Processer relaterade till informationsflöden. Sammanfattning: Förbättring av företagsinformation flöden

Basen av rekreationen "Oasis" ligger vid strandpromenaden, i mitten av semesterområdet, byggt 2001, 3 hektares territorium, bevakad, är det utformat för 200 platser, opererar året runt. Varje år på rummen repareras.

Boarding House har en fri parkeringsplats, långdistansautomatiska telefoner, enskilda celler för lagring av värden tillhandahålls.

På avstånd från en lätt gångresa. Många resortbutiker, biograf, rider, kasinon, diskotek, nattklubbar, egen utrustad strand.

Rekreationstjänstbyrån kan njuta av överföringen, köpa en biljett eller en konsert och få all nödvändig information om staden och vila.

Huvudaktiviteterna är:

wellness familjesemester;


företagsturism;


specialiserade rekreationsturer;


rehabilitering och pre-säsong utbildning av idrottare;


Beräknad timme - 8 am.


Ekonomiska rum kan tillhandahållas: singel, två, trippel, med en TV och ett kylskåp i varje rum, block-typ nummer - det perfekta alternativet för en familj på 4 personer med vuxna barn, även lux nummer, ett eller två rum , med ett individuellt luftkonditioneringssystem och alla möjliga bekvämligheter: bekväma funktionella möbler, TV med anslutning till satellit-TV, Minibar, rymligt badrum.


Till tjänstemakarnas tjänster:


utrustad strandkomplex: solstolar, stugor för dressing, luftning, duschkabin, toalett, strandbar, vattentransport


tennisbana med konstgjord beläggning


volleyboll


basket lekplats;


bibliotek;


gratis parkering;


bastu;


frisör;


konferensrum per 100 platser;


anlagd strand;


Överföringsorganisation;


kognitiva utflykter och resor.


Företagets mål är att extrahera vinst och expansion av marknaden för serviceprodukter.


Bolaget har medborgerliga rättigheter och har civiluppgifter, det nödvändiga genomförandet av alla aktiviteter som inte är förbjudna av den nuvarande lagstiftningen och dess stadga.


Bolagets högsta myndighet är bolagsstämman. Bolagsstämman kan vara regelbundna eller extraordinära.


Kontrollkroppen för bolagets ekonomiska och ekonomiska verksamhet är revisionskommissionen.


Förvaltningen av företagets nuvarande verksamhet utförs av bolagets enda verkställande organ. Den verkställande organ är direktören ansvarig i sin verksamhet bolagsstämman i företagets deltagare. Den enda verkställande kroppen utan fullmaktsverk verkar på uppdrag av bolaget, inklusive representerar hans intressen, gör en affär, godkänner stater, publicerar order och ger instruktioner som är obligatoriska för alla anställda i samhället.


41 personer arbetar på databasen:


direktör;


biträdande chef för den ekonomiska delen;


kamrer;


marknadschef (Trade Manager);


revisor;


huvudsekreterare;


sjuksköterska;


syster-älskarinna;


kultorganisator;


lagerhållare;


fyra administratörer;


tre pigor;


två städare;


tvätterska;


kock;


två kockar;


tre servitriser;


tre kök;


tre diskmaskiner;


en elektriker;


rörmokare;


en snickare;


tre förare;


trädgårdsmästare.


Företagets organisationsstruktur kan delas upp i 4 avdelningar:


1) ekonomiavdelning;


2) underhållsavdelning;


3) matsal;


4) Uppdelning av bostadstjänster för vila.


Var och en av avdelningarna har sin egen struktur och utför vissa funktioner.


Nedan följer systemet med förvaltningen av styrelsen för styrelsen.





Eftersom vi kan se den organisatoriska och ledningsstrukturen i LLC "avser Rekreationscenter till den linjära funktionella hanteringsstrukturen.


Mission LLC "Oasis" Recreation Center är en erövring av en viss andel av marknaden för fritidsaktiviteter av Black Sea Coast of the Krasnodar Territory.


2. Informationsflöden i företaget


Informationsutbyte i det undersökta företaget som helhet kan representeras som ett system (fig 2).





Informationen fungerar som grund för förvaltningsprocessen. Genom information, cykliskt återkommande stadier av processen att erhålla erhållande, bearbeta information om statusen för ett hanterat objekt och överföra kontrollkommandon till den. Därför, med hjälp av information, implementeras kommunikation mellan ämnet och objektet eller mellan de kontroll- och kontrollerade delarna. vanligt system Kontrollera. Således utgör alla typer av information som är nödvändiga för hantering av informationssystemet.


Ett ledningsförmedlingsinformationssystem är en uppsättning informationsprocesser för att möta organisationens behov av information från olika förvaltningsnivåer eller centra, beslut fattas.


Viktiga uppgifter i intraär:


- Bestämning av huvudriktningen för systemet för uppsamling, bearbetning och lagring av primära data;


- Bestämning av huvudriktningarna för utveckling av informationsbehandlingsteknik;


- Samordning av verksamheten för insamling och bearbetning av finansiella rapporteringsdata på högsta ledningsnivå och produktion avdelningar för att förbättra kvaliteten och aktualiteten för mottagandet av finansiell information om bolaget.


Intrafirm informationssystemet utför följande funktioner:


- Bestämning av behovet av varje enskild chef i arten och innehållet i den information som är nödvändig för det.


- Definition av behov av tekniska medel för företaget som helhet och av varje chef för att tillhandahålla all nödvändig information.


- Bestämning av kostnadsnivån för användning av tekniska medel i informationssystemet.


- säkerställa en korrekt nivå av insamling, lagring och tillhandahållande av information


- Utveckling av programvara, tillämpade program.


Med organisation informationsstöd Fördelningen av information i direkt, d.v.s. kommandot, som härrör från styrsystemet och det omvända, vilket återspeglar det hanterade objektets svar på de förändringar och implementerade hanteringslösningarna.


3. Dokumentet Fortsätt i företaget


Dokumentbevis är en sekvens av dokument i dokumentet, från och med det ögonblick som ska skapas eller kvitto och sluta med slutet av deras utförande, sändning till adressaten eller depositionen. Krafterna för de primära redovisningsdokumenten och register som används, informationsbehandlingssystemet och mottagningarna av godkänner företagets chef.


Dokumenthanteringschemat sammanställs i form av ett system, en lista över arbeten eller systemet för informationsflöden, vilket återspeglar handlingsplanen inom ramen för företagets strukturella divisioner, vilket indikerar sina artister, förhållandet och tidpunkten för arbetet. För varje företag utvecklas schemat med hänsyn till dess egenskaper, vilket bidrar till den rationella fördelningen av uppgifter mellan anställda, stärka kontrollfunktionerna för redovisning, aktualitet i rapporteringen. Kontrollen över att dokumenthanteringen överensstämmer utförs av chefsredovisningen.


I fliken. ett
listan över dokument "deltar i dokumentflödet av ett visst företag.


I fig. 3 visar systemets informationsflöde.


Funktioner i dokumenthantering på företaget:


- Registreringsloggar och kort genomförs för att spåra flödet av dokument: en journal för registrering av kontrakt, inträdesakter "mottagning och överföring av anläggningstillgångar och immateriella tillgångar, en tidskrift för befattningshavare, registrering av lönsamma och utgiftsordningar och betalningsdeklarationer, registrering av regleringsdokument som antagits för utförande, andra


bord 1


Dokument från företaget


Dokumentidentifierare	Titel på dokumentet
	Kravfaktura
	Domstolsbeslut
	Overhead av semestermaterial på sidan
	Materialrapport på lageret
	Rekommendationsfaktura
	Lappa
	Commodity Schedule Report
	Planerad beräkning på tjänstprodukter
	Beräkningskostnad
	Lista över arbetsutrustning
	Avlägsnande av oexplosionerad produktion
	Faktura
	Faktura
	Betalningsorder
	Betalande bank
	Tabell
	Beställningsbok
	Ordning
	Sjukhuslistor
	Indikatorer på ett premium
	EneoGoresource Konsumtionsrapport
	Journal Beställ nr 6
	Order n11
	Rapport om betalningar
	Rapport om finansiella och affärsresultat




- Förflyttningen av dokumentflöden sker övervägande vertikalt - från huvudet till artister och från entreprenören till chefer. Managers och artisters funktioner arbetar direkt med dokument, och personalens funktioner som arbetar med verkstaden när de spårar sina handlingar.


- Redovisningsdokument på grund av deras specificitet är inte föremål för centraliserad registrering, men överförs omedelbart till redovisningsavdelningen.


- De handlingar som går in i redovisning är föremål för verifiering i form och innehåll, systematiseras av verksamhetsdatum, utfärdas av minnesorder (ackumulerande uttalanden), de uppgifter som finns i dem kan ackumuleras i redovisningsregistren.


- Begagnade programvara Det är avsett att säkerställa minskningen av pappersdokumenthantering och en minskning av rutinmässiga verksamheter för bearbetningsdokument.


- Det finns ett uttalat vägran att använda pappersinformation.


Som en automatisering av handlingshantering och verksamhet i företaget används programmet "1 från redovisning" version 8.0.


I 1C: Redovisning 8.0 lagras fullständig information Om motparter (kontaktuppgifter, bankkonton, registreringskoder) och anställda i organisationen (passets detaljer, enskilda koder, position, lönestorlek).


1c: Redovisning 8.0 bildar automatiskt olika former av redovisning och skatterapportering, som kan skrivas ut eller sparas i en fil för överföring till IFTS.


För operativ analys av statusen för redovisning i 1C: Redovisning 8.0 tillhandahålls olika rapporter: driftsdeklarationen, schack, kontoanalys, kontokort och andra. Varje rapport är konfigurerad att endast få den nödvändiga informationen. Till exempel, för att se kvittot på alla märken på lageret, i driftskontakten på kontot 41.01 "Varor i lager" kan du ställa in valet med varor vars namn innehåller ordet "fan".


1c: Redovisning 8.0 förenklar avsevärt förberedelsen av redovisning och skatterapportering. Till exempel, för att bilda en redovisningsbalanspunkt för att ange organisationen och rapporteringsperioden. Alla indikatorer programmet kommer att fylla sig! Förberedda rapporter lagras i programmet, vilket gör det enkelt att återvända till dem i efterföljande perioder. Rapporteringsindikatorer kan anpassas manuellt, programmet kommer att komma ihåg alla ändringar som görs av dig.


Formad i 1C: Redovisning 80 betalningsdokument lossas enkelt i "Client Bank" -programmet. Bara ladda ner information från banken om inkommande betalningar. Datautbyte från 1C: Redovisning 8.0 Stödja cirka 700 kreditinstitut.


"1C: Redovisning 8.0" - universalprogram Mass destination för automatisering av redovisning och skatteanvisning, inklusive beredning av obligatorisk (reglerad) rapportering. Detta är ett färdigt beslut att hålla i organisationer som är verksamma i alla typer av kommersiella aktiviteter: grossist- och detaljhandel, kommissionens handel (inklusive underkommande), tillhandahållande av tjänster, produktion etc.


Redovisnings- och skatteuppgifter genomförs i enlighet med den ryska federationens nuvarande lagstiftning. Konfigurationen innehåller en redovisningsskonto, konfigurerad i enlighet med Finansdepartementets beslut "om godkännande av redovisning av redovisningsredovisning för finansiella och ekonomiska verksamheter i organisationer och instruktioner för dess användning" den 31 oktober 2000 Nr 94n.


Redovisningsmetoden ger samtidig registrering av varje register över den ekonomiska verksamheten som i redovisningsskonton och om nödvändiga nedskärningar av analytisk redovisning, kvantitativ och valuta redovisning. Användare kan självständigt hantera redovisningsmetodiken som en del av bokföringspolitiken, skapa nya subtaccounts och snitt av analytisk redovisning.


