العمليات المرتبطة بتدفق المعلومات. ملخص: تحسين تدفق المعلومات للمشروع

يقع مركز "الواحة" الترفيهي على شاطئ البحر ، في وسط منطقة المنتجع ، الذي بني في عام 2001 ، على مساحة 3 هكتارات ، حراسة ، تم تصميم المبنى لـ 200 مكان ، ويعمل على مدار السنة. كل عام يتم تزيين الغرف.

يحتوي بيت الصعود على موقف مجاني للسيارات وهواتف بين المدن وخلايا فردية لتخزين الأشياء الثمينة.

على بعد مسافة قصيرة سيرا على الأقدام ، هناك العديد من متاجر المنتجع والسينما والمعالم السياحية والكازينوهات والمراقص والنوادي الليلية وشاطئها المجهز.

في مكتب الخدمة في مركز الترفيه ، يمكنك طلب النقل وشراء تذكرة لرحلة أو حفلة موسيقية ، وكذلك الحصول على جميع المعلومات اللازمة حول المدينة والراحة.

المجالات الرئيسية للنشاط هي:

عطلة عائلة العافية.


سياحة عمل؛


جولات ترفيهية متخصصة ؛


إعادة تأهيل وتدريب الرياضيين قبل الموسم ؛


وقت تسجيل المغادرة هو 8 صباحاً.


يمكن توفير غرف الدرجة السياحية: مفردة ، مزدوجة ، ثلاثية ، مع تلفزيون وثلاجة في كل غرفة ، غرف من نوع الكتلة - مثالية لعائلة من 4 أشخاص مع أطفال بالغين ، أيضًا أجنحة ، واحد - أو غرفتين ، مع نظام تكييف فردي وجميع وسائل الراحة الممكنة: أثاث عملي مريح ، تلفزيون متصل الفضائيات، وميني بار ، وحمام واسع.


لخدمات السياح:


مجمع شاطئي مجهز: كراسي تشمس ، كبائن متغيرة ، حجرة استحمام ، حمامات ، مرحاض ، بار على الشاطئ ، تأجير قوارب


ملعب تنس بعشب اصطناعي


ملعب كرة الطائرة؛


ملعب كرة سلة


مكتبة؛


موقف سيارات مجاني؛


ساونا؛


صالون حلاقة؛


قاعة مؤتمرات تتسع لـ 100 مقعد ؛


شاطئ مريح


تنظيم النقل ؛


الرحلات والرحلات التعليمية.


أهداف الشركة هي تحقيق الربح وتوسيع سوق السلع والخدمات.


يتمتع المشروع بحقوق مدنية ويتحمل الالتزامات المدنية اللازمة لتنفيذ أي أنشطة لا يحظرها التشريع الحالي وميثاقه.


الهيئة العليا للشركة هي الاجتماع العام للمشاركين في الشركة. يمكن أن يكون الاجتماع العام للمشاركين عاديًا أو غير عادي.


الهيئة المشرفة على الأنشطة المالية والاقتصادية للشركة هي هيئة المراجعة.


تتولى الهيئة التنفيذية الوحيدة للشركة إدارة الأنشطة الحالية للشركة. الهيئة التنفيذية هي المدير المسؤول في أنشطته أمام الاجتماع العام للمشاركين في الشركة. تعمل الهيئة التنفيذية الوحيدة ، بدون توكيل ، نيابة عن الشركة ، بما في ذلك تمثيل مصالحها ، وإبرام المعاملات ، واعتماد الموظفين ، وإصدار الأوامر وإعطاء التعليمات الملزمة لجميع موظفي الشركة.


يعمل في المركز الترفيهي 41 شخصًا:


مخرج؛


نائب المدير للشؤون الاقتصادية ؛


رئيس الحسابات؛


مدير التسويق (مدير مبيعات القسائم) ؛


محاسب؛


كاتب سكرتير


ممرضة؛


أخت عشيقة


منظم ثقافي


امين المخزن؛


أربعة إداريين ؛


ثلاث خادمات


سيدتي تنظيف


الغسيل.


طاه؛


طهاة


ثلاث نادلات.


ثلاثة عمال مطبخ ؛


ثلاث غسالات أطباق.


عامل الكهرباء؛


سباك؛


نجار؛


ثلاثة سائقين


بستاني.


يمكن تقسيم الهيكل التنظيمي للمشروع إلى 4 أقسام:


1) قسم المالية؛


2) قسم الصيانة


3) مقصف؛


4) قسم خدمات المستهلك للسياح.


كل قسم له هيكله الخاص ويؤدي وظائف معينة.


فيما يلي رسم تخطيطي لتنظيم إدارة أقسام السكن الداخلي.





كما ترى ، يشير الهيكل التنظيمي والإداري لشركة OASIS Recreation Center LLC إلى الهيكل الإداري الوظيفي الخطي.


تتمثل مهمة OASIS Recreation Center LLC في الحصول على حصة معينة من سوق الخدمات الترفيهية على ساحل البحر الأسود في إقليم كراسنودار.


2. تدفق المعلومات في المؤسسة


يمكن تمثيل تبادل المعلومات في المؤسسة الخاضعة للتحقيق ككل في شكل رسم بياني (الشكل 2).





تعمل المعلومات كأساس لعملية الإدارة. عن طريق المعلومات ، يتم تنفيذ مراحل التكرار الدورية لعملية التحكم في الحصول على المعلومات عن حالة الكائن المتحكم فيه ومعالجتها ونقل أوامر التحكم إليه. وبالتالي ، بمساعدة المعلومات ، يتم تحقيق الاتصالات بين الموضوع والشيء أو بين الأجزاء المسيطر عليها والمسيطر عليها من نظام التحكم العام. وبالتالي ، فإن جميع أنواع المعلومات المطلوبة للإدارة تشكل نظام معلومات.


نظام إدارة المعلومات الداخلية هو مجموعة من عمليات المعلومات لتلبية حاجة المنظمة إلى المعلومات على مستويات الإدارة المختلفة أو مراكز القرار.


المهام الهامة لنظام المعلومات الداخلي هي:


- تحديد الاتجاهات الرئيسية لنظام جمع ومعالجة وتخزين البيانات الأولية ؛


- تحديد الاتجاهات الرئيسية لتطوير تكنولوجيا معالجة المعلومات ؛


- تنسيق جمع ومعالجة بيانات القوائم المالية على أعلى مستوى من الإدارة وفي أقسام الإنتاج من أجل تحسين جودة وتوقيت استلام المعلومات المالية عن الشركة حسب الأعمال.


يقوم نظام المعلومات الداخلي بالمهام التالية:


- تحديد احتياجات كل قائد محدد في طبيعة ومحتوى المعلومات التي يحتاجها ؛


- تحديد الاحتياجات من الوسائل التقنية للشركة ككل وكل مدير لتقديم جميع المعلومات اللازمة ؛


- تحديد مستوى تكاليف استخدام الوسائل التقنية في نظام المعلومات ؛


- ضمان المستوى المناسب لجمع وتخزين وتوفير المعلومات ؛


- تطوير البرمجيات والبرامج التطبيقية.


عند التنظيم دعم المعلومات من الأهمية بمكان توزيع المعلومات على الأوامر المباشرة ، أي الأوامر ، القادمة من نظام التحكم ، والعكس ، مما يعكس رد فعل الكائن المتحكم به تجاه التغييرات الجارية وقرارات الإدارة المنفذة.


3. تداول الوثائق في المؤسسة


تدفق المستندات هو سلسلة من المراحل في حركة المستندات ، من لحظة إنشائها أو استلامها وتنتهي لحظة الانتهاء من تنفيذها ، أو إرسالها إلى المرسل إليه أو الإيداع. تمت الموافقة على احتمالات وثائق وسجلات المحاسبة الأولية المستخدمة ، ونظام معالجة المعلومات وطرق تنظيم تداول المستندات من قبل رئيس المؤسسة.


يتم رسم جدول سير العمل في شكل رسم تخطيطي ، أو قائمة بالأعمال أو رسم تخطيطي لتدفق المعلومات ، يعكس حركة المستندات في إطار التقسيمات الهيكلية للمشروع ، مع الإشارة إلى فنانيها والعلاقة وتوقيت العمل. بالنسبة لكل مؤسسة ، يتم تطوير الجدول الزمني مع مراعاة خصائصه ، مما يساهم في التوزيع الرشيد للمسؤوليات بين الموظفين ، وتعزيز وظائف التحكم في المحاسبة ، وحسن توقيت إعداد التقارير. يتحكم كبير المحاسبين في الامتثال لجدول سير العمل.


الطاولة 1
يتم إعطاء قائمة بالوثائق "المشاركة في سير عمل مؤسسة معينة.


في التين. يوضح الشكل 3 مخططًا لتدفق المعلومات للمؤسسة.


ميزات تدفق المستندات في المؤسسة:


- يتم الاحتفاظ بسجلات وبطاقات التسجيل لتتبع تدفقات المستندات: سجل العقود وأعمال الدخول وقبول وتحويل الأصول الثابتة والأصول غير الملموسة ، وسجل التوكيلات الصادرة وتسجيل الطلبات النقدية الصادرة والواردة وكشوف المرتبات وتسجيل الوثائق التنظيمية المقبولة للتنفيذ ، آخر؛


الجدول 1


مستندات المؤسسة


معرف المستند	عنوان الوثيقة
	متطلبات الفاتورة
	أمر الاستلام
	فاتورة إصدار البضائع على الجانب
	تقرير مادي عن المستودع
	مذكرة تسليم
	فاتورة
	تقرير المستودع
	تقدير التكلفة المخطط للمنتجات المسلمة
	تكلف
	قائمة معدات العمل
	سحب العمل الجاري
	فاتورة
	فاتورة المورد
	أمر دفع
	كشف حساب بنكى
	بطاقة تقرير
	سجل الطلبيات
	طلب
	أجازة مرضية
	مؤشرات لكل قسط
	تقرير استهلاك الطاقة
	أمر دفتر اليومية رقم 6
	أمر اليومية N11
	تقرير العائد
	تقرير عن نتائج الأنشطة المالية والاقتصادية




- تحدث حركة التيارات الوثائقية بشكل عمودي بشكل رئيسي - من الرأس إلى فناني الأداء ومن المؤدي إلى الرؤوس ؛ وظائف المديرين والمديرين في العمل المباشر مع الوثائق ، ووظائف الموظفين المشاركين في العمل المكتبي في تتبع أعمالهم ؛


- وثائق المحاسبة ، بسبب خصوصيتها ، لا تخضع للتسجيل المركزي ، ولكن يتم نقلها على الفور إلى قسم المحاسبة للتنفيذ ؛


- تخضع المستندات التي يتلقاها قسم المحاسبة للتحقق في الشكل والمحتوى ، ويتم تنظيمها وفقًا لتواريخ المعاملات الصادرة عن أوامر تذكارية (الأوراق التراكمية) ، ويمكن تجميع المعلومات الواردة فيها في السجلات المحاسبية ؛


- مستخدم البرمجيات مصممة لتقليل حجم سير عمل الورق وتقليل العمليات الروتينية لمعالجة المستندات.


- هناك رفض واضح لاستخدام ناقلات المعلومات الورقية.


كأتمتة تدفق المستندات وأنشطة المؤسسة ، فإنه يستخدم برنامج "محاسبة 1 C" الإصدار 8.0.


1C: محاسبة 8.0 يخزن معلومات كاملة عن الأطراف المقابلة (معلومات الاتصال ، الحسابات المصرفية ، رموز التسجيل) وموظفي المنظمة (بيانات جواز السفر ، الرموز الفردية ، المنصب ، الراتب).


1C: المحاسبة 8.0 تقوم تلقائيًا بإنشاء أشكال مختلفة من المحاسبة وإعداد التقارير الضريبية التي يمكن طباعتها أو حفظها في ملف لنقلها إلى IFTS.


للتحليل التشغيلي للحالة المحاسبية في 1C: محاسبة 8.0 ، يتم تقديم تقارير مختلفة: الميزانية العمومية ولوحة الشطرنج وتحليل الحساب وبطاقة الحساب وغيرها. يتم تخصيص كل تقرير لتوفير المعلومات التي تحتاجها فقط. على سبيل المثال ، لرؤية استلام جميع العلامات التجارية للمراوح في المستودع ، في الميزانية العمومية للحساب 41.01 "السلع في المستودعات" ، يمكنك تعيين التحديد للسلع التي تحتوي أسماؤها على كلمة "مروحة".


1C: المحاسبة 8.0 تبسط إلى حد كبير إعداد المحاسبة وإعداد التقارير الضريبية. على سبيل المثال ، لتكوين الميزانية العمومية ، يكفي الإشارة إلى المنظمة وفترة الإبلاغ. سيقوم البرنامج بملء جميع المؤشرات نفسها! يتم حفظ التقارير المعدة في البرنامج ، مما يسهل العودة إليها في فترات لاحقة. يمكن تعديل مؤشرات التقرير يدويًا ، وسيتذكر البرنامج جميع التغييرات التي أجريتها.


يتم تحميل مستندات الدفع التي تم إنشاؤها في 1C: Accounting 8.0 بسهولة إلى برنامج من نوع "عميل البنك". من السهل تنزيل المعلومات حول المدفوعات الواردة المستلمة من البنك. تبادل البيانات مع 1C: المحاسبة 8.0 تدعمه حوالي 700 مؤسسة ائتمانية.


"1C: Accounting 8.0" هو برنامج عالمي يستخدم لأتمتة المحاسبة والمحاسبة الضريبية ، بما في ذلك إعداد التقارير الإلزامية (المنظمة). هذا حل جاهز للمحاسبة في المنظمات التي تقوم بأي نوع من الأنشطة التجارية: تجارة الجملة والتجزئة ، وتجارة العمولة (بما في ذلك اللجان الفرعية) ، وتوفير الخدمات ، والإنتاج ، إلخ.


يتم تنفيذ المحاسبة والمحاسبة الضريبية وفقا للتشريعات الحالية للاتحاد الروسي. يتضمن التكوين مخططًا لحسابات المحاسبة ، تم إعداده وفقًا لأمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي "عند الموافقة على مخطط الحسابات للأنشطة المالية والاقتصادية للمنظمات وتعليمات لتطبيقه" بتاريخ 31 أكتوبر 2000 رقم 94n.


تنص منهجية المحاسبة على التسجيل المتزامن لكل سجل للمعاملات التجارية في كل من الحسابات المحاسبية والأقسام الضرورية من المحاسبة التحليلية والمحاسبة الكمية والعملات. يمكن للمستخدمين إدارة منهجية المحاسبة بشكل مستقل كجزء من إعداد السياسات المحاسبية ، وإنشاء حسابات فرعية جديدة ووجهات نظر تحليلية محاسبية.


يوفر "1C: Accounting 8.0" حلاً لجميع المهام التي تواجه الخدمة المحاسبية للمؤسسة ، إذا كانت خدمة المحاسبة مسؤولة تمامًا عن المحاسبة في المؤسسة ، بما في ذلك ، على سبيل المثال ، استخراج المستندات الأولية ، محاسبة المبيعات ، إلخ. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إدخال معلومات حول أنواع معينة من الأنشطة وعمليات التجارة والإنتاج ، من قبل موظفي الخدمات ذات الصلة في المؤسسة ، الذين ليسوا محاسبين. في الحالة الأخيرة ، يتم ترك خدمة المحاسبة مع التوجيه المنهجي والتحكم في إعدادات قاعدة المعلومات ، والتي تضمن الانعكاس التلقائي للمستندات في المحاسبة والمحاسبة الضريبية.


