Dataskemat i ms access tillåter. Dataskemaskapande

Det finns länkar mellan databastabellerna för att undvika redundans i designen. Det vill säga, lägg inte till samma värden för flera objekt, utan skapa bara ett och använd det i andra, lägg till en länk till det huvudsakliga i dem. I det här fallet är det nödvändigt att följa kravet på databasens integritet.

Databaslänkar

Tänk som exempel på länkarna i resebyråns databas. Den innehåller en tabell över hotell i Thailand - landet som resebyrån skickar gäster till. Hotell finns i olika regioner i kungariket.

Om ett företag bara arbetar med hotell i några få regioner, och i var och en av regionerna finns tiotals eller hundratals hotell, är det ett tomt jobb att fylla i regionfältet för varje hotell varje gång. Därför skapas en separat tabell i databasen som endast innehåller en lista med regioner, och när du går in på ett hotell väljer användaren helt enkelt den önskade från rullgardinsmenyn.

I analogi har jag lagt till en lista över länder för ett företag som arbetar med flera stater. Sedan läggs ett annat fält till i listan över regioner - "Land", och en katalog med länder läggs till i basen, vars namn sedan väljs från listan.

Tabeller är en-till-många-relaterade. Det betyder att en post från tabellen "Regioner" visas många gånger i tabellen "Hotell". Dessutom finns det många-till-många och en-till-en-vyer. Men det senare används sällan i praktiken. Nedan kommer vi att titta på hur dessa typer betecknas i datascheman i Access.

DB -dataschema

I exemplet ovan är "hotell" associerade med "regioner" och de i sin tur med "länder". Denna information, skriven i text, visar inte sambandet mellan objekt mycket tydligt. Och i vår databas finns det bara tre tabeller, och det kan finnas hundratals av dem. Det är svårt för en utvecklare att ha alla anslutningar i åtanke.

Som ett hjälpmedel skapas datascheman i databaserna, som visuellt visar alla objekt och relationerna mellan dem. I Access skapas datascheman med ett specialverktyg. För vår databas ser det ut så här:

Rektanglar betecknar tabeller med en lista med fält, linjerna mellan dem är länkar. På kommunikationslinjen vid de angränsande punkterna till bordens rektanglar görs beteckningarna: "1" och "∞". De visar vilken typ av kommunikation som tillämpas i detta avseende. Ikonen "1" vid källbordet med "∞" -ikonen vid diskbänken anger en en-till-många-vy. Båda länkarna i vår databas är av denna typ.

Följaktligen indikerar två enor i de två ändarna av raden en en-till-en-form och två oändlighetstecken-många-till-många.

Dataskemaskapande

För att skapa ett dataschema i Access har ett verktyg lagts till i panelen "Arbeta med databaser". DBMS skapar automatiskt ett schema för de tabeller och relationer som finns i databasen. Diagrammet ovan skapades av själva systemet. Användaren kan göra ändringar i layouten. Några av dem påverkar inte databasens struktur, bara visningen av information. Och vissa kommer att leda till strukturella förändringar.

I "Design" -läget är "Clear layout" -operationen tillgänglig. Det rensar dataskemaskärmen i Access och döljer tabeller och relationer. Detta betyder inte att de försvinner från databasen - de återspeglas helt enkelt inte i kretsens layout.

Operationen "Dölj tabell" utför samma åtgärd på det valda objektet. Det kommer helt enkelt att försvinna från skärmen tillsammans med dess relationslinjer. "Visa tabell" -operationen hjälper dig att få tillbaka dolda tabeller. Markerar de objekt som ska läggas till i layouten. I det här fallet visas länkar med honom automatiskt.

Skapa relationer mellan tabeller

I vårt exempel har relationerna mellan tabellerna redan definierats vid skapandet. Låt oss titta närmare på hur man gör detta. Som vi redan vet innehåller "Hotell" fältet "Region", vars data är hämtade från tabellen med samma namn. När du lägger till en Region -kolumn anger du typ av sökning och relation.