"1C: Redovisning 8.0" ger lösning av alla uppgifter som står inför bolagets bokföringstjänst, om bokföringstjänsten är fullt ansvarig för redovisning i företaget, inklusive till exempel uttalandet om primära dokument, redovisning etc. Dessutom kan information om vissa aktiviteter, handel och produktion, introducera anställda i företagsrelaterade tjänster som inte är revisorer. I det senare fallet är bokföringstjänsten fortfarande vägledning och kontroll över inställningarna för informationsbasen, vilket säkerställer den automatiska reflektionen av dokument i redovisning och skatteuppkoppling.


Denna applicerade lösning kan också användas endast för redovisning och skatteuppgift, och uppgifterna för att automatisera andra tjänster, såsom försäljningsavdelning, lösa specialkonfigurationer eller andra system.


Ämnesområdet, automatiserad "1c: Redovisning 8.0", illustreras av följande schema.





Fikon. 4. Ansökningsschema 1C redovisning


"1C: Redovisning 8.0" är en uppsättning plattform "1c: Enterprise 8.0" och konfigurationen av "Enterprise Accounting". I "1c: Redovisning 8.0" lade möjligheten att dela med tillämpade lösningar "Hantering av handel" och "Lön och personalhantering", som också skapats på 1c: Enterprise 8.0-plattformen.


4. Organisatoriskt och tekniskt stöd


Kontorsutrustning är en integrerad del av den tekniska utrustningen på något kontor. Svag tillämpning av kontorsutrustning leder till en minskning av arbetskraftens produktivitet och effektivitet för ledning och teknisk personal.


I bred mening kan någon hänföras till kontorsteknik. tekniska medelUnderlättande av arbetet på kontoret, allt från pennor och steg och slutar med datorer och deras nätverk. I en smal mening är endast de tekniska medel som används i papperskontor och administrativ och administrativ kommunikation lämpliga i en smal mening.


Kontorsorganisationsteknik (kontorsutrustning) - Tekniska medel som används för mekanisering och automatisering av ledande och tekniska och tekniska verk.


Kontorsutrustning för det undersökta företagets kontor inkluderar i sin sammansättning, enheter och utrustning: två persondatorer, telefon- och radiotelefonapparater, mini-PBX, regissörsbrytare, faxmaskin, kopieringsmaskin, projektionsutrustning, laminator, maskin för destruktion av dokument, dokumenthäftapparat, kardineringsutrustning, rack och garderober för att lagra dokument, två kassaskåp, vagn, etc.


Laminat - Maskiner för skydd av dokument från fukt, damm, olja och från försumlig lagring genom att applicera en skyddande beläggning på ytan. Dokumentet sätts in i bilen, där det utsätts för värmebehandling, vilket medför att skyddsfilmen appliceras på dokumentet, eller en klibbig transparent film är helt enkelt limmad på dokumentets yta. Laminering är tillrådliga värdepapper, annonser, böcker och rapporter, menyer och många andra dokument. Företaget använder en laminator Fujipla LPD 2315.kontor, 230 mm. (A4), Japan


Som en broschyrmaskin för automatisk vikning och bindningsbroschyrer med hjälp av metallklämmor används DC Mini HF-broschyrmaskinen för att binda två gånger blocken i AEA-formatblocken, blockera upp till 100 sidor av A4A5-format. Prestanda upp till 1 500 broschyrer per timme har ett gränssnitt med en böljare; Mini SR DC-maskinen binds valda block till vänster ovan och kan bryta igenom sidoöppningarna i golvmappen.


Maskinen för förstörelse av hemliga och konfidentiella dokument med sin minsta skärning och mikroskopulation är utrustad med automatisk körning och behållare för att förstöra dokument och avfall i form av pappersdamm. På det underliggande företaget som används schroeder HSM 100-5,8.personlig belastning 225 mm, sekretess 2, partikel 3,9 / 5,8 mm.


Verksamheten för kopiering och reproduktion av dokument (artiklar, annonser, reklamprospekt, etc.) är mycket vanliga i affärsverksamhet och andra arbetsområden och sociala aktiviteter. För att kopiera och reproducera dokument används särskilda tekniska medel. Som en kopieringsmaskin vid företaget används en kopiator skarp AP 5316 A3 / A4, digital MFP, 16 KOPECKS / min.


På företaget i redovisning och på direktörens kontor installerade datorer P4-631-3000 / 512DDR / 82,3 GB / 3,5 "/ AS P5V800-MX / 350W / 52X,som är anslutna till ett nätverk. Modem installerade på datorer ACORP 56.0k modem [E-post skyddad] (Fax, Voice, V92).


En dator med ett faxmodem fungerar mycket mer pålitligt och motståndskraftigt mot telefax, ger många extra servicetjänster: betydligt mer bekvämt och effektiv automatisering Förberedelse av faxtexter med hjälp av hela arsenal av datorverktyg, integration med e-post, telex och databas, närvaron av en mer voluminös elektronisk referensbok som innehåller den mest mångsidiga användbar information, avgränsningen av rätten att få tillgång till anställda och externa abonnenter till fax, kontrollera korrespondensens passage, detaljerad statistik arbete med fax, etc.


Dessutom, i redovisning och på regissörens kontor installerade Laser-skrivare HP Laser Jet 1018 600x1200 dpi, 12 ppm, 2MB, ladda 3000 p / m, fack 150 l, vilket gör att du kan skriva ut olika dokument.


Företaget använder telefaxtelefoner Panasonic KX-FP 218(A4, Vit, På vanligt papper, Kopiera skanner, telefonsvarare, mottagning utan papper).


Som telefonsatser används telefon Panasonic 2350. Flash, återuppringning.


5. De viktigaste anvisningarna för att förbättra dokumenthanteringen vid företaget


Automatisering av kontorsarbete innebär automatisering av förberedelse av företagshandlingar, registrering och redovisning av handlingar som kommer in i organisationen, passage av inhemska dokument, samt kontroll över deras genomförande.


En bra dokumenthanteringsorganisation bidrar till den aktuella passagen av handlingar på organisationens enheter och enhetlig lastning av enheter och tjänstemän, bidrar till en effektiv förvaltning av företaget. Automatisering av kontorsledare ger en ökning av hur mycket arbete som utförts och en minskning av tiden för den här tiden.


Dokumenthanteringen av organisationen representeras av flöden av dokument av olika kategorier, vars system utvecklas av chefen för kontorsarbetet.


Automatiserad dokumentär informationsbehandlingsteknik måste uppfylla kraven i instruktionerna för institutionens kontor.


Moderna system för automatisering av kontorsarbete och dokumentation förvaltningsverksamhet Företag stöder dokumentets fullständiga livscykel.


Utifrån utsidan måste dokumentet först registreras. Därefter börjar dokumentet gå vidare på organisationen. Han faller till tjänstemän som bestämmer vem, vad och för vilken period bör göras på detta dokument.


Upplösningar ackumuleras och detaljerar tills dokumentet kommer in i entreprenörerna. Efter att ha avslutat arbetet på dokumentet skrivs det ut i ärendet. Vidare överförs dokumentet antingen till arkivlagring eller förstörs i enlighet med arkivlagringsreglerna som antagits i organisationen.


För att påskynda förberedelsen av ofta repetitiva typer av dokument, använd banken med textämnen. Den innehåller enhetliga former (former) och texter av dokument enligt det statliga systemet för dokumentationshantering. De kan också inkludera återkommande texter av dokument, permanenta delar i text, tjänster, namn och adresser till permanenta författare och korrespondenter, juridiska textformler som ger handlingar rättslig kraft och rättslig karaktär etc. Ett dokument som är utarbetat på grundval av sådana ämnen med de nödvändiga detaljerna skickas sedan till adressen.


Ange organisationen, liksom utgående dokument
Ton obligatorisk registrering (förutom kopior av dokument som går in och reklam-gratulationsmeddelanden). Alla dokument i organisationen är registrerade centralt. Undantaget är organisationer som har geografiskt separerbara strukturenheter eller ett mycket stort årligt arbetsflöde. För att automatisera registrering skapas en databas och ett informationshämtningssystem, vilket gör att du kan spåra alla institutionshandlingar och platsen för deras plats i det här ögonblicket Tid, exekveringsstatus och övervakning av tidpunkten för utförandet av dokument.


Informationssökningen i databasen i organisationens dokument uppstår med hjälp av detaljer som ingår i den relevanta rekorden av rekvisita. Registreringskortet är en elektronisk analog av det traditionella registrerings- och kontrollkortet. Registreringskort, beställt i enlighet med reglerna för dokumenthantering, utgör den elektroniska ekvivalenten av kortfilen.


Registreringskortet är huvudlagringsenheten i systemdatabasen och börjar vid tidpunkten för dokumentregistrering. Inrättandet av registreringskortet reduceras till fyllningen av detaljerna.


Dessa uppgifter inkluderar:


inkommande registreringsnummer och dokumentdatum (datum av
dokumentregistrerade dokument). Detta nummer och datum bör anges i dokumentets registreringsstämpel.


Antalet och datumet för dokumentet som går in i registreringen


namn på typ av dokument;


adress till mottagaren eller avsändaren (organisation, tjänsteman eller privatperson)


antalet ark och instanser; dokumentets exekveringsdatum


chifferartister (enheter anförtrotts


utförandet av dokumentet);


innehållet i dokumentet.


Detaljerna för "chiffer av artister" och "dokumentinnehållet" är anbringade på grundval av relevanta klassificerare.


Under registrering är dokument uppdelade i flera grupper, som var och en är registrerad separat, d.v.s. Den har olika regler för bildandet av ett registreringsnummer och som regel en annan uppsättning detaljer. Typiskt stöds systemautomatiseringssystemen av tre grundläggande grupper: - inkommande;


utgående (och inre);


• bokstäver och överklagar medborgarna.
  

  Vissa system tillåter varje grupp av handlingar till godtyckliga undergrupper, förenade dokument på gemensam tematisk grund, tecken på enheter eller ett tecken på korrespondens. Var och en av undergrupperna kan i sin tur brytas i mindre undergrupper och så vidare. Uppdelningen i undergrupper bestäms av reglerna för dokumenthantering i organisationen, och deras sammansättning och reglerna för registrering av registreringsnummer hålls i systemkatalogen över grupper av dokument.
  

  Registrering och redovisning av interna dokument definieras av anvisningarna för organisationens kontorsarbete.
  

  I förekommande fall kan de relevanta dokumenten härledas från den operativa informationsbasen och lagras i arkivbanken av dokument. Endast handlingar som är lagstiftande natur förblir.
  

  I allmänhet tillhandahåller moderna system för automatisering av kontorsarbete på ett eller annat sätt:
  

  Registrering av all inkommande korrespondens (inklusive
  

  brev och överklaganden av medborgare) V Registrering av all utgående korrespondens och internt
  

  dokument från organisationen
  

  ange upplösning, utförande rapporter, samordning (besök) av dokument
  

  skriva ut dokument i enlighet med det företag som antogs i organisationen.
  

  övervaka det aktuella utförandet av order, konvertering av medborgare, organisationer, samt resolutioner och riktlinjer. verifiering av korrektheten och aktualiteten för utförandet av dokument
  

  sök efter dokument och ta emot statistiska rapporter om dokumenthantering.
  

  Vi erbjuds på företaget för att organisera arbete med dokument för att använda Office-effektprogrammet. Enligt specialisterna i GA ROUNT-International, som har utvecklat detta system, kommer införandet av en enda företagsstandard för att arbeta med dokument att uppnå flera mål:
  

  Öka effektiviteten hos kontoret - ett enhetligt internt arbetsflöde av organisationen kommer att minska tiden för att utföra uppgifterna.
  

