Procesos relacionados con flujos de información. Resumen: Mejora de los flujos de información empresarial.

La base de la recreación "Oasis" se encuentra en el paseo marítimo, en el centro de la zona turística, construida en 2001, el territorio de 3 hectáreas, vigilado, el caso está diseñado para 200 asientos, funciona durante todo el año. Cada año en las habitaciones están reparadas.

El internado tiene un aparcamiento gratuito, los teléfonos automáticos automáticos de larga distancia, las celdas individuales para los valores de almacenamiento se proporcionan.

A la distancia de una caminata de peatones ligeros. Numerosas tiendas turísticas, cine, paseos, casinos, discotecas, clubes nocturnos, playa equipada propia.

La Oficina de Servicio de Recreación puede disfrutar de la transferencia, comprar un boleto o un concierto, y también obtener toda la información necesaria sobre la ciudad y el resto.

Las principales actividades son:

vacaciones familiares de bienestar;


turismo de negocios;


tours de recreación especializados;


rehabilitación y entrenamiento previa a la temporada de atletas;


Hora estimada - 8 am.


Se pueden proporcionar habitaciones económicas: individuales, dos, triples, con TV y nevera en cada habitación, números de tipo de bloque, la opción perfecta para una familia de 4 personas con niños adultos, también números de lujo, una o dos habitaciones. , con un sistema de aire acondicionado individual y todos los servicios posibles: muebles funcionales cómodos, TV con conexión a televisión via satélite, Minibar, amplio baño.


A los servicios de los turistas:


complejo de playa equipado: tumbonas, cabañas para vestirse, aireación, cabinas de ducha, inodoro, bar de playa, transporte de agua


pista de tenis con recubrimiento artificial.


cancha de volleyball;


patio de baloncesto;


biblioteca;


estacionamiento gratis;


sauna;


barbería;


sala de conferencias por 100 asientos;


playa ajardinada;


organización de transferencia;


excursiones y viajes cognitivos.


Los objetivos de la Compañía son extraer los beneficios y la expansión del mercado de productos de servicio.


La compañía tiene derechos civiles y tiene deberes civiles, la implementación necesaria de cualquier actividad que no esté prohibida por la legislación vigente y su Carta.


La máxima autoridad de la empresa es la reunión general de los participantes de la compañía. La Junta General de Participantes puede ser regular o extraordinaria.


El organismo de control para las actividades financieras y económicas de la Compañía es la Comisión de Auditoría.


La gestión de las actividades actuales de la Compañía es realizada por el único organismo ejecutivo de la empresa. El organismo ejecutivo es el director responsable en sus actividades la reunión general de los participantes de la empresa. El único órgano ejecutivo sin poder de abogado actúa en nombre de la Compañía, incluido representa sus intereses, hace un acuerdo, aprueba estados, publica órdenes y da instrucciones obligatorias para todos los empleados de la sociedad.


41 personas trabajan en la base de datos:


director;


director Adjunto de la Parte Económica;


contador jefe;


gerente de Marketing (Gerente de Comercio);


contador;


secretario Master;


enfermero;


amante de la hermana;


cultorganizante;


encargado de tienda;


cuatro administradores;


tres criadas;


dos limpiadores;


lavandería;


cocinero;


dos chefs;


tres camareras;


tres cocinas;


tres lavavajillas;


un electricista;


fontanero;


un carpintero;


tres conductor;


jardinero.


La estructura organizativa de la empresa se puede dividir en 4 departamentos:


1) Departamento financiero;


2) Departamento de mantenimiento;


3) comedor;


4) División de Servicios Residenciales para descansar.


Cada uno de los departamentos tiene su propia estructura y realiza ciertas funciones.


A continuación se muestra el esquema de la gestión de la gestión de la pensión.





Como podemos ver la estructura organizativa y de gestión del Centro de Recreación "OASIS" de LLC, se refiere a la estructura de gestión funcional lineal.


El centro de recreación "Oasis" de Mission LLC es una conquista de cierta parte del mercado de los servicios recreativos de la costa del Mar Negro del territorio de Krasnodar.


2. Frecuentes de información en la empresa.


El intercambio de información en la empresa investigada en su conjunto puede representarse como un esquema (Fig. 2).





La información actúa como base del proceso de gestión. A través de la información, etapas recurrentes cíclicamente del proceso de obtención de la obtención, procesar información sobre el estado de un objeto administrado y transferir comandos de control. Por lo tanto, con la ayuda de la información, la comunicación se implementa entre el sujeto y el objeto o entre las piezas controladas y controladas. sistema común Control. Por lo tanto, todos los tipos de información necesarios para la administración conforman el sistema de información.


Un sistema de información de derecho de derecho es un conjunto de procesos de información para satisfacer las necesidades de la organización en la información de diferentes niveles de gestión o centros, se toman decisiones.


Las tareas importantes del sistema de información de intraindicación son:


- Determinación de las direcciones principales del sistema para recopilar, procesar y almacenar datos primarios;


- Determinación de las principales direcciones para el desarrollo de la tecnología de procesamiento de información;


- Coordinación de actividades para la recopilación y procesamiento de datos de informes financieros en el más alto nivel de gestión y en los departamentos de producción para mejorar la calidad y la puntualidad del recibo de la información financiera en la empresa.


El sistema de información intrafirma realiza las siguientes funciones:


- Determinación de la necesidad de cada gerente en particular en la naturaleza y contenido de la información necesaria para ello;


- definición de necesidades de medios técnicos de la empresa en su conjunto y de cada gerente para proporcionar toda la información necesaria;


- determinar el nivel de costos para el uso de medios técnicos en el sistema de información;


- asegurar el nivel adecuado de recolección, almacenamiento y provisión de información;


- Desarrollo de software, programas aplicados.


Con organización soporte de información La distribución de la información en directo, es decir, el comando, que emana del sistema de control y lo contrario, lo que refleja la respuesta del objeto administrado en los cambios y las soluciones de administración implementadas.


3. Documento proceder en la empresa.


La prueba de documentos es una secuencia de documentos del documento, a partir del momento de su creación o recibo y finalización con el final de su ejecución, enviando al destinatario o depósito. Las fuerzas de los documentos y registros de contabilidad primarios utilizados, el sistema de procesamiento de información y las recepciones de la organización de gestión de documentos aprueban el jefe de la empresa.


El programa de gestión de documentos se compila en forma de un esquema, una lista de trabajos o el esquema de flujos de información, que refleja el movimiento de documentos en el marco de las divisiones estructurales de la empresa, lo que indica a sus artistas, la relación y el momento del trabajo. Para cada empresa, el calendario se desarrolla teniendo en cuenta sus características, lo que contribuye a la distribución racional de los deberes entre los empleados, fortalece las funciones de control de la contabilidad, la puntualidad de los informes. El control del Contador realiza el control sobre el cumplimiento de la gestión de documentos.


En la pestaña. uno
la lista de documentos "participa en el flujo de documentos de una empresa en particular.


En la Fig. 3 muestra el esquema de flujo de información de la empresa.


Características de la gestión de documentos en la empresa:


- Se están realizando registros de registro y tarjetas para realizar un seguimiento del flujo de documentos: un diario de registro de contratos, actos de entrada "Recepción y transferencia de activos fijos y activos intangibles, una revista de contabilidad de poder de abogado, registro de pedidos rentables y de gastos y declaraciones de pago, registro de documentos regulatorios adoptados para la ejecución, otros;


tabla 1


Documentos de la empresa.


Identificador de documentos	Título del documento
	Requisito-factura
	Mandato judicial
	Sobrecarga de materiales de vacaciones en el lado
	Informe material sobre el almacén.
	Factura recomendante
	Parche
	Informe de programación de productos básicos
	Cálculo planificado de productos de servicio.
	Costo de cálculo
	Lista de equipo de trabajo
	Eliminación de la producción inexplicada.
	Factura
	Factura
	Orden de pago
	Pagando Banco
	Tabel
	Libro de pedidos
	Pedido
	Listas de hospitales
	Indicadores en una prima
	Informe de consumo de Eneogoresource
	Pedido de la revista No. 6
	PEDIDOS N11
	Informe sobre pagos
	Informe sobre resultados financieros y empresariales.




- El movimiento de flujos documentales ocurre predominantemente verticalmente, de la cabeza a los artistas y del contratista a los gerentes; Las funciones de los gerentes y los artistas trabajan directamente con los documentos, y las funciones del personal que participan en el taller en el seguimiento de sus acciones;


- los documentos contables debido a su especificidad no están sujetos a registro centralizado, sino que se transfieren inmediatamente al departamento de contabilidad;


- Los documentos que ingresan contables están sujetos a la verificación en forma y contenido, son sistematizados por las fechas de las operaciones, son emitidas por pedidos conmemorativos (declaraciones acumulativas), la información contenida en ellas puede acumularse en registros contables;


- Usó software Está destinado a garantizar la reducción de la gestión de documentos en papel y una reducción en las operaciones de rutina para procesar documentos.


- Hay una negativa pronunciada a utilizar información en papel.


Como automatización de la gestión de documentos y las actividades de la empresa, se utiliza el programa "1 de contabilidad" versión 8.0.


En 1c: se almacena la contabilidad 8.0 información completa Sobre contrapartes (información de contacto, cuentas bancarias, códigos de registro) y empleados de la organización (detalles de pasaporte, códigos individuales, posición, tamaño de salario).


1C: Contabilidad 8.0 forma automáticamente diversas formas de contabilidad y informes de impuestos, que se pueden imprimir o guardar en un archivo para la transmisión a los ifts.


Para el análisis operacional del estado de contabilidad en 1C: Contabilidad 8.0, se proporcionan varios informes: la declaración de operación, el ajedrez, el análisis de cuentas, la tarjeta de cuenta y otros. Cada informe está configurado para obtener solo la información necesaria. Por ejemplo, para ver la recepción de todas las marcas en el almacén, en la declaración operativa en la cuenta 41.01 "Bienes en almacenes", puede configurar la selección por parte de productos cuyos nombres contienen la palabra "ventilador".


1C: Contabilidad 8.0 simplifica significativamente la preparación de informes contables y fiscales. Por ejemplo, para formar un punto de saldo contable para especificar la organización y el período de informe. ¡Todo el programa de indicadores se llenará! Los informes preparados se almacenan en el programa, lo que facilita la devolución de ellos en períodos posteriores. Los indicadores de informes se pueden ajustar manualmente, el programa recordará todos los cambios realizados por usted.


Formado en 1C: Contabilidad 8.0 Los documentos de pago se descargan fácilmente en el programa Tipo de "Banco Cliente". Simplemente simplemente descargue la información recibida del banco sobre los pagos entrantes. Intercambio de datos de 1C: Contabilidad 8.0 Apoya a 700 instituciones de crédito.


"1c: Contabilidad 8.0" - programa universal Destino masivo para la automatización de contabilidad y contabilidad fiscal, incluida la preparación de informes obligatorios (regulados). Esta es una decisión lista para mantener en las organizaciones involucradas en cualquier tipo de actividades comerciales: comercio al por mayor y minorista, comercio de comisiones (incluida la subcomisión), suministro de servicios, producción, etc.


La contabilidad y la contabilidad tributaria se implementan de acuerdo con la legislación vigente de la Federación de Rusia. La configuración incluye un plan de cuenta contable, configurado de acuerdo con el orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia "sobre la aprobación de la contabilidad de las cuentas contables de las actividades financieras y económicas de las organizaciones e instrucciones para su uso" del 31 de octubre de 2000. No. 94N.


La metodología contable proporciona un registro simultáneo de cada registro de la operación económica como en las cuentas contables y en los recortes necesarios de contabilidad analítica, cuantitativa y contabilidad de divisas. Los usuarios pueden administrar de forma independiente la metodología contable como parte de la configuración de la Política de contabilidad, cree nuevas subcuentas e incisiones de la contabilidad analítica.