Guiden för att skapa ett fält öppnas där vi väljer alternativet att erhålla värdet på celler från ett annat objekt. I det andra steget i guiden väljer du objektet från vilket värdena kommer att ersättas. I vårt fall är detta tabellen "Regioner". Från listan över tillgängliga fält behöver vi "Namn" - regionernas namn kommer att visas i hotelltabellen. Ange vid behov sorteringsordningen för namnen och kolumnbredden.

På det sista steget ge ett namn till det nya fältet och ange integritetsparametern. Vi kommer att bo mer detaljerat nedan. Efter att ha klickat på knappen "Slutför" har kolumnen "Region" lagts till i hotelltabellen, värdena för den tas från det angivna objektet.

Förhållandet mellan hotell- och regiontabeller visas nu i diagrammet.

Ändra relationer

Om en relation inte läggs till när du lägger till en kolumn i ett objekt görs detta direkt i dataskemlayouten i Access. Ett exempel visar hur du skapar en ny länk. Klicka på knappen Ändra länkar. I redigering av relationer att skapa ny anslutning klicka på "Ny". I formuläret "Skapa" väljer du tabellerna för relationen och de fält som motsvarar varandra.

För en redan skapad relation är det möjligt att ändra parametrarna för att kombinera poster i frågor. För att göra detta, öppna dialogrutan för MS Access -dataskema "Ändra länkar" och klicka på "Union" -knappen. I formuläret för redigering av parametrar erbjuds alternativ för anslutning:

• I det första fallet visar sökresultaten endast de rader där fälten i tabellerna "Hotell" och "Regioner" är desamma.
• I det andra fallet kombineras alla rader med "Regioner" och endast matchande "Hotell".
• I den tredje är situationen motsatsen till den andra - alla rader med "hotell" kombineras med matchande "regioner".

Vi lämnar det automatiska systemvalet som det första alternativet.

Databasdataintegritet

Förhållandena mellan databasobjekt i ett dataschema i Access tar oss till begreppet dataintegritet. Som visas ovan specificeras integritetsparametern när du skapar länkar mellan fält i databasobjekt. Om det är aktiverat underhålls och skyddas anslutningar mellan objekt av systemet.

Låt oss visa detta tydligt med hjälp av exemplet på basen för ett reseföretag. I "Hotell" tillhör hotellet med namnet Anantara Lawana Koh Samui Resort regionen Koh Samui. Låt oss säga att vi tog bort detta område från regioner. Fältet hänvisar nu till en post som inte finns. Detta är ett brott mot integriteten.

På samma sätt kan vi inte välja Chiang Mai -regionen i det här fältet om integritetskravet ställs, eftersom det inte finns i regiontabellen.

Vid behov överförs Access -databasscheman till en rapport och skickas till en utskriftsenhet, konverteras till en fil eller skickas via e -post.

När du har skapat strukturerna i databastabellerna bör du skapa ett dataschema. Alla databastabeller måste stängas i förväg. Du kan inte skapa eller ändra relationer mellan öppna tabeller.

Dataskeman skapas i ett fönster Databas med valet av laget Schema för tjänstedata... Efter att ha utfört det angivna kommandot öppnas två fönster: Dataschema och Lägga till ett bord, i det här fallet är det aktiva fönstret Lägga till ett bord(Fig. 12), där du kan välja de tabeller som ingår i dataschemat.

Ris. 12. Två fönster: Dataskema och Lägg till tabell

Efter att ha valt de önskade tabellerna i fönstret Dataschema motsvarande tabeller med en lista över deras fält kommer att presenteras. Vid behov kan storleken på bordsfönstren ändras så att listan över fält är fullt synlig. Sedan kan du börja definiera relationer mellan tabeller.

När du definierar länkar i ett dataschema är det bekvämt att använda en informationslogisk modell, genom vilken det är lätt att bestämma huvud- och underordnadstabellen för varje enkelvärdesrelation, eftersom huvudobjekten alltid placeras ovanför i en sådan modell underordnade. En-till-många-värderade relationer är grundläggande i relationsdatabaser.

