Перехід на 3. Порівняння варіантів перенесення даних

Програма «1С: Зарплата і управління персоналом 8» редакції 3 володіє технологічними перевагами в порівнянні з попередніми редакціями. Вона дозволяє автоматизувати операції з кадрового обліку, розрахунку заробітної плати і підготовці «зарплатної» звітності відповідно до чинного законодавства. Як підготуватися до переносу даних зі старих версій? Які варіанти перенесення інформації існують, і який з них вибрати? На що звернути увагу при початку роботи з редакцією 3, і які налаштування потрібно виконати? Розповідають експерти 1С.

Чому необхідно перейти на редакцію 3

Минуло вже більше 10 років з моменту виходу програми «1С: Зарплата і управління персоналом 8» редакції 2.5. За цей час в законодавстві відбулися зміни, які неможливо було передбачити при проектуванні цієї версії: наприклад, залежність строку перерахування ПДФО від дати фактичної виплати доходу. Ускладнення вимог до звітів привели до того, що архітектура програми редакції 2.5 виявилася вже недостатньо ефективною.

На зміну їй розроблена програма «1С: Зарплата і управління персоналом 8» редакції 3. У листопаді 2016 року було прийнято рішення про завершення підтримки старих редакцій програм для розрахунку заробітної плати в 2018 році. Користувачі були повідомлені про це в інформаційному випуску (листі) фірми «1С» № 22222 від 18.11.2016.

Підготовка до переносу даних

Починати перехід на нову редакцію програми слід з оновлення робочої бази даних (далі - БД) до останньої актуальної версії. номер версії робочої програми відображається в довідці Про програму (меню Довідка - Про програму). Уточнити номер актуальної версії можна на порталі 1С: ІТС за посиланням https://releases.1c.ru/total. Переносити дані може користувач з повними правами. Для перенесення даних необхідно знати розташування БД на диску (повний шлях до бази даних), ім'я користувача з повними правами і його пароль. Подивитися каталог зберігання БД можна в меню Довідка - Про програму.

Перед перенесенням рекомендується «закрити» місяць в редакції 2.5, тобто зробити все нарахування і виплати. Корисно максимально навести порядок в робочій базі, для того щоб мінімізувати помилки перенесення: видалити помічені на видалення об'єкти і розібратися з перехресними посиланнями на об'єкти, які будуть збережені. У режимі конфігуратора рекомендується виконати Тестування і виправлення в меню адміністрування. Не забудьте перед виконанням перенесення запастися резервною копією робочої бази редакції 2.5 ( Адміністрування - вивантажити інформаційну базу).

Потім потрібно встановити програму «1С: Зарплата і управління персоналом 8» редакції 3 з актуальною версією (дізнатися номер версії встановленого можна).

Зверніть увагу, Що при установці програма повідомить необхідну версію платформи «1С: Підприємство 8.3». Переконайтеся, що на комп'ютері встановлена \u200b\u200bплатформа «1С: Підприємство 8.3» версії, не нижче рекомендованої.

При запуску програми слід Додати в список робочих баз нову інформаційну базу, вибравши пункт Створення нової інформаційної бази. Далі, при виборі шаблону в меню Створення інформаційної бази з шаблону, Як шаблон слід вказати встановлену програму «1С: Зарплата і управління персоналом 8» редакції 3. Саме в цю нову базу даних будуть переноситися дані з робочої БД. Причому в робочій базі даних дані залишаться незмінними, і скористатися інформацією з версії 2.5 можна буде в будь-який час.

Можна продовжити вести облік в редакції 2.5 паралельно з роботою в редакції 3 для порівняння і оцінки отриманих результатів. Працюючи паралельно, можна завершити облік і розрахунки 2017 року і підготувати звітність в БД редакції 2.5, а розрахунок зарплати з січня 2018 року вести вже в нову програму.

Налаштування перенесення даних

При першому включенні нової версії програми ( «1С: Зарплата і управління персоналом 8» редакції 3) автоматично запускається помічник Початкова настройка програми. на закладці початок... перемикач вибору джерела даних для перенесення з попередніх реакцій потрібно встановити в положення: Перенести дані з програми «1С: Зарплата і управління персоналом 8» редакція 2.5.

Для користувачів, які працюють в версії 7.7, також передбачений автоматичний перенос даних. Прог-рама послідовно переносить дані до редакції 2.5, і далі до редакції 3. Для цього перемикач вибору джерела даних для перенесення з попередніх реакцій слід встановити в положення Перенести дані з програми «1С: Зарплата і кадри 7.7» редакція 2.3.

Потім по кнопці далі здійснюється перехід до вибору робочої інформаційної бази, з якої потрібно перенести дані. Користувачеві пропонується список всіх інформаційних баз, встановлених на комп'ютері (т. Е. Тих, які доступні в списку баз при запуску «1С: Підприємства»). Необхідно вибрати базу редакції 2.5, з якої потрібно перенести дані. Шлях до інформаційної бази відображається під списком при переміщенні курсора за переліком інформаційних баз. Слід ввести дані для авторизації користувача. Для цього вказується ім'я користувача і його пароль у відповідних полях.

Зверніть увагу: Потрібно обов'язково вказувати користувача, у якого призначені повні права в базі, з якої переноситься інформація. Наступне натискання кнопки далі відкриває закладку . Тут слід вказати Місяць початку експлуатації (Рис. 1). Починати роботу з програмою можна з будь-якого місяця.

Мал. 1. Налаштування завантаження з інформаційної бази

За умовчанням здійснюється так званий «спрощений» перенесення даних. він дозволяє .

Детальніше про два варіанти перенесення

В «1С: Зарплату і управлінні персоналом 8» предус-Мотря 2 варіанти перенесення даних:

1. Використовувати можливості кадрового обліку та нарахування зарплати;

2. .

Можливості перенесення даних за замовчуванням

Змініть варіант перенесення даних називають спрощеним, оскільки переноситься мінімальний обсяг даних, достатній для комфортного початку ведення обліку в новій редакції.

