Procesy związane z przepływami informacji. Streszczenie: Improwizacja przepływów informacji korporacyjnych

Baza rekreacji "Oasis" znajduje się nad brzegiem morza, w centrum ośrodka, zbudowany w 2001 r., Terytorium 3 hektarów, strzeżony, sprawa jest zaprojektowana na 200 miejscach, działa przez cały rok. Co roku naprawiane są w pokojach.

Pensjonat oferuje bezpłatny parking, dostarczane są automatyczne telefony na duże odległości, pojedyncze komórki do przechowywania wartości.

W oddali lekkiego spaceru dla pieszych. Liczne sklepy w ośrodkach, kinie, przejażdżki, kasyna, dyskoteki, kluby nocne, własna plaża wyposażona.

Biuro Usługi rekreacyjnego może cieszyć się transferem, zakup biletu lub koncertu, a także uzyskać wszystkie niezbędne informacje o mieście i odpoczynku.

Główne działania to:

wakacje rodzinne wellness;


turystyka biznesowa;


wyspecjalizowane wycieczki rekreacyjne;


rehabilitacja i przedsprzedaż szkolenia sportowców;


Szacowana godzina - 8 rano.


Pokoje ekonomiczne mogą być zapewnione: pojedyncze, dwa, potrójne, z telewizorem i lodówką w każdym pokoju, numery typu bloku - idealna opcja dla rodziny 4 osób z dorosłymi dziećmi, także numbami Lux, jeden - lub dwupokojowy , z indywidualnym systemem klimatyzacji i wszystkich możliwych udogodnień: wygodne meble funkcjonalne, telewizor z połączeniem telewizja satelitarna, minibar, przestronna łazienka.


Do usług wczasowiczów:


wyposażony na plażowy kompleks: leżaki, kabiny do ubierania, napowietrzania, kabiny prysznicowe, toaleta, bar, transport wodny


kort tenisowy ze sztuczną powłoką


boisko do siatkówki;


plac zabaw do koszykówki;


biblioteka;


darmowy parking;


sauna;


fryzjer;


sala konferencyjna na 100 miejsc;


plaża krajobrazowa;


organizacja transferu;


wycieczki poznawcze i wycieczki.


Celem firmy mają wyodrębnić zysk i rozbudowę rynku produktów usługowych.


Spółka ma prawa obywatelskie i posiadają obowiązki obywatelskie, niezbędne wdrożenie wszelkich działań, które nie są zakazane przez obowiązujące przepisy i jego Karta.


Najwyższym autorytetem firmy jest Walne Zgromadzenie uczestników Spółki. Walne Zgromadzenie uczestników może być regularne lub niezwykłe.


Organ kontrolny dla działalności finansowej i gospodarczej Spółki jest Komisja Audytu.


Zarządzanie obecnymi działaniami Spółki jest przeprowadzane przez jedyny organ wykonawczy Spółki. Organem wykonawczym jest dyrektorem odpowiedzialnym w swojej działalności Walne Zgromadzenie Uczestników Spółki. Podeszwy organ wykonawczy bez pełnomocnictwa działa w imieniu Spółki, w tym reprezentuje swoje interesy, składa się z umowy, zatwierdza państwa, publikuje zamówienia i podaje instrukcje obowiązkowe dla wszystkich pracowników społeczeństwa.


41 osób pracuje nad bazą danych:


dyrektor;


zastępca dyrektora dla części gospodarczej;


główny księgowy;


marketing Manager (Menedżer handlowy);


księgowy;


sekretarz magisterski;


pielęgniarka;


siostrzana kochanka;


kultorganizator;


magazynier;


czterech administratorów;


trzy pokojówki;


dwóch środków czyszczących;


praczka;


szef kuchni;


dwóch kucharzy;


trzy kelnerki;


trzy kuchnie;


trzy zmywarki;


elektryk;


hydraulik;


stolarz;


trzy kierowca;


ogrodnik.


Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa można podzielić na 4 działy:


1) Dział finansowy;


2) Dział konserwacji;


3) jadalnia;


4) Podział usług mieszkaniowych do odpoczynku.


Każdy z działów ma swoją własną strukturę i wykonuje pewne funkcje.


Poniżej znajduje się schemat zarządzania kierownictwem.





Ponieważ widzimy strukturę organizacyjną i zarządzającą ośrodka rekreacyjnego LLC "Oasis" odnosi się do liniowej struktury zarządzania funkcjonalną.


Mission LLC "Oasis" Centrum Rekreacji jest podboju pewnego udziału na rynku usług rekreacyjnych wybrzeża Morza Czarnego Terytorium Krasnodaru.


2. Przepływy w przedsiębiorstwie


Wymiana informacji w badanym przedsiębiorstwie jako całość może być reprezentowana jako schemat (rys. 2).





Informacje działają jako podstawa procesu zarządzania. Poprzez informacje, cyklicznie powtarzające się etapy procesu uzyskiwania uzyskiwania, przetwarzania informacji o stanie zarządzanego obiektu i przesyłania komend kontrolnych do niego. Dlatego za pomocą informacji, komunikacja jest realizowana między obiektem a obiektem lub między częściami sterującymi i kontrolowanymi. wspólny system. Kontrola. W ten sposób wszystkie rodzaje informacji niezbędnych do zarządzania tworzą system informacyjny.


System informacyjny gospodarki zarządzającej jest zestawem procesów informacyjnych, aby zaspokoić potrzeby organizacji w informacji z różnych poziomów zarządzania lub centrów, podejmowane są decyzje.


Ważne zadania systemu informacyjnego wewnątrzfery to:


- określenie głównych kierunków systemu zbierania, przetwarzania i przechowywania danych podstawowych;


- określenie głównych kierunków rozwoju technologii przetwarzania informacji;


- Koordynacja działań do gromadzenia i przetwarzania danych sprawozdawczości finansowych na najwyższym poziomie zarządzania i wydziałów produkcyjnych w celu poprawy jakości i terminowości otrzymania informacji finansowych na temat Spółki.


Wewnętrzny system informacyjny wykonuje następujące funkcje:


- określenie potrzeby każdego konkretnego menedżera w charakterze i treści potrzebnych informacji;


- definicja potrzeb technicznych firmy jako całości i każdego menedżera, aby zapewnić wszystkie niezbędne informacje;


- określanie poziomu kosztów stosowania środków technicznych w systemie informacyjnym;


- zapewnienie właściwego poziomu gromadzenia, przechowywania i dostarczania informacji;


- Opracowanie oprogramowania, programy stosowane.


Z organizacją obsługa informacji Dystrybucja informacji do bezpośredniego, tj. Polecenie, emanujące z systemu sterowania i odwrotnie, odzwierciedlając reakcję zarządzanego obiektu na zmiany i wdrożonych rozwiązań do zarządzania.


3. Dokument kontynuuj w przedsiębiorstwie


Dokument Dowód jest sekwencją dokumentów dokumentu, począwszy od momentu ich utworzenia lub otrzymania, a kończąc koniec ich wykonania, wysyłając adresata lub depozyt. Siły podstawowych dokumentów księgowych i rejestrów stosowanych, system przetwarzania informacji i przyjęcia organizacji zarządzania dokumentami zatwierdzają szef przedsiębiorstwa.


Harmonogram zarządzania dokumentami jest opracowywany w formie schematu, listy prac lub schematu przepływów informacyjnych, odzwierciedlając przepływ dokumentów w ramach podziałów strukturalnych przedsiębiorstwa, wskazujące ich wykonawców, związek i czas pracy. Dla każdego przedsiębiorstwa harmonogram jest opracowywany z uwzględnieniem jego funkcji, co przyczynia się do racjonalnego podziału obowiązków między pracownikami, wzmocniają funkcje kontroli rachunkowości, terminowość sprawozdawczości. Kontrola nad zgodnością zarządzania dokumentami prowadzona jest przez główny księgowy.


W zakładce. jeden
lista dokumentów "uczestniczy w przepływie dokumentu określonego przedsiębiorstwa.


Na rys. 3 przedstawia schemat przepływu informacji przedsiębiorstwa.


Funkcje zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie:


- Prowadzone są dzienniki rejestracyjne i karty do śledzenia przepływu dokumentów: dziennik rejestracji kontraktów, działań wjazdu "przyjęcie i przeniesienie aktywów trwałych i wartości niematerialnych, magazyn księgowości dla pełnomocnictwa, rejestracji zleceni oraz wypowiedzi płatności, rejestracja dokumentów regulacyjnych przyjętych do wykonania, inne;


Tabela 1


Dokumenty firmy


Identyfikator dokumentu.	Tytuł dokumentu
	Wymagania - faktura
	Nakaz sądowy
	Overhead materiałów wakacyjnych z boku
	Raport materiału w magazynie
	Polecana faktura
	Łata
	Raport harmonogramu towarowego
	Planowane obliczenia na produkty służbowe
	Koszt obliczeniowy.
	Lista sprzętu roboczego
	Usuwanie niewyjaśnionej produkcji
	Faktura
	Faktura
	Zlecenie płatności
	Płacenie banku
	Tabel
	Księga zamówień
	Zamówienie
	Listy szpitalne.
	Wskaźniki na premii
	Raport konsumpcyjny EneogoreSource.
	Zamówienie dziennika nr 6
	Zamówienia N11.
	Raport o płatnościach
	Raport na temat wyników finansowych i biznesowych




- ruch przepływów dokumentalnych występuje głównie pionowo - od głowy do wykonawców i od Wykonawcy do menedżerów; Funkcje menedżerów i wykonawców bezpośrednio pracujących z dokumentami, a funkcje personelu zaangażowały się w warsztaty w śledzeniu ich działań;


- dokumenty księgowe ze względu na ich specyficzność nie podlegają scentralizowanej rejestracji, ale są natychmiast przeniesione do Departamentu Rachunkowości;


- dokumenty wprowadzające rachunkowość podlegają weryfikacji w formie i treści, są systematyzowane przez daty operacji, są wydawane przez Zamówienia Pamięciowe (stwierdzenia akumulacyjne), informacje zawarte w nich mogą gromadzić się w rejestrach rachunkowości;


- Używany oprogramowanie Ma na celu zapewnienie redukcji zarządzania dokumentami papierowymi i zmniejszenie rutynowych operacji do przetwarzania dokumentów.


- Istnieje wyraźne odmowy użycia informacji o papierach.


Jako automatyzacja zarządzania dokumentami i działalności przedsiębiorstwa, używany jest program "1 z rachunkowości" wersja 8.0.


W 1C: Rachunkowość 8.0 jest przechowywana pełna informacja O kontraciach (dane kontaktowe, konta bankowe, kody rejestracji) i pracownicy organizacji (dane paszportowe, indywidualne kody, pozycja, rozmiar wynagrodzenia).


1C: Rachunkowość 8.0 automatycznie tworzy różne formy raportowania rachunkowości i podatku, które mogą być drukowane lub zapisywane w pliku do transmisji do IFTS.


W przypadku analizy operacyjnej statusu rachunkowości w 1C: Rachunkowości 8.0 przedstawiono różne raporty: oświadczenie operacyjne, szachy, analiza konta, karta konta i inne. Każdy raport jest skonfigurowany do uzyskania tylko niezbędnych informacji. Na przykład, aby zobaczyć otrzymanie wszystkich marek w magazynie, w oświadczeniu operacyjnym na koncie 41.01 "Towary w magazynach" Możesz ustawić wybór według towarów, których nazwy zawierają słowo "wentylator".


1C: Rachunkowość 8.0 znacznie upraszcza przygotowywanie sprawozdawczości księgowej i podatkowej. Na przykład, tworząc punkt bilansu księgowego, aby określić organizację i okres sprawozdawczy. Wszystkie programy wskaźników wypełni się! Przygotowane raporty są przechowywane w programie, co ułatwia powrót do nich w kolejnych okresach. Wskaźniki raportowania można regulować ręcznie, program zapamiętał wszystkie zmiany dokonane przez Ciebie.


Utworzone w 1C: Rachunkowość 8.0 Dokumenty płatności można łatwo rozładować w programie typu "banku klienta". Po prostu po prostu pobieranie informacji otrzymanych od banku o płatności przychodzących. Wymiana danych z 1C: Rachunkowość 8.0 wspiera około 700 instytucji kredytowych.


"1C: Rachunkowość 8.0" - uniwersalny program. Masowy przeznaczenie do automatyzacji rachunkowości i rachunkowości podatkowej, w tym przygotowanie obowiązkowych (regulowanych) sprawozdawczości. Jest to gotowa decyzja o utrzymaniu w organizacjach zaangażowanych w jakichkolwiek rodzajów działań komercyjnych: handel hurtowy i detaliczny, handel Komisji (w tym podkomisji), świadczenie usług, produkcji itp.


Rachunkowość rachunkowości i podatku są realizowane zgodnie z obowiązującym prawodawstwem Federacji Rosyjskiej. Konfiguracja obejmuje plan rachunkowości, skonfigurowany zgodnie z kolejnością Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej "w sprawie zatwierdzenia rachunkowości rachunkowości rachunkowości działalności finansowej i gospodarczej organizacji i instrukcji jego używania" z dnia 31 października 2000 Nr 94n.


Metodologia rachunkowości zapewnia jednoczesną rejestrację każdego zapisu operacji gospodarczej, jak w rachunkach rachunkowości oraz na niezbędne obniżki rachunkowości analitycznej, ilościowej i rachunkowości walutowej. Użytkownicy mogą niezależnie zarządzać metodologią księgowości w ramach ustawienia polityki rachunkowości, tworzyć nowe podpozycje i nacięcia rachunkowości analitycznej.