  Stärka kontrollnivån över personalens arbete - Huvudet kommer att informeras, som och vilka uppgifter, dess anställda beslutar, vad är de tidsfrister för slutförandet av beslutet, jag är en form av inlämning av resultaten av beslutet. Om att minska kostnaderna för att betjäna datorparken och minimera kostnaderna för arkivinnehållet. Vid införandet av systemet är företagsstrukturmodellen först byggd, inklusive alla anställda som deltar i dokumentflödet och listan över alla möjliga typer av dokument, deras parametrar och statuser är inmatade. Följande dokument introduceras och det finns all möjlig anslutning med specifika anställda i företaget, vilket passerar vilka dokument kan ändra status och tidslinjer. Som ett resultat arbetar alla anställda i ett enda informationsutrymme. Systemet låter dig arbeta med ett brett utbud av applikationer. Den inbäddade servern "effekten av mail" förenklar processen att skicka / ta emot ett e-postmeddelande.
  Innovativ verksamhet i Enterprise Management-systemanalysen av företagets företagsledningssystem

  2014-02-06

Informationsflöden är en uppsättning meddelanden som objektivt återspeglar utvecklingen av ekonomiska processer, som överförs via kommunikationskanaler för genomförandet av ledningen. Trådar kan vara hetero (från kontrollundersystemet till det hanterade delsystemet) och omvänd (från kontrollundersystemet till kontrollundersystemet).

Värdet av informationen bestäms av den komplexa probabilistiska indikatorn i tid p (t) som en funktion av sannolikheter i det aktuella mottagandet av information p med, dess fullständighet p och tillförlitlighet p:

Således är det nödvändigt att uppnå tidigt mottagande av användbar information i tillräcklig mängd. Detta kommer att ge ett snabbt och effektivt beslutsfattande.

Ett dilemma i samband med beslutsfattandet är traditionellt förknippat med två begränsningar.

Å ena sidan leder den snabbt samlade informationen i en otillräcklig volym till ett beslut av ett avstånd från rationellt, upp till en felaktig.

Å andra sidan kan för lång uppsamlingsinformation leda till en minskning av relevansen av beslutet (upp till den fullständiga förlusten av relevans).

Nyckelvärdet är användbarheten (relevans) av informationsflöden separerade med nyckelfunktioner som presenteras i fig. 22,1.

Fikon. 22,1. Klassificering av informationsflöden

Ökande mängder informationsflöden spelar en kontroversiell roll. Å ena sidan desto mer information desto större är möjligheten att hitta en användbar del av det att fatta ett beslut. Å andra sidan åtföljs enligt statistiska studier en två-tidig ökning av mängden information (dvs en ökning med 100%) av en ökning av den användbara delen av högst 20%. Det betyder att 80% för mer information Är inte användbar. Under dessa förhållanden är sökandet efter effektiva fördelningsalgoritmer från det övergripande informationsflödet som är användbar del av stor betydelse för antagandet av rationella ledningslösningar.

Produktionsföretag Om vi \u200b\u200banser det från en ledningssynpunkt från två delsystem av hantering och hanterbar eller ämne och kontrollanläggningen relaterad till överföringskanalerna. Kontrollobjektet kan invigas som ett system som omvandlar resurser vid ingången till vilka råvaror levereras med råvaror, arbetskraft etc. och avkastningen produceras genom produktion. Informationslänkar i produktionssystemet med en extern miljö kan skickas till två ingångs- och en utgångskanal.

På en av inmatningsinformationskanalerna mottas information från externa strukturer, vilket bestämmer företagets villkor, med beaktande av planer för produktion och ekonomisk verksamhet samt resursanvändningsregler. Kombinationen av dessa uppgifter bestämmer villkoren och påverkar tekniken för att uppnå organisationens mål.

Den andra informationsposten representerar störningseffekterna som kommer från den yttre miljön. Ett exempel på störande faktorer är kränkningar av tidsfristerna för leverans av råvaror och material, en minskning av deras kvalitet, en förändring av produktförsäljningsvillkoren, kränkning av avtalsförpliktelser, företag med justeringar etc. utöver dessa faktorer av störningar , som kommer från yttre miljö kan sådana störande effekter inträffa inom de mest produktionssystem. Till exempel, utrustningsavbrott, slumpmässiga överträdelser av tekniska regimer, sjukdomen i företagets anställda etc.

Informationsutmatningen från produktionssystemet är en kanal för att överföra information till externa organisationer, till exempel en union eller tjänst, som omfattar detta företag eller skattemyndigheter etc. I vilket förvaltningssystem som helst är ämnet och förvaltningsobjektet relaterat informationskanalerGenom vilken hantering av effekter och information om statusen för kontrollobjektet överförs.

Enterprise Management-organet i den klassiska tre-nivåsversionen består av tre lager. Invändigt och utanför dessa lager cirkulerar informationsflöden. Från topp till botten - kontroll exponering, bottom-up information, horisontellt - utbyta information mellan interna föremål på en nivå, såväl som mellan interna och externa objekt.

Kontrollmekanismen i sig innehåller ledningspersonal, dator nätverk, Finansiell, information och andra resurser. Problemet med produktionshanteringen reduceras till rationell hantering av resursflöden (material, energi, ekonomi, information, etc.).

Kapitel 2. Hantering av informationsflöden av industriella företag baserat på optimering av dokumenthantering

2.1. Informationsflöden av företaget: Konstruktion och egenskaper i byggandet

I allmänhet kan företagets informationsområde delas in i sin egen och extern. Egen Informationsfältet kombinerar information som kommer fram inom företaget. Sådan information bör hänföras till 1:

Redovisningsdata och annan obligatorisk rapportering för nuvarande och tidigare perioder.

Primära dokument av redovisning, handel och operativ redovisning

Order och order av huvud och chefer i alla enheter (skriftlig och muntlig);

Data Intern dokumenthantering (papper och elektronik);

Resultaten av sin egen analys av finansiell och ekonomisk verksamhet.

Andra data (till exempel resultaten av undersökningen av anställda i företaget).

Det är viktigt att notera att kvaliteten på sitt eget informationsområde i företaget huvudsakligen beror på företagets ställning (först och med, ledningen). En tydlig organisationsstyrningsstruktur, en rationell distribution av funktionella uppgifter bland personal, tillförlitlig och bekväm redovisning på grundval av moderna automatiserade system, bidrar ett väl genomtänkt system för dokumenthantering till förbättring och utveckling av informationsområdet, som, i sin tur leder till att förbättra kvaliteten på ledningsbesluten. Tvärtom är bortse från att samla in, bearbeta och analysera intern information med allvarliga problem vid hantering av affärsprocesser i företaget. Ändå är optimering av det interna informationsområdet för företagets uppgift ganska enkelt med hänsyn till det externa fältet.

Faktum är att ditt eget fält bildas på bekostnad av interna informationskällor som lätt kan kontrolleras för fullständighet och noggrannhet. När det gäller ett externt fält är detta inte garanterat. Antalet sorter av extern information och dess källor är väldigt mycket, så vi begränsar oss till listan över huvud:

Lagar, dekret, order och andra lagstiftningsdokument av den federala nivån

Regulatoriska handlingar av branschen, regional och lokal nivå (ofta motsägelsefulla);

Kommentarer till ovanstående regleringsakter (Press, andra medier, databaser, Internet);

Data om industrins tillstånd (media, internet, resultat av registrerad forskning);

Data om den globala ekonomins tillstånd (media, databaser, internet);

Information från kunder (feedback);

Slutsatser av konsulter och experter, resultaten av extern (anpassad) marknadsundersökning och revisioner.

Kortfattat lista de viktigaste problem som uppstår när du skapar ett externt informationsfält.

Partiell information. I vissa fall ger källan inte all information, men en del av det. Samtidigt är det inte klart var och hur man hittar den saknade informationen.

Otillförlitlighet av information. En del av informationen (särskilt i vissa medier och Internet) verkar vara tvivelaktigt, och i vissa fall och falskt. Men andra källor kanske inte är, och då måste du antingen ta hänsyn till sådan information eller att ge upp det.

Bidrag till information. Vissa källor motsäger andra, och det är omöjligt att definitivt bestämma en pålitlig källa.

Informationsredundans. Informationen är för detaljerad, och det behövs en betydande ansträngning för att lyfta fram den del av verksamheten.

Informationens heterogenitet. Information från olika källor kommer i en annan form (på papper, muntligt, via e-post, i form av grafer och tabeller, i form av internetfiler av olika kodningar etc.). Det är ganska svårt att organisera en sådan information för ytterligare lagring och bearbetning på en enda teknik.

Som det kan ses även från den här korta listan över problem är bildandet och underhållet av företagets informationsfält i gott skick en mycket svår uppgift. Ändå är det nödvändigt att lösa det, eftersom priset på ett seriöst förvaltningsfel är oändligt högre.

Det kommer att klara av det externa och interna informationsflödet så att chefen kan fatta effektiva beslut och framgångsrikt genomföra bolagets angelägenheter - det är syftet med informationshanteringssystemet (IUE).

I de flesta fall används informationshanteringssystem för företag som används ofta för att endast användas som ett medel för att automatisera vissa processer, för att samla och bearbeta en mängd olika information och lösa andra lokala uppgifter, misstänkt med den övergripande utvecklingslinjen av utvecklingen av företag.

Ett fundamentalt nytt omfattande begrepp att skapa ett företagsinformationssystem (KI) Till skillnad från det mesta av den befintliga IU bör fokusera på att lösa bolagets strategiska mål, inklusive en minskning av kostnadsfria delar av budgeten och produktkostnaderna, vilket förbättrar effektiviteten i ledningen och säkerställa sin investerings attraktivitet., UK-ompositionering av befintliga försäljningsmarknader och mastering av nya aktiviteter. Det kan således sägas att detta företagssystem är plattformen baserat på en ny, avancerad affärsmodell av ett företagsföretag är ett lönsamt och högt lönsamt företag, och bolaget har tillgång till en ny konkurrenskraft.

Det föreslås att man överväger att särskilja egenskaper hos IU och KI (Figur 2.1.).

Således användes informationshanteringssystem som oftast endast som ett sätt att automatisera vissa processer, för att samla och bearbeta en mängd olika information och lösa andra lokala uppgifter, tillräckligt limma skärning med den totala utvecklingslinjen för företaget.

Till skillnad från IUS, bland KIS: s komponenter, som säkerställer företagets effektiva verksamhet som helhet, ett enda förvaltningssystem för företaget, automatiserade styrsystem för teknologiska processer, nätverks- och telekommunikationskomplex av telemetriinformationssystemet, System för livsstöd, internet och intranätlösningar.

Företagsinformationssystemet är strikt som ett enda komplex av programvara och tekniska och organisatoriska lösningar som täcker alla produktions-, tekniska, finansiella och ekonomiska processer och kombinerar alla företagsenheter till ett enda informationsutrymme.

Cirkeln med specifika uppgifter som lösts som ett resultat av att skapa ett co-temporal informationssystem inkluderar:

Förbundet till ett enda informationsutrymme av de flesta territoriellt avlägsna från varje andra föremål och uppdelningar i bolaget.

Höghastighetsöverföring via kommunikationskanaler av alla typer av informationsflöden;

Stödja aktiviteter av alla uppdelningar och föremål för företaget

Automatisering av alla tekniska och affärsprocesser i bolaget, operativ kontroll och förvaltning av proproduktionsprocesser, transport och försäljning, ömsesidiga bosättningar med samverkan och leverantörer, personalhantering mm.;

Kraftfulla sätt att bearbeta och analysera den erhållna in-formationen, beräkningen av den planerade och faktiska kostnaden för pro-hertig;

Säkerställa önskad säkerhet och skyddsnivå informationsresurser Företag.

Figur 2.1. - Förvandlingsprocessen av företagets informationshanteringssystem till företagsinformationssystemet

Huvudresultatet av genomförandet av företagsinformationssystemet bör vara skapandet av en effektiv och effektiv förvaltningsmekanism, som täcker affärsprocesser - finansiell och produktion, teknisk, marknadsföring, försäljning etc. Som ett resultat sträcker sig bolaget till en kvalitativ ny nivå av förvaltning och planering av sin verksamhet.

Det ökar avkastningen på bekostnad:

Upprätta betalningsdisciplin och tydlig kontroll över beräkningarna, fordringar och skulder och kamrater på dem.

Effektiv hantering av alla typer av resurser och skapa ett flexibelt system för deras strategiska och operativa planering.

Kostnadsreduktion sker på grund av:

Optimering av redovisning och skattepolitik, införandet av en jämn mekanism för beräkning och betalande skatter.

