выдача ему Свидетельства о постановке на учет могут быть осуществлены в день передачи нового заявления.

7. Анализ результатов работы в НО по обработке заявлений, поданных через Интернет, можно осуществить на основании сформированных "Журнала приема-передачи сведений" и "Журнала учета заявок о постановке на учет", сведения в которые заносятся автоматически.

8. После проведения процедуры постановки на учет ФЛ в НО при наличии в составе сведений, направленных в НО из ФБД ЕГРН, сведений о постановке на учет по прежнему месту жительства (прежним местам жительства), налоговый инспектор осуществляет в установленном порядке действия по направлению соответствующих сведений в налоговый орган по прежнему месту жительства (пребывания). Если прежних мест жительства (пребывания) несколько, то имеющаяся о них информация доводится последовательно до каждого предыдущего налогового органа для обеспечения принятия мер по снятию с учета в налоговых органах и (или) направления сведений ЕГРН о снятии с учета в ФБД ЕГРН в установленном порядке.

В соответствии с письмами Министерства образования и науки Российской Федерации от 29 июля № 07-21, Министерства образования Иркутской области -37-9947/10, в целях координации деятельности по внедрению пакета свободного программного обеспечения (далее – ПСПО) в образовательных учреждениях Шелеховского муниципального района , на основании плана мероприятий по переходу на ПСПО ОУ Иркутской области

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить план мероприятий по переходу на свободное программное обеспечение ОУ Шелеховского района.

2. Руководителям общеобразовательных учреждений в срок до 29.10.2010:

а) назначить ответственных за:

Деинсталляцию (удаление) пакета стандартного (базового) программного обеспечения (СБППО);

Деинсталляцию прочего нелицензионного ПО, имеющегося на школьных компьютерах;

Внедрение пакета свободного программного обеспечения;

б) составить графики установки ПСПО в общеобразовательном учреждении по форме (приложение 1). Копию графика представить в МУ «ИМОЦ» ;

в) ознакомить работников образовательного учреждения, пользующихся персональными компьютерами, с нормативными документами, предусматривающими ответственность за использование не лицензионного программного обеспечения;

г) ознакомить работников образовательного учреждения с «Планом мероприятий по переходу на ПСПО ОУ Иркутской области».

3. Ответственным за внедрение пакета свободного программного обеспечения в общеобразовательных учреждениях до 25.12.2010 провести все мероприятия по установке ПСПО на 80% компьютеров (возможно как вторая операционная система).

4. Назначить ответственными:

1) специалистов ресурсного центра МУ «ИМОЦ» , - за обеспечение технической поддержки процесса внедрения свободного ПО в общеобразовательных учреждениях Шелеховского района и осуществление контроля за внедрением и использованием ПСПО в образовательном процессе;

2) , программиста ресурсного центра МУ «ИМОЦ», - за установку свободного программного обеспечения в управлении образования.

5. Руководителю ресурсного центра МУ «ИМОЦ»:

1) ознакомить руководителей общеобразовательных учреждений с ответственностью за использование нелицензионного программного обеспечения (приложение 2);

2) организовать консультирование педагогическим работникам Шелеховского района по вопросам использования ПСПО.

7. Возложить ответственность за аудит наличия нелицензионного программного обеспечения (ПО) и исполнение данного приказа на руководителей общеобразовательных учреждений, специалистов МУ «ИМОЦ», управления образования.

8. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Начальник управления

С приказом ознакомлены:

________________ «___» ______________ 2010 г.

________________ «___» ______________ 2010 г.

________________ «___» ______________ 2010 г.

________________ «___» ______________ 2010 г.

________________ «___» ______________ 2010 г.

В дело № 04-02

УТВЕРЖДЁН

приказом начальника

управления образования

План мероприятий по переходу на ПСПО общеобразовательных
учреждений Шелеховского района