"1C: Rachunkowość 8.0" Zapewnia rozwiązywanie wszystkich zadań stojących w obliczu usługi księgowej Spółki, jeżeli usługa księgowa jest w pełni odpowiedzialna za rachunkowość w przedsiębiorstwie, w tym na przykład oświadczeniu dokumentów podstawowych, rachunkowości itp. Ponadto informacje o niektórych działaniach, operacyjnych handlu i produkcji mogą wprowadzić pracowników usług przedsiębiorstw, które nie są księgowaniami. W tym ostatnim przypadku Serwis księgowy pozostaje wskazówki i kontrolę nad ustawieniami bazy informacyjnej, zapewniając automatyczne odbicie dokumentów w rachunkowości i rachunkowości podatkowej.


Stosowane rozwiązanie może być również stosowane tylko do rachunkowości i rachunkowości podatkowej oraz zadania automatyzacji innych usług, takich jak Departament Sprzedaży, rozwiązuje wyspecjalizowane konfiguracje lub inne systemy.


Obszar tematu, zautomatyzowany "1C: Rachunkowość 8.0", jest zilustrowana przez poniższy schemat.





Figa. 4. Schemat aplikacji 1C Rachunkowość


"1C: Rachunkowość 8.0" to zestaw platformy "1C: Enterprise 8.0" oraz konfiguracja "rachunkowości przedsiębiorstwa". W "1C: Rachunkowość 8.0" położyła możliwość podziału stosowane rozwiązania "Zarządzanie handlem" oraz "wynagrodzenie i zarządzanie personelem", również utworzone na platformie 1C: Enterprise 8.0.


4. Wsparcie organizacyjne i techniczne


Sprzęt biurowy jest integralną częścią wyposażenia technicznego dowolnego biura. Słabe zastosowanie sprzętu biurowego prowadzi do zmniejszenia wydajności pracy i wydajności zarządzania i personelu technicznego.


W szerokim znaczeniu każdy może być przypisany technologii biurowej. Środki techniczneUłatwienie pracy w biurze, począwszy od ołówków i kroków i kończących się z komputerami i ich sieciami. W wąskim sensie tylko środki techniczne stosowane w pracy biurowej i administracyjnej i administracyjnej są odpowiednie w wąskim sensie.


Technologia organizacyjna biurowa (sprzęt biurowy) - środki techniczne używane do mechanizacji i automatyzacji prac zarządzających i technicznych.


Sprzęt biurowy do biura zbadanego przedsiębiorstwa obejmują ich skład, urządzenia i urządzenia: dwa komputery osobiste, urządzenia telefoniczne i radiotelefonów, mini-pbx, przełącznik reżysera, faks, kserokopiarka, sprzęt projekcyjny, laminator, maszyna do zniszczenia dokumentów, zszywacz dokumentów, sprzęt cierpikowy, stojaki i szafy do przechowywania dokumentów, dwa sejfy, wózek itp.


Laminat - maszyny do ochrony dokumentów przed wilgocią, pyłu, oleju i z niedbałego przechowywania, stosując powłokę ochronną na powierzchni. Dokument jest włożony do samochodu, w którym jest poddawany obróbce cieplnej, w wyniku czego nakłada się folia ochronna do dokumentu lub lepsza przezroczysta folia jest po prostu przyklejona do powierzchni dokumentu. Laminowanie jest wskazane papiery wartościowe, reklamy, książki i raporty, menu i wiele innych dokumentów. Firma używa laminatora FUJIPLA LPD 2315.biuro, 230 mm. (A4), Japonia


Jako urządzenie do maszyny broszurowej do automatycznych broszur składanych i klejenia przy użyciu klipów metalowych, maszyna broszurowa DC Mini HF jest używana do obliczeni bloków bloków formatu AEA, blokuje do 100 stron formatu A4A5. Wydajność do 1500 broszur na godzinę ma interfejs z liściastym; Mini SR DC Maszyna wiązania wybrane bloki po lewej powyżej i mogą przebić się przez boczne otwory folderu podłogowego.


Maszyna do zniszczenia tajnych i poufnych dokumentów według ich najmniejszego cięcia i mikroskopulacji jest wyposażona w automatyczną napęd i pojemniki do niszczenia dokumentów i odpadów w postaci pyłu papieru. Na bazowym przedsiębiorstwie używanej Schroeder HSM 100-5.8.obciążenie osobiste 225 mm, tajemnica 2, cząstka 3.9 / 5,8 mm.


Operacje kopiowania i reprodukcji dokumentów (artykuły, reklamy, prospekty reklamowe itp.) Są bardzo powszechne w biznesie biznesowym i innym dziedzinach pracy pracy i społecznych. W celu kopiowania i odtwarzania dokumentów stosuje się specjalne środki techniczne. Jako maszyna do kopiowania w Enterprise, używana jest kopiarka ostry format AP 5316 A3 / A4, cyfrowy MFP, 16 kopigek / min.


W przedsiębiorstwie w rachunkowości oraz w biurze dyrektora zainstalowanych komputerów P4-631-3000 / 512DDR / 82,3 GB / 3,5 "/ jako p5v800-mx / 350W / 52x,które są podłączone do jednej sieci. Modemy zainstalowane na komputerach Modem ACORP 56.0K. [Chroniony e-mail] (Faks, głos, V92).


Komputer z modemem faksu działa znacznie bardziej niezawodny i odporny na Telefax, zapewnia wiele dodatkowych usług serwisowych: znacznie wygodniejsze i skuteczna automatyzacja Przygotowanie tekstów faksu przy użyciu całego arsenału narzędzi komputerowych, integracja z e-mailem, Telex i bazy danych komputera, obecność bardziej obszernej elektronicznej książki referencyjnej zawierającej najbardziej zróżnicowane przydatne informacje, rozgraniczenie prawa do dostępu do pracowników i subskrybentów zewnętrznych Faks, sprawdzanie przepływu korespondencji, szczegółowe prace statystyczne z faksem itp.


Ponadto, w rachunkowości iw Biurze Dyrektora Zainstalowała drukarki Laserowe HP Laser Jet 1018 600x1200 DPI, 12 ppm, 2 MB, obciążenie 3000 p / m, taca 150 l, co pozwala na wydrukowanie różnych dokumentów.


Firma korzysta z telefony faksili Panasonic KX-FP 218(A4, biały, na zwykłym papierze, skaner kopiowania, automatyczna sekretarka, odbiór bez papieru).


Jako zestawy telefoniczne są używane przez telefon Panasonic 2350. Flash, Redial.


5. Główne kierunki poprawy zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie


Automatyzacja prac biurowych oznacza automatyzację przygotowania dokumentów przedsiębiorstw, rejestracji i księgowości dokumentów wchodzących do organizacji, przejście dokumentów krajowych, a także kontroli nad ich wykonaniem.


Dobra organizacja zarządzania dokumentami pomaga terminowym przejściu dokumentów na jednostkach organizacji i jednolitego obciążenia jednostek i urzędników, przyczynia się do skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem. Automatyzacja menedżerów biurowych zapewnia wzrost ilości wykonanej pracy, a spadek czasu spędzonego na tym czasie.


Zarządzanie dokumentami organizacji jest reprezentowane przez przepływy dokumentów różnych kategorii, których program jest rozwijany przez szefa pracy biurowej.


Zautomatyzowane technologie przetwarzania informacji dokumentalnych muszą spełniać wymagania instrukcji biura instytucji.


Nowoczesne systemy automatyzacji działań i dokumentacji pracy biurowej działania zarządzania Przedsiębiorstwa obsługują pełny cykl życia dokumentu.


Z zewnątrz należy najpierw zarejestrować dokument. Następnie dokument zaczyna poruszać się po organizacji. Spada dla urzędników, którzy decydują, kto, co i na jaki okres powinien być wykonany w tym dokumencie.


Uchwały gromadzą się i szczegółowe, dopóki dokument wejdzie do wykonawców. Po zakończeniu pracy na dokumencie jest on odpisany w przypadku. Ponadto dokument jest przekazywany do przechowywania archiwalnego lub zostanie zniszczone zgodnie z zasadami przechowywania archiwalnych przyjętych w organizacji.


Aby przyspieszyć przygotowanie często powtarzających się typów dokumentów, użyj Bank of Tekst. Zawiera jednolite formy (formularze) i teksty dokumentów zgodnie z systemem zarządzania dokumentacją. Mogą również obejmować powtarzające się teksty dokumentów, stałych części w tekście, słupkach, nazwych i adresach stałych autorów i korespondentów, formuł tekstowych prawnych, które dają dokumenty siłę prawną i charakter prawny itp. Dokument przygotowany na podstawie takich pustych z niezbędnymi szczegółami jest następnie wysłany na adres.


Wchodząc do organizacji, a także dokumenty wychodzące
Rejestracja obowiązkowa ton (z wyjątkiem kopii dokumentów wchodzących i powiadomień o gratulacji reklamowych). Wszystkie dokumenty organizacji są zarejestrowane centralnie. Wyjątkiem jest organizacje, które mają geograficzne jednostki konstrukcyjne lub bardzo duży roczny przepływ pracy. Aby zautomatyzować rejestrację, baza danych i system pobierania informacji jest tworzony, co pozwala śledzić wszystkie dokumenty instytucji i lokalizacji ich lokalizacji ten moment Czas, stan wykonania i monitorowanie terminu wykonania dokumentów.


Wyszukiwanie informacji w bazie danych dokumentów organizacji występuje przy pomocy szczegółów zawartych w nim na odpowiednich zapisach rekwizytów. Karta rejestracyjna jest elektronicznym analogiem tradycyjnej karty rejestracyjnej i kontrolnej. Karty rejestracyjne, zamówione zgodnie z zasadami zarządzania dokumentami, tworzą elektroniczny odpowiednik pliku karty.


Karta rejestracyjna jest główną jednostką pamięci masowej w bazie danych systemu i rozpocznij w momencie rejestracji dokumentów. Utworzenie karty rejestracyjnej jest zmniejszone do wypełnienia jego szczegółów.


Te szczegóły obejmują:


numer rejestracyjny przychodzący i data dokumentu (data
dokument zarejestrowane dokumenty). Ten numer i data powinna być wymieniona w znaczniku rejestracji dokumentu;


Numer i data dokumentu wprowadzającego rejestrację;


nazwa rodzaju dokumentu;


adres odbiorcy lub nadawcy (organizacja, oficjalna lub prywatna osoba);


liczba arkuszy i instancji; data wykonania dokumentu;


wykonawcy szyfrowania (jednostki powierzone


wykonanie dokumentu);


treść dokumentu.


Szczegóły "szyfrowania wykonawców" i "treści dokumentów" są umieszczone na podstawie odpowiednich klasyfikatorów.


Podczas rejestracji dokumenty są podzielone na kilka grup, z których każdy jest zarejestrowany oddzielnie, tj. Ma różne przepisy dotyczące tworzenia numeru rejestracyjnego i, z reguły innego zestawu szczegółów. Zazwyczaj systemy automatyki systemowej są obsługiwane przez trzy podstawowe grupy: - przychodzące;


wychodzący (i wewnętrzny);


• litery i odwołanie się do obywateli.
  

  Niektóre systemy pozwalają każdej grupie dokumentów do arbitralnych podgrupach, jednocząc dokumenty na wspólnej podstawie tematycznej, oznaki jednostek lub oznaka korespondencji. Każda z podgrup, z kolei, można podzielić na mniejsze podgrupy i tak dalej. Podział na podgrupy są określane przez zasady zarządzania dokumentami w organizacji, a ich skład i zasady tworzenia numerów rejestracyjnych są przechowywane w katalogu systemowych grup dokumentów.
  

  Rejestracja i księgowość dokumentów wewnętrznych są określone przez instrukcje pracy biurowej organizacji.
  

  W stosownych przypadkach odpowiednie dokumenty można uzyskać z bazy informacji eksploatacyjnych i przechowywane w Archiwum Bank dokumentów. Pozostają tylko akty, które są naturą regulacyjną.
  

  Ogólnie rzecz biorąc, nowoczesne systemy automatyzacji działalności biurowej w taki czy inny sposób zapewniają:
  

  Rejestracja wszystkich przychodzących korespondencji (w tym
  

  litery i odwołania obywateli); V Rejestracja wszystkich wychodzących korespondencji i wewnętrznych
  

  dokumenty organizacji;
  

  wprowadzanie rozdzielczości, raporty wykonania, koordynacja (odwiedzanie) dokumentów;
  

  napisanie dokumentów zgodnie z działalnością przyjętą w organizacji;
  

  monitorowanie terminowej realizacji zamówień, konwersji obywateli, organizacji, a także rezolucji i wytycznych; weryfikacja poprawności i terminowości wykonania dokumentów;
  

  wyszukaj dokumenty i otrzymywanie raportów statystycznych dotyczących zarządzania dokumentami.
  