"1C: Contabilidad 8.0" proporciona resolver todas las tareas que enfrenta el servicio contable de la compañía, si el servicio de contabilidad es totalmente responsable de la contabilidad en la empresa, incluida, por ejemplo, la declaración de documentos primarios, contabilidad, etc. Además, la información sobre ciertas actividades, operaciones comerciales y de producción puede introducir a los empleados de los servicios relacionados con la empresa que no son contadores. En este último caso, el servicio contable sigue siendo orientación y control sobre las configuraciones de la base de información, lo que garantiza la reflexión automática de los documentos en contabilidad y contabilidad fiscal.


Esta solución aplicada también se puede utilizar solo para contabilidad y contabilidad de impuestos, y las tareas de automatizar otros servicios, como el departamento de ventas, resuelven configuraciones especializadas u otros sistemas.


El área temática, automatizada "1C: Contabilidad 8.0", se ilustra con el siguiente esquema.





Higo. 4. Esquema de aplicaciones 1C Contabilidad


"1C: Contabilidad 8.0" es un conjunto de plataformas "1c: Enterprise 8.0" y la configuración de la "Contabilidad Enterprise". En "1c: Contabilidad 8.0" sentó la posibilidad de compartir con soluciones aplicadas "Gestión del Comercio" y "Salario y Administración de Personal", también creados en la plataforma 1C: Enterprise 8.0.


4. Soporte organizativo y técnico.


El equipo de oficina es una parte integral del equipo técnico de cualquier oficina. La aplicación débil de los equipos de oficina conduce a una disminución en la productividad laboral y la eficiencia de la gestión y el personal técnico.


En un sentido amplio, cualquier persona puede atribuirse a la tecnología de oficina. medios técnicosFacilitando el trabajo en la oficina, que van desde lápices y escalones y terminando con computadoras y sus redes. En un sentido estrecho, solo los medios técnicos utilizados en el trabajo de oficina en papel y las comunicaciones administrativas y administrativas son apropiadas en un sentido estrecho.


Tecnología organizativa de Office (Equipo de Oficina) - Medios técnicos utilizados para la mecanización y la automatización de la gestión y la ingeniería y las obras técnicas.


Los equipos de oficina para la oficina de la empresa investigada incluyen en su composición, dispositivos y equipos: dos computadoras personales, dispositivos de teléfono y radiotelefonía, mini-PBX, interruptor de director, máquina de fax, maquina de copiar, equipo de proyección, laminador, máquina para la destrucción de documentos, grapadora de documentos, equipos de cardinada, bastidores y armarios para almacenar documentos, dos cajas fuertes, carro, etc.


Laminados: máquinas para proteger documentos de humedad, polvo, aceite y de almacenamiento negligente aplicando un recubrimiento protector en la superficie. El documento se inserta en el automóvil, donde se somete a un tratamiento térmico, como resultado del cual la película protectora se aplica al documento, o una película transparente pegajosa se pega simplemente a la superficie del documento. La laminación es recomendable de valores, anuncios, libros e informes, menús y muchos otros documentos. La empresa usa un laminador. Fujipla LPD 2315.oficina, 230 mm. (A4), Japón


Como dispositivo de máquina de folleto para folletos automáticos de plegado y unión que utilizan clips de metal, la máquina de folletos DC Mini HF se usa para enlazar dos veces los bloques de los bloques de formato AEA, bloquea hasta 100 páginas de formato A4A5. El rendimiento de hasta 1,500 folletos por hora tiene una interfaz con un frondoso; La Mini SR DC Máquina se basa en bloques seleccionados a la izquierda de arriba y puede romper las aberturas laterales de la carpeta del piso.


La máquina para la destrucción de los documentos secretos y confidenciales por su menor corte y microscopulación está equipado con una unidad automática y contenedores para destruir documentos y residuos en forma de polvo de papel. En la empresa subyacente usó Schroeder Hsm 100-5.8.carga personal 225 mm, secreto 2, partícula 3.9 / 5.8 mm.


Las operaciones de copia y reproducción de documentos (artículos, anuncios, folletos publicitarios, etc.) son muy comunes en las empresas comerciales y otras áreas de las actividades laborales y sociales. Con el fin de copiar y reproducir documentos, se utilizan medios técnicos especiales. Como una máquina de copia en la empresa, se utiliza un formato AP 5316 A3 / A4 de copiadora, MFP digital, 16 kopecks / min.


En la empresa en contabilidad y en la oficina de las computadoras instaladas del director. P4-631-3000 / 512DDR / 82.3 GB / 3.5 "/ como P5V800-MX / 350W / 52X,que están conectados a una red. Módems instalados en las computadoras Acorp 56.0k módem [Correo electrónico protegido] (Fax, voz, v92).


Una computadora con un módem de fax funciona mucho más confiable y resistente a Telefax, proporciona muchos servicios de servicio adicionales: significativamente más conveniente y automatización efectiva Preparación de textos de fax utilizando el arsenal completo de las herramientas informáticas, la integración con el correo electrónico, el telex y la base de datos de computadoras, la presencia de un libro de referencia electrónico más voluminoso que contiene la información útil más diversa, la delimitación del derecho a acceder a los empleados y suscriptores externos. Para fax, revisando el paso de la correspondencia, las estadísticas detalladas funcionan con fax, etc.


Además, en la contabilidad y en la Oficina de la impresora láser instalada de la oficina. HP Laser Jet 1018 600x1200 dpi, 12 ppm, 2 MB, carga 3000 p / m, bandeja 150 L, que le permiten imprimir varios documentos.


La empresa utiliza teléfonos de fax. Panasonic KX-FP 218(A4, blanco, en papel ordinario, escáner de copia, contestador automático, recepción sin papel).


Como se usa un teléfono. Panasonic 2350. Flash, Remate.


5. Las principales direcciones de mejora de la gestión de documentos en la empresa.


La automatización del trabajo de oficina implica la automatización de la preparación de documentos empresariales, registro y contabilidad de documentos que ingresan a la organización, el paso de los documentos nacionales, así como el control sobre su ejecución.


Una buena organización de gestión de documentos ayuda al paso oportuno de los documentos sobre las unidades y la carga uniforme de las unidades y funcionarios de la organización, contribuye a la gestión efectiva de la empresa. La automatización de los administradores de oficinas proporciona un aumento en la cantidad de trabajo realizado, y una disminución en el tiempo dedicado a este momento.


La gestión de documentos de la organización está representada por flujos de documentos de varias categorías, cuyo esquema desarrollado por el jefe de trabajo de la oficina.


Las tecnologías de procesamiento de información documental automatizada deben cumplir con los requisitos de las instrucciones para la Oficina de la Institución.


Sistemas modernos para automatización de actividades de trabajo de oficina y documentación. actividades de gestión Las empresas apoyan el ciclo de vida completo del documento.


Desde el exterior, el documento debe ser registrado primero. Después de eso, el documento comienza a moverse en la organización. Canea a los funcionarios que deciden quién, qué y para qué período se debe hacer en este documento.


Las resoluciones se acumulan y se detallan hasta que el documento ingrese a los contratistas. Después de completar el trabajo en el documento, está escrito en el caso. Además, el documento se transfiere al almacenamiento de archivos, o se destruye de acuerdo con las reglas de almacenamiento de archivo adoptado en la organización.


Para acelerar la preparación de tipos de documentos frecuentemente repetitivos, use los espacios en blanco del banco de texto. Contiene formularios unificados (formularios) y textos de documentos de acuerdo con el sistema estatal de gestión de documentación. También pueden incluir textos recurrentes de documentos, partes permanentes en el texto, publicaciones, nombres y direcciones de autores y corresponsales permanentes, fórmulas legales de texto que dan documentos de fuerza legal y naturaleza legal, etc. Un documento preparado sobre la base de dichos espacios en blanco con los detalles necesarios se envía a la dirección.


Ingresando a la organización, así como documentos salientes.
Registro obligatorio del tono (excepto las copias de los documentos que ingresan y las publicidad-avisos de felicitación). Todos los documentos de la organización están registrados de forma centralizada. La excepción son las organizaciones que tienen unidades estructurales geográficamente separables o un flujo de trabajo anual muy grande. Para automatizar el registro, se crea una base de datos y un sistema de recuperación de información, lo que le permite rastrear todos los documentos de la institución y la ubicación de su ubicación en este momento Tiempo, estado de ejecución y seguimiento del tiempo de ejecución de documentos.


La búsqueda de información en la base de datos de los documentos de la organización ocurre con la ayuda de detalles incluidos en él en los registros relevantes de los accesorios. La tarjeta de registro es un análogo electrónico de la tarjeta de control y registro tradicional. Tarjetas de registro, ordenadas de acuerdo con las reglas de gestión de documentos, conforman el equivalente electrónico del archivo de la tarjeta.


La tarjeta de registro es la unidad de almacenamiento principal en la base de datos del sistema y comienza en el momento del registro de documentos. El establecimiento de la tarjeta de registro se reduce al llenado de sus detalles.


Estos detalles incluyen:


número de registro entrante y fecha de documento (fecha por
documentos registrados en documentos). Este número y la fecha deben aparecer en el sello de registro del documento;


El número y la fecha del documento que ingresa al registro;


nombre del tipo de documento;


dirección del destinatario o remitente (organización, funcionario o privado);


el número de hojas y instancias; la fecha de ejecución del documento;


ejecutantes de cifrado (unidades confiadas


ejecución del documento);


el contenido del documento.


Los detalles del "cifrado de desempeñadores" y el "contenido de documentos" se fijan en la base de los clasificadores relevantes.


Durante el registro, los documentos se dividen en varios grupos, cada uno de los cuales se registra por separado, es decir,. Tiene regulaciones diferentes para la formación de un número de registro y, por regla general, un conjunto diferente de detalles. Normalmente, los sistemas de automatización del sistema son compatibles con tres grupos básicos: - entrante;


saliente (e interno);


• cartas y apelaciones a los ciudadanos.
  

  Algunos sistemas permiten a cada grupo de documentos a subgrupos arbitrarios, unir documentos sobre una base temática común, signos de unidades o un signo de correspondencia. Cada uno de los subgrupos, a su vez, se puede dividir en subgrupos más pequeños, etc. La división en subgrupos está determinada por las reglas de gestión de documentos en la organización, y su composición y las reglas para la formación de números de registro se mantienen en el directorio del sistema de grupos de documentos.
  

  El registro y la contabilidad de documentos internos se definen por las instrucciones para el trabajo de la Oficina de la Organización.
  

  Según corresponda, los documentos relevantes se pueden derivar de la base de información operativa y almacenarse en el banco de documentos del archivo. Solo los actos que se encuentran la naturaleza reguladora.
  

  En general, los sistemas modernos para la automatización de las actividades de trabajo de oficina de una forma u otra proporcionan:
  

  Registro de toda la correspondencia entrante (incluyendo
  

  cartas y apelaciones de los ciudadanos); V Registro de toda la correspondencia saliente y interna.
  

  documentos de la organización;
  

  ingresar resolución, informes de ejecución, coordinación (visitación) de documentos;
  

  escribiendo documentos de acuerdo con el negocio adoptado en la organización;
  

  monitorear la ejecución oportuna de pedidos, conversión de ciudadanos, organizaciones, así como resoluciones y directrices; verificación de la corrección y puntualidad de la ejecución de documentos;
  

  busque documentos y recibiendo informes estadísticos sobre gestión de documentos.
  