يمكن أيضًا استخدام حل التطبيق هذا فقط للمحاسبة والمحاسبة الضريبية ، ويمكن حل مهام أتمتة الخدمات الأخرى ، على سبيل المثال ، قسم المبيعات ، مع تكوينات متخصصة أو أنظمة أخرى.


يتم توضيح مجال الموضوع بشكل آلي بواسطة "1C: Accounting 8.0" من خلال الرسم البياني التالي.





تين. 4. مخطط تطبيق برنامج المحاسبة 1C


"1C: قسم الحسابات 8.0" هو مزيج من النظام الأساسي "1C: Enterprise 8.0" وتكوين "قسم الحسابات". في "1C: Accounting 8.0" ، هناك إمكانية للاستخدام المشترك مع الحلول التطبيقية "إدارة التجارة" و "إدارة الرواتب والأفراد" ، التي تم إنشاؤها أيضًا على النظام الأساسي "1C: Enterprise 8.0".


4. الدعم التنظيمي والفني للعمليات


المعدات المكتبية هي جزء لا يتجزأ من المعدات التقنية لأي مكتب. يؤدي سوء استخدام المعدات المكتبية إلى انخفاض إنتاجية العمل وكفاءة الإدارة والفنيين.


يمكن أن تشمل المعدات المكتبية بمعناها الواسع أي وسيلة تقنية تسهل العمل المكتبي ، من أقلام الرصاص والأقلام إلى أجهزة الكمبيوتر وشبكاتها. تشمل المعدات المكتبية بالمعنى الضيق فقط الوسائل التقنية المستخدمة في الأعمال المكتبية الورقية ، ووسائل الاتصال الإداري والتنظيمي.


المعدات التنظيمية المكتبية (المعدات المكتبية) - الوسائل التقنية المستخدمة لميكنة وأتمتة الأعمال الإدارية والهندسية.


تشمل المعدات المكتبية لمكتب الشركة التي تم التحقيق فيها مثل هذه الأجهزة والمعدات: جهازي كمبيوتر شخصيين ، وأجهزة هاتف وهاتف لاسلكي ، ومبادلة هاتفية آلية صغيرة ، ولوحة تبديل للمدير ، وجهاز فاكس ، الة نسخ، معدات عرض ، تغليف ، آلة قطع مستندات ، دباسة مستندات ، معدات حفظ الملفات ، أرفف وخزائن لحفظ الملفات ، خزانتان ، عربة ، إلخ.


Laminator - آلات لحماية المستندات من الرطوبة والغبار والزيت ومن التخزين غير المبالي من خلال تطبيق طبقة واقية على سطح المستند. يتم إدخال المستند في آلة ، حيث يتم معالجته بالحرارة ، ونتيجة لذلك يتم تطبيق طبقة واقية على جانبي المستند ، أو يتم لصق فيلم شفاف لاصق ببساطة على سطح المستند. يُنصح بتغليف الأوراق المالية والإعلانات وأغلفة الكتب والتقارير والقوائم والعديد من المستندات الأخرى. تستخدم الشركة تغليف فوجيبلا LPD 2315مكتب 230 مم. (A4) ، اليابان


يتم استخدام آلة خياطة السرج DC Mini HF كآلة خياطة السرج لطي الكتيب التلقائي والتدبيس مع الدبابيس المعدنية. إنتاجية تصل إلى 1500 كتيب في الساعة لها واجهة مع جامع الورقة ؛ يقوم جهاز DC Mini SR بتدبيس الكتل المتطابقة في الجزء العلوي الأيسر ويمكنه ثقب الثقوب الجانبية في الرابط.


تم تجهيز آلة تدمير الوثائق السرية والسرية بأصغر قطع وطحن دقيق بمحرك أوتوماتيكي وحاويات للمستندات التالفة والنفايات في شكل غبار ورق. يستخدم مصنع الدراسة شرودر HSM 100-5.8تحميل شخصي 225 مم ، أمان 2 ، جسيم 3.9 / 5.8 مم.


عمليات نسخ المستندات ونسخها (المقالات والإعلانات والكتيبات وما إلى ذلك) شائعة جدًا في الأعمال ومجالات العمل والأنشطة الاجتماعية الأخرى. لغرض نسخ ونسخ المستندات ، يتم استخدام وسائل تقنية خاصة. تستخدم الشركة ناسخة SHARP AP 5316 بتنسيق A3 / A4 كآلة نسخ ، طابعة رقمية متعددة الوظائف ، 16 kop / min.


يتم تركيب أجهزة الكمبيوتر في قسم المحاسبة وفي مكتب المدير P4-631-3000 / 512DDR / 82.3 جيجابايت / 3.5 ″ / As P5V800-MX / 350W / 52x ،التي ترتبط بشبكة واحدة. تحتوي أجهزة الكمبيوتر على أجهزة مودم مودم ACORP 56.0K [البريد الإلكتروني محمي] (فاكس ، صوت ، V92).


يعمل الكمبيوتر الذي يحتوي على مودم فاكس بشكل أكثر موثوقية واستقرارًا من الفاكس ، فهو يوفر العديد من الخدمات الإضافية: أكثر ملاءمة أتمتة فعالة إعداد نصوص الفاكس باستخدام ترسانة أدوات الكمبيوتر بالكامل ، والتكامل مع البريد الإلكتروني ، والتلكس ، وقاعدة بيانات الكمبيوتر ، ووجود كتاب مرجعي إلكتروني أكثر ضخامة يحتوي على مجموعة واسعة من المعلومات المفيدة ، والتمييز بين حقوق الوصول للموظفين والمشتركين الخارجيين في الفاكس ، والتحكم في مرور المراسلات ، والإحصاءات التفصيلية العمل بالفاكس ، إلخ.


بالإضافة إلى ذلك ، يتم تثبيت طابعات الليزر في قسم المحاسبة وفي مكتب المدير. طابعة HP Laser Jet 1018 600 × 1200 نقطة لكل بوصة ، 12 صفحة في الدقيقة ، 2 ميجابايت ، تحميل 3000 صفحة / شهر ، الدرج 150 لتر ، مما يتيح لك طباعة مستندات مختلفة.


تستخدم الشركة هواتف الفاكس باناسونيك KX-FP 218(A4 ، أبيض ، ورق عادي ، ناسخة ناسخة ، جهاز رد ، استقبال بدون ورق).


تستخدم الهواتف كهواتف باناسونيك 2350 فلاش ، إعادة طلب.


5. الاتجاهات الرئيسية لتحسين تداول الوثائق في المشاريع


تتضمن أتمتة العمل المكتبي أتمتة إعداد مستندات المؤسسة ، وتسجيل ومحاسبة المستندات الواردة إلى المنظمة ، وتمرير المستندات الداخلية ، بالإضافة إلى التحكم في تنفيذها.


يساعد التنظيم الجيد لتدفق المستندات على تمرير المستندات في الوقت المناسب من خلال أقسام المنظمة وحتى تحميل الأقسام والمسؤولين ، مما يساهم في الإدارة الفعالة للمؤسسة. يوفر أتمتة الخدمات المكتبية زيادة في حجم العمل المنجز ، وانخفاضًا في الوقت المنقضي لهذا الغرض.


يتم تمثيل سير عمل المنظمة بتدفقات وثائق من فئات مختلفة ، يتم تطوير مخطط التدفق الخاص بها من قبل رئيس خدمة إدارة المكاتب.


يجب أن تفي التقنيات المؤتمتة لمعالجة المعلومات الوثائقية بمتطلبات التعليمات للعمل المكتبي للمؤسسة.


تدعم النظم الحديثة لأتمتة العمل المكتبي وتوثيق أنشطة إدارة المؤسسات دورة الحياة الكاملة للمستند.


يجب أولاً تسجيل مستند تم استلامه خارجيًا. بعد ذلك ، تبدأ الوثيقة في التحرك عبر المنظمة. يصل إلى المسؤولين الذين يقررون من وماذا ومتى يجب القيام به في هذه الوثيقة.


يتم تجميع القرارات وتفصيلها حتى تصل الوثيقة إلى فناني الأداء. بعد الانتهاء من العمل على الوثيقة ، يتم شطبها على القضية. علاوة على ذلك ، يتم نقل المستند إما إلى تخزين الأرشيف ، أو إتلافه وفقًا لقواعد تخزين الأرشيف المعتمدة في المؤسسة.


لتسريع إعداد أنواع المستندات المتكررة بشكل متكرر ، يتم استخدام مجموعة من قوالب النصوص. يحتوي على نماذج (نماذج) موحدة ونصوص مستندات وفقًا لنظام الدولة لتوثيق الدعم للإدارة. يمكن أن تتضمن أيضًا نصوصًا مكررة للوثائق ، وأجزاء دائمة في النص ، والمسميات الوظيفية ، وأسماء وعناوين المؤلفين والمراسلين الدائمين ، وصيغ النص القانوني التي تمنح الوثائق قوة قانونية وشخصية قانونية ، إلخ. ثم يتم إرسال مستند تم إعداده على أساس هذه الفراغات ، مع التفاصيل اللازمة ، إلى العنوان.


واردة إلى المنظمة ، وكذلك الوثائق الصادرة
تخضع للتسجيل الإلزامي (باستثناء نسخ المستندات التي يتم تلقيها للحصول على معلومات وإعلانات وإشعارات تهنئة). يتم تسجيل جميع وثائق المنظمة بشكل مركزي. الاستثناء هو المنظمات التي لديها وحدات هيكلية منفصلة جغرافيًا أو تدفق سنوي كبير جدًا للوثائق. لأتمتة التسجيل ، يتم إنشاء قاعدة بيانات ونظام استرجاع المعلومات ، والذي يسمح بتتبع جميع وثائق المؤسسة وموقعها في هذه اللحظة الوقت وحالة التنفيذ والتحكم في توقيت تنفيذ الوثائق.


يتم البحث عن المعلومات في قاعدة مستندات المنظمة باستخدام التفاصيل المضمنة فيها على تفاصيل بطاقة التسجيل المقابلة. بطاقة التسجيل هي نظير إلكتروني لبطاقة التسجيل والتحكم التقليدية. تشكل بطاقات التسجيل ، التي يتم طلبها وفقًا لقواعد تداول المستندات ، نظيرًا إلكترونيًا لخزانة حفظ الملفات.


بطاقة التسجيل هي وحدة التخزين الرئيسية في قاعدة بيانات النظام ويتم إعدادها في وقت تسجيل المستند. يتم تخفيض إنشاء بطاقة التسجيل لملء تفاصيلها.


تتضمن هذه التفاصيل:


رقم التسجيل الوارد وتاريخ الوثيقة (التاريخ حتى
خطوات المستند المسجل). يجب الإشارة إلى هذا الرقم والتاريخ على طابع التسجيل الخاص بالوثيقة ؛


رقم وتاريخ الوثيقة المستلمة للتسجيل ؛


اسم نوع الوثيقة ؛


عنوان المستلم أو المرسل (منظمة ، مسؤول أو شخص خاص) ؛


عدد الأوراق والنسخ ؛ مدة تنفيذ الوثيقة ؛


تشفير المنفذين (الوحدة الموكل إليها


تنفيذ الوثيقة) ؛


محتوى الوثيقة.


يتم وضع "رمز المنفذ" و "محتوى المستند" المطلوبين على أساس المصنفات ذات الصلة.


أثناء التسجيل ، يتم تقسيم المستندات إلى عدة مجموعات ، يتم تسجيل كل منها بشكل منفصل ، أي لديه قواعد مختلفة لتشكيل رقم تسجيل من مجموعات أخرى ، وكقاعدة عامة ، مجموعة مختلفة من التفاصيل. عادة ، تدعم أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب ثلاث مجموعات أساسية: - الواردة ؛


الصادر (وداخلي) ؛


• رسائل ومناشدات المواطنين.
  

  تسمح بعض الأنظمة بتقسيم كل مجموعة من مجموعات المستندات إلى مجموعات فرعية عشوائية تجمع بين المستندات وفقًا لميزة مواضيعية مشتركة ، أو ميزة من الأقسام أو ميزة المراسلات. يمكن تقسيم كل مجموعة فرعية بدورها إلى مجموعات فرعية أصغر وهكذا. يتم تحديد التقسيم إلى مجموعات فرعية من خلال قواعد سير العمل في المؤسسة ، ويتم تخزين تكوينها وقواعد تكوين أرقام التسجيل في دليل النظام لمجموعات المستندات.
  

  يتم تحديد التسجيل والمحاسبة للوثائق الداخلية من خلال التعليمات حول عمل المكتب في المنظمة.
  

  عند تنفيذها ، يمكن سحب الوثائق ذات الصلة من قاعدة المعلومات التشغيلية وتخزينها في بنك الوثائق المحفوظ. لا يوجد سوى أفعال ذات طبيعة تنظيمية وقانونية.
  

  بشكل عام ، توفر أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب الحديثة إلى درجة أو أخرى:
  

  تسجيل جميع المراسلات الواردة (بما في ذلك
  

  رسائل ومناشدات المواطنين) ؛ v تسجيل جميع المراسلات الصادرة والداخلية
  

  وثائق المنظمة ؛
  

  إدخال القرار وتقارير الأداء والموافقة (التصديق) على الوثائق ؛
  

  شطب الوثائق إلى القضية وفقا لتسميات الحالات المعتمدة في المنظمة ؛
  

  التحكم في تنفيذ الأوامر وتطبيقات المواطنين والمنظمات وكذلك قرارات وتعليمات الإدارة في الوقت المناسب ؛ التحقق من صحة وتوقيت تنفيذ الوثائق ؛
  

  البحث عن المستندات وتلقي التقارير الإحصائية حول سير عمل المنظمة.
  

