Bilgi akışlarıyla ilgili süreçler. Özet: Kurumsal bilgi akışlarının iyileştirilmesi

Rekreasyon merkezi “Oasis”, deniz kıyısında, tatil köyünün merkezinde, 2001 yılında inşa edilmiş, 3 hektarlık topraklarda, korunan, binanın 200 yer kapasitesine sahip, yıl boyunca faaliyet gösteriyor. Odalar her yıl yeniden dekore edilmiştir.

Yatılı evde ücretsiz otopark, şehirlerarası ankesörlü telefonlar, değerli eşyalarınızı saklamak için ayrı ayrı hücreler bulunmaktadır.

Yürüme mesafesinde çok sayıda tesis mağazası, sinema, turistik yerler, kumarhaneler, diskolar, gece kulüpleri ve özel donanımlı bir plaj bulunmaktadır.

Rekreasyon merkezinin servis merkezinde transfer siparişi verebilir, gezi veya konser için bilet satın alabilir ve ayrıca şehir ve geri kalanı hakkında gerekli tüm bilgileri alabilirsiniz.

Ana faaliyetler:

wellness aile tatili;


iş turizmi;


özel eğlence turları;


sporcuların rehabilitasyon ve sezon öncesi eğitimi;


Çıkış saati - sabah 8.


Ekonomik odalar sağlanabilir: tek, çift, üç kişilik, her odada TV ve buzdolabı, blok tipi odalar - yetişkin çocuklu 4 kişilik bir aile, ayrıca deluxe odalar, tek kişilik veya iki oda, kişisel klima sistemi ve mümkün olan tüm olanaklar: konforlu fonksiyonel mobilyalar, uydu TV, minibar, geniş banyo.


Tatilcilerin hizmetinde:


donanımlı plaj kompleksi: şezlong, soyunma kabinleri, havalandırma, duşlar, tuvalet, sahil bar, su taşıma kiralama


yapay tenis kortu


voleybol sahası;


basketbol oyun alanı;


kütüphane;


ücretsiz park;


sauna;


berber dükkanı;


100 kişilik konferans salonu;


bakımlı plaj;


transfer organizasyonu;


eğitim gezileri ve gezileri.


Şirket'in hedefleri, hizmet mallarına yönelik pazarı kâr etmek ve genişletmektir.


Şirket, medeni haklara sahiptir ve yürürlükteki yasalar ve Tüzüğü ile yasaklanmayan faaliyetleri yürütmek için gerekli olan sivil sorumlulukları taşımaktadır.


Şirketin en üst organı şirketteki katılımcıların genel toplantısıdır. Katılımcıların genel toplantısı olağan veya olağanüstü olabilir.


Şirket'in finansal ve ekonomik faaliyetleri üzerinde denetim organı Denetim Komisyonudur.


Şirket'in mevcut faaliyetlerinin yönetimi şirketin tek icra organı tarafından yerine getirilmektedir. Yürütme organı, şirketteki katılımcıların genel kurul toplantısında faaliyetlerinden sorumlu direktördür. Tek icra yetkisi olmayan tek icra organı, çıkarlarını temsil etmek, işlem yapmak, personeli onaylamak, sipariş vermek ve şirketin tüm çalışanlarına bağlayıcı talimatlar vermek gibi Şirket adına hareket eder.


Rekreasyon merkezinde 41 kişi çalışmaktadır:


yönetmen


ekonomik İşler Direktör Yardımcısı;


baş Muhasebeci;


pazarlama müdürü (bilet satış müdürü);


muhasebeci;


sekreter daktilo;


hemşire;


metresi kız kardeşi;


uygulayıcı;


storekeeper;


dört yönetici;


üç hizmetçi;


iki temizleyici;


çamaşırcı;


Şef;


iki aşçı;


üç garsonluk;


üç aşçı;


üç bulaşık makinesi;


bir elektrikçi;


tesisatçı;


bir marangoz;


üç sürücü;


bahçıvan.


İşletmenin organizasyon yapısı 4 bölüme ayrılabilir:


1)   Finans departmanı;


2)   bakım departmanı;


3)   kantin;


4)   tatilcilere yönelik tüketici hizmetleri departmanı.


Bölümlerin her biri kendi yapısına sahiptir ve belirli işlevleri yerine getirir.


Aşağıda yatılı ev bölümlerinin yönetim organizasyonunun bir şeması bulunmaktadır.





Gördüğünüz gibi, OAZIS Rekreasyon Merkezi LLC'nin organizasyonel ve yönetimsel yapısı, doğrusal-işlevsel yönetim yapısı ile ilgilidir.


OASIS Rekreasyon Merkezi LLC'nin misyonu, Krasnodar Bölgesi'nin Karadeniz kıyısındaki eğlence hizmetleri pazarından belirli bir pay elde etmektir.


2. İŞLETMEDE BİLGİ AKIŞLARI


İncelenen kuruluşta bir bütün olarak bilgi alışverişi bir diyagram şeklinde gösterilebilir (Şekil 2).





Bilgi, yönetim sürecinin temelini oluşturur. Bilgi yoluyla, makbuzu yönetme sürecinin döngüsel olarak tekrarlanması, yönetilen bir tesisin durumu hakkında bilgilerin işlenmesi ve kontrol komutlarının ona aktarılması gerçekleştirilir. Bu nedenle, bilgi yardımı ile özne ve nesne arasındaki veya genel kontrol sisteminin kontrol ve kontrol edilen bölümleri arasındaki ilişki gerçekleştirilir. Dolayısıyla, yönetim için gerekli olan her türlü bilgi bir bilgi sistemi oluşturur.


Yönetim iç şirket bilgi sistemi, farklı yönetim düzeylerinin veya karar merkezlerinin bilgisi için kuruluşun ihtiyaçlarını karşılayan bir dizi bilgi işlemidir.


Şirket içi bilgi sisteminin önemli görevleri şunlardır:


- birincil verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanması için sistemin ana yönlerinin belirlenmesi;


- bilgi işlem teknolojisinin gelişiminin ana yönlerinin belirlenmesi;


- Şirket hakkında finansal bilgi alınmasının kalitesini ve zamanında iyileştirilmesini sağlamak amacıyla en yüksek yönetim düzeyinde ve üretim departmanlarında finansal rapor verilerinin toplanması ve işlenmesinin koordinasyonu.


Şirket içi bilgi sistemi aşağıdaki işlevleri yerine getirir:


- her bir liderin ihtiyaç duyduğu bilginin niteliği ve içeriğinde ihtiyaçlarının belirlenmesi;


- gerekli tüm bilgileri sağlamak için şirketin bir bütün olarak ve her yöneticinin teknik ekipman ihtiyacının belirlenmesi;


- bilgi sisteminde teknik araçların kullanımı için maliyet seviyesinin belirlenmesi;


- uygun düzeyde bilgi toplama, depolama ve sağlama;


- yazılım araçlarının, uygulama programlarının geliştirilmesi.


Bilgi desteği düzenlenirken, yönetilen nesnenin devam eden değişikliklere ve uygulanan yönetim kararlarına tepkisini yansıtan doğrudan, yani komuta, kontrol sisteminden kaynaklanan ve tersine bilgi dağıtmak çok önemlidir.


  3. İŞLETMEDE BELGE CİRO


Doküman akışı, dokümanların oluşturulduğu veya alındığı andan, tamamlanana, muhatabına gönderildiği veya yatırıldığı ana kadar belgelerin hareketindeki bir aşama dizisidir. Kullanılan temel muhasebe belgelerinin ve kayıtlarının formları, bilgi işlem sistemi ve belge yönetimi yöntemleri işletme başkanı tarafından onaylanır.


İş akışı programı, işletmenin yapısal bölümleri içindeki belgelerin hareketini yansıtan, uygulayıcılarını, işin ilişkisini ve zamanlamasını gösteren bir diyagram, bir iş listesi veya bilgi akışları diyagramı şeklinde derlenir. Her işletme için, çalışanlar arasındaki sorumlulukların rasyonel bir şekilde dağıtılmasına, muhasebe kontrol işlevlerinin güçlendirilmesine ve zamanında raporlamaya katkıda bulunan özellikleri dikkate alınarak bir program geliştirilir. İş akışı çizelgesine uygunluğun izlenmesi, muhasebeci tarafından gerçekleştirilir.


Masada. 1
belirli bir şirketin doküman yönetimine dahil olan dokümanların listesi ”.


İncirde. Şekil 3, işletmenin bilgi akışlarının bir diyagramını göstermektedir.


İşletmelerde doküman yönetiminin özellikleri:


- belge akışlarını, kayıt kayıtlarını ve kartları saklamak için: sözleşmelerin bir kaydı, girdi işlemleri »sabit varlıkların ve maddi olmayan varlıkların kabulü ve devri, verilen vekaletname kaydı, kredi ve borç nakit emir ve bordrolarının kaydı, icra için kabul edilen düzenleyici belgelerin kaydı, diğer;


tablo 1


Şirket Belgeleri


Belge kimliği	Belgenin başlığı
	Gereksinim faturası
	Gelir emri
	Yanlara malzeme verilmesi için irsaliye
	Depo Malzeme Raporu
	Teslimat notu
	İrsaliye
	Depo Raporu
	Teslim edilen ürünler için planlanan maliyetlendirme
	maliyetleme
	İşletim ekipmanlarının listesi
	Devam eden işin kaldırılması
	Fatura
	Tedarikçi Faturası
	Ödeme talimatı
	hesap durumu
	Karne
	Sipariş defteri
	Sipariş
	Hastane çarşafları
	Üstün Performans
	Enerji Tüketim Raporu
	6 numaralı dergi emri
	Dergi siparişi N11
	Ödeme raporu
	Finansal ve ekonomik faaliyetlerin sonuçları hakkında rapor




- belgesel akışların hareketi esas olarak dikey olarak gerçekleşir - başından sanatçılara ve sanatçıdan liderlere; yöneticilerin ve icracıların işlevleri belgelerle doğrudan çalışmadan ve evrak işlerine katılan personelin eylemlerini izleme işlevlerinden oluşur;


- Muhasebe belgeleri, özgüllüklerinden ötürü, merkezi kayda tabi değildir, ancak derhal icra için defter tutmaya aktarılır;


- Muhasebe departmanı tarafından alınan belgeler biçim ve içeriğe göre doğrulamaya tabidir, anma emirleri (birikimli beyanlar) ile yapılan işlem tarihlerine göre sistematik hale getirilir, içerdiği bilgiler muhasebe kayıtlarında biriktirilebilir;


- kullanılan yazılım, kağıt iş akışının hacmini azaltmak ve rutin belge işleme işlemlerini azaltmak için tasarlanmıştır.


- kağıt ortam kullanmayı belirgin bir şekilde reddetme.


Bir iş akışı otomasyonu ve kurumsal etkinlik olarak, “1 C Muhasebe” sürüm 8.0 programını kullanır.


1C: Muhasebe 8.0, yükleniciler (iletişim bilgileri, banka hesapları, kayıt kodları) ve kurum çalışanları (pasaport verileri, bireysel kodlar, pozisyon, maaş) hakkında eksiksiz bilgi depolar.


1C: Muhasebe 8.0, otomatik olarak IFTS'ye transfer edilmek üzere yazdırılabilen veya bir dosyaya kaydedilebilen çeşitli muhasebe ve vergi raporlama formları üretir.


1C: Muhasebe 8.0'daki muhasebe durumunun operasyonel analizi için çeşitli raporlar sunulmaktadır: bilanço, satranç, hesap analizi, hesap kartı ve diğerleri. Her rapor yalnızca gerekli bilgileri alacak şekilde yapılandırılmıştır. Örneğin, depodaki tüm markaların hayranlarının varışına bakmak için 41.01 “Depolarda mallar” hesabındaki bilançoda, adları “fan” kelimesini içeren mallar için seçim yapabilirsiniz.


1C: Muhasebe 8.0, muhasebe ve vergi raporlarının hazırlanmasını büyük ölçüde basitleştirir. Örneğin, bilançoyu oluşturmak için kuruluşu ve raporlama dönemini belirtmek yeterlidir. Program tüm göstergeleri kendisi dolduracak! Hazırlanan raporlar programa kaydedilir, bu da sonraki dönemlerde bunlara geri dönmeyi kolaylaştırır. Rapor göstergeleri manuel olarak ayarlanabilir, program yaptığınız tüm değişiklikleri hatırlayacaktır.


1C'de oluşturulan: Accounts 8.0, ödeme belgeleri “Banka İstemcisi” gibi bir programa kolayca yüklenir. Bankadan alınan ödemelerle ilgili bilgileri indirmek de kolaydır. 1C ile veri alışverişi: Muhasebe 8.0, yaklaşık 700 kredi kuruluşu tarafından desteklenmektedir.


“1C: Muhasebe 8.0” zorunlu (düzenlenmiş) raporlamanın hazırlanması da dahil olmak üzere muhasebe ve vergi muhasebesini otomatikleştirmek için evrensel bir kitle amaçlı programdır. Bu, her türlü ticari faaliyetle uğraşan kuruluşlarda muhasebe için hazır bir çözümdür: toptan ve perakende ticaret, komisyon ticareti (alt komisyon dahil), hizmetlerin sağlanması, üretim vb.


Muhasebe ve vergi muhasebesi, Rusya Federasyonu'nun yürürlükteki mevzuatına göre yapılır. Konfigürasyon, 31 Ekim 2000 tarihli 94н tarihli Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın “Kuruluşların finansal ve ekonomik faaliyetlerinin muhasebeleştirilmesi için bir hesap planının onaylanması ve bunların kullanım talimatları” uyarınca oluşturulan bir hesap cetveli içermektedir.


Muhasebe metodolojisi, bir ticari işlemin her kaydının hem muhasebe hesaplarında hem de analitik muhasebe, nicel ve döviz muhasebesinin gerekli bölümlerinde eşzamanlı olarak kaydedilmesini sağlar. Kullanıcılar, bir muhasebe politikası oluşturmanın bir parçası olarak muhasebe metodolojisini bağımsız olarak kontrol edebilir, yeni alt hesaplar ve analitik muhasebe bölümleri oluşturabilir.