  Jesteśmy oferowane w przedsiębiorstwie, aby zorganizować pracę z dokumentami do korzystania z programu efektu Office. Według specjalistów GA Rount-International, które opracowały ten system, wprowadzenie pojedynczego standardu korporacyjnego do pracy z dokumentami osiągnie kilka celów:
  

  Zwiększ wydajność biura - jednolity wewnętrzny przepływ pracy organizacji zmniejszy czas na wykonanie zadań;
  

  Wzmocnienie poziomu kontroli nad pracą personelu - głowa zostanie poinformowana, jak i jakie zadania, jego pracownicy zdecyduje, jakie są terminy dotyczące zakończenia decyzji Jestem formą składania wyników decyzji; O zmniejsz koszty serwisowania parku komputerowego i zminimalizować koszty zawartości archiwum. W wprowadzeniu systemu model struktury korporacyjnej jest najpierw zbudowany, w tym wszystkich pracowników uczestniczących w przepływie dokumentów, a listę wszystkich możliwych typów dokumentów, wprowadzono ich parametry i statusy. Wprowadzone są następujące dokumenty i istnieją możliwe połączenie z określonymi pracownikami przedsiębiorstwa, przechodząc, przez które dokumenty mogą zmieniać statusy i osi czasu. W rezultacie wszyscy pracownicy pracują w jednej przestrzeni informacyjnej. System umożliwia pracę z szeroką gamą aplikacji. Wbudowany serwer "Efekt poczty" upraszcza proces wysyłania / odbierania wiadomości e-mail.
  Innowacyjna aktywność w analizie systemu zarządzania przedsiębiorstwem systemu zarządzania przedsiębiorstwem przedsiębiorstwa

  2014-02-06

Przepływy informacyjne są zestawem komunikatów, które obiektywnie odzwierciedlają rozwój procesów gospodarczych, które są przekazywane przez kanały komunikacji do wdrażania zarządzania. Nici mogą być prosto (z podsystemu sterowania do zarządzanego podsystemu) i odwrotność (z podsystemu sterowania do podsystemu sterowania).

Wartość informacji zależy od złożonego wskaźnika probabilistycznego w czasie p (t) jako funkcji prawdopodobieństwa terminowego otrzymania informacji P, z jego kompletnością P i niezawodnością P:

W ten sposób konieczne jest osiągnięcie terminowego otrzymania przydatnych informacji w wystarczającej ilości. Zapewni to szybkie i skuteczne podejmowanie decyzji.

Dylemat związany z podejmowaniem decyzji jest tradycyjnie związany z dwoma ograniczeniami.

Z jednej strony szybko zebrane informacje w niewystarczającej objętości doprowadzą do decyzji o odległości od racjonalnego, do błędnego.

Z drugiej strony zbyt długie informacje zbierające mogą prowadzić do zmniejszenia istotnych istotnych decyzji (do pełnej straty istotności).

Wartość klucza jest przydatność (trafność) przepływów informacyjnych oddzielonych kluczowymi cechami prezentowanymi na FIG. 22.1.

Figa. 22.1. Klasyfikacja przepływów informacyjnych

Rosnące ilości przepływów informacyjnych odgrywają kontrowersyjną rolę. Z jednej strony, tym więcej informacji, tym większa możliwość znalezienia użytecznej części jej podjęcia decyzji. Z drugiej strony, zgodnie z badaniami statystycznymi, dwukrotny wzrost ilości informacji (tj. Wzrost 100%) towarzyszy wzrost jego użytecznej części nie więcej niż 20%. Oznacza to, że 80% po więcej informacji Nie jest przydatny. W tych warunkach poszukiwanie skutecznych algorytmów alokacji z ogólnego przepływu informacji przydatnej jest znaczne znaczenie dla przyjęcia racjonalnego rozwiązań zarządzania.

Przedsiębiorstwo produkcyjne Jeśli uważamy go od punktu widzenia kierowniczego z dwóch podsystemów zarządzania i zarządzania lub przedmiotem oraz obiekt kontrolny związany z kanałami transmisji. Obiekt sterowania może być konsekrowany jako system, który przekształca zasoby przy wejściu, do których towary są wyposażone w surowce, siły robocze itp., A wydajność jest wytwarzana przez produkcję. Linki informacyjne systemu produkcyjnego z otoczeniem zewnętrznym można przesyłać do dwóch danych wejściowych i jednego kanału wyjściowego.

Na jednym z wejściowych kanałów informacyjnych informacje otrzymywane są od struktur zewnętrznych, które określają warunki przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę plany działalności produkcyjnej i gospodarczej, a także przepisów dotyczących wykorzystania zasobów. Połączenie tych informacji określa warunki i wpływa na technologię osiągnięcia celów organizacji.

Drugi wpis informacyjny reprezentuje działanie zaburzenia pochodzące z środowiska zewnętrznego. Przykładem niepokojowych czynników jest naruszenie terminów dostarczania surowców i materiałów, spadek ich jakości, zmianę warunków sprzedaży produktów, naruszenie zobowiązań umownych, przedsiębiorstw poprzez dostosowania itp. Oprócz tych czynników zaburzeń , Pochodzi z środowiska zewnętrznego, takie działek zaburzenia mogą wystąpić w większości systemów produkcyjnych. Na przykład awarie sprzętu, przypadkowe naruszenia reżimów technologicznych, choroba pracowników przedsiębiorstwa itp.

Wydajność informacji systemu produkcyjnego jest kanał do transmisji do organizacji zewnętrznych, na przykład, unii lub ministerstwo, które obejmuje to przedsiębiorstwo lub organy podatkowe itp. W każdym systemie zarządzania, przedmiot i obiekt zarządzający są powiązane kanały informacyjne.Dzięki którym zarządzaniu skutkami i informacje o stanie obiektu sterowania są przesyłane.

Ciało zarządzania przedsiębiorstwem w klasycznej wersji trzypoziomowej składa się z trzech warstw. Wewnątrz i poza tymi warstwami krążą przepływy informacyjne. Od góry do dołu - Ekspozycja kontroli, informacje o oddolne, poziomo - wymiana informacji między obiektami wewnętrznymi o jednym poziomie, a także między obiektami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Sam mechanizm sterowania obejmuje personel zarządzający, sieć komputerowa, Finansowe, informacje i inne zasoby. Problem zarządzania produkcją jest zredukowany do racjonalnego zarządzania przepływami zasobów (materiałów, energii, finansowych, informacyjnych itp.).

Rozdział 2. Zarządzanie płyniem informacyjnym przedsiębiorstw przemysłowych na podstawie optymalizacji zarządzania dokumentami

2.1. Przepływy informacyjne Przedsiębiorstwo: Struktura i cechy konstrukcji

Ogólnie rzecz biorąc, pole informacyjne przedsiębiorstwa można podzielić na własną i zewnętrzną. Posiadać Pole Informacje łączą informacje, które pojawiają się w przedsiębiorstwie. Takie informacje należy przypisać 1:

Dane księgowe i inne obowiązkowe sprawozdania dla obecnych i ostatnich okresów;

Podstawowe dokumenty księgowości, handlu i rachunkowości operacyjnej;

Rozkazy i zamówienia głowy i menedżerów wszystkich jednostek (pisemnych i doustnych);

Dane Wewnętrzne zarządzanie dokumentami (papier i elektroniczny);

Wyniki własnej analizy działalności finansowej i gospodarczej;

Inne dane (na przykład wyniki badania pracowników przedsiębiorstwa).

Ważne jest, aby pamiętać, że jakość własnego dziedziny informacji przedsiębiorstwa zależy głównie od położenia samego przedsiębiorstwa (przede wszystkim zarządzanie). Jasna struktura zarządzania organizacyjna, racjonalna dystrybucja obowiązków funkcjonalnych wśród pracowników, niezawodnej i wygodnej księgowości na podstawie nowoczesnych zautomatyzowanych systemów, dobrze przemyślany schemat zarządzania dokumentami przyczyniają się do poprawy i rozwoju pola informacyjnego, które, które, Z kolei prowadzi do poprawy jakości decyzji kierowniczych. Wręcz przeciwnie, lekceważenie do zbierania, przetwarzania i analizowania informacji wewnętrznych jest obarczona poważnymi problemami podczas zarządzania procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie. Niemniej jednak optymalizacja wewnętrznego pola informacji o zadaniu przedsiębiorstwa jest dość proste w odniesieniu do pola zewnętrznego.

Faktem jest, że własne pole jest utworzone kosztem wewnętrznych źródeł informacji, które można łatwo sprawdzić pod kątem kompletności i dokładności. W przypadku pola zewnętrznego nie jest to gwarantowane. Liczba odmian zewnętrznych informacji i jej źródła jest bardzo, więc ograniczamy się do listy głównych:

Prawa, dekrety, zamówienia i inne dokumenty regulacyjne poziomu federalnego;

Akty regulacyjne branży, poziomu regionalnego i lokalnego (często sprzeczne);

Komentarze na temat powyższych aktów regulacyjnych (prasa, inne media, bazy danych, Internet);

Dane dotyczące stanu branży (media, Internet, wyniki zarejestrowanych badań);

Dane dotyczące stanu gospodarki światowej (media, bazy danych, internet);

Informacje od klientów (opinia);

Wnioski z konsultantów i ekspertów, wyniki badań marketingowych zewnętrznych (niestandardowych) i audytów.

Krótko wymieniaj główne problemy wynikające podczas tworzenia zewnętrznego pola informacji.

Częściowe informacje. W niektórych przypadkach źródło nie zawiera żadnych informacji, ale część tego. Jednocześnie nie jest jasne, gdzie i jak znaleźć brakujące informacje.

Zawodność informacji. Część informacji (zwłaszcza w niektórych mediach i Internecie) wydaje się wątpliwa, aw niektórych przypadkach i fałszywie. Jednak inne źródła mogą nie być, a następnie musisz albo uwzględniać takie informacje lub zrezygnować z tego.

Wkład informacji. Niektóre źródła sprzeczne z innymi i niemożliwe jest zdecydowanie określenie wiarygodnego źródła.

Redundancja informacyjna. Informacje są zbyt szczegółowe, a konieczne jest znaczny wysiłek, aby podkreślić część firmy.

Heterogeniczność informacji. Informacje z różnych źródeł występują w innej formie (na papierze, doustnie, przez e-mail, w postaci wykresów i tabel, w postaci plików internetowych o różnych kodowaniu itp.). Jest trudny do zorganizowania unifikacji takich informacji w celu dalszego przechowywania i przetwarzania w jednej technologii.

Jak widać nawet z tej krótkiej listy problemów, formacji i konserwacji pola informacji korporacyjnej w dobrym stanie to bardzo trudne zadanie. Niemniej jednak konieczne jest rozwiązanie go, ponieważ cena poważnego błędu zarządzania jest niezmiernie wyższa.

Będzie sobie poradzić z zewnętrznym i wewnętrznym przepływem informacji, aby kierownik mógł dokonać skutecznych decyzji i pomyślnie przeprowadzić sprawy Spółki - jest to cel systemu zarządzania informacjami (IUE).

W większości przypadków systemy zarządzania informacjami firmy są najczęściej używane na tyle, że są stosowane tylko jako środek automatyzacji pewnych procesów, do zbierania i przetwarzania różnych informacji i rozwiązywania innych zadań lokalnych, podejrzliwie przecinających się z ogólną linią rozwoju firma.

Fundamentalnie nowa kompleksowa koncepcja utworzenia systemu informacji korporacyjnej (KIS) w przeciwieństwie do większości istniejących IU powinna koncentrować się na rozwiązaniu celów strategicznych Spółki, w tym zmniejszenie kosztów kosztów kosztów budżetowych i produktów, poprawiając wydajność zarządzania oraz zapewnienie jego atrakcyjności inwestycyjnej. UK repozycja istniejących rynków sprzedaży i opanowania nowych działań. W ten sposób można powiedzieć, że ten system korporacyjny jest platformą opartą na nowym, zaawansowanym modelu biznesowym firmy biznesowej, jest opłacalny i wysokowydajny biznes, a firma ma dostęp do nowego poziomu konkurencyjności.

Proponuje się rozważyć cechy wyróżniające IU i KIS (Rysunek 2.1.).

W związku z tym systemy zarządzania informacjami najczęściej stosowane tylko jako środek automatyzacji niektórych procesów, do zbierania i przetwarzania różnych informacji i rozwiązywania innych zadań lokalnych, wystarczająco klejenie przecinających się ogólną linią rozwoju firmy.

W przeciwieństwie do IUS, wśród składników KIS, co zapewnia skuteczną działalność Spółki jako całość, jest pojedynczym systemem zarządzania firmą, zautomatyzowane systemy sterowania dla procesów techno-logicznych, kompleksów sieciowych i telekomunikacyjnych systemu transmisji informacji o telemetrii, Systemy SI-Systems of Life Solutions, Internet and Intranet Solutions.

System informacji korporacyjnych jest ściśle jako pojedynczy kompleks oprogramowania i rozwiązań technicznych i organizacyjnych obejmujących wszystkie procesy produkcyjne, technologiczne, finansowe i ekonomiczne oraz łączyć wszystkie jednostki korporacyjne w pojedynczą przestrzeń informacyjną.

Koło konkretnych zadań rozwiązanych w wyniku tworzenia współsprawiania systemu informacyjnego obejmuje:

Stowarzyszenie w pojedynczą przestrzeń informacyjną większości odległości terytorialnie od obu przedmiotów i podziałów Spółki;

Szybki transmisja na kanałach komunikacyjnych dowolnych rodzajów przepływów informacji;

Wspieranie działań wszystkich działów i przedmiotów przedsiębiorstwa;

Automatyzacja wszystkich procesów technologicznych i biznesowych Spółki, Kontrola operacyjna i zarządzanie procesami pro produkcyjnymi, transportem i sprzedażą, wzajemne osiedla z informacjami i dostawcami, zarządzaniem personelem itp.;

Potężne środki przetwarzania i analizowania otrzymanych formacji, obliczenia planowanego i rzeczywistego kosztu pro-księcia;

Zapewnienie wymaganego poziomu bezpieczeństwa i ochrony zasoby informacji Przedsiębiorstwa.

Rysunek 2.1. - proces transformacji systemu zarządzania informacjami przedsiębiorstwa do systemu informacyjnego korporacyjnego

Głównym wynikiem realizacji systemu informacyjnego korporacyjnego powinno być utworzenie skutecznego i skutecznego mechanizmu zarządzania, obejmującego procesy biznesowe - finansowe i produkcyjne, technologiczne, marketingowe, sprzedaż itp. W rezultacie korporacja rozciąga się na najwyższy nowy poziom zarządzania i planowanie jego działalności.

