itthon / TOVÁBB/ Az információáramláshoz kapcsolódó folyamatok. Összegzés: A vállalati információáramlás javítása

Az információáramláshoz kapcsolódó folyamatok. Összegzés: A vállalati információáramlás javítása

Az "Oázis" rekreációs központ a tengerparton, az üdülőövezet központjában található, 2001-ben épült, 3 hektáros területen, őrzött, az épület 200 férőhelyes, egész évben üzemel. A szobákat minden évben felújítják.

A panzióhoz ingyenes parkoló, helyközi telefonok, értékek tárolására egyedi cellák tartoznak.

Rövid sétára számos üdülőhelyi üzlet, mozi, látnivalók, kaszinók, diszkók, éjszakai klubok és saját, felszerelt strand található.

A rekreációs központ szolgáltatási irodájában transzfert rendelhet, jegyet vásárolhat egy kirándulásra vagy koncertre, valamint minden szükséges információt megkaphat a városról és a pihenésről.

A fő tevékenységi területek a következők:

wellness családi nyaralás;

üzleti turizmus;

speciális szabadidős túrák;

sportolók rehabilitációja és szezon előtti edzése;

A kijelentkezési idő reggel 8 óra.

Economy osztályú szobák biztosíthatók: egy-, két-, háromágyas, minden szobában TV-vel, hűtőszekrénnyel felszerelt, blokk típusú szobák - ideálisak 4 fős családnak felnőtt gyermekkel, lakosztályok is, egy- vagy kétszobásak, egyénileg légkondicionáló rendszerrel és minden lehetséges kényelemmel: kényelmes funkcionális bútorok, TV csatlakozással műholdas TV, minibár, tágas fürdőszoba.

A nyaralók szolgáltatásaihoz:

felszerelt strandkomplexum: napozóágyak, öltözőkabinok, aerárium, zuhanyzók, WC, strandbár, csónakbérlés

teniszpálya műfüves

Röplabda pálya;

kosárlabdapálya;

könyvtár;

ingyenes parkolás;

szauna;

szalon;

100 férőhelyes konferenciaterem;

kényelmes strand;

az átszállítás megszervezése;

ismeretterjesztő kirándulások és kirándulások.

A Társaság célja a profittermelés, valamint az áruk és szolgáltatások piacának bővítése.

A vállalkozás rendelkezik polgári jogokés viseli a minden olyan tevékenység végzéséhez szükséges állampolgári kötelezettségeket, amelyeket a hatályos jogszabályok és alapokmánya nem tilt.

A társaság legfőbb szerve a társasági tagok közgyűlése. A résztvevők közgyűlése lehet rendes vagy rendkívüli.

A Társaság pénzügyi-gazdasági tevékenységét ellenőrző szerv az Ellenőrző Bizottság.

A Társaság jelenlegi tevékenységének irányítását a Társaság egyedüli ügyvezető szerve látja el. A végrehajtó szerv az igazgató, aki tevékenységével a társaság résztvevőinek közgyűlése előtt tartozik felelősséggel. Az egyedüli végrehajtó szerv meghatalmazás nélkül jár el a Társaság nevében, ideértve az érdekképviseletet, az ügyletek megkötését, a személyzet jóváhagyását, a megbízások kiadását és a Társaság valamennyi munkavállalójára kötelező utasítások kiadását.

A rekreációs központ 41 főt foglalkoztat:

rendező;

gazdasági igazgatóhelyettes;

Főkönyvelő;

marketing menedzser (voucher sales manager);

Könyvelő;

titkár gépíró;

ápoló;

nővér-hostess;

művelődésszervező;

raktáros;

négy adminisztrátor;

három szobalány;

két takarítónő;

mosónő;

Séf;

két szakács;

három pincérnő;

három konyhai dolgozó;

három mosogatógép;

villanyszerelő;

vízvezeték-szerelő;

asztalos;

három sofőr;

kertész.

Egy vállalkozás szervezeti felépítése 4 részlegre osztható:

1) Pénzügyi Osztály;

2) karbantartási részleg;

3) kantin;

4) nyaralók fogyasztói szolgáltatásainak osztálya.

Mindegyik osztálynak megvan a maga felépítése és bizonyos funkciókat lát el.

Az alábbiakban a panzió részlegeinek irányítási megszervezésének diagramja látható.

Mint látható, az OASIS Recreation Center LLC szervezeti és irányítási struktúrája a lineáris-funkcionális irányítási struktúrára utal.

Az OASIS Recreation Center LLC küldetése, hogy bizonyos részesedést szerezzen a rekreációs szolgáltatások piacán a Krasznodar Terület Fekete-tenger partján.

2. INFORMÁCIÓÁRAMLÁS A VÁLLALKOZÁSBAN

Az információcsere a vizsgált vállalkozás egészében diagram formájában ábrázolható (2. ábra).

Az információ az irányítási folyamat alapja. Az információ segítségével a vezérlési folyamat ciklikusan ismétlődő szakaszai a vezérelt objektum állapotára vonatkozó információk megszerzésére, feldolgozására és a vezérlőparancsok továbbítására irányulnak. Következésképpen az információ segítségével kapcsolatok valósulnak meg az alany és a tárgy, illetve az irányító és irányított rész között. közös rendszer menedzsment. Így a menedzsmenthez szükséges mindenféle információ egy információs rendszert alkot.

A menedzsment belső információs rendszere olyan információs folyamatok összessége, amelyek kielégítik a szervezet információigényét a különböző vezetési szinteken vagy döntési központokban.

A házon belüli információs rendszer fontos feladatai:

- az elsődleges adatok gyűjtésére, feldolgozására és tárolására szolgáló rendszer főbb irányainak meghatározása;

- az információfeldolgozási technológia fejlesztési fő irányainak meghatározása;

- a pénzügyi beszámolási adatok gyűjtésének és feldolgozásának koordinálása a vezetés legmagasabb szintjén és a termelési osztályokon annak érdekében, hogy javítsák a vállalkozásra vonatkozó pénzügyi információk üzleti tevékenységenkénti beérkezésének minőségét és időszerűségét.

A házon belüli információs rendszer a következő funkciókat látja el:

- az egyes vezetők igényeinek meghatározása a számára szükséges információk természetében és tartalmában;

- a vállalat egésze és az egyes vezetők műszaki eszközei iránti igényének meghatározása az összes szükséges információ biztosításához;

- az információs rendszerben a technikai eszközök használatának költségszintjének meghatározása;

- az információgyűjtés, tárolás és információszolgáltatás megfelelő szintjének biztosítása;

- szoftver, alkalmazási programok fejlesztése.

A szervezés során információs támogatás Alapvető jelentőségű a vezérlőrendszerből érkező közvetlen, azaz parancshoz, illetve fordítva érkező információk elosztása, amely tükrözi a vezérelt objektum reakcióját a végbemenő változásokra és a végrehajtott vezetői döntésekre.

3. DOKUMENTUM FOLYAMAT A VÁLLALKOZÁSBAN

Az iratfolyamat az iratok mozgásának szakaszainak sorozata, a keletkezésüktől vagy átvételüktől a kivitelezés befejezéséig, a címzettnek történő elküldésig vagy letétbe helyezésig. A felhasznált elsődleges számviteli bizonylatok és nyilvántartások szorzóit, az információfeldolgozási rendszert és a bizonylatforgalom szervezésének módjait a vállalkozás vezetője hagyja jóvá.

A munkafolyamat ütemezése diagram, munkák listája vagy információáramlási diagram formájában készül, amely tükrözi a dokumentumok mozgását a vállalkozás strukturális részlegén belül, feltüntetve azok előadóit, a kapcsolatokat és a munka ütemezését. Minden vállalkozás esetében az ütemezést a jellemzőinek figyelembevételével alakítják ki, ami hozzájárul a feladatok ésszerű elosztásához az alkalmazottak között, erősíti a számvitel ellenőrzési funkcióit és a jelentéskészítés időszerűségét. A főkönyvelő ellenőrzi a munkafolyamat ütemezésének betartását.

asztal 1
az adott vállalkozás munkafolyamatában részt vevő dokumentumok listája szerepel.

ábrán. A 3. ábra a vállalkozás információáramlását mutatja be.

A dokumentumáramlás jellemzői a vállalatnál:

- az iratfolyamatok nyomon követésére nyilvántartási naplókat, kártyákat vezetnek: szerződések nyilvántartása, bejegyzési cselekmények "befektetett eszközök és immateriális javak átvétele és átadása, kiadott meghatalmazások nyilvántartása, bejövő és kimenő pénztári utalványok és bérjegyzékek nyilvántartása, végrehajtásra átvett szabályozó dokumentumok, egyéb;

Asztal 1

Vállalati dokumentumok

Dokumentumazonosító	A dokumentum címe
	Követelmény-fuvarlevél
	Átvételi rendelés
	Számla az anyagok kiadásáról oldalra
	Raktári anyagjelentés
	Fuvarlevél
	Fuvarlevél
	Raktári jelentés
	Tervezett költségbecslés a leszállított termékekre
	Költségszámítás
	A munkaeszközök listája
	Folyamatban lévő munka visszavonása
	Számla
	Szállítói számla
	Fizetési felszólítás
	bankszámlakivonat
	Jelentés kártya
	Megrendelőkönyv
	Rendelés
	Betegszabadság
	Prémiumonkénti mutatók
	Energiafogyasztási jelentés
	6-os naplósor
	Naplórendelés N11
	Kifizetési jelentés
	Beszámoló a pénzügyi-gazdasági tevékenység eredményeiről

- a dokumentumfilm-folyamok mozgása főleg függőlegesen történik - a fejtől az előadók felé és az előadótól a fejek felé; a vezetők és végrehajtók feladatai a dokumentumokkal való közvetlen munka, az irodai munkában részt vevő munkatársak tevékenységének nyomon követése;

- a számviteli bizonylatokat sajátosságuk miatt nem kell központosított nyilvántartásba venni, hanem azonnal végrehajtásra átadják a számviteli osztálynak;

- a számviteli osztályhoz érkezett bizonylatok formai és tartalmi ellenőrzés alatt állnak, az ügyletek időpontja szerint rendszerezve, emlékmegbízással (halmozólapokkal) adják ki, a bennük szereplő információk számviteli nyilvántartásokban felhalmozhatók;

- használt szoftverÚgy tervezték, hogy csökkentsék a papírmunka mennyiségét és csökkentsék a rutin dokumentumfeldolgozási műveleteket.

- határozottan elutasítják a papír alapú információhordozókat.

A bizonylatkezelés és a vállalkozás tevékenységének automatizálásaként az „1 C Accounting” program 8.0 verzióját használja.

1C: Számviteli 8.0 üzletek teljes körű tájékoztatást partnerekről (elérhetőségek, bankszámlák, regisztrációs kódok) és a szervezet alkalmazottairól (útlevéladatok, egyéni kódok, beosztás, fizetés).

1C: Az Accounting 8.0 automatikusan generálja a számviteli és adóbevallás különféle formáit, amelyek kinyomtathatók vagy elmenthetők egy fájlba az IFTS-be való átvitel céljából.

Az 1C: Számviteli 8.0 számviteli állapotának operatív elemzéséhez különféle jelentések állnak rendelkezésre: mérleg, sakktábla, számlaelemzés, számlakártya és mások. Minden jelentés testreszabott, hogy csak a szükséges információkat tartalmazza. Például, ha látni szeretné a raktárban lévő összes ventilátor márka beérkezését, a 41.01 „Áruk a raktárban” számla mérlegében beállíthatja az olyan áruk kiválasztását, amelyek nevében szerepel a „ventilátor”.

1C: A Számvitel 8.0 nagyban leegyszerűsíti a számviteli és adóbevallás elkészítését. Például a mérleg elkészítéséhez elegendő a szervezetet és a beszámolási időszakot feltüntetni. A program maga tölti ki az összes mutatót! Az elkészített riportokat a program elmenti, ami megkönnyíti a későbbi időszakokban való visszatérést. A jelentésjelzők manuálisan állíthatók, a program emlékezni fog az összes változtatásra.

Az 1C: Accounting 8.0-ban generált fizetési bizonylatok egyszerűen feltölthetők a „Banki ügyfele” típusú programba. Ugyanilyen egyszerű a banktól kapott bejövő fizetési információk letöltése. Adatcsere az 1C-vel: A Accounting 8.0-t mintegy 700 hitelintézet támogatja.

"1C: Számvitel 8.0" - univerzális program tömeges felhasználás a számvitel és adóelszámolás automatizálására, beleértve a kötelező (szabályozott) beszámolási kötelezettségek elkészítését is. Ez egy kész megoldás a könyvelésre bármilyen típusú kereskedelmi tevékenységet folytató szervezeteknél: nagy- és kiskereskedelem, bizományi kereskedelem (beleértve az albizományt is), szolgáltatásnyújtás, termelés stb.

A számvitelt és az adóelszámolást az Orosz Föderáció jelenlegi jogszabályainak megfelelően hajtják végre. A konfiguráció tartalmaz egy számlatükört, amelyet az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának „A szervezetek pénzügyi és gazdasági tevékenységeinek számlatükrének jóváhagyásáról és az alkalmazására vonatkozó utasításokról” szóló, október 31-i rendeletével összhangban állítottak fel. , 2000 No. 94n.

A számviteli módszertan biztosítja az üzleti tranzakció minden rekordjának egyidejű nyilvántartását mind a számviteli számlák, mind az analitikus számvitel, a mennyiségi és a devizaszámvitel szükséges szakaszai esetében. A felhasználók a számviteli politika beállításának részeként önállóan kezelhetik a számviteli módszertant, új alszámlákat és analitikus számviteli nézeteket hozhatnak létre.