“1C: Muhasebe 8.0”, muhasebe departmanı, örneğin birincil belgelerin düzenlenmesi, satışların muhasebesi vb. Dahil olmak üzere işletmedeki muhasebe işleminden tamamen sorumluysa, bir işletmenin muhasebe departmanının karşılaştığı tüm sorunlara bir çözüm sağlar. Ayrıca, belirli faaliyet türleri, ticaret ve üretim operasyonları hakkında bilgi, muhasebeci olmayan işletmenin ilgili hizmetlerinin çalışanları tarafından girilebilir. İkinci durumda, muhasebe hizmeti, muhasebe ve vergi muhasebesinde belgelerin otomatik olarak yansıtılmasını sağlayan bilgi tabanı ayarları üzerinde metodolojik rehberlik ve kontrol ile bırakılmıştır.


Bu uygulama çözümü yalnızca muhasebe ve vergi muhasebesi için de kullanılabilir ve diğer hizmetleri, örneğin satış departmanını otomatikleştirme görevleri, özel yapılandırmalar veya diğer sistemler tarafından çözülebilir.


“1C: Muhasebe 8.0” ile otomatikleştirilen konu alanı aşağıdaki şema ile gösterilmiştir.





İncir. 4. 1C Muhasebe programının uygulama şeması


“1C: Accounting 8.0”, “1C: Enterprise 8.0” platformuyla “Bir işletmenin muhasebeleştirilmesi” yapılandırmasının birleşimidir. “1C: Muhasebe 8.0”, “1C: Enterprise 8.0” platformunda da oluşturulan “Ticaret Yönetimi” ve “Ücret ve Personel Yönetimi” gibi uygulamalı çözümlerle paylaşma imkanı sunmaktadır.


4. FAALİYETİN ÖRGÜTSEL VE \u200b\u200bTEKNİK DESTEĞİ


Ofis donanımı, herhangi bir ofisin teknik donanımının ayrılmaz bir parçasıdır. Ofis ekipmanlarının zayıf kullanımı işgücü verimliliğinde ve yönetim ve teknik personelin verimliliğinde azalmaya yol açar.


Geniş anlamda, ofiste çalışmayı kolaylaştıran herhangi bir teknik araç, kalem ve kalemlerden bilgisayarlara ve ağlarına kadar ofis ekipmanına bağlanabilir. Dar anlamda, ofis ekipmanı yalnızca evrak işlerinde kullanılan teknik araçları ve idari ve yönetsel iletişimleri içerir.


Ofis organizasyon ekipmanı (ofis ekipmanı) - yönetim ve mühendislik çalışmalarının mekanizasyonu ve otomasyonu için kullanılan teknik araçlar.


İncelenen işletmenin ofisi için ofis ekipmanları bu tür cihazları ve ekipmanları içerir: iki kişisel bilgisayar, telefon ve telsiz telefon, PBX, bir yönetmenin anahtarı, bir faks makinesi, bir fotokopi makinesi, projeksiyon ekipmanı, bir laminatör, belgeleri yok etmek için bir makine, bir belge zımbalayıcı , dosyalama ekipmanları, belgeleri saklamak için raflar ve dolaplar, iki kasa, bir araba vb.


Laminasyon - belge yüzeyine koruyucu bir kaplama uygulayarak belgeleri nemden, tozdan, yağdan ve dikkatsiz depolardan korumak için kullanılan makineler. Belge, ısıl işleme tabi tutulan makineye yerleştirilir, bunun sonucunda belgeye iki taraftan koruyucu bir film uygulanır veya şeffaf bir şeffaf film belge yüzeyine yapıştırılır. Menkul kıymetler, duyurular, kitap kapakları ve raporlar, menüler ve diğer birçok belgenin lamine edilmesi tavsiye edilir. Şirket Laminator kullanıyor   Fujipla LPD 2315ofis, 230 mm. (A4), Japonya


Metal klipsli otomatik katlama ve dikiş broşürleri için bir dikiş makinesi olarak, DC Mini HF dikiş makinesi AEA4 format bloklarını bir battaniyeye, 100 A4A5 sayfaya kadar kitapçıklara iki kez sabitler. saatte 1500 broşüre kadar üretkenlik bir toplama özelliğine sahiptir; DC Mini SR makinesi eşleşen blokları sol üstte bir arada tutar ve zemin bağlayıcısının yan deliklerini delebilir.


Gizli ve gizli belgelerin en küçük kesme ve mikronizasyon işlemleriyle imha edilmesi için kullanılan makine, tahrip olmuş belgeler ve kağıt tozu formunda atık için otomatik bir sürücü ve kaplarla donatılmıştır. Schroeder soruşturma altındaki işletmede kullanılıyor.   HSM 100-5,8kişisel yükleme 225 mm, gizlilik 2, parçacık 3,9 / 5,8 mm.


Belgelerin kopyalanması ve çoğaltılması (makaleler, duyurular, broşürler vb.) İş ve diğer iş ve sosyal faaliyet alanlarında çok yaygındır. Belgeleri kopyalamak ve çoğaltmak için özel teknik araçlar kullanılır. Şirket, fotokopi makinesi olarak A3 / A4 formatındaki SHARP AP 5316 Fotokopi Makinesini, dijital MFP, 16 cop / dak kullanıyor.


Bilgisayarlar muhasebe departmanına ve yöneticinin ofisine kurulur P4-631-3000 / 512DDR / 82.3 Gb / 3.5 ″ / P5V800-MX / 350W / 52x olarak,aynı ağa bağlı. Bilgisayarlarda yüklü modemler Modem ACORP 56.0K [e-posta korumalı] (faks, ses, V92).


Faks modemi olan bir bilgisayar bir faks makinesinden çok daha güvenilir ve daha kararlıdır, birçok ek hizmet sağlar: bilgisayar araçlarının tüm cephaneliğini kullanarak faks metinlerinin hazırlanmasında, e-posta, teleks ve bilgisayar veritabanıyla entegrasyon, daha büyük bir elektronik yardımın kullanılabilirliği çok çeşitli yararlı bilgiler içeren, çalışanların ve harici abonelerin faks erişim haklarının farklılaştırılması, yazışmaların geçişinin izlenmesi, faksla ilgili ayrıntılı istatistikler vb.


Ayrıca, lazer yazıcılar muhasebe departmanına ve müdürün ofisine kurulur. HP Lazer Jet 1018  600x1200 dpi, 12 ppm, 2Mb, 3000 ppm yük, 150 L tepsi, çeşitli belgeleri yazdırmanıza olanak tanır.


Şirket faks makineleri kullanıyor Panasonic KX-FP 218(A4, beyaz, düz kağıtta, fotokopi tarayıcı, telesekreter, kağıt alma yok).


Telefon kullanıldığı için Telefon Panasonic 2350  Flash, Tekrar Ara.


5. İŞLETMEDE CİRO BELGESİNİN GELİŞTİRİLMESİNİN TEMEL YÖNTEMLERİ


Ofis otomasyonu, kurumsal belgelerin hazırlanmasının otomasyonunu, kuruluş tarafından alınan belgelerin kaydedilmesini ve muhasebesini, dahili belgelerin geçişini ve bunların uygulanmasını kontrol etmeyi içerir.


İyi bir iş akışı organizasyonu, belgelerin kuruluş birimleri arasında zamanında geçişine ve birimleri ve yetkilileri eşit olarak yüklemesine yardımcı olur ve işletmenin verimli yönetimine katkıda bulunur. Ofis hizmetlerinin otomasyonu, gerçekleştirilen iş hacminde bir artış ve bunun için harcanan sürede bir azalma sağlar.


Kuruluşun belge akışı, hareket şeması ofis yönetim hizmeti başkanı tarafından geliştirilen çeşitli kategorilerdeki belge akışlarıyla temsil edilir.


Otomatik belge işleme teknolojileri, bir kurumun büro eğitiminin gereksinimlerini karşılamalıdır.


Modern ofis işleri otomasyonu sistemleri ve işletmelerin yönetimi için dokümantasyon desteği, belgenin tüm yaşam döngüsünü destekler.


Önce gelen bir belgenin kaydedilmesi gerekir. Bundan sonra, belge kuruluş içinde hareket etmeye başlar. Bu belge üzerinde kimin, neyin ve ne zaman yapılması gerektiğine karar veren yetkililere ulaşır.


Kararlar, belge icracılara ulaşıncaya kadar birikir ve detaylandırılır. Belge üzerinde çalışmayı tamamladıktan sonra, davaya yazılır. Ayrıca belge, arşiv deposuna aktarılır veya kuruluş tarafından kabul edilen arşiv depolama kurallarına uygun olarak imha edilir.


Sık tekrarlanan belge türlerinin hazırlanmasını hızlandırmak için bir metin boşlukları kullanın. Devlet dokümantasyon desteği sistemine uygun olarak standartlaştırılmış formlar (formlar) ve doküman metinleri içerir. Ayrıca, tekrarlanan metinleri, metindeki kalıcı kısımları, iş unvanlarını, daimi yazar ve muhabirlerin adlarını ve adreslerini, belgelere yasal güç ve hukuki karakter kazandıran hukuki metin formüllerini, vb. İçerebilir. Bu tür boşluklar temelinde hazırlanan ve gerekli ayrıntılarla birlikte bir belge adrese gönderilir.


Kuruluşa ve giden belgelere girme
  zorunlu kayda tabidir (bilgi ve reklam ve alınan bildirimler için alınan belgelerin kopyaları hariç) Kuruluşun tüm belgeleri merkezi olarak kayıt altına alınır. İstisna, coğrafi olarak ayrı yapısal birimlere veya çok büyük bir yıllık iş akışına sahip kuruluşlardır. Kaydı otomatikleştirmek için, kurumun tüm belgelerini ve belirli bir zamanda konumlarını, belgelerin yürütme zamanlamasının yürütme durumunu ve kontrolünü izlemenizi sağlayan bir veritabanı ve bir bilgi alma sistemi oluşturulur.


Kuruluşun belge veritabanındaki bir bilgi araması, özelliğin ilgili kayıt kartında bulunan ayrıntılar kullanılarak gerçekleştirilir. Kayıt kartı, geleneksel kayıt ve kontrol kartının elektronik bir analogudur. İş akışının kurallarına uygun olarak düzenlenen kayıt kartları, dosya dolabının elektronik bir analoğunu oluşturur.


Kayıt kartı, sistem veritabanındaki ana depolama birimidir ve belgenin kaydedilmesi sırasında başlatılır. Bir kayıt kartının oluşturulması ayrıntılarının doldurulmasına indirgenmiştir.


Bu ayrıntılar şunları içerir:


gelen kayıt numarası ve belge tarihi (tarihe göre)
kayıt belgesi adımları). Bu sayı ve tarih belgenin kayıt damgasında belirtilmelidir;


Kayda gelen belgenin numarası ve tarihi;


belge türünün adı;


alıcının veya gönderenin adresi (kuruluş, resmi veya özel kişi);


sayfa ve kopya sayısı; belgenin yürütülmesi için son tarih;


sanatçılar şifresi (


belge yürütme);


belgenin içeriği.


"Sanatçı kodu" ve "belgenin içeriği" ayrıntıları, ilgili sınıflandırıcılara dayalı olarak eklenmiştir.


Kayıt sırasında, belgeler her biri ayrı ayrı kaydedilen birkaç gruba ayrılır, yani. Bir kayıt numarası ve kural olarak farklı bir ayrıntı kümesi oluşturmak için diğer grup kurallarından farklıdır. Genellikle, üç temel grup ofis otomasyon sistemleri tarafından desteklenir: - gelen;


giden (ve dahili);


• vatandaşların mektup ve itirazları.
  

  Bazı sistemler, her bir belge grubunun, belgeleri ortak bir tematik özelliğe, bir birime veya bir yazışma özelliğine göre birleştiren keyfi alt gruplara bölünmesine izin verir. Alt grupların her biri daha küçük alt gruplara ayrılabilir vb. Alt gruplara bölünme, kuruluştaki belge dolaşımı kuralları tarafından belirlenir ve bunların kompozisyonu ve kayıt numaralarının oluşturulması için kurallar, belge grupları sistem dizininde saklanır.
  

  Dahili belgelerin kaydedilmesi ve muhasebeleştirilmesi, örgütün büro çalışmalarına ilişkin talimatlar ile belirlenir.
  

  Yürütüldükçe, ilgili dokümanlar operasyonel bilgi tabanından çıkarılabilir ve arşivlenmiş bir doküman bankasında saklanabilir. Sadece düzenleyici nitelikteki fiiller devam etmektedir.
  

  Genel olarak, modern ofis otomasyon sistemleri bir dereceye kadar:
  

  Gelen tüm yazışmaların kaydı (dahil
  

  vatandaşların mektupları ve itirazları); V tüm giden yazışmaların ve dahili
  

  organizasyon belgeleri;
  

  kararların girilmesi, performans raporları, belgelerin koordinasyonu (gözetlenmesi);
  

  Örgüt tarafından kabul edilen işlerin isimlendirilmesine uygun olarak davadaki belgelerin yazılması;
  

  emirlerin zamanında yerine getirilmesini, vatandaşların, kuruluşların itirazlarının yanı sıra liderlik kararlarını ve talimatlarını izlemek; belgelerin yürütülmesinin doğruluğunun ve zamanında yapılmasının doğrulanması;
  

  kuruluşun iş akışıyla ilgili belgeler aramak ve istatistiksel raporlar almak.
  

  Şirketin, belgelerle çalışmayı organize etmek için Effect Office programını kullanmasını öneriyoruz. Bu sistemi geliştiren Garant-International uzmanlarına göre, belgelerle çalışmak için tek bir kurumsal standardın getirilmesi birkaç hedefe ulaşılmasını sağlayacaktır:
  

  Ofisin verimliliğini arttırmak için - birleşik bir dahili belge yönetim organizasyonu görevleri tamamlama süresini azaltacaktır;
  

  Personelin çalışması üzerindeki kontrol düzeyini güçlendirmek için - başkan, çalışanları tarafından nasıl ve hangi görevlerin çözüldüğü, kararın tamamlanması için son tarihler ve kararın sonuçlarını sunma şekli hakkında bilgi verilecektir; o bilgisayar parkının bakım maliyetini azaltmak ve arşivi bakım maliyetini en aza indirmek. Sistemi tanıtırken, öncelikle iş akışına dahil olan tüm çalışanlar dahil olmak üzere kurumsal yapının bir modeli oluşturulur, olası tüm belge türlerinin, parametrelerinin ve durumlarının bir listesi derlenir ve girilir. Daha sonra, belgelerin kendileri tanıtılır ve işletmenin belirli çalışanları ile olası tüm bağlantıları belirtilir, bu da belgelerin durumları ve şartları değiştirebileceği şekilde geçer. Sonuç olarak, tüm çalışanlar tek bir bilgi alanında çalışır. Sistem çok çeşitli uygulamalarla çalışmanıza izin verir. Yerleşik sunucu “Efekt Posta” mümkün olduğunca e-posta gönderme / alma işlemini basitleştirir.
    Kurumsal yönetim sisteminde yenilikçi faaliyet Kurumsal yönetim sisteminin analizi Kurumsal yönetim sistemi

  2014-02-06

Bilgi akışları, yönetim için iletişim kanalları yoluyla iletilen iş süreçlerinin gelişimini objektif olarak yansıtan bir dizi mesajdır. Akışlar olabilir direkt  (yönetim alt sisteminden yönetilen alt sisteme) ve tersine çevirmek  (kontrol alt sisteminden kontrol alt sistemine).