	Наименование мероприятия	Ответственный
	I. Нормативно-правовые мероприятия
	Организация установки ПСПО, не менее чем на 80 % компьютеров ОУ, регистрация школ на портале технической поддержки ПСПО http://www. spohelp. ru/region и областном портале http://edu38.ru
	Организация и проведение мониторинга внедрения ПСПО в образовательных учреждениях Шелеховского района. Предоставление ежемесячного отчета по установленной форме.	Управление образования, молодежной политики и спорта Администрации Шелеховского муниципального района, ресурсный центр МУ «ИМОЦ»,	Ежемесячно
	II. Инженерно-технические мероприятия
		Общеобразовательные учреждения	необходи-мости, но не реже 1 раза в год
	Контроль совместимости компьютерного оборудования с ПСПО	Управление образования, молодежной политики и спорта Администрации Шелеховского муниципального района, ресурсный центр МУ «ИМОЦ», общеобразовательные учреждения	При подготовке конкурсных заявок и приобре-тении оборудо-вания
	Деинсталляция пакета СБППО на всех компьютерах ОУ и личных компьютерах педагогов ОУ (за исключением программы 1С: ХроноГраф Школа, лицензия на которую действительна до 31 декабря 2019г.)	Общеобразовательные учреждения
	Установка свободных аналогов часто используемого программного обеспечения на все компьютеры образовательного учреждения (в том числе работающие под операционной системой Windows)	Общеобразовательные учреждения	По мере необходи-мости
	Изучение и тестирование возможностей ПСПО для организации образовательного процесса	Управление образования, молодежной политики и спорта Администрации Шелеховского муниципального района, ресурсный центр МУ «ИМОЦ», общеобразовательные учреждения	В течение года
	Внесение информации об отсутствии в ПСПО драйверов периферийных устройств в электронную форму на областном портале http ://edu38.ru	Управление образования, молодежной политики и спорта Администрации Шелеховского муниципального района, ресурсный центр МУ «ИМОЦ»	По мере необходи-мости
	III. Методологические мероприятия
	Наполнение раздела, посвященного внедрению ПСПО в образовательных учреждениях, на областном портале http ://edu38.ru	Областной ресурсный центр ОГОУ ДПО «ИПКРО»	Ежемесячно
	Методическое сопровождение и консультирование специалистов образовательных учреждений по внедрению и использованию пакета свободного программного обеспечения, в том числе по техническим аспектам внедрения (установки) ПСПО	ОГОУ ДПО «ИИПКРО» Spohelp. ru - портал информационно-справочного обслуживания пользователей ПСПО ОУ РФ; http://freeschool. altlinux. ru/ - сайт компании Alt Linux; Linux. irk. ru - Иркутское сообщество пользователей ОС Linux;	Постоянно
	Повышение квалификации, обучение специалистов образовательных учреждений по внедрению и использованию пакета свободного программного обеспечения, в том числе по техническим аспектам внедрения (установки) ПСПО	ОГОУ ДПО «ИИПКРО», ОГОАУ ДПО «ИРО»	Постоянно
	Включение мероприятий по внедрению ПСПО в муниципальные и областные программы развития , конкурсы, фестивали и иные мероприятия.	Министерство образования Иркутской области; Управление образования, молодежной политики и спорта Администрации Шелеховского муниципального района, ресурсный центр МУ «ИМОЦ», образовательные учреждения	Постоянно

Приложение 1

к приказу начальника

управления образования

График установки ПСПО

в МОУ ______________________________________________________

Приложение 2

к приказу начальника

управления образования

Программное обеспечение и лицензия на него

Для определения юридических рисков использования нелицензионного программного обеспечения необходимо прежде всего дать определение программного обеспечения с точки зрения действующего законодательства.

Следует отметить, что российское законодательство не содержит такого понятия, как «программное обеспечение». Приведенное понятие используется в обыденной жизни, а также является термином, под которым специалисты (либо пользователи) понимают компьютерные программы и информацию, предназначенные для решения определенного круга задач и хранящиеся на материальных носителях.

В Гражданском кодексе РФ содержится определение понятия «программа для электронно-вычислительной машины» (программа для ЭВМ), под которой понимается «представленная в объективной форме совокупность данных и команд, предназначенных для функционирования электронно - вычислительной машины и других компьютерных устройств в целях получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе разработки программы для ЭВМ, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения»1.

Документ по состоянию на август 2014 г.

В рамках выполнения работ по развитию автоматизированной информационной системы ФНС России "Налог-3", в соответствии с Положением о развитии АИС "Налог", утвержденным приказом ФНС России от 29.03.2013 N ММВ-7-6/134@ в действующей редакции, и с учетом результатов проведения опытной эксплуатации программного обеспечения "Система юридически значимого электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов), бухгалтерской отчетности и других документов в электронном виде" (далее - ПО ПК "ГП-3") в соответствии с приказом ФНС России от 12.11.2012 N ММВ-7-6/839@ с изменениями, внесенными приказами ФНС России от 24.12.2013 N ММВ-7-6/994@, от 13.06.2013 N ММВ-7-6/198@ и от 24.09.2013 N ММВ-7-6/399@, приказываю:

1. Внедрить в промышленную эксплуатацию ПО ПК ГП-3 в Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных, в межрегиональных инспекциях ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам и в подведомственных инспекциях управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации.

2. Управлению информационных технологий (Т.В. Матвеева) обеспечить координацию работ, выполняемых в рамках настоящего приказа.

3. ФГУП ГНИВЦ ФНС России (В.Б. Безруков):

3.1. Обеспечить размещение ПО ПК ГП-3 в Фонде алгоритмов и программ ФНС России, включая инструкции по инсталляции и эксплуатации программного обеспечения.

3.2. В трехнедельный срок с даты издания настоящего приказа передать Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных функции администрирования и эксплуатации глобального приемного комплекса, сервера мониторинга и информационного реестра участников документооборота ПО ПК ГП-3 на федеральном уровне.

3.3. Обеспечить доработку и сопровождение ПО ПК ГП-3 в процессе промышленной эксплуатации.

4. Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных (С.Ю. Клочков) обеспечить контроль за бесперебойным функционированием оборудования, а также выполнять функции по установке и эксплуатации глобального приемного комплекса, сервера мониторинга и информационного реестра участников документооборота ПО ПК ГП-3 с даты исполнения пункта 3.2 настоящего приказа.

5. Управлениям ФНС России по субъектам Российской Федерации:

5.1. Обеспечить установку локальных приемных комплексов ПО ПК ГП-3 в подведомственных инспекциях.

5.2. Обеспечить контроль за проведением работ в подведомственных инспекциях в рамках настоящего приказа и бесперебойным функционированием оборудования.

6. Межрегиональным инспекциям ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам обеспечить установку локальных приемных комплексов ПО ПК ГП-3 и контроль за бесперебойным функционированием оборудования.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы А.С. Петрушина.

Руководитель
Федеральной налоговой службы
М.В.МИШУСТИН