Передбачено перенесення наступних даних:

• довідники: організації, підрозділу, посади, співробітники і основна пов'язана з ними довідкова інформація;
• нарахування та утримання з регламентованим способом розрахунку (оклад, премія, виконавчі листи і т. п.);
• штатна розстановка на місяць початку експлуатації;
• кадрова історія співробітників для заповнення їх особистих карток (Т-2);
• дані для розрахунку середнього заробітку: для допомоги ФСС - за 3 попередні роки, для відпусток та інших випадків - за 15 попередніх місяців;
• дані обліку ПДФО і страхових внесків на рік перенесення (якщо експлуатація починається не з початку року);
• залишки взаєморозрахунків на місяць початку експлуатації.

Список позицій штатного розкладу не переноситься, але при необхідності може сформуватися по штатної розстановці.

У програмі є документи, передбачені для початку роботи «з нуля», наприклад, . Саме вони заповнюються автоматично при спрощеному перенесення даних. Кадрова інформація, яка визначає належні працівникові Нара- лення, поміщається в документ Початкова штатна розстановка. Станом взаєморозрахунків зі співробітниками на початок місяця перенесення формується документ Початкова заборгованість із зарплати.

Дані, для початкового внесення яких не передбачено спеціальних документів, переносяться у допоміжні документи перенесення даних. Так, незважаючи на те, що кадрові документи не переносяться, інформація з них зберігається в документах перенесення даних з номером «РКД» (гда РКД - регістр кадрових даних). службові документи перенесення даних вносять інформацію у відповідні регістри обліку (рис. 2).

Мал. 2. Документи «Перенесення даних»

Перейти до документів перенесення даних можна в меню Адміністрування - Перенесення даних. Номер документа буквений і відповідає регістрів, де зберігаються дані:

• РОтп - регістр відомостей Реєстр відпусток;
• ІЛ - регістр накопичення Утримання за виконавчими документами;
• ЗП_СЗО - регістри накопичення Дані про час для розрахунку середнього (загальний) і Дані про нарахування для розрахунку середнього заробітку (загальний);
• ЗП_СЗФСС - регістри накопичення Дані про нарахування для розрахунку середнього заробітку (ФСС), Дані страхувальників для розрахунку середнього заробітку (ФСС) і регістр відомостей Дані про час для розрахунку середнього (ФСС);
• ОСО - регістри накопичення Фактичні відпустки;
• ЗП - регістри розрахунку нарахування і утримання;
• НЗП - регістри накопичення Нарахування утримання по співробітниках, Відпрацьований час по співробітниках;
• ПДФО - регістри накопичення: Облік доходів для обчислення ПДФО, Майнові відрахування (ПДФО), Надані стандартні і соціальні відрахування (ПДФО), Розрахунки платників податків з бюджетом по ПДФО;
• СВ - регістри накопичення: Облік доходів для обчислення страхових внесків, Обчислені страхові внески, Страхові внески по фізичних особах, Розрахунки з фондами по страхових внесках;
• ВЗ - регістри накопичення: Взаєморозрахунки з співробітниками, Зарплата до виплати;
• ДЗП - регістри накопичення: Взаєморозрахунки з депонентами.

Програма не робить спроб по перенесенню інформації, яка може бути спотворена через наявність помилок у вихідній базі. Інформація, яка свідомо не може бути якісно перенесена через відмінності в методиці ведення обліку або в структурі даних, не переноситься зовсім.

Наприклад, не переносяться такі дані:

• нарахування та утримання з довільними формулами;
• кадрові документи, кадрова історія співробітників для формування аналітичної звітності;
• фактичні нарахування і виплати для формування аналітичної звітності;
• відомості про позики співробітників;
• діючі на момент перенесення відпустки, в тому числі по догляду за дитиною.

Завдяки тому, що в результаті перенесення відсутні дані, що не адаптовані для редакції 3, надається можливість Використовувати можливості кадрового обліку та нарахування зарплати.

Опис повного перенесення даних

Вибрати варіант повного перенесення даних можна при Початкового налаштовування програми на закладці Налаштування завантаження даних з інформаційної бази за посиланням Налаштування, Переключивши настройку на Використовувати нарахування попередньої програми (не рекомендується). При виборі Нерекомендовані варіанту вказується не місяць, а період, за який будуть перенесені дані. Період, до якого переносяться дані, не обмежується. Наприклад, якщо в базу редакції 2.5 вже введені дані за майбутні місяці, то вони також будуть перенесені. При цьому варіанті перенесення здійснюється спроба повного перенесення даних, але виникає ризик перенести застарілі дані і накопичені помилки обліку або зовсім не зробити перенесення. Основна причина того, що цей варіант не рекомендується до використання - метод спрацює тільки в разі відсутності помилок у вихідній базі.

Звичайно, у випадку повного перенесення є не тільки недоліки, але і деякі переваги. Цей варіант забезпечує перенесення практично всієї інформації, накопиченої в базі минулій редакції. І в новій БД буде доступ до кадрових документів, до відомостей про позики співробітників. При повному перенесення даних в програму переносяться фактичні нарахування та виплати, що дозволяють формувати аналітичну звітність за минулі періоди в новій програмі.

Варіант повного перенесення даних підходить організаціям з простою системою оплати праці, невеликою кількістю співробітників, коротким терміном роботи в програмі, і, отже, невеликим обсягом інформації. У разі успішного завершення операції в нову базу редакції 3 буде перенесено всі довідники, плани видів розрахунку, кадрові документи, документи, що призначають планові нарахування та утримання (наприклад, призначення доплат, виконавчі листи), інформація про страховий і податковому статусі працівника і права на відрахування по ПДФО.

документи перенесення даних заповнюються автоматично інформацією про відпрацьований час, вироблених до перенесення нарахування, утримання та виплати. Дані обліку з ПДФО і страхових внесках також реєструються в документах перенесення даних.