Zwiększa wydajność na koszt:

Ustanowienie dyscypliny płatniczej i wyraźnej kontroli nad obliczeniami, należnościami i zobowiązania oraz kolegi na nich;

Skuteczne zarządzanie wszystkimi rodzajami zasobów i tworzenie elastycznego systemu planowania strategicznego i operacyjnego.

Redukcja kosztów występuje z powodu:

Optymalizacja polityki rachunkowości i podatkowej, wprowadzenie równomiernego mechanizmu obliczania i płacenia podatków;

Możliwości redystrybucji operacyjnej przepływów materiałowych.

Jednocześnie atrakcyjność inwestycyjna wzrasta dzięki ogólnie przyjęte światowe standardy rachunkowości i całkowitej "przezroczystości" przepływów finansowych i gospodarczych dla inwestorów i wierzycieli, a także jakość i wydajność i wydajność Ra-Botów każdej jednostki przedsiębiorstwa. Ten ostatni jest spowodowany:

Tworzenie pojedynczej przestrzeni informacyjnej do systemów technologicznych i biznesowych pojedyncza baza Znajomość przedsiębiorstwa;

Wprowadzenie standardów wewnątrzczolonowych i wykorzystania pojedynczej technologii przetwarzania informacji na wszystkich poziomach zarządzania;

Wprowadzenie elektronicznych systemów zarządzania dokumentami, które będą mogły racjonalnie organizować wewnętrzne i zewnętrzne przepływy w formacyjne;

Organizacje jasnej kontroli osobistej nad wykonaniem zamówień, zamówień.

Tworzenie pojedynczego pola Informacji Spółki opiera się na uzyskaniu informacji z różnych źródeł. Dlatego, aby zapewnić skuteczne wykorzystanie, szereg zasad, które gwarantują wynik wsparcia informacyjnego, należy wziąć pod uwagę. Podczas organizowania wsparcia w formacyjnym konieczne jest przejście z wielu nowych przepisów (zasad).

Zasada interakcji. UNLU jest rozumiany jako główne wytyczne, które pośredniczą w celach, treści i formy współpracy biznesowej w przedsiębiorstwie.

Zasada legalności. Pod względem wszechobecnym, bezwarunkowym i dokładnym spełnieniem wszystkich urzędników i podziałów obecnego prawodawstwa.

Zasada parzystości (równość) stron i podział ich kompetencji.

Zasada poufności. Wartość i poufność większości informacji wykorzystywanych w inforcie interakcji oznacza potrzebę zakazu palenia tajemnic stanowych, usługowych i handlowych, innych informacji chronionych prawem, zapewniając kompletność i up-do zasięgu danych.

Zasada odszkodowania. Kwestia odszkodowania jest bogata w Ogov w odrębnych umowach lub w odpowiednich aktach normatywnych.

Zasada zgodności informacji. Bez realizacji technologie informacyjne Skuteczna interakcja między jednostkami jest niemożliwa. Podczas przetwarzania ogromnych mas-sivov, różnorodne informacje, środki techniczne wykonywanie tego zadania musi "zrozumieć" nawzajem, co uzyskuje się poprzez ogólne zasady zgodności informacji. Zasada ta powinna opierać się na rozwoju wszystkich złożonych systemów informacyjnych związanych z potrzebą ich interakcji.

System informacji korporacyjnych do zarządzania średnią lub dużą firmą musi być nieodłączne w następujących znakach:

Wysoka funkcjonalność;

Architektura modułowa;

Wysoka wydajność;

Wysoka elastyczność zgodnie z wymaganiami klienta;

Elastyczna konfiguracja miejsca pracy;

Scentralizowane rozgraniczenie uprawnień użytkowników;

Pełna zgodność z aktami regulacyjnymi i legislacyjnymi;

Orientacja na niedrogie środowiska techniczne i oprogramowania.

Struktura funkcjonalna systemu informacyjnego firmy przedstawiono na rysunku 2.2.

Rysunek 2.2. - wewnętrzna struktura systemu informacyjnego przedsiębiorstwa przemysłowego

W ramach podsystemu "Rachunkowości Operacyjnej" wdrożono następujące funkcje:

a) Sprzedaż: prowadzenie kontraktów na dostawę produktów; Formowanie zamówień na wysyłkę produktów; transmisja danych w mieszkaniu rachunkowości finansowej; ustanowienie połączenia z dekretów celnych (GTD); Zlecenia drukowania i rachunki ubezpieczeniowe; Fortyfikacja przesyłek produktów; utrzymanie "linii kredytowej" klienta;

b) magazyny surowców i materiałów: rejestracja dokumentów otrzymania i wyścigów; Rejestracja faktur w zakresie ponownego wykonania wewnętrznego; Rejestracja nad głową komercyjną; rachunkowość dla obiektów o niskiej wartości i bezgawe; Tworzenie danych dla sektorów rozliczeniowych z dostawcami i wykonawcami, tworzenie sprawozdawczości w ruchu TMC;

c) system księgowy transportu kolejowego: Rachunkowość rachunków osobistych; Rachunkowość usług żelaznych Doro-GI; monitorowanie oczekiwanych testów i gotówki na drodze; Tworzenie dokumentacji raportowania i innych.

W podsystemie zarządzania finansami wdrażane są następujące typy pracy:

a) Dłużnicy / kredytodawcy: Obliczenia z dłużnikami do wysyłanych produktów; prowadzenie wzajemnych operacji; prowadzenie operacji rachunku; księgowość umów eksportowych; Analiza de-botców i zobowiązań;

b) Operacje bankowe: Rejestracja dokumentów bankowych; Salda rachunkowości na kontach; Operacje dla waluty sprzedaży / sprzęgania;

c) Analiza planowania i finansowa: Kompilacja skonsolidowanego budżetu firmy i kontroli jego wykonania; Szczegółowa analiza kondycji finansowej Spółki; rachunkowość pieniężna w przychodach spółki;

d) Rachunkowość: automatyczne tworzenie prowokacji w głównej książce na podstawie dokumentów podstawowych, elastycznego planu kont kont rachunkowych, tworzenie wszystkich księgowości księgowych w systemie, tworzenie salda rachunkowego.

Następujące funkcje są realizowane w podsystemie produkcyjnym:

a) Obliczanie planowanego kosztu produktów Elastyczna konfiguracja programu produkcyjnego, obliczanie zapotrzebowania na produkty półproduktów, tworzenie skonsolidowanych i wdrożonych obliczeń, obliczanie kosztów handlowych, analizę opłacalności, analiza porównawcza koszt,

b) obliczenia i analiza kosztów produkcji, wiązanie i analiza kosztów produkcji produktów w artykułach kosztów, analizę kosztów 1 rubla towarowego Pro-Duktion, analiza porównawcza planowanego i rzeczywistego zarzutu;

c) Magazyn gotowych produktów, księgowość dla otrzymania produktów do magazynu, księgowość zużycia produktów gotowych, tworzenie raportów w sprawie ruchu produktów gotowych.

W podsystemie "Naprawiono narzędzia" Funkcje są wdrażane:

a) rozliczanie aktywów trwałych, przygotowanie dokumentacji na hipotekę, usuwanie i ruch środków trwałych, obliczanie odliczeń amortyzacji; Rozliczanie ruchu środków trwałych, tworzenie struktury wiekowej sprzętu itp.;

b) Wdrożenie i inne usuwanie środków trwałych, przygotowanie faktur, rachunkowość przychodów z realizacji środków trwałych, raportowanie.

Podsystem "Administrator systemu" jest wdrażany:

a) Kontrola dostępu jest elastyczną ustawieniem uprawnień użytkownika w podsystemie, organizacji grup użytkowników, ograniczając dostęp do danych poszczególnych podziałów;

b) integralność danych; System specjalistycznych narzędzi Pro-Gram miał na celu utrzymanie logicznej i fizycznej integralności tego systemu; monitorowanie operacyjne działania użytkownika; Statyczna kontrola aktywnych użytkowników;

c) błędy błędów monitorowania błędów; Występowanie kontroli, analiza przyczyny; Zapisywanie kontekstu błędów deweloperskich;

d) Drukowane zarządzanie raportowaniem;

e) Konfiguracja parametrów systemu: konfiguracja na "systemie VLA-DELTA"; Ustawienia do specyfiki rachunkowości i organizacji działalności gospodarczej, konfigurowanie parametrów systemu systemowego; Ustawianie umieszczania danych.

Wewnętrzne zarządzanie płyniem informacyjnym przedsiębiorstwa opiera się na koncepcji zarządzania dokumentami.

Sukces działalności zarządzającej jest w dużej mierze oceniane przez to, jak szybko i jakościowo przetwarzanie wszystkich niezbędnych dokumentacji, której ruch jest prowadzony przez niektóre trasy z miejsca umieszczania lub otrzymania do Organizacji, która ma zostać wysłana do zainteresowanych organizacji lub depozyt w archiwum. Ten ruch dokumentów ma nazwę przepływu dokumentu 1. Musi być zorganizowany w taki sposób, aby nie ma opóźnień i klastrów dokumentów w miejscu pracy. W tym celu w organizacjach konieczne jest opracowanie tras dokumentów i ustanowienie określonego terminu ich pobytu z każdego wykonawcy, monitorowanie ich przejścia we wszystkich miejscach pracy. Procedura ruchu dokumentów może być reprezentowana w następujący sposób (Wykres 2.3).

Rysunek 2.3. - schemat ruchu dokumentów w przedsiębiorstwie

Prawidłowa organizacja pracy z dokumentami zależy od tego, jak wyraźnie funkcje i obowiązki między pracownikami przedsiębiorstwa są rozładowane. Dokładna znajomość ich obowiązków zwiększa odpowiedzialność każdego pracownika i eliminuje powielanie operacji podczas pracy z dokumentami.

Zgodnie z celem tworzenia dokumentów są podzielone na:

Dozowniki (zamówienie, wskazanie);

Organizacyjne (pozycja, czarter, instrukcja, protokół);

Informacje i odniesienie (skierowanie, raportowanie Uwaga wyjaśniająca, ustawa, list serwisowy, telegram, wiadomość telefoniczna, faksogram, rachunkowość stojaka);

Osobisty (autobiografia, oświadczenie, pełnomocnictwo).

Trzy grupy dokumentów można wyróżnić w dokumentacji zarządzania:

Wewnętrzny (utworzony w organizacji i nie przeoczyć go) - dokumentacja administracyjna, referencyjna i informacyjna;

Przychodzące (wchodzące do organizacji). Obejmują one dokumenty wyższych organów zarządzających (decyzje, decyzje, zamówienia, instrukcje, wytyczne i litery metodologiczne), dokumenty innych organizacji (listów, decyzji, aktów), odwołanie obywateli itp.;

Wychodzące (wysłane do innych organizacji) - litery, zaplanowana dokumentacja raportowania.

Dokumenty są dystrybuowane do organizacji zgodnie z jednostkami i wykonawcami fun-kztsi. Funkcje te są zapisywane w przepisach dotyczących jednostek strukturalnych oraz w oficjalnych instrukcjach wykonawców.

Przetwarzanie przychodzących dokumentów.

Dokumenty przychodzące (tj. Cała korespondencja wprowadzona do orientacji pocztą, telegraf, faksem lub dowolnym innym sposobie) musi przetwarzać przetwarzanie przekazywania. Pracownik ekspedycyjny sprawdza przede wszystkim poprawność dostarczania korespondencji, jej zachowanie (brak uszkodzenia opakowania, kompletność wysyłanych materiałów itp.). Wszystkie koperty są otwarte, z wyjątkiem korespondencji osobistej. Koperty są zniszczone, z wyjątkiem przypadków, gdy koperta zawiera "poufne" lub "pilne", a także w przypadku adresu nadawcy, daty wysyłania i wpływów wpływają tylko na kopertę. Przetwarzanie ekspedycyjne dokumentów powinno być realizowane w dniu ich otrzymania do organizacji.

Następnie przychodzące dokumenty są sortowane według zarejestrowanych i nieistotnych. Nie wszystkie przychodzące dokumenty podlegają rejestracji. Sama organizacja określa listę niezarejestrowanych dokumentów. Z reguły, listy gratulacyjne, katalogi, publikacje drukowane (broszury, czasopisma), spotkania itp.

Na zarejestrowanych dokumentach znaczek rejestracyjny jest umieszczony, zawierający nazwę organizacji, datę przybycia dokumentu, jego numer.

Dokumenty przychodzące są wstępnie traktowane w piwnicy CAN, gdzie są dystrybuowane do przepływów:

Przywódcy organizacji - dla obowiązkowego rozważania;

Podziały strukturalne - do wykonania. Dokumenty wykonywane przez kilka dywizji są mnożone i przesyłane jednocześnie do wszystkich wykonawców.

Szef organizacji, uważany za dokument, określa Islemaker, zapewnia jasne i konkretne instrukcje oraz ustanawia prawdziwe terminy. Wytyczne te są sporządzane w formie Cut-Luciion na samym dokumencie. Informacje o wykonawcy i datę wykonania dokumentu są rejestrowane przez sekretarz referencyjny do magazynu rejestracyjnego i służą jako podstawa do podjęcia dokumentu do kontroli.

Dokument z uchwałą kierownika jest przeniesiony do Wykonawcy i jest w pracy do ostatecznej decyzji w sprawie. COG-Tak Praca nad dokumentem jest zakończona, na dokumencie jest znak jego wykonania i kierunku w przypadku. Następnie dokument, wraz z kopią odpowiedzi, zostaje przeniesiona do sekretarza - odnieść się do spoiwa.