  Nos ofrecemos en la empresa para organizar el trabajo con documentos para utilizar el programa de efectos de oficina. Según los especialistas de GA ROUNT-International, que han desarrollado este sistema, la introducción de una única estándar corporativa para trabajar con documentos logrará varios objetivos:
  

  Aumentar la eficiencia de la Oficina: un flujo de trabajo interno unificado de la organización reducirá el tiempo para realizar las tareas;
  

  Fortalecer el nivel de control sobre el trabajo del personal: la cabeza será informada, y qué tareas, su personal decide, cuáles son los plazos para la finalización de la decisión que soy una forma de presentación de los resultados de la decisión; Sobre reducir los costos de servicio del parque informático y minimizar los costos del contenido del archivo. En la introducción del sistema, el modelo de estructura empresarial se construye por primera vez, incluidos todos los empleados que participan en el flujo de documentos, y se ingresa la lista de todos los tipos posibles de documentos, se ingresan sus parámetros y estados. Se introducen los siguientes documentos y hay toda conexión posible con empleados específicos de la empresa, pasando a través de qué documentos pueden cambiar los estados y las líneas de tiempo. Como resultado, todos los empleados trabajan en un solo espacio de información. El sistema le permite trabajar con una amplia gama de aplicaciones. El "Efecto del correo" del servidor incorporado simplifica el proceso de envío / recibiendo un correo electrónico.
  Actividad innovadora en el análisis del sistema de gestión empresarial del sistema de gestión empresarial de la empresa.

  2014-02-06

Los flujos de información son un conjunto de mensajes que reflejan objetivamente el desarrollo de procesos económicos, que se transmiten a través de canales de comunicación para la implementación de la administración. Los hilos pueden ser derecho (Desde el subsistema de control hasta el subsistema administrado) y inverso (Desde el subsistema de control hasta el subsistema de control).

El valor de la información está determinado por el complejo indicador probabilístico en el tiempo P (t) en función de las probabilidades de la recepción oportuna de la información P con, su integridad P y su confiabilidad P:

Por lo tanto, es necesario lograr la recepción oportuna de la información útil en cantidad suficiente. Esto proporcionará una toma de decisiones rápida y efectiva.

Un dilema asociado con la toma de decisiones se asocia tradicionalmente con dos limitaciones.

Por un lado, la información recopilada rápidamente en un volumen insuficiente conducirá a una decisión de una distancia de Rational, hasta una errónea.

Por otro lado, la información de recolección demasiado larga puede llevar a una disminución en la relevancia de la decisión en sí (hasta la pérdida total de relevancia).

El valor clave es la utilidad (relevancia) de los flujos de información separados por las características clave presentadas en la FIG. 22.1.

Higo. 22.1. Clasificación de flujos de información.

Las cantidades crecientes de flujos de información desempeñan un papel controvertido. Por un lado, cuanto más información, mayor será la posibilidad de encontrar una parte útil para tomar una decisión. Por otro lado, de acuerdo con los estudios estadísticos, un aumento de dos veces en la cantidad de información (es decir, un aumento del 100%), se acompaña de un aumento en su parte útil de no más del 20%. Esto significa que 80% para más información No es útil. En estas condiciones, la búsqueda de algoritmos de asignación efectiva del flujo general de información, parte útil, se desempeña gran importancia para la adopción de soluciones de gestión racional.

Empresa de producción Si lo consideramos desde un punto de vista administrativo de dos subsistemas de la gestión y manejable o sujeto y la instalación de control relacionada con los canales de transmisión. El objeto de control se puede consagrar como un sistema que transforma los recursos en la entrada de los cuales los productos básicos vienen con materias primas, fuerza laboral, etc., y el rendimiento se produce por la producción. Los enlaces de información del sistema de producción con un entorno externo se pueden enviar a dos entradas y un canal de salida.

En uno de los canales de información de entrada, se recibe información de estructuras externas, que determinan las condiciones de la empresa, teniendo en cuenta los planes de producción y actividades económicas, así como las regulaciones de uso de recursos. La combinación de esta información determina las condiciones y afecta la tecnología de lograr los objetivos de la organización.

La segunda entrada de información representa los efectos perturbadores que provienen del entorno externo. Un ejemplo de factores perturbadores son las violaciones de los plazos para el suministro de materias primas y materiales, una disminución en su calidad, un cambio en las condiciones de venta de productos, violación de obligaciones contractuales, empresas por ajustes, etc. Además de estos factores de perturbaciones. , que proviene del entorno externo, se pueden producir efectos perturbadores en los sistemas de mayor producción. Por ejemplo, averías de equipos, violaciones aleatorias de regímenes tecnológicos, la enfermedad de los empleados de la empresa, etc.

La salida de información del sistema de producción es un canal para transmitir información a organizaciones externas, por ejemplo, un sindicato o ministerio, que incluye a esta empresa o autoridades fiscales, etc. En cualquier sistema de gestión, el sujeto y el objeto de gestión están relacionados canales de informaciónA través de los cuales se transmiten los impactos administrativos y la información sobre el estado del objeto de control.

El organismo de gestión empresarial en la versión clásica de tres niveles consta de tres capas. En el interior y fuera de estas capas circulan flujos de información. De arriba a abajo: la exposición al control, la información de abajo hacia arriba, la información de intercambio horizontal entre objetos internos de un nivel, así como entre objetos internos y externos.

El mecanismo de control en sí incluye personal de gestión, red de computadoras, Financiera, información y otros recursos. El problema de la gestión de la producción se reduce a la gestión racional de los flujos de recursos (material, energía, financiera, información, etc.).

Capítulo 2. Gestión de flujos de información de empresas industriales basadas en la optimización de la gestión de documentos.

2.1. Frecuentes de información de la empresa: estructura y características de la construcción.

En general, el campo de información de la empresa se puede dividir en su propio y externo. Propio El campo de la información combina información que está emergiendo dentro de la empresa. Dicha información debe atribuirse a 1:

Datos contables y otros informes obligatorios para los períodos actuales y pasados;

Documentos primarios de contabilidad, comercio y contabilidad operacional;

Órdenes y órdenes de la cabeza y gerentes de todas las unidades (escritas y orales);

Gestión de documentos internos de datos (papel y electrónica);

Los resultados de su propio análisis de las actividades financieras y económicas;

Otros datos (por ejemplo, los resultados de la encuesta de los empleados de la empresa).

Es importante tener en cuenta que la calidad de su propio campo de información de la empresa depende principalmente de la posición de la propia empresa (en primer lugar, la administración). Una estructura de gestión organizativa clara, una distribución racional de los deberes funcionales entre el personal, la contabilidad confiable y conveniente sobre la base de los sistemas automatizados modernos, un esquema de gestión de documentos bien pensados \u200b\u200bcontribuye a la mejora y el desarrollo del campo de la información, que, A su vez, conduce a mejorar la calidad de las decisiones de gestión. Por el contrario, el ignoramiento de la recaudación, el procesamiento y el análisis de información interna está cargada de problemas graves al administrar los procesos de negocios en la empresa. Sin embargo, la optimización del campo de información interna de la tarea de la empresa es bastante simple con respecto al campo externo.

El hecho es que su propio campo se forma a expensas de fuentes internas de información que se pueden verificar fácilmente para completar y precisión. En el caso de un campo externo, esto no está garantizado. El número de variedades de información externa y sus fuentes es mucho, por lo que nos limitamos a la lista de Main:

Leyes, decretos, órdenes y otros documentos reglamentarios del nivel federal;

Actos regulatorios de la industria, nivel regional y local (a menudo contradictorio);

Comentarios sobre los actos regulatorios anteriores (prensa, otros medios, bases de datos, internet);

Datos sobre el estado de la industria (medios de comunicación, internet, los resultados de la investigación registrada);

Datos sobre el estado de la economía global (medios de comunicación, bases de datos, internet);

Información de los clientes (comentarios);

Conclusiones de consultores y expertos, los resultados de la investigación y auditorías externas (personalizadas) de marketing.

Enumere brevemente los principales problemas que surgen al crear un campo de información externa.

Información parcial. En algunos casos, la fuente no da toda la información, sino parte de ella. Al mismo tiempo, no está claro dónde y cómo encontrar la información faltante.

La falta de actividad de la información. Parte de la información (especialmente en algunos medios e Internet) parece ser dudosa, y en algunos casos y falsos. Sin embargo, pueden no ser otras fuentes, y luego debe tener en cuenta dicha información o para renunciar a ella.

Contribuibilidad de la información. Algunas fuentes contradicen a los demás, y es imposible definir definitivamente una fuente confiable.

Redundancia de la información. La información es demasiado detallada, y se necesita un esfuerzo considerable para resaltar la parte del negocio.

La heterogeneidad de la información. La información de diferentes fuentes viene en una forma diferente (en papel, por vía oral, por correo electrónico, en forma de gráficos y tablas, en forma de archivos de Internet de codificación diferente, etc.). Es bastante difícil organizar la unificación de dicha información para un mayor almacenamiento y procesamiento en una sola tecnología.

Como se puede ver incluso a partir de esta breve lista de problemas, la formación y el mantenimiento del campo de información empresarial en buen estado es una tarea muy difícil. Sin embargo, es necesario resolverlo, ya que el precio de un error de gestión serio es inconmensivamente mayor.

Se enfrentará con el flujo externo e interno de la información para que el gerente pueda tomar decisiones efectivas y realizar con éxito los asuntos de la compañía, este es el propósito del sistema de gestión de la información (SI).

En la mayoría de los casos, los sistemas de gestión de la información de las empresas se usan más a menudo lo suficiente como para ser utilizado solo como un medio para automatizar ciertos procesos, para recopilar y procesar una variedad de información y resolver otras tareas locales, intersectando sospechosamente con la línea general de desarrollo de la empresa.

Un concepto integral fundamentalmente nuevo de crear un sistema de información corporativa (KIS) a diferencia de la mayor parte del IU existente debe centrarse en resolver los objetivos estratégicos de la Compañía, incluida una reducción en las partes de costos beneficiosas del presupuesto y los costos del producto, mejorando la eficiencia de la gestión. y asegurar su atractivo de la inversión., Reino Unido: la reposición del Reino Unido de los mercados de ventas existentes y dominar nuevas actividades. Por lo tanto, se puede decir que este sistema corporativo es la plataforma basada en un nuevo modelo de negocio avanzado de una empresa de negocios es una empresa rentable y de alta rentabilidad, y la compañía tiene acceso a un nuevo nivel de competitividad.

Se propone considerar las características distintivas de IUS y KIS (Figura 2.1).

Por lo tanto, los sistemas de gestión de la información con mayor frecuencia se utilizan lo suficientemente suficientemente utilizados como un medio para automatizar ciertos procesos, para recopilar y procesar una variedad de información y resolver otras tareas locales, encajando lo suficiente con la línea general de desarrollo de la empresa.

A diferencia del IU, entre los componentes del KIS, que garantiza la actividad efectiva de la compañía en su conjunto, es un único sistema de gestión de la empresa, sistemas de control automatizados para procesos tecnológicos, complejos de red y telecomunicaciones del sistema de transmisión de información de telemetría, SI-SISTEMAS DE SOPORTE DE VIDA, Internet y soluciones de intranet.

El sistema de información corporativa es estrictamente como un solo complejo de software y soluciones técnicas y organizativas que cubren todos los procesos de producción, tecnológicos, financieros y económicos y combinan todas las unidades empresariales en un solo espacio de información.

El círculo de tareas específicas resueltas como resultado de la creación de un sistema de información co-temporal incluye:

Asociación en un solo espacio de información de la mayoría de los controles territoriales de los objetos y divisiones de la empresa;

Transmisión de alta velocidad sobre canales de comunicación de cualquier tipo de flujos de información;

Apoyo las actividades de todas las divisiones y objetos de la empresa;

Automatización de todos los procesos tecnológicos y empresariales de la empresa, control operativo y gestión de procesos, transporte y ventas de pro-producción, asentamientos mutuos con consuentes y proveedores, gestión de personal, etc.;

Medios poderosos para procesar y analizar la curiosidad obtenida, el cálculo del costo planificado y real del pro-duke;

Asegurando el nivel requerido de seguridad y protección. recursos de información Empresas.

Figura 2.1. - El proceso de transformación del sistema de gestión de la información de la empresa al sistema de información corporativa.

El resultado principal de la implementación del sistema de información corporativa debe ser la creación de un mecanismo de gestión eficaz y eficiente, que cubra los procesos de negocios: financiera y producción, tecnológica, comercialización, ventas, etc. Como resultado, la Corporación se extiende a un nivel de gestión y planificación cualitativamente nuevo.