Процес перенесення даних

Під час передавання даних автоматично послідовно проходять кілька етапів:

• підключення до інформаційної бази;

Тривалість їх виконання залежить від обсягу інформації і може займати тривалий час. На етапах вивантаження і завантаження даних проводиться додаткова індикація ходу процесу: повідомляється, відомості якого розділу обліку зараз обробляються.

Можливі помилки ...

Процес перенесення даних протоколюється, і в разі зупинки перенесення через помилки, причину її виникнення можна подивитися в звіті, який відкривається за посиланням Інформація про помилки.

... на етапі підключення до інформаційної бази

Помилки на етапі підключення до інформаційної бази можуть бути наступними:

• помилка реєстрації БД;
• неправильно вказано шлях до бази, ім'я користувача або пароль;
• у користувача, який здійснює перенесення, недостатньо прав;
• у вихідній базі працюють інші користувачі (при відкритті її для перенесення даних).

Помилка реєстрації виправляються автоматично. Для цього слід скористатися кнопкою виправити (Рис. 3).

Мал. 3. Інформація про помилки

В інших випадках - користувачеві належить самостійно вказати вірні дані, переконатися в повноті прав і монопольності доступу, а потім знову повторити спробу перенесення.

... на етапі вивантаження даних

Помилки на етапі вивантаження даних слід вивчити в протоколі Інформація про помилки і виправити в вихідній базі.

... на етапі завантаження даних помилки

На етапі завантаження даних помилки, як правило, носять технічний характер і перешкоджають подальшому переносу даних. Про таких помилках необхідно повідомляти у відділ технічної підтримки.

Налаштування після перенесення даних

Після успішного завершення перенесення даних потрібно виконати початкову настройку «1С: Зарплати і управління персоналом 8» редакції 3 з урахуванням її нових можливостей у порівнянні з минулою редакцією, відповісти на всі питання Помічника початкової настройки програми, Як і при початку ведення обліку в програмі, і включити можливості програми, які відповідають специфіці розрахунку зарплати організації.

Якщо прийнято рішення вести штатний розклад, то пропонує перевірити його і заповнити планові нарахування для позицій. В ході перенесення позиції формуються незатвердженими - після перевірки і дозаповнення їх слід затвердити в програмі.

В результаті перенесення формуються документи Дані на початок експлуатації, Заповнені по наявній розстановці співробітників. У них потрібно перевірити планові нарахування працівників, графіки роботи та інші дані.

Якщо в штатному розкладі ця інформація вже заповнювалася на попередньому кроці, то документ можна спочатку заповнити по команді Оновити за штатним розкладом в меню ще. В результаті оновляться всі рядки в документі. При оновленні за штатним розкладом дані, внесені в документ вручну, будуть втрачені.

Перенесені дані необхідно перевіряти і додатково налаштовувати. Так, наприклад, організаційна структура підприємства (список організацій) і структура кожної організації (список підрозділів) переносяться до редакції 3 без будь-яких змін. Але картки організації та підрозділи, принцип зберігання частини відомостей зазнали деяких змін.

Додаткові дії ...

Після перенесення даних в програму «1С: Зарплата і управління персоналом 8» редакції 3.0 і по першому, і по другому варіанту, необхідно скористатися додатковими функціями.

... після спрощеного перенесення (варіант за замовчуванням)

Так як при спрощеному варіанті переноситься тільки мінімально необхідна інформація, то потрібно заповнити дані для початку роботи: виробничий календар, графіки роботи, тарифні групи, налаштувати види розрахунків і т. П. Помічник початкової настройки програми пропонує ввести такі дані, як виконавчі листи та інші планові утримання відомості про позики співробітників і т. п.

Перенесені дані для розрахунку середнього заробітку доступні в Калькуляторі розрахунку середнього заробітку безпосередньо в документах, що вимагають його розрахунку.

Перенесені дані обліку ПДФО і страхових внесків в поточному році (якщо експлуатація починається не з січня) можна перевірити за допомогою відповідних карток, персонально по кожному співробітнику.

При спрощеному перенесення даних в новій редакції 3 можна сформувати податкову звітність та звіти по страхових внесках минулих періодів, але для формування різної аналітичної звітності за минулі періоди інформації недостатньо. Для цих цілей слід зберігати і утримувати в робочому стані вихідну базу попередній редакції.

... після повного перенесення даних

По завершенні повного перенесення даних на основі інформації, що міститься регістрах, користувач може сформувати аналітичну звітність за минулі періоди. Необхідно впевнитися, що дані звітів, виконаних у вихідній і нової базах, збігаються.

Після цього робоча база, з якої інформація перенесена, більше не буде потрібно, і її можна зберегти для історії.

Підведемо підсумки

Зверніть увагу, Незалежно від способу перенесення слід обов'язково зробити пробний розрахунок зарплати. Алгоритми настройки формул і обліку часу в редакції 3 відрізняються від попередніх редакцій, тому може знадобитися коригування налаштувань. Зваживши переваги і недоліки кожного з варіантів перенесення, користувач сам робить вибір.

Можна в тестовому порядку виконати обидва варіанти перенесення і зробити пробний розрахунок порівняти трудовитрати по налаштуванню програми для початку експлуатації.

1. Перевірте залишки по зарплаті. Для цього сформуйте відомість на виплату зарплати і звірте з оборотно-сальдової відомістю. Якщо залишки розходяться, значить в регістрах "Взаєморозрахунки з співробітниками" і "Зарплата до виплати" неправильні залишки. Найчастіше допомагає перепроведення всіх документів по нарахуванню зарплати і відомостей на виплату. Перед перепроведення необхідно зробити резервну копію бази. Якщо після перепроведення залишки в Оборотка і відомості не сходяться, можливо у вашій базі є ручні операції по 70 рахунку, які не відображені по регістрах. Для цих операцій потрібно зробити вручну відповідні рухи по регістрах "Взаєморозрахунки з співробітниками" і "Зарплата до виплати".
2. Якщо Ви нараховували працівникам північну надбавку і районний коефіцієнт, Перевірте, що ці нарахування включені в налаштуваннях. Для цього в розділі програми "Співробітники і зарплата" в нижній частині панелі навігації знайдіть "Налаштування обліку зарплати":

Якщо галочки не встановлені, встановіть їх, вкажіть значення районного коефіцієнта,а відсоток північній надбавкизаповнюється індивідуально в картках співробітників.