Przetwarzanie dokumentów wychodzących.

Wychodzące są dokumenty wysyłane z organizacji. Ich przetwarzanie zawiera następujące kroki:

Sporządzenie projektu dokumentu przez Wykonawcę;

Koordynacja projektu dokumentu;

Weryfikacja wyznaczenia projektu dokumentu;

Podpisanie dokumentu przez głowę;

Rejestracja dokumentu;

Wysyłanie dokumentu do adresata;

Szycie drugiej instancji (kopie) dokumentu w przypadku.

Projekt dokumentu jest sporządzony przez Wykonawcę i uzgodniono z zainteresowanymi urzędnikami lub strukturalnymi podziałami. Przed przekazaniem przygotowanego dokumentu na podpisie wykonawca musi sprawdzić treść dokumentu i przywiązania do niego, poprawność dokumentu, obecność niezbędnych szczegółów. Dokumenty wychodzące wydawane są w dwóch kopiach, z wyjątkiem faksów i telefonów, które są w jednej instancji.

Przygotowany projekt dokumentu jest przedłożony do podpisu do szefa organizacji. Po podpisaniu głowy dwóch kopii dokument jest zarejestrowany w dzienniku postępowania postępowania.

Przetwarzanie ekspedycyjne dokumentów wychodzących obejmuje smutek, opakowanie, projektowanie wysyłka pocztowa I do dostawy w podziale komunikacji.

Dokumenty wewnętrzne - Są to przygotowane dokumenty, są wydawane i wykonane w samej instytucji. Ich niedostateczne gotowanie i projekt są przeprowadzane zgodnie z ogólnymi praktykami projektu dokumentów wychodzących i obejmują następujące kroki.

Poprawa przepływów informacji w systemie zarządzania

1.2. Proces komunikacji ................................................ .......................

1.3. Zarządzanie wsparciem informacji i jego skład. Przepływy informacji ................................................ .................................................. .............. czternaście.

2. Spełnienie aspektów badań przepływów informacyjnych ......................................... .. ................................................ .. ............... osiemnaście.

2.1. Metody badań wsparcia informacyjnego ........................... 18

2.2. Metody graficzne i matrycowe do badań informacji ............... 21

2.3. Zastosowanie technologii przypadku dla projektu systemu informacyjnego ....................................... ... ............................................... ... ............................... 29.

3. Poprawa przepływów informacji w systemie zarządzania OJSC "Electroagregat" .................................... .... .............. 37.

3.1. Analiza diagnostyczna łączy informacji między jednostkami funkcjonalnymi przedsiębiorstw ......................................... . ..............................

3.2. Budowanie modelu graficznego i matrycowego documenuts ........

3.3. Uzasadnienie wskazówek dotyczących poprawy przepływów informacyjnych 43

Wniosek ................................................. .............. .................................... .............. 44.

Lista stosowanych referencji .............................................. 45.

Aplikacje ................................................. .................................................. 46.

Wprowadzenie

1 Zarządzanie przedsiębiorstwem: prezentacja systemu

1.1 Skład podsystemu zarządzania

Analiza organizacji zarządzającej jest kompleksowym połączonym procesem studiowania struktury i treści cyklu zarządzania, organizując pomoc kierowniczą, informację, wsparcie techniczne i matematyczne, skład narządów i kosztów zarządzania. Analiza jest pierwszym etapem i punktem wyjścia dla rozwoju wszelkich poprawy zdarzeń. Pozwala w pełni scharakteryzować elementy, jednostki strukturalne i poziomy systemu kontroli, ocenić ich stan i uzasadnić wskazówki dotyczące dalszego rozwoju. W zależności od celów i zadań analiza może obejmować różne części systemu sterowania, mają inny stopień szczegółowości i kończy się przygotowaniem różnych materiałów, ale podstawy metodologiczne i wstępne pozycje analizy pozostają jednolite.

Analiza składa się z trzech powiązanych etapów pracy:

Zbieranie informacji o stanie organizacji zarządzania, poszczególnych elementów, procesów i przedmiotów w branżach badanych i podobnych;

Opisy analizowanego procesu lub obiektu przy użyciu systemu wskaźników i ustanowienie połączenia między nimi;

Przetwarzanie utworzonego systemu wskaźników przez różne metody i techniki w celu rozwiązania zadań.

Wykonanie pierwszego etapu analizy jest praca informacyjna i formowanie. Drugi etap jest związany z wyborem systemu wskaźników charakteryzujących badanie organizacji zarządzania w ramach badań; Opracowanie metod pomiaru i opisywania ich relacji. Trzeci etap pracy prowadzi się na różne sposoby w zależności od cech analizowanych cech obiektu oraz zadanie przypisane do analizy z innym stopniem stosowania metod wysokiej jakości i ilościowych.

Proces zarządzania można rozpatrywać w statywie, tj. Jak zamrożone w pewnym momencie i dynamikę (biorąc pod uwagę ruch i rozwój).

Analiza organizacji zarządzającej może mieć pełną (kompleksową) charakter lub badać część systemu (analiza tematyczna); może Światowy , wpływając na wszystkie główne poziomy i linki sterujące lub lAN. , dotykając jednego poziomu lub poziomu.

W całości sekwencja procesu analizy systemu obejmuje 9 etapów:

I. Formulacja problemu.

II. Studiowanie badania (budowanie "typowego" drzewa celów).

III. Sporządzenie modelu obiektu sterowania.

IV. Przewidywanie przyszłego stanu obiektu zarządzania; ocena ryzyka"

V. Diagnozowanie systemu i tworzenie alternatyw dla rozwoju systemu zarządzanego.

Vi. Alternatywy wyboru.

Vii. Wdrożenie programu wydarzeń.

Viii. Rozwój systemu kontroli logiki informacyjnej.

Ix. Projektowanie i wdrożenie zautomatyzowanego systemu informacyjnego do kontrolowania procedur.

Wdrożenie pierwszych siedmiu etapów procesu umożliwia podjęcie decyzji na najwyższym poziomie zarządzania, niezależnie od tego, czy zautomatyzowany system zarządzania przedsiębiorstwami (asup) działa w przedsiębiorstwie. Wdrożenie ostatnich dwóch etapów pozwala zautomatyzować gromadzenie i przetwarzanie informacji o przyjęciu standardowych rozwiązań przez zarządcy średnimi.

I. Formulacja problemu. Przed rozpoczęciem badania zadanie docelowe jest formułowane. Jeśli menedżerowie nie mają doświadczenia w rozwiązywaniu zadania lub nie udało się rozwiązać tradycyjnych metod, zadanie jest tłumaczone na rangę problemów (problemowe pytanie).

II. Studiowanie badania (budowanie "typowego" drzewa celów). Aby rozwiązać formułowany problem z widokiem na system, konieczne jest kompleksowe badanie wielu problemów w kontakcie z problemem. Ale z kolei każde pytanie jest związane z konkretnym elementem systemu. Wkrótce ten etap w bardzo generał Połączenie czynników, które może wpływać na problematyczne pytanie. Ponadto jedna grupa czynników będzie istotna dla środowiska zewnętrznego, drugiej - do kompetencji menedżerów przedsiębiorstwa w ramach studiów. W rezultacie konieczne jest jasne określenie zakresu problemów, które powinny być zawarte w badaniu.

III. Sporządzenie modelu obiektu sterowania. Model prognostyczny można postrzegać jako inna pochodna metody stosowanej w prognozie. Aby przewidzieć stan przedmiotów gospodarczych na poziomie przedsiębiorstwa, modele stworzone metodami statystyk matematycznych są dość niezawodne: trendy, odłożone zależności liniowe, końcowe różnice, funkcje produkcyjne (w tym regresja) i oceny ekspertów. Z ich kompilacją, raportowaniem i danymi statystycznymi w sprawie pracy przedsiębiorstwa wykorzystuje wyniki badań kwestionariuszy, wskaźniki odniesienia przedsiębiorstw pokrewnych stosuje się.

IV. Przewidywanie przyszłego stanu obiektu zarządzania; ocena ryzyka". Modele opracowane na trzecim etapie są wykorzystywane w prognozach najważniejszych wskaźników ekonomicznych przedsiębiorstwa. Najczęściej na poziomie przedsiębiorstwa stosuje się przewidywane szacunki uzyskane przez trendy, regresje i funkcje wytwarzania gatunków zasilania. Pożądane jest, aby przedział przewidywania przekracza jedną trzecią interwału dostarczonego przez dane raportowania. W prognozie można również spodziewać się jakościowych zmian w czynnikach zawartych w modelu. Ważną częścią obliczeń prognozowania jest określenie prawdopodobieństwa ich wykonania (lub "ryzyko Ocked").

V. Diagnozowanie systemu i tworzenie alternatyw dla rozwoju systemu zarządzanego (identyfikacja obszarów poprawy działalności produkcyjnej i sposobów wdrożenia). Diagnozowanie stanów systemu zarządzanego - odpowiedzialny etap analizy systemu problemu. Diagnoza umożliwia identyfikację charakteru zależności między parametrami systemu i wyjaśnić czynniki osiągnięcia celów, ocenić całkowitą kwotę rezerw w różnych dziedzinach działalności przedsiębiorstwa. Podczas diagnozy otwartej " wąskie miejsca"W systemie zarządzania i produkcji jest scharakteryzowany system" poziomu organizacyjnego i technicznego ". W celu diagnozy, oprócz raportowania i danych statystycznych, wyniki bezpośredniego wywiadów z menedżerami różnych poziomów i zwykłych funkcjonariuszy oraz pracowników, wyniki z badania są również używane. W niektórych przypadkach wskazane jest przyciąganie informacji statystycznych na temat przedsiębiorstw powiązanych. Aby wyjaśnić czynniki osiągnięcia celów i oceny poziomu organizacyjnego i technicznego, sformalizowane (statystyczne) metody i metody ocen ekspertów są Przyciągany. Podejścia są znane, gdy czynniki są określone przez wybór w kierunkach działań zarządzania "Obszary kluczowych wyników".

W przypadku, gdy przedsiębiorstwo już działa ACU i praca jest w toku dalszy rozwój (Patrz kroki analizy systemu VIII i IX), na etapie diagnozowania, metody tworzenia menedżerów (menedżerów) decyzji są również badane.

Vi. Alternatywy wyboru. Z zestawu środków utworzonych w procesie diagnozowania, metody matematyczne lub graficzne są wybierane przez te, które spełniają zewnętrzne i wewnętrzne ograniczenia dotyczące kryteriów zasobów i selekcji dla optymalnej alternatywy.

Vii. Wdrożenie programu wydarzeń. W przypadku racjonalnej organizacji pracy na etapie wdrażania konieczne jest:

Wydanie zamówienia zarządzania przedsiębiorstwem w sprawie przygotowania programu rozwoju;

Tworzenie zintegrowanych brygad do wykonywania sekcji programu;

Sporządzenie harmonogramu sieciowego do wdrożenia programu;

Organizacja grupy koordynacyjnej;

Przyciąganie do rozwiązania najtrudniejszych zagadnień organizacji badawczych (konsultingowych);

Włączenie do grupy koordynacyjnej jednego z specjalistów przedsiębiorstw,

Wykonana wielka odpowiedzialność (osoba ta wykona funkcje "Organizatora" i "analityka" i zapewni reprezentatywność zaleceń generowanych przez brygady).

Jeśli przedsiębiorstwo nie wdrożyło jeszcze asup, program obejmuje prace projektowe na temat automatyzacji zadań zarządzania. W przypadkach, gdy ASUP jest już funkcjonujący, program rozwoju może zawierać środki w celu modernizacji zautomatyzowanego systemu informacyjnego, co zwiększy jakość i liczbę informacji o zarządzanych obiektach.

Viii. Rozwój systemu kontroli logiki informacyjnej. Na tym etapie procedury informacyjne są zdefiniowane przez które obliczane są wartości wskaźników charakteryzujących stan czynników. Przede wszystkim Asup zawiera wszystkie zadania, w których obliczane są wartości wskaźników charakterystycznych czynników niższego poziomu drzewa docelowego. Wszystkie zadania (obliczenia proceduralne) są połączone (jeśli to możliwe) na wykresie; Tak więc, ten ostatni staje się wielostopniową bazą informacji drzewa docelowego.

Ix. Projektowanie i wdrażanie zautomatyzowany system do systemu sterowania. Sekwencja projektu procedur ASUP powinna być taką, że procedury zlokalizowane górne poziomy Schemat logiczny informacyjny został wdrożony bardziej przyspieszony, ponieważ zostaną utworzone informacje pomocy używane przez procedury na niższych poziomach. Jednocześnie konieczne jest uwzględnienie relacji informacyjnej wybranych priorytetów z innymi; Wygląd tego czynnika wynika z faktu, że w projekcie zautomatyzowanego systemu informacyjnego lub jego poprawy nie tylko intensywność pracy i zużycie czasu praca obliczeniowaAle potrzeba integracji warunkowo stałych macierzy. Faktem jest, że niektóre nieskomplikowane (a może nawet nieopłatowane ekonomicznie) zadania nadal należy rozwiązać na komputerze, ponieważ ich wyniki są niezbędne do innych obliczeń.

Przytłaczająca większość informacji dla projektu procedur asup jest utworzona na etapach analizy systemu VIII.

Zatem jakość i szybkość projektowania nowych procedur asup będzie zależeć od jakości diagnozy, przyspiesza w ten sposób proces dostosowywania systemu sterowania do zmieniających się warunków przedsiębiorstwa.

