A program célja és lehetőségei MS Access. Objektumok, céljuk és tulajdonságaik az ms access subd-ben

Az Access az egyik legnépszerűbb asztali rendszerek adatbázis-kezelő rendszer (DBMS), amely képes együttműködni a legnépszerűbb formátumú szöveges fájlokkal, táblázatokkal és adatbázisokkal.
Az adatbázis egy adott feladathoz kapcsolódó adatok és objektumok gyűjteményét tárolja. Segít az információk különféle jellemzők szerinti rendszerezésében, és lehetővé teszi, hogy a funkciók tetszőleges kombinációjával gyorsan kiválaszthassunk. A számítógép lemezén tárolt bármilyen információ felhasználható adatként: karakterek, szavak, fájlok, képek, objektumok stb. kombinációi. Az adatbeviteli és tárolási módszerek határozzák meg az adatbázis szerkezetét.
Az Access lehetővé teszi olyan relációs adatbázisok létrehozását, amelyek táblázatos formátumban tárolják az adatokat. Használható adatelemzésre, dinamikus weboldalak készítésére, amelyek automatikusan tükrözik az adatváltozásokat. Használható adatbázis-alkalmazások, például kliens/szerver alkalmazások létrehozására.

• A hozzáférés a következőképpen működhet:
• önálló DBMS asztali rendszerekhez;
• DBMS fájlszerverhez;
• előtér-kliensként a vállalati szintű kiszolgálói DBMS-sel, például a Microsofttal való kommunikációhoz SQL szerver.

Az Access 2003 hatékony platform az asztali és kliens/szerver alkalmazások részlegi vagy vállalati szintű létrehozására.
Az Access 2003 lehetővé teszi a Microsoft Access adatbázisok konvertálását Microsoft SQL Server formátumba, kétirányú XML támogatást biztosít. Az Access eszközök MS SQL adatbázisokkal való integrálásához az OLE-DB interfészen alapuló nagy sebességű adatbázis-elérési eszközöket használnak.

Az Accessben használt fájlkiterjesztések

Az Access az összes adatot egy fájlban tárolja, még akkor is, ha azok különböző táblák között vannak elosztva. Az adattáblákat, azok indexeit, űrlapjait, jelentéseit .mdb (Microsoft Access adatbázis) kiterjesztésű fájlokban tároljuk. A zárt fájlformátum .mde kiterjesztéssel lehetővé teszi, hogy ne tartalmazza forrás VBA az újraterjeszthetőek eléréséhez. A Files,adp (Microsoft Access.project) csatlakozást biztosít az integrált tárolókhoz SQL adatok Server 2000 OLE DB kapcsolaton keresztül, amely lehetővé teszi teljes értékű kliens/szerver alkalmazások készítését.
Alapértelmezés szerint az Access .mdb fájlokat használ. Ez a formátum lehetővé teszi a fejlesztők számára, hogy *.mde vagy *.ade formátumban mentsék a fájlokat. Azonban bármilyen kódot Visual Basic le van fordítva, és a forráskód eltávolítva az Access adatbázis-fájlból (.MDB) és az Access-projektfájlból (.ADP) is, ami nagyobb biztonságot nyújt.

Bármely felhasználó számítógépes rendszerek tovább Windows alapú tudja, mi van a standard csomagban irodai programok tól től Microsoft bármely verzió egyedi szerkesztő hozzáférést tartalmaz. Milyen program ez, hogyan kell vele dolgozni, most megfontolásra kerül. Természetesen itt csak a kezdeti alapokat adjuk meg, mivel az alkalmazás abszolút összes funkciójának leírása több mint egy oldalt vesz igénybe.

Mi az az Access?

Mi ez a program? Az Access egy teljes funkcionalitású rendszer bármilyen típusú munkavégzéshez relációs modell dinamikus adatcsere lehetőségével más alkalmazásokkal vagy internetes kiadványokkal. Eszközök használatát írja elő bármilyen típusú, strukturált formában bemutatott információ feldolgozásának automatizálására.

Ezenkívül az Access egy olyan csomag is, amely támogatást nyújt a ActiveX vezérlők, ami jelentősen kibővíti a program lehetőségeit abból a szempontból, hogy nemcsak táblázatos vagy szöveges komponenseket, hanem multimédiát és internetes objektumokat is tud használni. Az alkalmazásban létrehozott kapcsolatok lehetővé teszik bármelyik változás pontos követését, mások paramétereinek automatikus beállításával.

Az alkalmazás használatának főbb utasításai

Nem meglepő, hogy a legtöbb esetben a számviteli, üzleti stb. folyamatok elemzési folyamatainak teljes automatizálására használják. Az univerzális felépítésnek köszönhetően a program kiküszöbölheti az úgynevezett adatredundancia megjelenését, amikor változtatni kell. egy paramétert nem új beírásával, hanem a régi javításával, és így annak változása minden kapcsolódó adatbázisban tükröződik.

Például egy vállalat az Access segítségével nyilvántartja a szállítókat, vevőket és azokat a tevékenységeket, amelyekben részt vesznek. Az egyik szállító banki adatai megváltoztak. Elegendő ezeket megváltoztatni, mivel az automatikus beállítás minden más adatbázisra hatással lesz. Ez lecseréli az adatokat, nem ad be újakat a meglévők mellé. És ez a változás ugyanazokat a kapcsolódó tevékenységeket érinti. Vagyis bizonyos értelemben a felhasználó teljes automatizálást kap.

Ugyanez vonatkozik például arra, hogy amikor egy bizonyos árucsoportot a vállalkozás megfelelő részlegén keresztül értékesítenek, a rovatok automatikusan lekerülnek a raktárban elérhető áruk adatbázisából. De ezek a legtöbbek egyszerű példák. Valójában az alkalmazás sokkal több funkcióval rendelkezik.