Aumenta el rendimiento a expensas:

Establecer la disciplina de pago y el control claro sobre los cálculos, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar y los becarios sobre ellos;

Gestión efectiva de todos los tipos de recursos y creando un sistema flexible de su planificación estratégica y operativa.

La reducción de costos se produce debido a:

Optimización de políticas contables y fiscales, la introducción de un mecanismo uniforme para calcular y pagar impuestos;

Las posibilidades de redistribución operacional de los flujos de materiales.

Al mismo tiempo, el atractivo de la inversión aumenta mediante el uso de los estándares mundiales generalmente aceptados de contabilidad y "transparencia" de los flujos financieros y económicos, así como la calidad y la eficiencia de los RA-Bots de cada unidad empresarial. Este último se debe a:

Creación de un solo espacio de información para sistemas tecnológicos y de negocios, creando de una sola base Conocimiento de la empresa;

Introducción de estándares intracorporados y uso de una única tecnología de procesamiento de información en todos los niveles de gestión;

La introducción de sistemas de gestión de documentos electrónicos, que podrán organizar racionalmente los flujos internos y externos en formación;

Organizaciones de control personal claro sobre la ejecución de pedidos, órdenes.

La formación de un solo campo de información de la Compañía se basa en obtener información de diferentes fuentes. Por lo tanto, para garantizar su uso efectivo, se deben tener en cuenta varios principios que garantizan el resultado del apoyo a la información. Al organizar el apoyo formal, es necesario proceder de una serie de disposiciones (principios) de OS-NEW).

El principio de interacción. Bajo, se entiende como las principales directrices que median el objetivo, el contenido y las formas de cooperación empresarial en la empresa.

El principio de legalidad. Bajo, se entiende por el cumplimiento ubicuo, incondicional y preciso de todos los funcionarios y divisiones de la legislación vigente.

El principio de paridad (igualdad) de las partes y la división de su competencia.

Principio de confidencialidad. El valor y la confidencialidad de la mayoría de la información utilizada en la interacción de la participación, implica la necesidad de no fumar de los secretos estatales, de servicio y comerciales, otra información protegida por la ley, lo que garantiza la integridad y la cobertura hasta la cobertura de los datos.

El principio de compensación. La cuestión de la compensación es rica en OGOV en contratos separados o en actos normativos relevantes.

El principio de compatibilidad de la información. Sin implementación tecnologías de la información Una interacción efectiva entre las unidades es imposible. Al procesar en gran medida Mas-Sivov, una variedad de información, los medios técnicos que realizan esta tarea deben "comprender" entre sí, que se logran a través de los principios generales de compatibilidad de la información. Este principio debe basarse en el desarrollo de todos los sistemas de información complejos asociados con la necesidad de su interacción.

El sistema de información corporativa para administrar una empresa media o grande debe ser inherente en los siguientes signos:

Alta funcionalidad;

Arquitectura modular;

Alto rendimiento;

Alta flexibilidad de acuerdo con los requisitos del cliente;

Configuración flexible del lugar de trabajo;

Delimitación centralizada de poderes de los usuarios;

Cumplimiento total de actos regulatorios y legislativos;

Orientación en entornos técnicos y de software asequibles.

La estructura funcional del sistema de información de la empresa se presenta en la Figura 2.2.

Figura 2.2. - La estructura interna del sistema de información de la empresa industrial.

Como parte del subsistema de "contabilidad operacional", se implementan las siguientes funciones:

a) Ventas: realización de contratos para el suministro de productos; Formando pedidos de envío de productos; Transmisión de datos en un condominio de contabilidad financiera; establecer una conexión con los decretos aduaneros (GTD); Imprimir pedidos y recibos de seguros; Fortificación de envíos de productos; manteniendo una "línea de crédito" del cliente;

b) almacenes de materias primas y materiales: registro de recibos y documentos de carrera; Registro de facturas para la re-cumplimiento interno; registro de gastos generales comerciales; contabilizando objetos de bajo valor y alto libre; Formación de datos para los sectores de liquidación con proveedores y contratistas, la formación de informes sobre el movimiento del TMC;

c) Sistema de contabilidad de transporte ferroviario: contabilidad de cuentas personales; Contabilidad de servicios de hierro doro-gi; monitoreo de pruebas esperadas y efectivo en el camino; Formación de documentación de informes y otros.

En el subsistema de gestión financiera, se están implementando los siguientes tipos de trabajo:

a) Deudores / prestamistas: cálculos con deudores para productos enviados; conducción de operaciones mutuas; realizando operaciones de factura; contabilidad de contratos de exportación; Análisis de los bits y pagar por pagar;

b) Operaciones bancarias: registro de documentos bancarios; Saldos contables en cuentas; Operaciones para la venta / moneda de acoplamiento;

c) Planificación y análisis financiero: compilación del presupuesto y control consolidado de la compañía de su ejecución; Análisis detallado de la condición financiera de la empresa; contabilidad monetaria en los ingresos de la compañía;

d) Contabilidad: Formación automática de un Provo-Dock en el libro principal sobre la base de documentos primarios, plan flexible en construcción de cuentas contables, la formación de todas las publicaciones contables en el sistema, la formación de un saldo contable.

Las siguientes funciones se implementan en el subsistema de producción:

a) Cálculo del costo planificado de los productos Configuración flexible del programa de producción, el cálculo de la necesidad de productos semiacabados, la formación de un cálculo consolidado y desplegado, cálculo del costo comercial, análisis de rentabilidad, análisis comparativo de el costo,

b) El cálculo y análisis de los costos de producción, el formulario y el análisis del costo de producción de los productos en virtud de artículos de costo, el análisis de costos de 1 rubloso de productos básicos, un análisis comparativo de la alegación planificada y real;

c) Almacén de productos terminados, contando con la recepción de productos al almacén, contabilidad del consumo de productos terminados, formación de informes sobre el movimiento de productos terminados.

En el subsistema "Herramientas fijas", se implementan funciones:

(a) contabilidad de activos fijos, preparación de documentación sobre la hipoteca, eliminación y movimiento de activos fijos, el cálculo de las deducciones de depreciación; Contabilizando el movimiento de activos fijos, la formación de la estructura de edad del equipo, etc.;

b) Implementación y otra disposición de activos fijos, preparación de facturas, contabilidad de los ingresos de la implementación de activos fijos, informes.

Se implementa el subsistema "Administrador del sistema":

a) El control de acceso es un ajuste flexible de poderes del usuario en el subsistema, la organización de grupos de usuarios, restringiendo el acceso a los datos de las divisiones individuales;

b) integridad de los datos; Sistema de herramientas de pro-gramo especializadas destinadas a mantener la integridad lógica y física de este sistema; Monitoreo operacional de la acción del usuario; Control estático de usuarios activos;

c) Error de monitoreo de errores del sistema; ocurrencia de con trol, análisis de la causa; salvando el contexto de los errores del desarrollador;

d) Gestión de informes impresos;

e) Configuración de los parámetros del sistema: Configuración en el "Sistema VLA-DELTA"; Configuración a los aspectos específicos de la contabilidad y organización de la actividad económica, estableciendo los parámetros del sistema del sistema; Configuración de la colocación de datos.

La gestión interna de los flujos de información de la empresa se basa en el concepto de gestión de documentos.

El éxito de las actividades de gestión se evalúa en gran medida por cuán rapido y cualitativamente el procesamiento de toda la documentación necesaria, cuyo movimiento se lleva a cabo por ciertas rutas de la colocación o recibo a la organización que se enviará a organizaciones o depósito de intereses. Este movimiento de documentos se denomina flujo de documentos 1. Debe organizarse de tal manera que no haya retrasos y grupos de documentos en el lugar de trabajo. Para este propósito, en las organizaciones es necesario desarrollar las rutas de documentos y establecer el momento específico de su estadía de cada intérprete, para monitorear su paso en todos los lugares de trabajo. El procedimiento para el movimiento de documentos puede representarse de la siguiente manera (Figura 2.3).

Figura 2.3. - Esquema de movimiento de documentos en la empresa.

La organización correcta del trabajo con los documentos depende de cuán claramente se descargan las funciones y deberes entre los empleados de la empresa. El conocimiento exacto de sus deberes aumenta la responsabilidad de cada empleado y elimina la duplicación de las operaciones cuando se trabaja con documentos.

De acuerdo con el propósito de crear documentos se dividen en:

Dispensadores (orden, indicación);

Organizativo (posición, charter, instrucción, protocolo);

Información y referencia (referencia, notas explicativas de informes, ley, letra de servicio, telegrama, mensaje telefónico, faxograma, contabilidad de rack de viaje);

Personal (autobiografía, declaración, poder del abogado).

Se pueden distinguir tres grupos de documentos en la documentación de la administración:

Interno (creado en la organización y no conllevación): documentación administrativa, de referencia e información;

Entrante (ingresando a la organización). Estos incluyen documentos de mayores órganos de gobierno (decisiones, decisiones, órdenes, instrucciones, orientación y cartas metodológicas), documentos de otras organizaciones (cartas, decisiones, actos), la apelación de los ciudadanos, etc.;

Saliente (enviado a otras organizaciones) - letras, documentación programada de informes.

Los documentos se distribuyen a la organización de acuerdo con las unidades y artistas divertidos de KZTSI. Estas funciones están consagradas en las disposiciones de las unidades estructurales y en instrucciones oficiales de los artistas.

Procesando documentos entrantes.

Documentos entrantes (es decir, la correspondencia completa celebrada en la orientación por correo, telégrafo, fax o de otra manera) debe transmitir el procesamiento. Un empleado de la expedición verifica principalmente la exactitud de la administración de la correspondencia, su preservación (la ausencia de daños en el envasado, la integridad de los materiales enviados, etc.). Todos los sobres se abren, excepto la correspondencia personal. Los sobres se destruyen, con la excepción de los casos en que la envoltura contiene la "confidencial" o "urgente", así como si la dirección del remitente, las fechas de envío y recibos se ven afectados por solo en el sobre. El procesamiento expedicionario de los documentos debe implementarse el día de su recibo a la organización.

Luego, los documentos entrantes están ordenados por registrados y no registrados. No todos los documentos entrantes están sujetos a registro. La propia organización determina la lista de documentos no registrados. Como regla general, cartas de felicitación, catálogos, publicaciones impresas (folletos, revistas), reuniones, etc.

En documentos registrados, el sello de registro se afilita, que contiene el nombre de la organización, la fecha de llegada del documento, su número.

Los documentos entrantes se tratan previamente en la bodega, donde se distribuyen para fluir:

Líderes de la organización, por consideración obligatoria;

Divisiones estructurales - para la ejecución. Los documentos que se realizan varias divisiones se multiplican y se transmiten simultáneamente a todos los artistas.

El jefe de la organización, habiendo considerado el documento, determina el Islemaker, le da instrucciones claras y específicas y establece los plazos reales. Estas directrices se elaboran en forma de un corte en el propio documento. La información sobre el ejecutante y la fecha de ejecución del documento son registrados por el Secretario referencial a la revista de registro y sirven como base para tomar un documento para controlar.

El documento con la resolución del administrador se transfiere al contratista y está en su trabajo hasta la decisión final del tema. El trabajo de COG-sí en el documento se completa, en el documento es la marca de su ejecución y dirección en el caso. Después de eso, el documento, junto con una copia de la respuesta, se transfiere al Secretario, referirse a la carpeta.

Procesando documentos salientes.

Salientes son los documentos enviados de la organización. Su procesamiento incluye los siguientes pasos:

Elaborando proyecto de documento por el contratista;

Coordinación del proyecto de documento;

Verificación de la designación del proyecto de documento;

Firmando el documento por la cabeza;

Registro de documentos;

Enviando un documento al destinatario;

Costura de la segunda instancia (copias) del documento en el caso.