Az „1C: Számvitel 8.0” megoldást nyújt a vállalkozás számviteli szolgáltatása előtt álló összes feladatra, ha a számviteli szolgálat teljes mértékben felelős a vállalkozásnál a könyvelésért, beleértve például az elsődleges bizonylatok kivonatát, az értékesítési könyvelést stb. Ezen túlmenően, bizonyos típusú tevékenységekről, kereskedelmi és termelési műveletekről információkat adhatnak meg a vállalkozás kapcsolódó szolgáltatásainak alkalmazottai, akik nem könyvelők. Utóbbi esetben a számviteli szolgálatra marad módszertani útmutatás és ellenőrzés az információs bázis beállításai felett, amelyek biztosítják a bizonylatok automatikus tükrözését a számvitelben és az adószámvitelben.

Ez az alkalmazásmegoldás is csak könyvelésre és adóelszámolásra használható, más szolgáltatások, például az értékesítési részleg automatizálásának feladatai pedig speciális konfigurációkkal vagy egyéb rendszerekkel oldhatók meg.

Az „1C: Számvitel 8.0” által automatizált témakört a következő ábra szemlélteti.

Rizs. 4. Az 1C Számviteli program alkalmazási sémája

Az „1C: Accounts Department 8.0” az „1C: Enterprise 8.0” platform és az „Accounts Department” konfiguráció kombinációja. Az "1C: Számvitel 8.0"-ban a közös használat lehetősége alkalmazott megoldások A „Trade Management” és a „Fire and Personal Management” szintén az „1C: Enterprise 8.0” platformon készült.

4. A TEVÉKENYSÉGEK SZERVEZETI ÉS TECHNIKAI TÁMOGATÁSA

Az irodai berendezések minden iroda technikai felszerelésének szerves részét képezik. Az irodai berendezések nem megfelelő használata a munka termelékenységének, valamint a menedzsment és a műszaki személyzet hatékonyságának csökkenéséhez vezet.

Tág értelemben az irodai berendezések közé tartozik minden technikai eszközökkel amelyek megkönnyítik az irodai munkát, a ceruzáktól és tollaktól a számítógépekig és azok hálózatáig. A szűk értelemben vett irodatechnikai eszközök közé csak a papír irodai munkában használt technikai eszközök, valamint az adminisztratív és vezetői kommunikáció eszközei tartoznak.

Irodai szervezési berendezések (irodai berendezések) - a vezetői és mérnöki munkák gépesítésére és automatizálására használt műszaki eszközök.

A vizsgált vállalkozás irodai berendezései közé tartoznak a következők: két személyi számítógép, telefon és rádiótelefon, mini-automata telefonközpont, igazgatói kapcsoló, fax, fénymásoló, vetítőberendezés, laminálógép, iratmegsemmisítő, irattűző, irattartó berendezés, állványok és iratszekrények, két széf, kocsi, stb.

Lamináló - gépek, amelyek megvédik a dokumentumokat a nedvességtől, portól, olajtól és a gondatlan tárolástól, védőbevonattal a dokumentum felületére. A dokumentumot behelyezik a gépbe, ahol hőkezelésnek vetik alá, melynek eredményeként a dokumentum mindkét oldalára felkerül. védőréteg, vagy egyszerűen a dokumentum felületére ragasztanak egy öntapadós átlátszó fóliát. Célszerű az értékpapírokat, hirdetményeket, könyv- és jelentésborítókat, étlapokat és sok más dokumentumot laminálni. A cég laminátort használ Fujipla LPD 2315 iroda, 230 mm. (A4), Japán

A DC Mini HF nyeregtûzô gép füzetek automatikus hajtogatására és fémtûzéssel történô összetûzésére szolgál, AEA4 méretû duplatûzött blokkok összetûzésére, A4A5 méretû 100 oldalig összetûz. termelékenység akár 1500 brosúra óránként, van interfész lapgyűjtővel; a DC Mini SR összetűzi az illeszkedő blokkokat a bal felső sarokban, és kilyukasztja az oldalsó lyukakat a kötőanyagon.

A titkos és bizalmas dokumentumok legkisebb vágással és mikrocsiszolással történő megsemmisítésére szolgáló gép automata meghajtóval és konténerekkel van felszerelve a megsemmisült dokumentumok és papírpor formájában lévő hulladékok számára. A vizsgálati üzem Schroedert használ HSM 100-5.8 személyi rakodás 225 mm, biztonság 2, részecske 3,9 / 5,8 mm.

A dokumentumok (cikkek, reklámok, prospektusok stb.) másolása és sokszorosítása igen elterjedt az üzleti életben és a munka és a társadalmi tevékenység egyéb területein. A dokumentumok másolásához és sokszorosításához speciális technikai eszközöket használnak. A cég SHARP AP 5316 másológépet használ A3 / A4 formátumban, digitális MFP-t, 16 kop / perc másológépként.

A vállalkozásnál a számviteli osztályon és az igazgatói irodában számítógépek vannak telepítve P4-631-3000 / 512DDR / 82,3 Gb / 3,5 ″ / As P5V800-MX / 350 W / 52x, amelyek egy hálózatba kapcsolódnak. A számítógépek modemekkel rendelkeznek ACORP 56.0K modem [email protected] (fax, hang, V92).

A faxmodemmel ellátott számítógép sokkal megbízhatóbban és stabilabban működik, mint a telefax, számos kiegészítő szolgáltatást nyújt: sokkal kényelmesebb és hatékony automatizálás faxszövegek készítése a számítógépes eszközök teljes arzenáljával, integráció e-maillel, telexszel és számítógépes adatbázissal, terjedelmesebb, sokrétű hasznos információkat tartalmazó elektronikus referenciakönyv jelenléte, a munkavállalók és a külső hozzáférési jogok differenciálása faxra előfizetők, levelezés áthaladásának ellenőrzése, részletes statisztikai faxolás stb.

Emellett lézernyomtatókat szerelnek fel a könyvelési osztályon és az igazgatói irodában. HP Laser Jet 1018 600x1200 dpi, 12 oldal/perc, 2Mb, betöltés 3000 oldal / hó, 150 literes tálca, amely lehetővé teszi a különféle dokumentumok nyomtatását.

A cég faxtelefonokat használ Panasonic KX-FP 218(A4, fehér, sima papír, szkenner-másoló, üzenetrögzítő, papírmentes vétel).

Mint telefonok használt telefon Panasonic 2350 Flash, Újratárcsázás.

5. A DOKUMENTUMFORGALOM JAVÍTÁSÁNAK FŐ IRÁNYAI A VÁLLALKOZÁSBAN

Az irodai munka automatizálása magában foglalja a vállalati dokumentumok elkészítésének automatizálását, a szervezetbe belépő dokumentumok nyilvántartását és elszámolását, a belső dokumentumok áthaladását, valamint a végrehajtásuk ellenőrzését.

A munkafolyamat jó megszervezése segíti a dokumentumok időben történő áthaladását a szervezet részlegein és az osztályok és tisztviselők egyenletes terhelésén, hozzájárul a vállalkozás hatékony irányításához. Az irodai szolgáltatások automatizálása növeli az elvégzett munka mennyiségét, és csökkenti az erre fordított időt.

A szervezet munkafolyamatát különféle kategóriájú dokumentumfolyamok képviselik, amelyek folyamatábráját az irodai munka vezetője dolgozza ki.

Az okirati információk feldolgozásának automatizált technológiáinak meg kell felelniük az intézmény irodai munkájára vonatkozó Utasítás követelményeinek.

Modern automatizálási rendszerek az irodai munkához és a dokumentáció támogatásához menedzsment tevékenységek a vállalkozások fenntartják a dokumentum teljes életciklusát.

A külsőleg fogadott dokumentumot először regisztrálni kell. Ezt követően a dokumentum elkezd mozogni a szervezetben. A tisztviselőkhöz jut, akik eldöntik, hogy ki, mit és milyen időkeretben végezzen ezen a dokumentumon.

Az állásfoglalásokat addig halmozzák és részletezik, amíg a dokumentum el nem jut az előadókhoz. A dokumentumon végzett munka befejezése után azt az ügybe írják le. Ezen túlmenően a dokumentum vagy levéltári tárolóba kerül, vagy a szervezetben elfogadott irattári tárolási szabályok szerint megsemmisül.

A gyakran ismétlődő dokumentumtípusok elkészítésének felgyorsítására szövegsablonokat használnak. szerinti egységesített nyomtatványokat (űrlapokat) és dokumentumok szövegeit tartalmazza Állami rendszer a menedzsment dokumentációs támogatása. Tartalmazhatnak dokumentumok ismétlődő szövegeit, állandó szövegrészeket, munkakörök megnevezését, állandó szerzők és levelezők nevét és címét, a dokumentumoknak jogi erőt és jogi jelleget adó jogi szövegképleteket stb. Az ilyen üres lapok alapján elkészített dokumentumot a szükséges adatokkal együtt elküldik a címre.

A szervezetbe érkező, valamint a kimenő dokumentumok
kötelező regisztrációkötelesek (kivéve a tájékoztatás és reklám céljára kapott dokumentumok másolatait és a gratulációkat) A szervezet minden dokumentumát központilag nyilvántartják. Ez alól csak azok a szervezetek képeznek kivételt, amelyek földrajzilag különálló strukturális részlegekkel rendelkeznek, vagy nagyon nagy éves dokumentumáramlással rendelkeznek. A regisztráció automatizálására adatbázist és információkereső rendszert hoznak létre, amely lehetővé teszi az intézmény összes dokumentumának és azok elhelyezkedésének nyomon követését. Ebben a pillanatban idő, a végrehajtás állapota és a dokumentumok végrehajtásának időzítésének ellenőrzése.

Az információkeresés a szervezet dokumentumbázisában a megfelelő regisztrációs kártya adatain szereplő adatokkal történik. A regisztrációs kártya a hagyományos regisztrációs és ellenőrző kártya elektronikus analógja. A munkafolyamat szabályai szerint megrendelt regisztrációs kártyák az iratszekrény elektronikus analógját képezik.

A regisztrációs kártya a rendszer adatbázisának fő tárolóegysége, amely a dokumentum regisztrálásakor kerül beállításra. A regisztrációs kártya létrehozása az adatok kitöltésére korlátozódik.

Ezek a részletek a következők:

bejövő regisztrációs szám és dokumentum kelte (dátum ig
az iktatott dokumentum lépései). Ezt a számot és dátumot fel kell tüntetni az okmány regisztrációs bélyegzőjén;

A nyilvántartásba vételre átvett dokumentum száma és dátuma;

a dokumentum típusának neve;

a címzett vagy a feladó (szervezet, hivatalos vagy magánszemély) címe;

lapok és másolatok száma; a dokumentum végrehajtásának határideje;

a végrehajtók titkosítása (a rábízott egység

a dokumentum végrehajtása);

a dokumentum tartalma.

Az „előadói titkosítás” és a „dokumentumtartalom” kellékek a megfelelő osztályozók alapján kerülnek rögzítésre.

Regisztrációkor a dokumentumokat több csoportra osztják, amelyek mindegyikét külön-külön nyilvántartásba veszik, pl. más csoportoktól eltérő szabályokkal rendelkezik a regisztrációs szám kialakítására, és általában különböző készlet részletek. Általában az irodai automatizálási rendszerek három alapvető csoportot támogatnak: - bejövő;

kimenő (és belső);

polgárok levelei és felhívásai.

Egyes rendszerek lehetővé teszik az egyes dokumentumcsoportok tetszőleges alcsoportokra bontását, amelyek a dokumentumokat egy közös tematikus jellemző, felosztási jellemző vagy levelezési jellemző szerint egyesítik. Az alcsoportok mindegyike kisebb alcsoportokra osztható, stb. Az alcsoportokra bontást a szervezetben érvényes dokumentumáramlás szabályai határozzák meg, ezek összetételét és a regisztrációs számok kialakításának szabályait a bizonylatcsoportok rendszerkönyvtárában tárolják.

A belső dokumentumok nyilvántartását és elszámolását a szervezet irodai munkájáról szóló utasítás határozza meg.

Lebonyolításuk során a vonatkozó dokumentumok kivehetők az operatív információs bázisból és az irattári irattárban tárolhatók. Csak szabályozási és jogi természetű aktusok léteznek.

Általában a modern irodai automatizálási rendszerek bizonyos mértékig biztosítják:

Minden bejövő levél regisztrációja (beleértve

állampolgárok levelei és felhívásai); V regisztráció az összes kimenő levelezés és belső

szervezeti dokumentumok;

határozatok bevitele, végrehajtási jelentések, dokumentumok jóváhagyása (lezárása);

dokumentumok írása az ügybe a szervezetben elfogadott ügyek nómenklatúrájának megfelelően;

az állampolgárok, szervezetek parancsai, fellebbezései, valamint a vezetőség határozatai és utasításai időben történő végrehajtásának ellenőrzése; a dokumentumok végrehajtásának helyességének és időszerűségének ellenőrzése;

dokumentumok keresése és statisztikai jelentések fogadása a szervezet munkafolyamatairól.

Javasoljuk az "Effect Office" program használatát a vállalatnál a dokumentumokkal való munka megszervezéséhez. A "Garant-International" cég szakemberei szerint, akik ezt a rendszert kidolgozták, a dokumentumokkal való munkavégzés egységes vállalati szabványának bevezetése több célt is elér:

Növelje az iroda hatékonyságát - a szervezet egységes belső dokumentumáramlása csökkenti a rábízott feladatok elvégzésének idejét;

Erősítse meg a személyzet munkája feletti kontroll szintjét - a vezető tájékoztatást kap arról, hogy alkalmazottai hogyan és milyen feladatokat oldanak meg, milyen határidők vannak a döntés végrehajtására, és milyen formában kell bemutatni a döntés eredményeit; o a számítógéppark fenntartási költségeinek csökkentése és az archívum fenntartási költségeinek minimalizálása. A rendszer bevezetésekor először felépítésre kerül a vállalkozás felépítésének modellje, amely tartalmazza a munkafolyamatban érintett összes alkalmazottat, összeállítják és beírják az összes lehetséges dokumentumtípust, azok paramétereit és állapotait. Továbbá maguk a dokumentumok is bekerülnek, és feltüntetik minden lehetséges kapcsolatukat a vállalkozás adott alkalmazottaival, amelyeken keresztül a dokumentumok megváltoztathatják az állapotokat és a feltételeket. Ennek eredményeként minden alkalmazott egyetlen információs térben dolgozik. A rendszer lehetővé teszi, hogy az alkalmazások széles skálájával dolgozzon. A beépített Mail Effect szerver a lehető legnagyobb mértékben leegyszerűsíti az e-mailek küldésének/fogadásának folyamatát.
Innovációs tevékenység a vállalatirányítási rendszerben A vállalatirányítási rendszer elemzése Vállalatirányítási rendszer
2014-02-06

Az információs folyamok olyan üzenetek halmaza, amelyek objektíven tükrözik az üzleti folyamatok fejlődését, és amelyeket kommunikációs csatornákon keresztül továbbítanak a menedzsment számára. Streamek lehetnek egyenes(a vezérlő alrendszertől a vezérelt alrendszerig) és fordított(a vezérlő alrendszertől a vezérlő alrendszerig).