A Microsoft Access felépítése

Ami a munka kényelmét illeti, ez az adatbázisadatok elemzésében és feldolgozásában döntő szerepet játszó fő elemek jelenléte miatt érhető el. A főbb elemek közé tartoznak a következők:

• táblázat - olyan elem, amely az alapvető információkat meghatározott formátumban tárolja (numerikus, szöveges, grafikus stb.);
• lekérdezés – a kapcsolódó elemek, más adatbázisok vagy harmadik féltől származó programok elérésének eszköze;
• forma - információk vagy adatok felhasználóbarát formában történő megjelenítése;
• jelentés - feldolgozott eredmények kimenete;
• makró - egy végrehajtható elem, amely lehetővé teszi bizonyos műveletek végrehajtását, amikor esemény történik, kérést hoznak létre, jelentést generálnak;
• modul - Visual Basic nyelvi eszközök, amelyek lehetővé teszik a program képességeinek jelentős bővítését eljárások létrehozása és számos funkció használata alapján.

Kommunikáció más programokkal és külső adatbázisokkal

Mint már világos, az Access egy olyan program, amely lehetővé teszi, hogy ne csak a felhasználó által bevitt saját adatait használja, hanem összekapcsolja is azokat. Az alkalmazás képességei olyanok, hogy más alkalmazásokból (FoxPro, Paradox, Excel, Word stb.) importálhatók információk. Az eljárások egyszerűsítése érdekében az adatok nem importálhatók, hanem összekapcsolhatók, és nem csak azzal ezeket a programokat, hanem hálózati környezetben vagy az interneten található forrásokkal is.

Maga a kötési folyamat lekérdezések alapján történik, hasonlóan az SQL adatbázisok működéséhez (az Access is támogatja őket).

Hozzon létre sablonokból

Az Accessben a táblázat a fő elem. Megjelenésében ez az összetevő nagyon hasonlít az Excel táblákhoz, de az Access lehetőségei sokkal szélesebbek, és az ilyen elemekkel való munka elvei megvannak a saját jellegzetességeik.

A program indításakor azonban meglehetősen könnyű létrehozni saját adatbázist. Az üdvözlő ablak megjelenése után a felhasználó választhat sablonokat, amelyek alapján táblázat formájában létrejön a leendő adatbázis-struktúra. Ez az úgynevezett Backstage nézet. Itt találhat olyan beépített blankokat, amelyek hasznosak az előadáshoz konkrét feladatokat, vagy használja a keresést hivatalos forrás A Microsoft, ha a listában egyik sem felel meg a felhasználó igényeinek (bár ez nem valószínű).

Adatbázis a semmiből

Ha a felhasználónak semmi sem felel meg, és önállóan szeretne adatbázist készíteni, új fájl létrehozásakor a megfelelő menüben ki kell választania egy üres adatbázist. Itt érdemes figyelembe venni néhány korlátozást. Például az asztali adatbázisok nem támogatják a webes közzétételt, és a webes adatbázisok nem konzisztensek a korábbiak egyes funkcióival.

A kezdeti táblázat létrehozása után folytathatja az adatok bevitelét. Vegye figyelembe, hogy adatokat csak a szomszédos oszlopokba és sorokba lehet bevinni. Ezenkívül ne adjon hozzájuk üres cellák ahogyan az Excelben történik. Kívül, elengedhetetlen feltétel az, hogy minden oszlop csak egy típusú adatot tartalmazhat, azaz ha a formátum eredetileg dátum és idő használatára van beállítva, akkor az oszlopba beírt kitevő alapú információkat nem ismeri fel a rendszer. Tehát, ha lehetséges, ebben a perspektívában kell megterveznie az asztalt. A munka egyszerűsítése érdekében használhatja speciális mód konstruktőr.

Az adatok importálásának és más forrásokkal való összekapcsolásának árnyalatai

Ami az adatimportálást illeti, a program lehetőségei gyakorlatilag korlátlanok. A fő feltétel csupán az, hogy az importált adatokat táblázatos típusokra (például Excel vagy Word táblázatokra) kell felosztani. Ha az importálást például a Jegyzettömb szöveges változatában hajtják végre, a tabulátorral (Tab billentyű) hozhat létre hasonló szerkezetet.

Használhat SharePoint-listákat, és adatokat is összekapcsolhat a dolgok megkönnyítése érdekében. Ehhez használjon egy speciális parancsot a külső adatok lapon, amely az importálási és hivatkozási csoportban található. Itt kész megoldásokat kínálnak (Excel, Word stb.). Kiválasztáskor csak a helyet kell megadni kívánt fájlt, a mentési helyet az aktuális adatbázisban, és erősítse meg a választást.

Következtetés

Ez az Access alkalmazás. A program nagyon népszerű a felhasználók széles körében, hiszen fejlesztői igyekeztek más lehetőségeket ötvözni szoftver termékek ebből a típusból. És ez történt ez az alkalmazás nagyon rugalmas a legtöbb funkció testreszabása és automatizált alkalmazása. Hozzá kell tenni, hogy az Access egy nagyon hatékony adatfeldolgozó eszköz, bár itt csak az alkalmazással kapcsolatos legalapvetőbb információkat vettük figyelembe.

A Microsoft Access fő célja

A Microsoft Access fő célja relációs adatbázis biztosítása. Az ilyen típusú adatbázisokban a valós objektumok egy bizonyos osztályát jellemző információk speciális táblázatokba kerülnek. Az objektumok lényegét meghatározó jellemzők (attribútumok) száma ez az osztály, megfelel a táblázat oszlopainak számának. Az osztály minden objektuma a táblázat egy sorának felel meg. A táblázat oszlopát az Accessben mezőnek, a sort pedig rekordnak nevezzük.