  نقترح استخدام برنامج "مكتب التأثير" في المؤسسة لتنظيم العمل مع المستندات. وفقًا لمتخصصي شركة "Garant-International" ، الذين طوروا هذا النظام ، فإن إدخال معيار مؤسسي واحد للعمل مع المستندات سيحقق عدة أهداف:
  

  زيادة كفاءة المكتب - سيقلل التدفق الداخلي الموحد للمؤسسة من الوقت لإكمال المهام المعينة ؛
  

  تعزيز مستوى التحكم في عمل الموظفين - سيتم إبلاغ المدير كيف وما هي المهام التي يحلها موظفيه ، وما هي المواعيد النهائية لاستكمال القرار وشكل عرض نتائج القرار ؛ o تخفيض تكلفة صيانة مجمع الكمبيوتر وتقليل تكلفة صيانة الأرشيف. عند تنفيذ النظام ، يتم أولاً بناء نموذج لبنية المؤسسة ، بما في ذلك جميع الموظفين المشاركين في سير العمل ، ويتم تجميع وإدخال قائمة بجميع أنواع المستندات الممكنة ، ومعلماتهم وحالاتهم. علاوة على ذلك ، يتم إدخال المستندات نفسها ويتم الإشارة إلى جميع اتصالاتها المحتملة مع موظفين محددين في المؤسسة ، ويمر من خلالها يمكن للمستندات تغيير الحالات والشروط. ونتيجة لذلك ، يعمل جميع الموظفين في مساحة معلومات واحدة. يتيح لك النظام العمل مع مجموعة واسعة من التطبيقات. يبسط خادم تأثير البريد المدمج عملية إرسال / استقبال البريد الإلكتروني قدر الإمكان.
  نشاط الابتكار في نظام إدارة المؤسسة تحليل نظام إدارة المؤسسة نظام إدارة المؤسسة

  2014-02-06

تدفقات المعلومات هي مجموعة من الرسائل التي تعكس بشكل موضوعي تطور العمليات الاقتصادية التي يتم إرسالها من خلال قنوات الاتصال للإدارة. يمكن أن تكون تيارات مستقيم (من النظام الفرعي للتحكم إلى النظام الفرعي الخاضع للرقابة) و يعكس (من نظام التحكم الفرعي إلى نظام التحكم الفرعي).

يتم تحديد قيمة المعلومات من خلال مؤشر احتمالي معقد في الوقت P (t) كدالة لاحتمالات تلقي المعلومات P s في الوقت المناسب ، واكتمالها P p والموثوقية P:

وبالتالي ، من الضروري تحقيق تلقي معلومات مفيدة في الوقت المناسب بكميات كافية. هذا سيضمن اتخاذ القرار بسرعة وكفاءة.

ارتبطت معضلة صنع القرار تقليديا بقيدين.

من ناحية ، تؤدي المعلومات التي يتم جمعها بسرعة في حجم غير كاف إلى اتخاذ قرار بعيد عن العقلانية ، يصل إلى قرار خاطئ.

من ناحية أخرى ، يمكن أن يؤدي جمع المعلومات لفترة طويلة جدًا إلى انخفاض في أهمية حقيقة اتخاذ القرار (حتى فقدان الصلة الكاملة).

فائدة (صلة) تدفقات المعلومات التي تتقاسمها الميزات الرئيسية الموضحة في الشكل. 22.1.

تين. 22.1. تصنيف تدفقات المعلومات

تلعب الأحجام المتزايدة لتدفقات المعلومات دورًا متناقضًا. من ناحية ، كلما كانت كمية المعلومات أكبر ، زادت إمكانية العثور على جزء مفيد منها لاتخاذ قرار. من ناحية أخرى ، وفقًا للدراسات الإحصائية ، فإن الزيادة المزدوجة في كمية المعلومات (أي زيادة بنسبة 100 ٪) يصاحبها زيادة في جزءها المفيد بنسبة لا تزيد عن 20 ٪. وهذا يعني أن 80٪ من المعلومات الإضافية ليست مفيدة. في هذه الظروف ، يكتسب البحث عن خوارزميات فعالة لفصل الجزء المفيد من المعلومات عن التدفق العام للمعلومات لاتخاذ قرارات الإدارة الرشيدة أهمية كبيرة.

مؤسسة صناعية إذا نظرنا إليها من وجهة نظر إدارية لنظامين فرعيين ، تحكم وتحكم ، أو موضوع وشيء تحكم ، مترابطين بقنوات نقل المعلومات. يمكن اعتبار عنصر التحكم تقليديًا بمثابة نظام يقوم بتحويل الموارد ، عند إدخال المواد الخام والمواد والعمالة وما إلى ذلك ، ويكون الناتج هو منتجات الإنتاج. يمكن تمثيل اتصالات المعلومات لنظام الإنتاج مع البيئة الخارجية بقناتي إدخال وقناة إخراج واحدة.

تتلقى إحدى قنوات معلومات المدخلات معلومات من الهياكل الخارجية التي تحدد شروط تشغيل المؤسسة ، مع مراعاة خطط الإنتاج والأنشطة الاقتصادية ، فضلاً عن معايير استخدام الموارد. إن الجمع بين هذه المعلومات يحدد الشروط ويؤثر على التكنولوجيا لتحقيق أهداف المنظمة.

يمثل المدخل الثاني للمعلومات التأثيرات المزعجة التي تأتي من البيئة الخارجية. من الأمثلة على العوامل المقلقة انتهاكات توقيت توريد المواد الخام والمواد ، وانخفاض الجودة ، وتغيير شروط بيع المنتجات ، وانتهاك الالتزامات التعاقدية ، من قبل الشركات المتحالفة ، إلخ. أنظمة الإنتاج. على سبيل المثال ، تعطل المعدات ، والانتهاكات العرضية للأنظمة التكنولوجية ، وأمراض موظفي المؤسسة ، وما إلى ذلك.

إن مخرجات المعلومات لنظام الإنتاج هي قناة لنقل المعلومات إلى المنظمات الخارجية ، على سبيل المثال ، جمعية أو وزارة ، والتي تشمل هذه المؤسسة أو السلطات الضريبية ، وما إلى ذلك. في أي نظام إداري ، يرتبط الموضوع وهدف الإدارة قنوات المعلومات، يتم من خلالها نقل إجراءات التحكم ومعلومات حول حالة كائن التحكم.

يتكون هيكل إدارة المؤسسة في الإصدار الكلاسيكي من ثلاث طبقات من ثلاث طبقات. تدفقات المعلومات تنتشر داخل وخارج هذه الطبقات. من الأعلى إلى الأسفل - إجراءات التحكم ، من الأسفل إلى الأعلى - معلومات التغذية المرتدة ، أفقيا - تبادل المعلومات بين الكائنات الداخلية من نفس المستوى ، وكذلك بين الكائنات الداخلية والخارجية.

تشمل آلية الإدارة نفسها موظفي الإدارة ، شبكات الحاسبوالموارد المالية والإعلامية وغيرها. يتم تقليل مهمة إدارة الإنتاج إلى الإدارة الرشيدة لتدفقات الموارد (المواد والطاقة والمالية والمعلومات ، وما إلى ذلك).

الفصل 2. إدارة تدفق المعلومات للمؤسسات الصناعية على أساس تعظيم تدفق العمل

2.1. تدفقات معلومات المؤسسة: ميزات الهيكل والبناء

بشكل عام ، يمكن تقسيم مجال المعلومات للمؤسسة إلى خاص بها وخارجها. خاصة يوحد حقل المعلومات المعلومات الناشئة داخل المؤسسة. يجب أن تتضمن هذه المعلومات 1:

البيانات المحاسبية وغيرها من التقارير الإلزامية للفترات الحالية والسابقة ؛

المستندات الأولية للمحاسبة والمحاسبة التجارية والتشغيلية ؛

أوامر وأوامر الرئيس والمديرين من جميع المستويات (المكتوبة والشفوية) ؛

بيانات تدفق المستندات الداخلية (الورقية والإلكترونية) ؛

نتائج التحليل الذاتي للأنشطة المالية والاقتصادية ؛

بيانات أخرى (على سبيل المثال ، نتائج مسح لموظفي الشركة).

من المهم ملاحظة أن جودة حقل المعلومات الخاص بالمؤسسة تعتمد بشكل أساسي فقط على وضع المؤسسة نفسها (أولاً وقبل كل شيء ، الإدارة). يساهم الهيكل التنظيمي الواضح للإدارة ، والتوزيع العقلاني للمسؤوليات الوظيفية بين الموظفين ، والمحاسبة الموثوقة والملائمة المستندة إلى الأنظمة الآلية الحديثة ، ونظام سير العمل المدروس جيدًا في تحسين وتطوير مجال المعلومات ، مما يؤدي بدوره إلى زيادة في جودة قرارات الإدارة. على العكس من ذلك ، فإن إهمال مشاكل جمع ومعالجة وتحليل المعلومات الداخلية محفوف بالمشكلات الصعبة في إدارة العمليات التجارية في المؤسسة. ومع ذلك ، يعد تحسين مجال المعلومات الداخلية للمؤسسة مهمة بسيطة إلى حد ما فيما يتعلق بالمجال الخارجي.

والحقيقة هي أن مجالها يتشكل بسبب مصادر المعلومات الداخلية ، والتي يمكن التحقق منها بسهولة للتأكد من اكتمالها وموثوقيتها. في حالة المجال الخارجي ، هذا غير مضمون بأي حال من الأحوال. عدد أنواع المعلومات الخارجية ومصادرها كبير جدًا ، لذلك سنقتصر على سرد الأنواع الرئيسية:

القوانين والمراسيم والأوامر واللوائح الأخرى على المستوى الاتحادي ؛

اللوائح القطاعية والإقليمية والمحلية (غالبا ما تكون متضاربة) ؛

تعليقات على القوانين المعيارية أعلاه (الصحافة ، وسائل الإعلام الأخرى ، قواعد البيانات ، الإنترنت) ؛

بيانات عن حالة الصناعة (وسائل الإعلام والإنترنت ونتائج البحث المخصص) ؛

بيانات عن حالة الاقتصاد العالمي (وسائل الإعلام ، قواعد البيانات ، الإنترنت) ؛

معلومات من العملاء (ملاحظات) ؛

استنتاجات الاستشاريين والخبراء ونتائج أبحاث التسويق (المراجعات) الخارجية والمراجعة.

دعونا نذكر بإيجاز المشاكل الرئيسية التي تنشأ عند إنشاء حقل معلومات خارجي.

معلومات جزئية. في بعض الحالات ، لا يقدم المصدر جميع المعلومات ، ولكن جزءًا منها. في الوقت نفسه ، ليس من الواضح أين وكيف يمكن العثور على المعلومات المفقودة.

عدم موثوقية المعلومات. بعض المعلومات (خاصة في بعض وسائل الإعلام وعلى الإنترنت) تبدو مشكوك فيها ، وفي بعض الحالات خاطئة. ومع ذلك ، قد لا تكون هناك مصادر أخرى ، ومن ثم عليك إما مراعاة هذه المعلومات أو رفضها.

تضارب المعلومات. تتعارض بعض المصادر مع مصادر أخرى ، ومن المستحيل تحديد مصدر موثوق به بشكل لا لبس فيه.

تكرار المعلومات. المعلومات مفصلة للغاية ، ويلزم بذل جهود كبيرة لاستخراج الجزء الضروري منها للعمل.

تنوع المعلومات. تأتي المعلومات من مصادر مختلفة في أشكال مختلفة (على الورق ، شفويا ، عن طريق البريد الإلكتروني ، في شكل رسوم بيانية وجداول ، في شكل ملفات الإنترنت من ترميز مختلف ، وما إلى ذلك). من الصعب تنظيم توحيد هذه المعلومات لمزيد من التخزين والمعالجة باستخدام تقنية واحدة.

كما يتبين من هذه القائمة القصيرة من المشاكل ، فإن تشكيل وصيانة مجال المعلومات للمؤسسة في حالة جيدة هو مهمة صعبة للغاية. ومع ذلك ، لا بد من حلها ، لأن تكلفة خطأ إداري خطير أعلى بشكل لا يقاس.

تعامل مع التدفق الخارجي والداخلي للمعلومات حتى يتمكن القائد من اتخاذ قرارات فعالة وإدارة أعمال الشركة بنجاح - وهذا هو الغرض من نظام إدارة المعلومات (IMS).

في معظم الحالات ، تم استخدام أنظمة المعلومات والتحكم في الشركات في معظم الأحيان بنجاح تام فقط كوسيلة لأتمتة عمليات معينة ، لجمع ومعالجة المعلومات المختلفة وحل المشكلات المحلية الأخرى ، بدلاً من التداخل الضعيف مع الخط العام لتطوير الشركة.

يجب أن يركز المفهوم الشامل الأساسي الجديد لإنشاء نظام معلومات الشركات (CIS) ، على عكس معظم أنظمة إدارة المعلومات الحالية ، على حل الأهداف الاستراتيجية للشركة ، بما في ذلك تقليل أجزاء التكلفة من الميزانية وتكاليف الإنتاج ، وتحسين كفاءة الإدارة وضمان جاذبيتها الاستثمارية وتعزيز أسواق المبيعات الحالية وتطوير أنواع جديدة من الأنشطة. وبالتالي ، يمكننا القول أن نظام الشركات هذا هو المنصة التي يتم على أساسها بناء نموذج جديد ومحسن لأعمال الشركة - أعمال مربحة ومربحة للغاية ، مما يوفر للشركة الوصول إلى مستوى جديد من القدرة التنافسية.

يقترح النظر في السمات المميزة I & C و CIS (الشكل 2.1).

وبالتالي ، غالبًا ما يتم استخدام نظم المعلومات والتحكم بنجاح كبير فقط كوسيلة لأتمتة عمليات معينة ، لجمع ومعالجة المعلومات المختلفة وحل المشكلات المحلية الأخرى ، إلى حد ما تتقاطع بشكل ضعيف مع الخط العام لتطوير الشركة.

على عكس IMS ، من بين مكونات CIS التي تضمن التشغيل الفعال للشركة ككل ، هناك نظام إدارة موحد للشركة ، وأنظمة تحكم مؤتمتة للعمليات التكنولوجية ، وشبكات وأنظمة اتصالات لنقل المعلومات عن بعد ، وأنظمة دعم الحياة ، والإنترنت وحلول الإنترانت.

تم بناء نظام معلومات الشركة كمجمع واحد من البرامج والأجهزة والحلول التنظيمية ، ويغطي جميع عمليات الإنتاج والعمليات التكنولوجية والمالية والتجارية ويوحد جميع أقسام المؤسسة في مساحة معلومات واحدة.

تشمل مجموعة المهام المحددة التي تم حلها نتيجة إنشاء نظام معلومات حديث ما يلي:

الاندماج في مساحة معلومات واحدة لعدد كبير من الأشياء والأقسام البعيدة جغرافيًا للشركة ؛

إرسال عالي السرعة عبر قنوات الاتصال لأي نوع من تدفقات المعلومات ؛

دعم أنشطة جميع أقسام ومرافق الشركة ؛

أتمتة جميع العمليات التكنولوجية والتجارية للشركة ، والتحكم التشغيلي وإدارة الإنتاج ، وعمليات النقل والمبيعات ، والتسويات المتبادلة مع المستهلكين والموردين ، وإدارة الموظفين ، وما إلى ذلك ؛

أدوات قوية لمعالجة وتحليل المعلومات الواردة وحساب تكلفة الإنتاج المخططة والفعلية ؛

توفير المستوى المطلوب من الأمن والحماية مصادر المعلومات الشركات.

الشكل 2.1. - عملية تحويل نظام إدارة معلومات المؤسسة إلى نظام معلومات مؤسسي

يجب أن تكون النتيجة الرئيسية لإدخال نظام معلومات الشركة إنشاء آلية إدارة فعالة وكفؤة في المؤسسة ، تغطي العمليات التجارية - المالية والإنتاجية ، والتكنولوجيا ، والتسويق ، والمبيعات ، إلخ. ونتيجة لذلك ، تدخل الشركة مستوى جديدًا نوعيًا من الإدارة والتخطيط لأنشطتها.