1. Якщо Ви застосовуєте спрощену систему оподаткування з базою "доходи мінус витрати", перевірте залишки по зарплаті і податках за допомогою звіту "Аналіз стану податкового обліку по УСН". Якщо залишки некоректні, перевірте, чи залишилися в базі застарілі документи. Для цього через головне меню програми виберіть "Всі функції" і в списку документів знайдіть "(Не використовується) Нарахування зарплати працівникам" і "(Не використовується) Нарахування податків (внесків) з ФОП". Якщо ці документи залишилися в базі, позначте їх на видалення і обов'язково видаліть остаточно. Далі допоможе перепроведення всіх зарплатних документів (нарахування і виплати, причому з виплат потрібно зняти ручні коригування). Перед перепроведення обов'язково збережіть базу. Після цих дій звіт "Аналіз стану податкового обліку по УСН" і "Книга обліку доходів і витрат (ССО)" повинні показувати коректні суми.
2. Якщо у Вас налаштований обмін з ЗУП, перевірте налаштування програми ЗУП. Необхідно вибрати нову редакцію програми бухобліку:

Якщо у Вас підключена 1С-Звітність на напрям Росстат, перевірте адреса електронної пошти для документообігу і ідентифікатор системи відправника. Для цього Вам потрібно відкрити обліковий запис документообігу, її можна знайти в картці організації на вкладці "Документообіг" за посиланням навпроти напису "Електронний документообіг з податковими органами, ПФР і Росстатом".

В облікового запису перевірте наведене нижче

1. До нової редакції могли перенестися не всі пачки квартальної звітності в ПФР, перевірте їх наявність. Якщо перенеслися не всі, можна вивантажити пачки з попередньої бази редакції 2.0 і завантажити в базу редакції 3.0.
2. Зверніть увагу: в редакції 3.0 використовується новий шаблон формування номерів документів. Перші 4 символи зарезервовані під префікси: 2 під префікс організації, 2 під префікс бази (використовується при обмінах з іншими конфігураціями). У зв'язку з цим, після переходу документи будуть створюватися з номером 0000-000001, потрібно його відредагувати так, щоб нумерація продовжилася.

Наприклад: Остання платіжка в 2.0 була під номером 00000072, значить в 3.0 створюємо платіжку і ставимо вручну номер 0000-000073. Наступна автоматично отримає номер 0000-000074. Так само з іншими документами.

На зміну «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 2.5, прийшла «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 3, і хтось уже встиг перейти на нову редакцію, що не уникнувши при цьому труднощів. Якщо ви теж плануєте перехід, то ця стаття для вас: розповімо про чужих помилках, щоб ви могли користуватися новою редакцією максимально комфортно.

Про що ви дізнаєтеся у статті:

Етапи переходу на нову редакцію

Найпоширеніша і найголовніша помилка, якої припускаються користувачі «1С: Зарплата і управління персоналом 8» 2.5, які зважилися на перехід на редакцію 3.1, - легковажне ставлення до самої процедури переходу.

Важливо! Перехід на «1С: Зарплата і управління персоналом 8» третьої редакції проводиться не оновленням «1С: Зарплата і управління персоналом 8» 2.5, а переносом даних з неї в абсолютно нову програму. По суті, це впровадження нової програми. І відноситься до нього потрібно з усією серйозністю.

Як будь-який впровадження, перехід на «1С: Зарплата і управління персоналом 8» 3.1 складається з декількох етапів:

1. підготовка до переходу;
2. перенесення даних і настройка нової програми;
3. перевірка перенесених даних.

Розглянемо докладніше ці етапи.

Які дані будуть перенесені

Розглянемо варіанти перенесення даних з «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 2.5.

На сайті 1С: ІТС в розділі «Технологічна підтримка прикладних рішень»16 лютого 2016 р опублікована стаття під назвою« Перенесення даних з «1С: Зарплата і управління персоналом 8» редакції 2.5 до редакції 3.0 ». У ній міститься інформація про те, що і яким чином переноситься з старої програми в нову:

«За замовчуванням переноситься мінімальний обсяг інформації, достатній для початку ведення обліку в новій редакції. При цьому не переноситься інформація, яка свідомо не може бути якісно перенесена через відмінності в методиці ведення обліку або в структурі програм.

Після перенесення потрібно виконати початкову настройку програми з урахуванням її нових можливостей у порівнянні з минулою редакцією.

На поточний момент за замовчуванням передбачено перенесення наступних даних:

1. довідники: організації, підрозділу, посади, співробітники і основна пов'язана з ними довідкова інформація;
2. нарахування та утримання з регламентованим способом розрахунку (оклад, премія, виконавчі листи і т. п.);
3. список позицій штатного розкладу не переноситься, але при необхідності може сформуватися по штатної розстановці;
4. штатна розстановка на місяць початку експлуатації;
5. кадрова історія співробітників для заповнення їх особистих карток (Т-2);
6. дані для розрахунку середнього заробітку: для допомоги ФСС - за три попередні роки, для відпусток та інших випадків - за 15 попередніх місяців;
7. дані обліку ПДФО і страхових внесків на рік перенесення (якщо експлуатація починається не з початку року);
8. залишки взаєморозрахунків на місяць початку експлуатації.

Чи не переносяться такі дані, як:

1. інформація про діючі співробітників-наймані працівники ЦПХ;
2. нарахування та утримання з довільними формулами;
3. кадрова історія співробітників для формування аналітичної звітності;
4. фактичні нарахування і виплати для формування аналітичної звітності;
5. відомості про позики співробітників;
6. діючі на момент перенесення відпустки, в тому числі по догляду за дитиною.