Az információ értékét egy összetett valószínűségi mutató határozza meg P (t) időben a P s információ időbeni beérkezésének valószínűsége, P p teljessége és P megbízhatósága függvényében:

Ezért el kell érni, hogy a hasznos információk kellő mennyiségben időben megkapják. Ez biztosítja a gyors és hatékony döntéshozatalt.

A döntéshozatali dilemmához hagyományosan két korlát társul.

Egyrészt a gyorsan, elégtelen mennyiségben összegyűjtött információ a racionálistól korántsem, egészen a hibás döntés meghozatalához vezet.

Másrészt a túl hosszú információgyűjtés a döntéshozatal tényének relevanciájának csökkenéséhez vezethet (akár a relevancia teljes elvesztéséhez).

ábrán látható főbb jellemzők által megosztott információáramlás hasznossága (relevanciája). 22.1.

Rizs. 22.1. Az információáramlások osztályozása

A növekvő mennyiségű információáramlás ellentmondásos szerepet játszik. Egyrészt minél nagyobb az információ mennyisége, annál nagyobb az esélye annak, hogy a döntéshozatalhoz hasznos részét találjuk meg. Másrészt a statisztikai vizsgálatok szerint az információmennyiség kétszeres növekedése (azaz 100%-os növekedés) a hasznos részének legfeljebb 20%-os növekedésével jár együtt. Ez azt jelenti, hogy 80% további információ nem hasznos. Ilyen körülmények között nagy jelentőséggel bír olyan hatékony algoritmusok keresése, amelyek az információ hasznos részét elválasztják az általános információáramlástól a racionális vezetési döntések meghozatalához.

Gyártó vállalkozás, ha vezetési szempontból tekintjük, amely két irányítható és vezérelhető alrendszerből, vagy egy alanyból és egy irányítási objektumból áll, információátviteli csatornákkal összekapcsolva. Az irányítási objektum hagyományosan egy erőforrásokat átalakító rendszernek tekinthető, amelynek bemenetén nyersanyagok, anyagok, munkaerő stb. érkezik, kimenete pedig a termelés termékei. A termelési rendszer információs kapcsolatai a külső környezettel két bemeneti és egy kimeneti csatornával reprezentálhatók.

Az egyik bemeneti információs csatorna olyan külső struktúráktól kap információkat, amelyek meghatározzák a vállalkozás működésének feltételeit, figyelembe véve a termelési és gazdasági tevékenységek terveit, valamint az erőforrások felhasználásának normáit. Ezen információk kombinációja határozza meg a feltételeket és befolyásolja a technológiát a szervezet céljainak eléréséhez.

A második információbevitel a külső környezetből érkező zavaró hatásokat jelenti. A zavaró tényezők például a nyersanyagok és anyagok szállításának ütemezésének megsértése, minőségük csökkenése, a termékek értékesítési feltételeinek megváltozása, a szerződéses kötelezettségek megsértése a szövetséges vállalkozások által stb. . Például berendezések meghibásodása, a technológiai rendszerek véletlen megsértése, a vállalkozás alkalmazottainak betegsége stb.

A termelési rendszer információs kimenete egy csatorna az információk továbbítására külső szervezeteknek, például szövetségnek vagy minisztériumnak, amely magában foglalja ezt a vállalkozást vagy az adóhatóságot stb. Minden irányítási rendszerben az irányítás alanya és tárgya összekapcsolódik információs csatornák, amelyen keresztül a vezérlési műveletek és a vezérlőobjektum állapotára vonatkozó információk továbbításra kerülnek.

A vállalatirányítási testület a klasszikus háromszintű változatban három rétegből áll. Az információáramlás e rétegeken belül és kívül kering. Felülről lefelé - ellenőrzési műveletek, alulról felfelé - visszacsatolási információk, vízszintesen - információcsere azonos szintű belső objektumok, valamint belső és külső objektumok között.

Maga az irányítási mechanizmus magában foglalja a vezetőket, számítógépes hálózatok, pénzügyi, információs és egyéb források. A termelésirányítás feladata az erőforrás-áramlások (anyag-, energia-, pénzügyi, információs stb.) racionális irányítására redukálódik.

2. fejezet Ipari vállalkozások információáramlásának menedzselése a munkafolyamat optimalizálása alapján

2.1. Vállalati információáramlások: szerkezet és felépítési jellemzők

Általánosságban elmondható, hogy egy vállalkozás információs mezője saját és külső részre osztható. Saját az információs mező a vállalkozáson belüli információkat egyesíti. Ennek az információnak tartalmaznia kell 1:

Számviteli adatok és egyéb kötelező adatszolgáltatás a tárgyidőszakra és az elmúlt időszakra vonatkozóan;

Számviteli, kereskedelmi és működési számvitel elsődleges dokumentumai;

A vezető és a vezetők utasításai és utasításai minden szinten (írásbeli és szóbeli);

Belső dokumentumáramlási adatok (papír és elektronikus);

Pénzügyi és gazdasági tevékenységek saját elemzésének eredményei;

Egyéb adatok (például a vállalkozás alkalmazottai körében végzett felmérés eredményei).

Fontos megjegyezni, hogy egy vállalkozás saját információs mezőjének minősége elsősorban magának a vállalkozásnak (elsősorban a vezetésnek) a pozíciójától függ. A menedzsment világos szervezeti felépítése, a funkcionális felelősségek racionális elosztása a személyzet között, a modern automatizált rendszereken alapuló megbízható és kényelmes könyvelés, az átgondolt munkafolyamat séma hozzájárul az információs mező javításához, fejlesztéséhez, ami viszont a vezetői döntések minőségének növekedéséhez vezet. Éppen ellenkezőleg, a belső információgyűjtés, -feldolgozás és -elemzés problémáinak figyelmen kívül hagyása komoly problémákkal jár a vállalati üzleti folyamatok kezelésében. És mégis, a vállalat belső információs mezőjének optimalizálása meglehetősen egyszerű feladat a külső mezőhöz képest.

Az tény, hogy a belső információforrások hatására kialakul a saját mező, melynek teljessége és megbízhatósága könnyen ellenőrizhető. Külső mező esetén ez semmiképpen sem garantált. A külső információk fajtáinak és forrásainak száma igen jelentős, ezért a főbbek felsorolására szorítkozunk:

Törvények, rendeletek, rendeletek és egyéb szövetségi szintű szabályozó dokumentumok;

Ágazati, regionális és helyi szabályozás (gyakran egymásnak ellentmondó);

Megjegyzések a fenti normatív aktusokhoz (sajtó, egyéb médiumok, adatbázisok, Internet);

Adatok az ipar helyzetéről (média, internet, egyedi kutatások eredményei);

Adatok a világgazdaság helyzetéről (média, adatbázisok, Internet);

Információk az ügyfelektől (visszacsatolás);

Tanácsadók és szakértők következtetései, külső (egyedi) marketingkutatások és auditok eredményei.

Soroljuk fel röviden a főbb problémákat, amelyek egy külső információs mező létrehozása során felmerülnek.

Részleges információ. Egyes esetekben a forrás nem minden információt közöl, hanem annak egy részét. Ugyanakkor nem világos, hogy a hiányzó információkat hol és hogyan lehet megtalálni.

Az információk megbízhatatlansága. Az információk egy része (főleg egyes médiában és az interneten) megkérdőjelezhetőnek, sőt egyes esetekben hamisnak tűnik. Előfordulhat azonban, hogy nincs más forrás, és akkor vagy figyelembe kell vennie az ilyen információkat, vagy meg kell tagadnia.

Információk következetlensége. Egyes források ellentmondanak másoknak, és lehetetlen egyértelműen meghatározni egy megbízható forrást.

Az információ redundanciája. Az információ túl részletes, és jelentős erőfeszítésekre van szükség ahhoz, hogy a vállalkozás számára szükséges részt elkülönítsék belőlük.

Az információk sokszínűsége. A különböző forrásokból származó információk különböző formában érkeznek (papíron, szóban, e-mailben, grafikonok és táblázatok formájában, különböző kódolású internetes fájlok formájában stb.). Meglehetősen nehéz megszervezni az ilyen információk egyesítését a további tároláshoz és feldolgozáshoz egyetlen technológia segítségével.

Amint ebből a rövid problémasorból is kitűnik, egy vállalkozás információs mezőjének kialakítása, jó állapotban tartása igen nehéz feladat. Ennek ellenére meg kell oldani, hiszen egy súlyos vezetői hiba mérhetetlenül drágább.

Megbirkózni a külső és belső információáramlással, hogy a vezető el tudja fogadni hatékony megoldásokés sikeresen lebonyolítani a cég üzleti tevékenységét – ez a célja az információkezelő rendszernek (IMS).

A legtöbb esetben a vállalatok információs és ellenőrzési rendszereit legtöbbször csak bizonyos folyamatok automatizálásának eszközeként, különféle információk összegyűjtésére és feldolgozására, valamint egyéb helyi problémák megoldására használták sikeresen, meglehetősen gyengén metszve a vállalat általános fejlődési vonalát. .

A vállalati információs rendszer (CIS) létrehozásának alapvetően új átfogó koncepciója a legtöbb meglévő IMS-től eltérően a vállalat stratégiai céljainak megoldására kell, hogy összpontosítson, ideértve a költségvetés és a termelési költségek költségrészeinek csökkentését, a menedzsment hatékonyságának növelését és annak biztosítását. befektetési vonzerő, a meglévő értékesítési piacok megerősítése és új típusú tevékenységek fejlesztése. Így elmondhatjuk, hogy ez a vállalati rendszer az a platform, amelyre a vállalat új, továbbfejlesztett üzleti modellje épül fel - egy nyereséges és rendkívül jövedelmező üzlet, amely hozzáférést biztosít a vállalat számára új szint versenyképesség.

Javasoljuk, hogy vegyük figyelembe az I&C és a CIS sajátosságait (2.1. ábra).

Így az információs és vezérlőrendszereket leggyakrabban csak bizonyos folyamatok automatizálásának eszközeként, különféle információk összegyűjtésére és feldolgozására, valamint egyéb olyan helyi problémák megoldására használják, amelyek kevés átfedésben vannak a vállalatfejlesztés általános irányvonalával.

Az IMS-től eltérően a CIS-nek a vállalat egészének hatékony működését biztosító komponensei között megtalálható a vállalat egységes irányítási rendszere, a technológiai folyamatok automatizált vezérlőrendszerei, a telemetriai információk továbbítására szolgáló hálózati és távközlési rendszerek, az élet támogató rendszerek, internetes és intranet megoldások.

A vállalati információs rendszer szoftver-, hardver- és szervezési megoldások egységes komplexumaként épül fel, amely lefedi az összes termelési, technológiai, pénzügyi és gazdasági folyamatot, és egyetlen információs térben egyesíti a vállalkozás minden részlegét.

Kör konkrét feladatokat, amelyet egy modern információs rendszer létrehozásának eredményeként oldottak meg, tartalmazza:

A vállalat nagyszámú földrajzilag távoli objektumának és részlegének egyetlen információs térbe történő integrálása;

Bármilyen információfolyam nagy sebességű átvitele kommunikációs csatornákon;

A vállalkozás összes részlege és létesítménye tevékenységének támogatása;

A vállalat összes technológiai és üzleti folyamatának automatizálása, a termelési, szállítási és értékesítési folyamatok operatív irányítása és irányítása, kölcsönös elszámolások fogyasztókkal és beszállítókkal, személyzeti menedzsment stb.;

Hatékony eszközök a kapott információk feldolgozásához és elemzéséhez, a tervezett és tényleges gyártási költségek kiszámításához;

A szükséges szintű biztonság és védelem biztosítása információs források vállalkozások.

2.1. ábra. - A vállalati információmenedzsment rendszer vállalati információs rendszerré alakításának folyamata

A vállalati információs rendszer bevezetésének fő eredménye egy hatékony és eredményes irányítási mechanizmus létrehozása a vállalatnál, amely kiterjed az üzleti folyamatokra - pénzügyi és termelési, technológiai, marketing, értékesítési stb. Ennek eredményeként a társaság minőségileg új szintre lép az irányításban és tevékenységeinek tervezésében.

Növeli a jövedelmezőséget:

Fizetési fegyelem kialakítása, az elszámolások, kintlévőségek és tartozások, valamint az azokon történő kifizetések egyértelmű ellenőrzése;

Minden típusú erőforrás hatékony kezelése, stratégiai és operatív tervezésük rugalmas rendszerének kialakítása.

A költségcsökkentés a következők miatt következik be:

A számviteli és adópolitika optimalizálása, egyértelmű adószámítási és adófizetési mechanizmus bevezetése;

Az anyagáramlások operatív újraelosztásának lehetőségei.