För att skapa en länk av typ 1: M mellan ett par tabeller, välj nyckelfältet i huvudtabellen (namnet på detta fält i dataschemat visas med fet stil), genom vilket länken upprättas och, medan du håller nedtryckt musknappen, flytta muspekaren till motsvarande fält i den underordnade tabellen.

När du har slutfört de angivna åtgärderna öppnas ett fönster Ändra länkar(fig. 13). Dessutom på fältet Typ av relation automatiskt inställt på en-till-många.

Ris. 13. Fönsterbyte länkar

När du skapar en länk med en sammansatt nyckel måste du markera alla fält som ingår i huvudtabellens nyckel och dra dem till ett av länkfälten i den underordnade tabellen. Samtidigt i fönstret Ändra länkar behövs för varje sammansatt nyckelfält i huvudtabellen - Tabell / fråga välj motsvarande fält i den underordnade tabellen som heter i det här fönstret - Länkad tabell / fråga.

Sedan kan du markera rutan. När du har markerat den här rutan kan du markera rutorna kaskad uppdatering av relaterade fält och raderande radering av relaterade poster. Om kryssrutan Säkerställa dataintegritet inte är inställd, då när man lägger till eller tar bort poster och ändrar värdena för nyckelfält måste användaren själv övervaka datakonsistensen och länkarnas integritet, vilket är extremt svårt att utföra med stora datamängder.

Att upprätthålla en koherent dataintegritet innebär att när du justerar databasen säkerställer Access att följande villkor är uppfyllda för relaterade tabeller:

q En post med ett länknyckelvärde som inte finns i huvudtabellen kan inte läggas till i den underordnade tabellen;

q I mastertabellen kan du inte ta bort en post om inte de associerade posterna i den underordnade tabellen har raderats;

q Du kan inte ändra värdet på en länknyckel i en post i mastertabellen om det finns poster kopplade till den i den underordnade tabellen.

Om det finns en länk mellan tabeller i dataschemat med integritetsinställningar övervakar Access automatiskt länkens integritet när du lägger till och tar bort poster och ändrar värdena för nyckelfält. Om en användare försöker bryta mot dessa villkor visar Access ett motsvarande meddelande och tillåter inte att operationen utförs. Så, till exempel, om bara kryssrutan är markerad Säkerställa dataintegritet, då kan du inte radera data från huvudfältets nyckelfält.

Att upprätta en relation av typ 1: M eller 1: 1 mellan två tabeller och ställa in dataintegritetsparametrar för denna relation är endast möjlig under följande villkor:

q Inbundna fält är av samma datatyp;

q Båda tabellerna lagras i en databas;

q Mastertabellen är länkad till den underordnade tabellen med den primära enkla eller sammansatta nyckeln i huvudtabellen.

Access tillåter dig inte att markera kryssrutan Dataintegritet för att länka tabeller om data som inte uppfyller integritetskraven tidigare har angetts i tabellerna.

Om integriteten bibehålls för den valda länken kan du ställa in läget kaskad uppdatering av relaterade fält och regimen raderande radering av relaterade poster.

I kaskadläge för att uppdatera länkade fält, när datavärdet i länkfältet i mastertabellen ändras, ändrar Access automatiskt datavärdena i motsvarande fält i undertabellerna.

Vid kaskadborttagning av relaterade poster -läge, raderas en post från mastertabellen automatiskt alla relaterade poster i de underordnade tabellerna. När du tar bort poster direkt i tabellen eller genom ett formulär visas en varning om möjligheten att radera relaterade poster.

Den resulterande länken mellan tabeller visas i fönstret Dataschema som en linje som förbinder två fält i olika tabeller. I det här fallet visas symbolen på kommunikationslinjen nära huvudbordet - 1 , den underordnade tabellen har en oändlighetssymbol ( ¥ ) (fig. 14) .

Ris. 14. Dataschema. Förhållande mellan två tabeller med nyckelfältet Leverantörskod.