El borrador del documento es elaborado por el contratista y se acuerda con funcionarios interesados \u200b\u200bo subdivisiones estructurales. Antes de la transmisión del documento preparado en la firma, el contratista debe verificar el contenido del documento y la conexión a ella, la exactitud del documento, la presencia de los detalles necesarios. Los documentos salientes se emiten en dos copias, con la excepción de los faxes y teléfonos, que están en una instancia.

El borrador del Documento preparado se presenta a la firma al jefe de la organización. Después de firmar por el jefe de dos copias, el documento está registrado en el registro de los procedimientos de los procedimientos.

El procesamiento expedicionario de los documentos salientes incluye el dolor, el embalaje, el diseño envío postal Y para la entrega en la división de la comunicación.

Documentos internos - Se trata de documentos que se preparan, se emiten y se ejecuta dentro de la propia institución. Su falta de cocina y su diseño se llevan a cabo de acuerdo con los médicos generales del diseño de los documentos salientes e incluyen los siguientes pasos.

Mejora de los flujos de información en el sistema de gestión.

1.2. Proceso de comunicación ................................................ .......................

1.3. Gestión de soporte de información y su composición. Flujos de información .................................................. .................................................. .............. catorce

2. Aspectos de reuniones de la investigación de los flujos de información ......................................... ................................................ .. ............... .. dieciocho

2.1. Métodos de investigación de apoyo a la información ........................... 18

2.2. Métodos gráficos y de matriz para investigar información ............... 21

2.3. Aplicación de tecnologías CASE para el diseño del sistema de información ....................................... ... ............................................... ... ............................... 29.

3. Mejora de los flujos de información en el sistema de gestión de OJSC "Electroagregat" .................................... .... .............. 37.

3.1. análisis diagnóstico de enlaces de información entre las unidades funcionales de la empresa ......................................... . ..............................

3.2. Construyendo un modelo gráfico y matriz de documenuts ........

3.3. Justificación de las instrucciones para mejorar los flujos de información 43.

Conclusión ................................................... .............. .................................... .............. 44.

Lista de referencias utilizadas .............................................. 45

Aplicaciones ................................................... .................................................. 46.

Introducción

1 Gestión de la empresa: Presentación del sistema.

1.1 Composición del subsistema de gestión.

Un análisis de la Organización de Administración es un proceso integral interconectado de estudiar la estructura y el contenido del ciclo de gestión, organizando el trabajo de gestión, la información, el apoyo técnico y matemático, la composición de los órganos y los costos de gestión. El análisis es la primera etapa y el punto de partida para el desarrollo de cualquier mejora evento. Le permite caracterizar completamente los elementos, las unidades estructurales y los niveles del sistema de control, evaluar su condición y justificar las instrucciones para un mayor desarrollo. Dependiendo de las metas y tareas, el análisis puede cubrir diferentes partes del sistema de control, tiene un grado de detalle diferente y finaliza con la preparación de diversos materiales, pero la base metodológica y las posiciones de análisis iniciales siguen siendo uniformes.

El análisis consta de tres etapas interrelacionadas de trabajo:

Recopilación de información sobre la organización del estado de gestión, elementos individuales, procesos y objetos en las industrias estudiadas y similares;

Descripciones del proceso o objeto analizados utilizando un sistema de indicadores y estableciendo una conexión entre ellos;

Procesando el sistema formado de indicadores por diversos métodos y técnicas con el fin de resolver las tareas.

Realizar la primera etapa de análisis es una información y formación de trabajo. La segunda etapa está relacionada con la selección del sistema de indicadores que caracteriza el estudio de la organización de gestión en estudio; Desarrollo de métodos para medir y describir sus relaciones. La tercera etapa del trabajo se lleva a cabo de diferentes maneras, dependiendo de las características del objeto que se está analizando y la tarea asignada al análisis con un grado diferente de uso de métodos de alta calidad y cuantitativos.

El proceso de gestión se puede considerar en la estática, es decir, como congelado en algún momento, y en la dinámica (teniendo en cuenta el movimiento y el desarrollo).

Un análisis de la organización de gestión puede tener una naturaleza completa (integral) o estudiar parte del sistema (análisis temático); tal vez global , que afecta a todos los niveles principales y enlaces de control, o lan , tocando un nivel o nivel.

En su totalidad, la secuencia del proceso de análisis del sistema incluye 9 etapas:

I. Formulación del problema.

II. Estudiando el estudio (construyendo un árbol "típico" de los objetivos).

III. Dibujando el modelo del objeto de control.

IV. La predicción del estado futuro del objeto de gestión; Evaluación de riesgos"

V. Sistema Diagnóstico y formación de alternativas para el desarrollo de un sistema administrado.

Vi. Alternativas de selección.

Vii. Implementación del programa de eventos.

Viii. Desarrollo del sistema de control de lógica de información.

Ix. Diseño e implementación de un sistema de información automatizado para controlar los procedimientos.

La implementación de las primeras siete etapas del proceso hace posible tomar una decisión en el nivel superior de gestión, independientemente de si un sistema de gestión empresarial automatizado (AUTA) opera en la empresa. La implementación de las últimas dos etapas le permite automatizar la recopilación y el procesamiento de la información para la adopción de soluciones estándar por parte de los gerentes medios.

I. Formulación del problema. Antes del inicio del estudio, la tarea objetivo está formulada. Si los administradores no tienen experiencia en la solución de la tarea o no resuelve métodos tradicionales, la tarea se traduce en el rango de problemas (pregunta problemática).

II. Estudiando el estudio (construyendo un árbol "típico" de los objetivos). Para resolver el problema formulado que enfrenta el sistema, es necesario un estudio exhaustivo de muchos problemas en contacto con el problema. Pero cada pregunta, a su vez, está relacionada con un elemento particular del sistema. Pronto este escenario en muy general La combinación de factores que supuestamente pueden influir en la pregunta problemática. Además, un grupo de factores será relevante para el entorno externo, el otro, a la competencia de los gerentes de la empresa en estudio. Como resultado, es necesario determinar claramente la gama de temas que deben incluirse en el estudio.

III. Dibujando el modelo del objeto de control. El modelo pronóstico se puede ver como un derivado diferente del método utilizado en el pronóstico. Para predecir el estado de los objetos económicos a nivel empresarial, los modelos creados por métodos de estadísticas matemáticas son bastante confiables: las tendencias, las dependencias lineales por partes, las diferencias finales, las funciones de producción (incluida la regresión) y las evaluaciones de expertos. Con su compilación, informes y datos estadísticos sobre el trabajo de la empresa, se utilizan los resultados de las encuestas de cuestionarios, los indicadores de referencia de las empresas relacionadas.

IV. La predicción del estado futuro del objeto de gestión; Evaluación de riesgos". Los modelos desarrollados en la tercera etapa se utilizan en los pronósticos de los indicadores económicos más importantes de la empresa. Con la mayoría de las veces, a nivel empresarial, se utilizan estimaciones previstas obtenidas por las tendencias, las regresiones y las funciones de producción de las especies de energía. Es deseable que el intervalo de predicción exceda un tercio del intervalo proporcionado por los datos de informes. En el pronóstico, también puede esperar cambios cualitativos en los factores incluidos en el modelo. Una parte importante de los cálculos de pronóstico es definir la probabilidad de su ejecución (o "riesgo de ocked").

V. Diagnóstico del sistema y formación de alternativas al desarrollo de un sistema administrado (identificación de áreas de mejora de las actividades de producción y formas de implementar). Diagnóstico de los estados del sistema administrado: la etapa responsable del análisis del sistema del problema. El diagnóstico le permite identificar la naturaleza de las dependencias entre los parámetros del sistema y aclarar los factores de los objetivos de logro, evalúe la cantidad total de reservas en diferentes campos de actividad de la empresa. Durante el diagnóstico abierto " lugares estrechos"En el sistema de gestión y producción, se caracteriza el sistema de" nivel organizativo y técnico ". Para el diagnóstico, además de informes y datos estadísticos, los resultados de entrevistas directas con gerentes de diferentes niveles y funcionarios y trabajadores ordinarios, los resultados. de la encuesta también se utilizan. en algunos casos, es recomendable para atraer a la información estadística de las empresas relacionadas. para aclarar los factores de la consecución de los objetivos y evaluación del nivel organizativo y técnico, formalizados métodos (estadísticos) y métodos de seguimiento de expertos son atraído. Los enfoques se conocen cuando los factores se especifican por selección en las direcciones de las actividades de gestión "áreas de resultados clave".

En el caso de que la empresa ya funcione, la ACU y el trabajo están en marcha. desarrollo adicional (Consulte los pasos del análisis del sistema VIII e IX), en la etapa de diagnóstico, también se estudian los métodos de fabricación de gerentes (gerentes) de las decisiones.

Vi. Alternativas de selección. Desde el conjunto de medidas formadas en el proceso de diagnóstico, los métodos matemáticos o gráficos se seleccionan por aquellos que satisfacen las restricciones externas e internas sobre los criterios de recursos y selección para la alternativa óptima.

Vii. Implementación del programa de eventos. Para la organización racional del trabajo en la etapa de implementación, es necesario:

Edición del fin de la gestión de la empresa en la preparación del programa de desarrollo;

Formación de brigadas integradas para realizar secciones del programa;

Elaborando un horario de red para la implementación del programa;

Organización del grupo de coordinación;

Atrayendo para resolver las cuestiones más difíciles de las organizaciones de investigación (consultoría);

Inclusión en el grupo de coordinación de uno de los especialistas empresariales,

Ejecutó una gran responsabilidad (esta persona realizará las funciones del "organizador" y "analista" y garantizará la representatividad de las recomendaciones generadas por las brigadas).

Si la empresa aún no ha implementado el ASUP, el programa incluye el trabajo de diseño en las tareas de gestión de la automatización. En los casos en que Asup ya está funcionando, el programa de desarrollo puede contener medidas para modernizar el sistema de información automatizado, que aumentará la calidad y el número de información sobre los objetos administrados.

Viii. Desarrollo del sistema de control de lógica de información. En esta etapa, se definen los procedimientos de información por la que se calculan los valores de los indicadores que caracterizan el estado de factores. En primer lugar, el ASUP incluye todas las tareas en las que se calculan los valores de los indicadores que caracterizan los factores del nivel inferior del árbol objetivo. Todas las tareas (cálculos de procedimiento) están vinculados (si es posible) a la gráfica; Por lo tanto, éste se convierte en una base de información de varios niveles del árbol de destino.

Ix. Diseño e implementación sistema automático al sistema de control. La secuencia de diseño de los procedimientos de ASUP debe ser tal que los procedimientos ubicados en niveles superiores El esquema de lógica de información se ha implementado más acelerado, ya que con su información de ayuda utilizada por los procedimientos a niveles más bajos se formarán. Al mismo tiempo, es necesario tener en cuenta la relación informativa de las prioridades seleccionadas con los demás; La apariencia de este factor se debe al hecho de que en el diseño de un sistema de información automatizado o su mejora, no solo se lleva a cabo la intensidad laboral y el consumo de tiempo. trabajo informáticoPero la necesidad de integrar matrices condicionalmente permanentes. El hecho es que algunas tareas no complicadas (y tal vez incluso económicamente no rentables) aún deben resolverse en una computadora, ya que sus resultados son necesarios para otros cálculos.

La abrumadora mayoría de la información para el diseño de los procedimientos ASUP se forma en las etapas V y VIII del análisis del sistema.

Por lo tanto, la calidad y la velocidad de diseñar nuevos procedimientos de ASUP dependerán de la calidad del diagnóstico, acelere así el proceso de adaptar el sistema de control a las condiciones cambiantes de la empresa.

1.2 proceso de comunicación

A menudo sucede que el mensaje transmitido resulta que se entiende incorrectamente y, en consecuencia, el intercambio de información es ineficaz. John Maiser, un destacado investigador en el campo de la gerencia, indica que, como regla general, solo el 50% de los intentos de intercambio de información llevan a un consentimiento mutuo de la comunicación. La mayoría de las veces, la razón de tan baja eficiencia es olvidar el hecho de que la comunicación - este intercambio.

