Zapisywanie danych w tabeli Excela. Zapisz wszystko

Zapisywanie arkuszy kalkulacyjnych Excel na komputerze nazywa się zapisywaniem. Jest to proces, w którym tworzymy plik z tabeli i dodajemy go do Dysku Lokalnego. Następnie plik z tabelą można otworzyć na komputerze, przenieść na pendrive'a lub przesłać przez Internet.

Jak zapisać arkusz kalkulacyjny Excel

1 . Kliknij napis „Plik” w lewym górnym rogu programu.

Jeśli nie ma takiego napisu, kliknij okrągły przycisk z kolorowymi kwadratami. Znajduje się również w lewym górnym rogu Excela.

2. Wybierz z listy „Zapisz jako”.

3. Otworzy się małe okno. Za jego pośrednictwem musisz wybrać miejsce na komputerze, w którym należy napisać tabelę. Można to zrobić po lewej stronie.

Następnie otwieram folder „Raporty”.

Gdyby żądany folder nie, możesz go utworzyć bezpośrednio w oknie. Aby to zrobić, kliknij „ nowy folder"Na górze.

Sprawdzam, czy lokalizacja do zapisania jest poprawna. Zostanie on napisany w górnej części okna.

4 . Wpisz nazwę pliku lub pozostaw ją tak, jak sugeruje komputer. Nazwę można zmienić na dole, w wierszu „Nazwa pliku”.

Okno zniknie - będzie to oznaczać, że plik z tabelą został zapisany we wskazanej lokalizacji.

Teraz możesz zamknąć program Excel i spróbować znaleźć nagrany plik na swoim komputerze. Aby to zrobić, otwórz lokalizację wybraną podczas zapisywania. Musi istnieć plik o określonej nazwie lub standardowa nazwa„Książka 1”.

Ważny! Podczas sporządzania tabeli lepszy czas zapisuj to od czasu do czasu. W tym celu użyj następującego przycisku w lewym górnym rogu programu:

Klikając na nią, tabela zostanie nadpisana. Oznacza to, że poprzednio nagrana wersja zostanie zastąpiona nową. Jest to konieczne, aby przypadkowo nie utracić danych. W końcu, jeśli w komputerze wystąpi awaria (zamrożenie, przerwa w zasilaniu), istnieje duże prawdopodobieństwo utraty stołu.

W większości przypadków najprawdopodobniej zapiszesz swoje książki w bieżącym formacie pliku (XLSX). Ale czasami może być konieczne zapisanie książki w innym formacie, na przykład na więcej wczesna wersja Excel, do pliku tekstowego lub do pliku PDF lub XPS. Pamiętaj tylko, że za każdym razem, gdy zapisujesz skoroszyt w innym formacie pliku, niektóre jego formatowanie, dane i funkcje nie mogą zostać zapisane.

Lista formatów (zwanych również typami plików), które można (i nie można otwierać ani zapisywać w pliku programu Excel 2013, który znajduje się na końcu tego artykułu.

Konwertuj skoroszyt programu Excel 97-2003 na bieżący format pliku

Jeśli otworzyłeś skoroszyt programu Excel 97-2003, ale nie musisz przechowywać go w tym formacie pliku, po prostu przekonwertuj skoroszyt na bieżący format pliku (XLSX).

W menu Plik Wybierz drużynę Inteligencja.

Naciśnij przycisk Konwertować.

Obsługiwane formaty plików Excel

W programie Excel 2013 możesz otwierać i zapisywać pliki projektów w następujących formatach.