Således är innebörden av att skapa relationslänkar mellan tabeller å ena sidan i dataskydd och å andra sidan att automatisera ändringar av flera tabeller samtidigt när ändringar i en tabell.

Ämne 2.3. Presentationsprogramvara och grunder för kontorsprogrammering

Ämne 2.4. Databashanteringssystem och expertsystem

2.4.11. Träningsdatabas med huvudknappformuläret "Training_students" - Ladda ner

DBMS och expertsystem

2.4. Databashanteringssystem och expertsystem

2.4.3. Skapa databaser (upprätta länkar mellan tabeller och fyllningstabeller)

2.4.3.2. Upprätta relationer mellan tabeller i Access DBMS

Efter att ha skapat strukturen för tabellerna (studenter, grupper av studenter, discipliner, framsteg) för enheterna i "Dekans kontor" -databasen är det nödvändigt att etablera relationer mellan tabellerna. Förhållanden mellan tabeller i databasen används när du skapar frågor, utvecklar formulär och skapar rapporter.

För att skapa länkar måste du stänga alla tabeller och välja kommandot "Dataskema" från Verktyg -menyn. Den aktiva "Lägg till tabell" -dialogrutan visas på bakgrunden av det inaktiva dataschemat.

Ris. 1.

Markera tabellnamnen i dialogrutan Lägg till tabeller och klicka på knappen Lägg till medan tabeller läggs till i fönstret "Dataskema". När alla tabeller visas i fönstret Dataskema måste du stänga fönstret Lägg till tabell genom att klicka på vänster musknapp på knappen Stäng.

Ris. 2.

Nästa steg är att upprätta relationer mellan tabeller i fönstret Dataskema. För att göra detta, dra (flytta) GroupCode -fältet i dataskemat -fönstret från tabellen Grupper till motsvarande fält i tabellen Studenter, som ett resultat av denna operation visas fönstret "Ändra länkar".

I den öppnade dialogrutan "Ändra relationer" aktiverar du kryssrutorna: "Säkerställ dataintegritet", "kaskaduppdatering av relaterade fält" och "kaskadborttagning av relaterade poster", se till att typen av relation är en till många och klicka på Skapa.

Ris. 3.

Ett en-till-många-förhållande mellan elevgrupperna och studenttabellerna visas i fönstret Dataskema. På samma sätt måste du länka fälten Student -ID i tabellerna Studenter och betyg, och sedan fälten Disciplinekod i tabellerna Betyg och discipliner. Som ett resultat får vi dataskemat som visas i figuren.

Ris. 4.

Efter att ha upprättat länkar mellan tabeller måste fönstret Dataskema stängas.

Därefter måste du fylla i alla tabeller. Det är lämpligt att börja fylla i tabellerna från tabellen Studentgrupper, eftersom fältet Gruppkod i tabellen Studenter används som en uppslagskolumn för att fylla i motsvarande fält i tabellen Studenter.

2.4.3.3. Befolkningsbord

Du kan börja fylla i tabellerna genom att fylla i tabellen Studenter. I fönstret Databaser markerar du tabellen och klickar sedan på knappen Öppna.

Databasstabellens struktur i tabelläget visas på skärmen. Det nya bordet består av en tom rad.

Ris. 5.

Påfyllning sker enligt register, d.v.s. information anges för hela raden som helhet. Räknarfältet fylls i automatiskt. Efter att ha skrivit in den första posten flyttas den tomma posten till slutet av tabellen. Övergången till nästa fält utförs genom att trycka på Tab -knappen. Ris. nio.

Access använder en mängd olika metoder för att navigera i en tabell. Du kan gå från post till post med: markörknappar; knappar från inspelningsområdet längst ned i tabellen i tabelläget; kommandon Redigera - Gå .. Om du vill flytta från fält till fält (från vänster till höger) använder du Tab- och Enter -tangenterna och i motsatt riktning Skift + Tab.

Att söka efter data i en stor tabell, som utförs med navigeringsknapparna, kan ta lång tid, för att hitta och ersätta data i fälten måste du använda kommandot Redigera - Sök. En dialogruta öppnas. I fältet Prov i sökdialogrutan anges objektet du letar efter och sökningen utförs. För att ersätta data i fälten, gå till fliken Ersättning.