Ugyanakkor a befektetés vonzereje nő az általánosan elfogadott számviteli világszabványok alkalmazása és a pénzügyi és gazdasági folyamatok teljes "átláthatósága" a befektetők és a hitelezők számára, valamint a vállalkozás egyes részlegeinek munkájának minősége és hatékonysága miatt. Ez utóbbi a következők miatt következik be:

Egységes információs tér kialakítása technológiai és üzleti rendszerek számára, létrehozása egyetlen alap vállalkozási ismeretek;

Belső vállalati szabványok bevezetése és egységes információfeldolgozási technológia alkalmazása minden vezetési szinten;

Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek kiépítése, amely lehetővé teszi a belső és külső információáramlás racionális szervezését;

A megbízások, utasítások végrehajtása feletti egyértelmű személyi ellenőrzés megszervezése.

A vállalat tevékenységének egységes információs mezőjének kialakítása a különböző forrásokból történő információszerzésen alapul. Ezért a hatékony felhasználás érdekében számos olyan alapelvet kell figyelembe venni, amelyek garantálják az információs támogatás hatékonyságát. Az információs támogatás megszervezése során számos alapvető rendelkezésből (elvből) kell kiindulni.

Az interakció elve. Azokra a fő irányelvekre vonatkozik, amelyek a vállalkozásnál az üzleti együttműködés célját, tartalmát és formáit közvetítik.

A törvényesség elve. A hatályos jogszabályok széleskörű, feltétlen és pontos végrehajtását jelenti minden tisztviselő és szervezeti egység részéről.

A felek egyenjogúságának (egyenlőségének) elve és hatáskörük megosztása.

Titoktartási elv. Az információs interakcióban felhasznált információk nagy részének értéke és bizalmas kezelése magában foglalja az állami, hivatali és kereskedelmi titkok, egyéb törvény által védett információk felfedésének mellőzését, az adatok teljességének és megbízhatóságának biztosítását.

A kompenzáció elve. A kártalanítás kérdését külön szerződések, illetve a vonatkozó szabályzatok rögzítik.

Az információ-kompatibilitás elve. Megvalósítás nélkül információs technológiák Az osztályok közötti hatékony együttműködés lehetetlen. A különféle információk hatalmas tömbeinek feldolgozása során a feladatot ellátó technikai eszközöknek "meg kell érteniük" egymást, ami az információs kompatibilitás általános elvei miatt valósul meg. Ennek az elvnek kell az alapját képeznie minden olyan összetett információs rendszer kifejlesztésének, amely az interakciós igényekhez kapcsolódik.

Egy közép- vagy nagyvállalat irányítására szolgáló vállalati információs rendszernek a következő jellemzőkkel kell rendelkeznie:

Magas funkcionalitás;

Moduláris architektúra;

Nagy teljesítményű;

Nagy rugalmasság az ügyfelek igényei szerint;

A munkahely rugalmas konfigurációja;

A felhasználók jogkörének központosított differenciálása;

Az előírásoknak és törvényeknek való teljes megfelelés;

Tájékozódás a rendelkezésre álló hardverekhez és szoftverekhez.

A vállalat információs rendszerének funkcionális felépítését a 2.2.

2.2. ábra. - Belső szerkezet egy ipari vállalkozás információs rendszere

Az „Üzemeltetési számvitel” alrendszer keretében a következő funkciók valósulnak meg:

a) értékesítés: termékszállítási szerződések fenntartása; termékek szállítására vonatkozó megrendelések formálása; adatátvitel a pénzügyi számviteli kontúrra; kommunikáció kialakítása a vámáru-nyilatkozatokkal (CCD); megrendelések és biztosítási bizonylatok nyomtatása; termékek szállításáról szóló jelentések készítése; az ügyfél „hitelkeretének” fenntartása;

b) alapanyag- és készletraktárak: bejövő és kimenő okmányok nyilvántartása; fuvarlevelek nyilvántartása belső mozgáshoz; fuvarlevelek regisztrációja; kis értékű és elhasználódó tárgyak könyvelése; adatképzés a beszállítókkal, vállalkozókkal történő elszámolások szektoraihoz, áru- és anyagmozgási jelentések készítése;

c) a vasúti közlekedés mozgásának elszámolási rendszere: személyi számlák elszámolása; vasúti szolgáltatások költségeinek elszámolása; a várható eltolások ellenőrzése és Pénzúton vagyok; jelentési dokumentáció kialakítása stb.

A „pénzügyi menedzsment” alrendszerben a következő típusú munkákat valósítják meg:

a) adósok/hitelezők: elszámolások adósokkal a szállított termékekért; nettósítási műveletek végrehajtása; számlatranzakciók lebonyolítása; exportszerződések könyvelése; a követelők és a tartozás elemzése;

b) banki műveletek: banki bizonylatok elkészítése; számlaegyenlegek könyvelése; valuta eladási/vételi műveletek;

c) tervezés és pénzügyi elemzés: a társaság összevont költségvetésének elkészítése és végrehajtásának nyomon követése; a társaság pénzügyi helyzetének részletes elemzése; a társaság bevételében lévő pénzeszközök elszámolásának ellenőrzése;

d) könyvelés: a főkönyvi vezetékek automatikus generálása elsődleges bizonylatok alapján, a számviteli számlatükör rugalmas igazítása, a rendszerben az összes könyvelési tétel kialakítása, a mérleg kialakítása.

A "termelés" alrendszer a következő funkciókat valósítja meg:

a) tervezett előállítási költség számítása a gyártási program rugalmas igazítása, félkész termékek igényének számítása, összevont és részletes költségbecslés készítése, kereskedelmi költség számítása, jövedelmezőség elemzése, költség összehasonlító elemzése ,

b) a termelési költségek számítása és elemzése, a termékek előállítási költségeinek kialakítása és elemzése költségtételenként, az árutermelés 1 rubelére jutó költségek elemzése, a tervezett és a tényleges költség összehasonlító elemzése;

c) késztermékek raktározása, termékek raktári átvételének elszámolása, késztermék felhasználás elszámolása, késztermékek mozgásáról beszámolók készítése.

A "befektetett eszközök" alrendszer a következő funkciókat hajtja végre:

a) befektetett eszközök elszámolása, a lépésre, a befektetett eszközök nyugdíjazására, áthelyezésére vonatkozó dokumentáció elkészítése, az értékcsökkenési leírás kiszámítása; tárgyi eszközök mozgásának elszámolása, berendezések korszerkezetének kialakítása stb.;

b) tárgyi eszközök értékesítése és egyéb selejtezése, számlakészítés, tárgyi eszközök értékesítéséből származó bevétel elszámolása, beszámoló.

A "rendszergazda" alrendszer megvalósítja:

a) hozzáférés-szabályozás felhasználói jogosultságok rugalmas konfigurálása az alrendszerben, felhasználói csoportok szervezése, az egyes részlegek adataihoz való hozzáférés korlátozása;

b) adatintegritás; speciális szoftvereszközök rendszere, amely a rendszeradatok logikai és fizikai integritásának megőrzését célozza; felhasználói műveletek operatív felügyelete; a felhasználói tevékenység statikus vezérlése;

c) hibafigyelés, rendszerhibák naplózása; az előfordulás ellenőrzése, az ok elemzése; a fejlesztői hibák kontextusának mentése;

d) nyomtatott jelentések kezelése;

e) rendszerparaméterek konfigurálása: hangolás a "rendszer tulajdonosára"; igazodás a számvitel és a gazdasági tevékenység szervezés sajátosságaihoz, igazodás rendszer paraméterei rendszerek; adatelhelyezés beállítása.

A vállalat információáramlásának belső irányítása a munkafolyamat elvén alapul.

A vezetői tevékenység sikere nagymértékben függ attól, hogy milyen gyorsan és hatékonyan dolgozzák fel az összes szükséges dokumentációt, amelyek mozgatása bizonyos útvonalakon történik az összeállítás vagy a szervezetbe való belépés helyétől az érdeklődő szervezeteknek való megküldéséig vagy az archívumban való letétbe helyezéséig. A dokumentumoknak ezt a mozgását 1. dokumentumfolyamnak nevezik. Ezt úgy kell megszervezni, hogy a munkahelyeken ne legyen késedelem és dokumentumok halmozódása. Ennek érdekében a szervezeteknek ki kell alakítaniuk a dokumentumok áthaladásának útvonalait, és minden egyes vállalkozónál meg kell határozniuk a helyükre vonatkozó konkrét dátumokat, figyelemmel kell kísérniük az áthaladást az összes munkahelyen. Az iratok mozgási sorrendje a következőképpen ábrázolható (2.3. ábra).

2.3. ábra. - Az iratok vállalkozáson belüli mozgásának sémája

A dokumentumokkal végzett munka helyes megszervezése attól függ, hogy a funkciók és a felelősségek mennyire vannak elválasztva a vállalkozás alkalmazottai között. Feladataik pontos ismerete növeli az egyes alkalmazottak felelősségét, és kiküszöböli a párhuzamos műveleteket a dokumentumokkal való munka során.

A létrehozás céljának megfelelően a dokumentumokat a következőkre osztják:

Kiszállítás (megrendelés, utasítás);

Szervezeti (beosztás, alapító okirat, utasítás, protokoll);

Tájékoztatás és hivatkozás (tájékoztató, jelentés vagy magyarázó jegyzet, aktus, szolgálati levél, távirat, telefonüzenet, fax, utazási igazolás);

Személyes (önéletrajz, nyilatkozat, meghatalmazás).

A gazdálkodás dokumentációjában a dokumentumok három csoportja különíthető el:

Belső (a szervezetben létrejött, és nem azon kívül) - adminisztratív, referencia és információs dokumentáció;

Bejövő (a szervezetbe bejövő). Ide tartoznak a felsőbb irányító szervek dokumentumai (rendeletek, határozatok, végzések, utasítások, oktató és módszertani levelek), más szervezetek dokumentumai (levelek, határozatok, aktusok), állampolgári fellebbezések stb.;

Kimenő (más szervezeteknek küldött) - levelek, tervezési és jelentési dokumentáció.

A dokumentumokat a szervezetben az osztályok és a végrehajtók funkcióinak megfelelően osztják ki. Ezeket a funkciókat a szerkezeti felosztásokról szóló szabályzat és a munkaköri leírások rögzítik.

Beérkező dokumentumok feldolgozása.

A beérkező dokumentumokat (azaz minden postán, távírón, faxon vagy más módon a szervezetbe beérkező levelezést) továbbítási feldolgozáson kell átesni. Az expedíció munkatársa mindenekelőtt a levelezés kézbesítésének helyességét, biztonságát (a csomagolás sérülésmentességét, a kiküldött anyagok hiánytalanságát stb.) ellenőrzi. A személyes levelezés kivételével minden boríték fel van bontva. A borítékok megsemmisítésre kerülnek, kivéve, ha a borítékon a „bizalmas” vagy „sürgős” megjelölés szerepel, valamint akkor is, ha a feladó címe, feladási és átvételi dátuma csak a borítékon van bélyegezve. A dokumentumok továbbításának feldolgozását azon a napon kell elvégezni, amikor azokat a szervezet megkapja.

A beérkező dokumentumokat ezután ellenőrizhető és nem ellenőrizhető kategóriákba rendezik. Nem minden beérkező dokumentum regisztrációköteles. A szervezet maga határozza meg a nem nyilvántartott dokumentumok listáját. Általában a nem regisztrációköteles dokumentumok közé tartoznak a gratuláló levelek, katalógusok, nyomtatott kiadványok (prospektusok, folyóiratok), értekezletek üzenetei stb.

A nyilvántartott dokumentumokat regisztrációs bélyegzővel látják el, amely tartalmazza a szervezet nevét, az irat kézhezvételének dátumát és számát.

A beérkező dokumentumok előfeldolgozása az irodában történik, ahol folyamokra osztják őket:

A szervezet vezetőinek - kötelező ellenértékre;

Szerkezeti egységek - a kivitelezéshez. A több részleg által elkészített dokumentumokat egyidejűleg reprodukálják és továbbítják minden előadónak.

A szervezet vezetője a dokumentum átgondolása után meghatározza a végrehajtót, világos és konkrét utasításokat ad neki, és valós határidőket tűz ki a végrehajtásra. Ezek az utasítások határozat formájában, magán a dokumentumon szerepelnek. A végrehajtó adatait és az irat elkészítésének határidejét a titkár-referens beírja az iktatókönyvbe, és ez alapul szolgál az irat ellenőrzésre történő átvételéhez.

A vezető állásfoglalását tartalmazó dokumentumot átadják a végrehajtónak, és a kérdés végleges döntéséig a munkájában van. Amikor a dokumentumon végzett munka befejeződött, a dokumentumra jelölés kerül a végrehajtásáról és az ügyben való irányáról. Ezt követően az iratot a válasz másolatával együtt a játékvezetői titkárnak kell átadni az ügy iktatására.

Kimenő dokumentumok feldolgozása.

A kimenő dokumentumok egy szervezettől küldött dokumentumok. Feldolgozásuk a következő lépéseket tartalmazza:

A dokumentum elkészítése a vállalkozó által;

A dokumentumtervezet koordinálása;

A dokumentum kialakításának helyességének ellenőrzése;

A dokumentum aláírása a vezető által;

Dokumentum regisztráció;

Dokumentum küldése a címzettnek;

A dokumentum második példányának (másolatának) iktatása az irattárba.

A dokumentumtervezetet a vállalkozó készíti el, és egyezteti az érdekelt tisztviselőkkel vagy szerkezeti alosztályokkal. Az elkészített okirat aláírásra történő benyújtása előtt a végrehajtónak ellenőriznie kell az okirat és mellékletei tartalmát, az okirat helyességét, a szükséges adatok meglétét. A kimenő iratok két példányban készülnek, a faxok és telefonüzenetek kivételével, amelyek egy példányban készülnek.

Az elkészített dokumentumtervezetet aláírásra benyújtják a szervezet vezetőjének. A vezető két példányban történő aláírását követően a dokumentumot bejegyzik a kimenő iratok nyilvántartási naplójába.

A kimenő iratok továbbítási feldolgozása magában foglalja a válogatást, csomagolást, nyilvántartást postázásés szállítás a kommunikációs osztályra.