Möjligheterna till operativ omfördelning av materialflöden.

Samtidigt ökar investeringsaktiviteten genom användning av allmänt accepterade världsstandarder för redovisning och fullständig "transparens" av finansiella och ekonomiska flöden för investerare och fordringsägare, liksom kvaliteten och effektiviteten hos RA-Bots från varje företagsenhet. Den senare beror på:

Skapa ett enda informationsutrymme för teknik och affärssystem, skapa enkel bas Kunskap om företaget

Introduktion av intrakorporatstandarder och användning av en enda informationsbehandlingsteknik på alla nivåer av ledning;

Införandet av elektroniska dokumenthanteringssystem, som kommer att kunna rationellt organisera interna och externa in-formationsflöden.

Organisationer av tydlig personlig kontroll över genomförandet av order, order.

Bildandet av ett enda informationsområde i företaget bygger på att erhålla information från olika källor. För att säkerställa sin effektiva användning bör därför ett antal principer som garanterar resultatet av informationsstöd. Vid organisering av in-formationell stöd är det nödvändigt att gå från ett antal OS-nya bestämmelser (principer).

Principen om interaktion. Under det är det som de viktigaste riktlinjerna som förmedlar målet, innehållet och formerna för affärssamarbete i företaget.

Principen om laglighet. Under det förstås av allestädes närvarande, ovillkorliga och exakta uppfyllandet av alla tjänstemän och divisioner i den nuvarande lagstiftningen.

Parternas princip (jämställdhet) för parterna och uppdelningen av deras behörighet.

Sekretessprincipen. Värdet och sekretessen hos de flesta uppgifter som används vid inlämning av interaktion innebär behovet av icke-rökare av stat, service och kommersiella hemligheter, annan information som är skyddad enligt lag, vilket säkerställer fullständighet och upp till täckning av data.

Principen om ersättning. Frågan om ersättning är Ogov-rik i separata kontrakt eller i relevanta normativa handlingar.

Principen om informationskompatibilitet. Utan genomförande informationsteknik En effektiv interaktion mellan enheter är omöjlig. Vid bearbetning av stor MAS-SIVOV måste en mängd olika uppgifter, tekniska medel som utför denna uppgift "förstå" varandra, vilket uppnås genom de allmänna principerna om informationskompatibilitet. Denna princip bör baseras på utvecklingen av alla komplexa informationssystem som är förknippade med behovet av deras interaktion.

Företagsinformationssystemet för hantering av ett medium eller stort företag måste vara inneboende i följande tecken:

Hög funktionalitet;

Modulär arkitektur;

Hög prestanda;

Hög flexibilitet i enlighet med kundens krav;

Flexibel konfiguration av arbetsplatsen;

Centraliserad avgränsning av användarbefogenheter;

Full överensstämmelse med lagstiftnings- och lagstiftningsakter.

Orientering på överkomliga tekniska och mjukvarumiljöer.

Den funktionella strukturen i företagets informationssystem presenteras i Figur 2.2.

Figur 2.2. - Den industriella företags interna struktur

Som en del av delsystemet "Operations Accounting" implementeras följande funktioner:

a) Försäljning: Genomförande av kontrakt för leverans av produkter. Bilda order för leverans av produkter; Överföring av data i en lägenhet av finansiell redovisning upprätta en koppling till tullbestämmelser (GTD) Skriv ut order och försäkringsintäkter; Befästning av produktleveranser; upprätthålla en "kreditlinje" av kunden;

b) Lager av råvaror och material: Registrering av kvitto och rasdokument; Registrering av fakturor för intern re-verkställighet Registrering av kommersiella kostnader; Redovisning för lågvärde och högfria föremål; Databildning för avvecklingssektorerna med leverantörer och entreprenörer, bildandet av rapportering om rörelsen av TMC;

c) Järnvägstransporträkningssystem: Redovisning för personliga konton Redovisning för järn Doro-GI-tjänster; övervakning av förväntade test och kontanter i vägen; Formation av rapporteringsdokumentation och andra.

I delsystemet för ekonomisk förvaltning genomförs följande typer av arbete:

a) Debitorer / långivare: Beräkningar med gäldenärer för levererade produkter. Genomförande av ömsesidig verksamhet utföra fakturor redovisning av exportkontrakt Analys av debitorer och skulder;

b) Bankverksamhet: Registrering av bankdokument Bokföringsbalanser på konton Verksamhet för försäljning / kopplingsvaluta;

c) Planering och ekonomisk analys: Sammanställning av bolagets konsoliderade budget och kontroll av genomförandet. Detaljerad analys av företagets ekonomiska villkor monetär redovisning i bolagets intäkter;

d) Redovisning: automatisk bildning av en provo-docka i huvudboken på grundval av primära handlingar, flexibel på byggplan för redovisningskonton, bildandet av alla redovisningsbrev i systemet, bildandet av en redovisningsbalans.

Följande funktioner implementeras i delsystemet Produktion:

a) Beräkning av den planerade kostnaden för produktens flexibla konfiguration av produktionsprogrammet, beräkningen av behovet av halvfabrikat, bildandet av en konsoliderad och utplacerad beräkning, beräkning av kommersiell kostnad, analys av kostnadseffektivitet, jämförande analys av kostnaden,

b) Beräkning och analys av produktionskostnader, form-parning och analys av produktionskostnaden för produkter under kostnadsartiklar, kostnadsanalysen av 1 rubel av råvaruproduktion, en jämförande analys av den planerade och faktiska påståendet.

c) Lager av färdiga produkter, redovisar mottagandet av produkter till lageret, redovisning av konsumtionen av färdiga produkter, bildandet av rapporter om rörelsen av färdiga produkter.

I delsystemet "Fasta verktyg" implementeras funktioner:

a) Redovisning av anläggningstillgångar, förberedelse av dokumentation om hypotekslån, bortskaffande och rörelse av anläggningstillgångar, beräkningen av avskrivningsavdrag. Redovisning av anläggningstillgångar, bildandet av åldersstrukturen för utrustning mm

b) Genomförande och annat avyttring av anläggningstillgångar, förberedelse av fakturor, redovisning av intäkter från genomförandet av anläggningstillgångar, rapportering.

Delsystemet "Systemadministratör" implementeras:

a) Access Control är en flexibel inställning av användarbefogenheter i delsystemet, organisationen av användargrupper, som begränsar tillgången till uppgifter om enskilda divisioner.

b) Dataintegritet; System av specialiserade pro-gram-verktyg som syftar till att upprätthålla det logiska och fysiska integriteten hos dessa system; operativ övervakning av användaråtgärder Statisk kontroll av aktiva användare;

c) Fel övervakningssystemfel; Kontrol förekomst, analys av orsaken; Spara sammanhanget för utvecklarefel;

d) tryckt rapporteringshantering;

e) Systemparametrar Konfiguration: Ställa in "VLA-DELTA-system"; Inställning till specifikationerna för redovisning och organisation av ekonomisk aktivitet, inrätta systemsystemparametrar. Inställning av dataplacering.

Den interna hanteringen av informationsflödena är baserad på begreppet dokumenthantering.

Framgången med ledningsverksamheten bedöms i stor utsträckning av hur snabbt och kvalitativt bearbetningen av all nödvändig dokumentation, vars rörelse utförs av vissa vägar från placeringen eller kvittot till den organisation som ska skickas till intresserade organisationer eller deposition i arkiv. Denna rörelse av dokument heter Dokumentflöde 1. Det måste organiseras på ett sådant sätt att det inte finns några förseningar och kluster av dokument på arbetsplatsen. För detta ändamål är det i organisationer nödvändigt att utveckla dokumentvägarna och fastställa den specifika tidpunkten för sin vistelse från varje utövande, för att övervaka sin passage på alla arbetsplatser. Förfarandet för handlingsplanering kan representeras enligt följande (Figur 2.3).

Figur 2.3. - Förflyttningsplan för handlingar vid företaget

Den korrekta arbetsorganisationen med dokumenten beror på hur tydligt funktionerna och uppgifterna mellan anställda i företaget släpps ut. Den exakta kunskapen om sina uppgifter ökar varje arbetstagares ansvar och eliminerar dubbelarbete när de arbetar med dokument.

I enlighet med syftet med att skapa dokument är uppdelade i:

Dispensrar (order, indikation);

Organisatorisk (position, stadga, instruktion, protokoll);

Information och referens (hänvisning, rapportering Förklarande anmärkning, akt, servicebrev, telegram, telefonmeddelande, faxogram, reseformat konto);

Personlig (självbiografi, uttalande, fullmakt).

Tre grupper av dokument kan särskiljas i ledningsdokumentationen:

Internt (skapat i organisationen och inte med utsikt över det) - administrativ, referens och informationsdokumentation;

Inkommande (in i organisationen). Dessa inkluderar dokument av högre styrande organ (beslut, beslut, order, instruktioner, vägledning och metodiska bokstäver), handlingar av andra organisationer (brev, beslut, handlingar), medborgarnas överklagande mm.

Utgående (skickad till andra organisationer) - bokstäver, planerad rapporteringsdokumentation.

Dokument distribueras till organisationen i enlighet med Fun-Kztsi-enheter och artister. Dessa funktioner fastställs i bestämmelserna om strukturenheterna och i officiella instruktioner från artisterna.

Bearbetar inkommande dokument.

Inkommande dokument (dvs hela korrespondensen som ingåtts i e-post, telegraf, fax eller något annat sätt) måste passera vidarebefordran. En expeditionsansvarig kontrollerar främst korrektheten för leverans av korrespondens, dess bevarande (avsaknaden av skador på förpackningen, fullständigheten av de skickade materialen etc.). Alla kuvert öppnas, förutom personlig korrespondens. Kuverten förstörs, med undantag av fall när kuvertet innehåller "konfidentiella" eller "brådskande", liksom om avsändarens adress, påverkas datumen för sändning och kvitton av endast på kuvertet. Expeditionerings bearbetning av handlingar bör genomföras på dagen för mottagandet till organisationen.

Därefter sorteras inkommande dokument efter registrerad och icke-registrerad. Inte alla inkommande dokument är föremål för registrering. Organisationen själv bestämmer listan över oregistrerade dokument. Som regel gratulerande brev, kataloger, tryckta publikationer (broschyrer, tidskrifter), möten etc.

På registrerade dokument är registreringsstämpeln anbringad, som innehåller namnet på organisationen, datum för ankomst av dokumentet, dess nummer.

Inkommande dokument är förbehandlade i burkkällaren, där de distribueras till flöden:

Organisationens ledare - för obligatorisk övervägande

Strukturella divisioner - för utförande. Dokument som utförs av flera divisioner multipliceras och överförs samtidigt till alla artister.

Organisationschefen, som har behandlat dokumentet, bestämmer islemakern, ger det tydliga och specifika instruktioner och fastställer de verkliga tidsfristerna. Dessa riktlinjer utarbetas i form av en cut-lucion på själva dokumentet. Information om utövaren och utförandet av dokumentet registreras av sekreteraren referens till registreringstidningen och tjäna som grund för att ta ett dokument för att kontrollera.

Dokumentet med chefs resolution överförs till entreprenören och är i sitt arbete fram till det slutliga beslutet av frågan. COG-YES-arbete på dokumentet är klart, på dokumentet är märket för dess utförande och riktning i fallet. Därefter överförs dokumentet, tillsammans med en kopia av svaret, till sekreterare-referenshyran för bindemedlet.

Bearbetar utgående dokument.

Utgående är de dokument som skickas från organisationen. Deras bearbetning innehåller följande steg:

Utarbeta utkast till dokument från entreprenören

Samordning av utkastet till dokument

Verifiering av utkastet till utkastet till dokument

Underteckna dokumentet med huvudet;

Dokumentregistrering;

Skickar ett dokument till adressaten

Stitching av andra instans (kopior) av dokumentet i ärendet.