У програмі передбачена можливість і «повного» перенесення. При ньому виконується спроба перенесення даних, які не переносяться за замовчуванням. Слід враховувати недоліки такого варіанта перенесення:

• методика розрахунку зарплати і кадрового обліку успадковується з минулої програми, незважаючи на удосконалення нової;
• переноситься невживана або рідко використовувана інформація, що надмірно збільшує як час перенесення, так і ймовірність перенесення з помилками.

Тому така можливість може бути затребувана, наприклад, для організацій з простою системою оплати праці, з невеликою кількістю співробітників і об'ємом накопичених даних ».

Як показала практика, підприємства, які побажали перенести «все нажите непосильною працею» в нову програму, в додачу до величезного обсягу перенесеної інформації (і обваження бази даних) отримали і безперервну головний біль через те, що часто ці переносяться некоректно, а проявляється це в самий невідповідний момент непередбачуваним чином.

Звідси випливає перший важливий висновок: якщо ви не є організацією «з простою системою оплати праці, з невеликою кількістю співробітників і об'ємом накопичених даних» - не вибирайте варіант перенесення «за період», вибирайте варіант «на дату».

У вас в базі даних не буде документів прийому на роботу і кадрових перекладів для співробітників, що працюють на дату перенесення. Це не страшно: кадрова історія таких співробітників записується в спеціальний регістр відомостей, звідки благополучно потрапляє до особової картки працівника (Т-2). Зате вам не доведеться витрачати час на пошуки документа, відповідального за неправильне нарахування або незрозуміло звідки виник перерахунок.

Коли краще переходити

На жаль, великий плюс варіанти перенесення «на дату» (відсутність історії) обертається мінусом, якщо перехід здійснюється не з початку календарного року. Справа в тому, що через відсутність перенесених документів нарахування / виплат ви не зможете сформувати склепіння за місяці з початку року до дати переходу.

Є ще один неприємний момент, до якого потрібно бути готовим: кращий перенесення даних «на дату», виконаний в середині року, не вбереже вас від некорректного- + (іноді) поведінки програми і перерахунків неясною природи.

Убезпечити себе від подібних неприємностей можна, якщо виконати перенесення даних в січні-лютому за станом на 1 січня. Так, січень-лютий - гаряча пора для всієї бухгалтерії. Але зате ви отримаєте можливість бачити повну картину за цілий рік. Всі рухи будуть формуватися знову створюваними документами, А ви зможете не тільки отримувати склепіння, а й контролювати (а при необхідності і змінювати) свої дані з початку року.

Звідси другий важливий висновок: якщо вас ніщо і ніхто не квапить - не поспішайте. Заплануйте перехід на нову програму на початок наступного року і спокійно до нього підготуйтеся.

Підготовка до переходу

Підготовка до переходу включає два моменти, один з яких бажаний (особливо якщо ви будете переходити з 1 січня), а інший обов'язковий.

Бажано, якщо є така можливість, на момент переходу погасити всі заборгованості по зарплаті, ПДФО та внесками. Це важливо, тому що таким чином ми мінімізуємо наступні помилки при складанні регламентованої звітності. Цього року вся країна бере участь в грі «здати 6-ПДФО і не померти», а в наступному році нас може чекати нова форма 6-ПДФО. Краще підготуватися заздалегідь.

Що потрібно зробити обов'язково: знайдіть час і пройдіть навчання за новою редакцією програми. Не будьте самовпевненими!

Коли ви вперше пересідаєте з велосипеда за кермо автомобіля, то без навчання і практики ви не зможете їхати на машині, навіть якщо знаєте напам'ять правила дорожнього руху. Так і тут: навіть якщо ви бог кадрового обліку і гуру в розрахунку зарплати - ви не зможете якісно працювати в програмі «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 3.1, і використовувати весь її багатий функціонал, якщо не підготуватися відповідним чином.

У моїй практиці був досвід невдалого переходу на «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 3.0, коли все було зроблено вчасно (в січні) і правильно (на дату), але тим не менш ні кадровики, ні розраховувачі так і не почали працювати в програмі - користувачі, відмовившись від попереднього навчання, банально не знали, яким чином відображати в програмі ту чи іншу операцію, а обсяг поточних справ був такий, що у них просто не знайшлося часу вчитися на ходу.

Допоможемо навчитися працювати в новій редакції програми «1С: Зарплата і управління персоналом 8».

Так що ідеальний порядок переходу з «1С: Зарплата і управління персоналом 8» 2.5 на «1С: Зарплата і управління персоналом 8» 3.1 виглядає наступним чином:

• проходимо навчання;
• в грудні погашаємо всі заборгованості - виплачуємо зарплату, відпускні, лікарняні таким чином, щоб крайній термін перерахування ПДФО не йшов в наступний податковий період, тобто на інший рік;
• переходимо в січні, максимум в лютому;
• вибираємо варіант перенесення даних «за станом на» - отримуємо початкову штатну розстановку на початок року. Немає кадрових і розрахункових документів за минулі роки, тобто починаємо розрахунки з нуля.

Такий варіант переходу на нову редакцію сильно полегшить життя всім організаціям, що зважилися на перехід. Але особливо він актуальний для великих організацій з великою кількістю співробітників, складною системою оплати праці, розгалуженою структурою підприємства, активним кадровим рухом.

Перенесення даних і налаштування програми

Перед переходом треба закрити в «1С: Зарплата і управління персоналом 8» 2.5 місяць - відобразити в програмі все нарахування і всі виплати, інакше залишки по взаєморозрахунках будуть перенесені некоректно.

І в обов'язковому порядку варто зробити резервну копію - на всякий випадок. Вона допоможе в подальшому, якщо виникне питання про стан обліку на момент переходу.

Сама процедура перенесення даних займає зовсім небагато часу і ніяких складнощів не викликає:

1. оновлюємо «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 2.5 до останнього релізу;
2. встановлюємо «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 3.1, останнього релізу і створюємо порожню базу;
3. запускаємо «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 3.1, вказуємо базу «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 2.5, з якої будемо переносити дані, і параметри підключення до неї (користувача з паролем);
4. вибираємо варіант перенесення даних - «на дату» (за замовчуванням) або «за період»;
5. запускаємо перенесення і чекаємо його закінчення.