Formaty plików Excel

Format	Rozbudowa	Opis
skoroszyt programu Excel		Standardowy format pliku Excel 2007-2013 oparty na XML. Nie można zapisać kodu i arkuszy makr Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) w tym formacie Microsoft Office Excel 4.0 (XLM).
Ścisła otwarta książka XML		Wersja ISO Strict formatu pliku skoroszytu programu Excel (XLSX).
arkusz excel(kod)		Excel 2007-2013 oparty na formacie XML z obsługą makr. W tym formacie można zapisać kod makr VBA i arkusze makr Excel 4.0 (XLM).
Binarny skoroszyt programu Excel		Binarny format pliku (BIFF12) dla programu Excel 2007-2013.
		Standardowy format pliku Excel 2007-2013 dla szablonów Excel. Nie pozwala na zapisywanie kodu makr VBA ani arkuszy makr Microsoft Excel 4.0 (XLM).
Szablon (kod)		Format plików z obsługą makr dla szablonów Excel w aplikacjach Excel 2007-2013. W tym formacie można zapisać kod makr VBA i arkusze makr Excel 4.0 (XLM).
skoroszyt programu Excel 97-2003		Excel 97 — binarny format pliku programu Excel 2003 (BIFF8).
Szablon Excel 97 — Excel 2003		Excel 97 — format pliku binarnego programu Excel 2003 (BIFF8) do przechowywania szablonów programu Excel.
Skoroszyt programu Microsoft Excel 5.0/95		Binarny format pliku Excel 5.0/95 (BIFF5).
Tabela XML 2003		Format pliku tabeli XML 2003 (XMLSS).
Dane XML		Format danych XML.
Dodatek Microsoft Excel		Format pliku dodatku Excel 2007-2013 jest oparty na języku XML i obsługuje makra. Dodatek to program, który zapewnia możliwość wykonania dodatkowego kodu. Umożliwia korzystanie z projektów VBA i arkuszy makr Excel 4.0 (XLM).
Dodatek Excela 97-2003		dodatek do programu Excel 97-2003, dodatkowy program, przeznaczony do wykonywania dodatkowego kodu. Wspiera korzystanie z projektów VBA.
skoroszyt programu Excel 4.0		Format plik Excel 4.0, w którym zapisywane są tylko zwykłe arkusze, arkusze wykresów i makra. W programie Excel 2013 możesz otworzyć skoroszyt w tym formacie, ale nie możesz w nim zapisać pliku programu Excel.

Formaty plików tekstowych

Format	Rozbudowa	Opis
		Format dla programu Lotus, oddzielony spacjami. Zapisuje tylko aktywny arkusz
		Zapisuje książkę jako plik tekstowy oddzielone zakładkami - do wykorzystania w innym system operacyjny Microsoft Windows- i zapewnia, że ​​tabulatory, znaki końca linii i inne znaki są poprawnie interpretowane. Zapisuje tylko aktywny arkusz.
Tekst (Mac)		Zapisuje skoroszyt jako plik tekstowy rozdzielany tabulatorami — do użytku w systemie operacyjnym Mac — i zapewnia, że ​​tabulatory, podziały wierszy i inne znaki są poprawnie interpretowane. Zapisuje tylko aktywny arkusz.
Tekst (MS-DOS)		Zapisuje skoroszyt jako plik tekstowy rozdzielany tabulatorami — do użytku w systemie operacyjnym MS-DOS — i zapewnia poprawną interpretację tabulacji, łamania wierszy i innych znaków. Zapisuje tylko aktywny arkusz.
Tekst Unicode		Zapisuje książkę jako tekst w Unicode, standardowym kodowaniu znaków opracowanym przez konsorcjum Unicode.
CSV (rozdzielany przecinkami)		Zapisuje książkę jako plik tekstowy oddzielony przecinkami - do wykorzystania w innej sali operacyjnej System Windows- i zapewnia, że ​​tabulatory, znaki końca linii i inne znaki są poprawnie interpretowane. Zapisuje tylko aktywny arkusz.
CSV (Macintosh)		Zapisuje skoroszyt jako plik tekstowy rozdzielany przecinkami — do użytku w systemie operacyjnym Mac — i zapewnia poprawną interpretację tabulacji, podziałów wierszy i innych znaków. Zapisuje tylko aktywny arkusz.
		Zapisuje skoroszyt jako plik tekstowy rozdzielany przecinkami — do użytku w systemie operacyjnym MS-DOS — i zapewnia poprawną interpretację tabulacji, łamania wierszy i innych znaków. Zapisuje tylko aktywny arkusz.
		Format wymiany danych. Zapisuje tylko aktywny arkusz.
		Format łącza symbolicznego. Zapisywany jest tylko aktywny arkusz.

Notatka: Jeśli zapiszesz skoroszyt w dowolnym formacie tekstowym, całe formatowanie zostanie utracone.

Inne formaty plików

Format	Rozbudowa	Opis
		dBaza III i IV. Pliki tego formatu można otwierać w programie Microsoft Excel, ale plików programu Microsoft Excel nie można zapisywać w formacie dBase.
Tabela OpenDocument		Tabela OpenDocument. Pliki aplikacji Excel 2010 można zapisywać w formacie umożliwiającym ich otwieranie w edytorach arkuszy kalkulacyjnych obsługujących format tabeli OpenDocument, np. Dokumenty Google lub OpenOffice.org Calc. Tabele ODS można również otwierać w programie Excel 2010. Formatowanie może zostać utracone podczas zapisywania i otwierania plików ODS.
		PDF. Ten format pliku zachowuje formatowanie dokumentu i umożliwia udostępnianie plików. Format PDF zapewnia, że ​​podczas przeglądania pliku na komputerze i drukowania, oryginalny format jest zachowywany, a dane pliku nie mogą być łatwo zmienione. Format PDF jest również przydatny do drukowania dokumentów w typografii.
Dokument XPS		Ten format pliku zachowuje formatowanie dokumentu i umożliwia udostępnianie plików. Format XPS zapewnia, że ​​podczas przeglądania pliku na komputerze i drukowania, oryginalne formatowanie jest zachowywane, a dane pliku nie mogą być łatwo zmienione.