Utkastet till dokument upprättas av entreprenören och är överens med intresserade tjänstemän eller strukturella underavdelningar. Innan överföringen av det förberedda dokumentet på signaturen måste entreprenören kontrollera innehållet i dokumentet och bilaga till det, korrektheten i dokumentet, närvaron av nödvändiga detaljer. Utgående dokument utfärdas i två kopior, med undantag för fax och telefoner, som är i ett fall.

Det utarbetade utkastsdokumentet skickas till signaturen till organisationens chef. Efter att ha undertecknat av chefen för två kopior är dokumentet registrerat i Log of Proceedings of Proceedings.

Expeditionerings bearbetning av utgående dokument innehåller sorg, förpackning, design postförsändelse Och för leverans i kommunikationsfördelning.

Interna dokument - Det här är dokument som är beredda, utfärdas och utförs inom själva institutionen. Deras underlags och design utförs i enlighet med de allmänna utformarna av utformningen av utgående handlingar och inkluderar följande steg.

Förbättring av informationsflöden i ledningssystemet

1,2. Kommunikationsprocess ................................................ .......................

1,3. Informationsstödsförvaltning och dess sammansättning. Informationsflöden ................................................ .................................................. .............. fjorton

2. Möta aspekter av forskning av informationsflöden ......................................... .. ................................................ .. ............... arton

2.1. Metoder för forskning av informationsstöd ........................... 18

2,2. Grafisk och matris metoder för att undersöka information ............... 21

2,3. Tillämpning av Case Technologies för utformningen av informationssystemet ....................................... ... ............................................... ... ............................... 29.

3. Förbättra informationsflöden i förvaltningssystemet för OJSC "Electroagregat" .................................... .... .............. 37.

3.1. Diagnostisk analys av informationslänkar mellan företagsfunktionella enheter ......................................... . ..............................

3.2. Bygga en grafisk och matrismodell av documenuts ........

3,3. Motivering av riktningar för förbättring av informationsflöden 43

Slutsats ................................................. .............. .................................... .............. 44.

Lista över referenser som används .............................................. 45

Applikationer ................................................. .................................................. 46.

Introduktion

1 Enterprise Management: Systempresentation

1.1 Sammansättning av förvaltningsundersystemet

En analys av förvaltningsorganisationen är en omfattande sammankopplad process för att studera strukturen och innehållet i ledningscykeln, organisera ledningsarbetet, information, tekniskt och matematiskt stöd, sammansättning av organ och förvaltningskostnader. Analys är det första steget och utgångspunkten för utvecklingen av eventuella förbättringsförbättringar. Det gör att du kan helt karakterisera element, strukturenheter och styrsystemsnivåer, bedöma deras tillstånd och motivera anvisningar för vidareutveckling. Beroende på målen och uppgifterna kan analysen täcka olika delar av styrsystemet, har en annan detaljgrad och slut med beredningen av olika material, men den metodiska basen och initiala analyspositionerna förblir likformiga.

Analysen består av tre interrelaterade stadier av arbete:

Samla information om ledningsorganisation, enskilda element, processer och föremål i de studerade och liknande industrier;

Beskrivningar av den analyserade processen eller objektet med ett system av indikatorer och etablering av en anslutning mellan dem;

Bearbeta det formade systemet av indikatorer med olika metoder och tekniker för att lösa uppdragen.

Att utföra det första etappen av analys är en information och formande arbete. Det andra steget är relaterat till valet av indikatorer som karaktäriserar studien av förvaltningsorganisationen under studie. Utveckling av metoder för att mäta och beskriva sina relationer. Det tredje arbetet utförs på olika sätt beroende på objektets egenskaper som analyseras och den uppgift som tilldelats analysen med en annan användning av högkvalitativa och kvantitativa metoder.

Förvaltningsprocessen kan övervägas i statiken, dvs så frusen någon gång och i dynamik (med hänsyn till rörelse och utveckling).

En analys av förvaltningsorganisationen kan ha en fullständig (omfattande) natur eller studera en del av systemet (tematisk analys); kanske global , som påverkar alla huvudnivåer och kontrolllänkar, eller lan , röra en nivå eller nivå.

I sin helhet innefattar sekvensen av systemanalysprocessen 9 steg:

I. Formulering av problemet.

II. Studerar studien (bygga ett "typiskt" målträd).

III. Ritning av modellen för kontrollobjektet.

Iv. Förutsägelse av det framtida tillståndet för ledningsobjektet; riskbedömning"

V. Diagnostisera system och bildning av alternativ till utveckling av ett hanterat system.

Vi. Urvalsalternativ.

VII. Genomförande av evenemangsprogrammet.

Viii. Utveckling av informationslogikstyrsystem.

Ix. Design och implementering av ett automatiserat informationssystem för kontroll av förfaranden.

Genomförandet av de första sju stadierna i processen gör det möjligt att fatta beslut på toppnivån, oavsett om ett automatiskt företagsledningssystem (ASUP) fungerar på företaget. Genomförandet av de två sista etapperna gör att du kan automatisera insamling och bearbetning av information för antagande av standardlösningar av mellanledare.

I. Formulering av problemet. Innan starten av studien formuleras måluppgiften. Om chefer inte har erfarenhet av att lösa uppgiften eller det misslyckas med att lösa traditionella metoder, översätts uppgiften till problemens rang (problematisk fråga).

II. Studerar studien (bygga ett "typiskt" målträd). För att lösa det formulerade problemet för systemet är en omfattande studie av många problem i kontakt med problemet nödvändigt. Men varje fråga är i sin tur relaterad till ett visst element i systemet. Så vidare detta stadium i mycket allmän Kombinationen av faktorer som påstås påstås påverka den problematiska frågan. Dessutom kommer en grupp faktorer att vara relevanta för den yttre miljön, den andra - till kompetensen hos företagets chefer. Som ett resultat är det nödvändigt att tydligt bestämma utbudet av problem som bör ingå i studien.

III. Ritning av modellen för kontrollobjektet. Den prognostiska modellen kan ses som ett annat derivat av den metod som används i prognosen. För att förutsäga de ekonomiska föremålen på företagsnivå är de modeller som skapas av metoder för matematisk statistik ganska tillförlitliga: trender, styckevis linjära beroenden, slutliga skillnader, produktionsfunktioner (inklusive regression) och expertbedömningar. Med sin sammanställning, rapportering och statistiska data om företagets arbete, används resultaten av frågeformulärsundersökningar, referensindikatorer för närstående företag.

Iv. Förutsägelse av det framtida tillståndet för ledningsobjektet; riskbedömning". Modellerna som utvecklats i tredje etappen används i prognoserna för de viktigaste ekonomiska indikatorerna för företaget. Oftast på företagsnivån används förutsagda uppskattningar som erhållits av trender, regressioner och produktionsfunktioner hos kraftarterna. Det är önskvärt att prediktionsintervallet överstiger en tredjedel av intervallet som tillhandahålls av rapporteringsdata. I prognosen kan du också förvänta dig kvalitativa förändringar i de faktorer som ingår i modellen. En viktig del av prognosberäkningarna är att definiera sannolikheten för deras utförande (eller "risk för ocked").

V. Diagnostisera system och bildning av alternativ till utveckling av ett förvaltat system (identifiering av områden för att förbättra produktionsaktiviteter och sätt att genomföra). Diagnostisera staterna i det hanterade systemet - det ansvariga steget i systemanalysen av problemet. Diagnosen tillåter dig att identifiera varorna mellan systemparametrarna och klargöra faktorerna för att uppnå mål, bedöma det totala antalet reserver på olika verksamhetsområden. Under diagnosen öppen " smala platser"I systemet med ledning och produktion kännetecknas" organisatoriska och tekniska nivå "-systemet. För diagnosen, utöver rapportering och statistiska data, resultaten av direkta intervjuer med chefer av olika nivåer och vanliga funktionärer och arbetstagare, resultaten av undersökningen används också. I vissa fall är det lämpligt att locka statistisk information om närstående företag. För att klargöra faktorerna för att uppnå målen och bedömningen av den organisatoriska och tekniska nivån är formaliserade (statistiska) metoder och metoder för expertbedömningar Attracted. Tillvägagångssätt är kända när faktorer specificeras av urvalet i riktlinjerna för ledningsaktiviteter "områden med nyckelresultat".

I det fall då företaget redan fungerar ACU och Work pågår ytterligare utveckling (Se stegen i VIII och IX-systemanalys), vid diagnosfasen, studeras också metoderna för att göra chefer (chefer) av beslut.

Vi. Urvalsalternativ. Från den uppsättning åtgärder som bildas i diagnosprocessen väljs matematiska eller grafiska metoder av de som uppfyller externa och interna restriktioner för resurserna och urvalskriterierna för det optimala alternativet.

VII. Genomförande av evenemangsprogrammet. För den rationella arbetsorganisationen vid implementeringsfasen är det nödvändigt:

Utgåva av ordern av företagets förvaltning om utarbetandet av utvecklingsprogrammet.

Bildning av integrerade brigader för att utföra delar av programmet;

Utarbeta ett nätverkschema för genomförandet av programmet;

Samordningsgruppens organisation

Att locka till att lösa de svåraste frågorna om forskningsorganisationer (konsult)

Inkludering i samordningsgruppen för en av företagsspecialisterna,

Exekverat stort ansvar (den här personen kommer att utföra funktionerna i "arrangören" och "analytiker" och säkerställa representativiteten hos de rekommendationer som brigaderna genereras).

Om företaget ännu inte har implementerat ASUP, innehåller programmet designarbete för att automatisera ledningsuppgifter. I de fall som AUP redan fungerar kan utvecklingsprogrammet innehålla åtgärder för att modernisera det automatiska informationssystemet, vilket ökar kvaliteten och antalet information om hanterade objekt.

Viii. Utveckling av informationslogikstyrsystem. I detta skede definieras informationsprocedurer genom vilka värdena för indikatorerna som karaktäriserar tillståndet av faktorer beräknas. Först och främst innefattar ASUP alla uppgifter där värdena för indikatorer som karakteriserar faktorerna på den lägre nivån av målträdet beräknas. Alla uppgifter (procedurberäkningar) är länkade (om möjligt) till grafen; Således blir den senare en mångsidig informationsbas av målträdet.

Ix. Design och implementering automatiserat system till styrsystemet. Designsekvensen för upptagningsprocedurer bör vara sådana att procedurer som finns på Övre nivåer Informationslogikprogrammet har implementerats mer accelererat, eftersom med sin hjälpinformation som används av förfaranden vid lägre nivåer kommer att bildas. Samtidigt är det nödvändigt att ta hänsyn till det informativa förhållandet mellan utvalda prioriteringar med andra. Utseendet av denna faktor beror på det faktum att i utformningen av ett automatiserat informationssystem eller dess förbättring sker inte bara arbetsintensitet och tidskrävning beräkningsarbeteMen behovet av att integrera villkorligt permanenta arrays. Faktum är att vissa okomplicerade (och kanske till och med ekonomiskt olönsamma) uppgifter fortfarande behöver lösas på en dator, eftersom deras resultat är nödvändiga för andra beräkningar.

Den överväldigande majoriteten av informationen för utformningen av ASUP-procedurerna bildas på V och VIII-stadierna i systemanalysen.

Således kommer kvaliteten och hastigheten för att utforma nya associeringsprocedurer att bero på kvaliteten på diagnosen, därigenom påskyndar processen att anpassa styrsystemet till företagets förändrade förhållanden.

1.2 Kommunikationsprocess

Det händer ofta att det överförda meddelandet visar sig vara felaktigt förstått och följaktligen är utbytet av information ineffektiv. John Maiser, en enastående forskare inom ledningsområdet, indikerar att endast 50% av informationsutbytesförsök leder till ömsesidigt samtycke att kommunicera. Oftast är orsaken till så låg effektivitet att glömma det faktum att kommunikation - denna utbyte.

Under utbytet spelar båda parter en aktiv roll. Utbytet av information uppstår endast om den ena sidan "erbjuder" information, och den andra uppfattar den. Så att det är så bör du ägna stor uppmärksamhet åt kommunikationsprocessen.

Kommunikationsprocess - Det här är utbyte av information mellan två eller flera personer.