يزيد من الربحية من خلال:

فرض نظام الدفع والرقابة الواضحة على التسويات والحسابات المستحقة الدفع والمدفوعات عليها ؛

الإدارة الفعالة لجميع أنواع الموارد وإنشاء نظام مرن لتخطيطها الاستراتيجي والتشغيلي.

يرجع تخفيض التكلفة إلى:

تحسين السياسات المحاسبية والضريبية ، وتنفيذ آلية واضحة لحساب ودفع الضرائب ؛

إمكانيات إعادة التوزيع التشغيلي لتدفقات المواد.

وفي الوقت نفسه ، تزداد جاذبية الاستثمار بسبب استخدام المعايير المحاسبية العالمية المقبولة بشكل عام والشفافية الكاملة للتدفقات المالية والاقتصادية للمستثمرين والدائنين ، بالإضافة إلى جودة وكفاءة العمل في كل قسم من أقسام المؤسسة. يحدث هذا الأخير بسبب:

إنشاء مساحة معلومات موحدة للأنظمة التكنولوجية والتجارية ، والإبداع قاعدة واحدة المعرفة المؤسسية ؛

تنفيذ المعايير الداخلية للشركات واستخدام تكنولوجيا موحدة لمعالجة المعلومات على جميع مستويات الإدارة ؛

تنفيذ أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية ، مما يجعل من الممكن تنظيم تدفق المعلومات الداخلية والخارجية بشكل عقلاني ؛

تنظيم سيطرة شخصية واضحة على تنفيذ الأوامر والتعليمات.

يعتمد تكوين مجال معلومات موحد لنشاط الشركة على الحصول على معلومات من مصادر مختلفة. لذلك ، من أجل ضمان استخدامه الفعال ، يجب مراعاة عدد من المبادئ التي تضمن فعالية دعم المعلومات. عند تنظيم دعم المعلومات ، من الضروري الانطلاق من عدد من الأحكام (المبادئ) الأساسية.

مبدأ التفاعل. يشير إلى المبادئ التوجيهية الرئيسية التي تتوسط الغرض والمحتوى وأشكال التعاون التجاري في المؤسسة.

مبدأ الشرعية. ويشير إلى التنفيذ الواسع النطاق وغير المشروط والدقيق من قبل جميع المسؤولين والإدارات للتشريع الحالي.

مبدأ التكافؤ (المساواة) بين الأطراف وتقسيم اختصاصهم.

مبدأ السرية. تعني قيمة وسرية الجزء الأكبر من المعلومات المستخدمة في تفاعل المعلومات الحاجة إلى عدم الكشف عن أسرار الدولة ، والأسرار الرسمية والتجارية ، وغيرها من المعلومات المحمية بموجب القانون ، مما يضمن اكتمال وموثوقية البيانات.

مبدأ التعويض. إصدار التعويض منصوص عليه في عقود منفصلة أو في اللوائح ذات الصلة.

مبدأ توافق المعلومات. بدون تنفيذ تقنيات المعلومات التفاعل الفعال بين الأقسام أمر مستحيل. عند معالجة مجموعات ضخمة من المعلومات المختلفة ، يجب على الوسائل التقنية التي تؤدي هذه المهمة أن "تفهم" بعضها البعض ، وهو ما يتحقق بسبب المبادئ العامة توافق المعلومات. يجب أن يشكل هذا المبدأ الأساس لتطوير جميع نظم المعلومات المعقدة المرتبطة بالحاجة إلى تفاعلها.

يجب أن يكون لنظام معلومات الشركة لإدارة شركة متوسطة أو كبيرة الميزات التالية:

وظائف عالية ؛

العمارة المعيارية

أداء عالي؛

مرونة عالية وفقًا لمتطلبات العملاء ؛

التكوين المرن لمكان العمل ؛

التفريق المركزي لسلطات المستخدمين ؛

الامتثال الكامل للأنظمة والقوانين ؛

التوجه إلى الأجهزة والبرامج المتاحة.

يظهر الشكل الوظيفي لنظام معلومات الشركة في الشكل 2.2.

الشكل 2.2. - الهيكل الداخلي لنظام المعلومات للمنشآت الصناعية

في إطار النظام الفرعي "المحاسبة التشغيلية" ، يتم تنفيذ الوظائف التالية:

أ) المبيعات: الحفاظ على عقود توريد المنتجات ؛ تشكيل أوامر لشحن المنتجات ؛ نقل البيانات إلى كفاف المحاسبة المالية ؛ إقامة اتصالات مع البيانات الجمركية (اتفاقية مكافحة التصحر) ؛ أوامر الطباعة وإيصالات التأمين ؛ تشكيل تقارير عن شحن المنتجات ؛ الحفاظ على "حد الائتمان" للعميل ؛

ب) مستودعات المواد الخام واللوازم: تسجيل المستندات الواردة والصادرة ؛ تسجيل فواتير الطريق للتنقل الداخلي ؛ تسجيل مذكرات الشحن ؛ محاسبة العناصر منخفضة القيمة والتي ترتدي بسرعة ؛ تشكيل البيانات لقطاعات المستوطنات مع الموردين والمقاولين ، وتشكيل تقارير عن حركة السلع والمواد ؛

ج) نظام محاسبة حركة النقل بالسكك الحديدية: محاسبة الحسابات الشخصية ؛ محاسبة نفقات خدمات السكك الحديدية ؛ السيطرة على التعويضات المتوقعة والنقد العابر ؛ تشكيل وثائق إعداد التقارير ، إلخ.

في النظام الفرعي "الإدارة المالية" يتم تنفيذ أنواع العمل التالية:

أ) المدينون / الدائنون: التسويات مع المدينين للمنتجات المشحونة ؛ تنفيذ معاملات أوفست ؛ إجراء معاملات الفواتير ؛ محاسبة عقود التصدير ؛ تحليل الذمم المدينة والدائنة ؛

ب) العمليات المصرفية: تنفيذ المستندات المصرفية. محاسبة أرصدة الحسابات ؛ عمليات بيع / شراء العملة ؛

ج) التخطيط والتحليل المالي: وضع ميزانية موحدة للشركة ومراقبة تنفيذها. تحليل مفصل للوضع المالي للشركة ؛ السيطرة على المحاسبة النقدية في إيرادات الشركة ؛

د) المحاسبة: التوليد التلقائي للأسلاك في دفتر الأستاذ العام استنادًا إلى المستندات الأولية ، وتعديل مرن لمخطط حسابات المحاسبة ، وتشكيل جميع القيود المحاسبية في النظام ، وتشكيل الميزانية العمومية.

ينفذ "الإنتاج" الفرعي الوظائف التالية:

أ) حساب التكلفة المخططة للإنتاج تعديل مرن لبرنامج الإنتاج ، وحساب الحاجة إلى منتجات نصف منتهية ، وتشكيل تقديرات تكلفة موحدة ومفصلة ، وحساب التكلفة التجارية ، وتحليل الربحية ، والتحليل المقارن للتكلفة ،

ب) حساب وتحليل تكاليف الإنتاج ، وتكوين وتحليل تكاليف إنتاج المنتجات حسب بنود التكلفة ، وتحليل التكاليف لكل روبل واحد للمنتجات السلعية ، والتحليل المقارن للتكلفة المخططة والفعلية ؛

ج) مستودع المنتجات النهائية ، المحاسبة عن استلام المنتجات في المستودع ، المحاسبة عن استهلاك المنتجات النهائية ، تشكيل تقارير حول حركة المنتجات النهائية.

ينفذ النظام الفرعي "الأصول الثابتة" الوظائف التالية:

أ) محاسبة الأصول الثابتة ، وإعداد الوثائق حول الخطوة ، والتقاعد وحركة الأصول الثابتة ، وحساب خصم الاستهلاك. محاسبة حركة الأصول الثابتة ، وتشكيل الهيكل العمري للمعدات ، وما إلى ذلك ؛

ب) بيع الأصول الثابتة والتخلص منها بطريقة أخرى ، وإعداد الفواتير ، ومحاسبة عائدات بيع الأصول الثابتة ، وإعداد التقارير.

يقوم النظام الفرعي "مسؤول النظام" بتنفيذ:

أ) التكوين المرن للتحكم في الوصول لحقوق المستخدم في النظام الفرعي ، وتنظيم مجموعات المستخدمين ، وتقييد الوصول إلى بيانات الإدارات الفردية ؛

ب) سلامة البيانات ؛ نظام من أدوات البرمجيات المتخصصة التي تهدف إلى الحفاظ على السلامة المنطقية والمادية لبيانات النظام ؛ المراقبة التشغيلية لإجراءات المستخدم ؛ التحكم الثابت في نشاط المستخدم ؛

ج) مراقبة الأخطاء ؛ تسجيل أخطاء النظام ؛ السيطرة على الحدوث ، وتحليل السبب ؛ حفظ سياق أخطاء المطورين ؛

د) إدارة التقارير المطبوعة.

هـ) تشكيل معلمات النظام: الضبط على "مالك النظام" ؛ التكيف مع تفاصيل المحاسبة وتنظيم النشاط الاقتصادي ، وتعديل معلمات النظام ؛ إعداد موضع البيانات.

الإدارة الداخلية لتدفقات المعلومات للمؤسسة مبنية على مفهوم سير العمل.

يعتمد نجاح أنشطة الإدارة إلى حد كبير على مدى سرعة وكفاءة معالجة جميع الوثائق اللازمة ، والتي يتم نقلها على طول مسارات معينة من مكان التجميع أو الدخول إلى المنظمة إلى الإرسال إلى المنظمات المهتمة أو الإيداع في أرشيف. تسمى حركة المستندات هذه بتدفق المستند 1. يجب أن يتم تنظيمه بطريقة لا تتأخر وتتراكم المستندات في أماكن العمل. تحقيقا لهذه الغاية ، تحتاج المنظمات إلى تطوير طرق لتمرير الوثائق وتحديد شروط محددة لموقعها مع كل مقاول ، لمراقبة مرورها في جميع أماكن العمل. يمكن تمثيل ترتيب نقل الوثائق على النحو التالي (الشكل 2.3).

الشكل 2.3. - مخطط تدفق المستندات في المؤسسة

يعتمد التنظيم الصحيح للعمل مع المستندات على مدى وضوح الوظائف والمسؤوليات بين موظفي المؤسسة. تزيد المعرفة الدقيقة بواجباتهم من مسؤولية كل موظف وتزيل ازدواجية العمليات عند العمل مع المستندات.

وفقًا لغرض الإنشاء ، تنقسم المستندات إلى:

إيفاد (أمر ، تعليمات) ؛

التنظيمية (المنصب ، الميثاق ، التعليمات ، البروتوكول) ؛

المعلومات والمراجع (معلومات ، مذكرة أو مذكرة تفسيرية ، قانون ، خطاب خدمة ، برقية ، رسالة هاتفية ، فاكس ، شهادة سفر) ؛

الشخصية (السيرة الذاتية ، البيان ، التوكيل).

في وثائق الإدارة ، يمكن تمييز ثلاث مجموعات من الوثائق:

داخلي (تم إنشاؤه في المنظمة وليس خارجها) - وثائق إدارية ومرجعية ومعلوماتية ؛

الواردة (دخول المنظمة). وهذا يشمل وثائق هيئات الإدارة العليا (القرارات والمقررات والأوامر والتعليمات والرسائل التعليمية والمنهجية) ووثائق المنظمات الأخرى (الرسائل والقرارات والأفعال) واستئنافات المواطنين ، وما إلى ذلك ؛

الصادر (مرسلة إلى منظمات أخرى) - الرسائل والتخطيط ووثائق التقارير.

توزع الوثائق في المنظمة وفقاً لمهام الإدارات والمنفذين. وهذه الوظائف مكرسة في اللوائح المتعلقة بالأقسام الهيكلية وفي الوصف الوظيفي لفناني الأداء.

تجهيز الوثائق الواردة.

يجب أن تخضع المستندات الواردة (أي جميع المراسلات التي تصل إلى المؤسسة عن طريق البريد أو التلغراف أو الفاكس أو أي طريقة أخرى) لمعالجة إعادة التوجيه. يقوم موظف البعثة ، أولاً وقبل كل شيء ، بالتحقق من صحة تسليم المراسلات ، وسلامتها (لا ضرر على العبوة ، واكتمال المواد المرسلة ، وما إلى ذلك). يتم فتح جميع المظاريف باستثناء المراسلات الشخصية. يتم إتلاف المغلفات ، باستثناء تلك الحالات التي يتم فيها تمييز المغلف "سري" أو "عاجل" ، وكذلك إذا تم ختم عنوان المرسل وتاريخ إرساله واستلامه على الظرف فقط. يجب أن تتم معالجة إعادة توجيه المستندات في يوم استلامها من قبل المنظمة.

ثم يتم فرز المستندات الواردة إلى قابلة للتحقق وغير قابلة للتحقق. لا تخضع جميع المستندات الواردة للتسجيل. تحدد المنظمة نفسها قائمة الوثائق غير المسجلة. كقاعدة ، تتضمن المستندات غير الخاضعة للتسجيل رسائل تهنئة ، وكتالوجات ، ومطبوعات مطبوعة (كتيبات ، ومجلات) ، ورسائل اجتماعات ، وما إلى ذلك.

يتم ختم المستندات المسجلة بختم تسجيل يحتوي على اسم المنظمة وتاريخ استلام الوثيقة ورقمها.

تتم معالجة المستندات الواردة مسبقًا في المكتب ، حيث يتم تقسيمها إلى تدفقات:

إلى رؤساء المنظمة - للنظر الإلزامي ؛

الوحدات الإنشائية - للتنفيذ. يتم نسخ الوثائق التي يتم تنفيذها من قبل عدة إدارات وإرسالها في وقت واحد إلى جميع فناني الأداء.

يقوم رئيس المنظمة ، بعد فحص الوثيقة ، بتحديد المنفذ ، ويعطيه تعليمات واضحة ومحددة ويحدد المواعيد النهائية الحقيقية للتنفيذ. يتم وضع هذه التعليمات في شكل قرار بشأن المستند نفسه. يتم إدخال معلومات عن المنفذ والموعد النهائي لتنفيذ الوثيقة من قبل السكرتير المرجعي في دفتر التسجيل ويكون بمثابة الأساس لأخذ الوثيقة للسيطرة.

يتم نقل الوثيقة مع قرار الرئيس إلى المنفذ ، وهي في عمله حتى اتخاذ القرار النهائي في القضية. عند اكتمال العمل على الوثيقة ، يتم وضع علامة على المستند حول تنفيذها واتجاهها في الحالة. بعد ذلك ، يتم تسليم الوثيقة ، مع نسخة من الجواب ، إلى سكرتير الحكم لإيداعها في القضية.

تجهيز الوثائق الصادرة.

الوثائق الصادرة هي وثائق مرسلة من منظمة. تتضمن معالجتها الخطوات التالية:

صياغة الوثيقة من قبل المقاول ؛

تنسيق مشروع الوثيقة ؛

التحقق من صحة مشروع الوثيقة ؛

التوقيع على الوثيقة من قبل الرئيس.

تسجيل المستندات ؛

إرسال مستند إلى المرسل إليه ؛

حفظ النسخة الثانية من المستند في الملف.