Belső dokumentumok- ezek olyan dokumentumok, amelyeket magán az intézményen belül készítenek, készítenek és hajtanak végre. Elkészítésük és lebonyolításuk a kimenő dokumentumok feldolgozására vonatkozó általános szabályok szerint történik, és a következő szakaszokat foglalja magában.

AZ IRÁNYÍTÁSI RENDSZER INFORMÁCIÓÁRAMLÁSÁNAK FEJLESZTÉSE

1.2. Kommunikációs folyamat ................................................... ..................

1.3. Vezetői információs támogatás és összetétele. Információáramlás ................................................... ................................................... .............. tizennégy

2. AZ INFORMÁCIÓÁRAMOK VIZSGÁLATÁNAK MÓDSZERTANI VONATKOZÁSAI ............................................ ................................................... ... ............... tizennyolc

2.1. Információtámogató kutatási módszerek ........................ 18

2.2. Az információkutatás grafikus és mátrixos módszerei ............... 21

2.3. CASE-technológiák alkalmazása információs rendszer tervezésére ................................................ ...................................................... ..................................... 29

3. AZ ELECTROAGREGAT OJSC IRÁNYÍTÁSI RENDSZERÉBEN AZ INFORMÁCIÓÁRAMLÁS JAVÍTÁSA ..................................... ............... 37

3.1. A vállalat funkcionális részlegei közötti információs kapcsolatok diagnosztikai elemzése ................................................ ...................................

3.2. A dokumentumfolyamat grafikus és mátrixos modelljének felépítése ........

3.3. Az információáramlás javítására vonatkozó iránymutatások indokolása 43

KÖVETKEZTETÉS................................................. ................................................... .44

A HASZNÁLT IRODALOM JEGYZÉKE ................................................ 45

MELLÉKLETEK .................................................. ................................................... .46

BEVEZETÉS

1 VÁLLALKOZÁSIRÁNYÍTÁS: RENDSZERBEMUTATÁS

1.1 A vezérlő alrendszer összetétele

A menedzsment szervezetének elemzése a vezetési ciklus szerkezetének és tartalmának, a vezetői munka megszervezésének, az információs, technikai és matematikai támogatásnak, a testületek összetételének és az irányítási költségeknek a tanulmányozásának összetett, egymással összefüggő folyamata. Az elemzés minden vezetésfejlesztési tevékenység első lépése és kiindulópontja. Lehetővé teszi az irányítási rendszer elemeinek, szerkezeti egységeinek, szintjeinek teljes leírását, állapotuk felmérését és a további fejlesztési irányok megalapozását. Az elemzés a céloktól és célkitűzésektől függően az ellenőrzési rendszer különböző részeit lefedheti, eltérő részletességű lehet, és különböző anyagok elkészítésével zárulhat, de az elemzés módszertani alapjai és kiinduló helyzetei változatlanok maradnak.

Az elemzés három, egymással összefüggő munkaszakaszból áll:

Információgyűjtés a menedzsment szervezet állapotáról, egyes elemeiről, folyamatairól és objektumairól a vizsgált és hasonló iparágakban;

Az elemzett folyamat vagy objektum leírása indikátorrendszer segítségével és kapcsolatteremtés közöttük;

A kialakult mutatórendszer feldolgozása különféle módszerekkel, technikákkal a kiosztott feladatok megoldása érdekében.

Az elemzés első szakaszának elvégzése információ-generáló munka. A második szakasz a vezetői szervezet vizsgált részét jellemző mutatórendszer kiválasztásához kapcsolódik; mérési módszerek kidolgozása és kapcsolataik leírása. A munka harmadik szakasza az elemzett objektum jellemzőitől és az elemzéshez kitűzött feladattól függően eltérő módon történik, a kvalitatív és kvantitatív módszerek eltérő alkalmazási fokával.

Az irányítási folyamatot statikusan, azaz egy adott időpontban kimerevítve és dinamikában (a mozgás és fejlődés figyelembevételével) tekinthetjük.

Az irányítási szervezet elemzése lehet teljes (átfogó) vagy a rendszer valamely részének tanulmányozása (tematikus elemzés); lehet globális, amely a menedzsment minden fő szintjét és kapcsolatát érinti, ill helyi megérintve egy szintet vagy linket.

Teljes formájában a rendszerelemzési folyamat 9 szakaszból áll:

I. A probléma megfogalmazása.

II. A kutatás strukturálása ("tipikus" célfa felépítése).

III. Vezérlő objektum modelljének készítése.

IV. A vezérlőobjektum jövőbeli állapotának előrejelzése; kockázatértékelés"

V. A rendszer diagnosztikája és az ellenőrzött rendszer kialakításának alternatíváinak kialakítása.

Vi. Alternatívák kiválasztása.

Vii. A rendezvények programjának megvalósítása.

VIII. Az irányítási rendszer információs-logikai sémájának kialakítása.

IX. Automatizált információs rendszer eljárások tervezése és bevezetése az irányítási rendszerbe.

A folyamat első hét szakaszának megvalósítása lehetővé teszi a döntés meghozatalát a felső vezetés szintjén, függetlenül attól, hogy a vállalkozás rendelkezik-e automatizált vállalatirányítási rendszerrel (ACS). Az utolsó két szakasz megvalósítása lehetővé teszi az információgyűjtés és -feldolgozás automatizálását a középvezetők standard döntéseihez.

I. A probléma megfogalmazása. A vizsgálat megkezdése előtt célfeladatot fogalmaznak meg. Ha a vezetőknek nincs tapasztalatuk egy probléma megoldásában, vagy az nem oldható meg hagyományos módszerekkel, akkor a probléma a probléma (problémás kérdés) rangjába kerül.

II. A kutatás strukturálása ("tipikus" célfa felépítése). A rendszer előtt álló megfogalmazott probléma megoldásához számos, a problémával kapcsolatos kérdés átfogó tanulmányozása szükséges. De minden kérdés a rendszer egyik vagy másik eleméhez kapcsolódik. Így tovább ezt a szakaszt a nagyon Általános nézet olyan tényezőket azonosítanak, amelyek feltehetően befolyásolhatják a vizsgált problematikus kérdést. Ezenkívül a tényezők egyik csoportja a külső környezethez, a másik a vizsgált vállalkozás vezetőinek kompetenciájához kapcsolódik. Ebből kifolyólag egyértelműen meg kell határozni a vizsgálatba bevonandó kérdések körét.

III. Vezérlő objektum modelljének készítése. A prediktív modell az előrejelzésben használt módszer valamely származékának tekinthető. A gazdasági objektumok állapotának vállalati szintű előrejelzéséhez a matematikai statisztika módszereivel létrehozott modellek meglehetősen megbízhatóak: trendek, darabonkénti lineáris kapcsolatok, véges különbségek, termelési függvények (beleértve a regressziókat), valamint szakértői értékelések. Összeállításuk során a vállalkozás munkájáról szóló jelentési és statisztikai adatokat, a kérdőívek eredményeit, a kapcsolódó vállalkozások munkájának mutatóit használják fel.

IV. A vezérlőobjektum jövőbeli állapotának előrejelzése; kockázatértékelés". A harmadik szakaszban kidolgozott modellek a vállalkozás legfontosabb gazdasági mutatóinak előrejelzésére szolgálnak. Leggyakrabban vállalati szinten prediktív becsléseket használnak, amelyeket trendek, regressziók és hatványtörvényes termelési függvények segítségével kapnak. Kívánatos, hogy az előrejelzési intervallum ne haladja meg a jelentett adatok által biztosított intervallum egyharmadát. Az előrejelzés során a modellben szereplő tényezők minőségi változására is számíthatunk. Az előrejelzési számítások fontos része a végrehajtásuk valószínűségének (vagy a "tévedés kockázatának") meghatározása.

V. A rendszer diagnosztizálása és az ellenőrzött rendszer kialakításának alternatíváinak kialakítása (a termelési tevékenységek fejlesztési területeinek és megvalósítási módjainak meghatározása). Az ellenőrzött rendszer állapotainak diagnosztizálása a probléma rendszerelemzésének döntő szakasza. A diagnózis lehetővé teszi a rendszer paraméterei közötti függőségek természetének feltárását és a célok elérését szolgáló tényezők tisztázását, a vállalkozás különböző területein lévő tartalékok teljes összegének becslését. A diagnózis során megnyílnak " szűk helyek"az irányítás és a termelés rendszerében a" szervezeti és technikai szint jellemzi. "A diagnózishoz a jelentési és statisztikai adatokon túlmenően a különböző szintű vezetőkkel és beosztású funkcionáriusokkal, munkásokkal végzett közvetlen interjúk eredményei , a kérdőívek eredményeit is felhasználják A célok elérését szolgáló tényezők tisztázására, a szervezeti és technikai színvonal felmérésére formalizált (statisztikai) módszereket és szakértői értékelési módszereket alkalmaznak.

Abban az esetben, ha a vállalkozásnál már működik automatizált vezérlőrendszer és ennek kidolgozása folyamatban van további fejlődés(lásd a rendszerelemzés VIII. és IX. szakaszát), a diagnózis szakaszában a vezetők (menedzserek) döntéshozatali módszereit is tanulmányozzák.

Vi. Alternatívák kiválasztása. A diagnosztikai folyamat során kialakított tevékenységek sorából matematikai vagy grafikus módszerekkel kiválasztják azokat, amelyek kielégítik az erőforrások külső és belső korlátait és az optimális alternatíva kiválasztásának kritériumait.

Vii. A rendezvények programjának megvalósítása. A munka ésszerű megszervezéséhez a végrehajtási szakaszban szükséges:

fejlesztési program összeállítására vonatkozó megbízás kiadása a cég vezetésétől;

Komplex csapatok kialakítása a program szekcióinak megvalósítására;

Hálózati ütemterv készítése a program megvalósításához;

Koordinációs csoport szervezése;

Bevonás a kutatói (tanácsadó) szervezetek dolgozóinak legösszetettebb kérdéseinek megoldásába;

A vállalkozás egyik szakemberének bekerülése a koordinációs csoportba,

Nagy felelősséggel ruházva fel (ez a személy látja el a "szervező" és "elemző" funkciót, és biztosítja a csapatok által kidolgozott ajánlások reprezentativitását).

Ha a vállalat még nem vezetett be automatizált vezérlőrendszert, a program magában foglalja a tervezési munkákat az irányítási feladatok automatizálására. Azokban az esetekben, amikor az automatizált vezérlőrendszer már működik, a fejlesztési program tartalmazhat intézkedéseket az automatizált információs rendszer korszerűsítésére, amely növeli a vezérelt objektumokkal kapcsolatos információk minőségét és mennyiségét.

VIII. Az irányítási rendszer információs-logikai sémájának kialakítása. Ebben a szakaszban meghatározzák az információs eljárásokat, amelyek segítségével kiszámítják a tényezők állapotát jellemző mutatók értékeit. Először is, az automatizált vezérlőrendszer minden olyan feladatot tartalmaz, amelyekben a célfa alsó szintjének tényezőit jellemző mutatók értékeit számítják ki. Minden feladat (eljárási számítások) (ha lehetséges) grafikonba van kapcsolva; így ez utóbbi válik a célfa többszintű információs bázisává.

IX. Tervezés és kivitelezés automatizált rendszer a vezérlőrendszerbe. Az ACS-eljárások tervezési sorrendjének olyannak kell lennie, hogy az elhelyezett eljárások a felsőbb szintek Az információs-logikai sémák gyorsabban kerültek bevezetésre, hiszen segítségükkel alakulnak ki az alacsonyabb szintű eljárások által használt információk. Ugyanakkor figyelembe kell venni a kiválasztott kiemelt feladatok másokkal való információs összekapcsolódását; ennek a tényezőnek a megjelenése annak a ténynek köszönhető, hogy egy automatizált információs rendszer tervezésénél vagy fejlesztésénél nem csak a munkaintenzitást és az időzítést veszik figyelembe. számítástechnikai munka, hanem a feltételesen állandó tömbök integrálásának szükségessége is. A helyzet az, hogy néhány egyszerű (és talán gazdaságilag veszteséges) problémát még számítógépen kell megoldani, mivel ezek eredményeire más számításokhoz van szükség.

Az ACS eljárások tervezéséhez szükséges információk túlnyomó többsége a rendszerelemzés V. és VIII. szakaszában keletkezik.

Így az új CAM-eljárások tervezésének minősége és gyorsasága a diagnózis minőségétől függ, ezáltal felgyorsul a vezérlőrendszernek a vállalkozás változó körülményeihez való igazítása.

1.2 Kommunikációs folyamat

Gyakran előfordul, hogy a továbbított üzenetet félreértik, és ezért az információcsere eredménytelen. John Miner, a menedzsment területén tevékenykedő kutató rámutat arra, hogy általában az információcsere-kísérletek mindössze 50%-a vezet a kommunikátorok kölcsönös beleegyezéséhez. Leggyakrabban az ilyen alacsony hatékonyság oka abban rejlik, hogy elfelejtjük azt a tényt, hogy a kommunikáció ez egy csere.

A csere során mindkét fél aktív szerepet játszik. Az információcsere csak akkor valósul meg, ha az egyik fél információt "ajánl", a másik pedig érzékeli azt. Ehhez nagyon oda kell figyelni a kommunikációs folyamatra.

Kommunikációs folyamat két vagy több ember közötti információcsere.

A kommunikációs folyamat fő célja a csere tárgyát képező információ megértésének biztosítása, azaz. üzenetek. Az információcsere ténye azonban önmagában nem garantálja az információcserében részt vevő személyek közötti kommunikáció hatékonyságát. Az információcsere folyamatának és eredményességének feltételeinek jobb megértéséhez a folyamat következő szakaszait kell megkülönböztetni, amelyekben két ill. több emberek.

Az információcserének négy alapvető eleme van.

1. Feladó, olyan személy, aki ötleteket generál vagy információkat gyűjt és közöl.

2. Üzenet, a tényleges információ szimbólumokkal kódolva.