Huvudsyftet med kommunikationsprocessen är att säkerställa en förståelse för information som är föremål för utbyte, d.v.s. meddelanden. Det faktum att utbyta information garanterar emellertid inte effektiviteten av kommunikation som deltar i utbyte av människor. För att bättre förstå processen med utbyte av information och förutsättningarna för dess effektivitet bör följande steg i processen belysas där två eller mer Av människor.

I processen med delning av information kan du välja fyra grundläggande element.

1. Avsändare, Personen genererar idéer eller samlar in information och sänder den.

2. Meddelande, Egentligen information som kodas med symboler.

3. Kanal, Informationsverktyg.

4. Mottagare, Den som är avsedd för information och som tolkar den.

Vid utbyte av information passerar avsändaren och mottagaren flera sammankopplade steg. Deras uppgift är att göra ett meddelande och använda kanalen för sin överföring på ett sådant sätt att båda sidorna förstår och delar upp den ursprungliga idén. Det är svårt, för varje steg är samtidigt en punkt där meningen kan förvrängas eller helt förloras. Dessa sammanhängande stadier är följande:

1. Uppkomsten av idén.

2. Kodning och kanalval.

3. Överföring.

Dessa steg illustreras i bilaga 2. I form av en enkel modell av kommunikationsprocessen.

Även om hela kommunikationsprocessen ofta är klar på några sekunder, vilket gör det svårt att fördela sina steg, är det nödvändigt att analysera dessa steg för att visa vilka problem som kan uppstå på olika punkter.

Ursprunget till idén. Utbytet av information börjar med formuleringen av idén eller urvalet av information. Avsändaren bestämmer vad en signifikant idé eller ett meddelande ska göras av utbytet. Tyvärr bryts många försök att utbyta information på det här första etappen, eftersom avsändaren inte spenderar tillräckligt med tid att tänka på idén.

Det är viktigt att komma ihåg att tanken ännu inte har förvandlats till ord eller inte förvärvade en annan sådan form där den kommer att tjäna utbyte av information. Avsändaren bestämde bara, vilken typ av koncept han vill göra ämnet för informationsdelning. För att utbyta effektivt måste det ta en uppsättning faktorer.

Kodning och val av kanalen. Innan du skickar idén bör avsändaren koda den med hjälp av tecken genom att använda för detta ord, intonation och gester (kroppsspråk). Sådan kodning gör tanken på meddelandet.

Avsändaren måste också välja en kanal som är kompatibel med den teckenyp som används för kodning. Några välkända kanaler inkluderar tal och skriftliga material, liksom elektronisk kommunikation, inklusive datanät, e-post, videoband och videokonferenser. Om kanalen är olämplig för den fysiska utföringsformen av tecken är överföringen inte möjlig. Bilden är ibland värd tusentals ord, men inte när du sänder meddelanden via telefon. På samma sätt, en samtidig konversation med alla anställda omedelbart. Du kan skicka minnesvärda anteckningar som förutsäger de små gruppernas möten för att säkerställa en förståelse för meddelandet och uppmuntran till problemet.

Om kanalen inte är för uppfylld av tanken på ursprunget i det första etappen, kommer utbytet av information att vara mindre effektiv. Till exempel vill huvudet varna den underordnade att de säkerhetsåtgärder som vidtas av de sista allvarliga överträdelserna, och gör det under en lätt konversation för en kopp kaffe eller skickat en anteckning vid tillfället. Men på dessa kanaler är det sannolikt möjligt att överföra tanken på allvar av överträdelser så effektivt som ett officiellt brev eller vid ett möte. På samma sätt kommer den underordnade anteckningsriktningen om exklusiviteten att uppnåendet inte överföra tanken på hur viktigt bidraget till arbetet är och kommer inte att vara effektivt som en direkt konversation med det efterföljande officiella brevet med uttryck för tacksamhet, såväl som pris.

Meddelandet bör inte begränsas till den enda kanalen. Det är ofta önskvärt att använda två eller större antal kommunikationer i kombination. Processen är komplicerad eftersom avsändaren måste upprätta en följd av att använda dessa medel och för att bestämma tidsintervallen i informationsöverföringssekvensen. Studier visar emellertid att den samtidiga användningen av utbytesverktyg och skriftlig information vanligtvis är effektivare än, låt oss säga, bara utbyte av skriftlig information.

Utsända. Vid tredje etappen använder avsändaren en kanal för att leverera ett meddelande (kodad idé eller en uppsättning idéer) till mottagaren. Det här handlar om fysisk överföring Meddelanden som många misstänker accepterar kommunikationsprocessen för sig själva. Samtidigt, som vi har sett, är överföringen bara en av de viktigaste stegen genom vilka du behöver gå igenom för att förmedla idén till en annan person.

Avkodning. Efter att ha skickat meddelandet av avsändaren avkodar mottagaren den. Avkodning - Detta är översättningen av avsändarens symboler i tanken på mottagaren. Om de tecken som sändaren har valt är av exakt samma värde för mottagaren, kommer den senare att veta vad avsändaren hade menat när hans idé formulerades. Om reaktionen på idén inte är nödvändig, bör processen för utbyte av information slutföras.

Men av ett antal skäl kan mottagaren ge en något annorlunda än i avsändarens huvud, meningen med meddelandet. Ur huvudets synvinkel bör utbytet av information anses vara effektiv om mottagaren har visat en förståelse för idén, vilket gör åtgärder som avsändaren förväntades från honom.

Innan man talar om olika hinder för utbyte av information är det nödvändigt att avslöja två viktiga begrepp - feedback och störningar.

Respons. Om det finns feedback, ändras avsändaren och mottagaren kommunikativa roller. Den ursprungliga mottagaren blir avsändaren och passerar genom alla stadier av informationsutbytesprocessen för att överföra sitt svar på den ursprungliga avsändaren, som nu spelar rollen som mottagaren.

Feedback kan bidra till en betydande ökning av effektiviteten i utbyte av förvaltningsinformation. Enligt ett antal studier, bilateral utbyte av information (med funktioner för feedback) jämfört med ensidig (det finns ingen feedback), även om det tar långsammare, ändå, mer effektivt avlägsnar spänningar, mer exakta och förbättrar förtroendet för korrektheten av tolkningen av meddelanden.

Ljud. Återkoppling ökar märkbart chanserna för en effektiv utbyte av information, vilket gör det möjligt för båda parter att undertrycka buller. På språket i teorin om informationsöverföring kallas buller vad snedvrider mening. Källor av buller som kan skapa hinder för utbyte av information varierar från språk (i verbal eller icke-verbal design) till skillnader i uppfattning, på grund av vilken betydelsen kan förändras i kodnings- och avkodningsprocesserna och till skillnader i organisationsstatus mellan huvudet och underordnat vilket kan göra exakt informationsöverföring.

Definierade ljud är alltid närvarande, så i varje steg i processen med informationsutbyte uppstår viss snedvridning av mening. Vanligtvis försöker vi övervinna bullret och överföra vårt meddelande. Den höga nivån av buller kommer emellertid definitivt att leda till en märkbar betydelse och kan helt blockera ett försök att upprätta en informationsutbyte. Från huvudets läge bör det bestämma nedgången i graden av uppnåendet av mål i enlighet med den överförda informationen. I bilaga 1. Informationsutbytesprocessen är representerad som ett återkopplings- och ljudsystem.

1.3 Förvaltningsinformationstöd och dess sammansättning. Informationsflöden

Det viktigaste är att förvaltningsprocessen är dess information. Organisationen av genomförandet av de beslut som fattas utförs genom systemet med konsekvenser för anställda som använder information om framstegen i genomförandet av beslut (feedback). De mer exakt är informationen till förvaltningssystemets förfogande, desto mer återspeglar det själva staten och sammankopplingen i kontrollobjektet, de rimliga målen och reella åtgärder som syftar till att uppnå dem.

Eftersom chefen i sitt arbete är beroende av information om objektets tillstånd och skapar som ett resultat av sin verksamhet en ny kommandoinformation för att översätta det hanterade objektet från det faktiska tillståndet i önskat informationen anses konventionellt motivet och produkten av ledarskapsarbete.

Information som ett kontrollelement och föremålet för förvaltningsarbete bör ge en kvalitativ idé om uppgifter och status för hanterbara och förvaltningssystem och säkerställa utvecklingen av idealmodeller av deras önskade tillstånd.

På det här sättet, informationsstöd - Det här är en del av förvaltningssystemet, vilket är en uppsättning data om det faktiska och möjliga tillståndet för produktionselement och externa förhållanden för produktionsprocessens funktion och logiken för förändringar och omvandling av produktionselement.

Tilldela två nivåer av informationsupportfunktioner:

- elementär , dvs uppsättningen data, egenskaper, tecken;

- systemisk , dvs att reproducera relationerna och beroenden mellan klassificeringsgrupper av information som implementeras i form av informationsmodeller.

Med den elementära egenskapen hos informationen studeras kompositionen av informationen, formen och typerna av bärare, deras nomenklatur.

Grundläggande informationskvalitetskrav:

Aktualitet;

Noggrannhet (med viss sannolikhet);

Lämplighet;

Tillförlitlighet (med viss grad av risk);

Fullständigheten av informationssystemet (kvalitet och resursintensitet av varor, villkor i stadierna i företagets och konkurrenternas livscykel, etc.).

Inriktning;

Laglig korrekthet av information

Multipleenhet av användning;

Hög samling, bearbetning och överföring;

Möjligheten att koda

Relevansen av information.

När informationsflödet är karakteristiskt, undersöksrna, deras intensitet och stabilitet, information omvandlingsalgoritmer och dokumentflödeskretsen som motsvarar dessa objektiva förhållanden.

Lösningar är den perfekta beskrivningen av det önskade tillståndet hos objektet och metoderna för att uppnå detta tillstånd. De är en produkt av begränsad användning, eftersom de riktas till ett specifikt objekt i tydligt beskrivna förhållanden. Kvaliteten på lösningar som en färdig produkt manifesteras indirekt, i de objekt som syftar till detta beslut riktas.

När du skapar informationsstöd, fokusera på i genomsnitt, anpassat behov av information om chefer och specialister [se Pr. 7]. En speciell plats här handlar om förvaltningen av ledningen, vilket återspeglar de progressiva teknikerna och metoderna för att organisera ledningen.

I processen att organisera information är det grundläggande betydelse för att dismemberera den villkorlig permanent uppfylla rollen som reglering och variabel . Båda dessa typer av information baserad på analysen av klassificeringslänkar är organiserade i interrelaterade block (modeller), som kan beskrivas, dvs karakteriserar processen i statik eller dynamik, komponenter som speglar en specifik modellsituation.

Processen med att bilda informationsstöd omfattar flera steg:

Beskrivning av objektets tillstånd, d.v.s. fysisk fotografi. Detta förutsätter en uppsättning tekniska och ekonomiska indikatorer och parametrar som karakteriserar det kontroll- och hanterade systemet, med motsvarande klassificering av dessa indikatorer.

Modelleringsklassificeringslänkar i informationsuppsättningar med utsöndring av kausalberoende, dvs bildandet av privata statiska modeller;

Reflektion i informationsmodeller Dynamiken hos enskilda element och processer, dvs motiveringen för trenderna för kvantitativa och kvalitativa förändringar i produktionen. I det här fallet innebär den kvantitativa förändringen korrigeringen av information, och den kvalitativa förändringen är dess partiella eller fullständiga omstrukturering.

Integrerad informationsmodell av produktionsprocessen, vilket återspeglar relationen och dynamiken i lokala processer och all produktion.

Förfarandet för bildning bestämmer tillvägagångssättet till analysen av kompositionen av information. Informationsorganisationen förutser i stort sett förfarandet för lagring, registrering, uppdateringar, överföring och användning. En tydlig organisation av databanker gör det möjligt att mer fullständigt underrätta rörelsens rörelser, intensiteten av flöden, mönster av dess omvandling, metoderna för förfrågningar och mottagande.