Formaty plików przy użyciu schowka

Jeśli skopiowałeś dane do schowka w jednym z następujących formatów plików, możesz wkleić je do Excela za pomocą polecenia Wstawić lub Wklej specjalnie (Dom > Schowek > Wstawić).

Format	Rozbudowa	Identyfikatory typu schowka
		Rysunki w Format Windows Metaplik (WMF) lub ulepszony metaplik Windows (EMF). Notatka: Jeśli skopiujesz metaplik systemu Windows (WMF) z innego programu, program Microsoft Excel wstawi obraz jako ulepszony metaplik (EMF).
Mapa bitowa		Zdjęcia zapisane w formacie bitmapowym (BMP).
Formaty Pliki Microsoft Przewyższać		Binarne formaty plików dla Excel 5.0 / 95 (BIFF5), Excel 97-2003 (BIFF8) i Excel 2013 (BIFF12).
		Format łącza symbolicznego.
		Format wymiany danych.
Tekst (oddzielony tabulatorami)		Format tekstu rozdzielanego tabulatorami.
CSV (rozdzielany przecinkami)		Format rozdzielany przecinkami
Tekst sformatowany (separatory - spacje)		RTF. Tylko z Excela.
Wbudowany obiekt	GIF, JPG, DOC, XLS lub BMP	Obiekty Microsoft Excel, obiekty poprawnie zarejestrowanych programów obsługujących OLE 2.0 (OwnerLink) oraz obraz lub inny format prezentacji.
Połączony obiekt	GIF, JPG, DOC, XLS lub BMP	OwnerLink, ObjectLink, Link, Picture lub inny format.
Biurowy obiekt rysunkowy		Format lub obraz obiektu rysunkowego pakietu Office (EMF)
		Wyświetlany tekst, tekst OEM
Strona internetowa z jednym plikiem		Strona internetowa z jednym plikiem (MHT lub MHTML). Ten format pliku łączy obrazy wbudowane, załączniki, połączone dokumenty i inne elementy pomocnicze, do których odwołuje się dokument.
Strona internetowa		Format HTML. Notatka: Jeśli skopiujesz tekst z innego programu, Microsoft Excel wklei ten tekst w formacie HTML, niezależnie od formatu oryginalnego tekstu.

Formaty plików nieobsługiwane w programie Excel 2013

Następujące formaty plików nie są już obsługiwane, więc nie można otwierać plików w tych formatach ani zapisywać plików w tych formatach.

Aby pracować z danymi książki w oprogramowaniu, które nie jest już obsługiwane, wypróbuj następujące rozwiązania:

Znajdź w Internecie firmę, która produkuje konwertery plików dla formatów nieobsługiwanych przez program Excel.

Zapisz książkę w innym formacie pliku, który możesz otworzyć w innym programie. Na przykład zapisz skoroszyt w formacie arkusza kalkulacyjnego XML lub pliku tekstowego, który może być obsługiwany przez inny program.

Skoroszyty programu Excel 2007 i nowsze można zapisać jako poprzednie wersje Excel, w pliku format tekstu a także w innych formatach, takich jak Pliki PDF i XPS. Zwykle zapisywanie odbywa się w formacie XLSX, ale domyślny format zapisu można zmienić. Jeśli często używasz tego polecenia Zapisz jako, możesz dodać go do paska narzędzi szybkiego dostępu.

Zapisywanie skoroszytu programu Excel w innym formacie pliku

Ważny: Jeśli zapiszesz skoroszyt w innej wersji formatu pliku programu Excel, formatowanie i funkcje, które są unikatowe dla programu Excel 2007 i nowszych, zostaną utracone. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Używanie programu Excel we wcześniejszych wersjach programu Excel.

Otwórz skoroszyt w programie Excel, który chcesz zapisać w formacie odpowiednim do użycia w innym programie.

W zakładce Plik Wybierz drużynę Zapisz jako.

Zaakceptuj nazwę sugerowaną w polu Nazwa pliku lub wprowadź nową nazwę książki.

Upuścić Typ pliku wybierz format odpowiedni do użycia w innym programie.

Aby przewinąć listę i wyświetlić jeszcze formaty używają strzałek.