Bilginin değeri, bilginin zamanında alınması olasılığının bir fonksiyonu olarak P (t) zamanındaki karmaşık olasılık göstergesi ile belirlenir.

Bu nedenle, yararlı bilgilerin zamanında alınmasını yeterli miktarlarda elde etmek gerekir. Bu, hızlı ve etkili karar almayı sağlayacaktır.

Karar verme ikilemi geleneksel olarak iki sınırlama ile ilişkilidir.

Bir yandan, yeterince hızlı bir şekilde toplanan bilgiler, rasyonel olmaktan, hatalı bir karara kadar olan bir kararın kabul edilmesine yol açar.

Öte yandan, çok uzun bilgi toplanması karar alma olgusunun alaka düzeyinin azalmasına yol açabilir (alaka düzeyinin tamamen kaybedilmesine kadar).

Anahtar önem, Şekil l'de sunulan temel özelliklerle paylaşılan bilgi akışlarının faydasıdır (alaka düzeyidir). 22.1.

İncir. 22.1. Bilgi akışlarının sınıflandırılması

Artan bilgi akışı hacimleri tartışmalı bir rol oynamaktadır. Bir yandan, bilgi hacmi ne kadar büyük olursa, karar vermek için yararlı kısmını bulma olasılığı da o kadar büyük olur. Öte yandan, istatistiksel çalışmalara göre, bilgi miktarında iki yönlü bir artışa (yani% 100'lük bir artış), yararlı kısmında% 20'den fazla olmayan bir artış eşlik etmektedir. Bu, ek bilgilerin% 80'inin yararlı olmadığı anlamına gelir. Bu koşullar altında, rasyonel yönetim kararları vermek için genel bilgi akışından faydalı kısmı çıkarmak için etkili algoritmaların araştırılması büyük önem taşımaktadır.

Bir üretim işletmesi, bir yönetim ve yönetilenin veya bir öznenin ve bir kontrol nesnesinin iki alt sisteminden yönetimsel bir bakış açısıyla, bilgi aktarım kanallarının birbirine bağlı olduğunu düşünürsek. Kontrol nesnesi şartlı olarak, hammaddelerin, malzemelerin, işgücünün, vb. Alınan ve girdinin üretim ürünleri olduğu kaynakları dönüştüren bir sistem olarak düşünülebilir. Üretim sisteminin dış çevre ile bilgi bağlantıları iki giriş ve bir çıkış kanalı ile temsil edilebilir.

Girdi bilgi kanallarından biri, üretim ve ekonomik faaliyet planlarını ve kaynakların kullanım standartlarını dikkate alarak, işletmenin koşullarını belirleyen dış yapılardan bilgi alır. Bu bilgilerin birleştirilmesi koşulları belirler ve kuruluşun amaçlarına ulaşmak için teknolojiyi etkiler.

İkinci bilgi girişi, dış ortamdan gelen rahatsız edici etkileri temsil eder. Rahatsız edici faktörlerin bir örneği, hammadde ve malzemelerin tedarik şartlarının ihlali, kalitelerinin azalması, ürünlerin satış koşullarındaki değişiklikler, sözleşme yükümlülüklerinin, ilgili kuruluşlar tarafından vb. İhlal edilmesidir. üretim sistemleri. Örneğin, ekipman arızaları, teknolojik rejimlerin yanlışlıkla ihlali, işletme çalışanlarının hastalığı vb.

Üretim sisteminin bilgi çıktısı, harici kuruluşlara, örneğin verilen işletme veya vergi otoritelerini içeren bir dernek veya bakanlığa bilgi aktarımı için bir kanaldır. Herhangi bir yönetim sisteminde, yönetimin konusu ve nesnesi, kontrol eylemleri ve bilgilerin kontrol nesnesinin durumu.

Klasik üç seviyeli versiyondaki kurumsal yönetim organı üç katmandan oluşur. Bu katmanların içinde ve dışında bilgi akışları dolaşır. Yukarıdan aşağıya - kontrol eylemleri, aşağıdan yukarıya - geri bildirim bilgileri, yatay olarak - aynı seviyedeki iç nesneler arasında ve iç ve dış nesneler arasında bilgi alışverişi.

Yönetim mekanizmasının kendisi yönetim personeli, bilgisayar ağları, finans, bilgi ve diğer kaynakları içerir. Üretim yönetimi görevi, kaynak akışlarının (malzeme, enerji, finans, bilgi vb.) Rasyonel yönetimine indirgenir.

Bölüm 2. Sanayi işletmelerinin bilgi akışlarının iş akışı optimizasyonuna göre yönetimi

2.1. İşletmenin bilgi akışları: yapı ve yapım özellikleri

Genel olarak, işletmenin bilgi alanı kendi ve harici olarak bölünebilir. Kendi  bilgi alanı işletme kaynaklı bilgileri birleştirir. Bu tür bilgiler 1 içermelidir:

Cari ve geçmiş dönemler için muhasebe ve diğer yasal raporlama verileri;

Muhasebe, ticaret ve operasyonel muhasebenin birincil belgeleri;

Tüm bağlantıların (yazılı ve sözlü) başkanı ve yöneticilerinin emir ve talimatları;

Dahili belge dolaşımı verileri (kağıt ve elektronik);

Finansal ve ekonomik faaliyetlere ilişkin kendi analizlerimizin sonuçları;

Diğer veriler (örneğin, işletme çalışanlarının anket sonuçları).

İşletmenin kendi bilgi alanının kalitesinin yalnızca işletmenin kendisinin konumuna (öncelikle yönetim) bağlı olduğuna dikkat etmek önemlidir. Yönetimin açık bir organizasyon yapısı, personel arasında işlevsel sorumlulukların rasyonel dağılımı, modern otomatik sistemler temelinde güvenilir ve uygun muhasebe, iyi düşünülmüş bir iş akışı şeması bilgi alanının iyileştirilmesine ve geliştirilmesine katkıda bulunur ve bu da yönetim kararlarının kalitesinde bir artışa yol açar. Aksine, içsel bilgileri toplama, işleme ve analiz etme sorunlarının ihmal edilmesi, işletmedeki iş süreçlerinin yönetiminde ciddi sorunlarla karşı karşıyadır. Bununla birlikte, işletmenin iç bilgi alanının optimizasyonu, görev dış alanla ilgili olarak oldukça basittir.

Gerçek şu ki, kendi alanınız bütünlük ve doğruluk açısından kolayca kontrol edilebilen dahili bilgi kaynaklarından oluşur. Harici bir alan söz konusu olduğunda, bu hiçbir şekilde garanti edilmez. Dış bilgi ve kaynak çeşitlerinin sayısı çok önemlidir, bu nedenle kendimizi ana olanları listelemeyle sınırlandırıyoruz:

Federal düzeyde yasalar, kararnameler, emirler ve diğer düzenleyici belgeler;

Şubenin düzenleyici eylemleri, bölgesel ve yerel düzey (genellikle çelişkili);

Yukarıdaki düzenleyici eylemler hakkında yorumlar (basın, diğer medya, veri tabanları, İnternet);

Endüstrinin durumuna ilişkin veriler (medya, İnternet, özel araştırmaların sonuçları);

Küresel ekonominin durumu hakkında veriler (medya, veritabanları, İnternet);

Müşterilerden gelen bilgiler (geri bildirim);

Danışmanların ve uzmanların sonuçları, dış (özel) pazarlama araştırması ve denetimlerinin sonuçları.

Bir dış bilgi alanı oluştururken ortaya çıkan ana sorunları kısaca listeliyoruz.

Bilginin kısmi özelliği.  Bazı durumlarda, kaynak tüm bilgileri değil, bir kısmını sağlar. Ancak, eksik bilgilerin nerede ve nasıl bulunacağı açık değildir.

Yanlış bilgi.  Bilgilerin bir kısmı (özellikle bazı medya ve internette) şüpheli ve bazı durumlarda yanlış görünüyor. Bununla birlikte, başka kaynak olmayabilir ve sonra bu bilgileri dikkate almanız veya reddetmeniz gerekir.

Bilgi tutarsızlığı.  Bazı kaynaklar diğerleriyle çelişir ve güvenilir bir kaynağı net bir şekilde belirlemek imkansızdır.

Bilgi fazlalığı.  Bilgiler çok ayrıntılı ve iş için gerekli olan kısmı çıkarmak için önemli çabalar gerekiyor.

Bilginin heterojenliği.  Çeşitli kaynaklardan gelen bilgiler çeşitli şekillerde gelir (kağıt üzerinde, sözlü olarak, e-posta ile, grafikler ve tablolar şeklinde, farklı kodlamaların İnternet dosyaları şeklinde). Tek bir teknoloji kullanarak bu tür bilgilerin daha fazla depolama ve işleme için birleştirilmesini organize etmek yeterince zordur.

Bu kısa sorunlar listesinden bile görülebileceği gibi, işletmenin bilgi alanının iyi durumda oluşumu ve bakımı çok zor bir iştir. Bununla birlikte, ciddi bir yönetimsel hatanın fiyatı ölçülemeyecek kadar yüksek olduğundan, bunu çözmek gerekir.

Yöneticinin etkili kararlar verebilmesi ve şirketin işini başarıyla yürütebilmesi için dış ve iç bilgi akışı ile başa çıkacaktır - bu bilgi yönetim sisteminin (IMS) amacıdır.

Çoğu durumda, şirketlerin bilgi yönetim sistemleri çoğunlukla çeşitli süreçlerin otomatikleştirilmesi, çeşitli bilgilerin toplanması ve işlenmesi ve genel şirket geliştirme hattı ile yeterince zayıf kesişen diğer yerel sorunların çözümü için başarılı bir şekilde kullanılmıştır.

Çoğu mevcut IMS'den farklı olarak, kurumsal bir bilgi sistemi (CIS) oluşturmak için temelde yeni ve kapsamlı bir kavram, bütçenin maliyetli kısımlarını ve üretim maliyetini azaltmak, yönetim verimliliğini artırmak ve yatırım çekiciliğini sağlamak da dahil olmak üzere şirketin stratejik görevlerini çözmeye odaklanmalıdır. mevcut pazarların güçlendirilmesi ve yeni faaliyetlerin geliştirilmesi. Bu nedenle, bu kurumsal sistemin, yeni, gelişmiş bir iş yapma modelinin inşa edildiği platform olduğunu söyleyebiliriz - şirkete yeni bir rekabet gücü seviyesi sağlayan karlı ve son derece karlı bir iş.

IMS ve CIS'in ayırt edici özelliklerinin dikkate alınması önerilmektedir (Şekil 2.1.).

Bu nedenle, bilgi yönetim sistemleri çoğunlukla sadece belirli süreçleri otomatikleştirmek, çeşitli bilgileri toplamak ve işlemek ve genel şirket geliştirme çizgisiyle zayıf bir şekilde kesişen diğer yerel sorunları çözmek için kullanılır.

ICS'den farklı olarak, şirketin bir bütün olarak etkin bir şekilde çalışmasını sağlayan CIS bileşenleri arasında birleşik bir şirket yönetim sistemi, otomatik süreç kontrol sistemleri, telemetri bilgi iletimi için ağ ve telekomünikasyon sistemleri, yaşam destek sistemleri ve İnternet bulunmaktadır. ve Intranet çözümleri.

Kurumsal bilgi sistemi, tüm üretim, teknolojik, finansal ve iş süreçlerini kapsayan ve işletmenin tüm bölümlerini tek bir bilgi alanında birleştiren tek bir yazılım, teknik ve organizasyonel çözüm kompleksi olarak inşa edilmiştir.

Modern bir bilgi sisteminin oluşturulması sonucunda çözülen belirli görevler arasında şunlar bulunur:

Tek bir bilgi alanında çok sayıda coğrafi olarak uzaktaki nesneleri ve şirket bölümlerini birleştirmek;

Her türlü bilgi akışının iletişim kanalları üzerinden yüksek hızlı iletim;

İşletmenin tüm departmanlarının ve tesislerinin faaliyetlerini desteklemek;

Şirketin tüm teknolojik ve iş süreçlerinin otomasyonu, üretim süreçlerinin operasyonel kontrolü ve yönetimi, nakliye ve pazarlama, tüketiciler ve tedarikçilerle yapılan yerleşimler, personel yönetimi, vb.

Alınan bilgilerin işlenmesi ve analiz edilmesi, planlanan ve fiili üretim maliyetinin hesaplanması için güçlü araçlar;

Gerekli bilgi güvenliğinin sağlanması ve kurumsal bilgi kaynaklarının korunması.

Şekil 2.1. - Kurumsal bilgi yönetim sistemini kurumsal bir bilgi sistemine dönüştürme süreci

Kurumsal bir bilgi sisteminin kullanılmasının temel sonucu, işletme, finansal, üretim, teknolojik, pazarlama, satış vb. Süreçleri kapsayan, etkili ve verimli bir yönetim mekanizmasının oluşturulması olmalıdır. Bunun sonucu olarak, şirket faaliyetlerinin niteliksel olarak yeni bir yönetim ve planlama düzeyine ulaşır.

Aşağıdakiler nedeniyle karlılığı artırır:

Ödeme disiplininin kurulması ve ödemeler, alacaklar ve borçlar üzerinde net kontrol ve bunlara yapılan ödemeler;

Her türlü kaynağın etkin yönetimi ve stratejik ve operasyonel planlamalarının esnek bir sisteminin oluşturulması.

Maliyet düşürme şunlardan kaynaklanır:

Muhasebe ve vergi politikalarının optimizasyonu, vergilerin hesaplanması ve ödenmesi için açık bir mekanizmanın tanıtılması;

Malzeme akışlarının operasyonel olarak yeniden dağıtılması olanakları.