När du har skapat tabellernas struktur, fyllt i dem och etablerat relationer mellan tabellerna kan du börja bygga frågor.

Dataschema

När du skapar en relationsdatabas i Access DBMS, a dataschema, som låter dig visuellt visa databasens logiska struktur: den visar tabeller och relationerna mellan dem, och säkerställer också användningen av de relationer som upprättats i databasen vid behandling av data.

I dataskemat för en normaliserad databas, som är baserad på en-till-en och en-till-många-relationer mellan tabeller, kan provisioneringsparametrar ställas in för länkarna till dessa tabeller med ett unikt index för huvudtabellen eller primärnyckeln sammanhängande integritet.

I processen för att upprätthålla integriteten hos relaterade data är närvaro av en post i den underordnade tabellen inte tillåten om det inte finns någon post kopplad till huvudtabellen. Följaktligen är det tillåtet att utföra en operation endast om den inte kränker integriteten vid radering, tilläggning och uppdatering av poster av systemet vid initial laddning av databasen.

De relationer som definieras i dataschemat används automatiskt för att gå med i tabeller i processen att utveckla flertabulära rapporter, frågor, formulär, vilket förenklar processen med deras design.

Dataskemalänkar kan upprättas för alla tabellpar med samma fält som gör att tabelldata kan sammanfogas.

Datascheman visas bara i navigationsfönstret i databasfönstret i Access -projekt som fungerar med serverdatabaser. Använd kommandot för att visa dataschemat i Access -databasen Dataschema placeras i gruppen Relation i fliken Arbeta med databaser.

Exempel 1

Tänk på datamodellen för ämnesområdet "Leverans av varor" (figur 1). Schemat för åtkomstdata som byggts för denna datamodell visas i figur 2.

I detta diagram visas databastabellerna med en lista över sina fält i form av rektanglar, och länkarna representerar de fält genom vilka tabellerna är sammankopplade. Viktiga fältnamn markeras för tydlighetens skull och visas högst upp i den fullständiga listan med fält i varje tabell.

Dataskemafunktioner

Den relationsdatabas, som skapas i enlighet med projektet för den kanoniska datamodellen för det aktuella ämnesområdet, innehåller endast normaliserade tabeller som är anslutna med en-till-många-relationer. I en sådan databas finns det inga beskrivande data som dupliceras, deras engångsinmatning tillhandahålls och dataintegriteten bibehålls med hjälp av systemets verktyg.

Med hjälp av relationer mellan tabeller kombineras data från olika tabeller, vilket är nödvändigt för att lösa många problem med att mata in, korrigera och visa data, få information om frågor och visa rapporter. Förhållanden mellan tabeller upprättas i enlighet med projektet för den aktuella databasens logiska struktur (figur 2) och visas i Access -dataskemat.

Dataschemat, förutom att spela rollen som ett sätt att grafiskt visa databasens logiska struktur, används aktivt i processen för databehandling. Med hjälp av länkarna som är etablerade i dataschemat befrias utvecklaren av behovet av att informera systemet om förekomsten av en länk varje gång. När du har angett länkar i dataschemat kommer de automatiskt att användas av systemet. Att skapa ett dataschema ger en möjlighet att förenkla utformningen av flertabulära rapporter, frågor, formulär och säkerställer också upprätthållandet av integriteten hos sammanhängande data vid justering och inmatning av data i tabeller.

MS Access DBMS låter dig bygga ett databasschema och stöder automatiskt primära och främmande nycklar.

Databasschema(eller bara dataschema) är en grafiskt DB. Det definierar och kommer ihåg sambandet mellan tabeller. Detta gör att Access automatiskt kan använda relationer vid utformning av formulär, frågor, rapporter. Dataskemat visas i ett speciellt dataskemafönster, där tabeller presenteras fältlistor och anslutningar - rader mellan fält i länkade tabeller (Figur 3).