En el curso del intercambio, ambas partes desempeñan un papel activo. El intercambio de información se produce solo si un lado "ofrece información", y el otro lo percibe. Para que sea así, debe prestar mucha atención al proceso de comunicación.

Proceso de comunicación - Este es el intercambio de información entre dos o más personas.

El objetivo principal del proceso de comunicación es garantizar una comprensión de la información que sea objeto de cambio, es decir, Mensajes. Sin embargo, el hecho de la información de cambio en sí no garantiza la efectividad de la comunicación que participa en el intercambio de personas. Para comprender mejor el proceso del intercambio de información y las condiciones para su efectividad, las siguientes etapas del proceso deben destacarse en las cuales dos o más de la gente.

En el proceso de compartir información, puede seleccionar cuatro elementos básicos.

1. Remitente, La persona que genera ideas o la recopilación de información y la transmite.

2. Mensaje, En realidad la información codificada con símbolos.

3. Canal, Herramienta de transferencia de información.

4. Recipiente, La persona que está destinada a información y que lo interpreta.

Al intercambiar información, el remitente y el destinatario pasan varias etapas interconectadas. Su tarea es hacer un mensaje y usar el canal para su transferencia de tal manera que ambas partes entiendan y dividan la idea original. Es difícil, porque cada etapa es al mismo tiempo un punto en el que el significado puede distorsionarse o perderse completamente. Estas etapas interrelacionadas son las siguientes:

1. El origen de la idea.

2. Selección de codificación y canal.

3. Transferencia.

Estos pasos se ilustran en apéndice 2. En forma de un modelo simple del proceso de comunicación.

Aunque todo el proceso de comunicación se completa a menudo en unos pocos segundos, lo que dificulta la asignación de sus etapas, es necesario analizar estos pasos para mostrar qué problemas pueden ocurrir en diferentes puntos.

El origen de la idea. El intercambio de información comienza con la formulación de la idea o selección de información. El remitente decide qué idea o mensaje significativa deben ser realizadas por el sujeto de cambio. Desafortunadamente, muchos intentos de intercambiar información se rompen en esta primera etapa, ya que el remitente no pasa el tiempo suficiente para pensar en la idea.

Es importante recordar que la idea aún no se ha transformado en palabras o no adquirió otra forma tal en la que servirá el intercambio de información. El remitente decidió solamente, ¿qué tipo de concepto que quiere hacer el tema de intercambio de información. Para cambiar de manera efectiva, debe tomar un conjunto de factores.

Codificación y selección del canal. Antes de pasar la idea, el remitente debe codificarlo utilizando caracteres usando para esta palabra, entonación y gestos (lenguaje corporal). Dicha codificación convierte la idea del mensaje.

El remitente también debe seleccionar un canal compatible con el tipo de caracteres utilizado para la codificación. Algunos canales bien conocidos incluyen el habla y materiales escritos, así como las comunicaciones electrónicas, incluyendo redes informáticas, correo electrónico, cintas de video y videoconferencia. Si el canal no es adecuado para la forma de realización física de los caracteres, la transmisión no es posible. La imagen es a veces digno de miles de palabras, pero no cuando la transmisión de mensajes por teléfono. De manera similar, una conversación simultánea con todos los empleados de inmediato. Puede enviar notas memorables que predicen las reuniones de grupos pequeños para garantizar una comprensión del mensaje y el estímulo al problema.

Si el canal no se cumple con la idea de la originación en la primera etapa, el intercambio de información será menos efectivo. Por ejemplo, la cabeza quiere advertir al subordinado de la desaparición de las medidas de seguridad adoptadas por las últimas violaciones graves, y lo hace durante una conversación ligera para una taza de café o, envió una nota en la ocasión. Sin embargo, en estos canales, es probable que sea posible transferir la idea de seriedad de violaciones de manera eficiente como una carta oficial o en una reunión. De manera similar, la dirección de la nota subordinada sobre la exclusividad de su logro no transmitirá la idea de cuán importante es la contribución al trabajo, y no será efectiva como una conversación directa con la carta oficial posterior con la expresión de gratitud, así como premio.

El mensaje no debe limitarse al único canal. A menudo es deseable usar dos o mayor número de comunicaciones en combinación. El proceso es complicado porque el remitente tiene que establecer una secuencia de usar estos fondos y determinar los intervalos de tiempo en la secuencia de transferencia de información. Sin embargo, los estudios muestran que el uso simultáneo de herramientas de intercambio y información por escrito generalmente es más eficiente que, digamos, solo el intercambio de información escrita.

Transmisión. En la tercera etapa, el remitente utiliza un canal para ofrecer un mensaje (idea codificada o un conjunto de ideas) al destinatario. Esto es sobre transmisión física Mensajes que muchas personas aceptan erróneamente el proceso de comunicaciones por sí mismas. Al mismo tiempo, como hemos visto, la transferencia es solo uno de los pasos más importantes a través de los cuales necesita pasar para transmitir la idea a otra persona.

Descodificación. Después de enviar el mensaje por el remitente, el destinatario lo decodifica. Decodificación - Esta es la traducción de los símbolos del remitente en el pensamiento del destinatario. Si los caracteres seleccionados por el remitente son exactamente del mismo valor para el destinatario, este último sabrá lo que el remitente había significado cuando se formuló su idea. Si no se requiere la reacción a la idea, el proceso de intercambio de información debe ser completada.

Sin embargo, por varias razones, el destinatario puede dar un poco diferente a la cabeza del remitente, el significado del mensaje. Desde el punto de vista de la cabeza, el intercambio de información debe considerarse efectivo si el destinatario ha demostrado una comprensión de la idea, haciendo acciones que el remitente se esperaba de él.

Antes de hablar de diversos obstáculos para el intercambio de información, es necesario para revelar dos conceptos importantes - la retroalimentación y la interferencia.

Realimentación. Si hay retroalimentación, el emisor y el receptor cambio funciones comunicativas. El destinatario inicial se convierte en el remitente y pasa a través de todas las etapas del proceso de intercambio de información para transferir su respuesta al remitente inicial, que ahora desempeña la función del destinatario.

La retroalimentación puede contribuir a un aumento significativo en la eficiencia del intercambio de información de gestión. Según una serie de estudios, intercambio bilateral de información (con características para la retroalimentación) en comparación con unilateral (no hay comentarios), aunque se necesita más lento, sin embargo, elimina de manera más efectiva las tensiones, más precisas y mejora la confianza en la corrección de la corrección de La interpretación de los mensajes.

Ruido. Los comentarios aumentan notablemente las posibilidades de un intercambio efectivo de información, lo que permite a ambas partes suprimir el ruido. En el lenguaje de la teoría de la transferencia de información, el ruido se llama lo que distorsiona el significado. Fuentes de ruido que pueden crear obstáculos en el intercambio de información varían del lenguaje (en diseño verbal o no verbal) a las diferencias en la percepción, debido a que el significado puede cambiar en los procesos de codificación y decodificación, y a las diferencias en el estado de la organización. entre la cabeza y el subordinado que puede hacer que la transmisión de información precisa.

Los ruidos definidos están siempre presentes, por lo que en cada etapa del proceso de intercambio de información ocurre alguna distorsión del significado. Por lo general, intentamos superar el ruido y transferir nuestro mensaje. Sin embargo, el alto nivel de ruido definitivamente conducirá a una pérdida de significado notable y puede bloquear completamente un intento de establecer un intercambio de información. Desde la posición de la cabeza, debe determinar la disminución en el grado de logro de los objetivos de acuerdo con la información transmitida. EN apéndice 1. El proceso de intercambio de información se representa como un sistema de retroalimentación y ruido.

1.3 Soporte de información de gestión y su composición. Flujos de información

La característica más importante del proceso de gestión es su naturaleza de información. La organización de la implementación de las decisiones tomadas se lleva a cabo a través del sistema de métodos de impacto en los empleados que utilizan información sobre el progreso de la implementación de las decisiones (retroalimentación). Cuanto más precisamente, la información está a disposición del sistema de gestión, más plenamente refleje el estado real y la interconexión en el objeto de control, los objetivos razonables y las medidas reales destinadas a alcanzarlas.

Dado que el gerente en su trabajo se basa en la información sobre el estado del objeto y crea como resultado de sus actividades una nueva información de comandos para traducir el objeto administrado del estado real en el deseado. la información se considera convencionalmente el tema y el producto del trabajo de gestión.

La información, como elemento de control y el tema del trabajo de gestión, debe proporcionar una idea cualitativa de las tareas y el estado de los sistemas manejables y administrativos y garantizar el desarrollo de modelos ideales de su estado deseado.

De este modo, soporte de información - Esto es parte del sistema de gestión, que es un conjunto de datos sobre los elementos de producción y condiciones externas reales y posibles para el funcionamiento del proceso de producción y la lógica de los cambios y la transformación de los elementos de producción.

Asignar dos niveles de características de soporte de información:

- elemental , es decir, el conjunto de datos, características, signos;

- sistémico , es decir, reproducir las relaciones y dependencias entre grupos de clasificación de información implementada en forma de modelos de información.

Con la característica elemental de la información, se estudia la composición de la información, forma y tipos de portadores, su nomenclatura.

Información básica Requisitos de calidad:

Oportunidad;

Precisión (con cierta probabilidad);

Adecuación;

Fiabilidad (con cierto grado de riesgo);

Integridad del sistema de información (calidad y intensidad de recursos de bienes, condiciones en las etapas del ciclo de vida de los bienes de la empresa y competidores, etc.);

Focalización;

Corrección legal de información;

Multopezas de uso;

Alta tasa de recolección, procesamiento y transmisión;

La posibilidad de codificar;

La relevancia de la información.

Cuando el flujo de información es característico, se investiga el movimiento de flujos de información, su intensidad y estabilidad, los algoritmos de conversión de información y el circuito de flujo de documentos correspondientes a estas condiciones objetivas.

Las soluciones son la descripción ideal del estado deseado del objeto y los métodos para lograr este estado. Son un producto de uso limitado, ya que se dirigen a un objeto específico en condiciones claramente descritas. La calidad de las soluciones como producto terminado se manifiesta indirectamente, en las actividades del objeto al que se dirige esta decisión.

Al crear soporte de información, centrarse en promediar, la necesidad alineada de información de gerentes y especialistas [ver pr. 7]. Un lugar especial aquí se trata de la gestión de la gerencia, que refleja las técnicas progresivas y los métodos de organización de la gestión.

En el proceso de organización de la información, es fundamental importancia desmembrarlo en permanente condicional Cumpliendo el papel de regulatorio y variable . Ambos tipos de información basados \u200b\u200ben el análisis de los enlaces de clasificación se organizan en bloques interrelacionados (modelos), lo que puede describir, es decir, caracterizando el proceso en estática o dinámica, componentes que reflejan una situación modelo específica.

El proceso de formación de soporte de información incluye varias etapas:

Descripción del estado del objeto, es decir, fotografía física. Esto asume un conjunto de indicadores y parámetros técnicos y económicos que caracterizan el control y el sistema administrado, con la clasificación correspondiente de estos indicadores;

Modelado de enlaces de clasificación en matrices de información con excreción de dependencias causales, es decir, la formación de modelos estáticos privados;

La reflexión en la información modela la dinámica de los elementos y procesos individuales, es decir, la justificación de las tendencias de los cambios cuantitativos y cualitativos en la producción. En este caso, el cambio cuantitativo implica la corrección de la información, y el cambio cualitativo es su reestructuración parcial o completa;

Modelo de información integrado del proceso de producción, que refleja la relación y la dinámica de los procesos locales y toda la producción.