Notatka: W zależności od rodzaju aktywnego arkusza (arkusz księgi, arkusz wykresu lub inne rodzaje arkuszy) będą dostępne różne formaty pliki do zapisania.

Zapisywanie pliku w innym formacie do Format Excela 2007 i później

Każdy plik otwierany w programie Excel 2007 lub nowszym można zapisać w bieżącym formacie skoroszytu programu Excel (XSLX). W ten sposób możesz skorzystać z nowych funkcji, które nie są obsługiwane w innych formatach plików.

Notatka: Jeśli zapiszesz skoroszyt utworzony we wcześniejszej wersji programu Excel w formacie skoroszytu programu Excel 2007 i nowszych, niektóre funkcje i formatowanie mogą zostać utracone. Informacje o nieobsługiwanych Funkcje Excela 97-2003 zobacz artykuł

Formaty XLSX i XLS

• główny pasek narzędzi Zapisz w innych formatach... Plik>Zapisz dokument jako>Skoroszyt programu Microsoft Excel 97-2003.

Rada. Zapisać>XLSX dialog Ustawienia(menu Praca>Ustawienia…).

Wykonanie dokumentów

Wybór trybu zapisywania układu zależy od tego, w jaki sposób będziesz korzystać z utworzonego dokumentu w przyszłości:

1. Sformatowany tekst

Powstały dokument zachowa styl i rozmiar czcionki, podział akapitów, ale położenie obiektów na stronie i odstępy między wierszami nie zostaną zachowane. Spowoduje to powstanie jednolitego tekstu wyrównanego do lewej. W przypadku tekstu, w którym kolejność czytania jest od prawej do lewej, wyrównanie będzie prawe.

Komentarz. Każdy tekst o orientacji pionowej w tym trybie będzie wyświetlany poziomo.

1. Zwykły tekst

W tym trybie formatowanie tekstu nie zostanie zachowane.

Tekst

• Zapisz dane liczbowe w formacie „Liczby”

Określa, że ​​podczas zapisywania rozpoznanego tekstu w formacie XLS liczby będą zapisywane w formacie Numbers. Ten format jest używany w programie Excel do wykonywania operacji arytmetycznych na komórkach zawierających liczby.

• Zapisz nagłówki i stopki

Zaznacz tę opcję, jeśli chcesz, aby tekst nagłówka i stopki został zachowany. Jeśli ta opcja jest wyłączona, tekst nagłówków i stopek nie zostanie zapisany.

• Utwórz osobną tabelę dla każdej strony (tylko XLSX)

Jakość obrazu

Zapisując do formatu XLSX, możesz również zapisywać ilustracje. Jeśli rozpoznany tekst zawiera dużą liczbę ilustracji, rozmiar końcowego pliku może być bardzo duży. Jakość obrazów i rozmiar pliku wynikowego zależą od wybranej wartości z listy rozwijanej Jakość obrazu.

Rada:

• Aby ustawić parametry zapisywania zdjęć, wybierz Zwyczaj ...... W otwartym oknie dialogowym Własne ustawienia wybierz żądane wartości i kliknij przycisk ok.
• Jeśli nie chcesz zapisywać ilustracji w rozpoznanym tekście, upewnij się, że opcja Zapisz zdjęcia (tylko XLSX) nieoznaczone.

Format CSV

• Kliknij strzałkę obok przycisku zapisu wyników na głównym pasku narzędzi i wybierz z listy format zapisu. Jeśli żądanego formatu nie ma na liście, wybierz Zapisz w innych formatach... i w otwartym oknie dialogowym zapisywania wybierz żądany format. Możesz także zapisywać dokumenty za pomocą polecenia menu Plik>Zapisz dokument jako>Dokument CSV.

Rada. W razie potrzeby możesz skonfigurować dodatkowe opcje zapisywania w zakładce Zapisać>CSV dialog Ustawienia(menu Praca>Ustawienia…).

Ta zakładka zawiera następujące grupy ustawień:

Opcje zapisywania tekstu

• Ignoruj ​​tekst poza tabelą

Określa, że ​​w pliku będą zapisywane tylko tabele.

• Oddziel strony znakiem końca strony (# 12)

Określa, że ​​po zapisaniu rozpoznanego tekstu w formacie CSV podział na strony będzie taki sam, jak w oryginalnym dokumencie.

• Ogranicznik

Określa znak, który będzie oddzielał kolumny danych w pliku CSV.

Kodowanie

Program ABBYY FineReader automatycznie pobiera stronę kodową. Jeśli chcesz się zmienić strona kodowa, wybierz żądaną wartość z listy rozwijanej w sekcji Kodowanie.