Alapvető Microsoft Access objektumok

A Microsoft Access indításakor egy párbeszédpanel jelenik meg a képernyőn, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy új adatbázist vagy mintaadatbázis-készleten alapuló adatbázist hozzon létre. A Microsoft Access fő objektumai egy táblázat, egy űrlap, egy jelentés, egy lekérdezés, egy makró és egy modul. A táblázatok célja, hogy adatokat tároljanak a tárgyterületen lévő objektumok jellemzőiről. A Microsoft Access fő információfeldolgozási műveleteit kétdimenziós téglalap alakú táblázatok segítségével hajtják végre. Az űrlap az adatok képernyőn történő megjelenítésének és kezelésének módja. Az adatbázisban lévő kapcsolódó adatok megtekintésére, bevitelére és szerkesztésére jön létre. Kinézet nyomtatvány normál dokumentumnak felel meg. A lekérdezés egy adatbázisról megfogalmazott kérdés. Szükségesek az információk egy adatbázisból történő kiválasztásához, meghatározott alapon vagy kritériumrendszer alapján. Lekérdezéssel adatokat adhatunk hozzá, törölhetünk vagy frissíthetünk egy táblázatban, illetve új táblákat is létrehozhatunk a meglévő táblák alapján. A jelentés az adatok konvertált reprezentációja, amely nyomtatóra, képernyőre vagy fájlra kerül. A jelentések az eredeti dokumentum létrehozására szolgálnak, amelyet általában kinyomtatnak. A makró szükséges ahhoz, hogy egy többlépcsős információfeldolgozási eljárás végrehajtása során egy bizonyos műveletsort egyetlen egésszé egyesítsen. A modul az egyik algoritmikus nyelven írt programokat tartalmaz a nem szabványos információfeldolgozási eljárások megvalósítására.

Táblázatok a Microsoft Accessben

Az Access adatbázis alapját képező táblák a következő tulajdonságokkal rendelkeznek: minden táblaelem (cella) egy adatelem; minden táblázatoszlop egyedi nevet kap; a táblázat minden oszlopa homogén, azaz azonos típusú elemekből áll. Ez lehet szöveg, dátum, szám, grafikai objektumok, Logikai értékek stb.; a táblázat nem tartalmazhat azonos sorokat; a soroknak ugyanannyi elemet (mezőt) kell tartalmazniuk, amelyek heterogének és összekapcsolódnak; az oszlopok és sorok tetszőleges sorrendben vannak elhelyezve.

Első DBMS

A legelső DBMS-ben minden táblához általában a külön fájl. A táblák közötti összekapcsolt munkához használtuk speciális közművek. A Microsoft Access egyszerű módszerekkel kapcsolhatja össze az ugyanabban a fájlban tárolt táblázatokat. A különböző táblák egy fájlban való együttes tárolása a következő előnyökkel jár: az adatok táblákba történő elhelyezése az adatok tartalma szerint, azaz az azonos osztályba tartozó objektumok jellemzőiről szóló információk egy táblában vannak; az információk külön táblákba (modulokba) történő mentése lehetővé teszi az egyes modulok információinak külön-külön történő megváltoztatását és kiegészítését, a tantárgyi terület objektumaiban bekövetkezett változásoknak megfelelően; az egyik cellában lévő adatok javítása a többi cellában automatikus javításhoz vezet.

Az ACCESS fő objektumai: táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések, makrók és modulok.

A tábla egy objektum, amely meghatározott és adatok tárolására szolgál. Minden táblázat egy adott típusú objektumról tartalmaz információt. A táblázat mezőket (oszlopokat) és rekordokat (sorokat) tartalmaz. A táblázatokkal két fő módban dolgozhat: Tervező nézet és Adatlap nézet.

Tervezési módban a táblázat szerkezete be van állítva, pl. a mezők típusai, tulajdonságai, száma és neve (oszlopfejléc) meg van határozva. Akkor használatos, ha a tábla szerkezetét kell megváltoztatni, nem a benne tárolt adatokat.

Az adatlap nézet az adatok egyszerű megtekintésére, hozzáadására, módosítására, rendezésére vagy törlésére szolgál.

A lekérdezés egy olyan objektum, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy egy vagy több táblából megkapja a kívánt adatokat. A lekérdezés egy olyan kérdés, amelyet a felhasználó feltesz az ACCESS-nek az adatbázisban tárolt információkkal kapcsolatban.

A lekérdezések önállóan és varázslók segítségével hozhatók létre. Az ACCESS alkalmazásban a következő típusú kéréseket hozhatja létre:

Minta kérés;

Kérés paraméterekkel;

keresztkérelem;

Módosítási kérelem (rekordok törlésére, frissítésére és hozzáadására vonatkozó kérelem tábla létrehozásához);

Csatlakozási kérelmek, szerverkérések, vezérlési kérések, alárendelt kérések.

A lekérdezések segítségével több tábla adatait tekintheti meg, elemezheti, módosíthatja, új táblákat hozhat létre. Űrlapok és jelentések adatforrásaként használják őket.

A lekérdezésekkel két fő módban dolgozhat: Tervező nézetben és Adatlap nézetben.

Az űrlap egy olyan objektum, amely elsősorban az adatok kényelmes bevitelére szolgál. A táblákkal ellentétben az űrlapok nem tartalmaznak adatbázis-információkat. Az űrlap az adatok számítógép képernyőjén való megjelenítésére szolgáló (üres) formátum. Űrlapokat csak táblákból vagy lekérdezésekből lehet felépíteni. A lekérdezéseken alapuló űrlapok felépítése lehetővé teszi, hogy bennük több táblázatból is bemutasson információkat.

Az űrlapba képek, diagramok, hang (hang) és videó (kép) ágyazható be.