يقوم المتعاقد بوضع مسودة الوثيقة بالاتفاق مع المسئولين المعنيين أو الأقسام الهيكلية. قبل تقديم مستند معد للتوقيع ، يجب على المقاول التحقق من محتوى المستند ومرفقاته ، وصحة المستند ، ووجود التفاصيل اللازمة. يتم إعداد المستندات الصادرة في نسختين ، باستثناء الفاكسات ورسائل الهاتف التي يتم إعدادها في نسخة واحدة.

يقدم مشروع الوثيقة المعدة للتوقيع لرئيس المنظمة. بعد التوقيع من قبل رئيس نسختين ، يتم تسجيل الوثيقة في مجلة تسجيل الوثائق الصادرة.

تتضمن معالجة إعادة توجيه المستندات الصادرة الفرز والتعبئة والتسجيل المراسلات والتسليم لقسم الاتصالات.

المستندات الداخلية - هي وثائق يتم إعدادها وتنفيذها وتنفيذها داخل المؤسسة نفسها. يتم إعدادها وتنفيذها وفقاً للقواعد العامة لتنفيذ الوثائق الصادرة وتشمل المراحل التالية.

تحسين تدفقات المعلومات في نظام التحكم

1.2. عملية التواصل ................................................ .......................

1.3. دعم المعلومات الإدارية وتكوينها. تدفق المعلومات ................................................ .................................................. .............. أربعة عشرة

2 - الجوانب المنهجية لدراسة مسارات المعلومات ........................................... .................................................. ............... 18

2.1. طرق بحث دعم المعلومات ........................... 18

2.2. طرق الرسم والمصفوفة لأبحاث المعلومات ............... 21

2.3. تطبيق تقنيات CASE لتصميم نظام المعلومات .......................................... .................................................. ............................... 29

3. تحسين تدفق المعلومات في نظام التحكم في شركة الإلكترونيات الكهربائية ...................................... .............. 37

3.1. التحليل التشخيصي لروابط المعلومات بين الأقسام الوظيفية للمشروع .......................................... ..............................

3.2. بناء نموذج رسومي ومصفوفة لتدفق المستندات ........

3.3. تبرير الاتجاهات لتحسين تدفق المعلومات 43

خاتمة ................................................. .................................................. .44

قائمة المطبوعات المستعملة 45

الملاحق ................................................. .................................................. .46

المقدمة

1 إدارة المشاريع: عرض النظام

1.1 تكوين نظام التحكم الفرعي

إن تحليل تنظيم الإدارة هو عملية معقدة مترابطة لدراسة هيكل ومحتوى دورة الإدارة ، وتنظيم العمل الإداري ، والمعلومات ، والدعم الفني والرياضي ، وتكوين الهيئات وتكاليف الإدارة. التحليل هو الخطوة الأولى ونقطة البداية لأي نشاط تحسين إداري. يسمح لك بإعطاء وصف كامل للعناصر والوحدات الهيكلية ومستويات نظام الإدارة ، وتقييم حالتها وتبرير اتجاهات المزيد من التطوير. اعتمادًا على الغايات والأهداف المحددة ، يمكن أن يغطي التحليل أجزاء مختلفة من نظام التحكم ، ويكون له درجة مختلفة من التفاصيل وينتهي بإعداد المواد المختلفة ، ولكن الأساس المنهجي والمواقف الأولية للتحليل تظل كما هي.

يتكون التحليل من ثلاث مراحل مترابطة من العمل:

جمع المعلومات عن حالة المنظمة الإدارية وعناصرها وعملياتها وأغراضها الفردية في الصناعات المدروسة والصناعات المماثلة ؛

أوصاف العملية أو الكائن الذي تم تحليله باستخدام نظام المؤشرات وإقامة صلة بينهما ؛

معالجة نظام المؤشرات المشكلة بأساليب وتقنيات مختلفة لحل المهام المسندة.

أداء المرحلة الأولى من التحليل هو عمل توليد المعلومات. المرحلة الثانية مرتبطة باختيار نظام المؤشرات الذي يميز الجزء المدروس من التنظيم الإداري. تطوير طرق لقياس ووصف علاقاتهم. يتم تنفيذ المرحلة الثالثة من العمل بطرق مختلفة ، اعتمادًا على خصائص الكائن الذي تم تحليله ومجموعة المهام قبل التحليل ، بدرجات متفاوتة من تطبيق الأساليب النوعية والكمية.

يمكن عرض عملية التحكم بشكل ثابت ، أي أنها مجمدة في نقطة زمنية محددة وفي الديناميكيات (مع مراعاة الحركة والتطوير).

يمكن أن يكون تحليل تنظيم الإدارة كاملاً (شاملاً) أو يدرس جزءًا من النظام (التحليل الموضوعي) ؛ يمكن عالمي ، التي تؤثر على جميع المستويات الرئيسية وروابط الإدارة ، أو محلي ، ولمس أحد المستويات أو الارتباط.

يتضمن تسلسل عملية تحليل النظام ، في شكله الكامل ، 9 مراحل:

I. صياغة المشكلة.

II. هيكلة البحث (بناء شجرة أهداف "نموذجية").

ثالثًا. رسم نموذج لكائن التحكم.

IV. التنبؤ بالحالة المستقبلية لكائن التحكم ؛ تقييم المخاطر"

خامساً - تشخيصات النظام وتشكيل البدائل لتطوير نظام خاضع للرقابة.

السادس. اختيار البدائل.

ثامنا. تنفيذ برنامج الأحداث.

ثامنا. تطوير مخطط المعلومات المنطقية لنظام التحكم.

تاسعا. تصميم وتنفيذ إجراءات نظام المعلومات الآلي في نظام التحكم.

يسمح تنفيذ المراحل السبع الأولى من العملية باتخاذ قرار على أعلى مستوى من الإدارة ، بغض النظر عما إذا كان لدى المؤسسة نظام إدارة مؤتمت للمؤسسة (ACS). إن تنفيذ المرحلتين الأخيرتين يجعل من الممكن أتمتة جمع ومعالجة المعلومات من أجل اتخاذ قرارات قياسية من قبل المديرين المتوسطين.

I. صياغة المشكلة. قبل بدء الدراسة ، تتم صياغة المهمة المستهدفة. إذا لم يكن لدى المديرين خبرة في حل مشكلة أو لا يمكن حلها باستخدام الطرق التقليدية ، يتم نقل المشكلة إلى مرتبة المشكلة (مشكلة إشكالية).

II. هيكلة البحث (بناء شجرة أهداف "نموذجية"). لحل المشكلة المصاغة التي تواجه النظام ، من الضروري إجراء دراسة شاملة للعديد من القضايا المتعلقة بالمشكلة. لكن كل سؤال ، بدوره ، يتعلق بعنصر أو آخر من عناصر النظام. وهكذا ، في هذه المرحلة ، في غاية نظرة عامة تم تحديد مجموعة من العوامل التي يمكن أن تؤثر على مشكلة المشكلة قيد الدراسة. علاوة على ذلك ، ستتعلق مجموعة من العوامل بالبيئة الخارجية ، والآخر - بكفاءة مديري المؤسسة المدروسة. ونتيجة لذلك ، من الضروري تحديد مجموعة الأسئلة التي يجب تضمينها في الدراسة بوضوح.

ثالثًا. رسم نموذج لكائن التحكم. يمكن اعتبار النموذج التنبئي مشتقًا من الطريقة المستخدمة في التنبؤ. للتنبؤ بحالة الأشياء الاقتصادية على مستوى المؤسسة ، تعتبر النماذج التي تم إنشاؤها بواسطة طرق الإحصائيات الرياضية موثوقة تمامًا: الاتجاهات والعلاقات الخطية المجزأة والاختلافات المحدودة ووظائف الإنتاج (بما في ذلك الانحدارات) ، وكذلك تقييمات الخبراء. عند تجميعها ، يتم استخدام التقارير والبيانات الإحصائية عن عمل المؤسسة ، ونتائج الاستبيانات ، ومؤشرات عمل الشركات ذات الصلة.

IV. التنبؤ بالحالة المستقبلية لكائن التحكم ؛ تقييم المخاطر". تستخدم النماذج التي تم تطويرها في المرحلة الثالثة للتنبؤ بأهم المؤشرات الاقتصادية للمشروع. في معظم الأحيان ، على مستوى المؤسسة ، يتم استخدام التقديرات المتوقعة ، ويتم الحصول عليها باستخدام الاتجاهات والانحدارات ووظائف إنتاج قانون الطاقة. من المرغوب فيه ألا تتجاوز فترة التنبؤ ثلث الفترة الزمنية التي توفرها البيانات المبلغ عنها. عند التنبؤ ، يمكن للمرء أيضًا أن يتوقع تغييرات نوعية في العوامل المدرجة في النموذج. جزء مهم من حسابات التنبؤ هو تحديد احتمالية تنفيذها (أو "خطر الخطأ").

خامساً: تشخيص النظام وتشكيل بدائل لتطوير نظام خاضع للرقابة (تحديد مجالات تحسين أنشطة الإنتاج وطرق تنفيذها). يعد تشخيص حالات النظام الخاضع للرقابة مرحلة حاسمة في تحليل النظام للمشكلة. التشخيص يجعل من الممكن الكشف عن طبيعة التبعيات بين بارامترات النظام وتوضيح العوامل لتحقيق الأهداف ، وتقدير إجمالي الاحتياطيات في مناطق مختلفة من المؤسسة. في سياق التشخيص ، تم الكشف عن "الاختناقات" في نظام الإدارة والإنتاج ، ويتميز "المستوى التنظيمي والتقني". للتشخيص ، بالإضافة إلى التقارير والبيانات الإحصائية ، يتم أيضًا استخدام نتائج المقابلات المباشرة مع المديرين من مختلف المستويات والموظفين والعاملين في الرتب والملفات ، ونتائج الاستبيانات. في بعض الحالات ، من المستحسن تضمين معلومات إحصائية عن الشركات ذات الصلة. لتوضيح العوامل لتحقيق الأهداف وتقييم المستوى التنظيمي والتقني ، يتم استخدام الأساليب (الإحصائية) الرسمية وأساليب تقييمات الخبراء. هناك طرق معروفة عندما يتم تحديد العوامل من خلال تسليط الضوء على "مجالات النتائج الرئيسية" في مجالات النشاط الإداري.

في حالة أن نظام التحكم الآلي يعمل بالفعل في المؤسسة والعمل جار على ذلك مزيد من التطوير (انظر المرحلتين الثامنة والتاسعة من تحليل النظام) ، في مرحلة التشخيص ، يتم أيضًا دراسة طرق اتخاذ القرار من قبل المديرين (المديرين).

السادس. اختيار البدائل. من مجموع الأنشطة التي تشكلت في عملية التشخيص ، يتم اختيار الطرق الرياضية أو الرسومية تلك التي تلبي القيود الخارجية والداخلية على الموارد ومعايير اختيار البديل الأمثل.

ثامنا. تنفيذ برنامج الأحداث. من أجل التنظيم الرشيد للعمل في مرحلة التنفيذ ، من الضروري:

- إصدار أمر من إدارة الشركة بوضع برنامج تطوير.

تشكيل فرق متكاملة لتنفيذ أقسام البرنامج ؛

وضع جدول شبكي لتنفيذ البرنامج.

تنظيم فريق التنسيق ؛

إشراك العاملين في المنظمات البحثية (الاستشارية) لحل القضايا الأكثر تعقيدًا ؛

ضم أحد أخصائيي المؤسسة في مجموعة التنسيق ،

يتمتع بمسؤولية كبيرة (سيؤدي هذا الشخص وظائف "المنظم" و "المحلل" ويضمن تمثيل التوصيات التي تقدمها الفرق).

إذا لم تقم المؤسسة بتطبيق نظام تحكم آلي حتى الآن ، فإن البرنامج يتضمن أعمال التصميم لأتمتة مهام الإدارة. في الحالات التي يعمل فيها نظام التحكم الآلي بالفعل ، قد يحتوي برنامج التطوير على تدابير لتحديث نظام المعلومات الآلي ، مما سيزيد من جودة وكمية المعلومات حول الأشياء التي يتم التحكم فيها.

ثامنا. تطوير مخطط المعلومات المنطقية لنظام التحكم. في هذه المرحلة ، يتم تحديد إجراءات المعلومات ، والتي يتم من خلالها حساب قيم المؤشرات التي تميز حالة العوامل. بادئ ذي بدء ، يتضمن نظام التحكم الآلي جميع المهام التي يتم فيها حساب قيم المؤشرات التي تميز عوامل المستوى الأدنى لشجرة الهدف. جميع المهام (الحسابات الإجرائية) مرتبطة (إن أمكن) برسم بياني ؛ وبالتالي ، يصبح الأخير قاعدة معلومات متعددة المستويات لشجرة الهدف.

تاسعا. تصميم وتنفيذ نظام آلي في نظام التحكم. يجب أن يكون تسلسل تصميم إجراءات الطبابة البديلة مثل الإجراءات الموجودة المستويات العليا تم تقديم مخططات المعلومات المنطقية بشكل أسرع ، لأنه بمساعدتها سيتم تشكيل المعلومات المستخدمة من قبل الإجراءات على مستويات أدنى. في الوقت نفسه ، من الضروري مراعاة الترابط المعلوماتي للأولويات المختارة مع الآخرين ؛ يرجع ظهور هذا العامل إلى حقيقة أنه عند تصميم نظام معلومات آلي أو تحسينه ، فإنهم لا يأخذون في الاعتبار فقط تعقيد وتوقيت عمل الحوسبة ، ولكن أيضًا الحاجة إلى دمج المصفوفات الدائمة المشروطة. النقطة الأساسية هي أن بعض المشاكل البسيطة (وربما غير المربحة اقتصاديًا) لا تزال بحاجة إلى حل على جهاز الكمبيوتر ، نظرًا لأن نتائجها ضرورية لإجراء حسابات أخرى.

يتم تشكيل الغالبية العظمى من المعلومات لتصميم إجراءات ACS في المرحلتين الخامسة والثامنة من تحليل النظام.

وبالتالي ، ستعتمد جودة وسرعة تصميم إجراءات CAM الجديدة على جودة التشخيص ، وبالتالي تسريع عملية تكييف نظام التحكم مع الظروف المتغيرة للمؤسسة.

1.2 عملية الاتصال

غالبًا ما يحدث أن الرسالة المرسلة يساء فهمها ، وبالتالي ، فإن تبادل المعلومات غير فعال. يشير جون مينر ، وهو باحث متميز في مجال الإدارة ، إلى أنه ، كقاعدة عامة ، فإن 50٪ فقط من محاولات تبادل المعلومات تؤدي إلى موافقة متبادلة من المتصلين. في معظم الأحيان ، يكمن السبب وراء هذه الكفاءة المنخفضة في نسيان حقيقة أن الاتصال إنه تبادل.

يلعب كلا الجانبين دورًا نشطًا خلال التبادل. يحدث تبادل المعلومات فقط عندما "يقوم" أحد الطرفين بتقديم "المعلومات" ويدركها الآخر. للقيام بذلك ، يجب أن تولي اهتماما كبيرا لعملية الاتصال.

عملية التواصل هو تبادل المعلومات بين شخصين أو أكثر.