El procedimiento para la formación determina el enfoque del análisis de la composición de la información. La organización de información predetermina en gran medida al procedimiento para su almacenamiento, registro, actualizaciones, transmisión y uso. Una organización clara de los bancos de datos permite que pueda justificar más plenamente la dirección de movimiento, la intensidad de los flujos, los patrones de su conversión, los métodos de las solicitudes y la recepción.

Por lo tanto, el sistema de soporte de información es un conjunto de datos sobre los objetivos, la condición, las direcciones de desarrollo del objeto y el medio circundante, organizadas en hilos de flujo interrelacionados. Este sistema incluye métodos para obtener, almacenar, buscar, procesar datos y emitirlos al usuario.

2 aspectos metódicos del estudio de flujos de información.

2.1 Métodos de investigación de información.

La implementación de los requisitos para analizar la organización de gestión, depende en gran medida de la calidad y la cantidad de información sobre el estado del objeto analizado. La información debe ser necesaria y suficiente, caracterizar objetivamente a la organización de gestión utilizando características cuantitativamente específicas.

Las principales fuentes de obtener información sobre la organización de gestión actual y las tendencias de su desarrollo son actualmente las siguientes.

Primera fuente - informes de datos y año en curso. Esta fuente hace posible identificar el número y la composición de los empleados involucrados en el aparato de gestión, la cantidad de costos de administración, el costo de la tecnología organizativa y de computación.

Segundo origen - estudio de la documentación de la política. (pedidos, pedidos, protocolos de reuniones, materiales sobre verificación de ejecución, informes de divisiones individuales, etc.) .

Tercera fuente - encuestas especiales. Esta fuente es actualmente la principal.

Actualmente, los datos son importantes. sobre la carga de trabajo de elementos materiales y reales del sistema de control. El objeto de observación en este caso es un objeto separado: una máquina informática, una instalación múltiple, cualquier documento.

Una fuente importante de datos sobre la organización de la gerencia es realización de encuestas especiales. Empleados del aparato de gestión o el equipo de la unidad correspondiente del objeto gestionado.

Estas fuentes de información no se excluyen entre sí. Deben ser combinados, complementarios y enriquecen el material obtenido por diferentes métodos.

Actualmente, se utilizan con éxito varias técnicas de soporte de información. Se diferencian en las características aceptadas del número de información (símbolos, registros, grafins, documentos, etc.), métodos y herramientas de análisis. Los métodos más diseñados pueden considerarse los siguientes métodos.

1) El método de modelado de matrices de los procesos de desarrollo de datos, probado en empresas de construcción de máquinas.

2) Método grafanalítico para estudiar flujos de información, probado en fábricas metalúrgicas.

3) Descripción de la información fluye en forma de un tipo gráfico de madera.

4) El método de los enlaces de información de los cálculos planificados.

5) El método de análisis de investigación de las tareas de gestión, desarrollado sobre la identificación de flujos "cortos".

Estos métodos proceden principalmente de la característica cuantitativa total de la información.

Cada uno de estos métodos tiene su propio alcance: algunos son convenientes para describir los vínculos de información entre divisiones, otras, entre grupos de tareas, tareas individuales y grupos de procedimientos elementales.

La reflexión y análisis más completas y detallados de los flujos de información se pueden obtener utilizando modelos de información que se desarrollan como modelos de matriz . Al mismo tiempo, se usan varias matrices: procesos de materiales y procesos de documentos, gestión de documentos y composición de soluciones y tareas a un nivel específico de gestión, según ciertos grupos de tareas, en diferentes niveles de gestión, etc.

Más a menudo que otros modelos usados \u200b\u200ben forma de matrices y gráficos. Ambos métodos involucran la asignación en el sistema de información en forma de componentes independientes de los datos de origen, intermedios y finales. Esto le permite estudiarlos de forma aislada, que es de importancia fundamental para la necesidad de la necesidad de información externa e interna.

Los modelos de matriz de flujos de información sobre circulación se pueden construir en varias versiones, pero como las matrices básicas son la dimensión del "Documento al documento", "Indicador en el indicador". Al mismo tiempo, los documentos pueden considerarse bloques unificados.

En forma clásica, los modelos de matriz están diseñados para analizar los enlaces de clasificación. Pero también son aceptables para estudiar las características principales del apoyo a la información del aparato de gestión, porque permiten mostrar diferentes grupos de especies y fuentes de información y contribuir a la identificación más completa de la seguridad real y la posibilidad de mejorar las tareas de diferentes tipos.

Método Grafanalílico Los estudios de flujos de información se basan en la representación de su gráfico de información y el análisis de su matriz de adyacencia. Los conteos se pueden construir a nivel de documentos, a nivel de componentes (origen, datos intermedios y externos) y en un nivel sintético (origen y datos intermedios, resultados externos y funcionales).

Sobre la base de los modelos grafanalíticos, es posible identificar el número de especies de la información original, intermedia y eficiente utilizada y obtenida durante el problema de resolver el problema, la frecuencia de uso de diversos datos de información, el uso real de cada indicador en la operación.

Tener los gráficos de las principales tareas y procedimientos resueltos durante el proceso de control, es posible obtener la matriz de arreglos de gráficos, lo que indica la relación entre las tareas y los documentos utilizados en el control. La gráfica de cada tarea y un nivel específico de control le permite establecer una continuidad de información racional, la posibilidad de utilizar los resultados intermedios y finales de esta tarea para otros.

Gráfico estructural Se puede utilizar para calcular la cantidad de información.

Estas técnicas para analizar el soporte de información en conjunto permiten considerar todas las partes en el aspecto semántico del análisis.

2.2 Métodos de investigación de información gráfica y de matriz.

El análisis más completo del soporte de información se puede realizar al construir y analizar el diagrama de bloques de portadores de información en forma de un gráfico de información.

Al justificar los flujos de información, es necesario considerar:

Movimiento de información dentro de la información se apoya en sí (desde el bloque hasta el bloque);

La relación y continuidad de la información en los procedimientos tecnológicos de un subsistema funcional y entre unidades funcionales independientes;

Dirección jerárquica de movimiento de información;

El enfoque y los tipos de información de salida.

Para este propósito, los modelos de información de objetos y procesos que se producen en ellos se utilizan con éxito. Asup crea la posibilidad de transición de los modelos de información de construcción para funciones individuales y controles para construir un modelo de información del control en su conjunto y para la empresa.

El procedimiento de preparación para resolver un grupo de tareas o una tarea separada implica una determinación preliminar de la composición, la secuencia y la relación de los componentes estructurales de los flujos de información que proporcionan el proceso de solución. Los componentes estructurales del flujo incluyen documentos de entrada y salida (nivel de análisis funcional), matrices de la información original, intermedia y de salida (nivel elemental de análisis), considerando los niveles dedicados de forma independiente o integrándolos en un solo esquema.

Para fijarse en la composición y el contenido de los flujos de información en el objeto de automatización, la composición constante y la interacción de los elementos de las ACS y los problemas de las tareas, la estructura de los flujos de información en el sistema generalmente se mantendrá sin cambios. Las secuencias y las relaciones de los componentes estructurales definidos de las corrientes son constantes y se pueden encontrar una vez. Para automatizar el proceso de analizar los flujos de información, es necesario crear un adecuado modelo de información. Para este fin, es conveniente usar el aparato de la teoría de los gráficos.

Imagine los componentes estructurales de los flujos de flujo en forma de un vértice del gráfico orientado G \u003d (M, V), los arcos de los cuales reflejan sus enlaces entre ellos. Cada par de vértices MI y MJ está conectado por un arco dirigido desde MI a MJ, solo si hay una transición de información de MI a MJ.

Usando las propiedades de los gráficos, es posible obtener una serie de características importantes de los flujos de información estudiados en el sistema.

Formamos las matrices de potencia de la adyacencia R, R 2, ..., R n y la matriz total. El análisis de las matrices le permite establecer las siguientes propiedades de transmisión. Componentes del pedido MJ está determinado por la ruta más grande que conecta MI con MJ. Es igual al grado de matriz de la adyacencia R n en la que. El valor máximo del componente del componente MJ está determinado por la ruta más grande de MI a MJ para todo el gráfico de información. Los datos iniciales se resaltan de igual a cantidades de cero de los elementos de la columna Argenty Matrix. Con la igualdad, cero las cantidades de los elementos de la línea I se resaltan la salida. Los valores son iguales al número de componentes, respectivamente, incluidos en MJ, y el número de resultados en los que entra. El elemento R IJ Matrix del grado de adyacencia n es igual al número de rutas N, vinculantes MI y MJ. Los elementos R И IJ Matrixes están sumando el número total de todas las rutas de MI a MJ sin cambiar la longitud de la ruta.

Los elementos de la columna no son iguales a cero Matrix R Sum Sum igual a cero, le permite identificar todos los componentes que forman MJ en todas las vías de datos. Los elementos que no son cero Los cuerdas indican los resultados en la formación de la cual se utiliza el elemento MI.

Uso de la matriz adyacente R y el valor del orden Puede determinar la duración del almacenamiento de los componentes que son intermedios con respecto a la salida.

El algoritmo para analizar los flujos de información se representa en forma general en el Apéndice 9. Modificar el algoritmo, puede obtener casi todas las características de la interacción de los elementos en el modelo ACS. El fragmento del modelo real que ilustra el volumen y la complejidad de la relación de los elementos del sistema se proporciona en el Apéndice 10. Para mayor claridad, solo en ella se incluyen las matrices de información individuales y las tareas funcionales. Por esta razón, algunos de los vínculos más significativos entre los elementos en la información de entrada y salida se asignan en el fragmento.

Los gráficos de información y las matrices de adyacencia correspondientes se pueden usar para determinar las cantidades de información sobre problemas, grupos de tareas, subsistemas, el sistema en su conjunto y de acuerdo con cualquier otro componente estructural del gráfico.

Como se muestra arriba, el volumen de datos ingresados \u200b\u200ben el sistema es bastante grande, por lo tanto, su organización efectiva en el nivel del motor es relevante. El análisis de la información para obtener datos de origen para construir o reconstruir el fondo de información creado se lleva a cabo convenientemente en el modelo de gráfico considerado dentro de un solo algoritmo de análisis. Se recomienda analizar las siguientes relaciones:

Revise el número de tareas en las que se utiliza este indicador. Según esta información, el coeficiente de duplicación de datos se calcula en caso de una organización de matrices individuales con datos de origen para cada tarea;

Calcule la matriz de la ocurrencia conjunta de pares de indicadores en las tareas, cuyos elementos muestran el número de tareas en las que se utilizan los indicadores correspondientes. Dichos indicadores se pueden combinar y utilizar en general para ellos por la matriz de información del Fondo de Información Unificada;

Determine el número y la lista de tareas en las que este indicador se encuentra junto con otros indicadores, así como el número y la lista de indicadores. Esto le permitirá identificar los grupos de indicadores que se usan solo juntos y no se usan aparte en ninguna tarea.

El proceso de agrupación de indicadores para tareas puede formalizarse, introduciendo una relación de comunicación entre los grupos en consideración. La relación de comunicación se calcula mediante la siguiente fórmula:

El departamento financiero incluye - 35 formularios, salen - 34 formas de documentos, que es del 13% en la entrada y el 12,7% en la producción;

El Departamento de Planificación y Economía incluye: 32 Formularios, salen - 32 formularios, que es 12% en la entrada y 12% en la producción;

El departamento de marketing incluye: 44 formularios, salga: 41 forma, que es del 16% en la entrada y el 15% en la salida;

El departamento de producción y despacho incluye - 31 Forma, sale - 22, que es - 12% en la entrada y el 8% en la salida.

Los esquemas de movimiento de documentos en estas divisiones se presentan en apéndice.

Por lo tanto, se puede ver que en la entrada de los departamentos, los flujos de información son más descargados que en la salida. Esto sugiere que las unidades funcionales reciclan la información entrante, posiblemente lo simplifican. Para rastrear cómo se procesan y utilizan las unidades, ingresándolos con más detalle, investigamos los flujos de información en la planificación y el departamento económico.