Munkamódok az űrlappal:

Az űrlap mód az adatok megtekintésére és szerkesztésére szolgál, környezetet biztosít az adatokkal való munkavégzéshez, és felhasználóbarát kialakítás megjelenítésük a képernyőn;

Az Űrlaptervezési módra akkor van szükség, ha egy űrlap (struktúra vagy űrlapsablon) meghatározását szeretné módosítani, nem pedig az általa képviselt adatokat;

A Táblázat nézet lehetővé teszi az összes űrlapmezőt tartalmazó táblázat megtekintését;

A jelentés egy olyan objektum, amelyet olyan dokumentum létrehozására terveztek, amely később kinyomtatható vagy egy másik alkalmazás dokumentumába beilleszthető. A jelentések az űrlapokhoz hasonlóan lekérdezésekből és táblázatokból is előállíthatók, de nem teszik lehetővé az adatbevitelt.

Jelentési módok:

- előnézeti mód lehetővé teszi a jelentés megtekintését, ahogy kinyomtatják;

- konstruktor mód a sablon (jelentésstruktúra) módosítására szolgál.

A makró olyan objektum, amely van strukturált leírás egy vagy több művelet, amelyet az ACCESS végre kell hajtania egy adott eseményre válaszul.

Például megadhat egy makrót, amely válaszul egy elem kiválasztására a fő űrlapon egy másik űrlapot nyit meg. Egy másik makró segítségével ellenőrizheti egy adott mező értékét, ha annak tartalma megváltozik. A makróban további feltételeket is felvehet bizonyos abban szereplő műveletek végrehajtására vagy nem hajtására.

Használata nagyban megkönnyíti az űrlapokkal és jelentésekkel való munkát makrók. Az MS ACCESS több mint 40 makróval rendelkezik, amelyek makrókba foglalhatók. A makrók olyan műveleteket hajtanak végre, mint a táblák és űrlapok megnyitása, lekérdezések végrehajtása, más makrók futtatása, opciók kiválasztása a menükből és így tovább. A makróparancsok lehetővé teszik, hogy egy (vagy több) gomb megnyomásával olyan műveleteket hajtson végre, amelyeket gyakran kell végrehajtania munka közben.

Modul - olyan objektum, amely MS ACCESS BASIC programokat tartalmaz, amelyek lehetővé teszik a folyamat kisebb lépésekre bontását és azon hibák észlelését, amelyeket makrók segítségével nem találtak meg.

6. SZAKASZ AZ ADATBÁZISOK ALAPJAI. DBMS A HOZZÁFÉRÉS

25. témakör Az MS Access program célja. Fő objektumok

Bármilyen tevékenységi területen gyakran kell nagy mennyiségű adattal megküzdenie. A fő műveletek ebben az esetben: információgyűjtés, feldolgozás (szükséges adatok keresése, válogatás stb.), űrlapok készítése az adatok megtekintésére, nyomtatására. Az egyik legnépszerűbb ilyen funkciókat biztosító szoftvertermék az adatbázis-kezelő rendszer.

nyh Microsoft Access.

A Microsoft Access egy adatbázis-kezelő rendszer (DBMS). Alatt

vezérlő rendszer Olyan programok összessége alatt értendő, amelyek nem csak nagy mennyiségű adat tárolását teszik lehetővé egy bizonyos formátumban, hanem feldolgozzák is, felhasználóbarát formában jelenítik meg azokat.

A Microsoft Access az relációs DBMS. Ez azt jelenti, hogy egyszerre több adatbázistáblával is tud dolgozni. A relációs DBMS használata segít optimalizálni az adatstruktúrát, és így leegyszerűsíteni a munkát. A Microsoft Access táblákat összekapcsolhatja egy másik számítógépen vagy kiszolgálón tárolt adatokkal, vagy használhat egy Paradox vagy Database alkalmazásban létrehozott táblát. A Microsoft Access adatok hatékonyan kombinálhatók adatokkal Microsoft Excel.

A Microsoft Access a Microsoft Office alkalmazáscsomag része. A Microsoft Access lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy:

adatséma kidolgozása és relációs adatbázis-struktúra létrehozása;

felhasználói adatbeviteli űrlapok létrehozása egytáblás és relációs adatbázisokban;

adatok bevitele és szerkesztése;

lekérdezések generálása adatok kereséséhez és kiválasztásához;

jelentéseket készíteni az adatkiadáshoz;

a gyakran végrehajtott műveletek automatizálása (például számítás bérek, anyagi értékek elszámolása stb.), valamint számos egyéb ritkábban használt funkció.

A Microsoft Access program elindításához a következő parancsokat kell futtatnia:

Indítsa el a Programokat Microsoft Access.

Fő DB objektumok:

A táblák olyan objektumok, amelyeket rekordok (sorok) és mezők (oszlopok) formájában tárolnak. Általában minden tábla egy adott kérdéssel kapcsolatos információk tárolására szolgál.

A lekérdezések olyan objektumok, amelyek egy vagy több táblából meghatározott feltételeknek megfelelő adatok keresésére és megjelenítésére szolgálnak. Lekérdezéseket is használhat több rekord egyidejű frissítésére vagy törlésére, valamint számítások végrehajtására.

Az űrlapok elsősorban adatbevitelre tervezett MS Access objektumok. Vezérlőket helyezhet el egy űrlapon, amely adatok bevitelére, megjelenítésére és szerkesztésére szolgál a táblázat mezőiben.

A jelentések olyan MS Access DB objektumok, amelyeket az adatok hatékony megjelenítésére terveztek nyomtatott formában, lehetővé téve az információk kívánt módon történő megjelenítését és számítások elvégzését (összesítés, átlag megkeresése stb.).