الغرض الرئيسي من عملية الاتصال هو ضمان فهم المعلومات التي يتم تبادلها ، أي الرسائل. ومع ذلك ، فإن حقيقة تبادل المعلومات لا تضمن فعالية التواصل بين الأشخاص المشاركين في التبادل. لفهم عملية تبادل المعلومات بشكل أفضل وشروط فعاليتها ، يجب تمييز المراحل التالية من العملية ، والتي يتم فيها اثنان أو أكثر اشخاص.

هناك أربعة عناصر أساسية في تبادل المعلومات.

1. مرسل، الشخص الذي يولد الأفكار أو يجمع المعلومات ويوصلها.

2. رسالة، المعلومات الفعلية المشفرة بالرموز.

3. قناة، وسيلة لنقل المعلومات.

4. مستلم، الشخص المقصود به المعلومات والذي يفسرها.

عند تبادل المعلومات ، يمر المرسل والمستقبل بعدة مراحل مترابطة. مهمتهم هي تأليف الرسالة واستخدام القناة لتوصيلها بطريقة يفهمها الطرفان ويشتركان في الفكرة الأصلية. هذا أمر صعب ، لأن كل مرحلة هي في نفس الوقت نقطة يمكن فيها تشويه المعنى أو فقدانه تمامًا. هذه المراحل المترابطة هي كما يلي:

1. أصل الفكرة.

2. التشفير واختيار القناة.

3. نقل.

هذه الخطوات موضحة في الملحق 2 كنموذج بسيط لعملية الاتصال.

على الرغم من أن عملية الاتصال بأكملها غالبًا ما تكتمل في بضع ثوانٍ ، مما يجعل من الصعب عزل مراحلها ، فمن الضروري تحليل هذه المراحل لإظهار المشاكل التي قد تنشأ في نقاط مختلفة.

أصل الفكرة. يبدأ تبادل المعلومات بصياغة فكرة أو اختيار المعلومات. يقرر المرسل أي فكرة أو رسالة ذات معنى يجب تبادلها. لسوء الحظ ، يتم قطع العديد من محاولات الاتصال في هذه المرحلة الأولى لأن المرسل لا يقضي وقتًا كافيًا في التفكير في الفكرة.

من المهم أن نتذكر أن الفكرة لم تتحول بعد إلى كلمات أو تتخذ شكلًا آخر من شأنه أن يخدم تبادل المعلومات. لم يقرر المرسل سوى المفهوم الذي يريد أن يجعل موضوع تبادل المعلومات. للتبادل بشكل فعال ، يجب أن تأخذ في الاعتبار العديد من العوامل.

التشفير واختيار القناة. قبل نقل الفكرة ، يجب على المرسل استخدام الرموز لتشفيرها ، باستخدام الكلمات ، والتجويد والإيماءات (لغة الجسد) لهذا الغرض. هذا الترميز يحول الفكرة إلى رسالة.

يجب على المرسل أيضًا تحديد قناة متوافقة مع نوع الأحرف المستخدمة في الترميز. تتضمن بعض القنوات المعروفة إرسال الكلام والمواد المكتوبة ، بالإضافة إلى الاتصالات الإلكترونية ، بما في ذلك شبكات الكمبيوتر والبريد الإلكتروني وأشرطة الفيديو وعقد مؤتمرات الفيديو. إذا كانت القناة غير مناسبة للرموز المادية ، فلا يمكن الإرسال. في بعض الأحيان ، تكون الصورة تساوي ألف كلمة ، ولكن ليس عند إرسال رسالة عبر الهاتف. وبالمثل ، قد لا يكون من المجدي التحدث إلى جميع الموظفين في نفس الوقت. يمكن إرسال ملاحظات المساعدة قبل اجتماعات المجموعات الصغيرة للمساعدة في التأكد من فهم الرسالة وإثارة المشكلة.

إذا كانت القناة غير متسقة للغاية مع الفكرة التي نشأت في المرحلة الأولى ، فإن تبادل المعلومات سيكون أقل كفاءة. على سبيل المثال ، يريد المشرف تحذير أحد المرؤوسين من عدم جواز الانتهاكات الأمنية الخطيرة التي يرتكبها هذا الأخير ، ويقوم بذلك أثناء محادثة خفيفة حول فنجان قهوة أو عن طريق إرسال ملاحظة إليه في هذه المناسبة. ومع ذلك ، قد لا تتمكن هذه القنوات من نقل فكرة شدة الانتهاكات بنفس فعالية الرسالة الرسمية أو في الاجتماع. وبالمثل ، فإن إرسال مذكرة ثانوية حول إنجازها الاستثنائي لن ينقل فكرة عن مدى أهمية مساهمتها ، ولن يكون فعالًا مثل محادثة مباشرة يتبعها خطاب شكر رسمي بالإضافة إلى جائزة.

لا ينبغي أن يقتصر اختيار وسائل الاتصال على قناة واحدة. غالبًا ما يكون من المستحسن استخدام وسيطتي اتصال أو أكثر معًا. تصبح العملية أكثر تعقيدًا ، حيث يجب على المرسل تحديد تسلسل استخدام هذه الوسائل وتحديد الفترات الزمنية في تسلسل نقل المعلومات. ومع ذلك ، تظهر الأبحاث أن الاستخدام المتزامن لوسائل تبادل المعلومات الشفوية والمكتوبة يكون عادة أكثر فعالية من ، على سبيل المثال ، تبادل المعلومات المكتوبة.

بث. في الخطوة الثالثة ، يستخدم المرسل القناة لتوصيل رسالة (فكرة مشفرة أو مجموعة أفكار) إلى المستلم. يتعلق الأمر بالنقل المادي للرسالة ، التي يظن الكثيرون أنها عملية الاتصال نفسها. في الوقت نفسه ، كما رأينا ، فإن الانتقال هو مجرد واحدة من أهم المراحل التي يجب أن تمر من أجل نقل فكرة إلى شخص آخر.

فك التشفير. بعد إرسال الرسالة من قبل المرسل ، يقوم المستلم بفك تشفيرها. فك - هي ترجمة شخصيات المرسل إلى أفكار المتلقي. إذا كانت الشخصيات التي اختارها المرسل لها نفس المعنى تمامًا للمستلم ، فإن الأخير سيعرف بالضبط ما كان يفكر فيه المرسل عند صياغة فكرته. إذا لم يكن رد الفعل على الفكرة مطلوبًا ، فيجب أن تنتهي عملية تبادل المعلومات عند هذا الحد.

ومع ذلك ، لعدد من الأسباب ، يمكن للمستلم أن يعطي معنى مختلفًا قليلاً للرسالة عن ذهن المرسل. من وجهة نظر المدير ، يجب اعتبار تبادل المعلومات فعّالاً إذا أظهر المتلقي فهمًا للفكرة من خلال تنفيذ الإجراءات التي توقعها المرسل منه.

قبل الحديث عن مختلف الحواجز التي تعترض الاتصال ، من الضروري الكشف عن مفهومين مهمين - التغذية المرتدة والتدخل.

ردود الفعل. في وجود التعليقات ، يقوم المرسل والمستلم بتغيير أدوارهما التواصلية. يصبح المستلم الأصلي المرسل ويمر بكل خطوات عملية الاتصال لإرسال استجابته للمرسل الأصلي ، الذي يلعب الآن دور المستلم.

يمكن للتعليقات أن تحسن بشكل كبير من كفاءة تبادل المعلومات الإدارية. وفقًا لعدد من الدراسات ، فإن تبادل المعلومات في اتجاهين (إذا كانت هناك فرص للتغذية المرتدة) مقارنةً باتجاه واحد (لا توجد تعليقات) ، على الرغم من أنه يسير ببطء أكثر ، ومع ذلك ، فإنه يخفف الضغط بشكل أكثر فعالية ، وأكثر دقة ويزيد الثقة في التفسير الصحيح للرسائل.

الضوضاء. تزيد التغذية الراجعة بشكل كبير من فرص التواصل الفعال من خلال السماح للطرفين بقمع الضوضاء. في لغة نظرية نقل المعلومات ، يسمى الضجيج ما يشوه المعنى. يمكن أن تتراوح مصادر الضوضاء التي يمكن أن تمنع التواصل من اللغة (اللفظية أو غير اللفظية) إلى الاختلافات في الإدراك التي يمكن أن تغير المعنى في عمليات التشفير وفك التشفير ، إلى الاختلافات في الحالة التنظيمية بين المدير والمرؤوس. يمكن أن تعوق النقل الدقيق للمعلومات.

هناك ضوضاء معينة موجودة دائمًا ، لذلك ، في كل مرحلة من عملية تبادل المعلومات ، يحدث تشويه معين في المعنى. نحاول عادةً التغلب على الضوضاء ونقل رسالتنا. ومع ذلك ، فإن مستويات الضوضاء المرتفعة ستؤدي بالتأكيد إلى فقدان ملحوظ في المعنى ويمكن أن تمنع تمامًا محاولة إنشاء تبادل المعلومات. من وجهة نظر المدير ، يجب أن يؤدي ذلك إلى انخفاض في درجة تحقيق الأهداف وفقًا للمعلومات المرسلة. في ملحق 1 يتم تقديم عملية تبادل المعلومات كنظام مع ردود الفعل والضوضاء.

1.3 دعم المعلومات الإدارية وتكوينها. تدفقات المعلومات

إن أهم سمة في عملية الإدارة هي طبيعتها الإعلامية. يتم تنظيم تنفيذ القرارات المتخذة من خلال نظام طرق للتأثير على الموظفين باستخدام معلومات عن التقدم المحرز في تنفيذ القرارات المتخذة (التغذية المرتدة). كلما كانت المعلومات الموجودة تحت تصرف نظام التحكم أكثر دقة وموضوعية ، كلما كانت تعكس الحالة الفعلية والترابط في عنصر التحكم بشكل كامل ، كلما كانت الأهداف والتدابير الحقيقية التي تهدف إلى تحقيقها أكثر تبريرًا.

نظرًا لأن المدير في عمله يعتمد على معلومات حول حالة الكائن ويخلق نتيجة لأنشطته معلومات قيادة جديدة من أجل نقل الكائن المتحكم به من الحالة الفعلية إلى الحالة المطلوبة ، ثم تعتبر المعلومات تقليديا موضوع وناتج العمل الإداري.

يجب أن توفر المعلومات كعنصر تحكم وموضوع للعمل الإداري فهمًا نوعيًا لمهام وحالة أنظمة التحكم والتحكم وضمان تطوير النماذج المثالية للحالة المطلوبة.

وهكذا ، دعم المعلومات - هذا جزء من نظام الإدارة ، وهو عبارة عن مجموعة من البيانات حول الحالة الفعلية والممكنة لعناصر الإنتاج والظروف الخارجية لسير عملية الإنتاج وعلى منطق التغييرات وتحويل عناصر الإنتاج.

هناك مستويان من خصائص دعم المعلومات:

- عنصري ، أي مجموعة من البيانات والخصائص والعلامات ؛

- النظامية ، أي إعادة إنتاج العلاقة والاعتماد بين مجموعات تصنيف المعلومات ، التي يتم تنفيذها في شكل نماذج معلومات.

في التوصيف الأولي للمعلومات ، تتم دراسة تكوين المعلومات وشكل وأنواع الوسائط وتسمياتها.

المتطلبات الأساسية لجودة المعلومات:

توقيت؛

الموثوقية (مع احتمال معين) ؛

قدرة؛

الموثوقية (مع درجة معينة من المخاطر) ؛

اكتمال نظام المعلومات (بشأن جودة المنتج وكثافة موارده ، وشروط مراحل دورة حياة منتجات الشركة والمنافسين ، وما إلى ذلك) ؛

الاستهداف

صحة المعلومات القانونية ؛

إعادة الاستخدام ؛

سرعة عالية في التجميع والمعالجة والنقل ؛

قدرة التشفير ؛

أهمية المعلومات.

عند توصيف نظام المعلومات ، يتم فحص حركة تدفق المعلومات ، وكثافتها واستقرارها ، وخوارزميات تحويل المعلومات ومخطط سير العمل المطابق لهذه الشروط الموضوعية.

الحلول هي أوصاف مثالية للحالة المطلوبة للكائن وكيفية تحقيق هذه الحالة. وهي نتاج استخدام محدود ، حيث أنها تستهدف شيئًا محددًا في ظروف موصوفة بوضوح. تتجلى جودة الحل كمنتج نهائي بشكل غير مباشر في نشاط الكائن الذي يتم توجيه هذا الحل إليه.

عند إنشاء دعم المعلومات ، يتم توجيههم بالحاجة المتوسطة والمستوية إلى معلومات المديرين والمتخصصين [انظر. ص 7]. مكان خاص هنا مشغول بمعلومات حول الإدارة ، والتي تعكس التقنيات والأساليب التقدمية لتنظيم الإدارة.

في عملية تنظيم المعلومات ، من الأهمية الأساسية تقسيمها إلى دائم مشروط تعمل كمرجع تنظيمي ، و متغير ... يتم تنظيم كل من هذين النوعين من المعلومات ، بناءً على تحليل روابط التصنيف ، في كتل مترابطة (نماذج) يمكن أن تكون وصفية ، أي توصيف العملية في الإحصائيات أو الديناميكيات ، وهي مكونات تعكس حالة نموذجية معينة.

تتضمن عملية تشكيل دعم المعلومات عدة مراحل:

وصف حالة الكائن ، أي صورة مادية. وهذا يفترض مسبقًا مجموعة من المؤشرات والمعايير الفنية والاقتصادية التي تميز أنظمة التحكم والتحكم ، مع التصنيف المناسب لهذه المؤشرات ؛

نمذجة علاقات التصنيف في صفائف المعلومات مع تخصيص علاقات السبب والنتيجة ، أي تكوين نماذج ثابتة خاصة ؛

انعكاس في نماذج المعلومات لديناميكيات العناصر والعمليات الفردية ، أي إثبات اتجاهات التغيرات الكمية والنوعية في الإنتاج. في هذه الحالة ، يفترض التغيير الكمي تصحيح المعلومات مسبقًا ، ويفترض التغيير النوعي إعادة الهيكلة الجزئية أو الكاملة ؛

نموذج معلومات متكامل لعملية الإنتاج ، يعكس العلاقة وديناميات العمليات المحلية والإنتاج بأكمله.

يحدد ترتيب التكوين نهج تحليل تكوين المعلومات. يحدد تنظيم المعلومات إلى حد كبير ترتيب تخزينها وتسجيلها وتحديثها ونقلها واستخدامها. إن التنظيم الواضح لبنوك البيانات يجعل من الممكن إثبات اتجاهات الحركة بشكل كامل ، وكثافة التدفقات ، وأنماط تحولها ، ومنهجية الطلبات والاستلام.

وبالتالي ، فإن نظام دعم المعلومات عبارة عن مجموعة من البيانات حول الأهداف ، والحالة ، واتجاهات تطور الكائن وبيئته ، منظمة في تدفقات مترابطة من المعلومات. يتضمن هذا النظام طرق الحصول على البيانات وتخزينها والبحث فيها ومعالجتها وإصدارها للمستخدم.