1.2 Proces komunikacji

Często zdarza się, że przesyłana wiadomość okazuje się nieprawidłowo rozumiana, aw konsekwencji wymiana informacji jest nieskuteczna. John Maiser, wybitny badacz w dziedzinie zarządzania, wskazuje, że z reguły tylko 50% próby wymiany informacji prowadzi do wzajemnej zgody komunikacji. Najczęściej powodem tak niskiej wydajności jest zapomnieć o tym, że komunikacja - ta wymiana.

W przebiegu wymiany obie strony odgrywają aktywną rolę. Wymiana informacji pojawia się tylko wtedy, gdy jedna strona "oferuje" informacje, a drugi go postrzegają. Tak więc tak, należy zwrócić szczególną uwagę na proces komunikacji.

Proces komunikacji - To jest wymiana informacji między dwoma lub więcej osób.

Głównym celem procesu komunikacji jest zapewnienie zrozumienia informacji, która jest przedmiotem wymiany, tj. wiadomości. Jednak sam fakt samo wymiany nie gwarantuje skuteczności komunikacji uczestniczącej w wymianie ludzi. Aby lepiej zrozumieć proces wymiany informacji i warunków jego skuteczności, należy podkreślić następujące etapy procesu, w którym dwa lub jeszcze ludzi.

W procesie udostępniania informacji można wybrać cztery podstawowe elementy.

1. Nadawca, Osoba generująca pomysły lub zbieranie informacji i przesyłanie go.

2. Wiadomość, Właściwie informacje zakodowane symbolami.

3. Kanał, Narzędzie do przesyłania informacji.

4. Odbiorca, Osoba, która jest przeznaczona do informacji i która go interpretuje.

Podczas wymiany informacji, nadawca i odbiorca przekazują kilka ze sobą połączonymi etapami. Ich zadaniem jest złożenie wiadomości i używania kanału do transferu w taki sposób, aby obie strony zrozumieli i podzieliły oryginalny pomysł. Jest to trudne, ponieważ każdy etap jest jednocześnie punktem, w którym znaczenie może być zniekształcone lub całkowicie utracone. Te powiązane etapy są następujące:

1. Pochodzenie pomysłu.

2. Kodowanie i wybór kanału.

3. Transmisja.

Te kroki są zilustrowane załącznik 2. W formie prostego modelu procesu komunikacyjnego.

Chociaż cały proces komunikacyjny jest często ukończony w ciągu kilku sekund, co utrudnia przeznaczenie etapów, konieczne jest przeanalizowanie tych kroków, aby pokazać, które problemy mogą wystąpić w różnych punktach.

Pochodzenie pomysłu. Wymiana informacji rozpoczyna się od preparatu pomysłu lub wyboru informacji. Nadawca decyduje o tym, co należy dokonać znaczącego pomysłu lub przesłania przez temat wymiany. Niestety, wiele prób wymiany informacji jest zepsuty na tym pierwszym etapie, ponieważ nadawca nie wydaje wystarczająco dużo czasu, aby pomyśleć o pomyśle.

Ważne jest, aby pamiętać, że pomysł nie został jeszcze przekształcony w słowa lub nie zdobył kolejnej takiej formy, w której będzie służyć wymianę informacji. Nadawca zdecydował tylko, jaki rodzaj koncepcji chce podjąć przedmiot wymiany informacji. Aby skutecznie wymienić, musi wziąć udział w zestawie czynników.

Kodowanie i wybór kanału. Przed przekazaniem pomysłu nadawca powinien kodować go za pomocą znaków, używając tego słowa, intonacji i gestów (język ciała). Takie kodowanie zmienia pomysł wiadomości.

Nadawca musi również wybrać kanał zgodny z typem znaku używanym do kodowania. Niektóre znane kanały obejmują mowę i materiały pisemne, a także komunikaty elektroniczne, w tym sieci komputerowe, e-mail, taśmy wideo i konferencje wideo. Jeśli kanał jest nieodpowiedni dla fizycznego przykładu wykonania znaków, transmisja nie jest możliwa. Obraz jest czasami godny tysięcy słów, ale nie podczas przesyłania wiadomości przez telefon. Podobnie, jednoczesna rozmowa ze wszystkimi pracownikami natychmiast. Możesz wysłać niezapomniane notatki, które przewidują spotkania małych grup, aby zapewnić zrozumienie przesłania i zachęty do problemu.

Jeśli kanał nie jest zbyt zgodny z ideą powstania pierwszego etapu, wymiana informacji będzie mniej skuteczna. Na przykład, głowa chce ostrzec podporządkowania środków bezpieczeństwa podjętych przez ostatnie poważne naruszenia, i robi to podczas lekkiej rozmowy na filiżankę kawy lub, wysłał notatkę z tej okazji. Jednak na tych kanałach prawdopodobnie możliwe jest przeniesienie idei powagi naruszeń tak skutecznie jako oficjalny list lub na spotkaniu. Podobnie, kierunek podporządkowanej uwagi na temat ekskluzywności jego osiągnięcia nie przekazuje idei, jak ważny jest wkład do pracy, i nie będzie skuteczny jako bezpośrednia rozmowa z późniejszym oficjalnym listem z wyrazem wdzięczności, jak również nagroda.

Wiadomość nie powinna być ograniczona do jedynego kanału. Często pożądane jest użycie dwóch lub większej liczby komunikacji w połączeniu. Proces jest skomplikowany, ponieważ nadawca musi ustanowić sekwencję korzystania z tych funduszy i określenie przedziałów czasowych w sekwencji transferu informacji. Jednak badania pokazują, że jednoczesne wykorzystanie narzędzi wymiany i pisemne informacje są zazwyczaj bardziej wydajne niż, powiedzmy tylko wymianę informacji pisemnych.

Nadawanie. Na trzecim etapie nadawca używa kanału, aby dostarczyć wiadomość (zakodowany pomysł lub zestaw pomysłów) do odbiorcy. To jest o fizyczna skrzynia biegów Wiadomości, że wielu ludzi omyłkowo przyznaje proces komunikacyjny dla siebie. Jednocześnie, jak widzieliśmy, transfer jest tylko jednym z najważniejszych kroków, przez które musisz przejść, aby przekazać pomysł innej osobie.

Rozszyfrowanie. Po wysłaniu wiadomości przez nadawcę, odbiorcy go dekoduje. Dekodowanie - Jest to tłumaczenie symboli nadawcy w myślu odbiorcy. Jeśli znaki wybrane przez nadawcę są dokładnie taką samą wartość dla odbiorcy, ta ostatnia będzie wiedziała, co nadawca miał na myśli, gdy jego pomysł został sformułowany. Jeśli reakcja na pomysł nie jest wymagana, proces wymiany informacji należy wypełnić.

Jednak z wielu powodów odbiorca może dać nieco inaczej niż w głowie nadawcy, znaczenie wiadomości. Z punktu widzenia głowy wymiana informacji powinna być uważana za skuteczną, jeśli odbiorca wykazał zrozumienie pomysłu, dokonując działań, które nadawca oczekiwał od niego.

Przed rozmową o różnych przeszkodach do wymiany informacji konieczne jest ujawnienie dwóch ważnych koncepcji - opinii i zakłóceń.

Sprzężenie zwrotne. Jeśli istnieją sprzężenie zwrotne, nadawca i odbiorcy zmieniają role komunikacyjne. Początkowy odbiorca staje się nadawcą i przechodzi przez wszystkie etapy procesu wymiany informacji, aby przenieść odpowiedź na początkowy nadawcę, który teraz odgrywa rolę odbiorcy.

Informacje zwrotne mogą przyczynić się do znacznego wzrostu efektywności wymiany informacji zarządzających. Według wielu badań, dwustronnej wymiany informacji (z funkcjami sprzężenia zwrotnego) w porównaniu z jednostronnymi (nie ma informacji zwrotnej), chociaż wymaga wolniejszego, mimo że bardziej skutecznie usuwa podkreśla, bardziej dokładne i poprawia zaufanie do poprawności interpretacja wiadomości.

Hałas. Sprzężenie zwrotne Zauważalnie zwiększa szanse na skuteczną wymianę informacji, umożliwiając obie strony tłumią hałas. W języku teorii transferu informacji, hałas nazywany jest co zniekształca znaczenie. Źródła hałasu, które mogą tworzyć przeszkody na wymianę informacji różnią się w zależności od języka (w ustnym lub niewerbalnym konstrukcji) do różnic w percepcji, dzięki czemu znaczenie może ulec zmianie w procesach kodowania i dekodowania oraz różnice w statusie organizacyjnym między głową a podwładnym, który może dokonywać dokładnej transmisji informacji.

Zdefiniowane hałasy są zawsze obecne, więc na każdym etapie procesu wymiany informacji występuje pewne zniekształcenie znaczenia. Zazwyczaj staramy się pokonać hałas i przenieść naszą wiadomość. Jednak wysoki poziom hałasu na pewno doprowadzi do zauważalnej utraty znaczenia i może w pełni zablokować próbę ustanowienia wymiany informacji. Z pozycji głowy należy określić spadek stopnia osiągnięcia celów zgodnie z przekazującymi informacjami. W załącznik 1. Proces wymiany informacji jest reprezentowany jako system opinii i hałasu.

1.3 Obsługa informacji o zarządzaniu i jej skład. Przepływy informacyjne.

Najważniejszą cechą procesu zarządzania jest jego charakter informacyjny. Organizacja realizacji podejmowanych decyzji przeprowadza się poprzez system metod uderzeń w pracowników, wykorzystując informacje o postępach realizacji decyzji (sprzężenie zwrotne). Dokładniej, informacje są do dyspozycji systemu zarządzania, tym pełniej odzwierciedla rzeczywisty stan i połączenia w obiekcie kontrolnym, rozsądne cele i rzeczywiste środki mające na celu ich osiągnięcie.

Ponieważ menedżer w swojej pracy opiera się na podstawie stanu obiektu i tworzy w wyniku jego działalności nowe informacje o poleceń w celu przetłumaczenia zarządzanego obiektu z aktualnego stanu w pożądanym informacje są konwencjonalnie uznane za przedmiot i produkt pracy kierowniczej.

Informacje jako element kontroli i przedmiotem prac zarządzających powinny zapewnić jakościową ideę zadań i statusu systemów zarządzających i zarządzających oraz zapewnić rozwój idealnych modeli swojego pożądanego stanu.

W ten sposób, obsługa informacji - Jest to część systemu zarządzania, który jest zestawem danych dotyczących rzeczywistego i możliwego stanu elementów produkcyjnych i warunków zewnętrznych do działania procesu produkcyjnego i logiki zmian i transformacji elementów produkcyjnych.

Przydziel dwa poziomy funkcji pomocy technicznej:

- pierwiastkowy , tj. Zestaw danych, cech, znaki;

- systemowy , tj. Odtworzenie relacji i zależności między grupami klasyfikacyjnymi informacji realizowanych w formie modeli informacyjnych.

Z elementarną charakterystyką informacji, skład informacji, formularz i rodzaje nośników są badane, nomenklatura.

Podstawowe informacje Wymagania jakości:

Aktualność;

Dokładność (z pewnym prawdopodobieństwem);

Adekwatność;

Niezawodność (z pewnym stopniem ryzyka);

Kompletność systemu informacyjnego (intensywność jakości i zasobów towarów, warunki etapów cyklu życia towarów Spółki i konkurentów itp.);

Celowanie;

Poprawność prawna informacji;

Mnożnik użytkowania;

Wysoki stawka zbierania, przetwarzania i transmisji;

Możliwość kodowania;

Znaczenie informacji.

Gdy przepływ informacji jest charakterystyczny, ruch przepływów informacji, ich intensywność i stabilność, algorytmy konwersji informacji, a obwód przepływu dokumentu odpowiadający tym obiektywnym warunkach są zbadane.

Rozwiązania są idealnym opisem pożądanego stanu obiektu i sposobów osiągnięcia tego stanu. Są one produktem o ograniczonym zastosowaniu, ponieważ są one skierowane do konkretnego obiektu w jasno opisanych warunkach. Jakość rozwiązań jako gotowego produktu jest objawiana pośrednio, w działaniach obiektu, do którego skierowana jest niniejsza decyzja.

Podczas tworzenia wsparcia informacji, skup się na uśrednionym, wyrównanym zapotrzebowaniu na informacje o menedżerach i specjalistach [patrz pr. 7]. Specjalne miejsce dotyczy zarządu zarządzania, co odzwierciedla postępujące techniki i metody zarządzania organizacją.

W procesie organizowania informacji ma zasadnicze znaczenie dla tego warunkowe stałe spełniając rolę regulacyjnej i zmienna . Oba te typy informacji oparte na analizie łączy klasyfikacji są zorganizowane w blokach ze sobą (modelach), które można określić, tj., Charakteryzując proces w statyce lub dynamikę, składniki odzwierciedlające określoną sytuację modelową.

Proces formowania wsparcia informacji obejmuje kilka etapów:

Opis stanu obiektu, tj. Fotografię fizyczną. Zakłada to zestaw technicznych i ekonomicznych wskaźników i parametrów charakteryzujących system sterowania i zarządzanego, z odpowiednią klasyfikacją tych wskaźników;

Modelowanie Linki klasyfikacji w tablicach informacyjnych z wydalaniem zależności przyczynowych, tj. Tworzenie prywatnych modeli statycznych;

Reflection Information Models Dynamika poszczególnych elementów i procesów, tj. Uzasadnieniem trendów zmian ilościowych i jakościowych w produkcji. W tym przypadku zmiana ilościowa oznacza korekcję informacji, a zmiana jakościowa jest jej częściową lub pełną restrukturyzacją;

Zintegrowany model informacji procesu produkcyjnego, odzwierciedlając relację i dynamikę procesów lokalnych i wszystkich produkcji.