3.2 Construyendo un modelo gráfico y matriz de gestión de documentos.

El sistema de gestión de documentos en la empresa es una muestra de sus actividades de producción y económicas. A medida que la producción mejora, el trabajo cambia. Este cambio se expresa en el surgimiento de formas de documentos nuevos (o eliminar existentes) y el cambio en las rutas de su movimiento.

Para analizar el sistema de procesamiento de datos, es aconsejable dividir todos los documentos que circulan en la empresa para tres grupos principales: planificado, real (informes), regulatorio.

Modelo de matriz (ver archivo adjunto) Los movimientos de información en el Departamento de Planificación y Economía de OJSC "Electroagregat" en las formas de documentos muestran que la actividad principal de la división en este proceso de negocio relacionada con la planificación está dirigida a desarrollar documentos clave que se transfieran al departamento financiero y al departamento de contabilidad, Departamento conexiones externas, Oyotis y Oikhio.

Por ejemplo, se agregan 4 formas de documentos planificados al Departamento Financiero, en el Departamento de Contabilidad - 3, al Departamento de Relaciones Exteriores - 3, en la OOTIS - 3, en las formas de documentos de Oikhio - 3.

Para llevar a cabo un análisis más divergente de la gestión de documentos para PEO, es necesario sobre la base de la matriz del movimiento de documentos en el proceso de negocios a partir de la conclusión del contrato a la venta de productos. ver archivo adjunto Construir una tabla de información ver archivo adjunto .

Aunque entre las unidades y existen relaciones cercanas que complican el proceso de trasladar la documentación para resolver problemas, pero el flujo de datos principal proviene de PEO al departamento financiero. Es importante tener en cuenta que es necesario preservar no solo los vínculos entre las unidades funcionales, sino también las llamadas comentarios. Esto se explica por los siguientes factores:

Separación de divisiones en la resolución de la planificación y las tareas económicas;

Uso descentralizado de las normas para resolver problemas de diversos niveles de planificación.

Esto lleva al hecho de que en el proceso de operación, cada unidad tiene que resolver las tareas programadas. Sin embargo, las tareas principales de la empresa están determinadas por el plan de producción para el año y el plan de producción para el mes.

Para el desarrollo y la aprobación del plan de producción en PEO proporcionan información:

Gestión de marketing y ventas (UMIS) - Proyecto del Plan de Nomenclatura de Producción,

Gestión técnica (TU): proyectos de planes de reconstrucción y reconstrucción, preparación de producción y desarrollo de nuevos y modernizados. Re-equipo técnico y adquisición de equipos; protección del medio ambiente; Consumo de energía remoto, drenaje, servicios de comunicación y reparación de equipos,

Gestión de calidad (CK) - Estimaciones para obtener licencias y costos de certificación de productos,

Gestión de marcos y régimen (UKIR) - Estimaciones de gastos de capacitación técnica y gastos para el mantenimiento del WCR,

El Departamento de Construcción de Capital (OX) es un proyecto de plan de construcción y reparación de capital.

Se proporciona plan de producción anual y mensual:

Dirección Ejecutiva (ID),

Gestión Técnica (TU),

Gestión de manufactura (PU),

Gestión de marketing y ventas (UMIS),

Departamento Financiero y Económico (FEU).

El esquema de trabajo realizado en el desarrollo y la aprobación del plan de producción se presenta en apéndice .

En el proceso de desarrollo y aprobación del plan de producción, se utilizan 13 formas de documentos, que suministran unidades y servicios funcionales que se mencionan anteriormente.

Documentos utilizados en el desarrollo del plan de producción:

Plan de producción de proyectos,

El plan de desarrollo para productos nuevos y mejorados,

Plan de reconstrucción, re-equipo técnico y adquisición de equipos,

Ayuda sobre la planificación de los costos de protección ambiental bajo el departamento de ODOT,

Estimación de gastos de energía, drenaje, servicios de comunicación, reparación de contratistas de equipos,

Plan de los costos esperados de la certificación de trabajo,

Estimación de los gastos para los marcos de formación profesional de la planta de la cabeza OJSC "Electroagregat",

Costos estimados para el mantenimiento del WCR.

Proyecto de plan de construcción de capital y reparación de edificios y estructuras,

Plan para la principal viabilidad de los indicadores económicos,

Plan de proyectos (Mensual),

Precio de productos de competidores.

3.3 Justificación de las direcciones de mejora de los flujos de información.

Para un análisis más detallado de los flujos de información en el PEO del Departamento, calcule la continuidad de los flujos de información para la preparación de un plan de producción mensual.

La continuidad del flujo de información (1), donde t u.nor, t u.ffactividad es la duración del ciclo de gestión, calculado por el período de paso del documento, regulatorio y real.

El plan de producción mensual debe ser elaborado hasta el número 25 del mes anterior anterior. Sin embargo, en la práctica hay ciertas dificultades para desarrollar el próximo plan de producción. Por ejemplo, resoluciones de organizaciones superiores.

A nur para enero \u003d 30 días / 34 días \u003d 0.89,

A nur para febrero \u003d 31 dias / 35days \u003d 0.89,

A nur para marzo \u003d 31 dias / 35days \u003d 0.89,

A nur para abril \u003d 31 dias / 32days \u003d 0.97.

Para nur para APVATAL \u003d (0.89 * 3 + 0.97) /4\u003d0.91.

Basado en una cierta continuidad de los flujos de información para cada mes, se puede ver que es más o menos estable durante los primeros tres meses, aunque cerca de 1, pero no igual. Esto es generalmente una tendencia favorable, ya que el flujo de información es continuo, aunque se puede ver a PEO, se ve con la adopción del plan de producción para el próximo mes (). Sin embargo, en abril, el plan se aprobó solo 1 día después. Así es como, tal vez, desde principios de año, se hicieron algunos cambios en el método para elaborar un plan, lo que causó dificultades durante 3 meses. Pero estas preguntas se resolvieron con éxito. En general, para el trimestre, la continuidad de los flujos de información es bastante aceptable.

Control de coeficiente de control

(2), donde -

D 1, D 2, D 3 - La fecha límite para la ejecución de los documentos relevantes;

A 1, a 2, a 3 - retraso del período recibido de ejecución de documentos en días;

d 1, D 2, D 3 - La proporción de documentos de un tipo particular.

Durante el año, se están desarrollando 13 formas de documentos por año para hacer un plan anual. La frecuencia de completar documentos. (3), donde D es el número de documentos desarrollados para la preparación del plan de producción anual por año; D ij - Número de I-TH documento j-th periodicidad desarrollada para el período; N j - el número de periodos del año. Por lo tanto, la cantidad de documentos desarrollados para la preparación del plan de producción es de 13.

Los flujos de información son la cantidad de flujos de información que permiten las actividades financieras y económicas de la empresa.

Para funcionar normalmente, la empresa debe recibir información completa y de alta calidad antes y después de la gestión de las decisiones de gestión.

Buena información permite a la empresa:

• - obtener ventajas competitivas;
• - Reducir el riesgo financiero;
• - Identificar la actitud de los compradores;
• - justificar soluciones intuitivas;
• - mejorar la efectividad de las actividades;
• - Siga el entorno externo;
• - coordinar la estrategia;
• - Aumentar la confianza en los acuerdos alcanzados y adoptó obligaciones.

Uno de de las condiciones más importantes El funcionamiento exitoso de la producción en su conjunto es la presencia de un sistema de información que le permitiría asociar todas las actividades y administrarla en función de los principios del conjunto.

La información se recopila y analiza por cuatro sistemas auxiliares, que en el agregado son: informes internos, investigación de mercado, análisis de información y la recopilación de información externa actual.

Al determinar los parámetros del Informe Enterprise, Financial y Contable, desempeña un papel especial. Este sistema de informes internos muestra las ventas, los costos, los volúmenes de las reservas de material, el flujo de efectivo, la información sobre las cuentas por cobrar y las cuentas.

De gran importancia para la información tiene la continuidad de su colección. Esto garantiza una claridad completa en los asuntos de su propia empresa, así como la capacidad y la voluntad de proporcionar al mercado los bienes necesarios en los volúmenes requeridos.

En la logística asignar los tipos de flujos de información dependiendo de:

• - del tipo de sistemas asociados con el flujo - horizontal y vertical;
• - desde el lugar de paso, externo e interno;
• - de la dirección relativa al sistema logístico: entrada y salida (Fig. 1).

Higo.

Flujos de información horizontal La mayoría de las veces son informales, son las más efectivas, desde un punto de vista comunicativo. Siguen siendo aproximadamente el 90% de la información. Es decir, la pérdida de información durante la transmisión de esta manera es mínima. Esto se explica por el hecho de que las personas que se encuentran en un nivel de la jerarquía de servicios son psicológicamente más fáciles de entenderse, porque resuelven las mismas tareas y se enfrentan a problemas similares (Fig. 2).

Higo.

Flujos de información vertical Hay entre trabajadores o grupos de trabajadores ubicados en varios niveles de jerarquía, por ejemplo, entre el jefe y el subordinado.

A su vez, los flujos de información vertical se dividen en descendientes (del liderazgo a los empleados comunes en la jerarquía) y ascendiendo (de empleados más bajos a más alto) (Fig. 3).

Higo.

Flujos de información externa Refleja la relación entre la empresa y los actores económicos y políticos que operan más allá. Definen la interacción entre la empresa, sus clientes reales y potenciales, así como a los competidores. La compañía debe monitorear constantemente los principales componentes del entorno externo al que pertenecen los factores económicos, tecnológicos, políticos y legales, socioculturales y físicos y ambientales.

Flujos de información interna - Estos son flujos de información entre diversos servicios y niveles de la empresa, como un documento sobre la liberación de materiales del almacén de fábrica en la tienda de empresas, un documento en las vacaciones de los recursos materiales de un taller a otro, un documento de aceptación en El almacén de productos terminados, productos y piezas. Los flujos de información interna caracterizan claramente las etapas del proceso: equipado, intraproductivo, ventas.

Las características principales de los flujos de información interna son: El diseño simplificado, certificado por firmas de funcionarios, dentro de las unidades de producción individuales (talleres y sitios) a menudo consisten en mensajes orales.

Flujos de información de entrada - Esta es una secuencia de documentos y datos que se ingresan al sistema de información,

información necesaria para resolver el problema y ubicado en varios medios: documentos primarios, medios de comunicación, en memoria computadora personal. Con este fin, una lista de información de entrada y la composición de los detalles de cada tipo de información de entrada, se elaboran la ubicación de los detalles de la información de entrada, la descripción de los detalles (campos) de los documentos de entrada se elaboran.

Flujos de información de fin de semana - Estos son mensajes fuera del mismo sistema logístico o uno de sus subsistemas.

El flujo de información se caracteriza por los siguientes indicadores:

• - Fuente de ocurrencia;
• - dirección de movimiento de flujo;
• - velocidad de transmisión y recepción;
• - Intensidad de flujo, etc.

El flujo de información se mide por la cantidad de tiempo procesado o de información transmitida por unidad de tiempo.

Los métodos para medir el número de información contenida en cualquier mensaje se estudian en la sección Cibernética, que se llama la teoría de la información. Según esta teoría, la llamada unidad binaria es aceptada para esta teoría. Al usar computadoras electrónicas, la información se mide por bytes. Byte es una parte de la palabra de la máquina, que consiste generalmente de 8 bits y se usa como un entero al procesar información en la computadora.

También se utilizan derivados del número de información: kilobyte y megabytes.

En la práctica de la actividad económica, la información también se puede medir:

• - el número de documentos que se procesan o transmiten;
• - Un número total de documenses en los documentos que se procesan o transmiten.

También es necesario identificar el lugar de recolección, entrada y salida de información, la forma de su presentación y documentación. Para construir tales sistemas, debe usarse lo más posible para usar moderno. productos informáticos, las posibilidades de su inclusión en locales. redes informáticas y acceso a redes internacionales, como Internet.