Після того як дані з «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 2.5, будуть перенесені в «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 3.1, програма запропонує виконати подальшу настройку. Можна відмовитися від настройки і виконати її пізніше (НЕ кращий варіант - потім доведеться шукати різні настройки в різних місцях програми), можна бездумно погодитися з усім, що запропонує програма, і натиснути всі прапорці, що називається, на майбутнє (теж не оптимально - є ризик захламить довідники нарахувань і утримань).

Обидва варіанти не критичні, просто надалі потребуватимуть великих зусиль від користувача з наведення порядку в базі даних. Краще відразу спокійно і не поспішаючи пройтися по всіх сторінках настройки і підтвердити тільки ті особливості, які зараз притаманні вашій організації, без всяких прапорців «про запас».

Після того як настройка програми закінчена, варто роздрукувати звіт « Налаштування розрахунку зарплати і кадрового обліку" ("Налаштування" - " Звіт з налагодження») І перевірити себе.

Не біда, якщо щось забули і не врахували - налаштування програми, організації, кадрового обліку та розрахунку зарплати доступні для коригування в будь-який момент.

Далі потрібно переконатися, що в новій програмі немає задублірованних фізосіб - це дуже важливо для подальшого обліку з ПДФО і внесків. Перевірити наявність дублів (і позбутися від них) можна за допомогою спеціальної обробки ( « кадри» – « сервіс» – « Об'єднання особистих карток»).

Далі необхідно перевірити довідники нарахувань і утримань - залежно, склад бази. На сьогоднішній день вже реалізований перенесення нарахувань з нерегламентованим способом розрахунку, але для них в обов'язковому порядку потрібно перевірити формули розрахунку.

Велику частину інформації, перенесеної з «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 2.5, документами, можна знайти в двох місцях:

1. « адміністрування» – « Див. також» – « перенесення даних»;
2. « головне» – « Див. також» – « ».

документами « перенесення даних»Переноситься наступна інформація (для варіанту переходу« на дату »):

1. « ЗП_СЗО», « ЗП_СЗФСС»- документи з такими номерами містять дані, необхідні для розрахунку середнього заробітку;
2. « ІЛ»- все утримання за діючими виконавчими листами. Самі виконавчі документи теж, зрозуміло, переносяться;
3. « ПДФО»- дані про доходи, наданих відрахуваннях, розрахунках по ПДФО, якщо перехід виконаний не з початку року. Документи, що підтверджують право на відрахування, переносяться в журнал « Заяви на відрахування»;
4. « ПСС»- допомоги по соціальному страхуванню з початку року;
5. « СВ»- страхові внески з початку року;
6. « РКД»- реєстр кадрових наказів для формування особових карток співробітників;
7. « РОтп»- реєстр відпусток для працюючих співробітників;
8. « ТДК»- дані трудових договорів.

В журнал « Дані на початок експлуатації»Записуються документи:

• « Початкова штатна розстановка»- скільки підрозділів, стільки і документів. Тут все співробітники, що працюють на дату перенесення, з їх плановими нарахуваннями, авансом, графіком роботи, залишками відпусток. Сформуйте кілька кадрових звітів ( « Штатна розстановка», « штатні співробітники») І перевірте, що всі співробітники знаходяться на своїх місцях. звіт « Історія зміни оплати праці»Допоможе перевірити призначення планових нарахувань співробітникам;
• « Періоди, оплачені до початку експлуатації»- сюди записуються, наприклад, відпустки, що продовжуються після дати перенесення, але оплачені до неї;
• « Початкова заборгованість із зарплати»- один документ на всю організацію.

В «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 2.5, заборгованість із зарплати ведеться в розрізі фізичних осіб, а в редакції 3.1 - в розрізі співробітників і підрозділів.

В «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 3.1 залишки по взаєморозрахунках формуються не абсолютні, а відносні. Тобто якщо зарплату за квітень у розмірі 100 000 руб. повністю виплатили в наступному місяці, а переходимо на «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 3.1, з 1 травня, то в «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 2.5, залишок на 01.05 буде 100 000 руб., А в новій програмі - 0 руб. Таким чином, відпадає необхідність відображати в «1С: Зарплата і управління персоналом 8» 3.1 виплату зарплати в травні за квітень.

Для перевірки початкового сальдо по зарплаті сформуйте, наприклад, звіт « Повний звід нарахувань, утримань і виплат»З угрупованням по підрозділах і переконайтеся, що у вас коректно перенесена не тільки загальна заборгованість, а й заборгованість в розрізі підрозділів.

Потрібно відзначити, що на сьогоднішній день вже реалізований перенесення інформації про співробітників-договірникам ЦПХ і відпусток по догляду за дитиною, але ці дані теж слід уточнити.

Також варто перевірити графіки роботи співробітників.

Зверніть увагу: в «1С: Зарплата і управління персоналом 8» 2.5 нічні години включалися в тривалість робочої зміни. В «1С: Зарплата і управління персоналом 8» третьої редакції нічні години плануються окремо від денних. Наприклад, «Я6 Н2» означає 8 робочих годин, з яких 6 денних і 2 нічних.

Після виконання основних перевірок (основних, тому що за один раз перевірити всі навряд чи вдасться, особливо якщо у вас велика організація) зробіть резервну копію нової програми. Якщо ви тільки освоюєте «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 3.1, то в подальшому вам стане в нагоді резервна копія даних, коли ви будете експериментувати з налаштуваннями нарахувань.

Це стаття з газети «Прогресивний бухгалтер» для комерційних організацій, № 5 2017. Підпишіться на безкоштовну газету , Щоб отримувати корисні статті і вчасно дізнаватися про зміни в законодавстві!

Програма «1С: Зарплата і управління персоналом» ( «1С: ЗУП») створена для того, щоб автоматизувати діяльність відділу кадрів на підприємстві. Програма спрощує ведення кадрового обліку і знижує ризик виникнення помилок у звітності.