Procedura formacji określa podejście do analizy składu informacji. Organizacja informacji w dużej mierze określono procedurę jego przechowywania, rejestracji, aktualizacji, transmisji i użytkowania. Wyraźna organizacja banków danych umożliwia pełniejsze uzasadnianie kierunku ruchu, intensywność przepływów, wzorców jego konwersji, metody żądań i odbierania.

W związku z tym system wsparcia informacyjnego jest zestawem danych dotyczących celów, warunku, kierunków rozwoju obiektu i otaczającego medium, zorganizowane w nawiązanych wątkach przepływu. System ten obejmuje metody uzyskiwania, przechowywania, wyszukiwania, przetwarzania danych i wydawania ich użytkownikowi.

2 metodyczne aspekty badania przepływów informacyjnych

2.1 Metody badań informacji

Wdrożenie wymogów dotyczących analizy organizacji zarządzania, w dużej mierze zależy od jakości i ilości informacji o stanie analizowanego obiektu. Informacje muszą być konieczne i wystarczające, obiektywnie charakteryzują organizację zarządzania przy użyciu ilościowych właściwości specyficznych.

Główne źródła uzyskania informacji o obecnej organizacji zarządzania i trendami jego rozwoju są obecnie następujące.

Pierwsze źródło - raportowanie danych i bieżący rok. To źródło umożliwia identyfikację liczby i składu pracowników zaangażowanych w aparat do zarządzania, kwotą kosztów zarządzania, koszt technologii organizacyjnej i obliczeniowej.

Drugie pochodzenie - badanie dokumentacji politycznej (Zamówienia, zamówienia, protokoły posiedzeń, materiały na temat weryfikacji wykonania, raporty poszczególnych podziałów itp.) .

Trzecie źródło - specjalne badania. To źródło jest obecnie głównym.

Obecnie ważne są dane. o oblocie obciążenia materiałów i rzeczywistych elementów systemu sterowania. Przedmiotem obserwacji w tym przypadku jest osobny obiekt - maszyna obliczeniowa, instalacja wielokrotna, dowolny dokument.

Ważnym źródłem danych dotyczących organizacji zarządzania prowadzenie specjalnych badań Pracownicy aparatu zarządzania lub zespół odpowiedniej jednostki zarządzanego obiektu.

Te źródła informacji nie wykluczają się nawzajem. Muszą być łączone, uzupełniające i wzbogacając materiał uzyskany przez różne metody.

Obecnie z powodzeniem zastosowano kilka technik wsparcia informacyjnego. Różnią się one w akceptowanych cechach liczby informacji (symboli, rekordów, grafin, dokumentów itp.), Metody i narzędzia do analizy. Najbardziej zaprojektowane metody można uznać za następujące metody.

1) Metoda modelowania matrycy procesów rozwoju danych, testowany na przedsiębiorstwach maszynowych.

2) Metoda grafoanalityczna do badania przepływów informacyjnych, testowanych w fabrykach metalurgicznych.

3) Opis informacji przepływa w postaci graficznego drewna.

4) Metoda powiązań informacyjnych planowanych obliczeń.

5) Metoda analizy badawczej zadań zarządzania, opracowany na identyfikacji "krótkich" przepływów.

Metody te postępują przede wszystkim z całkowitej charakterystyki ilościowej informacji.

Każda z tych metod ma swój własny zakres: niektóre są wygodne do opisywania powiązań informacyjnych między podziałami, innymi - między grupami zadań, indywidualnych zadań i grup procedur podstawowych.

Najbardziej kompletna i szczegółowa refleksja i analiza przepływów informacyjnych można uzyskać za pomocą modeli informacji, które są opracowane jako modele Matrix. . Jednocześnie stosuje się różne matryce - procesy materialne i procesy dokumentów, zarządzanie dokumentami i skład rozwiązań i zadań na określonym poziomie zarządzania, zgodnie z niektórymi grupami zadań, na różnych poziomach zarządzania itd.

Częściej niż inne są używane modele w postaci matryc i wykresów. Oba te metody obejmują alokacji w systemie informacyjnym w postaci niezależnych składników danych źródłowych, pośrednich i końcowych. Pozwala to na badania ich w izolacji, które ma zasadnicze znaczenie dla potrzeby potrzeby informacji zewnętrznych i wewnętrznych.

Modele matrycowe przepływów informacyjnych krążących można zbudować w różnych wersjach, ale jako podstawowe macierze są wymiarem "dokumentu do dokumentu", "wskaźnik na wskaźniku". Jednocześnie dokumenty można uznać za jednolite bloki.

W klasycznej formie Matrycy modele są przeznaczone do analizy łączy klasyfikacji. Ale są również akceptowalne, aby zbadać główne cechy wsparcia informacyjnego urządzenia zarządzającego, ponieważ pozwalają im pokazać różne grupy gatunków i źródeł informacji oraz przyczynić się do pełniejszej identyfikacji rzeczywistego bezpieczeństwa i możliwości poprawy zadań różne rodzaje.

Metoda Grafanalylic. Badania przepływów informacyjnych opierają się na reprezentacji ich wykresu informacyjnego i analizy macierzy w sąsiedztwie. Liczba można zbudować na poziomie dokumentów, na poziomie komponentów (dane źródłowe, pośrednie i zewnętrzne) oraz na poziomie syntetycznym (dane źródło i pośrednie, wyniki zewnętrzne i funkcyjne).

Na podstawie modeli Grafanalitycznych możliwe jest określenie liczby gatunków oryginalnych, pośrednich i skutecznych informacji stosowanych i uzyskanych podczas problemu rozwiązania problemu, częstotliwości wykorzystania różnych danych informacyjnych, rzeczywisty stosowanie każdego wskaźnika w pracy.

Mając wykresy głównych zadań i procedur rozwiązanych podczas procesu sterowania, możliwe jest uzyskanie matrycy układu wykresów, wskazując relację między zadaniami a dokumentami stosowanymi w kontroli. Wykres każdego zadania i określony poziom kontroli umożliwia ustanowienie racjonalnej ciągłości informacji, możliwość wykorzystania wyników pośrednich i końcowych tego zadania dla innych.

Wykres strukturalny. Może być używany do obliczenia ilości informacji.

Te techniki analizy wsparcia informacji w krumieniu umożliwiają rozważenie wszystkich stron do aspektu semantycznego analizy.

2.2 Metody badań informacji graficznej i matrycowej

Najbardziej w pełni analiza wsparcia informacyjnego może być przeprowadzona podczas konstruowania i analizowania schematu blokowego nośników informacji w postaci wykresu informacyjnego.

Uzasadniając przepływy informacje, należy wziąć pod uwagę:

Ruch informacyjny w samej obsługi informacji (z bloku do bloku);

Relacje i ciągłość informacji w procedurach technologicznych jednego podsystemu funkcjonalnego i między niezależnymi jednostkami funkcjonalnymi;

Hierarchiczny kierunek ruchu informacji;

Fokus i typy informacji wyjściowych.

W tym celu z powodzeniem stosowane są modele informacyjne obiektów i procesów. ASUP tworzy możliwość przejścia z modeli informacji budowlanych dla indywidualnych funkcji i kontroli, aby zbudować model informacji kontroli jako całości i dla przedsiębiorstwa.

Procedura przygotowania do rozwiązywania grupy zadań lub odrębnego zadania oznacza wstępne określenie składu, sekwencji i relacji elementów strukturalnych przepływów informacyjnych zapewniających proces rozwiązania. Komponenty strukturalne przepływu obejmują dokumenty wejściowe i wyjściowe (poziom analizy funkcjonalnej), tablice oryginalnych, pośredniego i wyjściowego informacji (poziom elementów analizy), biorąc pod uwagę dedykowane poziomy niezależnie lub integrując je w jednym schemacie.

Dla ustalonych w kompozycji i zawartości przepływów informacji w obiekcie automatyzacji, ciągłej kompozycji i interakcji elementów ACS oraz problemów zadań, struktura przepływów informacji w systemie będzie ogólnie niezmieniona. Sekwencje i relacje zdefiniowanych elementów strukturalnych strumieni są stałe i można je znaleźć raz. Aby zautomatyzować proces analizowania przepływów informacji, konieczne jest stworzenie odpowiedniego model informacji.. W tym celu wygodnie wykorzystuje aparat teorii wykresów.

Wyobraź sobie elementy strukturalne strumieni przepływu w postaci wierzchołka zorientowanego wykresu g \u003d (m, v), z których łuki odzwierciedlają ich linki między sobą. Każda para wierzchołków MI i MJ jest podłączony przez łuk kierowany od MI do MJ tylko wtedy, gdy istnieje przejście informacji z MI do MJ.

Korzystając z właściwości wykresów, możliwe jest uzyskanie wielu ważnych charakterystyk badanych przepływów w systemie.

Tworzymy matryce mocy przylegania R, R2, ..., R N i całkowitej macierzy. Analiza macierzy umożliwia ustawienie następujących właściwości strumieniowych. Komponenty zamówienia MJ jest określony przez największą ścieżkę łączącą MI z MJ. Jest równy stopniu n matrycy przylegania, w którym. Maksymalna wartość komponentu MJ jest określona przez największą ścieżkę z MI do MJ dla całego wykresu informacyjnego. Dane początkowe są podświetlone w równym zero ilości elementów kolumny matrycy Argenty. Wraz z równością zero ilości elementów linii I są podświetlone wyjście. Wartości są równe liczbie składników odpowiednio, zawarte w MJ i liczbie wyników, w których wchodzi MI. Element R IJ macierz stopnia przylegania n jest równy liczbie ścieżek n, wiązania MI i MJ. Elementy Matrixes R и IJ podsumowują całkowitą liczbę wszystkich ścieżek z MI do MJ bez zmiany długości ścieżki.

Elementy kolumny nie są równe zerowej matrycy R równej zero, umożliwiają identyfikację wszystkich elementów, które tworzą MJ na wszystkich ścieżkach danych. Nie zerowe elementy I struny wskazują, że wyniki w tworzeniu, którego element MI jest używany.

Korzystając z matrix przyrody R, a wartość zamówienia można określić czas trwania przechowywania elementów pośrednich w odniesieniu do wyjścia.

Algorytm do analizy przepływów informacyjnych jest reprezentowany w formie ogólnej w załączniku 9. Modyfikowanie algorytmu, można uzyskać prawie wszystkie cechy interakcji elementów w modelu ACS. Fragment prawdziwego modelu ilustrującego objętość i złożoność relacji elementów systemu jest podana w dodatku 10. W przypadku jasności, tylko w nim włączony są tylko indywidualne tablice informacyjne i zadania funkcjonalne. Z tego powodu niektóre z najważniejszych powiązań między elementami informacji wejściowych i wyjściowych są przydzielane na fragmencie.

Wykresy informacyjne i odpowiednie matryce sąsiadujące do określenia ilości informacji na temat problemów, grup zadań, podsystemów, systemu jako całości i zgodnie z dowolnymi innymi elementami strukturalnymi wykresu.

Jak pokazano powyżej, wielkość danych wprowadzonych do systemu jest dość duża, dlatego ich skuteczna organizacja na poziomie silnika jest istotna. Analiza informacji o uzyskiwaniu danych źródłowych w celu zbudowania lub zrekonstruowania utworzonego funduszu informacyjnego jest dogodnie przeprowadzany na rozpatrywanym modelu wykresu w pojedynczej algorytmie analizy. Zaleca się analizę następujących relacji:

Przejrzyj liczbę zadań, w których ten wskaźnik jest używany. Zgodnie z tymi informacjami współczynnik duplikacji danych jest obliczany w przypadku organizacji indywidualnych tablic ze źródłami danych dla każdego zadania;

Oblicz matrycę wspólnego występowania par wskaźników w zadaniach, których elementy pokazują liczbę zadań, w których odpowiednie wskaźniki są używane razem. Takie wskaźniki można łączyć i wykorzystywać ogólnie przez szereg informacji ujednoliconego funduszu informacyjnego;

Określ liczbę i listę zadań, w których wskaźnik napotkany jest wraz z innymi wskaźnikami, a także liczbą i listą wskaźników. Pozwoli to zidentyfikować grupy wskaźników, które są używane tylko razem i nie są używane w żadnym zadaniu.

Proces grupowania wskaźników do zadań można sformalizować, wprowadzając stosunek komunikacji między grupami. Stosunek komunikacji jest obliczany przez następujący wzór:

Departament Finansowy obejmuje - 35 formularzy, wyjdź - 34 formularzy dokumentów, co stanowi 13% przy wejściu i 12,7% na wyjściu;

Planowanie i Wydział Gospodarczy obejmuje - 32 formularzy, wychodzi z formularzy - 32 formularzy, co stanowi 12% przy wejściu i 12% na wyjściu;

Departament Marketingu obejmuje - 44 formularzy, wyjść - 41 formularzy, co stanowi 16% przy wejściu i 15% na wyjściu;

Wydział produkcji i wysyłki obejmuje - 31 formularza, wyjścia - 22, który wynosi 12% na wlocie i 8% na wyjściu.

Programy przenoszenia dokumentów w tych podziale są prezentowane dodatek.

W ten sposób widać, że przy wejściu do działów przepływy są bardziej pobierane niż na wyjściu. Sugeruje to, że jednostki funkcjonalne przetwarzają przychodzące informacje, ewentualnie ich uproszczenie. W celu śledzenia sposobu przetwarzania i używanych jednostek, wprowadzając je bardziej szczegółowo, zbadamy przepływy informacji w Departamencie Planowania i Gospodarki.

3.2 Budowanie modelu graficznego i matrycy zarządzania dokumentami

System zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie jest pokazem jego działalności produkcyjnej i gospodarczej. Ponieważ produkcja się poprawia, zmiany pracy. Zmiana ta wyraża się w pojawieniu się nowych (lub wyeliminowanych istniejących) form dokumentów i zmiany tras ich ruchu.