Således är informationsstödssystemet en uppsättning data om målen, villkoret, objektets vägbeskrivning och det omgivande mediet, organiserat i samband med sammanhängande flödesgängor. Detta system innehåller metoder för att erhålla, lagra, söka, bearbeta data och utfärda dem till användaren.

2 metodiska aspekter av studien av informationsflöden

2.1 Informationsforskningsmetoder

Genomförandet av kraven för att analysera förvaltningsorganisationen beror i stor utsträckning på kvaliteten och mängden information om det analyserade objektets tillstånd. Informationen måste vara nödvändig och tillräcklig, objektivt karakteriserar förvaltningsorganisationen med kvantitativt specifika egenskaper.

De viktigaste källorna för att erhålla information om den nuvarande förvaltningsorganisationen och utvecklingen av utvecklingen är för närvarande följande.

Första källan - rapportering av data och aktuellt år. Denna källa gör det möjligt att identifiera antalet och sammansättningen av anställda som bedriver förvaltningsapparaten, mängden förvaltningskostnader, kostnaden för organisatorisk och datorteknik.

Andra ursprung - studie av policydokumentation (order, order, protokoll av möten, material om verifiering av verkställighet, rapporter om enskilda divisioner etc.) .

Tredje källa - särskilda undersökningar. Denna källa är för närvarande den viktigaste.

För närvarande är uppgifterna viktiga. om arbetsbelastningen av material och verkliga element i styrsystemet. Syftet med observation i detta fall är ett separat objekt - en datormaskin, en multipel installation, vilket dokument som helst.

En viktig källa till data om organisationen av ledningen är genomföra speciella undersökningar anställda i ledningsapparaten eller laget av motsvarande enhet av det hanterade objektet.

Dessa informationskällor utesluter inte varandra. De måste kombineras, komplettera och berika materialet som erhålls med olika metoder.

För närvarande används flera informationsstödstekniker. De skiljer sig åt i de accepterade egenskaperna av antalet information (symboler, poster, grafiner, dokument etc.), metoder och analysverktyg. De mest utformade metoderna kan betraktas som följande metoder.

1) Metoden för matrismodellering av datautvecklingsprocesser, testade på maskinbyggande företag.

2) Grafoanalytisk metod för att studera informationsflöden, testad vid metallurgiska fabriker.

3) Beskrivning av informationsflöden i form av en grafisk typ av trä.

4) Metoden för informationslänkar av planerade beräkningar.

5) Metoden för forskningsanalys av ledningsuppgifter, som utvecklats om identifiering av "korta" flöden.

Dessa metoder går främst från den totala kvantitativa egenskapen hos informationen.

Var och en av dessa metoder har sitt eget räckvidd: vissa är lämpliga för att beskriva informationslänkar mellan divisioner, andra - mellan grupper av uppgifter, individuella uppgifter och grupper av elementära förfaranden.

Den mest kompletta och detaljerade reflektionen och analysen av informationsflöden kan erhållas med hjälp av informationsmodeller som är utvecklade som matrixmodeller . Samtidigt används olika matriser - materialprocesser och dokumentprocesser, dokumenthantering och sammansättning av lösningar och uppgifter på en viss förvaltningsnivå, enligt vissa grupper av uppgifter, på olika nivåer av hantering etc.

Ofta används andra modeller i form av matriser och grafer. Båda dessa metoder involverar fördelningen i informationssystemet i form av oberoende komponenter i källan, mellanliggande och slutdata. Detta gör att du kan studera dem isolerat, vilket är av grundläggande betydelse för behovet av behovet av extern och intern information.

Matrismodellerna av cirkulerande informationsflöden kan byggas i olika versioner, men som grundläggande matriser är dimensionen av "dokumentet till dokumentet", "Indikatorn på indikatorn". Samtidigt kan dokument betraktas som enhetliga block.

I klassisk form är matrismodeller utformade för att analysera klassificeringslänkar. Men de är också acceptabla att studera de viktigaste egenskaperna hos informationsstödet för förvaltningsapparaten, eftersom de tillåter olika grupper av arter och informationskällor och bidrar till den mer fullständiga identifieringen av den faktiska säkerheten och möjligheten att förbättra uppgifterna för olika typer.

Grafanalylmetod Studier av informationsflöden baseras på representationen av deras informationsgraf och analysen av dess anknytningsmatris. Räkningar kan byggas på dokumentnivån, på komponenternas nivå (källa, mellanliggande och externa data) och på en syntetisk nivå (källa och mellanliggande data, externa och funktionella resultat).

På grundval av grafanalytiska modeller är det möjligt att identifiera antalet arter av den ursprungliga, mellanliggande och effektiva informationen som används och erhålles under problemet med att lösa problemet, användningen av olika informationsdata, den faktiska användningen av varje indikator i drift.

Med graferna av de huvudsakliga uppgifterna och procedurerna som löstes under kontrollprocessen är det möjligt att erhålla arrangemangsmatrisen av grafer, vilket indikerar förhållandet mellan uppgifter och dokument som används i kontrollen. Grafen för varje uppgift och en specifik kontrollnivå gör att du kan upprätta en rationell informations kontinuitet, möjligheten att använda mellanliggande och slutliga resultat av denna uppgift för andra.

Strukturell graf Kan användas för att beräkna mängden information.

Dessa tekniker för att analysera informationsstöd i aggregat gör det möjligt att överväga alla parter i den semantiska aspekten av analysen.

2.2 Grafisk och matris informationsforskningsmetoder

Den mest fullständiga analysen av informationsstödet kan utföras vid konstruktion och analys av blockdiagrammet för informationsbärare i form av ett informationsdiagram.

När man motiverar informationsflöden är det nödvändigt att överväga:

Informationsrörelse inom informationsstödet själv (från blocket till block);

Förhållandet och kontinuiteten i informationen i de tekniska förfarandena i ett funktionellt delsystem och mellan oberoende funktionella enheter;

Hierarkisk riktning av informationsrörelse;

Fokus och typer av utmatningsinformation.

För detta ändamål används informationsmodeller av föremål och processer som uppstår i dem framgångsrikt. ASUP skapar möjligheten att övergå från att bygga informationsmodeller för enskilda funktioner och kontroller för att bygga en informationsmodell av kontrollen som helhet och för företaget.

Preparationsförfarandet för att lösa en grupp av uppgifter eller en separat uppgift innebär en preliminär bestämning av kompositionen, sekvensen och förhållandet mellan de strukturella komponenterna i informationsflöden som ger lösningsprocessen. Flödesstrukturernas strukturella komponenter innefattar ingångs- och utgångsdokument (funktionell analysnivå), arrays av den ursprungliga, mellanliggande och utmatningsinformationen (elementäranalys), med tanke på de dedikerade nivåerna genom att självständigt eller integrera dem i ett enda schema.

För fast i kompositionen och innehållet i informationsflöden i automatiseringsobjektet, konstant komposition och interaktion av element i AC: erna och problemen med uppgifter, kommer strukturen av informationsflöden i systemet i allmänhet att vara oförändrad. Sekvenserna och relationerna hos de definierade strukturella komponenterna i strömmarna är konstanta och kan hittas en gång. För att automatisera processen att analysera informationsflöden är det nödvändigt att skapa en lämplig informationsmodell. För detta ändamål är det lämpligt att använda apparaten för graferna.

Föreställ dig de strukturella komponenterna i flödesflödena i form av ett vertex av den orienterade grafen G \u003d (M, V), vars bågar återspeglar sina länkar mellan sig själva. Varje par MI- och MJ-vertikaler är anslutet med en båge som endast är riktad mot MI till MJ om det finns en övergång av information från MI till MJ.

Med hjälp av grafernas egenskaper är det möjligt att erhålla ett antal viktiga egenskaper hos de studerade informationsflödena i systemet.

Vi bildar kraftmatriserna av anknytningen R, R2, ..., Rn och den totala matrisen. Analysen av matriserna gör att du kan ställa in följande strömegenskaper. Orderkomponenter MJ bestäms av den största vägen som ansluter MI med MJ. Det är lika med graden av n-matrisen av anknytningen R n vid vilken. Det maximala värdet av komponentkomponenten MJ bestäms av den största vägen från MI till MJ för hela informationsgrafen. De ursprungliga data framhävs lika med nollmängder av elementen i den argy matris-kolonnen. Med jämlikheten är noll mängderna av linjen I-element markerade utmatning. Värdena är lika med antalet komponenter, som ingår i MJ och antalet resultat där MI kommer in. Elementet R IJ-matrisen av anknytningsgraden n är lika med antalet banor N, bindande MI och MJ. Elementen Rits IJ-matriserna sammanfattar det totala antalet alla vägar från MI till MJ utan att ändra sökväggen.

I kolumnens element är inte lika med nollmatris R-summa som är lika med noll, låter dig identifiera alla komponenter som bildar MJ på alla databas. Icke-nollelement I-strängar indikerar resultaten i bildandet av vilket MI-elementet används.

Använda intill-matrisen R och värdet av den ordning du kan bestämma lagringsvaraktigheten för de komponenter som är mellanliggande med avseende på utgången.

Algoritmen för att analysera informationsflöden är representerad i allmän form i bilaga 9. Ändra algoritmen, du kan få nästan alla egenskaper hos interaktionen mellan element i ACS-modellen. Fragmentet av den verkliga modellen som illustrerar volymen och komplexiteten i förhållandet mellan systemelementen ges i bilaga 10. För tydlighet ingår endast enskilda informationsarrayer och funktionella uppgifter i den. Av denna anledning fördelas några av de viktigaste kopplingarna mellan elementen på ingångs- och utmatningsinformationen på fragmentet.

Informationsgrafer och motsvarande intilliggande matriser kan användas för att bestämma mängden information om problem, grupper av uppgifter, delsystem, systemet som helhet och enligt andra strukturella komponenter i diagrammet.

Såsom visas ovan är volymen av data som ingåtts i systemet ganska stor, därför är deras effektiva organisation på motornivå relevant. Analys av information för att erhålla källdata För att bygga eller rekonstruera den skapade informationsfonden utförs bekvämt på den ansedda grafmodellen inom en enda analysalgoritm. Det rekommenderas att analysera följande relationer:

Granska antalet uppgifter där den här indikatorn används. Enligt denna information beräknas datakoplikationskoefficienten i händelse av en organisation av enskilda arrays med källdata för varje uppgift.

Beräkna matrisen av den gemensamma förekomsten av indikatorer i uppgifter, vars element visar antalet uppgifter där motsvarande indikatorer används tillsammans. Sådana indikatorer kan kombineras och används i allmänhet för dem av informationsuppgifterna för den enhetliga informationsfonden.

Bestäm numret och listan över uppgifter där den här indikatorn uppstår tillsammans med andra indikatorer, såväl som antal och lista över indikatorer. Detta gör att du kan identifiera de grupper av indikatorer som endast används tillsammans och används inte i någon uppgift.

Processen med gruppering av indikatorer för uppgifter kan formaliseras, med beaktande av ett meddelande mellan grupper. Kommunikationsförhållandet beräknas med följande formel:

Finansiella avdelningen omfattar - 35 former, gå ut - 34 former av handlingar, vilket är 13% vid ingången och 12,7% vid produktionen.

Planerings- och ekonomiska avdelningen omfattar - 32 former, kommer ut - 32 former, vilket är 12% vid ingången och 12% vid produktionen.

Marknadsavdelningen omfattar - 44 formulär, gå ut - 41 former, vilket är 16% vid ingången och 15% vid produktionen.

Produktions- och sändningsavdelningen omfattar - 31 formulär, det går ut - 22, vilket är - 12% vid inloppet och 8% vid produktionen.

Dokument Flytta Scheman i dessa divisioner presenteras i bilaga.

Således kan det ses att vid ingången till avdelningarna är informationsflöden mer nedladdade än vid utgången. Detta tyder på att de funktionella enheterna återvinner inkommande information, eventuellt förenklar den. För att spåra hur enheterna behandlas och används, kommer vi mer i detalj att undersöka informationsflöden i planerings- och ekonomiska avdelningen.