З квітня 2018 року фірма «1С» припинила підтримку «1С: ЗУП» редакції 2.5 - програма більше не оновлюється, що тягне за собою труднощі в здачі регламентної звітності. Зокрема, система старої версії не дозволяє коректно формувати 6-ПДФО.

Щоб уникнути помилок, слід перейти на «1С: ЗУП» версії 3.1. Остання редакція системи має ряд переваг.

Перенесення даних ЗУП 2.5 в 3.1 дозволяє:

1. Розраховувати зарплату працівника за різними тарифними ставками, а в графіку його роботи можливо врахувати кілька видів робочого часу.
2. Вести облік виплат по місяцю нарахування.
3. Працювати з документами, в яких відбивається факт діяльності співробітника в рамках договору цивільно-правового характеру за звичайними роботами та послугами. Є також документація, що відображає факт роботи за договором авторського замовлення. Крім того, в групі нових документів можна вибрати два варіанти оплати за договором: одноразово в кінці терміну або виплата за актами виконаних робіт.
4. Змінювати вид зайнятості співробітника за допомогою документа «Кадровий переклад». Звільняти і знову приймати його на роботу вже не треба, щоб зробити таку зміну.
5. Формувати єдиний документ звільнення для кадрового обліку, розрахунку компенсації / утримання і зарплати.
6. Вести розрахунок основної частини окладу в документах «Відпустка» і «Лікарняний лист».
7. Проводити розрахунки в документах в автоматичному режимі, Тобто вже не треба натискати на кнопку «Розрахувати».
8. Обмінюватися даними з рішенням «1С: Бухгалтерія» версії 3.0 в автоматичному режимі. Тепер не потрібно для цього вивантажувати необхідну інформацію в файл, а потім з нього завантажувати її в систему. Рішення «1С: ЗУП» версії 3.1. саме підключиться до 1С: Бухгалтерія, щоб зробити обмін даними.
9. За спрощеною схемою вести облік взаєморозрахунків.
10. Використовувати новий функціонал системи при налаштуванні способів виплати зарплати і авансу.
11. Працювати з документом «Поєднання посад». Він дозволяє призначити замінює співробітнику планові нарахування на підставі ФОП замінного.
12. Відображати і враховувати доходи людей, які не є співробітниками компанії, при нарахуванні страхових внесків та формуванні звітності.

У новій версії «1С: ЗУП» ви знайдете і інші оновлення, завдяки яким ви зможете оптимізувати процес ведення кадрового обліку.

Поетапне оновлення ЗУП 2.5 на 3.1

Тільки оновленням програми тут не обійтися. Потрібно буде виконати перенесення даних в «1С: ЗУП» 3.1. Щоб він пройшов без втрат, вам буде потрібно:

Простіше і без ризиків

За переходом на нову версію «1С: ЗУП» звертайтеся до наших фахівців. Вони безкоштовно проконсультують вас з питань, які пов'язані з оновленням 1С: ЗУП 2.5 на 3.1. Потім вони здійснять переклад даних зі старою версією системи на нову, проведуть необхідні настройки до перенесення і після. Ретельно перевірять перенесені дані, навчать співробітників вашої компанії роботі в новій версії програми.

Послуги з впровадження та супроводу

1С: Зарплата і управління персоналом 8. Перехід з редакції 2.5 на редакцію 3.1

Перехід від редакції 2.5 на 3.1 не відбувається повністю автоматично, так як редакція 3.1 - це інша програма, в якій дані зберігаються і обробляються іншим способом, ніж в редакції 2.5.

Підготовка до переносу даних

Перед початком перенесення даних в нову редакцію необхідно зробити наступне:

1. Завершити всі операції в поточній базі даних (редакції 2.5): нарахувати зарплату, податки, внески, відрядження, відпустки, лікарняні, передати дані в бухгалтерську програму і т.д.
2. Зробити копію робочої інформаційної бази і розгорнути її в локальному каталозі на своєму робочому комп'ютері. Оновити її до актуального релізу.
   Подивитися, яка версія програми встановлена, можна з меню "Довідка - Про програму". Там же можна побачити, в якому каталозі розташовується інформаційна база.
3. Встановити актуальний реліз конфігурації редакції 3.1 в новий, чистий каталог, створивши нову інформаційну базу.
   При необхідності встановити платформу "1С: Підприємство 8" необхідного релізу.

При першому запуску редакції 3.1 в чистій базі буде запропоновано кілька варіантів початку роботи з програмою, з яких потрібно вибрати " Перенести дані з програми "1С: Зарплата і управління персоналом 8", редакція 2.5".

Далі потрібно буде вибрати вихідну інформаційну базу з запропонованого списку. Встановіть курсор на назву обраної інформаційної бази, перевірте, щоб шлях до неї відповідав каталогу з меню "Довідка - Про програму" цієї бази, і введіть ім'я і пароль користувача цієї бази, що має права адміністратора.

Якщо дані користувача введені правильно і вибрана потрібна вихідна інформаційна база, то програма сама відкриє цю базу і візьме звідти всі необхідні дані.

Вибір варіанту перенесення даних

За замовчуванням пропонується спрощений перенос даних, який дозволить використовувати нові можливості кадрового обліку та розрахунку заробітної плати. Ви перенесете всі дані, необхідні для розрахунку середнього заробітку, здачі звітності з ПДФО і внесків в поточному році, але розрахунок зарплати почнете з "чистого аркуша", без проблем, що накопичилися в минулому системі помилок.

Спочатку потрібно встановити місяць початку експлуатації. Програма передбачає можливість почати експлуатацію з будь-якого місяця. Якщо місяць не збігається з початком року, то додатково будуть перенесені дані для розрахунку ПДФО і звітності до фондів за поточний рік.