Aynı zamanda, yatırım çekiciliği, genel kabul görmüş uluslararası muhasebe standartlarının kullanılması ve yatırımcılar ve borç verenler için finansal ve ekonomik akışların tam “şeffaflığı” ile her bir işletme biriminin çalışmalarının kalitesi ve verimliliği ile artırılmaktadır. İkincisi şunlardan kaynaklanır:

Teknolojik ve iş sistemleri için tek bir bilgi alanının oluşturulması, tek bir kurumsal bilgi tabanının oluşturulması;

Kurumsal standartların uygulanması ve tüm yönetim düzeylerinde birleşik bilgi işleme teknolojisinin kullanılması;

İç ve dış bilgi akışlarının rasyonel olarak düzenlenmesini sağlayan elektronik belge yönetim sistemlerinin uygulanması;

Emir ve talimatların yerine getirilmesi üzerinde açık kişisel kontrol organizasyonu.

Şirketin faaliyetleriyle ilgili tek bir bilgi alanının oluşturulması, çeşitli kaynaklardan bilgi edinilmesine dayanmaktadır. Bu nedenle, etkin kullanımını sağlamak için bilgi desteğinin etkinliğini garanti eden bir dizi prensip dikkate alınmalıdır. Bilgi desteği düzenlenirken, bir dizi temel hükümden (ilkeden) devam etmek gerekir.

Etkileşim ilkesi.  İşletmedeki ticari işbirliğinin amacına, içeriğine ve biçimlerine aracılık eden ana yönergeleri ifade eder.

Yasallık ilkesi.  Mevcut mevzuatın tüm yetkilileri ve birimleri tarafından evrensel, koşulsuz ve doğru uygulama olarak anlaşılmaktadır.

Tarafların parite (eşitlik) ilkesi ve yetkinliklerinin bölünmesi.

Gizlilik ilkesi.  Bilgi etkileşiminde kullanılan bilgilerin büyük bir kısmının değeri ve gizliliği, devletin, resmi ve ticari sırların, yasalarla korunan diğer bilgilerin açıklanmamasına, verilerin bütünlüğünü ve güvenilirliğini sağlamaya ihtiyaç duyduğu anlamına gelir.

Tazminat ilkesi.  Tazminat konusu ayrı sözleşmelerde veya ilgili düzenleyici işlemlerde belirtilmiştir.

Bilgi uyumluluğu ilkesi.  Bilgi teknolojisi kullanılmadan, departmanlar arasında etkili bir şekilde etkileşim kurmak imkansızdır. Çok çeşitli bilgi yığınlarını işlerken, bu görevi yerine getiren teknik araçlar, bilgi uyumluluğunun genel ilkeleri ile elde edilen birbirlerini “anlamalıdır”. Bu ilke, etkileşim ihtiyaçları ile ilgili tüm karmaşık bilgi sistemlerinin geliştirilmesi için temelde atılmalıdır.

Aşağıdaki özellikler, orta veya büyük bir şirketi yönetmek için bir kurumsal bilgi sistemine özgü olmalıdır:

Yüksek işlevsellik;

Modüler mimari;

Yüksek performans;

Müşteri gereksinimlerine göre yüksek esneklik;

Çalışma yerinin esnek konfigürasyonu;

Kullanıcı ayrıcalıklarının merkezi olarak tanımlanması;

Düzenleyici ve yasal düzenlemelere tam uyum;

Uygun fiyatlı donanım ve yazılıma yönlendirme.

Şirketin bilgi sisteminin fonksiyonel yapısı Şekil 2.2'de gösterilmektedir.

Şekil 2.2. - Bir sanayi kuruluşunun bilgi sisteminin iç yapısı

Aşağıdaki işlevler "operasyonel muhasebe" alt sistemi içinde uygulanır:

a) satış: ürünlerin tedariki için sözleşmelerin sürdürülmesi; ürünlerin sevkiyatı için siparişlerin oluşturulması; finansal muhasebe turuna veri aktarımı; gümrük beyannameleriyle iletişim kurmak (GTD); siparişlerin ve sigorta makbuzlarının yazdırılması; ürünlerin sevkiyatı hakkında raporlama; müşterinin bir "kredi limitini" korumak;

b) hammadde stokları: gelen ve giden belgelerin işlenmesi; ülke içinde yerinden olma faturalarının icrası; konsinye senetlerinin kaydı; düşük değerli ve aşınan kalemlerin muhasebeleştirilmesi; tedarikçi ve yükleniciler ile yerleşim sektörleri için veri üretimi, mal ve malzemelerin hareketleri hakkında rapor oluşturma;

c) demiryolu taşımacılığının hareketi için muhasebe sistemi: kişisel hesapların muhasebeleştirilmesi; demiryolu hizmetleri masraflarının muhasebeleştirilmesi; beklenen ofsetlerin ve yolda nakitlerin kontrolü; raporlama dokümanlarının oluşturulması, vb.

"Finansal yönetim" alt sisteminde aşağıdaki çalışma türleri uygulanmaktadır:

a) borçlular / alacaklılar: sevk edilen ürünler için borçlu olan yerleşimler; mahsup işlemleri; fatura işlemleri yapmak; ihracat sözleşmelerinin muhasebeleştirilmesi; alacak ve borçların analizi;

b) bankacılık işlemleri: bankacılık belgelerinin yürütülmesi; hesaplardaki hesap bakiyeleri; döviz alım satımı işlemleri;

c) planlama ve finansal analiz: şirketin konsolide bütçesinin hazırlanması ve uygulanmasının kontrolü; şirketin finansal durumunun ayrıntılı analizi; şirketin gelirindeki nakit muhasebesinin kontrolü;

d) muhasebe: Ana hesap defteri temel muhasebe belgelerine dayalı işlemlerin otomatik olarak oluşturulması, hesap planının esnek bir şekilde ayarlanması, sistemdeki tüm muhasebe kayıtlarının oluşturulması, bilançonun oluşturulması.

“Üretim” alt sisteminde aşağıdaki fonksiyonlar yerine getirilir:

a) planlanan üretim maliyetinin hesaplanması, üretim programının esnek bir şekilde ayarlanması, yarı mamul ürün ihtiyacının hesaplanması, konsolide ve genişletilmiş bir hesaplamanın oluşturulması, ticari maliyetlerin hesaplanması, maliyet-etkinlik analizi, karşılaştırmalı maliyet analizi,

b) üretim maliyetlerinin hesaplanması ve analizi, ürünlerin maliyetlerinin maliyet kalemlerine göre oluşturulması ve analizi, 1 ruble emtia ürünü için maliyet analizi, planlanan ve gerçek öz değerin karşılaştırmalı analizi;

c) mamul depo, mamullerin depoya alınmasını, mamul tüketimini hesaba katarak, mamul ürünlerin hareketine ilişkin raporların oluşturulması.

Alt sistemde "duran varlıklar" işlevleri uygulanır:

a) duran varlıkların muhasebeleştirilmesi, duran varlıkların alınması, elden çıkarılması ve taşınması ile ilgili belgelerin hazırlanması, amortisman kesintilerinin hesaplanması; duran varlıkların hareketinin muhasebeleştirilmesi, ekipmanın yaş yapısının oluşturulması, vb.

b) duran varlıkların satışı ve diğer elden çıkarılması, faturaların hazırlanması, duran varlıkların satışından elde edilen gelirin muhasebeleştirilmesi, raporlama.

Alt sistemde "sistem yöneticisi" uygulanır:

a) erişim kontrolü, alt sistemdeki esnek kullanıcı ayrıcalıklarının belirlenmesi, kullanıcı gruplarının organizasyonu, her bir departmanın verilerine erişimin kısıtlanması;

b) veri bütünlüğü; sistem verilerinin mantıksal ve fiziksel bütünlüğünü korumaya yönelik özel yazılım araçları sistemi; kullanıcı işlemlerinin operasyonel izlenmesi; kullanıcı etkinliğinin statik kontrolü;

c) hata izleme, sistem hatalarının kaydedilmesi; oluşum kontrolü, neden analizi; geliştirici hataları bağlamının korunması;

d) basılı raporlamanın yönetimi;

e) sistem parametrelerinin yapılandırılması: “sistemin sahibi” olarak ayarlama; ekonomik faaliyetlerin muhasebe ve organizasyon özelliklerine göre ayarlama, sistemin sistem parametrelerinin ayarlanması; veri yerleşimini ayarlama.

Kurumsal bilgi akışlarının iç yönetimi iş akışı kavramına dayanmaktadır.

Yönetim faaliyetlerinin büyük ölçüde başarısı, gerekli tüm belgelerin işlenmesinin ne kadar hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştiğine bağlıdır, hareketi ilgili kuruluşlara gönderilmeden veya kuruluşa yatırılmadan önce kuruluşun hazırlanmasından veya kuruluşa girilmesinden belirli yollar boyunca gerçekleştirilir. Arşiv. Belgelerin bu hareketine belge akışı 1 denir. İşyerlerinde herhangi bir gecikme ve belge birikimi olmayacak şekilde düzenlenmelidir. Bu amaçla, kuruluşların tüm işyerlerinden geçişlerini izlemek için belgeleri geçmek ve her yüklenici ile kalışları için belirli tarihler belirlemek için yollar geliştirmeleri gerekir. Belgelerin hareket sırası aşağıdaki gibi gösterilebilir (şekil 2.3).

Şekil 2.3. - İşletmedeki belgelerin hareket şeması

Belgelerle çalışmanın doğru organizasyonu, işletme çalışanları arasındaki işlev ve sorumlulukların ne kadar açık bir şekilde bölündüğüne bağlıdır. Görevleri hakkında doğru bilgi sahibi olmak her bir çalışanın sorumluluğunu arttırır ve belgelerle çalışırken operasyonların tekrarını ortadan kaldırır.

Dokümanların oluşturulma amacına göre:

Bertaraf (sipariş, talimat);

Örgütsel (konum, tüzük, öğretim, protokol);

Bilgi ve referans (referans, muhtıra veya açıklayıcı not, kanun, resmi mektup, telgraf, telefon mesajı, faks mesajı, seyahat sertifikası);

Kişisel (otobiyografi, ifade, vekaletname).

Doküman yönetim yazılımında üç doküman grubu vardır:

Dahili (kuruluşta oluşturulan ve sınırlarının ötesinde olmayan) - idari, referans ve bilgi belgeleri;

Gelen Kutusu (kuruluşa gelen). Bunlar arasında daha üst yönetim organlarının belgeleri (kararlar, kararlar, emirler, talimatlar, öğretim mektupları), diğer kuruluşların belgeleri (mektuplar, kararlar, eylemler), vatandaşların itirazları vb.

Giden (diğer kuruluşlara gönderilen) - mektuplar, planlama ve raporlama belgeleri.

Belgeler, departman ve yüklenicilerin işlevlerine uygun olarak organizasyonda dağıtılır. Bu işlevler, yapısal bölümlere ilişkin düzenlemelerde ve icracıların resmi talimatlarında belirtilmiştir.

Gelen dokümanların işlenmesi.

Gelen belgeler (yani kuruluşa posta, telgraf, faks veya başka bir yolla gelen tüm yazışmalar) seferi işleme tabi tutulmalıdır. Keşif memuru, her şeyden önce, yazışmaların doğruluğunu, güvenliğini (ambalajda hasar olmaması, gönderilen malzemelerin eksiksizliği vb.) Kontrol eder. Kişisel yazışmalar dışında tüm zarflar açılır. Zarf "gizli" veya "acilen" olarak işaretlenmedikçe ve gönderenin adresi, gönderme ve alma tarihleri \u200b\u200byalnızca zarfın üzerine damgalanmamışsa zarflar imha edilir. Belgelerin seferi işlenmesi, kuruluş tarafından alındığı gün yapılmalıdır.

Ardından gelen belgeler kaydedilmiş ve kaydedilmemiş olarak sıralanır. Gelen belgelerin tümü kayda tabi değildir. Kuruluşun kendisi kayıt dışı belgelerin listesini belirler. Kayıt dışı belgeler genellikle tebrik mektupları, kataloglar, yazılı basın (broşürler, dergiler), toplantı mesajları vb.

Kayıt belgelerine kuruluşun adını, belgenin alındığı tarihi ve numarasını içeren bir kayıt damgası eklenir.

Gelen belgeler, akışlara dağıtıldıkları ofiste önceden işlenir:

Kuruluşun başkanlarına - zorunlu inceleme için;

Alt bölümler - yürütme için. Birkaç departman tarafından yürütülen dokümanlar çoğaltılarak tüm sanatçılara aynı anda iletilir.

Örgüt başkanı, belgeyi inceledikten sonra uygulayıcıyı belirler, ona açık ve somut talimatlar verir ve son tarihleri \u200b\u200bbelirler. Bu talimatlar, belgenin kendisi üzerinde bir çözüm olarak hazırlanmıştır. Yüklenici hakkında bilgi ve belgenin yürütülmesi için gereken süre, kayıt günlüğünde sekreter-başvuru sahibi tarafından girilir ve belgenin kontrol altına alınması için temel oluşturur.

Başın kararıyla bir belge yükleniciye iletilir ve sorun nihayet çözülene kadar çalışmalarındadır. Belge üzerindeki çalışma tamamlandıktan sonra, belge üzerinde yürütme ve işe yönlendirme hakkında bir işaret verilir. Bundan sonra, belge, cevabın bir kopyası ile birlikte dosyalama için sekreter-ref-kirasına iletilir.

Giden işleme.

Gidenler kuruluştan gönderilen belgelerdir. İşlemleri aşağıdaki adımları içerir:

Yüklenici tarafından bir belge hazırlanması;

Taslak belgenin koordinasyonu;

Taslak belgenin tasarımının doğruluğunun kontrol edilmesi;

Belgenin başkan tarafından imzalanması;

Belge kaydı;

Muhatapa bir belge gönderme;

Belgenin ikinci kopyasının (kopyasının) davanın içine dosyalanması.

Taslak belge yüklenici tarafından hazırlanır ve ilgili yetkililer veya yapısal altbölümlerle anlaşılır. Hazırlanan belgenin imzaya devredilmesinden önce yüklenici, belgenin içeriğini ve eklerini, evrak işlerinin doğruluğunu, gerekli ayrıntıların varlığını kontrol etmelidir. Giden belgeler, bir kopyada derlenen fakslar ve telefon mesajları dışında iki kopya halinde yürütülür.