Aby przeanalizować system przetwarzania danych, wskazane jest podzielenie wszystkich dokumentów krążących w przedsiębiorstwie dla trzech głównych grup: planowanych, rzeczywistych (raportowania), regulacji.

Matryca Model. (Zobacz załącznik) Ruchy informacyjne w Planowaniu i Wydziale Gospodarczym OJSC "Electroagregat" na formach dokumentów pokazują, że główna działalność podziału w tym procesie biznesowym związana z planowaniem ma na celu opracowanie kluczowych dokumentów przeniesienia do Departamentu Finansowego i Departamentu Księgowego, departament połączenia zewnętrzne, Oyotis i Oikhio.

Na przykład, do Departamentu finansowego dodaje się 4 formularzy planowanych dokumentów, w Departamencie Rachunkowości - 3, do Departamentu Stosunków Zewnętrznych - 3, w Ootis - 3, w Oikhio - 3 formy dokumentów.

Aby przeprowadzić bardziej rozbieżną analizę zarządzania dokumentami dla PEO, konieczne jest na podstawie matrycy ruchu dokumentów w procesie biznesowym z zawarcia umowy do sprzedaży produktów zobacz załącznik Zbuduj tabelę informacji zobacz załącznik .

Chociaż między jednostkami i istnieją bliskie relacje, które komplikują proces przenoszenia dokumentacji w rozwiązywaniu problemów, ale główny przepływ danych pochodzi z PEO do Departamentu Finansowego. Ważne jest, aby pamiętać, że konieczne jest zachowanie nie tylko linków między jednostkami funkcjonalnymi, ale także tak zwaną opinią. Jest to wyjaśnione następującym czynnikami:

Oddzielenie podziałów w rozwiązywaniu planowania i zadań ekonomicznych;

Zdecentralizowane wykorzystanie standardów do rozwiązywania problemów różnych poziomów planowania.

Prowadzi to do faktu, że w procesie działania każda jednostka musi rozwiązać zaplanowane zadania. Jednak głównymi zadaniami przedsiębiorstwa są określane przez plan produkcji za rok i plan produkcyjny na miesiąc.

W celu rozwoju i zatwierdzenia planu produkcyjnego w PEO dostarczają informacji:

Zarządzanie marketingiem i sprzedażą (UMIS) - projekt planu nomenklatury produkcyjnej,

Zarząd techniczny (TU) - projekty planów przebudowy i rekonstrukcji technicznych, przygotowanie produkcji i rozwój nowych i zmodernizowanych typów produktów; techniczny repale i nabywanie sprzętu; ochrona środowiska; Zdalne zużycie energii, drenaż, usługi komunikacyjne i naprawa urządzeń,

Zarządzanie jakością (CK) - szacunki dotyczące kosztów certyfikacji licencyjnych i produktów,

Zarządzanie ramkami i reżimem (UKIR) - szacunki wydatków na szkolenie techniczne i wydatki na utrzymanie WCR,

Departament Budownictwa Kapitałowego (Ox) jest projektem planu konstrukcji kapitałowej i naprawy.

Dostarczany jest roczny i miesięczny plan produkcji:

Dyrekcja wykonawcza (ID),

Zarządzanie techniczne (TU),

Zarządzanie produkcją (PU),

Zarządzanie marketingiem i sprzedażą (UMIS),

Departament Finansowy i Gospodarczy (FEU).

Prezentowany jest schemat wykonania pracy w rozwoju i zatwierdzeniu planu produkcyjnego dodatek .

W procesie rozwoju i zatwierdzenia planu produkcyjnego stosuje się 13 form dokumentów, które dostarczają jednostki funkcjonalne i wspomniane powyżej.

Dokumenty stosowane w rozwoju planu produkcyjnego:

Plan produkcji projektu,

Plan rozwoju nowych i ulepszonych produktów,

Zaplanuj rekonstrukcję, techniczne repale i nabywanie sprzętu,

Pomoc na temat planowania kosztów ochrony środowiska w ramach Departamentu Odotu,

Ocena wydatków energetycznych, drenażowych, usług komunikacyjnych, naprawy wykonawców sprzętu,

Plan oczekiwanych kosztów certyfikacji pracy,

Oszacowanie wydatków na ramki szkoleniowe w głowie OJSC "Electroagregat",

Szacowane koszty utrzymania WCR

Projekt planu budowy kapitałowej i naprawy budynków i struktur,

Plan dla głównej wykonalności wskaźników ekonomicznych,

Plan projektu (miesięcznie),

Cena za produkty konkurentów.

3.3 Uzasadnienie kierunków poprawy przepływów informacyjnych

Aby uzyskać bardziej szczegółową analizę przepływów informacji w Peo Departamentu, oblicz ciągłość przepływów informacji do przygotowania miesięcznego planu produkcyjnego.

Ciągłość przepływu informacji (1), gdzie t U.nor, T U.Factywność jest czas trwania cyklu zarządzania, obliczonego przez okres przejścia dokumentu, regulacyjnego i rzeczywistego.

Miesięczny plan produkcyjny należy sporządzić do 25. limitu poprzedniowego miesiąca miesiąca. Jednak w praktyce istnieją pewne trudności w opracowywaniu następnego planu produkcji. Na przykład uchwały wyższych organizacji.

Do Nur na styczeń \u003d 30 dni / 16 dni \u003d 0,89,

Nur na luty \u003d 31 dni / 35 dni \u003d 0,89,

Nur na marca \u003d 31 dni / 35 dni \u003d 0,89,

Nur na kwiecień \u003d 31 dni / 32 dni \u003d 0,97.

Nur dla apvatal \u003d (0,89 * 3 + 0,97) /4\u003d0.91.

Na podstawie pewnej ciągłości przepływów informacyjnych na każdy miesiąc widać, że jest mniej lub bardziej stabilny przez pierwsze trzy miesiące, choć blisko 1, ale nie równa. Jest to zazwyczaj korzystny trend, ponieważ przepływ informacyjny jest ciągły, chociaż PEO, jak widać, jest widoczna, jest postrzegana przy przyjęciu planu produkcyjnego na następny miesiąc (). Jednak w kwietniu plan przeszedł tylko 1 dzień później. W ten sposób, ponieważ od początku roku dokonano pewnych zmian w metodzie sporządzenia planu, co spowodowało trudności przez 3 miesiące. Ale te pytania zostały pomyślnie rozwiązane. Ogólnie rzecz biorąc, na kwartał, ciągłość przepływów informacyjnych jest dość dopuszczalna.

Zarządzanie współczynnikiem kontrolnym.

(2), gdzie -

D 1, D 2, D 3 - termin realizacji dla odpowiednich dokumentów;

Do 1, do 2 do 3 - LGD z otrzymanego okresu wykonania dokumentów w dniach;

d 1, D2, D 3 - proporcja dokumentów określonego typu.

W ciągu roku powstaje 13 form dokumentów rocznie do tworzenia rocznego planu. Częstotliwość wykonania dokumentów (3), gdzie d jest liczbą dokumentów opracowanych do przygotowania rocznego planu produkcyjnego rocznie; D ij - liczba i-th dokument j-th okresowość rozwinęła się na okres; N j - liczba okresów roku. Tak więc liczba dokumentów opracowanych do przygotowania planu produkcyjnego wynosi 13.

Przepływy informacyjne są ilością przepływów informacyjnych, które pozwala na działalność finansową i gospodarczą przedsiębiorstw.

W celu normalnego funkcjonowania przedsiębiorstwo powinno otrzymywać kompletne i wysokiej jakości informacje przed i po dokonaniu go przez zarządzanie decyzjami zarządzania.

Dobre informacje pozwalają firmie:

• - uzyskaj konkurencyjne korzyści;
• - zmniejszyć ryzyko finansowe;
• - Zidentyfikuj postawę kupujących;
• - Uzasadnij intuicyjne rozwiązania;
• - poprawić skuteczność działań;
• - Postępuj zgodnie ze środowiskiem zewnętrznym;
• - koordynować strategię;
• - Zwiększenie zaufania do umów osiągniętych i przyjętych zobowiązań.

Jeden z najważniejszych warunków Udane funkcjonowanie produkcji jako całości jest obecnością takiego systemu informacji, które pozwoliłoby kojarzyć wszystkie działania i zarządzać go w oparciu o zasadę całości.

Informacje są gromadzone i analizowane przez cztery systemy pomocnicze, które w agregacie są: wewnętrzne raportowanie, badania rynku, analiza informacji i zbiór bieżących informacji zewnętrznych.

Określając parametry przedsiębiorstwa, sprawozdawczości finansowej i księgowej odgrywa specjalną rolę. Ten wewnętrzny system raportowania wyświetla bieżącą sprzedaż, koszty, woluminy rezerw materiałów, przepływy pieniężne, informacje o należnościach i kontach.

O dużym znaczeniu dla informacji ma ciągłość swojej kolekcji. Zapewnia to pełną jasność w sprawach własnego przedsiębiorstwa, a także zdolności i gotowość do zapewnienia rynku niezbędnych towarów w wymaganych wolumenach.

W logistyce przeznaczono typy przepływów informacji w zależności od:

• - z rodzaju systemów związanych z przepływem - poziomym i pionowym;
• - z miejsca przejścia - zewnętrzne i wewnętrzne;
• - Od kierunku w stosunku do systemu logistycznego - wejście i wyjście (rys. 1).

Figa.

Poziome przepływy informacji Najczęściej nie są nieformalne, są one najbardziej skuteczne, z komunikowanego punktu widzenia. Pozostają około 90% informacji. Oznacza to, że utrata informacji podczas transmisji w ten sposób jest minimalna. Wyjaśnia to fakt, że ludzie, którzy są na jednym poziomie hierarchii serwisowej, są psychicznie łatwiejsze do zrozumienia siebie, ponieważ rozwiązują te same zadania i napotykają podobne problemy (rys. 2).

Figa.

Pionowe przepływy Są między pracownikami lub grupami pracowników znajdujących się na różnych poziomach hierarchii, na przykład między szefem a podwładnym.

Z kolei, płyny informacyjne pionowe są podzielone na malejąco (od przywództwa do zwykłych pracowników na hierarchii) i rosnąco (od niższych pracowników do wyższej) (rys. 3).

Figa.

Informacje zewnętrzne przepływy Odzwierciedlają relacje między przedsiębiorstwem a podmiotami gospodarczych i politycznych pracujących. Definiują interakcję między przedsiębiorstwem, swoim rzeczywistym i potencjalnym klientom, a także konkurencjom. Firma musi stale monitorować główne składniki środowiska zewnętrznego, do których należą czynniki ekonomiczne, technologiczne, polityczne i prawne, społeczno-kulturowe i fizyczne i środowiskowe.

Wewnętrzne przepływy - Są to płynie informacyjne między różnymi usługami i poziomami przedsiębiorstwa, takich jak dokument w sprawie uwalniania materiałów z magazynu fabrycznego w sklepie przedsiębiorstw, dokument na wakacjach zasobów materiałowych z jednego warsztatu do drugiego, dokument akceptacyjny na Magazyn gotowych produktów, produktów i części. Informacje wewnętrzne Przepływy wyraźnie charakteryzują etapy procesu: wyposażone, intraprodukcyjne, sprzedaż.

Główne cechy wewnętrznych przepływów informacyjnych są: uproszczona konstrukcja, certyfikowana przez podpisy urzędników, wewnątrz indywidualnych jednostek produkcyjnych (warsztaty i witryny) często składają się z wiadomości doustnych.

Wprowadzone przepływy informacji - jest to sekwencja dokumentów i danych przychodzących do wejścia do systemu informacyjnego,

informacje niezbędne do rozwiązania problemu i znajdujące się na różnych mediach: dokumenty podstawowe, nośnik maszyn, w pamięci komputer osobisty. W tym celu lista informacji wejściowych i skład szczegółach każdego rodzaju informacji wejściowych, położenie szczegółów informacji wejściowych, opis danych szczegółów (pól) dokumentów wejściowych są sporządzane.

Informacje weekendowe przepływy - Są to wiadomości poza tym samym systemem logistycznym lub jednym z jego podsystemów.

Przepływ informacji charakteryzuje się następującymi wskaźnikami:

• - źródło wystąpienia;
• - kierunek ruchu przepływu;
• - transmisja i prędkość odbioru;
• - intensywność przepływu itp.

Przepływ informacji mierzy się przez liczbę przetwarzanych lub przesyłanych informacji na jednostce czasu.

Metody pomiaru liczby informacji zawartych w dowolnej wiadomości są badane w sekcji Cybernetyki, która nazywana jest teorią informacji. Zgodnie z tą teorią, tzw. Jednostka binarna jest akceptowana dla tej teorii. Podczas korzystania z komputerów elektronicznych informacje są mierzone przez bajty. Bajt jest częścią słowa maszyny, składające się zwykle z 8 bitów i używane jako jeden liczb całkowity podczas przetwarzania informacji w komputerze.

Wykorzystywane są również pochodne liczby informacji: kilobajte i megabajty.

W praktyce działalności gospodarczej można również zmierzyć informacje:

• - liczba przetwarzanych lub przesyłanych dokumentów;
• - Łączna liczba dokumentów przetwarzanych lub przesyłanych przez dokumenty.

Konieczne jest również zidentyfikowanie miejsca gromadzenia, wejścia i wyjścia informacji, formy jej zgłoszenia i dokumentacji. Aby zbudować takie systemy, należy użyć jak największym wykorzystaniu nowoczesnych produkty komputerowe, możliwości ich włączenia lokalnego sieci komputerowe oraz dostęp do sieci międzynarodowych, takich jak Internet.