3. Csatorna, információtovábbítási eszköz.

4. Befogadó, az a személy, akinek az információt szánják, és aki értelmezi azt.

Az információcsere során a küldő és a fogadó több, egymással összefüggő szakaszon megy keresztül. Feladatuk az üzenet megalkotása és a csatorna közvetítése oly módon, hogy mindkét fél megértse és megossza az eredeti ötletet. Ez nehéz, mert minden szakasz egyben egy olyan pont, ahol a jelentés eltorzulhat vagy teljesen elveszhet. Ezek az egymással összefüggő szakaszok a következők:

1. Az ötlet eredete.

2. Kódolás és csatornaválasztás.

3. Átadás.

Ezeket a lépéseket a 2. függelék mint a kommunikációs folyamat egyszerű modellje.

Bár a teljes kommunikációs folyamat gyakran néhány másodperc alatt lezajlik, ami megnehezíti a szakaszok megkülönböztetését, szükséges ezeket a szakaszokat elemezni, hogy megmutassuk, milyen problémák merülhetnek fel a különböző pontokon.

Az ötlet eredete. Az információcsere egy ötlet megfogalmazásával vagy az információk kiválasztásával kezdődik. A feladó dönti el, hogy milyen értelmes gondolatot vagy üzenetet kíván cserélni. Sajnos ebben az első szakaszban sok kommunikációs kísérlet megszakad, mert a küldő nem tölt elég időt az ötlettel.

Fontos megjegyezni, hogy az ötlet még nem alakult át szavakká, és nem kapott más formát, amelyben az információcserét szolgálná. A feladó csak azt döntötte el, hogy melyik koncepciót kívánja információcsere tárgyává tenni. A hatékony csere érdekében számos tényezőt kell figyelembe venni.

Kódolás és csatornaválasztás. Az ötlet közvetítése előtt a feladónak szimbólumokat kell használnia annak kódolására, ehhez szavakat, intonációt és gesztusokat (testbeszédet) használva. Ez a kódolás az ötletet üzenetté változtatja.

A feladónak egy olyan csatornát is ki kell választania, amely kompatibilis a kódoláshoz használt karaktertípusokkal. Egyes ismert csatornák közé tartozik a beszéd és írott anyagok továbbítása, ill elektronikus eszközökkel kommunikáció, beleértve a számítógépes hálózatokat, email, videokazetták és videokonferencia. Ha a csatorna nem alkalmas fizikai szimbólumok tárolására, az átvitel nem lehetséges. Egy kép néha többet ér ezer szónál, de telefonos üzenetküldésnél nem. Hasonlóképpen előfordulhat, hogy nem lehetséges minden alkalmazottal egyszerre beszélni. A kiscsoportos értekezletek előtt segédjegyzeteket is ki lehet küldeni, hogy biztosítsák az üzenet megértését és a probléma közlését.

Ha a csatorna nem nagyon konzisztens az első szakaszban keletkezett ötlettel, az információcsere kevésbé lesz hatékony. Például egy menedzser figyelmeztetni akarja beosztottját az utóbbi által elkövetett biztonsági intézkedések súlyos megsértésének megengedhetetlenségére, és ezt egy csésze kávé melletti könnyed beszélgetés során, vagy egy üzenet küldésével teszi meg. Előfordulhat azonban, hogy ezek a csatornák nem képesek olyan hatékonyan közvetíteni a jogsértések súlyosságát, mint hivatalos levélben vagy megbeszélésen. Hasonlóképpen, egy alárendelt kiválósági memorandum elküldése nem fogja átadni annak gondolatát, hogy mennyire fontos hozzájárulása a munkához, és nem lesz olyan hatékony, mint egy közvetlen beszélgetés, amelyet egy hivatalos köszönőlevél és egy kitüntetés követ.

A kommunikációs eszközök megválasztása nem korlátozódhat egyetlen csatornára. Gyakran kívánatos két vagy több kommunikációs médiát kombinálni. A folyamat bonyolultabbá válik, mivel a küldőnek meg kell határoznia ezen eszközök használatának sorrendjét, és meg kell határoznia az információtovábbítási sorrendben az időintervallumokat. A kutatások azonban azt mutatják, hogy a szóbeli és írásbeli információcsere eszközeinek egyidejű alkalmazása általában hatékonyabb, mint mondjuk csak az írásos információcsere.

Adás. A harmadik lépésben a küldő a csatornán keresztül üzenetet (kódolt ötletet vagy ötletgyűjteményt) juttat el a címzetthez. Ez kb fizikai átvitelüzenetet, amelyet sokan összetévesztenek magával a kommunikációs folyamattal. Ugyanakkor, mint láttuk, az átadás csak az egyik legfontosabb szakasz, amelyen keresztül kell menni ahhoz, hogy egy gondolatot átadhassunk egy másik embernek.

Dekódolás. Miután a küldő elküldte az üzenetet, a vevő dekódolja azt. Dekódolás - ez a küldő karaktereinek átültetése a címzett gondolataiba. Ha a feladó által választott karakterek pontosan ugyanazt jelentik a címzett számára, az utóbbi pontosan tudja, mire gondolt a feladó, amikor megfogalmazta az ötletet. Ha az ötletre nem kell reagálni, az információcsere folyamatának ezzel be kell fejeződnie.

Számos okból azonban a címzett kissé eltérő jelentést adhat az üzenetnek, mint a küldő fejében. A menedzser szempontjából az információcsere akkor tekinthető eredményesnek, ha a címzett bizonyította az ötlet megértését azáltal, hogy végrehajtotta azokat a műveleteket, amelyeket a küldő elvárt tőle.

Mielőtt a kommunikáció különféle akadályairól beszélnénk, két fontos fogalmat kell feltárnunk - a visszacsatolást és az interferencia.

Visszacsatolás. Visszacsatolás jelenlétében a küldő és a címzett megváltoztatja kommunikatív szerepét. Az eredeti címzett lesz a feladó, és végigmegy a kommunikációs folyamat összes lépésén, hogy elküldje válaszát az eredeti feladónak, aki most a címzett szerepét tölti be.

A visszacsatolás jelentősen javíthatja a vezetői információcsere hatékonyságát. Számos tanulmány szerint a kétirányú információcsere (ha van visszacsatolási lehetőség) az egyirányúhoz (nincs visszacsatolás) képest, bár lassabban megy végbe, mégis hatékonyabban oldja a stresszt, pontosabb. és növeli az üzenetek helyes értelmezésébe vetett bizalmat.

Zaj. A visszacsatolás jelentősen növeli a hatékony kommunikáció esélyét, mivel mindkét fél számára lehetővé teszi a zaj elnyomását. Az információátvitel elméletének nyelvén a zaj az, ami eltorzítja a jelentést. A kommunikációt blokkolni tudó zajforrások a nyelvtől (verbális vagy non-verbális), a felfogásbeli különbségeken át, amelyek megváltoztathatják a jelentést a kódolási és dekódolási folyamatokban, a vezető és beosztott szervezeti státuszában fennálló különbségekig terjednek. információ továbbítása.

Bizonyos zajok mindig jelen vannak, ezért az információcsere folyamatának minden szakaszában bizonyos jelentéstorzulás lép fel. Általában megpróbáljuk leküzdeni a zajt, és eljuttatni üzenetünket. A nagy zajszint azonban határozottan észrevehető jelentésvesztéshez vezet, és teljesen blokkolhatja az információcsere létrehozására irányuló kísérletet. A menedzser szemszögéből ennek a továbbított információnak megfelelően a célok elérésének csökkenéséhez kell vezetnie. V 1. függelék az információcsere folyamata visszacsatolásos és zajos rendszerként jelenik meg.

1.3 Vezetői információs támogatás és összetétele. Információáramlások

Az irányítási folyamat legfontosabb jellemzője az információs jelleg. A meghozott döntések végrehajtásának megszervezése a munkavállalók befolyásolásának módszereinek rendszerén keresztül történik, a meghozott döntések végrehajtásának előrehaladásáról szóló információk felhasználásával (visszacsatolás). Minél pontosabb és tárgyilagosabb az irányítási rendszer rendelkezésére álló információ, annál teljesebben tükrözi az irányítási objektum aktuális állapotát és összefüggéseit, annál indokoltabbak a célok és az ezek elérését célzó valós intézkedések.

Mivel a menedzser a munkájában az objektum állapotára vonatkozó információkra támaszkodik, és tevékenysége eredményeként új parancsinformációkat hoz létre, hogy a vezérelt objektumot a tényleges állapotból a kívánt állapotba vigye át, akkor az információt hagyományosan a vezetői munka tárgyának és termékének tekintik.

Az információ, mint az ellenőrzés eleme és a vezetői munka tárgya, minőségi megértést nyújtson a vezérelt és vezérlőrendszerek feladatainak, állapotának, és biztosítsa a kívánt állapot ideális modelljének kialakítását.

És így, Információs támogatás- Ez egy része az irányítási rendszernek, amely a termelési elemek aktuális és lehetséges állapotáról, a termelési folyamat működésének külső feltételeiről, valamint a termelési elemek változásának és átalakulásának logikájáról szóló adatok gyűjteménye. Termelés.

Az információtámogatás jellemzőinek két szintje van:

- elemi, azaz adatok, jellemzők, jelek halmaza;

- szisztémás, azaz az információk osztályozási csoportjai közötti kapcsolatok és függőségek reprodukálása információs modellek formájában megvalósítva.

Az információ elemi jellemzése során az információ összetételét, a médiumok formáját és típusait, ezek elnevezését tanulmányozzák.

Az információ minőségével kapcsolatos alapvető követelmények:

Időszerűség;

Megbízhatóság (bizonyos valószínűséggel);

Megfelelőség;

Megbízhatóság (bizonyos fokú kockázat mellett);

Az információs rendszer teljessége (a termék minőségéről és erőforrás-intenzitásáról, a vállalat és a versenytársak termékeinek életciklus-szakaszainak feltételeiről stb.);

Célzás;

Az információk jogi helyessége;

Újrahasználhatóság;

Nagy sebességű begyűjtés, feldolgozás és átvitel;

Kódolási képesség;

Az információk relevanciája.

Egy információs rendszer jellemzésekor az információáramlások mozgását, intenzitását és stabilitását, az információátalakító algoritmusokat és az ezeknek az objektív feltételeknek megfelelő dokumentumfolyamat-sémát vizsgáljuk.

A megoldások ideális leírások egy objektum kívánt állapotáról és az állapot elérésére szolgáló módszerekről. Korlátozott felhasználású termékek, mivel egy adott tárgyra irányulnak világosan leírt körülmények között. Az oldat minősége késztermékként közvetetten, annak a tárgynak a tevékenységében nyilvánul meg, amelyre a megoldás irányul.

Az információs támogatás kialakításakor a vezetők és a szakemberek átlagosan kiegyenlített információigénye vezérli őket [ld. 7. oldal]. Különleges helyet foglalnak el itt a menedzsmenttel kapcsolatos információk, amelyek a menedzsment progresszív technikáit és módszereit tükrözik.

Az információk rendszerezése során alapvető fontosságú, hogy felosztjuk azokat feltételesen állandó szabályozási referenciaként működő, és változó... Mindkét ilyen típusú információ az osztályozási kapcsolatok elemzése alapján egymással összefüggő blokkokba (modellekbe) szerveződik, amelyek leíró jellegűek, azaz a folyamatot statikában vagy dinamikában jellemzik, egy bizonyos tipikus helyzetet tükröző komponensek.

Az információs támogatás kialakításának folyamata több szakaszból áll:

A tárgy állapotának leírása, azaz egy fizikai fénykép. Ez feltételezi az irányítási és vezérelt rendszereket jellemző műszaki-gazdasági mutatók és paraméterek összességét, ezen mutatók megfelelő osztályozásával;

Osztályozási kapcsolatok modellezése információs tömbökben ok-okozati összefüggések allokálásával, azaz privát statikus modellek kialakításával;

Reflexió a dinamika információs modelljeiben egyedi elemekés a folyamatok, azaz a termelés mennyiségi és minőségi változásainak tendenciáinak alátámasztása. Ugyanakkor a mennyiségi változás feltételezi az információ korrekcióját, a minőségi változás pedig annak részleges vagy teljes átstrukturálását;

A termelési folyamat integrált információs modellje, amely tükrözi a helyi folyamatok és a teljes termelés kapcsolatát és dinamikáját.

A formálás sorrendje határozza meg az információ összetételének elemzésének megközelítését. Az információ rendszerezése nagymértékben meghatározza azok tárolásának, nyilvántartásának, frissítésének, továbbításának és felhasználásának sorrendjét. Az adatbankok áttekinthető felépítése lehetővé teszi a mozgási irányok, az áramlások intenzitásának, átalakulásának mintázatainak, a kérések és fogadás módszertanának teljesebb alátámasztását.

Az információtámogató rendszer tehát egy tárgy és környezete céljaira, állapotára, fejlődési irányaira vonatkozó adatok összefüggő információfolyamokba rendezett gyűjteménye. Ez a rendszer magában foglalja az adatok megszerzésére, tárolására, keresésére, feldolgozására és a felhasználó számára történő kiadására szolgáló módszereket.

2 AZ INFORMÁCIÓPARAMOK VIZSGÁLATÁNAK MÓDSZERTANI VONATKOZÁSAI

2.1 Az információs támogatás kutatási módszerei

A menedzsment szervezet elemzésére vonatkozó követelmények megvalósítása nagymértékben függ az elemzett objektum állapotáról szóló információk minőségétől és mennyiségétől. Az információnak szükségesnek és elégségesnek kell lennie, tárgyilagosan jellemeznie kell a menedzsment szervezetet, mennyiségileg meghatározott jellemzőkkel.

A kialakult irányítási szervezetről és fejlődési tendenciáiról jelenleg az alábbiak a főbb információforrások.