Hazırlanan taslak belge kuruluşun başkanına imzaya sunulur. Müdür iki nüshayı imzaladıktan sonra, belge giden belgelerin kayıt günlüğüne kaydedilir.

Giden belgelerin işlenmesi için yönlendirme, paketleme, postaların işlenmesi ve postaneye teslimat dahildir.

Dahili belgeler - bunlar kurum içinde hazırlanan, yürütülen ve yürütülen belgelerdir. Hazırlanması ve uygulanması, giden belgelerin işlenmesine ilişkin genel kurallara uygun olarak gerçekleştirilir ve aşağıdaki adımları içerir.

YÖNETİM SİSTEMİNDE BİLGİ AKIŞLARININ GELİŞTİRİLMESİ

1.2. İletişim süreci ................................................ .......................

1.3. Bilgi destek yönetimi ve kompozisyonu. Bilgi akışları ................................................ .................................................. .............. 14

2. BİLGİ AKIŞLARININ ARAŞTIRILMASININ METODİK BOYUTLARI ........................................... .................................................. ............... onsekiz

2.1. Bilgi desteği araştırma yöntemleri ........................... 18

2.2. Bilgi araştırma grafik ve matris yöntemleri ............... 21

2.3. Bilgi sistemi tasarımı için CASE teknolojilerinin uygulanması .......................................... .................................................. ............................... 29

3. ELEKTRİK ÜNİTESİ OJSC YÖNETİM SİSTEMİNDE BİLGİ AKIŞLARININ GELİŞTİRİLMESİ ...................................... .............. 37

3.1. İşletmenin fonksiyonel birimleri arasındaki bilgi bağlantılarının tanısal analizi .......................................... ..............................

3.2. Grafiksel ve matrisli bir iş akışı modeli oluşturma ........

3.3. Bilgi akışını iyileştirmenin gerekçesi 43

SONUÇ ................................................. .................................................. 44

KULLANILAN EDEBİYAT LİSTESİ .............................................. 45

EKLER ................................................. .................................................. 46

GİRİŞ

1 İŞLETME YÖNETİMİ: SİSTEM TEMSİL

1.1 Yönetim alt sisteminin bileşimi

Yönetim organizasyonunun analizi, yönetim döngüsünün yapısını ve içeriğini, yönetimsel çalışmanın organizasyonunu, bilgi, teknik ve matematiksel desteği, organların bileşimini ve yönetim maliyetlerini inceleyen karmaşık bir birbirine bağlı süreçtir. Analiz, yönetimin iyileştirilmesi alanındaki herhangi bir olayın geliştirilmesi için ilk aşama ve başlangıç \u200b\u200bnoktasıdır. Yönetim sisteminin unsurları, yapısal birimleri ve seviyelerinin tam bir tanımını yapmanıza, durumlarını değerlendirmenize ve daha fazla gelişme yönünü haklı çıkarmanıza izin verir. Amaçlara ve hedeflere bağlı olarak, analiz kontrol sisteminin farklı bölümlerini kapsayabilir, farklı bir ayrıntı derecesine sahip olabilir ve çeşitli malzemelerin hazırlanmasıyla bitebilir, ancak analizin metodolojik temeli ve başlangıç \u200b\u200bpozisyonları aynı kalır.

Analiz birbiriyle ilişkili üç çalışma aşamasından oluşur:

Çalışılan ve benzer endüstrilerdeki yönetim organizasyonunun durumu, bireysel unsurları, süreçleri ve nesneleri hakkında bilgi toplamak;

Bir gösterge sistemi kullanarak ve aralarında ilişki kurarak analiz edilen süreç veya nesnenin tanımları;

Görevleri çözmek için oluşturulan gösterge sisteminin çeşitli yöntem ve tekniklerle işlenmesi.

Analizin ilk aşaması bilgi oluşturma çalışmasıdır. İkinci aşama, yönetim organizasyonunun incelenen bölümünü karakterize eden bir gösterge sisteminin seçilmesiyle ilişkilidir; ölçümü için yöntemlerin geliştirilmesi ve ilişkilerinin açıklaması. Çalışmanın üçüncü aşaması, analiz edilen nesnenin özelliklerine ve analizden önce ortaya çıkan göreve, nitel ve nicel yöntemlerin değişen derecelerde uygulanmasıyla farklı şekillerde gerçekleştirilir.

Kontrol süreci statikte, yani belirli bir zamanda donmuş olarak ve dinamiklerde (hareket ve gelişimi dikkate alarak) düşünülebilir.

Yönetim organizasyonunun analizi tam (kapsamlı) nitelikte olabilir veya sistemin bir kısmını inceleyebilir (tematik analiz); olabilir global  tüm önemli düzey ve yönetim bağlantılarını etkileyen veya yerel  belirli bir düzey veya bağlantıdan birine dokunarak.

Bütünüyle, sistem analizi sürecinin sırası 9 aşama içerir:

I. Problemin ifadeleri.

II. Çalışmanın yapılandırılması ("tipik" bir hedef ağacı oluşturmak).

III. Kontrol nesnesinin bir modelinin hazırlanması.

IV. Kontrol nesnesinin gelecekteki durumunun tahmini; risk değerlendirmesi"

V. Sistemin teşhisi ve yönetilen bir sistemin geliştirilmesi için alternatiflerin oluşturulması.

VI. Alternatiflerin seçimi.

VII. Olay programının uygulanması.

Viii. Bir kontrol sisteminin bilgi-mantık şemasının geliştirilmesi.

IX. Kontrol sisteminde otomatik bilgi sistemi prosedürlerinin tasarımı ve uygulanması.

Sürecin ilk yedi aşamasının uygulanması, işletmenin otomatik bir işletme yönetim sistemine (AMS) sahip olup olmadığına bakılmaksızın, üst yönetim düzeyinde kararlar almanızı sağlar. Son iki aşamanın uygulanması, orta düzey yöneticiler tarafından standart kararlar için bilgilerin toplanmasını ve işlenmesini otomatikleştirmenizi sağlar.

I. Problemin ifadeleri. Çalışmadan önce hedef formüle edilmiştir. Yöneticiler bir sorunu çözme konusunda deneyime sahip değilse veya geleneksel yöntemlerle çözülemiyorsa, görev bir sorunun (sorun) sırasına aktarılır.

II. Çalışmanın yapılandırılması ("tipik" bir hedef ağacı oluşturmak). Sistemin karşılaştığı formüle edilmiş problemi çözmek için, problemle ilgili birçok konunun kapsamlı bir şekilde incelenmesi gerekmektedir. Ancak, her bir soru, sistemin bir veya başka bir elemanı ile ilgilidir. Böylece, bu aşamada, en genel biçimde, incelenen sorunlu meseleyi muhtemelen etkileyebilecek bir dizi faktör tanımlanmıştır. Ayrıca, bir grup faktör dış çevre, diğeri incelenen işletmenin yöneticilerinin yetkinliği ile ilişkilendirilecektir. Sonuç olarak, çalışmaya dahil edilmesi gereken konuların çeşitliliğini açıkça tanımlamak gerekir.

III. Kontrol nesnesinin bir modelinin hazırlanması. Öngörü modeli, tahminde kullanılan yöntemin bir türevi olarak düşünülebilir. İşletme düzeyinde ekonomik nesnelerin durumunu tahmin etmek için, matematiksel istatistik yöntemleriyle oluşturulan modeller oldukça güvenilirdir: eğilimler, parçalı doğrusal ilişkiler, sonlu farklar, üretim fonksiyonları (regresyonlar dahil) ve uzman tahminleri. Bunları derlerken, işletmenin işleyişi, anketlerin sonuçları ve ilgili işletmelerin performans göstergeleri ile ilgili raporlama ve istatistiksel veriler kullanılır.

IV. Kontrol nesnesinin gelecekteki durumunun tahmini; risk değerlendirmesi". Üçüncü aşamada geliştirilen modeller, işletmenin en önemli ekonomik göstergelerinin tahminleri için kullanılır. Çoğu zaman işletme düzeyinde, tahmin tahminleri eğilimler, gerilemeler ve güç hukuku üretim işlevleri kullanılarak elde edilir. Tahmin aralığının, raporlama verileri tarafından sağlanan aralığın üçte birini aşmaması arzu edilir. Tahminde, modelde yer alan faktörlerde niteliksel değişiklikler de beklenebilir. Tahmin hesaplamalarının önemli bir kısmı, yürütme olasılıklarının (veya "hata riskinin") belirlenmesidir.

V. Sistemin teşhisi ve yönetilen bir sistemin geliştirilmesi için alternatifler oluşturulması (üretim faaliyetlerinin iyileştirilmesi için alanların belirlenmesi ve bunların uygulanmasının yolları). Yönetilen bir sistemin durumunu teşhis etmek, bir sorunun sistem analizinde çok önemli bir aşamadır. Teşhis, sistemin parametreleri arasındaki bağımlılıkların doğasını tanımlamanıza ve hedeflere ulaşmak için faktörleri netleştirmenize, işletmenin farklı alanlarındaki rezervlerin toplam değerini değerlendirmenize olanak tanır. Teşhis sırasında, kontrol ve üretim sistemindeki darboğazlar ortaya çıkarılır ve "organizasyonel ve teknik seviye" karakterize edilir. Tanı için, raporlama ve istatistiki verilere ek olarak, farklı düzeylerdeki yöneticiler ve sıradan görevliler ve işçilerle doğrudan görüşmelerin sonuçları ve bir anketin sonuçları kullanılır. Bazı durumlarda, ilgili işletmelerde istatistiksel verilerin kullanılması tavsiye edilir. Hedeflere ulaşma ve örgütsel ve teknik düzeyi değerlendirme faktörlerini açıklığa kavuşturmak için, resmi (istatistiksel) yöntemler ve uzman değerlendirme yöntemleri kullanılmaktadır. Yönetimsel faaliyet alanlarında “anahtar sonuç alanları” vurgulanarak faktörlerin iyileştirildiği iyi bilinen yaklaşımlar vardır.

İşletmede otomatik bir kontrol sisteminin halihazırda çalıştığı ve daha da geliştirilmesi için çalışmaların devam ettiği durumda (sistem analizinin VIII ve IX aşamalarına bakınız), yöneticiler tarafından karar verme yöntemleri de teşhis aşamasında incelenir.

VI. Alternatiflerin seçimi. Tanı sürecinde oluşturulan önlemler kümesinden, dış ve iç kaynak kısıtlamalarını ve optimal alternatif için seçim kriterlerini karşılayan matematiksel veya grafiksel yöntemler seçilir.

VII. Olay programının uygulanması. Uygulama aşamasında rasyonel çalışma organizasyonu için gereklidir:

Bir geliştirme programı hazırlamak için işletme yönetiminden siparişin yayınlanması

Program bölümlerinin uygulanması için entegre ekiplerin oluşturulması;

Programın uygulanması için bir ağ programı oluşturulması;

Bir koordinasyon grubunun organizasyonu;

Araştırma (danışmanlık) organizasyonlarının çalışanlarının en karmaşık sorunlarını çözmek için çekilmesi;

İşletmenin uzmanlarından birinin koordinasyon grubuna dahil edilmesi,

Büyük bir sorumluluk ile donatılmış (bu kişi "organizatör" ve "analist" işlevlerini yerine getirecek ve ekipler tarafından yapılan önerilerin temsil edilebilirliğini sağlayacaktır).

Kuruluşta henüz otomatik bir süreç kontrol sistemi uygulanmamışsa, yönetim görevlerini otomatikleştirmek için tasarım çalışmaları programa dahil edilir. Otomatik kontrol sisteminin halihazırda çalışır durumda olduğu durumlarda, geliştirme programı, otomatikleştirilmiş bilgi sistemini modernize etmek için yönetilen nesneler hakkında bilgi kalitesini ve miktarını artıracak önlemler içerebilir.

Viii. Bir kontrol sisteminin bilgi-mantık şemasının geliştirilmesi. Bu aşamada, faktörlerin durumunu karakterize eden göstergelerin değerlerinin hesaplandığı bilgi prosedürleri belirlenir. Her şeyden önce, otomatik kontrol sistemi, hedef ağacın alt seviyesinin faktörlerini karakterize eden göstergelerin değerlerinin hesaplandığı tüm görevleri içerir. Tüm görevler (prosedürel hesaplamalar) grafiğe bağlıdır (mümkünse); böylece, ikincisi hedef ağacının çok seviyeli bilgi temeli haline gelir.

IX. Bir kontrol sisteminde otomatik bir sistemin tasarımı ve uygulanması. ACS prosedürlerinin tasarlanma sırası, bilgi-mantık şemasının üst seviyelerinde yer alan prosedürlerin daha hızlı bir şekilde dahil edileceği şekilde olmalıdır, çünkü onların yardımı ile daha düşük seviyelerde prosedürler tarafından kullanılan bilgiler üretilecektir. Bu durumda, seçilen öncelikli görevlerin başkaları ile bilgi bağlantılarını dikkate almak gerekir; bu faktörün ortaya çıkması, otomatik bir bilgi sistemi tasarlanırken veya geliştirilirken, yalnızca hesaplama çalışmasının karmaşıklığı ve zamanlamasının değil, aynı zamanda koşullu sabit dizilerin entegre edilmesinin gerekliliğinden kaynaklanmaktadır. Gerçek şu ki, bazı hesaplamalar için bazı basit (ve hatta ekonomik olarak dezavantajlı) problemlerin hala çözülmesi gerekiyor, çünkü sonuçları diğer hesaplamalar için gerekli.

ACS prosedürlerinin tasarımı için bilgilerin büyük çoğunluğu sistem analizinin V ve VIII. Aşamalarında oluşturulur.

Bu nedenle, yeni otomatik kontrol sistemleri tasarlamanın kalitesi ve hızı, tanının kalitesine bağlı olacak ve böylece yönetim sistemini işletmenin değişen koşullarına uyarlama sürecini hızlandıracaktır.

1.2 İletişim süreci

Genellikle iletilen mesajın yanlış anlaşıldığı ve bu nedenle bilgi alışverişinin etkisiz olduğu görülür. Üstün bir yönetim araştırmacısı olan John Miner, kural olarak, bilgi alışverişi girişimlerinin sadece% 50'sinin komünistler arasında karşılıklı anlaşmaya yol açtığına dikkat çekiyor. Çoğu zaman, bu kadar düşük verimliliğin nedeni, iletişimin bu bir takas.