Ris. 3. DB Scheme Student

Det finns två sätt att skapa ett dataschema.

Det första sättet förutsätter normaliserade bord, som är länkade i fönstret Dataskema. Skapandet av ett dataschema börjar med att placera alla tabeller som måste ingå i schemat i fönstret. Sedan kan du börja definiera parvisa förhållanden mellan dem.

När du skapar länkar mellan ett par tabeller är det nödvändigt att välja ett unikt nyckelfält i huvudtabellen (PC i varje tabell visas med fet stil), genom vilken länken upprättas. Med vänster musknapp intryckt dras detta fält vidare till motsvarande fält i den underordnade tabellen. Om en länk upprättas av en sammansatt nyckel är det nödvändigt att markera alla fält som ingår i sammansatta nyckeln i huvudtabellen och dra dem till ett av länkfälten i den underordnade tabellen.

Efter att ha upprättat en länk öppnas dialogrutan Ändra länk, där länkfältet i den underordnade tabellen är definierat för huvudfältets nyckelfält. För varje fält i huvudtabellens sammansatta nyckel måste en länk till fältet i den underordnade tabellen upprättas på en separat rad... Dessutom kan du i fönstret Redigera länk för varje länk ställa in alternativet Säkerställ dataintegritet och sedan ställa in alternativen Kaskaduppdatering relaterade fält och Kaskad Radera relaterade poster. . Samtidigt kommer Access automatiskt att ställa in länktypen 1M(i diagrammet betecknas det som 1:∞). Om tabellerna innehåller data som inte uppfyller integritetskraven, länken 1M kommer inte att installeras och Access visar ett lämpligt meddelande i det här fallet.

Andra vägen- att få dataschemat från ett onormaliserat bord med hjälp av guiden Tabellanalys.

Icke-normaliserade tabeller innehåller fält med dubblettvärden. För sådana tabeller förbrukas ytterligare minne, engångsinmatning och korrigering av data i fält med upprepade värden kan inte tillhandahållas, och det är stor sannolikhet för fel.

Med hjälp av guiden Tabellanalys kan du automatiskt eller manuellt analysera en tabell och dela den i flera sammankopplade tabeller utan att kopiera data. För de erhållna tabellerna skapar tabellanalysguiden ett dataschema där länkar upprättas 1M och parametrarna för att säkerställa integriteten bestäms. Efter analysförfarandet erhålls normaliserade sammanhängande tabeller för det ursprungliga bordet.

Guiden Tabellanalys kan dock inte alltid separera dubblettdata korrekt till en separat tabell. När du arbetar med guiden tillhandahålls interaktivt deltagande av användaren i att korrigera förslag för att dela bordet.

3. ARBETA MED DATA I ENKELA BORD. DESIGN ENKELA FRÅGOR

DRIFTLÄGEN MED ENKELA BORD

Det finns fyra lägen för att arbeta med tabeller i Access: Tabelläge, Designläge, Pivottabelläge och PivotChart -läge.

I tabelläget arbetar du med data i en enda databastabell: visning, redigering, läggning, sortering etc.

I designläge skapas eller modifieras tabellens struktur, det vill säga namnen på fälten, deras typer, beskrivningar, egenskaper och andra parametrar.

I lägena PivotTable och PivotChart är det bekvämt att utföra dataanalys genom att dynamiskt ändra hur det presenteras.

Det finns också ytterligare läge- Förhandsgranskning, som låter dig se platsen för data på arket innan du skriver ut tabellen.

3.2 BEGREPP AV EN FRÅGA I ett DBMS.
GRUND FÖR UTVECKLING AV FRÅGOR

Ett av huvudverktygen för databehandling i ett DBMS är förfrågningar... Frågor låter dig välja önskad data från en eller flera relaterade tabeller, utföra beräkningar och få resultaten i form av en tabell. Genom en fråga kan du uppdatera data i tabeller, lägga till och ta bort poster. Sekventiell körning av ett antal frågor gör det möjligt att lösa ganska komplexa problem utan att använda programmering.