2 الجوانب المنهجية لدراسة تدفق المعلومات

2.1 بحث طرق دعم المعلومات

يعتمد تنفيذ متطلبات تحليل التنظيم الإداري إلى حد كبير على جودة وكمية المعلومات حول حالة الكائن الذي تم تحليله. يجب أن تكون المعلومات ضرورية وكافية لتوصيف منظمة الإدارة بشكل موضوعي ، باستخدام خصائص محددة كمياً.

المصادر الرئيسية للمعلومات حول التنظيم الإداري الحالي والاتجاهات في تطورها هي حاليًا ما يلي.

المصدر الأول الإبلاغ عن البيانات والسنة الحالية. يتيح هذا المصدر تحديد عدد وتكوين العاملين في أجهزة الإدارة ، ومقدار تكاليف الإدارة ، وتكلفة التكنولوجيا التنظيمية وتكنولوجيا الكمبيوتر.

الأصل الثاني - دراسة التوثيق التوجيهي (أوامر ، تعليمات ، محاضر اجتماعات ، مواد لفحص التنفيذ ، تقارير إدارات فردية ، إلخ.) .

المصدر الثالث - امتحانات خاصة. هذا المصدر هو المصدر الرئيسي حاليا.

أصبحت البيانات ذات أهمية متزايدة على عبء عمل العناصر المادية لنظام التحكم. في هذه الحالة ، فإن هدف المراقبة هو كائن منفصل - جهاز كمبيوتر ، جهاز مكرر ، أي مستند.

مصدر مهم للبيانات عن تنظيم الإدارة إجراء مسوحات خاصة موظفو جهاز الإدارة أو فريق التقسيم الفرعي المقابل للكائن المُدار.

مصادر المعلومات هذه ليست متنافية. يجب أن يتم دمجها وإكمالها وإثراء المواد التي تم الحصول عليها بطرق مختلفة.

حاليا ، يتم استخدام عدة طرق لتحليل دعم المعلومات بنجاح. وهي تختلف في الخصائص المقبولة لكمية المعلومات (الرموز ، السجلات ، سلاسل الرسم البياني ، المستندات ، إلخ) ، الأساليب وأدوات التحليل. الأكثر تطورا هي الطرق التالية.

1) طريقة نمذجة المصفوفة لعمليات تطوير البيانات ، تم اختبارها في شركات بناء الآلات.

2) طريقة تحليلية بيانية لدراسة تدفق المعلومات ، تم اختبارها في مصانع المعادن.

3) وصف تدفقات المعلومات في شكل رسم بياني من نوع شجرة.

4) طريقة مخططات الاتصالات المعلوماتية للحسابات المخططة.

5) طريقة التحليل البحثي لمشاكل الإدارة ، التي تم تطويرها لتحديد التدفقات "القصيرة".

تستند هذه الأساليب بشكل أساسي على الخصائص الكمية العامة للمعلومات.

كل من هذه الأساليب لها مجال التطبيق الخاص بها: بعضها مناسب لوصف روابط المعلومات بين الأقسام ، والبعض الآخر بين مجموعات المهام ، والمهام الفردية ومجموعات الإجراءات الأولية.

يمكن الحصول على الانعكاس والتحليل الأكثر اكتمالا وتفصيلا لتدفقات المعلومات باستخدام نماذج المعلومات التي تم تطويرها على النحو التالي نماذج مصفوفة ... في الوقت نفسه ، يتم استخدام مصفوفات مختلفة - عمليات المواد وسير العمل ، وسير العمل وتكوين الحلول والمهام على مستوى إداري معين ، لمجموعات معينة من المهام ، لمستويات الإدارة المختلفة ، إلخ.

النماذج الأكثر استخدامًا هي في شكل مصفوفات ورسوم بيانية. تتضمن كلتا طريقتين من النمذجة الاختيار في نظام المعلومات كمكونات مستقلة للبيانات الأولية والمتوسطة والنهائية. وهذا يسمح بدراستها بمعزل عن غيرها ، وهو أمر ذو أهمية أساسية لدراسة الحاجة إلى معلومات الإنتاج الخارجية والداخلية.

يمكن بناء نماذج مصفوفة لتدفق المعلومات المتداولة في إصدارات مختلفة ، ولكن المصفوفات ذات الأبعاد "وثيقة لكل وثيقة" ، و "مؤشر لكل مؤشر" تستخدم كأخرى أساسية. في الوقت نفسه ، يمكن اعتبار المستندات كتل واحدة.

في النموذج الكلاسيكي ، تهدف نماذج المصفوفة إلى تحليل روابط التصنيف. ولكنها مقبولة أيضًا لدراسة الخصائص الرئيسية للدعم المعلوماتي للجهاز الإداري ، لأنها تسمح بإظهار مجموعات مختلفة من أنواع ومصادر المعلومات والمساهمة في تحديد أكثر اكتمالًا للتوفير الفعلي وإمكانية تحسين المهام من أنواع مختلفة.

طريقة تحليلية بيانية ويستند البحث في تدفق المعلومات على عرض الرسم البياني للمعلومات وتحليل مصفوفة المجاورة لها. يمكن إنشاء الرسوم البيانية على مستوى الوثيقة وعلى مستوى المكون (المدخلات والبيانات المتوسطة والخارجية) وعلى المستوى الاصطناعي (المدخلات والبيانات المتوسطة ، والنتائج الخارجية والوظيفية).

على أساس النماذج التحليلية الرسومية ، من الممكن تحديد عدد أصناف المعلومات الأولية والمتوسطة والفعالة المستخدمة والتي تم الحصول عليها في عملية حل المشكلة ، وتكرار استخدام بيانات المعلومات المختلفة ، والاستخدام الفعلي لكل مؤشر في العمل.

من خلال الحصول على الرسوم البيانية للمهام والإجراءات الرئيسية التي تم حلها في عملية الإدارة ، من الممكن الحصول على مصفوفة متجاورة من الرسوم البيانية التي توضح علاقة المهام والمستندات المستخدمة في الإدارة. إن الرسم البياني لكل مهمة ومستوى محدد من الإدارة يجعل من الممكن إنشاء استمرارية إرشادية للمعلومات ، وإمكانية استخدام النتائج الوسيطة والنهائية لمهمة معينة للآخرين.

الرسم البياني الهيكلي يمكن استخدامها لحساب كمية المعلومات.

هذه الأساليب لتحليل دعم المعلومات في المجموع تسمح بالنظر في جميع جوانب الجانب الدلالي من التحليل.

2.2 الأساليب الرسومية والمصفوفة للبحث المعلوماتي

يمكن إجراء التحليل الأكثر اكتمالا لدعم المعلومات عند إنشاء وتحليل رسم تخطيطي لمجموعات ناقلات المعلومات في شكل رسم بياني للمعلومات.

عند تبرير تدفق المعلومات ، من الضروري مراعاة ما يلي:

حركة المعلومات في إطار دعم المعلومات نفسها (من كتلة إلى كتلة) ؛

الترابط واستمرارية المعلومات في الإجراءات التكنولوجية لنظام فرعي وظيفي واحد وبين الوحدات الوظيفية المستقلة ؛

التوجه الهرمي لحركة المعلومات ؛

اتجاه وأنواع تصميم معلومات المخرجات.

لهذا الغرض ، يتم استخدام نماذج معلومات الكائنات والعمليات التي تحدث فيها بنجاح. تخلق ACS فرصة للانتقال من بناء نماذج المعلومات للوظائف والضوابط الفردية إلى بناء نموذج معلومات للإدارة ككل وللمؤسسة.

يفترض إجراء التحضير لحل مجموعة من المشاكل أو مشكلة منفصلة تحديدًا أوليًا لتكوين وتسلسل وعلاقة المكونات الهيكلية لتدفقات المعلومات التي توفر عملية الحل. تشمل المكونات الهيكلية للتدفق وثائق المدخلات والمخرجات (المستوى الوظيفي للتحليل) ، صفائف المدخلات ، المعلومات المتوسطة والمخرجات (المستوى الأولي للتحليل) ، مع مراعاة المستويات المختارة بشكل مستقل أو دمجها في مخطط واحد.

بالنسبة لتدفقات معلومات التكوين والمحتوى الثابتة في كائن الأتمتة والتكوين والتفاعل المستمر لعناصر ACS وخوارزميات المهام ، فإن بنية تدفق المعلومات في النظام لن تتغير بشكل عام. تكون تسلسلات وعلاقات المكونات الهيكلية المحددة للتدفقات ثابتة ويمكن العثور عليها مرة واحدة. لأتمتة عملية تحليل تدفق المعلومات ، من الضروري إنشاء نموذج معلومات مناسب. لهذا الغرض ، من الملائم استخدام جهاز نظرية الرسم البياني.

دعونا نمثل المكونات الهيكلية لتدفقات المعلومات في شكل رؤوس رسم بياني موجه G \u003d (M ، V) ، تعكس أقواسها روابطها مع بعضها البعض. يتم توصيل كل زوج من القمم Mi و Mj بقوس موجه من Mi إلى Mj فقط إذا كان هناك انتقال للمعلومات من Mi إلى Mj.

باستخدام خصائص الرسوم البيانية ، من الممكن الحصول على عدد من الخصائص الهامة لتدفقات المعلومات المدروسة في النظام.

لنقم بتشكيل مصفوفات مجاورة القدرة R ، R 2 ، ... ، R N والمصفوفة الإجمالية. يسمح لك تحليل المصفوفة بتعيين الخصائص التالية للتدفقات. يتم تحديد ترتيب المكون Mj من خلال أطول طول مسار يربط Mi بـ Mj. وهي تساوي الدرجة n في مصفوفة المجاورة R n عندها. يتم تحديد القيمة القصوى لترتيب المكون Mj من خلال أطول مسار من Mi إلى Mj للرسم البياني للمعلومات بالكامل. يتم تحديد البيانات الأولية عندما يكون مجموع عناصر العمود j لمصفوفة المجاورة صفرًا. إذا كان مجموع عناصر i للصف يساوي صفرًا ، فسيتم تمييز الإخراج. القيم وتساوي عدد المكونات ، على التوالي ، المدرجة في Mj ، وعدد النتائج ، والتي تشمل Mi. العنصر r ij لمصفوفة المجاورة للدرجة n يساوي عدد مسارات الطول n التي تربط Mi و Mj. العناصر r ij لمجموع المصفوفة R تعطي العدد الإجمالي لجميع المسارات من Mi إلى Mj دون تحديد طول المسار.

عناصر العمود j التي لا تساوي صفر من مجموع مصفوفة R ، التي لا تساوي الصفر ، تجعل من الممكن تحديد جميع المكونات التي تشكل Mj على جميع مسارات حركة البيانات. تشير العناصر غير الصفرية للخط i إلى النتائج في تشكيل العنصر Mi المستخدم.

باستخدام مصفوفة المجاورة R وقيمة الطلب ، يمكنك تحديد مدة التخزين للمكونات التي تكون وسيطة للمخرجات.

يتم عرض خوارزمية تحليل تدفق المعلومات بشكل عام في الملحق 9. من خلال تعديل الخوارزمية ، من الممكن الحصول على جميع خصائص تفاعل العناصر في نموذج ACS تقريبًا. ويرد جزء من نموذج حقيقي يوضح حجم وتعقيد العلاقات المتبادلة بين عناصر النظام في الملحق 10. من أجل الوضوح ، فإنه لا يتضمن سوى صفائف منفصلة من المعلومات والمهام الوظيفية. لهذا السبب ، يسلط الجزء الضوء على بعض أهم الروابط بين العناصر من حيث معلومات المدخلات والمخرجات.

يمكن استخدام الرسوم البيانية للمعلومات ومصفوفات المجاورة المقابلة لتحديد كمية المعلومات عن المهام ومجموعات المهام والأنظمة الفرعية والنظام ككل ، وعن أي مكونات هيكلية أخرى للرسم البياني.

كما هو موضح أعلاه ، فإن أحجام البيانات المدخلة في النظام كبيرة جدًا ، وبالتالي فإن تنظيمها الفعال على مستوى الجهاز مناسب. من الملائم تحليل المعلومات للحصول على بيانات أولية لغرض إنشاء أو إعادة بناء صندوق المعلومات الذي تم إنشاؤه على نموذج الرسم البياني المدروس في إطار خوارزمية تحليل موحدة. يوصى بتحليل العلاقات التالية:

حدد عدد المهام التي تستخدم هذا المؤشر. بناءً على هذه المعلومات ، يتم حساب معامل تكرار البيانات في حالة تنظيم صفائف منفصلة مع بيانات أولية لكل مهمة ؛

احسب مصفوفة الحدوث المشترك لأزواج المؤشرات في المهام ، والتي تُظهر عناصرها عدد المهام التي تُستخدم فيها المؤشرات المقابلة معًا. ويمكن الجمع بين هذه المؤشرات واستخدامها في مجموعة معلومات مشتركة لصندوق معلومات واحد ؛

حدد عدد وقائمة الأهداف التي يوجد فيها هذا المؤشر مع مؤشرات أخرى ، بالإضافة إلى عدد وقائمة المؤشرات. سيسمح لك ذلك بتحديد مجموعات المؤشرات التي يتم استخدامها معًا فقط ولا يتم استخدامها بشكل منفصل في أي مهمة.

يمكن إضفاء الطابع الرسمي على عملية تجميع المؤشرات حسب الأهداف من خلال إدخال معامل الاتصال بين المجموعات. يتم حساب معامل الاقتران باستخدام الصيغة التالية:

الدائرة المالية - تدخل - 35 استمارة ، مخارج - 34 استمارة ، 13٪ عند المدخل و 12.7٪ عند الخروج ؛

دائرة التخطيط والاقتصاد - تشمل - 32 استمارة ، مخارج - 32 استمارة ، وهي 12٪ عند المدخل و 12٪ عند الخروج ؛

قسم التسويق - يدخل - 44 استمارة ، مخارج - 41 استمارة ، أي 16٪ عند المدخل و 15٪ عند الخروج ؛

قسم الإنتاج والإرسال - 31 استمارة مدرجة ، 22 استمارة ، أي 12٪ عند المدخل و 8٪ عند المخرج.

يتم عرض المخططات الانسيابية للوثائق في هذه الأقسام تطبيق.

وهكذا ، يمكن ملاحظة أنه عند مدخل الأقسام ، يتم تحميل تدفقات المعلومات أكثر من المخرج. يشير هذا إلى أن الوحدات الوظيفية تعالج المعلومات الواردة ، وربما تبسطها. من أجل تتبع كيفية معالجة الإدارات واستخدام المعلومات الواردة إليها بمزيد من التفاصيل ، نقوم بفحص تدفق المعلومات في قسم التخطيط والاقتصاد.

3.2 بناء نموذج رسومي ومصفوفة لتدفق الوثائق

إن نظام إدارة الوثائق في المؤسسة هو انعكاس لأنشطتها الإنتاجية والاقتصادية. مع تحسن الإنتاج ، يتغير سير العمل. يتم التعبير عن هذا التغيير في ظهور أشكال جديدة (أو إزالة الأشكال الموجودة) من المستندات وتغيير في طرق تحركاتهم.