Değişim sırasında her iki taraf da aktif bir rol oynar. Bilgi değişimi sadece bir taraf bilgiyi "sunduğunda" ve diğer taraf bunu algıladığında gerçekleşir. Bunun olması için iletişim sürecine çok dikkat edilmelidir.

İletişim süreci   - Bu, iki veya daha fazla kişi arasında bilgi alışverişidir.

İletişim sürecinin temel amacı, değiştirilmekte olan bilginin anlaşılmasını sağlamak, yani. mesajlar. Ancak, bilgi alışverişi olgusu, değiş tokuşa katılan kişilerin iletişiminin etkinliğini garanti etmez. Bilgi alışverişi sürecini ve etkinliğinin koşullarını daha iyi anlamak için, iki veya daha fazla kişinin katıldığı sürecin aşağıdaki aşamaları ayırt edilmelidir.

Bilgi alışverişi sürecinde, dört temel unsur ayırt edilebilir.

1. Gönderen,   fikir üreten veya bilgi toplayan ve aktaran kişi.

2. İleti,   Karakterler kullanılarak kodlanan gerçek bilgiler.

3. Kanal,   bilgi aktarma yolları.

4. Alıcı,   bilginin amaçlandığı ve yorumladığı kişi.

Bilgi alışverişinde bulunurken, gönderen ve alıcı birbirine bağlı birkaç adımdan geçer. Görevleri bir mesaj oluşturmak ve kanalı her iki tarafın orijinal fikri anlayacak ve paylaşacak şekilde iletmektir. Bu zordur, çünkü her aşama aynı zamanda anlamın çarpıtılabileceği veya tamamen kaybedilebileceği bir noktadır. Gösterilen birbirine bağlı adımlar aşağıdaki gibidir:

1. Fikrin kökeni.

2. Kodlama ve kanal seçimi.

3. İletim.

Bu adımlar, ek 2    iletişim sürecinin basit bir modeli şeklinde.

Tüm iletişim süreci genellikle birkaç saniye içinde bitmesine rağmen, aşamalarını ayırt etmeyi zorlaştırsa da, farklı aşamalarda hangi sorunların ortaya çıkabileceğini göstermek için bu aşamaları analiz etmek gerekir.

Fikrin kökeni. Bilgi değişimi, bir fikrin formülasyonu veya bilginin seçilmesiyle başlar. Gönderen, hangi anlamlı fikir veya mesajın değiş tokuşa tabi olacağına karar verir. Ne yazık ki, gönderen fikir hakkında düşünmek için yeterli zaman harcamadığından, bilgi alışverişi için birçok girişim bu ilk aşamada kopmaktadır.

Fikrin henüz kelimelere dönüştürülmediğini veya bilgi alışverişi olarak hizmet edeceği başka bir formu edinmediğini hatırlamak önemlidir. Gönderen sadece hangi kavramın bilgi alışverişi konusu yapmak istediğine karar verdi. Bir değişimi etkili bir şekilde yapabilmek için birçok faktörü hesaba katması gerekir.

Kodlama ve kanal seçimi. Bir fikri aktarmadan önce gönderenin bunu kelimeler, tonlamalar ve jestler (vücut dili) kullanarak semboller kullanarak kodlaması gerekir. Böyle bir kodlama bir fikri bir mesaja dönüştürür.

Gönderen ayrıca kodlama için kullanılan karakter türüyle uyumlu bir kanal seçmelidir. Bazı iyi bilinen kanallar arasında konuşma ve yazılı materyallerin yanı sıra bilgisayar ağları, e-posta, video kasetler ve video konferans gibi elektronik iletişim de yer alır. Kanal karakterlerin fiziksel düzenlemesi için uygun değilse, iletim mümkün değildir. Bir resim bazen bin kelimeye layıktır, ancak telefonla mesaj iletirken değil. Benzer şekilde, aynı anda tüm çalışanlarla eşzamanlı görüşme mümkün olmayabilir. Mesajın anlaşılmasını sağlamak ve problemi tanımak için küçük grupların toplantılarından önce not notları gönderilebilir.

Kanal ilk aşamada ortaya çıkan fikirle çok tutarlı değilse, bilgi alışverişi daha az etkili olacaktır. Örneğin, bir yönetici ikincisini, ikincisi tarafından işlenen ciddi güvenlik ihlallerinin kabul edilemezliği konusunda uyarmak ister ve bunu bir fincan kahve üzerinde kolay bir konuşma sırasında veya ona bir not göndererek yapar. Bununla birlikte, bu kanallar aracılığıyla, ihlallerin ciddiyeti fikri resmi mektupta veya toplantıda olduğu kadar etkili bir şekilde iletilemez. Benzer şekilde, başarısının münhasırlığı hakkında ikincil bir not göndermek, çalışmasına katkısının ne kadar önemli olduğu fikrini aktarmayacak ve doğrudan bir konuşma ve ardından resmi bir teşekkür mektubu ve bir bonus kadar etkili olmayacaktır.

İletişim araçlarının seçimi tek bir kanalla sınırlı olmamalıdır. Genellikle iki veya daha fazla iletişimin birlikte kullanılması arzu edilir. İşlem karmaşıktır, çünkü gönderen bu araçların kullanım sırasını belirlemeli ve bilgi aktarımındaki zaman aralıklarını belirlemelidir. Bununla birlikte, çalışmalar, sözlü ve yazılı bilgi alışverişi araçlarının eşzamanlı kullanımının, örneğin, sadece yazılı bilgi alışverişinden daha etkili olduğunu göstermektedir.

Yayın yapmak. Üçüncü adımda, gönderen iletiyi (kodlanmış fikir veya fikir kümesi) alıcıya iletmek için kanalı kullanır. Birçok kişinin yanlışlıkla iletişim sürecinin kendisi için aldığı bir mesajın fiziksel iletiminden bahsediyoruz. Aynı zamanda, gördüğümüz gibi, transfer, fikri başka bir kişiye aktarmak için atmanız gereken en önemli aşamalardan sadece biridir.

Deşifre etme. Gönderen mesajı gönderdikten sonra, alıcı kodu çözer. Kod çözme -   gönderenin sembollerinin alıcının düşüncelerine çevirisi Gönderen tarafından seçilen karakterler alıcı için tamamen aynı anlama sahipse, ikincisi, fikri formüle edildiğinde gönderenin tam olarak neye sahip olduğunu bilecektir. Eğer fikre bir tepki gerekmiyorsa, bilgi alışverişi süreci burada bitmelidir.

Ancak, birkaç nedenden dolayı alıcı, gönderenin kafasından biraz farklı bir mesaj verebilir. Lider açısından bakıldığında, alıcının, gönderenin kendisinden beklediği eylemleri gerçekleştirerek fikri anladığını göstermesi durumunda bilgi alışverişinin etkili olduğu düşünülmelidir.

Bilgi alışverişinin önündeki çeşitli engeller hakkında konuşmadan önce, iki önemli kavramı ortaya koymak gerekir - geri bildirim ve müdahale.

Geri bildirim. Geri bildirim varsa, gönderen ve alıcı iletişim rollerini değiştirir. Orijinal alıcı gönderen olur ve yanıtını, şimdi alıcının rolünü oynayan orijinal gönderene iletmek için bilgi alışverişi sürecinin tüm aşamalarından geçer.

Geri bildirim, yönetim bilgi alışverişinin etkinliğini önemli ölçüde artırabilir. Bir dizi çalışmaya göre, tek yönlü (geri bildirim yok) ile karşılaştırıldığında iki yönlü bilgi alışverişi (geri bildirim olasılığı varsa), daha yavaş ilerlese de, stresi daha etkili bir şekilde hafifletir, daha doğrudur ve mesajların yorumlanmasına olan güveni arttırır.

Gürültü, ses. Geri bildirim, etkili bir bilgi alışverişi olasılığını önemli ölçüde artırır ve her iki tarafın gürültüyü bastırmasına izin verir. Bilgi aktarımı teorisinin dilinde gürültü, anlamı bozan gürültü olarak adlandırılır. Bilgi alışverişi için engel oluşturabilen gürültü kaynakları, dilden (sözel veya sözel olmayan tasarımda) algıdaki farklılıklara, kodlama ve kod çözme işlemlerindeki anlamın değişebileceği ve yönetici ile ast arasındaki örgütsel durum farklılıklarına kadar uzanmaktadır. bilgilerin doğru iletilmesini engelleyebilir.

Belirli sesler her zaman mevcuttur, bu nedenle bilgi alışverişi sürecinin her aşamasında belirli bir anlam bozulması meydana gelir. Genellikle gürültünün üstesinden gelmeye ve mesajımızı iletmeye çalışırız. Bununla birlikte, yüksek bir gürültü seviyesi kesinlikle belirgin bir anlam kaybına yol açacaktır ve bilgi alışverişi kurma girişimini tamamen engelleyebilir. Kafanın konumundan itibaren, iletilen bilgilere göre hedeflere ulaşma derecesinde bir azalmaya yol açmalıdır. AT ek 1    Bilgi alışverişi süreci geri bildirim ve gürültülü bir sistem olarak sunulmaktadır.

1.3 Bilgi destek yönetimi ve yapısı. Bilgi akışları

Yönetim sürecinin en önemli özelliği bilgi niteliğidir. Alınan kararların uygulanmasının organizasyonu, kararların uygulanmasındaki ilerleme (geri bildirim) hakkında bilgi kullanan işçileri etkilemek için bir yöntem sistemi ile gerçekleştirilir. Kontrol sisteminin elindeki bilgiler ne kadar doğru ve objektif olursa, kontrol nesnesindeki gerçek durumu ve ilişkileri ne kadar tam olarak yansıtırsa, bunları gerçekleştirmeyi amaçlayan hedefler ve gerçek önlemler o kadar doğru olur.

Çalışmalarındaki lider, nesnenin durumu hakkındaki bilgilere dayandığı ve yönetilen nesneyi gerçek durumdan istenen duruma aktarmak için aktivitesi sonucunda yeni komut bilgileri oluşturduğundan, bilgi geleneksel olarak yönetsel emeğin konusu ve ürünü olarak kabul edilir.

Bir kontrol elemanı olarak ve yönetsel çalışma konusu olarak bilgi, yönetilen ve yönetilen sistemlerin görevleri ve durumu hakkında yüksek kaliteli bir fikir sağlamalı ve istedikleri durumdaki ideal modellerin geliştirilmesini sağlamalıdır.

Böylece, bilgi Desteği - Bu, üretim sürecinin işleyişi ve üretim öğelerinin değişim ve dönüşüm mantığı için üretim öğelerinin gerçek ve olası durumu ve dış koşullar hakkında bir veri toplanması olan yönetim sisteminin bir parçasıdır.

İki düzey bilgi desteği özelliği vardır:

- saf  yani, verilerin toplamı, özellikleri, işaretleri;

- sistemik  , yani bilgi modelleri şeklinde uygulanan bilgi sınıflandırma grupları arasındaki ilişkilerin ve bağımlılıkların yeniden üretilmesi.

Bilginin temel özellikleri, bilginin bileşimi, taşıyıcıların şekli ve türleri, isimlendirilmeleri incelenir.

Bilgi kalitesi için temel gereksinimler:

Zamanında;

Güvenilirlik (belirli bir olasılıkla);

Yeterlilik;

Güvenilirlik (belirli bir risk derecesi ile);

Bilgi sisteminin bütünlüğü (malların kalitesi ve kaynak yoğunluğu, şirket mallarının ve rakiplerinin yaşam döngüsü aşamalarındaki koşullar vb.);

Hedefleme

Bilginin yasal doğruluğu;

Tekrarlanan kullanım;

Yüksek hızlı toplama, işleme ve aktarma;

Kodlama imkanı;

Bilginin uygunluğu.

Bir bilgi sistemini karakterize ederken, bilgi akışlarının hareketi, yoğunlukları ve kararlılıkları, bilgi dönüşüm algoritmaları ve bu nesnel koşullara karşılık gelen iş akışı şeması araştırılır.

Çözümler, nesnenin istenen durumunun ve bu duruma ulaşma yöntemlerinin ideal bir tanımıdır. Açıkça tanımlanmış koşullarda belirli bir amacı hedefledikleri için sınırlı kullanım ürünüdürler. Çözeltinin bitmiş bir ürün olarak kalitesi, çözeltinin yönlendirildiği nesnenin aktivitesinde dolaylı olarak ortaya çıkar.

Bilgi desteği oluştururken, yöneticiler ve uzmanlar için ortalama, hizalanmış ihtiyaç ihtiyacı tarafından yönlendirilirler [bkz. pr 7]. Yönetim hakkındaki bilgiler, ilerici teknikleri ve yönetimi organize etme yöntemlerini yansıtan özel bir yere sahiptir.

Temel öneme sahip bilgilerin düzenlenmesi sürecinde, koşullu sabit  referans olarak hareket etmek ve değişken  . Sınıflandırma ilişkilerinin analizine dayanarak, bu tür bilgilerin her ikisi de, belirli bir tipik durumu yansıtan bileşenleri statik veya dinamikteki süreci karakterize edebilen birbiriyle bağlantılı bloklar (modeller) halinde düzenlenir.

Bilgi desteği oluşturma süreci birkaç aşama içerir:

Nesnenin durumunun tanımı, yani fiziksel fotoğraf. Bu, kontrol ve yönetilen sistemleri karakterize eden ve bu göstergelerin uygun bir sınıflandırmasıyla bir dizi teknik ve ekonomik gösterge ve parametreyi ifade eder;

Bilgi dizilerindeki sınıflandırma ilişkilerinin neden-sonuç ilişkilerinin tanımlanması ile modellenmesi, yani özel statik modellerin oluşturulması;

Bireysel elemanların ve süreçlerin dinamiklerinin bilgi modellerinde yansıma, yani üretimdeki nicel ve nitel değişikliklerde eğilimlerin doğrulanması. Dahası, nicel bir değişiklik bilginin ayarlanmasını içerir ve nitel bir değişiklik onun kısmi veya tam yeniden yapılandırılmasını ima eder;

Yerel süreçlerin ve tüm üretimin ilişkisini ve dinamiklerini yansıtan, üretim sürecinin entegre bir bilgi modeli.

Formasyon sırası, bilginin kompozisyonunun analizine yaklaşımı belirler. Bilgilerin organizasyonu, depolanması, kaydedilmesi, güncellenmesi, iletilmesi ve kullanımı için prosedürü büyük ölçüde belirler. Veri bankalarının açık bir organizasyonu, hareket yönünü, akışların yoğunluğunu, dönüşüm yasalarını, taleplerin ve makbuzun metodolojisini daha tam olarak gerekçelendirmemizi sağlar.