Az első forrás az jelentési adatok és a tárgyév. Ez a forrás lehetővé teszi a vezetői apparátusban foglalkoztatott dolgozók számának és összetételének, az irányítási költségek összegének, a szervezési és számítástechnikai költségek azonosítását.

Második eredet - direktíva dokumentáció tanulmányozása(parancsok, utasítások, ülések jegyzőkönyvei, a végrehajtás ellenőrzésére szolgáló anyagok, egyes osztályok jelentései, stb.) .

Harmadik forrás - speciális vizsgálatok. Ez a forrás jelenleg a fő.

Az adatok egyre fontosabbá válnak az irányítási rendszer anyagi elemeinek leterheltségéről. A megfigyelés tárgya ebben az esetben egy külön tárgy - egy számítógép, egy sokszorosító eszköz vagy bármilyen dokumentum.

A gazdálkodás megszervezésére vonatkozó fontos adatforrás az speciális felmérések elvégzése a menedzsment apparátus alkalmazottai vagy a kezelt objektum megfelelő alosztályának csapata.

Ezek az információforrások nem zárják ki egymást. Ezeket kombinálni kell, kiegészítve és gazdagítva a különböző módszerekkel nyert anyagot.

Jelenleg számos módszert alkalmaznak sikeresen az információs támogatás elemzésére. Eltérnek az információmennyiség elfogadott jellemzőiben (szimbólumok, rekordok, gráfkarakterláncok, dokumentumok stb.), módszerekben és elemzési eszközökben. A következő módszerek tekinthetők a legfejlettebbnek.

1) Az adatfejlesztési folyamatok mátrixmodellezési módszere, gépgyártó vállalkozásoknál tesztelt.

2) Kohászati üzemekben tesztelt grafikus-analitikai módszer az információáramlás vizsgálatára.

3) Az információáramlás leírása fa típusú gráf formájában.

4) A tervezett számítások információs kapcsolódási sémáinak módszere.

5) A vezetési problémák kutatási elemzésének módszere, amelyet a „rövid” áramlások azonosítására fejlesztettek ki.

Ezek a módszerek elsősorban az információ általános mennyiségi jellemzőire épülnek.

Ezen módszerek mindegyikének megvan a maga alkalmazási területe: egyesek alkalmasak az osztályok közötti információs kapcsolatok leírására, mások a feladatcsoportok, az egyes feladatok és az elemi eljárások csoportjai közötti információs kapcsolatok leírására.

Az információáramlások legteljesebb és legrészletesebb tükrözése és elemzése olyan információs modellek segítségével érhető el, amelyeket mint mátrix modellek... Ugyanakkor különféle mátrixokat használnak - anyagfolyamatok és munkafolyamatok, munkafolyamatok és megoldások és feladatok összetétele meghatározott menedzsment szinten, bizonyos feladatcsoportokhoz, különböző szinteken menedzsment stb.

A leggyakrabban használt modellek mátrixok és grafikonok. Mindkét modellezési módszer magában foglalja az információs rendszerben a kiindulási, köztes és végső adatok független komponensei formájában történő kiválasztását. Ez lehetővé teszi azok elkülönített tanulmányozását, ami alapvető fontosságú a külső és belső termelési információk iránti igény vizsgálata szempontjából.

A keringő információáramlás mátrixmodelljei többféle változatban is felépíthetők, de alapvetően a „dokumentum per dokumentum”, „mutató per indikátor” méretű mátrixokat használunk. Ebben az esetben a dokumentumok egyetlen blokknak tekinthetők.

A klasszikus formában a mátrix modellek az osztályozási kapcsolatok elemzésére szolgálnak. De alkalmasak a menedzsment apparátus információs támogatásának főbb jellemzőinek tanulmányozására is, mert lehetővé teszik az információtípusok és -források különféle csoportosításának bemutatását, és hozzájárulnak a tényleges ellátás teljesebb azonosításához és a feladatok javításának lehetőségéhez. különféle típusok.

Grafikus-analitikai módszer az információáramlások kutatása információs gráfjuk ábrázolásán és szomszédsági mátrixának elemzésén alapul. Grafikonok készíthetők dokumentum szinten, komponens szinten (bemeneti, köztes és külső adatok), valamint szintetikus szinten (bemeneti és köztes adatok, külső és funkcionális eredmények).

Grafikus-analitikai modellek alapján azonosítható a probléma megoldása során felhasznált és megszerzett kiindulási, köztes és eredő információk fajtáinak száma, a különböző információs adatok felhasználásának gyakorisága, az egyes indikátorok tényleges felhasználása. munkában.

Az irányítási folyamatban megoldott főbb feladatok és eljárások grafikonjainak birtokában lehetőség nyílik a menedzsmentben használt feladatok és dokumentumok kapcsolatát bemutató grafikonok szomszédsági mátrixára. Az egyes feladatok grafikonja és egy adott irányítási szint lehetővé teszi a racionális információfolytonosság megállapítását, az adott feladat közbenső és végeredményének mások számára történő felhasználásának lehetőségét.

Szerkezeti gráf segítségével kiszámítható az információ mennyisége.

Az információtámogatás összesített elemzési módszerei lehetővé teszik számunkra, hogy az elemzés szemantikai aspektusának minden aspektusát figyelembe vegyük.

2.2 Az információkutatás grafikus és mátrixos módszerei

Az információtámogatás legteljesebb elemzése az információhordozók blokkdiagramjának információs gráf formájában történő felépítése és elemzése során végezhető el.

Az információáramlás indokolásakor figyelembe kell venni:

Az információ mozgása az információs támogatás keretein belül (blokkról blokkra);

Egy funkcionális alrendszer technológiai eljárásaiban és a független funkcionális egységek közötti információ kölcsönhatása és folytonossága;

Az információs mozgás hierarchikus orientációja;

A kimeneti információ tervezésének fókusza és típusai.

Erre a célra sikeresen alkalmazzák az objektumok és a bennük előforduló folyamatok információs modelljeit. Az ACS lehetőséget teremt arra, hogy az egyes funkciók és vezérlőelemek információs modelljeinek felépítéséről a menedzsment egészére és a vállalatra vonatkozó információs modell felépítésére térjünk át.

A problémacsoport vagy egy különálló probléma megoldására való felkészülés eljárása feltételezi a megoldási folyamatot biztosító információáramlások összetételének, sorrendjének és strukturális összetevőinek előzetes meghatározását. Az áramlás szerkezeti elemei közé tartoznak a bemeneti és kimeneti dokumentumok (az elemzés funkcionális szintje), a bemeneti, köztes és kimeneti információk tömbjei (elemi szintű elemzés), a kiválasztott szinteket önállóan figyelembe véve vagy egyetlen sémába integrálva.

Az automatizálási objektumban rögzített összetételű és tartalmi információáramlások, az ACS-elemek és feladatalgoritmusok állandó összetétele és interakciója esetén az információáramlás szerkezete a rendszerben általában változatlan marad. Az áramlások meghatározott szerkezeti összetevőinek sorrendje és összefüggései állandóak és egyszer megtalálhatók. Az információáramlás elemzési folyamatának automatizálásához létre kell hozni egy megfelelő információs modell... Erre a célra célszerű a gráfelméleti apparátust használni.

Az információáramlás szerkezeti összetevőit egy G = (M, V) orientált gráf csúcsai formájában ábrázoljuk, amelyek ívei tükrözik egymás közötti kapcsolataikat. Minden Mi és Mj csúcspárt csak Mi-ből Mj-be irányított ív köt össze, ha van információátmenet Mi-ből Mj-be.

A gráfok tulajdonságait felhasználva lehetőség nyílik a rendszerben vizsgált információáramlások számos fontos jellemzőjének megszerzésére.

Alkossuk meg az R, R 2,…, R N hatványszomszédsági mátrixokat és a teljes mátrixot. A mátrixelemzés lehetővé teszi az adatfolyamok alábbi tulajdonságainak beállítását. Az Mj komponens sorrendjét az Mi-t Mj-vel összekötő leghosszabb úthossz határozza meg. Ez egyenlő az R n szomszédsági mátrix n fokával, amelynél. Az Mj komponens sorrendjének maximális értékét a Mi-től Mj-ig tartó leghosszabb út határozza meg a teljes információs gráfra. A kiindulási adatok akkor kerülnek kiválasztásra, ha a szomszédsági mátrix j-edik oszlopának elemeinek összege nullával egyenlő. Ha a sor i elemeinek összege nulla, a kimenet kiemelésre kerül. Az és értékek megegyeznek az Mj-ben szereplő komponensek számával, valamint az eredmények számával, amelyek Mi-t tartalmaznak. Az n fokú szomszédsági mátrix r ij eleme egyenlő az Mi-t és Mj-t összekötő n hosszúságú utak számával. Az R összeg mátrix r ij elemei megadják a Mi-től Mj-ig tartó összes utak számát az úthossz megadása nélkül.

A j oszlop azon elemei, amelyek nem egyenlők a mátrix R összegének nullával, nem egyenlők nullával, lehetővé teszik az összes Mj-t alkotó komponens azonosítását az adatmozgás minden útján. A sor nullától eltérő i elemei azt az eredményeket jelzik, amelyek kialakításában az Mi elemet használjuk.

Az R szomszédsági mátrix és a rendelési érték segítségével meghatározhatja a kimenethez képest köztes komponensek tárolási időtartamát.

Az információáramlás elemzésére szolgáló algoritmust általánosságban a 9. függelék mutatja be. Az algoritmus módosításával az ACS modellben szereplő elemek kölcsönhatásának szinte minden jellemzője megszerezhető. A 10. függelékben található egy valós modell egy részlete, amely a rendszerelemek összekapcsolásának mennyiségét és összetettségét szemlélteti. Az érthetőség kedvéért csak különálló információtömböket és funkcionális feladatokat tartalmaz. Emiatt a töredék kiemeli az elemek közötti legjelentősebb kapcsolatokat a bemeneti és kimeneti információk tekintetében.

Az információs gráfok és a hozzájuk tartozó szomszédsági mátrixok használhatók a feladatokra, feladatcsoportokra, alrendszerekre, a rendszer egészére és a gráf bármely más szerkezeti elemére vonatkozó információ mennyiségének meghatározására.

Ahogy fentebb is látható, a rendszerbe bevitt adatok mennyisége meglehetősen nagy, így ezek hatékony gépi szintű rendszerezése lényeges. Kényelmes az információk elemzése a kiindulási adatok megszerzéséhez a létrehozott információs alap felépítése vagy rekonstrukciója céljából a vizsgált gráfmodellre, egy egységes elemzési algoritmus keretében. A következő összefüggések elemzése javasolt:

Határozza meg azon feladatok számát, amelyek ezt a mutatót használják. Ezen információk alapján kiszámítjuk az adatduplikáció együtthatóját abban az esetben, ha minden feladathoz külön tömböket szervezünk kiindulási adatokkal;

Számítsa ki a feladatokban a mutatópárok együttes előfordulásának mátrixát, melynek elemei azt mutatják, hogy hány feladatban együtt használják a megfelelő mutatókat! Az ilyen mutatók kombinálhatók és felhasználhatók egyetlen információs alap közös információs tömbjében;

Határozza meg azon célok számát és listáját, amelyekben ez a mutató megtalálható más mutatókkal együtt, valamint a mutatók számát és listáját. Ez lehetővé teszi olyan indikátorcsoportok azonosítását, amelyeket csak együtt használnak, és amelyeket külön nem használnak egyetlen feladatban sem.

Az indikátorok feladatok szerinti csoportosításának folyamata a csoportok közötti kommunikációs együttható bevezetésével formalizálható. A csatolási együtthatót a következő képlet segítségével számítjuk ki:

Pénzügyi osztály - belép - 35 nyomtatvány, kilép - 34 nyomtatvány irat, ami a bejáratnál 13%, a kijáratnál 12,7%;

Tervezési és Gazdasági Osztály - tartalmaz - 32 nyomtatványt, kijáratot - 32 nyomtatványt, ami a bejáratnál 12%, a kijáratnál 12%;

Marketing osztály - belép - 44 nyomtatvány, kilép - 41 nyomtatvány, ami a bejáratnál 16%, a kijáratnál 15%;

Gyártási és feladási részleg - 31 nyomtatvány van benne, 22 nyomtatvány jön ki, ami 12% a bejáratnál és 8% a kilépésnél.

Az ezeken a részlegeken található dokumentumok folyamatábrái a következőkben vannak bemutatva Alkalmazás.

Látható tehát, hogy az osztályok bejáratánál az információáramlás jobban terhelt, mint a kijáratnál. Ez azt jelzi, hogy a funkcionális egységek feldolgozzák a bejövő információkat, esetleg leegyszerűsítve azt. Annak érdekében, hogy nyomon követhessük, hogyan dolgozzák fel a részlegek a hozzájuk érkező információkat, és hogyan hasznosítsák a hozzájuk érkező információkat, megvizsgáljuk a tervezési és gazdasági osztályon zajló információáramlásokat.

3.2 A dokumentumfolyamat grafikus és mátrixos modelljének felépítése

A vállalkozás dokumentumkezelő rendszere a termelési és gazdasági tevékenységét tükrözi. A termelés javulásával a munkafolyamat is változik. Ez a változás az okmányok új formáinak megjelenésében (vagy a meglévők megszűnésében) és mozgásuk útvonalainak megváltozásában fejeződik ki.

Az adatfeldolgozó rendszer elemzéséhez célszerűnek tűnik a vállalkozásnál forgalomban lévő összes dokumentumot három fő csoportba sorolni: tervezett, tényleges (beszámoló) és normatív.

Mátrix modell (lásd a mellékletet) Az Electroagregat OJSC tervezési és gazdasági osztályán a dokumentum formáinak megfelelő információáramlás azt mutatja, hogy az egység fő tevékenysége ebben az üzleti folyamatban, a tervezéssel kapcsolatban, a pénzügyi osztályhoz átkerülő alapdokumentumok kidolgozására irányul. számviteli osztály külkapcsolati, OOTiZ és OIHiO.