3.2 Bygga en grafisk och matrismodell av dokumenthantering

Systemet med dokumenthantering på företaget är en visning av produktion och ekonomi. När produktionen förbättras förändras arbetet. Denna förändring uttrycks i framväxten av nya (eller eliminera befintliga) former av dokument och förändringen i deras rörelser.

För att analysera databehandlingssystemet är det lämpligt att dela alla dokument som cirkulerar i företaget för tre huvudgrupper: planerat, faktiskt (rapportering), reglering.

Matrismodell (se bifogat) Informationsrörelser i planerings- och ekonomiska avdelningen för OJSC "Electroagregat" om former av dokument visar att divisionens huvudsakliga verksamhet i denna affärsprocess avseende planering syftar till att utveckla nyckelhandlingar som överförs till finansiella avdelningen och redovisningsavdelningen, avdelning externa anslutningar, Oyotis och Oikhio.

Till exempel läggs 4 former av planerade handlingar till finansavdelningen, i redovisningsavdelningen - 3, till de yttre förbindelsesavdelningen - 3, i OOTIS - 3, i OIKHIO - 3 former av handlingar.

För att utföra en mer divergerande analys av dokumenthantering för PEO är det nödvändigt på grundval av matrisen av handlingsplanen i affärsprocessen från avtalets ingående till försäljning av produkter se bifogat Bygg en informationstabell se bifogat .

Även om mellan enheter och det finns nära relationer som komplicerar processen att flytta dokumentationen för att lösa problem, kommer det huvudsakliga dataflödet från PEO till finansavdelningen. Det är viktigt att notera att det är nödvändigt att bevara inte bara länkarna mellan de funktionella enheterna, utan också den så kallade feedbacken. Detta förklaras av följande faktorer:

Separation av divisioner för att lösa planering och ekonomiska uppgifter

Decentraliserad användning av standarder för att lösa problem med olika planeringsnivåer.

Detta leder till det faktum att varje enhet i drift måste lösa schemalagda uppgifter. Företagets huvuduppgifter bestäms emellertid av produktionsplanen för året och produktionsplanen för månaden.

För utveckling och godkännande av produktionsplanen i PE tillhandahåller information:

Marknadsförings- och försäljningshantering (UMIS) - Projektet för produktionsnomenklaturplanen,

Teknisk ledning (TU) - Projekt av planer för återuppbyggnad och teknisk återutrustning, förberedelse av produktion och utveckling av nya och moderniserade typer av produkter. Teknisk återutrustning och förvärv av utrustning; miljöskydd; Fjärrkonsumtion, dränering, kommunikationstjänster och reparation av utrustning,

Kvalitetsledning (CK) - Uppskattningar för licensiering och produktcertifieringskostnader,

Förvaltning av ramar och regim (UKIR) - Uppskattningar av utgifter för teknisk utbildning och kostnader för underhåll av WCR,

Capital Construction Department (OX) är ett utkast till kapitalkonstruktion och reparation.

Årlig och månatlig produktionsplan tillhandahålls:

Verkställande direktör (ID),

Teknisk ledning (TU),

Tillverkningshantering (PU),

Marknadsföring och försäljning (UMIS),

Finansiell och ekonomisk avdelning (FEU).

Ordningen för att utföra arbete i utvecklingen och godkännandet av produktionsplanen presenteras i bilaga .

I processen att utveckla och godkänna produktionsplanen används 13 former av dokument, vilket levererar funktionella enheter och tjänster som nämns ovan.

Dokument som används vid utvecklingen av produktionsplanen:

Projektproduktionsplan,

Utvecklingsplanen för nya och uppgraderade produkter,

Planera för återuppbyggnad, teknisk återutrustning och förvärv av utrustning,

Hjälp om att planera miljöskyddskostnader under ODOT-avdelningen,

Uppskattning av energiutgifter, dränering, kommunikationstjänster, reparation av entreprenörer för utrustning,

Planen för de förväntade kostnaderna för certifiering av arbete,

Uppskattning av kostnader för yrkesutbildningsramar av huvudverket OJSC "Electroagregat",

Beräknade kostnader för underhåll av WCR

Utkast till kapitalkonstruktion och reparation av byggnader och strukturer,

Planera för de ekonomiska indikatorernas huvudsakliga genomförbarhet,

Projektplan (månadsvis),

Pris för produkter av konkurrenter.

3.3 Motivering av anvisningarna för förbättring av informationsflöden

För en mer detaljerad analys av informationsflöden i avdelningens PEO, beräkna kontinuiteten i informationsflöden för utarbetandet av en månatlig produktionsplan.

Kontinuiteten i informationsflödet (1), där t u.nor, t u.factivity är varaktigheten av ledningscykeln, beräknad med tidsperioden för dokument, reglering och faktiska.

Den månatliga produktionsplanen måste dras upp till det 25: e numret av den tidigare föregående månadsmånaden. I praktiken finns det dock vissa svårigheter att utveckla nästa produktionsplan. Till exempel resolutioner av högre organisationer.

Till NUR för januari \u003d 30 dagar / 34 dagar \u003d 0,89,

Till NUR för februari \u003d 31 dagar / 35 dagar \u003d 0,89,

Till NUR för mars \u003d 31 dagar / 35 dagar \u003d 0,89,

Till NUR för april \u003d 31 dagar / 32 dagar \u003d 0,97.

Till NUR för APVATAL \u003d (0,89 * 3 + 0,97) /4\u003d0,91.

Baserat på en viss kontinuitet i informationsflöden för varje månad kan det ses att det är mer eller mindre stabilt för de första tre månaderna, även om det är nära 1, men inte lika. Detta är i allmänhet en gynnsam trend, eftersom informationsflödet är kontinuerligt, även om PEO, som kan ses, ses med antagandet av produktionsplanen för nästa månad (). Men i april gick planen endast på 1 dag senare. Så, kanske, sedan början av året, gjordes några förändringar i metoden att utarbeta en plan, vilket orsakade svårigheter i 3 månader. Men dessa frågor löstes framgångsrikt. I allmänhet är kontinuiteten i informationsflöden ganska acceptabelt.

Kontrollkoefficienthantering

(2), var -

D 1, D 2, D3 - Tidsfristen för utförande för de relevanta dokumenten.

Till 1, till 2, till 3 - lag från den mottagna perioden för utförande av handlingar i dagar.

d 1, D 2, D3 - Andelen dokument av en viss typ.

Under året utvecklas 13 former av handlingar per år för att göra en årlig plan. Frekvensen av att slutföra dokument (3), där D är antalet dokument som utvecklats för utarbetandet av den årliga produktionsplanen per år. D IJ - Antal I-th dokument j-th periodicitet utvecklad för perioden N J - Antalet perioder av året. Således är antalet dokument som utvecklats för utarbetandet av produktionsplanen 13.

Informationsflöden är mängden informationsflöden som tillåter företagets finansiella och ekonomiska verksamhet.

För att fungera normalt bör företaget få fullständig och högkvalitativ information före och efter det att han har gjort det genom förvaltningen av ledningsbeslut.

Bra information tillåter företaget:

• - få konkurrensfördelar
• - minska den finansiella risken
• - Identifiera köparna attityd
• - motivera intuitiva lösningar
• - förbättra effektiviteten av verksamheten
• - Följ den externa miljön
• - samordna strategin
• - Öka förtroendet för de nådda avtalen och antagna skyldigheter.

En av av de viktigaste förhållandena Den framgångsrika funktionen av produktionen som helhet är närvaron av ett sådant system av information som skulle göra det möjligt att associera alla aktiviteter och hantera den baserat på de hela principerna.

Informationen samlas in och analyseras av fyra extra system, som i aggregatet är: intern rapportering, marknadsundersökning, informationsanalys och insamling av nuvarande extern information.

Vid bestämning av parametrarna för företaget, finansiell och redovisningsrapportering spelar en särskild roll. Detta interna rapporteringssystem visar den nuvarande försäljningen, kostnader, materialreserver, kassaflöde, information om fordringar och konton.

Av stor betydelse för information har kontinuiteten i sin samling. Detta säkerställer fullständig klarhet i eget företags angelägenheter, liksom förmågan och villigheten att tillhandahålla marknaden för de nödvändiga varorna i de önskade volymerna.

I logistik Allokera typer av informationsflöden beroende på:

• - från typen av system som är förknippade med flödet - horisontellt och vertikalt;
• - från platsen för passage - externt och internt;
• - från riktningen i förhållande till logistiksystemet - ingång och utgång (bild 1).

Fikon.

Horisontella informationsflöden Oftast är informella, de är mest effektiva, från en kommunikativ synvinkel. De förblir cirka 90% av informationen. Det vill säga, förlusten av information under överföring på detta sätt är minimal. Detta förklaras av det faktum att människor som är på en nivå av servicehierarkin är psykologiskt lättare att förstå varandra, eftersom de löser samma uppgifter och står inför liknande problem (fig 2).

Fikon.

Vertikala informationsflöden Det finns mellan arbetstagare eller grupper av arbetstagare som finns på olika nivåer av hierarki, till exempel mellan chefen och underordnad.

I sin tur är vertikala informationsflöden uppdelade i fallande (från ledarskap till vanliga anställda på hierarkin) och stigande (från lägre anställda till högre) (fig 3).

Fikon.

Externa informationsflöden Återspegla förhållandet mellan företaget och de ekonomiska och politiska aktörerna som arbetar utöver. De definierar interaktionen mellan företaget, dess verkliga och potentiella kunder, liksom konkurrenter. Företaget måste ständigt övervaka de viktigaste komponenterna i den externa miljön som de ekonomiska, tekniska, politiska och juridiska, sociokulturella och fysiska och miljömässiga faktorerna tillhör.

Intern informationsflöden - Det här är informationsflöden mellan olika tjänster och nivåer i företaget, till exempel ett dokument om utsläpp av material från fabrikslagret i Enterprise Shop, ett dokument om semesterns resurser från en workshop till ett annat, ett godkännandedokument på Lageret av färdiga produkter, produkter och delar. Interna informationsflöden karakteriserar tydligt de stadier av processen: utrustad, intrång, försäljning.

Huvuddragen i interna informationsflöden är: Förenklad design, certifierad av signaturer av tjänstemän, inom enskilda produktionsenheter (workshops och webbplatser) består ofta av muntliga meddelanden.

Inmatningsinformation flöden - Det här är en sekvens av dokument och data som kommer att mata in till informationssystemet,

information som är nödvändig för att lösa problemet och placera på olika media: primära dokument, maskinmedia, i minnet personlig dator. För detta ändamål är en lista över ingångsinformation och kompositionen av detaljerna för varje typ av inmatningsinformation, platsen föra, beskrivningen av detaljerna (fält) av ingångsdokument upprättade.

Weekendinformation flöden - Det här är meddelanden utanför samma logistiksystem eller ett av dess delsystem.

Informationsflödet kännetecknas av följande indikatorer:

• - Källa för förekomst;
• - Riktning av flödesrörelsen;
• - överföring och mottagningshastighet;
• - Flödesintensitet etc.

Informationsflödet mäts med det antalet bearbetade eller överförda informationen per tid.

Metoder för att mäta antalet uppgifter som finns i något meddelande studeras i Cybernetics-sektionen, som kallas informationsteorin. Enligt denna teori accepteras den så kallade binära enheten för denna teori. När du använder elektroniska datorer mäts information av byte. Byte är en del av maskinordet, som vanligtvis består av 8 bitar och används som ett heltal vid behandling av information i datorn.

Derivat av antalet uppgifter används också: kilobyte och megabyte.

Vid utövandet av ekonomisk aktivitet kan information också mätas:

• - Antalet dokument som behandlas eller överförs.
• - Ett totalt antal dokument i de dokument som behandlas eller överförs.

Det är också nödvändigt att identifiera platsen för insamling, inmatning och produktion av information, formen av dess inlämning och dokumentation. För att bygga sådana system ska det användas så mycket som möjligt att använda modern datorprodukter, möjligheterna att inkludera i lokal computing Networks och tillgång till internationella nätverk, till exempel Internet.