Bu nedenle, bilgi destek sistemi, bir nesnenin ve çevresinin, birbiriyle bağlantılı bilgi akışlarında organize edilen hedefleri, durumu ve yönleri hakkındaki verilerin toplanmasıdır. Bu sistem, verilerin elde edilmesi, saklanması, aranması, işlenmesi ve kullanıcıya verilmesi için yöntemler içerir.

2 BİLGİ AKIŞLARININ ARAŞTIRILMASININ METODİK BOYUTLARI

2.1 Araştırma Bilgi desteği yöntemleri

Yönetim organizasyonunun analizi için gerekliliklerin uygulanması, büyük ölçüde analiz edilen nesnenin durumu hakkında bilginin kalitesine ve miktarına bağlıdır. Bilgi gerekli ve yeterli olmalı, niceliksel olarak tanımlanmış özellikleri kullanarak yönetim organizasyonunu objektif olarak karakterize etmelidir.

Mevcut yönetim organizasyonu ve kalkınma eğilimleri hakkında temel bilgi kaynakları şu anda aşağıdadır.

İlk kaynak raporlama verileri ve cari yıl.  Bu kaynak, yönetim aparatında çalışan işçilerin sayısını ve bileşimini, yönetim maliyetlerinin büyüklüğünü, organizasyon ve bilgisayar teknolojisinin maliyetini tanımlamayı mümkün kılar.

İkinci kökeni - politika belgelerinin incelenmesi  (siparişler, talimatlar, toplantı tutanakları, yürütmenin doğrulanmasına ilişkin materyaller, münferit birimlerin raporları, vb.) .

Üçüncü kaynak özel muayene.   Bu kaynak şu anda ana kaynaktır.

Veriler şu anda önem kazanmaktadır. kontrol sisteminin malzeme elemanlarının iş yükü.  Bu durumda, gözlem nesnesi ayrı bir nesnedir - bir bilgisayar, bir çarpan, bir belge.

Yönetimin organizasyonu ile ilgili önemli bir veri kaynağı özel anketler yapmak  yönetim aparatının çalışanları veya yönetilen tesisin ilgili biriminin personeli.

Adı belirtilen bilgi kaynakları birbirini dışlamaz. Farklı yöntemlerle elde edilen malzemeyi birleştirmeli, zenginleştirmeli ve zenginleştirmelidirler.

Şu anda, bilgi desteğini analiz etmek için çeşitli teknikler başarıyla kullanılmaktadır. Bilgi miktarının (semboller, kayıtlar, grafik çizgiler, belgeler, vb.), Yöntemlerin ve analiz araçlarının kabul edilen özelliklerinde farklılık gösterirler. Aşağıdaki yöntemler en gelişmiş olarak kabul edilebilir.

1) Mühendislik işletmelerinde test edilen veri geliştirme süreçlerinin matris modelleme yöntemi.

2) Metalurjik tesislerde test edilen bilgi akışlarını incelemek için grafik-analitik yöntem.

3) Bilgi akışlarının ağaç gibi bir grafik biçiminde açıklaması.

4) Planlı hesaplamaların bilgi iletişim şemaları yöntemi.

5) "Kısa" akışların tanımlanması üzerine geliştirilen yönetim problemlerinin araştırma analizi yöntemi.

Bu yöntemler öncelikle bilginin genel nicel özelliklerinden gelir.

Bu yöntemlerin her birinin kendi uygulama alanı vardır: bazıları departmanlar arasındaki bilgi bağlantılarını tanımlamak için uygundur, diğerleri görev grupları, bireysel görevler ve temel prosedür grupları arasındadır.

Bilgi akışlarının en eksiksiz ve ayrıntılı yansıması ve analizi, aşağıdaki gibi geliştirilen bilgi modelleri kullanılarak elde edilebilir. matris modelleri  . Bu durumda, çeşitli matrisler kullanılır - malzeme süreçleri ve belge yönetimi, belge yönetimi ve belirli bir yönetim düzeyinde çözümlerin ve görevlerin bileşimi, belirli görev grupları için, farklı yönetim düzeyleri için vb.

Diğerlerinden daha sık olarak, matrisler ve grafikler şeklinde modeller kullanılır. Bu modelleme yöntemlerinin her ikisi de kaynak, ara ve nihai verilerin bağımsız bileşenleri şeklinde bilgi sisteminde izolasyonu içerir. Bu, onları harici ve dahili üretim bilgisine olan ihtiyacın araştırılması için temel öneme sahip olan ayrı ayrı incelemenizi sağlar.

Dolaşan bilgi akışlarının matris modelleri çeşitli versiyonlarda oluşturulabilir, ancak “belgeden belgeye”, “göstergeden göstergeye” boyutunun matrisleri temel olanlardır. Bu durumda, belgeler tek blok olarak kabul edilebilir.

Klasik formda, matris modelleri sınıflandırma ilişkilerinin analizi için tasarlanmıştır. Ancak, yönetim personelinin bilgi desteğinin ana özelliklerini incelemek için de kabul edilebilirler, çünkü farklı tür ve bilgi gruplarını göstermenize izin verir ve gerçek güvenliğin ve çeşitli türlerin görevlerini iyileştirme olasılığının daha eksiksiz bir şekilde tanımlanmasına katkıda bulunurlar.

Grafik analitik yöntemi  Bilgi akışlarının incelenmesi, bilgi grafiğinin sunumuna ve bitişiklik matrisinin analizine dayanır. Grafikler belge düzeyinde, bileşen düzeyinde (kaynak, ara ve dış veriler) ve sentetik düzeyde (kaynak ve ara veriler, dış ve fonksiyonel sonuçlar) oluşturulabilir.

Grafik-analitik modellere dayanarak, problem çözme sürecinde kullanılan ve elde edilen ilk, orta ve etkili bilgi çeşitlerinin sayısını, çeşitli bilgi verilerinin kullanım sıklığını, çalışmadaki her göstergenin gerçek kullanımını tanımlamak mümkündür.

Yönetim sürecinde çözülen ana görev ve prosedürlerin grafiklerine sahip olarak, yönetimde kullanılan görevlerin ve belgelerin ilişkisini gösteren bir grafik bitişiklik matrisi alabilirsiniz. Her görevin grafiği ve belirli bir kontrol düzeyi, rasyonel bir bilgilendirme sürekliliği, bu görevin orta ve nihai sonuçlarını başkaları için kullanabilmenizi sağlar.

Yapısal grafik   bilgi miktarını hesaplamak için kullanılabilir.

Toplamadaki bilgi desteğinin bu analiz yöntemleri, analizin semantik yönünün tüm yönlerini dikkate almamızı sağlar.

2.2 Grafik ve matris bilgi araştırma yöntemleri

Bilgi desteğinin en eksiksiz analizi, bilgi taşıyıcıları şeklinde bilgi taşıyıcılarının bir blok diyagramını oluştururken ve analiz ederken gerçekleştirilebilir.

Bilgi akışlarını gerekçelendirirken aşağıdakileri dikkate almak gerekir:

Bilgi desteği çerçevesinde bilginin hareketi (bloktan bloğa);

Bir fonksiyonel alt sistemin teknolojik prosedürlerinde ve bağımsız fonksiyonel birimler arasında bilgi bağlantısı ve sürekliliği;

Bilgi hareketinin hiyerarşik yönelimi;

Çıktı bilgisi tasarımının yönelimi ve çeşitleri.

Bu amaçla, içinde meydana gelen nesne ve süreçlerin bilgi modelleri başarıyla kullanılmaktadır. Otomatik kontrol sistemi, bireysel işlevler ve kontroller için bilgi modelleri oluşturmaktan bir bütün olarak ve işletme için bir bilgi yönetimi modeli oluşturmaya geçme fırsatı yaratır.

Bir grup görevi veya bireysel görevi çözmek için hazırlanma prosedürü, çözüm sürecini sağlayan bilgi akışlarının yapısal bileşenlerinin kompozisyonunun, sırasının ve ilişkisinin bir ön belirlenmesini içerir. Akışın yapısal bileşenleri girdi ve çıktı belgelerini (fonksiyonel analiz seviyesi), kaynak, ara ve çıktı bilgisi dizilerini (temel analiz seviyesi) içerir, seçilen seviyeleri bağımsız olarak dikkate alır veya tek bir şemaya entegre eder.

Otomasyon nesnesindeki kompozisyon ve içerikte sabitlenen bilgi akışları, ACS elemanlarının ve görev algoritmalarının sabit kompozisyonu ve etkileşimi için sistemdeki bilgi akışlarının yapısı genellikle değişmeyecektir. Akışların belirlenen yapısal bileşenlerinin dizileri ve ilişkileri sabittir ve bir kez bulunabilir. Bilgi akışlarını analiz etme sürecini otomatikleştirmek için uygun bir bilgi modeli oluşturmak gerekir. Bu amaçla, grafik teorisi cihazının kullanılması uygundur.

Bilgi akışlarının yapısal bileşenlerini, yayları birbirleriyle ilişkilerini yansıtan yönlendirilmiş G \u003d (M, V) grafiğinin köşeleri şeklinde düşünün. Her bir Mi ve Mj köşesi çifti, Mi'den Mj'ye bilgi geçişi olması durumunda Mi'den Mj'ye yönlendirilmiş bir yay ile bağlanır.

Grafiklerin özelliklerini kullanarak, sistemde incelenen bilgi akışlarının bir dizi önemli özelliği elde edilebilir.

Güç bitişiklik matrisleri R, R2, ..., RN ve toplam matris oluştururuz. Matris analizi, aşağıdaki akış özelliklerini ayarlamanıza olanak tanır. Mj bileşeninin sırası, Mi'yi Mj ile bağlayan en uzun yol uzunluğu ile belirlenir. Rn bitişiklik matrisinin n derecesine eşittir. Mj bileşeninin sırasının maksimum değeri, tüm bilgi grafiği için Mi'den Mj'ye en büyük yolla belirlenir. Bitişiklik matrisi sütunundaki j öğelerinin toplamı sıfıra eşit olduğunda kaynak veriler çıkarılır. İ çizgisinin elemanlarının toplamı sıfıra eşitse, çıktı vurgulanır. Mj'ye dahil edilen sırasıyla bileşenlerin sayısı ve bileşen sayısına ve Mi'yi içeren sonuçların sayısına eşittir. N derecesine sahip bir bitişiklik matrisinin bir elemanı, Mi ve Mj'yi bağlayan uzunluk n yollarının sayısına eşittir. Matris R toplamının elemanları, yol uzunluğunu belirtmeden Mi ile Mj arasındaki tüm yolların toplam sayısını verir.

Sıfır olmayan bir matris R toplamının sütun elemanları j toplamı, tüm veri yollarında Mj oluşturan tüm bileşenleri belirlemenizi sağlar. İ çizgisinin sıfır olmayan elemanları, Mi öğesinin kullanıldığı oluşumun sonuçlarını gösterir.

Bitişiklik matrisi R ve sipariş değeri kullanılarak, çıktıya göre ara bileşenlerin depolanma süresi belirlenebilir.

Bilgi akışlarını analiz etme algoritması, Ek 9'da genel biçimde sunulmaktadır. Algoritmayı değiştirerek, ACS modelindeki elemanların etkileşiminin neredeyse tüm özelliklerini elde edebilirsiniz. Sistem elemanları arasındaki bağlantıların hacmini ve karmaşıklığını gösteren gerçek bir modelin bir parçası Ek 10'da verilmiştir. Açıklık amacıyla, yalnızca bireysel bilgi dizileri ve fonksiyonel görevler içerir. Bu nedenle, parça girdi ve çıktı bilgileri açısından elemanlar arasındaki en önemli ilişkilerin bazılarını vurgular.

Bilgi grafikleri ve bunlara karşılık gelen bitişiklik matrisleri, görevler, görev grupları, alt sistemler, bir bütün olarak sistem ve grafiğin diğer yapısal bileşenleri hakkındaki bilgi hacimlerini belirlemek için kullanılabilir.

Yukarıda gösterildiği gibi, sisteme girilen veri miktarı oldukça büyüktür, bu nedenle, makine düzeyinde etkili organizasyonları önemlidir. Oluşturulan bilgi fonunun, düşünülen grafik modeli üzerinde tek bir analiz algoritması çerçevesinde oluşturulması veya yeniden yapılandırılması amacıyla ilk verilerin elde edilmesi için bilgilerin analizinin yapılması uygundur. Aşağıdaki ilişkilerin analiz edilmesi önerilir:

Bu göstergenin kullanıldığı görev sayısını belirleyin. Bu bilgilere dayanarak, her bir görevin kaynak verileriyle ayrı dizilerin düzenlenmesi durumunda veri çoğaltma katsayısı hesaplanır;

Görevlerde göstergelerin çift çiftlerinin ortak oluşum matrisini hesaplamak için, elemanları karşılık gelen göstergelerin birlikte kullanıldığı görevlerin sayısını gösterir. Bu tür göstergeler, tek bir bilgi fonunun ortak bir bilgi dizisinde birleştirilebilir ve kullanılabilir;

Bu göstergenin diğer göstergelerle birlikte gerçekleştiği görevlerin sayısını ve listesini ve göstergelerin sayısını ve listesini belirleyin. Bu, yalnızca birlikte kullanılan ve herhangi bir görevde ayrı olarak kullanılmayan gösterge gruplarını tanımlamamıza izin verecektir.

Göstergeleri görevlere göre gruplandırma süreci, gruplar arasındaki bağlantı katsayısı dikkate alınarak resmileştirilebilir. Kuplaj katsayısı aşağıdaki formülle hesaplanır:

Finans departmanı - içerir - 35 form, çıkış - girişte% 13 ve çıkışta% 12,7 olan 34 belge;

Planlama ve ekonomi departmanı - 32 form, çıkış - girişte% 12 ve çıkışta% 12 olan 32 form;

Pazarlama departmanı - içerir - 44 form, çıkış - girişte% 16 ve çıkışta% 15 olan 41 form;

Üretim ve sevkiyat departmanı - 31 form, yaprak - 22 içerir - girişte% 12 ve çıkışta% 8'dir.

Bu birimlerdeki belge akış düzenleri uygulama.