Az oldalak a weboldalak egy speciális típusa, amelyet az interneten vagy intraneten keresztül történő megtekintésre és kezelésre terveztek, és a Microsoft Access adatbázisokban tárolt adatokat tartalmazzák.

A makrók makróparancsok a gyakran végrehajtott feladatok automatizálására, például űrlapok megnyitására vagy jelentések nyomtatására. Például egy gomb megnyomásával futtathat egy jelentést kinyomtató makrót.

A modulok leírások és eljárások összessége a Visual Basic nyelven alkalmazásokhoz, egyetlen programegységbe összeszerelve. Makrók és modulok segítségével felhasználó-orientált alkalmazásokat hozhatunk létre, kiegészíthetjük gombokkal, menükkel, párbeszédpanelekkel.

Az adatbázis minden összetevője, például a táblák, jelentések, lekérdezések, űrlapok a Microsoft Accessben egyetlen mdb kiterjesztésű fájlban tárolódnak.

Rizs. 2.6.1. Adatbázis ablak

Az adatbázis ablakban (2.6.1. ábra) az "Objektumok" részben az objektum típusa van kiválasztva, az ilyen típusú objektumok listája megjelenik az ablak fő területén.

3 parancsgomb van az objektumokkal való munkavégzéshez:

1. "Megnyitás" - megnyitja a kiválasztott objektumot. Ebben a módban megtekintheti a táblázatot, új bejegyzéseket készíthet, vagy módosíthatja a meglévőket. Megtekintheti a lekérdezés végrehajtásának eredményeit, riportokat.

2. "Konstruktor" - megnyitja az objektum szerkezetét, és lehetővé teszi az eszköz módosítását, nem a tartalmát (újakat hozzáadhat a táblázathoz)

Például módosítsa a mező tulajdonságait; az űrlapokon módosítsa vagy hozzon létre vezérlőket). Ez egy fejlesztői mód.

3. "Létrehozás" - megnyit egy ablakot, amely lehetőséget ad egy új objektum létrehozásának módjára.

Munka a "mesterekkel"

"Mester" ("Varázsló") - speciális program, amely segít egy probléma megoldásában vagy egy bizonyos típusú tárgy létrehozásában. Ezzel a programmal néhány perc alatt elvégezheti a munkát, ami a program használata nélkül több órát is igénybe vehet. A varázsló kérdéseket tesz fel egy objektum tartalmával, stílusával és formátumával kapcsolatban, majd felhasználói beavatkozás nélkül létrehozza az objektumot. A Microsoft Access körülbelül száz "varázslót" kínál adatbázisok, alkalmazások, táblázatok, űrlapok, jelentések, diagramok, levelezési címkék és vezérlők tervezésére.

Az "Adatbázis varázsló" lehetővé teszi a programban elérhető sablonok ("Munkarendelések", "Kapcsolatok", "Raktár" stb.) felhasználásával az összes szükséges jelentést, táblát és űrlapot tartalmazó adatbázis létrehozását egy műveletben. A funkció használatához, amikor elindítja a Microsoft Access-t egy párbeszédpanelen,

ne válassza ki a rádiógombot"Varázslók, oldalak és adatbázisprojektek". "Mas-

Adatbázis Ter" új adatbázist hoz létre, nem használható új táblák, űrlapok, jelentések hozzáadására egy meglévő adatbázishoz.

Saját adatbázis létrehozásához a "Varázsló" nélkül, a Microsoft Access indításakor megjelenő párbeszédpanelen a kapcsolót "Új adatbázis" állásba kell állítani.

26. téma. Táblázatok

Az adatbázis fő szerkezeti eleme egy táblázat. A táblázatok tárolják a felhasználói bevitelt. Minden Microsoft Access tábla mezőknek nevezett oszlopokból és rekordoknak nevezett sorokból áll. A táblázat minden bejegyzése tartalmazza az összes szükséges információt külön elem adat. Például egy alkalmazotti rekord tartalmazhat vezetéknevet, keresztnevet, családnevet, születési dátumot, beosztást stb.

Az adattábla sorai és oszlopai ugyanúgy átméretezhetők, mint a ben Microsoft program Excel. Valójában a Microsoft Access adatbeviteli módja nem különbözik az Excel-táblázatokkal való munkavégzéstől.

A táblázat szerkezetének kialakításakor mindenekelőtt meg kell határozni a mezők nevét, amelyekből állnia kell, a mezők típusát és méretét. Minden táblázatmezőhöz egyedi név tartozik, amely nem haladhatja meg a 64 karaktert. Célszerű a nevet úgy beállítani, hogy az tükrözze a mező tartalmát. Azt is meg kell határozni, hogy a mező milyen típusú adatokat tartalmazzon. A Microsoft Accessben minden mezőhöz hozzá kell rendelni a 10 adattípus egyikét. A mezőtípus értéke csak Tervező nézetben állítható be. táblázatban. A 2.6.1 bemutatja a Microsoft Access adattípusokat és azok leírását.

2.6.1. táblázat

		Microsoft Access mező adattípusok
	Adattípus	Leírás
	Szöveg	Számításokat nem igénylő szövegek vagy számok, például számok
	(értsd
		ra, telefonok (legfeljebb 255 karakter)
	alapértelmezett)
	Számszerű	A lebonyolításhoz használt különböző formátumú numerikus adatok
		számításokat
	Dátum idő	A 100-tól 9999-ig terjedő dátum- és időadatok tárolásához adja meg
	Pénzügyi	A matematikában használt monetáris értékek és számszerű adatok
		a számításokat legfeljebb 15 egész számjegyig, legfeljebb 4 számjegyig
		törtjelek
		Legfeljebb 65535 karakter hosszú megjegyzések tárolására
		Egy speciális numerikus mező, amelyben a Microsoft Access automatikusan
		A sí minden bejegyzéshez egyedi sorozatszámot rendel. Tud-
		az ilyen mezőkben lévő értékek nem frissíthetők
	Logikus	Két lehetséges érték közül csak az egyik lehet (igaz/hamis,
	Tárgymező	Objektum (például Microsoft Excel táblázat, dokumentum
		Microsoft Word, kép, hangfelvétel vagy egyéb bináris adat
		formátum) Microsoft Access táblázatba ágyazva vagy ahhoz társítva
		Színesen kiemelt vagy aláhúzott szöveg, amely kiválasztásakor
		a fájlba való áttérés megtörténik, egy bizonyos hely a fájlban,
		HTML forrása az interneten vagy intraneten. hiper-
		Létrehoz egy kombinált mezőt, amely lehetővé teszi egy másik érték kiválasztását
	helyettesítések	táblázatból vagy értéklistából