Які дані переносяться? - Довідники: організації, підрозділу, посади, співробітники і пов'язані з цими довідниками дані. - Нарахування та утримання із зумовленими способами розрахунку (оклад, премія, виконавчі листи і т.п.). - Штатна розстановка на початок експлуатації. Штатний розклад автоматично відтворюється на основі штатної розстановки. - Кадрова історія співробітників для заповнення особових карток (Т-2). - Дані для розрахунку середнього заробітку: для допомоги ФСС - за 3 попередні роки, для інших випадків - за 15 місяців. - Дані обліку ПДФО і страхових внесків на рік перенесення (якщо перенос не з початку року). - Залишки взаєморозрахунків на місяць початку експлуатації.

Будуть перенесені всі кадрові дані. Дані по розрахунку зарплати перенесуться з зазначеного вами року.

Порівняння варіантів перенесення даних

варіант №1	варіант №2
Максимальне використання нової функціональності.	Використання документів і операцій з попередньої редакції.
Мінімально необхідні, але достатні дані - це швидкий перенос і нетрудозатратная вивірка даних.	Багато даних - це повільний перенесення і велика робота по вивірки даних.
Підходить навіть для нетипових конфігурацій. Дозволяє перейти до повністю типового рішення.	Підвищені вимоги до якості даних в редакції 2.5. Можливість отримувати кадрову статистику за минулі періоди в новій базі даних. Можливість формувати склепіння і розрахункові листки за минулі періоди в новій базі даних. Можливість розраховувати базу для нарахувань за минулі періоди в новій базі даних.
Фактично це "згортка бази".

Перевірка результатів перенесення даних

Перед початком експлуатації необхідно переконатися в правильності і повноти перенесених даних.

Головне меню - Дані на початок експлуатації

• Початкова штатна розстановка - дані для розрахунку зарплати, актуальні на момент перенесення.
• Початкова заборгованість із зарплати - якщо комусь не була видана зарплата на момент перенесення.

Меню Кадри - Співробітники

• Особисті дані співробітників повинні перенестися повністю.

Меню Адміністрування - Перенесення даних

Документи "Перенесення даних" зберігають:

• дані для формування звітності поточного року в разі перенесення не з початку року (ПДФО і СВ - страхові внески, ПСС - допомоги за рахунок коштів ФСС);
• кадрову інформацію (РКД - регістр кадрових наказів, ТДК - інформація про трудові договори, РОтп - регістр відпусток, ІЛ - виконавчі листи);
• дані для розрахунку середнього заробітку (ЗП_СЗФСС - для допомоги ФСС, ЗП_СЗО - для відпустки).

Організаційна структура

• Довідник "Організації".
• Довідник "Підрозділи" і "Території".

Необхідно привести і її у відповідність реальній структурі підприємства.

Фізичні особи та співробітники

Використовуйте кадрові звіти для перевірки перенесених даних. Роздрукуйте особисті картки співробітників і роздайте їм для перевірки - це гарний спосіб провести інвентаризацію даних співробітників.

Нарахування та утримання

• Один план видів розрахунків "Нарахування".
• Один план видів розрахунків "Утримання".

Перевірка формул в нарахування та утримання.

Варіант перенесення №2

Додатково до даних першого варіанту перенесення формуються допоміжні документи з кодами:

• РВ - робочий час по всім співробітникам за всі періоди.
• ОСО - дані для розрахунку залишків відпусток.
• ЗП - дані про всі нарахування та утримання.
• НЗП - дані про всі нарахування та утримання по співробітниках для формування склепінь і розрахункових листів.
• ЗС - розрахунки за позиками.
• ВЗ - докладні дані по взаєморозрахунках для формування інформації про заборгованість.
• ДнСост \u200b\u200b- відомості про відсутність співробітників.

Тестовий прогін розрахунку зарплати

Проведіть пробний розрахунок в новій програмі і звірте результати з таким же розрахунком в редакції 2.5.

Підведемо підсумки

Отже, для переходу на редакцію 3.1 потрібні підготовчі дії, що включають приведення в порядок поточних даних і "закриття місяця" в ЗУП 2.5. При виборі варіанту перенесення, рекомендованого розробниками, ви отримаєте "згортку бази" на початок введення в експлуатацію нової редакції, при цьому всі дані за минулі періоди нікуди не подінуться, а залишаться в старій інформаційній базі. Ви можете вести паралельний розрахунок зарплати перші кілька місяців в обох базах, щоб переконатися в правильності розрахунків та переконатися в своїх силах, якщо це необхідно.

Відповіді на типові запитання

	Чи можливо самостійно провести процедуру переходу? Користувачі, що володіють навичками адміністрування "1С: Підприємство 8", можуть провести перенесення даних самостійно, без залучення фахівців. Іншим рекомендуємо скористатися послугами партнерів "1С".
	Чи можна перейти на редакцію 3.1 не з початку року? Так, можливе перенесення даних починаючи з будь-якого місяця. Якщо перехід відбувається не з початку року, то додатково переносяться дані за поточний рік, необхідні для формування звітності з ПДФО і внесків до фондів.
	Чи потрібно купувати ліцензію на редакцію 3.1? Ні, якщо у вас вже є ліцензія на "1С: Зарплата і управління персоналом 8", яка дає право використовувати будь-яку редакцію - і 2.5 і 3.х. Але ви повинні мати активну інтернет-підтримку (для версій ПРОФ і КОРП це означає мати діючу підписку 1С: ІТС).
	Де взяти дистрибутив ЗУП 3.1 актуальної версії? Зверніться до вашого обслуговуючому партнеру 1С. Якщо у вас діюча підтримка (підписка 1С: ІТС для версій ПРОФ і КОРП), то вам нададуть доступ до повного дистрибутива.
	Чи можна розібратися в новій редакції 3.1 без попереднього навчання? Це можливо, але не рекомендується. Правильніше за все буде пройти курси "1С" очно або в інтернеті заздалегідь, а потім вже переходити на нову редакцію.
	Які курси або лекції варто послухати? На сайті edu.1c.ru в розділі "Зарплата 8" є відмінні курси за дуже невелику плату. Крім того, в "1С: Лекторії" регулярно читаються лекції з нової редакції ЗУП, архів лекцій доступний всім передплатникам 1С: ІТС ПРОФ.