Böylece, bölümlerin girişinde bilgi akışlarının çıkıştan daha fazla yüklendiği görülmektedir. Bu, işlevsel birimlerin gelen bilgileri işlediğini ve muhtemelen basitleştirdiğini gösterir. Birimlerin kendileri tarafından alınan bilgileri nasıl işlediklerini ve kullandıklarını daha ayrıntılı olarak izlemek için planlama ve ekonomi departmanındaki bilgi akışlarını inceliyoruz.

3.2 Grafiksel ve matrisli bir iş akışı modelinin oluşturulması

İşletmedeki doküman yönetim sistemi, üretim ve iş faaliyetlerinin bir yansımasıdır. Üretim geliştikçe iş akışı değişir. Bu değişiklik, yeni (ya da var olan) belge biçimlerinin ortaya çıkması ve hareket yollarındaki bir değişiklikle ifade edilir.

Veri işleme sistemini analiz etmek için, kuruluşta dolaşan tüm belgelerin üç ana gruba ayrılması uygun görünmektedir: planlı, fiili (raporlama) ve normatif.

Matris modeli (Eki görmek) JSC Elektroagregat'ın planlama ve ekonomi departmanındaki bilgilerin belge biçimlerine göre hareketi, birimin bu iş sürecinde planlama ile ilgili ana faaliyetinin finans departmanına ve muhasebe, dış ilişkiler departmanı, OOTiZ ve OIHIO.

Örneğin, finans departmanı - 4 planlama belgesi formu, muhasebe departmanı - 3, dış ilişkiler departmanı - 3, halk sağlığı ve güvenliği departmanı - 3 ve OIHiO - 3 belge formlarını alır.

PEO için belge akışının daha ayrıntılı bir analizini yapmak için, sözleşmenin imzalanmasından ürün satışına kadar iş sürecinde Belge Hareketi Matrisi temelinde gereklidir. eki görmek    bilgi akış tablosu oluşturma eki görmek .

Her ne kadar sorunların çözümünde dokümantasyon hareketi sürecini karmaşıklaştıran (birbirine karıştıran) departmanlar arasında yakın bağlantılar olsa da, ana veri akışı PEO'dan finans departmanına geliyor. Sadece fonksiyonel birimler arasında değil, aynı zamanda geri bildirimler arasında da ilişkilerin olması gerektiğine dikkat etmek önemlidir. Bunun nedeni aşağıdaki faktörlerdir:

Planlanan ekonomik sorunların çözümünde bölünmelerin ayrılması;

Çeşitli planlama düzeylerindeki sorunların çözümü için standartların merkezi olmayan kullanımı.

Bu, çalışma sürecinde her birimin planlanan görevleri çözmesi gerektiğine yol açar. Ancak, işletmenin ana görevleri yıl için üretim planı ve ay için üretim planı ile belirlenir.

PEO'daki üretim planının geliştirilmesi ve onaylanması için bilgi sağlayın:

Pazarlama ve Satış Departmanı (UMiS) - taslak isimlendirme üretim planı,

Teknik Departman (TU) - yeniden yapılanma ve teknik yeniden ekipman, yeni ve modern ürün tiplerinin üretimi ve geliştirilmesi için taslak planlar; teknik yeniden ekipman ve ekipman alımı; çevresel koruma; enerji tüketimi, su bertarafı, iletişim hizmetleri ve ekipman onarımı için bütçe,

Kalite Yönetimi (İngiltere) - ürünlerin ve sigorta şirketlerinin lisanslanması ve belgelendirilmesi için maliyet tahminleri,

Personel ve Rejim İdaresi (UKiR) - teknik eğitim masraflarının ve VOHR'nin bakım masraflarının tahminlerini,

Sermaye inşaatı Bölümü (ACS) - taslak sermaye inşaatı ve onarım planı.

Yıllık ve aylık üretim planı verilmektedir:

İcra Müdürlüğü (ID),

Teknik Yönetim (TU),

Üretim Yönetimi (PU),

Pazarlama ve Satış Yönetimi (UMiS),

Finansal ve Ekonomik Yönetim (PMT).

Üretim planının geliştirilmesi ve onaylanması için iş akış şeması, ek .

Üretim planının geliştirilmesi ve onaylanması sürecinde, yukarıda belirtilen fonksiyonel birimler ve hizmetler tarafından sağlanan 13 belge türü kullanılır.

Üretim planının geliştirilmesinde kullanılan belgeler:

Taslak üretim planı,

Yeni ve modern ürün geliştirme planı,

İmar, teknik yeniden ekipman ve ekipman satın alma planı,

Çevre koruma departmanı için çevre koruma maliyet planlama belgesi,

Yükleniciler tarafından tahmini enerji, atık su, iletişim hizmetleri, ekipman onarımı maliyeti,

İşin belgelendirilmesi için tahmini maliyet planı,

OJSC Elektroagregat merkez fabrikasının personelinin mesleki eğitiminin tahmini maliyeti,

Tahmini VOHR bakım maliyeti,

Bina ve yapıların sermaye inşaatı ve onarımı için taslak plan,

Ana teknik ve ekonomik göstergeler için plan,

Taslak plan (aylık),

Rakip fabrikaların ürün fiyatı.

3.3 Bilgi akışlarını iyileştirmenin gerekçesi

PEO departmanındaki bilgi akışlarının daha ayrıntılı bir analizi için, aylık bir üretim planı hazırlamak için bilgi akışlarının süreklilik katsayısını hesaplıyoruz.

Bilgi akışlarının süreklilik katsayısı (1), burada u, normal, belgenin terimi ile hesaplanan yönetim döngüsünün süresidir, normatif ve gerçektir.

Aylık üretim planı, planlanan aydan önceki ayın 25. gününden önce hazırlanmalıdır. Bununla birlikte, uygulamada, bir sonraki üretim planını geliştirirken bazı zorluklar ortaya çıkmaktadır. Örneğin, yüksek kuruluşların kararları.

Ocak ayında nur \u003d 30 gün / 34 gün \u003d 0.89,

Şubat ayında nur \u003d 31 gün / 35 gün \u003d 0.89,

Mart ayında nur \u003d 31 gün / 35 gün \u003d 0.89,

Nisan ayında nur \u003d 31 gün / 32 gün \u003d 0.97.

Nur için I çeyrek \u003d (0.89 * 3 + 0.97) /4\u003d0.91.

Her ay için bilgi akışlarının belirli bir süreklilik katsayısına dayanarak, 1'e yakın olmasına rağmen eşit olmamasına rağmen ilk üç ay için az ya da çok kararlı olduğu açıktır. Gördüğünüz gibi PEO, gelecek ay için üretim planının kabul edilmesine geç olmasına rağmen, bilgi akışı sürekli olduğundan bu genellikle olumlu bir eğilimdir (). Ancak, zaten Nisan ayında, plan planlanandan sadece 1 gün sonra kabul edildi. Bu, belki de, yılın başından itibaren, planı hazırlamak için 3 ay boyunca zorluklara neden olan yöntemde bazı değişiklikler yapıldığını göstermektedir. Ancak bu sorunlar başarıyla çözüldü. Genel olarak, çeyrek için bilgi akışlarının süreklilik katsayısı oldukça kabul edilebilir.

Yönetim verimliliği

  (2) nerede -

D 1, D 2, D 3 - ilgili belgeler için belirlenen son tarih;

K 1, K 2, K 3 - belgelerin gün içinde yürütülmesi için kabul edilen son tarihin gerisinde;

d 1, d 2, d 3 - belirli bir türdeki belgelerin oranı.

Yıllık planın hazırlanması için yılda 13 form belge geliştirilir. Belgeleri doldurma sıklığı   (3) D, yılda bir yıllık üretim planı hazırlamak için geliştirilen belge sayısıdır; d ij, dönem için geliştirilen j-th periyodikliğinin i-inci dokümanı sayısıdır; n j, yıl içindeki dönem sayısıdır. Böylece, bir üretim planı hazırlamak için geliştirilen doküman sayısı 13'tür.

Bilgi akışları - Bu, şirketin finansal ve ekonomik faaliyetler yürütmesini sağlayan bilgi akışlarının toplamıdır.

Normal bir şekilde işlemek için, bir işletme, yönetim kararları yönetimi tarafından alınmadan önce ve sonra eksiksiz ve kaliteli bilgi almalıdır.

İyi bilgi şirkete şunları sağlar:

• - rekabet avantajları elde etmek;
• - finansal riski azaltmak;
• - müşterilerin tutumlarını belirlemek;
• - sezgisel kararların kanıtlanması;
• - faaliyetlerin etkinliğini arttırmak;
• - dış ortamı izlemek;
• - stratejiyi koordine etmek;
• - varılan anlaşmalara ve yapılan taahhütlere olan güveni artırmak.

Bir bütün olarak üretimin başarılı bir şekilde işlemesi için en önemli koşullardan biri, tüm faaliyetlerin birbirine bağlanmasını ve tek bir bütünün ilkeleri temelinde yönetilmesini mümkün kılacak böylesi bir bilgi sisteminin mevcut olmasıdır.

Bilgiler, birlikte oluşturan dört yardımcı sistem kullanılarak toplanır ve analiz edilir: iç raporlama, pazar araştırması, bilgi analizi ve mevcut dış bilgilerin toplanması.

İşletmenin parametrelerinin belirlenmesinde finansal ve muhasebe raporlaması özel bir rol oynar. Bu iç raporlama sistemi, cari satışlar, giderlerin tutarı, stok, nakit akışı, alacaklar ve borçlara ilişkin bilgileri gösterir.

Bilgi için büyük önem taşıyan, toplanmasının sürekliliğidir. Bu, kendi teşebbüslerinin işlerinde tam bir açıklığın yanı sıra, pazara gerekli hacimlerde doğru ürünü sunma yeteneği ve istekliliğini sağlar.

Lojistikte, bilgi akışı türleri aşağıdakilere bağlı olarak ayırt edilir:

• - akış bağlantılı sistemlerin tipinde - yatay ve dikey;
• - geçiş yerinden - dış ve iç;
• - lojistik sistemine göre - giriş ve çıkış (Şek. 1).

İncir.

Yatay Bilgi Akışı  çoğu zaman gayri resmi bir karaktere sahiptir, iletişimsel açıdan en etkilidirler. Bilgilerin yaklaşık% 90'ını saklarlar. Yani, iletim sırasında bu şekilde bilgi kaybı minimaldir. Bu, aynı hiyerarşideki aynı seviyedeki insanların birbirlerini anlamalarının psikolojik olarak daha kolay olmasından kaynaklanmaktadır, çünkü aynı sorunları çözer ve benzer sorunlarla karşılaşırlar (Şekil 2).

İncir.

Dikey Bilgi Akışları  çalışanlar veya hiyerarşinin farklı düzeylerinde, örneğin patron ve ast arasında bulunan çalışan grupları arasında meydana gelir.

Buna karşılık, dikey bilgi akışları azalan (yönetimden hiyerarşideki sıradan çalışanlara) ve artan (alt çalışanlardan daha yüksek olanlara) olarak ayrılır (Şekil 3).

İncir.

Dış bilgi akışları  girişim ile onun dışında faaliyet gösteren ekonomik ve siyasi varlıklar arasındaki ilişkiyi yansıtır. İşletme, gerçek ve potansiyel müşterileri ile rakipler arasındaki etkileşimi belirlerler. Şirket, ekonomik, teknolojik, politik ve yasal, sosyo-kültürel ve fiziksel-çevresel faktörleri içeren dış çevrenin ana bileşenlerini sürekli olarak izlemelidir.

Dahili Bilgi Akışları - Bu, farklı hizmetler ve işletmenin seviyeleri arasındaki bilgi akışıdır, örneğin, malzemelerin fabrika deposundan işletmenin mağazasına bırakılmasıyla ilgili bir belge, malzeme kaynaklarının bir mağazadan diğerine serbest bırakılmasına ilişkin bir belge, bitmiş ürünlerin, ürünlerin ve parçaların depoya kabulüne ilişkin bir belge. İçsel bilgi akışları sürecin aşamalarını açıkça karakterize eder: tedarik, üretim içi, satış.

İçsel bilgi akışlarının temel özellikleri şunlardır: bireysel üretim birimleri (atölyeler ve bölümler) içinde yetkililerin imzaları ile onaylanan basitleştirilmiş kayıt genellikle sözlü mesajlardan oluşur.

Giriş Bilgi Akışları  - bilgi sistemine giriş için alınan bir dizi belge ve veri,

sorunun çözülmesi için gerekli olan ve çeşitli ortamlarda bulunan bilgiler: birincil belgeler, makine ortamı, kişisel bilgisayarın hafızasında. Bu amaçla, giriş bilgilerinin bir listesi ve her bir giriş bilgisi tipinin detaylarının bileşimi, giriş bilgilerinin detaylarının yeri, giriş belgelerinin detaylarının (alanlarının) bir açıklaması derlenir.

Çıktı Bilgi Akışları  - Bunlar, bir lojistik sisteminin veya alt sistemlerinin birinin sınırlarının ötesine geçen mesajlardır.

Bilgi akışı aşağıdaki göstergelerle karakterize edilir:

• - oluşum kaynağı;
• - akış yönü;
• - iletim ve alım hızı;
• - akış hızı, vb.

Bilgi akışı, birim zaman başına işlenen veya aktarılan bilgi miktarı ile ölçülür.

Bir mesajda yer alan bilgi miktarını ölçme yöntemleri, bilgi teorisi olarak adlandırılan sibernetik bölümünde incelenmiştir. Bu teoriye göre, ikili birim olarak adlandırılan bit, bilgi miktarı birimi olarak alınır. Elektronik bilgi işlem teknolojisi kullanılırken, bilgi bayt cinsinden ölçülür. Bayt, genellikle 8 bitlik bir makine sözcüğünün bir parçasıdır ve bir bilgisayarda bilgi işlerken bir bütün olarak kullanılır.

Bilgi miktarının türetilmiş birimleri de kullanılır: kilobayt ve megabayt.

İş uygulamalarında bilgi de ölçülebilir:

• - işlenen veya iletilen belge sayısı;
• - işlenen veya iletilen belgelerdeki toplam belge satırı sayısı.

Bilgilerin toplanma, girdi ve çıktı yerlerinin, sunum ve belgeleme biçimlerinin belirlenmesi de gereklidir. Bu sistemleri kurmak için, modern bilgisayar araçları mümkün olan en üst düzeyde kullanılmalı, bunların yerel alan ağlarına dahil edilmesi ve İnternet gibi uluslararası ağlara erişimi olmalıdır.