Négyféleképpen hozhat létre üres táblázatot a Microsoft Accessben:

Rizs. 2.6.2. Táblázat létrehozása a varázsló segítségével

A „Táblázatvarázsló” (2.6.2. ábra) lehetővé teszi, hogy a táblázathoz mezőket válasszon ki számos, korábban meghatározott táblázatból, például üzleti kapcsolatok, személyes tulajdonok listája, receptek stb.;

adatbevitel közvetlenül egy üres táblázatba táblázatos módban. Amikor új táblázatot ment a Microsoftba Hozzáférés az adatokhoz elemzi, és minden mezőhöz hozzárendeli a szükséges adattípust és formátumot;

táblázat importálása másik fájlból. A Microsoft Access lehetővé teszi adatok importálását Microsoft Access, Paradox, dBASE adatbázisfájlokból, Microsoft Excel táblázatokból, szöveges fájlok satöbbi;

az összes táblázatelrendezési beállítás megadása Tervező nézetben. Amikor Tervező nézetben hoz létre táblázatot, ki kell töltenie

a táblázat formája (2.6.3. ábra), ahol az első oszlop a mezők fejléceit, a második oszlop pedig a típusukat (a lehetséges mezőtípusokat a 2.6.1. táblázat tartalmazza). Az űrlap alján megadhatja a mezőtulajdonságokat, például az alapértelmezett értékeket, a beviteli maszkokat és a keresési mezőket.

Rizs. 2.6.3. Asztalkészítő

A "Designer" módban nem lehet adatokat bevinni a táblázatba. A "Tervező" módból a "Táblázatok" módba és fordítva váltáshoz használja a "Nézet" menüpontot vagy az eszköztáron lévő gombot ( - "Designer", - "Table Mode"). Ugyanakkor minden alkalommal, amikor a program kéri a változtatások mentésének szükségességét.

Függetlenül attól, hogy milyen módszerrel hoztuk létre a táblázatot, mindig lehetőség van a "Tervezés" módra a táblázat elrendezésének további módosítására, például új mezők hozzáadására, értékek beállítására

alapértelmezett vagy beviteli maszkok létrehozásához. Azonban csak a "Designer" mód teszi lehetővé a szükséges táblázatstruktúra azonnali beállítását.

Adatok bevitele és szerkesztése

A táblázat celláiba történő adatbevitelhez a kurzort a kívánt cellába kell helyezni, pl. aktiválja és adjon meg adatokat (nem kell adatokat bevinni a "Számláló" adattípusú mező celláiba, mivel az ebben a mezőben lévő értékek automatikusan megjelennek, amikor adatokat ad meg ennek bármely más cellájába rekord). A beviteli jellemzők a következők: ha az adatbevitelt a cellába az Esc billentyű lenyomásával megszakítjuk, akkor a régi érték áll vissza, az Enter vagy a Tab billentyű lenyomása esetén pedig az új érték kerül a cellába. Egyes adattípusoknál (numerikus, monetáris, dátum/idő, logikai érték) az MS Access automatikusan ellenőrzi a bevitel helyességét. Például, ha egy numerikus típusú cellába ír be egy betűt, akkor az MS Access üzenetet jelenít meg a hibásan beírt értékről, és nem engedi átlépni egy másik cellába, amíg a megadott típusú adatokat meg nem adjuk.

A teljes rekordok törléséhez először ki kell jelölnie azokat. A rekordok és mezők kiválasztása az MS Access táblákban ugyanúgy történik, mint a sorok és oszlopok kiválasztása Excel táblázatok. A rekordokat a Delete gombbal, a mezőket - az "Oszlop törlése" paranccsal törölheti helyi menü.

Minden típusú mezőhöz (kivéve a "Számláló" és a mező OLE objektum) korlátozásokat állíthat be a bemeneti adatokra. Ehhez a "Tervezés" módban válassza ki az "Általános" fület, vigye a kurzort az "Értékfeltételek" nevű mezőre, és írjon be egy adatbeviteli korlátozást. Egy számmezőben lévő megszorítást leggyakrabban egyenlőtlenségként ábrázolják. Szöveges mezőbe is beírható, általában ilyenkor az ebben a mezőben előforduló szavakat adják meg.

Jegyzet. A korlátozásokat nemcsak manuálisan, hanem a "Kifejezéskészítő" segítségével is megadhatja. Amikor a kurzor megjelenik az Értékfeltételek paramétersorban, egy három ponttal ellátott gomb jelenik meg tőle jobbra. Ha erre a gombra kattint, megjelenik a kifejezéskészítő ablak. Általában összetett kifejezések létrehozására használják.

Használhat másikat praktikus eszköz adatbevitelkor - az "Alapértelmezett érték" paraméter (a "Tervezés" módban meg kell nyitnia az "Általános" lapot). Itt állíthatja be, hogy a Microsoft Access milyen adatokat adjon meg alapértelmezés szerint a táblázat kitöltésekor. Ez kényelmes, ha a legtöbb érték adott mező ugyanazok, és csak néhány különbözik egymástól.