لتحليل نظام معالجة البيانات ، يبدو من المناسب تقسيم جميع المستندات المتداولة في المؤسسة إلى ثلاث مجموعات رئيسية: المخططة والفعلية (إعداد التقارير) والتنظيمية.

نموذج مصفوفة (انظر المرفق) يوضح تدفق المعلومات في قسم التخطيط والاقتصاد في Electroagregat OJSC وفقًا لأشكال المستندات أن النشاط الرئيسي للوحدة في عملية الأعمال هذه المتعلقة بالتخطيط يهدف إلى تطوير المستندات الأساسية التي يتم نقلها إلى الإدارة المالية وقسم المحاسبة علاقات خارجيةو OOTiZ و OIHiO.

على سبيل المثال ، تتلقى الدائرة المالية - 4 نماذج من وثائق التخطيط ، قسم المحاسبة - 3 ، قسم العلاقات الخارجية - 3 ، OOTiZ - 3 ، IHiO - 3 نماذج من الوثائق.

لإجراء تحليل أكثر تفصيلاً لسير العمل لـ PEO ، من الضروري على أساس مصفوفة تدفق المستندات في عملية الأعمال من إبرام العقد إلى بيع المنتجات انظر المرفق بناء جدول معلومات الحركة انظر المرفق .

على الرغم من وجود علاقات وثيقة بين الأقسام التي تعقد (تربك) عملية نقل المستندات عند حل المشكلات ، إلا أن التدفق الرئيسي للبيانات يأتي من PEO إلى قسم الشؤون المالية. من المهم ملاحظة أنه من الضروري ألا يكون هناك روابط بين الوحدات الوظيفية فحسب ، بل أيضًا ما يسمى بالتغذية المرتدة. ويرجع ذلك إلى العوامل التالية:

عزل التقسيمات الفرعية في حل المشاكل التخطيطية والاقتصادية ؛

الاستخدام اللامركزي للمعايير لحل مشاكل مستويات التخطيط المختلفة.

هذا يؤدي إلى حقيقة أنه في عملية الأداء ، يجب على كل قسم حل المهام المخططة. ومع ذلك ، يتم تحديد المهام الرئيسية للمؤسسة من خلال خطة الإنتاج للسنة وخطة الإنتاج للشهر.

من أجل تطوير خطة الإنتاج والموافقة عليها ، يوفر PEO المعلومات:

قسم التسويق والمبيعات (UMiS) - مسودة خطة إنتاج التسميات ،

الإدارة الفنية (TU) - مسودة خطط إعادة الإعمار وإعادة المعدات التقنية ، وإعداد الإنتاج وتطوير أنواع جديدة وحديثة من المنتجات ؛ إعادة المعدات الفنية وشراء المعدات ؛ حماية البيئة ؛ تقديرات استهلاك الطاقة والتخلص من مياه الصرف وخدمات الاتصالات وإصلاح المعدات ،

إدارة الجودة (QM) - تقديرات التكلفة لترخيص وإصدار الشهادات للمنتجات وإدارة الجودة ،

إدارة الموارد البشرية والنظام (HRMD) - تقديرات تكاليف التدريب الفني وتكاليف الحفاظ على VOKhR ،

إدارة الإنشاءات الرأسمالية (OKS) - مسودة خطة تشييد وتجديد رأس المال.

يتم تقديم خطة الإنتاج السنوية والشهرية:

المديرية التنفيذية (ID) ،

الإدارة الفنية (TU) ،

إدارة الإنتاج (PU) ،

قسم التسويق والمبيعات (UMiS) ،

الإدارة المالية والاقتصادية (FEU).

يتم عرض مخطط تنفيذ العمل أثناء وضع خطة الإنتاج والموافقة عليها المرفق .

في عملية تطوير خطة الإنتاج والموافقة عليها ، يتم استخدام 13 نموذجًا من المستندات ، والتي يتم توفيرها من قبل الوحدات والخدمات الوظيفية المذكورة أعلاه.

المستندات المستخدمة في تطوير خطة الإنتاج:

مشروع خطة الإنتاج ،

خطة تطوير المنتجات الجديدة والمطورة ،

خطة إعادة الإعمار ، وإعادة المعدات التقنية واقتناء المعدات ،

المساعدة في تخطيط تكاليف حماية البيئة من قبل إدارة الصحة والسلامة المهنية ،

تقدير التكلفة للطاقة ، والتخلص من مياه الصرف الصحي ، وخدمات الاتصالات ، وإصلاح المعدات من قبل السلطات المتعاقدة ،

خطة التكاليف التقديرية للتصديق على الأعمال ،

تقدير تكلفة التدريب المهني للعاملين في المصنع الرئيسي لشركة JSC Electroagregat ،

تقدير التكلفة لصيانة VOKhR ،

مسودة خطة البناء الرأسمالي وإصلاح المباني والمنشآت ،

خطة للمؤشرات الفنية والاقتصادية الرئيسية ،

مسودة الخطة (شهريا)

سعر المنتج من مصانع المنافسين.

3.3 تبرير الاتجاهات لتحسين تدفق المعلومات

للحصول على تحليل أكثر تفصيلاً لتدفقات المعلومات في قسم PEO ، نقوم بحساب معامل استمرارية تدفق المعلومات لوضع خطة إنتاج شهرية.

معامل استمرارية تدفق المعلومات (1) ، حيث t c.nor ، t c.fact - مدة دورة الإدارة ، محسوبة بوقت مرور الوثيقة ، القياسية والفعلية.

يجب وضع خطة الإنتاج الشهرية بحلول اليوم الخامس والعشرين من الشهر الذي يسبق الشهر المخطط له. ومع ذلك ، من الناحية العملية ، تنشأ بعض الصعوبات عند تطوير خطة الإنتاج التالية. على سبيل المثال ، قرارات المنظمات العليا.

بواسطة نور لشهر يناير \u003d 30 أيام / 34 أيام \u003d 0.89 ،

بحلول الظهر لشهر فبراير \u003d 31 أيام / 35 أيام \u003d 0.89 ،

بحلول الظهر لشهر مارس \u003d 31 أيام / 35 أيام \u003d 0.89 ،

بواسطة نور لشهر أبريل \u003d 31 أيام / 32 أيام \u003d 0.97.

النور K للربع الأول \u003d (0.89 * 3 + 0.97) /4\u003d0.91.

استنادًا إلى معامل معين لاستمرارية تدفق المعلومات لكل شهر ، يمكن ملاحظة أنه مستقر إلى حد ما في الأشهر الثلاثة الأولى ، على الرغم من أنه قريب من 1 ، ولكنه ليس متساوياً. يعد هذا اتجاهًا عامًا بشكل عام ، حيث أن تدفق المعلومات مستمر ، على الرغم من أن PEO ، كما يمكن رؤيته ، متأخر في اعتماد خطة الإنتاج للشهر المقبل (). ومع ذلك ، تم بالفعل في أبريل اعتماد الخطة بعد يوم واحد فقط من المتوقع. هذا يشير إلى أنه ربما ، منذ بداية العام ، تم إجراء بعض التغييرات على منهجية وضع الخطة ، والتي تسببت في صعوبات لمدة 3 أشهر. ولكن تم حل هذه القضايا بنجاح. بشكل عام ، بالنسبة للربع ، فإن معامل استمرارية تدفق المعلومات مقبول تمامًا.

عامل كفاءة الإدارة

(2) حيث -

D 1 و D 2 و D 3 - الموعد النهائي للوثائق ذات الصلة ؛

ك 1 ، ك 2 ، ك 3 - تأخر عن الموعد النهائي المقبول لتنفيذ الوثائق في أيام ؛

د 1 ، د 2 ، د 3 - نسبة المستندات من نوع معين.

بالنسبة لعام إعداد الخطة السنوية ، يتم تطوير 13 نموذجًا من المستندات سنويًا. تواتر ملء المستندات (3) ، حيث D هو عدد الوثائق التي تم وضعها لرسم خطة إنتاج سنوية في السنة ؛ d ij - رقم الوثيقة i-th من دورية j-th ، المطورة للفترة ؛ n j هو عدد الفترات في السنة. وبالتالي ، فإن عدد الوثائق التي تم تطويرها لوضع خطة إنتاج هي 13.

تدفقات المعلومات هي مجموع تدفقات المعلومات التي تسمح للمؤسسة بالقيام بأنشطة مالية واقتصادية.

لكي تعمل المؤسسة بشكل طبيعي ، يجب أن تتلقى معلومات كاملة وعالية الجودة قبل وبعد أن تتخذ إدارتها قرارات إدارية.

تتيح المعلومات الجيدة للمؤسسة ما يلي:

• - للحصول على مزايا تنافسية ؛
• - تقليل المخاطر المالية ؛
• - لتحديد موقف المشترين ؛
• - تبرير القرارات البديهية ؛
• - زيادة كفاءة الأنشطة ؛
• - مراقبة البيئة الخارجية ؛
• - تنسيق الإستراتيجية ؛
• - زيادة الثقة في الاتفاقات التي تم التوصل إليها والالتزامات المقطوعة.

واحد من الشروط الأساسية إن الأداء الناجح للإنتاج ككل هو وجود مثل هذا النظام من المعلومات الذي يسمح بربط جميع الأنشطة معًا وإدارتها استنادًا إلى مبادئ وحدة واحدة.

يتم جمع المعلومات وتحليلها باستخدام أربعة أنظمة داعمة ، والتي تشتمل معًا على: إعداد التقارير الداخلية ، وأبحاث السوق ، وتحليل المعلومات ، وجمع المعلومات الخارجية الحالية.

عند تحديد معايير المؤسسة ، تلعب البيانات المالية والمحاسبية دورًا خاصًا. يعرض نظام التقارير الداخلي هذا مؤشرات المبيعات الحالية ، والمصاريف ، وكميات المخزونات ، والتدفقات النقدية ، ومعلومات حول الذمم المدينة والدائنة.

استمرارية التجميع ضرورية للمعلومات. وهذا يضمن الوضوح الكامل في شؤون مؤسستك ، بالإضافة إلى القدرة والرغبة في تزويد السوق بالمنتج المناسب بالأحجام المطلوبة.

في مجال الخدمات اللوجستية ، تتميز أنواع تدفقات المعلومات اعتمادًا على:

• - من نوع الأنظمة المتصلة بالتدفق - الأفقي والرأسي ؛
• - من مكان المرور - خارجي وداخلي ؛
• - من الاتجاه فيما يتعلق بالنظام اللوجستي - المدخلات والمخرجات (الشكل 1).

تين.

تدفق المعلومات الأفقية غالبًا ما تكون غير رسمية ، فهي الأكثر فعالية من وجهة نظر التواصل. يخزنون حوالي 90٪ من المعلومات. أي أن فقدان المعلومات أثناء الإرسال بهذه الطريقة هو الحد الأدنى. ويفسر ذلك حقيقة أن الأشخاص الذين هم على نفس مستوى التسلسل الهرمي للخدمة يجدون أنه من السهل نفسياً فهم بعضهم البعض ، لأنهم يحلون مشاكل متشابهة ويواجهون مشاكل متشابهة (الشكل 2).

تين.

تدفقات المعلومات الرأسية تتم بين الموظفين أو مجموعات من الموظفين على مستويات مختلفة من التسلسل الهرمي ، على سبيل المثال ، بين الرئيس والمرؤوس.

في المقابل ، تنقسم تدفقات المعلومات الرأسية إلى تنازلي (من الإدارة إلى الرتب والموظفين في التسلسل الهرمي) والصعود (من الموظفين من المستوى الأدنى إلى المستوى الأعلى) (الشكل 3).

تين.

تدفقات المعلومات الخارجية تعكس العلاقة بين المؤسسة والأطراف الاقتصادية والسياسية العاملة خارجها. إنها تحدد التفاعل بين المؤسسة وعملائها الحقيقيين والمحتملين ، وكذلك المنافسين. يجب على المؤسسة أن تراقب باستمرار المكونات الرئيسية للبيئة الخارجية ، والتي تشمل العوامل الاقتصادية والتكنولوجية والسياسية والقانونية والاجتماعية والثقافية والمادية والبيئية.

تدفقات المعلومات الداخلية - هذا هو تدفق المعلومات بين الخدمات والمستويات المختلفة للمؤسسة ، على سبيل المثال ، وثيقة لإطلاق المواد من مستودع المصنع إلى ورشة عمل المؤسسة ، ووثيقة حول إطلاق الموارد المادية من ورشة عمل إلى أخرى ، ووثيقة حول قبول المنتجات والمنتجات وقطع الغيار إلى المستودع. تميز تدفقات المعلومات الداخلية بوضوح مراحل العملية: العرض والإنتاج الداخلي والمبيعات.

السمات الرئيسية لتدفقات المعلومات الداخلية هي: تسجيل مبسط ، مصدق من تواقيع المسؤولين ، داخل وحدات الإنتاج الفردية (ورش العمل والأقسام) غالبًا ما تتكون من رسائل شفوية.

تدفقات معلومات الإدخال هي سلسلة من الوثائق والبيانات التي تدخل نظام المعلومات للإدخال ،

المعلومات اللازمة لحل المشكلة والموجودة على وسائط مختلفة: المستندات الأولية ووسائط الآلة في ذاكرة الكمبيوتر الشخصي. لهذا الغرض ، يتم تجميع قائمة بمعلومات الإدخال وتكوين متطلبات كل نوع من معلومات الإدخال ، وموقع متطلبات معلومات الإدخال ، ووصف المتطلبات (الحقول) لمستندات الإدخال.

تدفقات معلومات الإخراج هي رسائل تتجاوز نظامًا لوجستيًا واحدًا أو أحد أنظمةه الفرعية.

يتميز تدفق المعلومات بالمؤشرات التالية:

• - مصدر الحدوث ؛
• - اتجاه التدفق؛
• - سرعة الإرسال والاستقبال ؛
• - معدل التدفق ، إلخ.

يقاس تدفق المعلومات بمقدار المعلومات المعالجة أو المرسلة لكل وحدة زمنية.

تتم دراسة طرق قياس كمية المعلومات الواردة في الرسالة في قسم علم التحكم الآلي يسمى نظرية المعلومات. وفقًا لهذه النظرية ، يتم أخذ ما يسمى الوحدة الثنائية ، البت ، كوحدة معلومات. عند استخدام أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية ، يتم قياس المعلومات بالبايت. البايت هو جزء من كلمة آلية ، تتكون عادة من 8 بتات وتستخدم ككل عند معالجة المعلومات في جهاز الكمبيوتر.

كما يتم استخدام الوحدات المشتقة من كمية المعلومات: كيلوبايت وميغابايت.

في ممارسة النشاط الاقتصادي ، يمكن أيضًا قياس المعلومات:

• - عدد الوثائق المجهزة أو المرسلة ؛
• - العدد الإجمالي لخطوط الوثيقة في المستندات المجهزة أو المرسلة.

من الضروري أيضًا تحديد أماكن جمع المعلومات وإدخالها وإخراجها ، وأشكال عرضها وتوثيقها. لبناء مثل هذه الأنظمة الحديثة مرافق الكمبيوتر، امكانية ادراجها في المحلية شبكات الحاسب والوصول إلى الشبكات الدولية مثل الإنترنت.