Például a pénzügyi osztály - 4 formatervezési dokumentumot, a számviteli osztály - 3, a külkapcsolatok osztálya - 3, az OOTiZ - 3, az IHiO - 3 dokumentumformát kap.

A PEO munkafolyamatának részletesebb elemzéséhez az üzleti folyamatban a dokumentumok mozgásának mátrixa alapján a szerződés megkötésétől a termékek értékesítéséig van szükség. lásd a mellékletet mozgásinformációs táblázatot készíteni lásd a mellékletet .

Bár az osztályok között szoros kapcsolatok vannak, amelyek megnehezítik (megzavarják) a dokumentumok mozgatását a problémák megoldása során, ennek ellenére a fő adatáramlás a PEO-tól érkezik a pénzügyi osztályhoz. Fontos megjegyezni, hogy nem csak a funkcionális egységek közötti kapcsolatokra van szükség, hanem az ún visszajelzéseket... Ez a következő tényezőknek köszönhető:

Alosztályok elkülönítése a tervezési és gazdasági problémák megoldásában;

Szabványok decentralizált alkalmazása a tervezés különböző szintjei problémáinak megoldására.

Ez oda vezet, hogy a működés során minden osztálynak tervezett feladatokat kell megoldania. A vállalkozás fő feladatait azonban az évre vonatkozó termelési terv és a havi termelési terv határozza meg.

A termelési terv PEO-ban történő kidolgozásához és jóváhagyásához a következő információkat közöljük:

Marketing és Értékesítési Osztály (UMiS) – nómenklatúra gyártási terv tervezete,

Műszaki irányítás (TU) - rekonstrukciós és műszaki felújítási tervek készítése, gyártás előkészítése és új és modernizált típusú termékek fejlesztése; műszaki átszerelés és berendezések beszerzése; környezetvédelem; energiafogyasztásra, szennyvízelvezetésre, kommunikációs szolgáltatásokra és berendezések javítására vonatkozó becslések,

Minőségirányítás (QM) – költségbecslések a termékek engedélyezésére és tanúsítására, valamint a minőségirányításra,

Humánerőforrás és Rendszerhivatal (HRMD) – a műszaki képzés költségeinek becslései és a VOKhR fenntartási költségei,

Fővárosi Építési Osztály (OKS) - tőkeépítési és felújítási terv tervezete.

Éves és havi termelési terv biztosított:

Ügyvezető Igazgatóság (ID),

Műszaki menedzsment (TU),

Termelésirányítás (PU),

Marketing és Értékesítési Osztály (UMiS),

Pénzügyi és gazdasági menedzsment (FEU).

A gyártási terv kidolgozása és jóváhagyása során a munkavégzés sémája a melléklet .

A gyártási terv kidolgozása és jóváhagyása során 13 dokumentumforma kerül felhasználásra, amelyeket a fent megnevezett funkcionális osztályok és szolgálatok biztosítanak.

A gyártási terv kidolgozásához felhasznált dokumentumok:

Gyártási terv tervezet,

Főterv az új és továbbfejlesztett termékekhez,

Rekonstrukciós terv, műszaki felújítás és eszközbeszerzés,

Segítség a környezetvédelmi költségek tervezésében az OHS Minisztériumtól,

Energiára, szennyvízelvezetésre, kommunikációs szolgáltatásokra, berendezések javítására vonatkozó ajánlatkérők költségbecslése,

A munkák tanúsításának becsült költségeinek terve,

A JSC "Electroagregat" főüzeme személyzetének szakmai és műszaki képzésének költségbecslése,

A VOKhR fenntartásának költségbecslése,

Épületek és építmények beruházási és javítási tervtervezete,

A fő műszaki és gazdasági mutatók terve,

Tervtervezet (havi),

A versenytársak gyáraiból származó termék ára.

3.3 Az információáramlás javítására vonatkozó iránymutatások indokolása

A PEO részleg információáramlásának részletesebb elemzéséhez kiszámoljuk az információáramlás folytonossági együtthatóját a havi termelési terv elkészítéséhez.

Az információáramlás folytonossági együtthatója (1), ahol t c.nor, t c.tény - a kezelési ciklus időtartama, a dokumentum áthaladásának idejével számítva, normatív és tényleges.

A havi termelési tervet a tervezett hónapot megelőző hónap 25. napjáig kell elkészíteni. A gyakorlatban azonban bizonyos nehézségek merülnek fel a következő gyártási terv kidolgozásakor. Például felsőbb szervezetek döntései.

Ápolónő által januárban = 30 nap / 34 nap = 0,89,

Február délig = 31 nap / 35 nap = 0,89,

Délig márciusban = 31 nap / 35 nap = 0,89,

Április délig = 31 nap / 32 nap = 0,97.

K nur I negyedévre = (0,89 * 3 + 0,97) /4=0,91.

Az egyes hónapokra vonatkozó információáramlás egy bizonyos folytonossági együtthatója alapján látható, hogy az első három hónapban többé-kevésbé stabil, bár közel áll az 1-hez, de nem egyenlő. Ez általában kedvező tendencia, hiszen folyamatos az információáramlás, bár a PEO, mint látható, késik a következő havi termelési terv elfogadásával (). A tervet azonban már áprilisban csak 1 nappal később fogadták el, mint kellett volna. Ez azt jelenti, hogy talán az év eleje óta történt néhány változtatás a terv elkészítésének módszertanában, ami 3 hónapig okozott nehézségeket. De ezeket a problémákat sikeresen megoldották. Általánosságban elmondható, hogy a negyedévben az információáramlás folytonosságának együtthatója meglehetősen elfogadható.

Menedzsment hatékonysági tényező

(2), ahol -

D 1, D 2, D 3 - a vonatkozó dokumentumok megszabott határideje;

K 1, K 2, K 3 - az iratok teljesítésének elfogadott határidejétől való elmaradás napokban;

d 1, d 2, d 3 - egy adott típusú dokumentumok aránya.

A évre vonatkozóan évente 13 dokumentum nyomtatvány készül éves terv elkészítéséhez. A dokumentumok kitöltésének gyakorisága (3), ahol D az éves termelési terv elkészítéséhez kidolgozott dokumentumok száma évente; d ij - az i-edik száma dokumentum j-edik az időszakra kidolgozott gyakoriság; n j az időszakok száma egy évben. Így a gyártási terv elkészítéséhez kidolgozott dokumentumok száma 13.

Az információáramlás olyan információáramlás összessége, amely lehetővé teszi a vállalkozás számára pénzügyi és gazdasági tevékenységek végzését.

A normális működés érdekében a vállalkozásnak teljes körű és jó minőségű információkat kell kapnia a vezetői döntések meghozatala előtt és után.

A jó információ lehetővé teszi egy vállalkozás számára, hogy:

- versenyelőnyök megszerzése;
- a pénzügyi kockázat csökkentése;
- a vásárlók hozzáállásának meghatározása;
- intuitív döntéseket indokolni;
- a tevékenységek hatékonyságának növelése;
- figyelni a külső környezetet;
- koordinálja a stratégiát;
- a megkötött megállapodásokba és a vállalt kötelezettségekbe vetett bizalom növelése.

Az egyik lényeges feltételek a termelés egészének sikeres működése egy olyan információs rendszer megléte, amely lehetővé teszi az összes tevékenység összekapcsolását és az egységes egész elvei alapján történő kezelését.

Az információk gyűjtése és elemzése négy támogató rendszer segítségével történik, amelyek együttesen a következőkből állnak: belső jelentés, piackutatás, információelemzés és aktuális külső információk gyűjtése.

A vállalkozás paramétereinek meghatározásában kiemelt szerepet kapnak a pénzügyi és számviteli kimutatások. Ez a belső jelentési rendszer megjeleníti az aktuális árbevétel mutatóit, a kiadások összegét, a készletek mennyiségét, a cash flow-kat, a követelésekre és kötelezettségekre vonatkozó információkat.

Az információgyűjtés folyamatossága elengedhetetlen. Ez biztosítja a teljes tisztánlátást saját vállalkozása ügyeiben, valamint azt a képességet és hajlandóságot, hogy a piacot a megfelelő termékkel a kívánt mennyiségben biztosítsa.

A logisztikában az információáramlás típusait a következőktől függően különböztetjük meg:

- az áramlás által összekapcsolt rendszerek típusától - vízszintes és függőleges;
- az áthaladás helyétől - külső és belső;
- a logisztikai rendszerhez viszonyított irányból - input és output (1. ábra).

Rizs.

Vízszintes információáramlás leggyakrabban informálisak, kommunikációs szempontból a leghatékonyabbak. Az információ körülbelül 90%-át tárolják. Vagyis az ilyen módon történő átvitel során az információvesztés minimális. Ez azzal magyarázható, hogy a szolgáltatási hierarchia azonos szintjén lévők pszichológiailag könnyebben megértik egymást, mivel hasonló problémákat oldanak meg és hasonló problémákkal néznek szembe (2. ábra).

Rizs.

Vertikális információáramlás a hierarchia különböző szintjein lévő alkalmazottak vagy alkalmazotti csoportok, például egy főnök és egy beosztott között zajlanak.

A vertikális információáramlásokat viszont csökkenő (a vezetéstől a hierarchiában a hétköznapi alkalmazottakig) és felfelé (az alacsonyabb alkalmazottaktól a magasabbak felé) osztják (3. ábra).

Rizs.

Külső információáramlás tükrözik a vállalkozás és a rajta kívül működő gazdasági és politikai szereplők kapcsolatát. Meghatározzák a vállalkozás, valós és potenciális ügyfelei, valamint versenytársai közötti interakciót. A vállalkozásnak folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a külső környezet fő összetevőit, amelyek magukban foglalják a gazdasági, technológiai, politikai és jogi, társadalmi-kulturális és fizikai és környezeti tényezőket.

Belső információáramlás- ez az információáramlás a vállalat különböző szolgáltatásai és szintjei között, például egy gyári raktárból egy vállalati műhelybe anyagok kibocsátására vonatkozó dokumentum, az anyagi erőforrások egyik műhelyből a másikba történő kiadására vonatkozó dokumentum, a a késztermékek, termékek és alkatrészek raktárba történő átvételéről szóló dokumentum. A belső információáramlás egyértelműen jellemzi a folyamat szakaszait: ellátás, belső termelés, értékesítés.

A belső információáramlás fő jellemzői: egyszerűsített regisztráció, tisztviselők aláírásával hitelesített, az egyes termelőegységeken belül (műhelyek és részlegek) gyakran szóbeli üzenetekből állnak.

Bemeneti információs folyamok az információs rendszerbe bevitel céljából belépő dokumentumok és adatok sorozata,

a probléma megoldásához szükséges és különféle adathordozókon található információk: elsődleges dokumentumok, gépi adathordozók, a memóriában személyi számítógép... Ennek érdekében összeállítják a bemeneti információk listáját és az egyes bemeneti információtípusok kellékeinek összetételét, a bemeneti információ kellékeinek helyét, a bemeneti dokumentumok kellékeinek (mezőinek) leírását.

Kimeneti információs folyamok olyan üzenetek, amelyek túlmutatnak egy logisztikai rendszeren vagy annak egyik alrendszerén.

Az információáramlást a következő mutatók jellemzik:

- az előfordulás forrása;
- folyási irány;
- adási és vételi sebesség;
- áramlási sebesség stb.

Az információáramlást az egységnyi idő alatt feldolgozott vagy továbbított információ mennyiségével mérjük.

Az üzenetben található információ mennyiségének mérésére szolgáló módszereket a kibernetika információelméletnek nevezett része tanulmányozza. Ezen elmélet szerint az úgynevezett bináris egységet, a bitet információegységnek vesszük. Elektronikus számítógépek használatakor az információt bájtokban mérik. A bájt egy gépi szó egy része, amely általában 8 bitből áll, és egy egészként használják az információk számítógépben történő feldolgozásakor.

Az információ mennyiségének származtatott egységeit is használják: kilobájtokat és megabájtokat.

A gazdasági tevékenység gyakorlatában az információ is mérhető:

- a feldolgozott vagy továbbított dokumentumok száma;
- a feldolgozott vagy továbbított dokumentumok dokumentumsorainak teljes száma.

Meg kell határozni az információgyűjtés, -bevitel és -kiadás helyeit, bemutatásának, dokumentálásának formáit is. Ilyen rendszereket építeni, modern számítógépes létesítmények, a helyi számítógépes hálózatokés hozzáférés nemzetközi hálózatokhoz, például az internethez.

Az információáramláshoz kapcsolódó folyamatok. Összegzés: A vállalati információáramlás javítása

2. INFORMÁCIÓÁRAMLÁS A VÁLLALKOZÁSBAN

3. DOKUMENTUM FOLYAMAT A VÁLLALKOZÁSBAN

4. A TEVÉKENYSÉGEK SZERVEZETI ÉS TECHNIKAI TÁMOGATÁSA

5. A DOKUMENTUMFORGALOM JAVÍTÁSÁNAK FŐ IRÁNYAI A VÁLLALKOZÁSBAN

2. fejezet Ipari vállalkozások információáramlásának menedzselése a munkafolyamat optimalizálása alapján

2.1. Vállalati információáramlások: szerkezet és felépítési jellemzők

BEVEZETÉS

1 VÁLLALKOZÁSIRÁNYÍTÁS: RENDSZERBEMUTATÁS

1.1 A vezérlő alrendszer összetétele

1.2 Kommunikációs folyamat

1.3 Vezetői információs támogatás és összetétele. Információáramlások

2 AZ INFORMÁCIÓPARAMOK VIZSGÁLATÁNAK MÓDSZERTANI VONATKOZÁSAI

2.1 Az információs támogatás kutatási módszerei

2.2 Az információkutatás grafikus és mátrixos módszerei

3.2 A dokumentumfolyamat grafikus és mátrixos modelljének felépítése

3.3 Az információáramlás javítására vonatkozó iránymutatások indokolása

Jelszó visszaállítás