Az adatok a vágólapon keresztül egyik cellából a másikba másolással is bevihetők.

Minden adattípusnak (a "Számláló" adattípus kivételével) van egy üres (nulla) értéke. Kétféle nullérték létezik: nullérték és nullkarakterlánc. Ha egy üres mező üres (Null) értékkel rendelkezik, akkor ez azt jelenti, hogy léteznek hozzá adatok, de még nem ismertek. Ha üres karakterláncot ír be (két egyenes idézőjel (" ")), akkor ez azt jelenti, hogy az adatok egyáltalán nem léteznek. A Microsoft Access lehetővé teszi az ilyen üres értékek kezelését.

Adatkeresés

Ha a táblázat nagy, akkor automatizálhatja az adatlekérési folyamatot. Ehhez el kell helyezni a kurzort a mező bármely cellájába, ahonnan a keresés elindul, majd ki kell adnia a következő parancsokat: Keresés szerkesztése. A megjelenő ablakban meg kell adnia egy mintát a keresett adatokból, és kattintson a "Keresés" gombra. Ha talál értéket, a kurzor arra a cellára ugrik. Ha nagy mennyiségű azonos adatot szeretne lecserélni egy másik értékre, akkor a következő parancsokat kell végrehajtania: Szerkesztés Csere. A megjelenő ablakban adja meg a lecserélt és lecserélt elemek mintáit. Ezután el kell döntenie, hogy meg kell-e nézni az egyes lecserélt értékeket vagy sem, és ennek függvényében kattintson a "Csere" vagy a "Minden cseréje" gombra. Ha nincs teljes információ a keresési minta megadásához, használhatja a táblázatban látható helyettesítő karaktereket. 2.6.2.

2.6.2. táblázat

A Keresés és csere ablakban és a szűrőkben használt helyettesítő karakterek

	Leírás
	bármely 1 vagy több szimbólum			Az első betű K, a többi
				nye - bármilyen
	Bármi szöveg karakter
	tetszőleges karakter zárójelben			Sasha, Dasha, Masha
	bármely karakter, kivéve a megadott-			Duma, hölgy, otthon, füst
	zárójelben
	bármely karakter a tartományból,			Ó, Ab, Av
	emelkedő
	egy számjegy

Adatok rendezése

A megtekintés megkönnyítése érdekében a táblázat rekordjait meghatározott sorrendbe rendezheti az eszköztár rendezési gombjaival vagy a menüparancs Rekordok rendezése Rendezés növekvő (csökkenő rendezés) segítségével. A rendezés parancs arra a mezőre vonatkozik, ahol a kurzor található. Adatlap nézetben egyszerre több szomszédos oszlopot is kijelölhet, majd ezek szerint rendezheti. Alapértelmezés szerint az Access a rekordokat a bal szélső kiválasztott oszlopból rendezi. Ebben az esetben a táblázat rekordjai először a bal szélső kiválasztott oszlop szerint lesznek rendezve, majd (az első rendezett oszlopban szereplő azonos értékek esetén) a második és így tovább. Ha vissza kell állítania a rekordok megjelenítési sorrendjét, használja a Records Delete Filter parancsokat.

Jegyzet. A modern DBMS-ek, mint például a Microsoft Access, soha nem rendezik fizikailag a táblákat, mint a múltban. Az adatok rendezésére (valamint szűrésére, keresésére és cseréjére) szolgáló eszközöket a Microsoft Access automatikusan generált lekérdezésekként valósítja meg. A tábla rekordjai mindig abban a sorrendben helyezkednek el az adatbázisfájlban, ahogyan a táblába kerültek.

Adatok kiválasztása szűrővel

A szűrő a rekordok egy részhalmazának kiválasztására alkalmazott feltételek halmaza. A Microsoft Accessben négyféle szűrő létezik: kiválasztási szűrő, normál szűrő, speciális szűrő, kiválasztás kizárása.

Az eszköztár gombokat tartalmaz a szűrőkkel való munkavégzéshez:

"Szűrés kijelölés szerint" (); "Szűrőcsere" (); "Szűrő alkalmazása-

Szűrés kijelölés szerint - így gyorsan ki lehet választani a rekordokat a kiválasztott minta szerint. A megadott mezőben meghatározott értéket tartalmazó táblázat összes rekordjának megtekintéséhez válassza ki ezt az értéket egy rekordban, kattintson a "Szűrés kiválasztott alapján" gombra, vagy hajtsa végre a következő parancsokat: Rekordok Szűrés Szűrés kiválasztott alapján. Ugyanakkor a táblázat ablakának állapotsorában a "Szűrő" szó látható.. Ezenkívül a Szűrő alkalmazása gombmeg van nyomva, ami azt jelenti, hogy a szűrő használatban van. A gomb letiltása az összes szűrőt eltávolítja. A szűrőbeállítások nem vesznek el, egyszerűen le lesznek tiltva.

Ha olyan rekordokat szeretne megtekinteni, amelyek nem tartalmaznak kiválasztott értéket, akkor a helyi menüből vagy a Rekordszűrő menüből kell kiválasztani a Kijelölt kizárása parancsot.

A rekordok kiválasztásának kritériumait a következő paranccsal állíthatja be: Records

Szűrő Szűrő vagy gombok szerkesztése. Ezt követően megjelenik egy sor; az a mező, amelyben a kurzor található, kombinált mezővé válik, amelyben kiválaszthatja az elérhető értékeket. Más kiválasztási feltételeket is összeállíthat az összehasonlító operátorok segítségével (<, >), helyettesítő karakterek (lásd a 2.6.2. táblázatot). Szűrési feltételt állíthat be egy mezőhöz az oszlop helyi menüjében található "Szűrő:" paranccsal. A "Szűrő alkalmazása" gombra kattintás után a megadott feltételeknek megfelelő rekordok kerülnek kiválasztásra.

Még bonyolultabb szűrési feltételek adhatók meg a Records Filter Advanced filter parancsokkal. Ebben az esetben összetett kiválasztási feltételeket írhatunk, amelyekhez 9 sort biztosítunk a kiterjesztett szűrő formában (2.6.4. ábra).

Rizs. 2.6.4. Speciális szűrő üres

27. téma

Adatszervezés

A "relációs" szó az angol "relation" - "relation" szóból származik. A kapcsolat tematikus fogalom, de az adatmodellek terminológiájában célszerű a kapcsolatokat táblázat formájában ábrázolni.

A különböző táblákból származó adatok összekapcsolásához minden táblának tartalmaznia kell egy vagy több olyan mezőt, amely egyedileg azonosítja a tábla minden rekordját. A táblázat kulcsmezőjének nevezik. Ha egy táblázat kulcsmezőket tartalmaz, akkor a Microsoft Access megakadályozza, hogy ismétlődő vagy üres értékek kerüljenek a kulcsmezőbe.

A Microsoft Accessben háromféle kulcsmező létezik: számláló, egyszerű kulcs és összetett kulcs.

1. A számláló kulcsmezői.

Egy ilyen mező megadása kulcsként a legcélszerűbb egyszerű módon kulcsmezők létrehozása. Ha a létrehozott tábla mentése előtt a kulcsmezők nem voltak megadva, akkor a létrehozott tábla mentésekor üzenet jelenik meg a kulcsmező létrehozásáról. Az "Igen" gombra kattintva egy pörgető kulcsmező jön létre.

2. Egyszerű kulcs.

Ha egy mező egyedi értékeket, például kódokat vagy leltári számokat tartalmaz, akkor ez a mező kulcsmezőként definiálható. Ha a kiválasztott mező ismétlődő vagy üres értékeket tartalmaz, akkor nem lesz kulcsmezőként definiálva.

3. Összetett kulcs.

BAN BEN Azokban az esetekben, amikor nem lehet garantálni egy mező értékeinek egyediségét, lehetőség van több mezőből álló kulcs létrehozására. Leggyakrabban ez a helyzet két tábla összekapcsolására használt táblában fordul elő. sok-sok.

A relációs adatbázisok egyik legfontosabb előnye, hogy logikailag csoportosított adatokat tárolhatunk különböző táblákban, és kapcsolatokat hozhatunk létre közöttük, kombinálva őket egyetlen alap. A hivatkozás beállításához a tábláknak tartalmazniuk kell mezőket ugyanazok a nevek vagy legalábbis azonos adatformátumokkal. A táblázatok közötti kapcsolat kapcsolatokat hoz létre a mezőkben lévő egyező értékek között. Ez az adatszervezés csökkenti a tárolt adatok redundanciáját, leegyszerűsíti azok bevitelét, lekérdezések és jelentések létrehozását, valamint lehetővé teszi az adatokhoz való hozzáférés korlátozását.

BAN BEN A Microsoft Access háromféle kapcsolatot tud meghatározni a táblák között:"Egy-

sokakhoz, sok-sokhoz és egy az egyhez.

Az egy a többhez kapcsolat a táblák közötti kapcsolat leggyakrabban használt típusa. Ilyen relációban az A tábla minden rekordja a B tábla több rekordjának felelhet meg, és a B tábla rekordja nem tartalmazhat egynél több megfelelő rekordot az A táblában.

Amikor érintkezik "Sok a sokhoz" Az A tábla egy rekordja a B tábla több rekordjának, a B tábla egy rekordja pedig többnek is megfelelhet

Egy ilyen sémát csak egy harmadik (összekötő) tábla segítségével valósítunk meg, amelynek kulcsa legalább két mezőből áll, amelyek közül az egyik közös az A táblával, a másik közös a B táblával .

Egy-egy kapcsolat esetén az A táblában lévő rekordhoz legfeljebb egy társított rekord tartozhat a B táblában, és fordítva. Az ilyen típusú kapcsolatokat nem használják túl gyakran, mivel az ilyen adatok egy táblázatban helyezhetők el. Az egy-egy kapcsolat nagyon széles táblák particionálására, a tábla egy részének elkülönítésére szolgál, hogy megvédje, és tárolja a főtábla rekordjainak egy részhalmazára vonatkozó információkat.

A táblák közötti kapcsolatok vizuálisan az "Adatséma" ablakban (2.6.5. ábra) jelennek meg, amely az "Eszközök" menüből vagy az eszköztár gombjával nyitható meg.

Rizs. 2.6.5. Adatséma ablak

Adatok integritása

Az adatintegritás a Microsoft Access által a kapcsolódó táblákban lévő rekordok közötti kapcsolatok fenntartására és a kapcsolódó adatok véletlen törlése vagy módosítása elleni védelemre használt szabályrendszerre utal. Az adatok integritását szabályozhatja, ha a következő feltételek teljesülnek:

az egyik tábla csatolt mezője (az a mező, amelyen keresztül a hivatkozás létrejön) kulcsmező vagy egyedi indexszel rendelkezik;

a kapcsolódó mezők azonos adattípusúak. Itt van egy kivétel. Egy számlálómező társítható numerikus mezővel, ha az "hosszú egész szám" típusú;

mindkét tábla ugyanahhoz a Microsoft Access adatbázishoz tartozik. Ha a táblák össze vannak kapcsolva, akkor Microsoft Access tábláknak kell lenniük. Az adatintegritás beállításához a táblákat tartalmazó adatbázisnak nyitottnak kell lennie. Más formátumú adatbázisokból nem lehet adatintegritást megállapítani a csatolt táblákhoz.